24-11-18 RIB aanbesteding financials definitief.pdf

Raadsinformatiebrief

Aan:

Portefeuillehouder(s): Behandeld door

De leden van de gemeenteraad van Amsterdam 18 november 2024 Coördinatie inkoop Hester van Buren Bestuurszaken.inkoop@amsterdam.nl)

Onderwerp

Aanbesteding Financials

Datum Portefeuille(s)

Geachte leden van de gemeenteraad, Met deze brief informeert het college u over het volgende. In de collegevergadering van 5 november jongstleden heeft het college besloten om eerder dan gepland een uitvraag te doen voor een nieuwe (geactualiseerde) Europees openbare procedure met inspanningsgerichte en resultaatgerichte adviesdiensten op financieel gebied. Dit is nodig omdat uitgaven aan inhuur van financials hoger is dan vooraf geraamd en de maximale contractwaarde naar verwachting begin 2025 overschreden wordt. Een actualisatie van de aanbesteding wordt daarmee noodzakelijk omdat de raamovereenkomst niet meer rechtmatig verlengd kan worden volgens de Aanbestedingswet. Het aanbestedingsproces wordt nu opgestart, indien hier geen vertragingen in optreden, zullen er geen onrechtmatige inkopen plaatsvinden op dit contract. Er zijn twee belangrijke oorzaken waardoor de maximale waarde eerder is bereikt reeds na twee jaar is bereikt, in plaats van na vier jaar: • De afgelopen twee jaar is gebleken dat er voor de functies Financieel Business Partner, Coördinerend Financieel Business Partner en Strategische Financieel Adviseur binnen Financiën & Inkoop sprake is van extreme schaarste op de arbeidsmarkt (meeste recente spanningsindicator van het UWV van het tweede kwartaal van 2024 geeft voor Nederland en de regio Groot Amsterdam als indicatie “zeer krap”).

Hiervoor zijn sinds 2023 alle mogelijke wervingsacties ingezet. Het aantal vacatures voor 2023-24 was gemiddeld 35 FTE. Hierdoor is de afgelopen jaren een verhoogde inzet van externen nodig geweest, en zal deze ook nog de komende jaren nodig zijn (dit mede afhankelijk van het succes van de wervingsacties en de ontwikkeling van de arbeidsmarkt). • De implementatie van het nieuwe systeem AFIS heeft geleidt tot hogere inhuur. Enerzijds betreft dit kosten voor de programmaorganisatie (projectleiding en expertise), anderzijds betreft dit vervangingsinhuur voor vaste financiële medewerkers die worden ingezet binnen het programma. Deze kosten zijn fors hoger dan vooraf verwacht, door de uitgestelde live gang.

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 18 november 2024 Pagina 2 van 3

Het college vindt het belangrijk dat werkzaamheden zoveel mogelijk door eigen medewerkers worden uitgevoerd. We hebben diverse maatregelen genomen om het percentage externe inzet terug te brengen. Het percentage externe inzet binnen de gemeente Amsterdam is de afgelopen jaren gedaald van 21,4% in 2019 naar 14.7% in 2023. De krapte op de arbeidsmarkt maakt het echter complex om het percentage nog verder terug te brengen. Dit geldt ook voor de financiële functie. Binnen dit vakgebied is sprake van een forse toename ten opzichte van de vorige contractperiode. Om de externe inhuur binnen het vakgebied financiën te beperken worden momenteel verschillende wervingsacties ingezet om aan de wervingsopgave te kunnen voldoen. Enkele voorbeelden daarvan zijn: - Een dedicated recruitment team voor de financiële functie, - structurele sourcing en headhunting, - meet & greet evenementen met potentiële kandidaten, - een aanbrengbonus - en samenwerking met externe partners. We sturen, zoals u weet op een livegang van AFIS per 1 januari 2025 Hierdoor zullen de extra uitgaven binnen de mantel t.a.v. het programma AFIS snel afnemen na het eerste kwartaal van 2025 Om bij de volgende aanbesteding te voorkomen dat er weer vroegtijdig moet worden aanbesteed, is gekozen voor een maximale contractwaarde van 70 miljoen euro.

Dit is op basis van de gegevens omtrent uitnutting van het huidige contract een passend bedrag. Dit betekent overigens niet dat er ook een afname verplichting geldt voor dit bedrag. Er zal uiteraard naar worden gestreefd het in te huren bedrag zo laag mogelijk te houden. De dekking van deze uitgaven vindt plaats vanuit budgetten die hiervoor beschikbaar zijn of worden gesteld, bijv. de salarisbudgetten als het gaat om inhuur omdat het niet lukt vacatures te vervullen, dan wel projectbudgetten als het gaat om inhuur voor specifieke projecten

Ik vertrouw erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam,

Hester van Buren Wethouder Coördinatie Inkoop

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Datum 18 november 2024 Pagina 3 van 3