231017 raadsinformatiebrief afdoening toezegging verklaring uitgaven externe inzet

Raadsinformatiebrief

Aan:

Behandeld door

De leden van de gemeenteraad van Amsterdam 18 oktober 2023 Personeel en Organisatie Hester van Buren Directie P&O, bestuurszaken.peno@amsterdam.nl

Onderwerp

Afdoening toezegging t.a.v. verklaring uitgaven externe inzet

Datum Portefeuille(s) Portefeuillehouder(s):

Geachte leden van de gemeenteraad, In de raadsvergadering van woensdag 28 juni 2023 stond de bestuurlijke reactie op de brief van de Rekenkamer Amsterdam ‘Monitor informatie Amsterdamse financiën – observaties bij Jaarverslag 2022 en Voorjaarsnota 2023’ geagendeerd. In de bestuurlijke reactie is een toelichting gegeven op het verschil tussen de begrote externe inzet (€ 113 miljoen) en de gerealiseerde externe inzet (€ 260 miljoen) in 2022. Tijdens het gesprek in de raad is naar aanleiding van een verzoek van lid Burgers (VVD) toegezegd uw raad meer informatie te verschaffen over dit onderwerp. Met deze raadsbrief informeert het college u aldus over het volgende: 1. De achtergrond van het verschil tussen begroting en realisatie; 2. De opbouw van de kosten voor externe inzet; 3. De verdeling van de kosten voor externe inzet; en 4. De (gemiddelde) uurtarieven voor externe inzet. 1. Verschil begroting vs. realisatie De belangrijkste reden voor het verschil is dat externe inzet gedurende het jaar leidt tot administratieve aanpassingen die vooraf niet altijd specifiek begroot (kunnen) worden. Dit komt onder andere voor als: - Er tijdelijke inzet plaatsvindt op niet vervulde vacatureruimte. De externe inzet wordt dan gedekt uit het niet benutte salarisbudget en niet uit het budget voor externe inzet. - De externe inzet wordt gedekt uit incidentele inkomsten.

Dit is bijvoorbeeld het geval als een vaste medewerker wordt gedetacheerd en er tijdelijke invulling plaatsvindt met externe inzet. - Budgetten op een andere kostensoort zijn begroot. Dit komt voor bij de inzet van programmamiddelen. Deze middelen worden vaak begroot als uitbesteed werk maar in de praktijk ingezet voor de inzet van extern personeel. Financieel administratief is dit een andere categorie. - Andere redenen die het verschil veroorzaken zijn 1. interne doorbelastingen, 2. onzekerheid bij kostenschattingen, 3. doorlopende reorganisaties, 4. hogere tarieven als gevolg van krapte op de arbeidsmarkt, 5. en extra inzet voor specifieke kwesties zoals de situatie tijdens coronapandemie.

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 18 oktober 2023 Pagina 2 van 4

Er is altijd een financiële dekking beschikbaar om eventuele verschillen op te vangen. Deze verschillen worden opgevangen door middel van het onttrekken aan reserves, het verkrijgen van extra financiering via overheidsmiddelen, het benutten van beschikbare ruimte binnen het salarisbudget, en het doorberekenen van kosten aan specifieke programma's. Voor de Begroting 2025 wordt onderzocht hoe deze informatie duidelijker gepresenteerd kan worden met als doel de verschillen tussen de begrote en gerealiseerde externe inzet beter navolgbaar te maken. Daarnaast wordt er momenteel actief gewerkt aan het verbeteren van de sturing van financiële middelen door de uitvoering van de bestuursopdracht "inzicht in geld, beleid en keuzes.". Ook heeft het college het besluit genomen om grip op personeelsbudgetten te versterken. Deze maatregelen dragen bij aan een betere beheersing van uitgaven voor externe inzet. 2. De opbouw van de kosten voor externe inzet Zoals in het jaarverslag 2022 is opgenomen bedragen de kosten van externe inzet € 260 miljoen. Dit is 15,6 procent van de totale loonsom en is circa 3 procent lager dan het percentage in 2021. De externe inzet van personeel heeft voornamelijk plaatsgevonden bij piekbelasting, moeilijk vervulbare vacatures, vervanging bij ziekte of zorgtaken, maar ook (minder dan voorgaande jaren) bij tijdelijk corona gerelateerde inzet.

Ook zien we dat door krapte op de arbeidsmarkt het noodzakelijk is in te huren voor het vervullen van specifieke expertise. Een verdere opbouw van de kosten op basis van de verschillende type inzet is in onderstaande tabel opgenomen: Type inzet Uitzendkrachten Detacheringen ZZP'ers

Kosten externe inzet 2022 x € 1 mln € 146,8 € 70,5 € 43,1

3. De verdeling van de kosten voor externe inzet De tabel hieronder toont de kosten voor externe inzet per programma in 2022 (op basis van de programma indeling van de voorgaande collegeperiode). Waarbij de programma’s Grond; Volksgezondheid, jeugd en zorg; en Bestuur en organisatie het meeste hebben besteed aan externe inzet. Programma Duurzaamheid en ruimtelijke ordening Economie Grond Kunst, cultuur en erfgoed Moderne open overheid Onderwijs Sport Veiligheid Verkeer, vervoer en waterstaat

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Kosten externe inzet 2022 x € 1 mln € 21,9 € 1,4 € 52,6 € 0,1 € 10,5 € 1,5 € 3,9 € 11,4 € 13,1

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Volksgezondheid, jeugd en zorg Werk, inkomen en participatie Wonen en groen Algemene dekkingsmiddelen Bestuur en organisatie

Datum 18 oktober 2023 Pagina 3 van 4

€ 52,6 € 21,6 € 22,4 € 4,4 € 43,0

4. De gemiddelde uurtarieven voor externe inzet Het gemiddelde uurtarief is per type inzet in onderstaande tabel opgenomen. Type inzet Detachering Uitzendkracht ZZP ZZP i.c.m. intermediair

Gem. uurtarief in 2022 € 90 € 32 € 101 € 98

Er is ook informatie opgevraagd over het aantal gewerkte uren door externen. Deze informatie kunnen we niet verstrekken omdat de uren van externen niet op deze manier worden geregistreerd. De verantwoording van deze uren wordt wel vastgelegd in de ingediende facturen, waarbij het de verantwoordelijkheid is van de betreffende opdrachtgever om de gedeclareerde uren te controleren. Afsluitend Het college is afhankelijk van de arbeidsmarkt om de bestuurlijke ambities te realiseren en betrouwbare dienstverlening te bieden aan inwoners. Door de krapte op de arbeidsmarkt en andere factoren in de gemeentelijke organisatie, zoals een forse pensioenuitstroom, is de bemensing van werk niet meer vanzelfsprekend. De gemeentelijke organisatie maakt zoveel als mogelijk gebruik maken van de flexibele inzet van de eigen werknemers. Waar dat niet lukt, vereist flexibiliteit dat er snel een beroep kan worden gedaan op externe inzet. Externen worden ingezet bij piekbelasting, langdurige vervangingsvragen, moeilijke vervulbare functies en specifieke kennis of expertise waarvan het (financieel) onverstandig is om deze in huis te hebben. Als reactie op de arbeidsmarktkrapte zet het college in op het aantrekken, benutten en behouden van talent. De gemeentelijke organisatie werkt hiervoor een pakket aan maatregelen uit. Dit najaar wordt u hierover nader geïnformeerd.

Daarnaast blijft het college zich inzetten om externe inzet zoveel als mogelijk terug te dringen en bovenmatige bezoldiging van externen tegen te gaan. Zo passen we de bepalingen uit de Wet normering topinkomens niet alleen toe op topfunctionarissen, maar op alle externe inzet; is het voor uitzendkrachten onder bepaalde voorwaarden mogelijk om na twee jaar in vaste dienst te komen en kunnen uitzendkrachten na zes maanden solliciteren op interne vacatures. Deze maatregelen hebben er onder andere toe bijgedragen dat het percentage externe inzet sinds 2020 is gedaald van 18,4% naar 15,6% in 2022.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 18 oktober 2023 Pagina 4 van 4

Dit percentage is in lijn met het percentage externe inzet bij de G4 (14,6%) en alle gemeenten (17%).

Met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam,

Hester van Buren Wethouder Personeel en Organisatie

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl