24-11-05 Raadsinformatiebrief AFIS getekend.pdf

Raadsinformatiebrief

Aan: Datum Portefeuille(s) Portefeuillehouder(s): Behandeld door Onderwerp

De leden van de gemeenteraad van Amsterdam 5 november 2024 Financiën Hester van Buren Bestuurszaken.financien@amsterdam.nl Livegang van het nieuwe Amsterdamse Financieel & Inkoop Systeem (AFIS) per 1 januari 2025

Geachte leden van de gemeenteraad, Met deze brief informeer ik u over de laatste stand van zaken met betrekking tot de livegang van het nieuwe Amsterdamse Financieel & Inkoop Systeem (AFIS) voor de gemeente Amsterdam. In de raadsinformatiebrief van 27 mei jl. is aangegeven dat de livegang is vastgesteld op 1 januari 2025. Stand van zaken voorbereiding livegang De datum van 1 januari 2025 komt steeds dichterbij. We liggen op koers voor de implementatie op 1 januari 2025. De technische inrichting is nagenoeg gereed. Om een voorspoedige livegang mogelijk te maken is de contractmanagement-module van AFIS op 16 september jl. reeds in gebruik genomen. Hierdoor kan het inkoopproces vanaf 1-1-2025 zo soepel mogelijk van start gaan, hiermee wordt ook het risico op te laten betalingen verminderd. Daarnaast zijn maatregelen getroffen om alle overige betaalstromen door te kunnen laten lopen, zoals de uitkeringen en salarissen. Voorts zullen in de maanden november – december 5.500 gebruikers worden opgeleid. Tevens kunnen organisatieonderdelen op verzoek gericht oefenen hoe AFIS in de praktijk gaat werken. Communicatie richting leveranciers AFIS biedt een platform voor een betere informatie-uitwisseling tussen de gemeente en de leverancier. Inzet hierbij is de betaaltijdigheid aan leveranciers en minder administratieve handelingen.

De manier waarop leveranciers hun factuur bij de gemeente Amsterdam indienen zal tevens veranderen. De leveranciers worden de komende weken geïnformeerd over deze veranderde werkwijze. Het Contact Center Amsterdam wordt tevens voorbereid om zo goed mogelijk informatie te kunnen verstrekken. Afspraken met implementatie- en beheerpartner In eerste instantie zou AFIS op 1 januari 2024 geïmplementeerd worden. De vertraagde livegang leidt tot extra implementatiekosten bij de zowel de gemeente Amsterdam, als bij de implementatiepartner. Hier is de afgelopen maanden diverse malen over gesproken tussen de gemeente en de implementatiepartner. Uiteindelijk is hierover overeenstemming bereikt.

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum5 november 2024 Pagina 2 van 2

Afgesproken is dat beide partijen de extra kosten als gevolg van het uitstel zelf zullen dragen, en beiden blijven inzetten op een succesvolle livegang. Zoals in de raadsinformatiebrief van 27 mei jl. aangegeven is in de Voorjaarsnota 2024 rekening gehouden met de extra lasten aan de zijde van Amsterdam, uitgaande van de livegang per 1 januari 2025. Alle kosten van het programma tot en met de livegang zijn gedekt. Daarnaast is overleg gevoerd over het beheer van het systeem na livegang (de implementatiepartner heeft na livegang ook nog een grote rol in de beheerfase), dit omdat het beheer complexer is geworden dan vooraf kon worden voorzien. Hierover zijn principe afspraken gemaakt voor de eerste vier jaren van het beheer na livegang, die momenteel in detail worden uitgewerkt en worden vastgelegd d.m.v. een addendum op het oorspronkelijke contract. Voor de meerjarige extra kosten die ten laste komen van programma B zal de dekking bij de Voorjaarsnota 2025 worden aangegeven. Nazorg Elke nieuw systeem vraagt gewenning en aanpassing in werkwijzen en processen. Met de ingebruikname van AFIS beschikken wij over een systeem waarin o.a. contractmanagement, het bestellen en betalen zijn geïntegreerd en beschikken wij over een platform dat ingericht is voor de toekomst. O.a. de interne helpdesk wordt voorbereid op het beantwoorden van vragen en het ondersteunen van gebruikers van AFIS.

Tevens zullen medewerkers die hebben meegewerkt aan de inrichting van AFIS worden ingezet om hun kennis te delen. Ik vertrouw erop u hiermee in dit stadium voldoende te hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam,

Hester van Buren Wethouder Financiën

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl