230119 commissie FKD definitief verslag

Zij vraagt welke wegingsfactoren bij deze aanbesteding zijn gehanteerd en op basis van welke objectieve criteria en met welk puntensysteem deze afweging is gemaakt. Pegamento verwijt de gemeente nu vooringenomenheid en dat verwijt kan volgens haar het best gepareerd worden als vooraf transparant die wegingsfactoren zijn vastgesteld. Omdat de ervaring leert dat bij dergelijke projecten gaandeweg nog meer overschrijdingen optreden, wil zij weten wat er in de contracten geregeld is rond onvoorziene extra kosten en wie daarvoor de risico’s draagt. Die vraag geldt ook voor andere ICT-projecten. Men zou bijvoorbeeld kunnen opnemen dat een leverancier die lopende het project meer dan 10% aan extra kosten opvoert, uitgesloten wordt van een volgende aanbesteding. Dat levert een prikkel op. Zij is benieuwd of zulke gedachten ook spelen bij dec wethouder. Lid SCHMIT zegt enorm geschrokken te zijn van de berichten omdat het erop lijkt dat Amsterdammers geen waar voor hun geld krijgen. Hij signaleert onduidelijkheden in de tender en in het proces. Hij waardeert de snelle reactie van de wethouder en het voorstel zaken op te splitsen, maar hij adviseert haar toch meer tijd te nemen voor reflectie op deze aanbesteding en het aanbestedingsproces van de gemeente in het algemeen. D66 zou niet graag zien dat er weer iets zo verkeerd gaat bij een aanbesteding.

Lid MANGAL zegt dat hij met tien jaar ervaring in de ICT wel ongeveer weet hoe de hazen lopen. Hij vraagt of in de opdracht echt alles is beschreven en of de raad er nu van uit mag gaan dat dit werkelijk alle kosten zijn of dat er gaandeweg een veelvoud van de offerte mogelijk is. Hij is benieuwd of het Deloitte volkomen duidelijk is wat er allemaal moet gebeuren en of dat allemaal werkelijk voor deze 26 miljoen kan. Hij is benieuwd of er gesproken is over meerkosten en of daar een bedrag voor is gereserveerd. Hij vraagt of er een stopknop is en op welk moment die dan wordt ingedrukt en wat er dan gebeurt: wordt Deloitte dan van het project gehaald of moeten ze het afmaken zonder extra kosten in rekening te brengen? Hij is benieuwd welke maatregelen getroffen zijn om te voorkomen dat men in een eindeloos traject terechtkomt of in een locked-in situatie.

17

Gemeente Amsterdam Raadscommissie Financiën, Kunst en Diversiteit. Definitief raadscommissieverslag, 19 januari 2023

FKD

Lid BOOMSMA vindt de situatie zorgelijk. Het proces is rommelig verlopen en wordt bijna twee keer zo duur. Hij ziet daarin een patroon bij ICT-projecten waar enorme bedragen omgaan en de gemeente een voorkeur lijkt te hebben voor grote, bekende marktpartijen, vermoedelijk om risico’s te vermijden. Hij vindt dat het tijd wordt voor reflectie om dat patroon te doorbreken. Wethouder VAN BUREN zegt dat zij als wethouder Dienstverlening verantwoordelijk is voor deze aanbesteding. Het was voor het eerst dat de gemeente een aanbesteding deed voor een multi-channel applicatie voor dienstverlening ter vervanging van de 32 verschillende applicaties die er nu zijn. Dat verklaart voor een deel waarom de raming aan de lage kant was. Op basis van eigen marktverkenningen is deze strategisch fictieve opdrachtwaarde in de aanbesteding opgenomen. Daarmee kon men de aanbiedingen vergelijken. Het gaat dus om een fictieve raming en niet om de werkelijke projectkosten. De kosten moet men ook zien in relatie tot de kosten die nu gemoeid zijn met die 32 applicaties. Pegamento was inderdaad al leverancier van de gemeente, maar van afzonderlijke applicaties. Dat kon dus niet dienen als referentie voor deze multi-channel applicatie met zijn totaal verschillende insteek.

Er was een referent nodig die de gemeente kon vertellen hoe een dergelijke applicatie van de betreffende leverancier in de praktijk werkt. Lid BURGERS vraagt of het dan tevens ook de laatste keer is dat de wethouder op deze manier een aanbesteding doet. Een overschrijding van 12 miljoen mag men volgens hem toch immers geen succes noemen. Wethouder VAN BUREN benadrukt dat het om een fictieve raming ging om de vraag in de markt te zetten, niet om daadwerkelijke kosten. Het was de eerste keer dat de gemeente een multi-channelproject in de markt zette en er waren dus nog geen kosten bekend. Lid MEERBURG zegt dat het dus ging om te technische keuze voor een multi-channel oplossing en dat het hem daarom verbaast dat de wethouder ICT hier niet bij betrokken is. De VOORZITTER stelt voor die vraag hierna aan de wethouder ICT voor te leggen. Lid IJMKER vraagt op welke basis die raming dan gemaakt is, als er wel vooraf marktverkenningen hebben plaatsgevonden. Kennelijk vond Deloitte het nodig om 12 miljoen boven dat bedrag te gaan met zijn offerte. Wethouder VAN BUREN zegt dat ook beoordeeld is op kwaliteit, service en goede implementatie om de dienstverlening aan de Amsterdamse burgers zo goed mogelijk te laten verlopen. Zij kan niet op alle details van het aanbestedingsproces ingaan. De weging is voor 70% op inhoud en kwaliteit gegaan en voor 30% op kosten.

Die keuze is zo gemaakt vanwege het belang van de applicatie voor de dienstverlening. Waarom Pegamento het voor een lager bedrag dacht te kunnen doen, moet men volgens haar aan het bedrijf zelf vragen. De gemeente heeft voornamelijk beoordeeld op kwaliteit. De contractwaarde past binnen de begroting van de gemeente voor dit traject en daarom baart die hogere waarde haar als wethouder Financiën ook geen zorgen over de schuldenlast. Er is geen sprake van overschrijding van de begroting op dit vlak. Het gaat hier om een verschil tussen de fictieve aanbestedingswaarde en de werkelijke contractwaarde. Het beheer van een gefragmenteerd applicatielandschap is duurder dan het beheer van een platform. Lid BURGERS vindt het lastig te verteren dat de wethouder niet wakker ligt van een overschrijding van 12 miljoen, terwijl een raadslid die een voorstel doet dat daar een fractie van kost altijd te horen krijgt dat die dekking moet zoeken om de schuldenlast niet verder te laten oplopen. Wethouder VAN BUREN zegt niet te willen beweren dat er geen probleem is, maar dat er geen sprake is van een overschrijding van de begroting. Het ging om een fictief bedrag om de markt uit te dagen met scherpe aanbiedingen te komen.

18

Gemeente Amsterdam Raadscommissie Financiën, Kunst en Diversiteit. Definitief raadscommissieverslag, 19 januari 2023

FKD

Lid BURGERS zegt dat het wel om heel veel geld gaat waar de gemeente ook andere dingen voor de burger mee had kunnen doen. Wethouder VAN BUREN is het met hem eens dat het een fors bedrag is, maar voert aan dat de gemeente ook zonder deze aanbesteding dat bedrag zou moeten hebben uitgeven aan het beheer van die bestaande applicaties. Lid BOBELDIJK snapt de motivatie om met een fictieve waarde de markt uit te dagen, maar vraagt of de gemeente vaker op die manier werkt bij aanbestedingen. Hij zit niet te wachten op nog meer berichten in de media over dit soort overschrijdingen die de indruk wekken van fikse kostenverhogingen, ook als ze dat strikt technisch gezien niet zijn. Wethouder VAN BUREN zegt dat het hier nu ging om een strategische keuze van de directies dienstverlening, i-domein en inkoop en externe adviseurs.om niet een plafondbedrag aan te houden. Dat gebeurt niet bij elke aanbesteding. Als er ooit weer een aanbesteding zou komen, zou men wel eerder van realistische bedragen kunnen uitgaan op grond van deze ervaring. Het was nu helemaal nieuw. De casus kwam in het nieuws omdat de verliezende leverancier het niet eens was met de uitkomst. Het risico van onvoorziene kosten is volgens haar minimaal omdat de aanbesteding functioneel is uitgevraagd.

Er is een contract afgesloten met Deloitte en als men onverwachte kosten moet maken voor de vastgelegde functionaliteiten is het risico voor de leverancier. Het is een vaste prijs voor zes jaar met een mogelijke uitloop naar tien jaar. De gemeente loopt op dat punt geen financieel risico. Zoals bij alle ICT-projecten is het wel zaak bij de implementatie de vinger goed aan de pols te houden. In die zin blijft het een risicovol project. Zij heeft gemeend de raad spoedig te informeren in de vakantieperiode. Zij kan niet garanderen dat iets dergelijks nooit meer zal voorkomen. Aanbesteden blijft mensenwerk, maar de mede dankzij de rechter geleerde lessen zijn wel in kaart gebracht. De rechter heeft wel bevestigd dat de gemeente een gedegen voorbereiding heeft getroffen. Daar gaat de gemeente ook mee door. Wel is gebleken dat het proces rommelig is verlopen en dat betekent dat vooral de communicatie vooraf beter moet worden. Voortaan zullen de processen in tweeën geknipt worden tussen het uitzetten van de tender en het proces van aanbesteding. Maar dat geldt niet voor elke aanbesteding. Dit zal bij het opvolgen van de aanbevelingen van ACAM ter verbetering van het inkoopsysteem meegenomen worden. Lid SCHMIT zegt dat hij dit bedoelde met zijn eerdere opmerking.

Hij adviseert de wethouder nog eens goed te bezien welke lessen uit dit proces geleerd kunnen worden voor toekomstige aanbestedingen. Hij vraagt haar de commissie te informeren over de uitkomsten van die reflectie. Wethouder VAN BUREN zegt dat zij dit zeker zal doen en de commissie ook zal blijven informeren over de ontwikkelingen rond inkoop. Er komen evaluaties en verbeteringen, er zal categoriemanagement komen en er komt een applicatie voor inkoop. Het gaat om een lopend traject waar zij de tijd voor wil nemen. Dat kan men zien als een toezegging dat ze zal rapporteren over de geleerde lessen. Zij hoopt ook de vraag van lid Mangal beantwoord te hebben over de keuze voor kwaliteit. De duur van het contract staat vast en het bedrag voor eenmalige kosten en exploitatiekosten liggen vast. Lid MANGAL vraagt of de uitloop met vier jaar ook in het bedrag van 26 miljoen is opgenomen. Wethouder VAN BUREN zegt dat het bedrag nu voor zes jaar is en dat er dus een prijs zal komen te hangen aan verlenging na die zes jaar. Lid IJMKER vraagt of ze goed begrepen heeft dat Deloitte de implementatie als extra aanbood en of dit dan betekent dat die implementatie niet in de tender was opgenomen. Deed Deloitte dus wat extra’s boven wat uit de marktverkenningen tot dat bedrag van 14 miljoen had geleid?

19

Gemeente Amsterdam Raadscommissie Financiën, Kunst en Diversiteit. Definitief raadscommissieverslag, 19 januari 2023

FKD

Wethouder VAN BUREN zegt dat het niet gaat om extra kosten, maar om een specificatie van diensten die waren uitgevraagd en te maken hebben met de implementatie, innovaties onderweg, referenties en dergelijke. Dat pakket kon Deloitte beter bieden dan de andere leverancier. Zij heeft niet alle details in haar hoofd, maar de deskundigen hebben dat allemaal beoordeeld. Er is gekozen voor kwaliteit, garanties en betekenis van de applicatie voor de dienstverlening. Wethouder RIJXMAN zegt dat zij voortdurend betrokken is geweest bij dit traject. In de stuurgroep zaten mensen van ICT en externe deskundigen. Overschrijdingen bij ICT-projecten zijn naar haar ervaring meestal het gevolg van extra wensen of tussentijdse aanpassingen. Dat is geen specifiek Amsterdam-fenomeen. Het zal enig uitzoekwerk vergen maar zij zegt lid Burgers een overzicht van ICT-projecten sinds 2018 toe binnen enkele weken. Daarin zal ze ook de huidige nog lopende projecten meenemen. Lid MEERBURG merkt op dat in juli twee intensieve sessies zijn gehouden waar niet gesproken is over referenties, terwijl dat begrip in september ineens opduikt als reden voor afwijzing. Hij vraagt of in de tussentijd geen ambtenaar of extern adviseur dat onderwerp op tafel gelegd heeft.

Hij kan zich niet voorstellen dat er geen signalen van verbazing bij de wethouder zijn binnengekomen over het feit dat referentie niet eerder ergens ter sprake gekomen is en op het laatste moment wel ineens opduikt. Lid IJMKER zegt dat de lagere kostenraming van Pegamento toch ook ergens op gebaseerd moet zijn. Zij begrijpt niet waarom Deloitte dan op een veel hoger bedrag uitkomst. Verder begrijpt zij na het debat tussen de wethouder en lid Mangal niet meer precies hoe het zit met de kosten bij contractverlenging. Lid BURGERS wijst op de passage in het vonnis waarin de rechter stelt dat het bedrag van Deloitte weliswaar hoog is, maar dat de gemeente dit wel kan betalen. Hij vraagt welke informatie de gemeente aan de rechter heeft verstrekt op basis waarvan zij tot deze constatering kon komen. Wethouder VAN BUREN zegt niet te weten op welke informatie de rechter zich daar baseert. Richting lid IJmker herhaalt zij dat gekozen is voor kwaliteit voor een multi-channel applicatie ter vervanging van een heel breed applicatielandschap. Daarvoor wilde de gemeente in zee gaan met een bedrijf dat daar bewezen en aantoonbare ervaring mee heeft. De fixed price geldt voor zes jaar voor aanschaf, kosten van exploitatie, reparatie, innovatie en dergelijke. Er komt een implementatietraject van negen maanden waarna het systeem goed moet draaien.

Als de gemeente na die zes jaar vindt dat het nog steeds de beste applicatie is, gaat men het gesprek aan over de beheerskosten bij jaarlijkse verlenging. Wethouder RIJXMAN zegt dat er nooit signalen rond de referentie zijn binnengekomen, noch bij haar noch bij haar collega Van Buren. Het traject is doorlopen en zij is daar voortdurend bij betrokken geweest. De referentie was overigens wel al vanaf het begin een eis. In die zin was het dus geen verrassing. Lid MEERBURG vraagt of zij zich wel kan voorstellen dat dit verbazing wekt. Wethouder RIJXMAN zegt dat het altijd makkelijk is terugblikkend verbaasd te zijn over een gang van zaken. Het proces is volgens haar goed doorlopen en zoals gezegd zal er nog eens goed gekeken worden welke lering er te trekken valt. Maar het proces is gegaan zoals het is gegaan. Wethouder VAN BUREN merkt op dat men ook verbaasd kan zijn over het feit dat Pegamento zelf de gemeente als referentie opgeeft terwijl men wist dat de gemeente geen enkele ervaring heeft met multi-channel. Dat heeft haar wel verbaasd. De VOORZITTER stelt vast dat het onderwerp eindigt in verbazing en sluit het punt af.

20

Gemeente Amsterdam Raadscommissie Financiën, Kunst en Diversiteit. Definitief raadscommissieverslag, 19 januari 2023

FKD

8. Sluiting De VOORZITTER sluit de vergadering om 12.15 uur.

21