20250528 Rekeningencommissie conceptverslag openbaar deel 2 (wh Van Buren)

Rekeningencommissie 2022-2026 Verslag van de Rekeningencommissie van 28-05-2025 Openbaar gedeelte van de vergadering: de RC in gesprek met wethouder Van Buren. Aanwezig: mw. IJmker (voorzi er), dhr. Schmit (D66), dhr. Von Gerhardt (VVD), dhr. Garmy (Volt) en dhr. Havelaar (CDA). Afwezig: mw. Krom (Par j voor de Dieren) en dhr. Asruf (PvdA) en dhr. Mangal (DENK). Overige aanwezigen: dhr. Van Hooff, dhr. Demirel en dhr. Ceelie (ACAM); mw. Van Buren, wethouder; dhr. Teesink, gemeentesecretaris; mw. Diemont en dhr. Miedema (griffie); toehoorders. Verslag: mw. Fortuin – van Herk (Notuleerservice Nederland).

De voorzi er opent het tweede openbare gedeelte van deze vergadering om 13:31 uur en heet allen welkom. Van de vergadering wordt een verslag gemaakt. Er zullen door de commissie apoli eke vragen worden gesteld aan wethouder Van Buren, ter voorbereiding op de Jaarrekening. Gevraagd wordt wat mevrouw Van Buren kan benoemen als zij terugblikt op het afgelopen jaar; wat ging er goed en wat zou er beter kunnen? In verband met de beschikbare jd kan er per categorie maar één ding benoemd worden. Mevrouw Van Buren gee aan dat zij verheugd is over de goedkeurende verklaring betreffende rechtma gheid. Er zijn posi eve ontwikkelingen geweest en er was een goede samenwerking met de ACAM. Zij kijkt niet met veel plezier terug op de implementa e van AFIS. Die is niet goed gegaan. De voorzi er verwijst naar de constateringen van de RC van een jaar geleden: cultuur en gedrag en de opvolging van maatregelen. Hoe kijkt mevrouw Van Buren hierop terug en welke vorderingen zijn er gemaakt? Mevrouw Van Buren gaat eerst in op de cultuur in de hele organisa e. Daarbij gaat het om inclusie en diversiteit. Daarnaast is er de cultuur van rechtma gheid en onrechtma gheid. Er is veel aandacht gevraagd voor deze laatstgenoemde aspecten. Aan de stedelijk directeur is gevraagd een Plan van Aanpak te maken, specifiek gericht op de bedrijfsvoering. De implementa e van AFIS hee veel aandacht gevraagd.

Er kan veel van geleerd worden en zij kijkt uit naar de evalua e. Daarin zal het cultuuraspect naar voren komen. De heer Von Gerhardt constateert dat het Plan van Aanpak er nog niet is. Hij vraagt naar de reden. Mevrouw Van Buren antwoordt dat er vorig jaar gesprekken zijn gevoerd, met name over de bedrijfsvoering. Toen is afgesproken dat er een Plan van Aanpak komt, op te stellen door de stedelijk directeur. Niet iedereen had de opleiding voor AFIS gevolgd. De leermomenten bij AFIS en het oplossen van de problemen met AFIS hebben alle aandacht opgeëist. De voorzi er verwijst naar het evalua erapport betreffende AFIS: er zijn lessen te trekken. Zij vraagt mevrouw Van Buren welke lessen zij zelf trekt, voor zichzelf en voor de organisa e. Mevrouw Van Buren vindt dit las g. Het evalua erapport is er nog niet. Het is moeilijk hierop vooruit te lopen. Wel kan zij de bundeling van problemen noemen, die men wilde oplossen. Het gaat om een heel groot ICT-project. Men wilde veel in één keer doen en het is misschien te ingewikkeld gemaakt. Er ligt een opdracht om de organisa e te versimpelen. Ook wilde men onrechtma gheid bestrijden; daarom is AFIS aangescha .

2 De voorzi er gee aan dat er in de RC is gesproken over verbeteringen in het systeem. Aan de andere kant speelt gedrag een rol, net als omgaan met een systeem. Ze vraagt hoe mevrouw Van Buren kijkt naar die verhouding. Mensen moeten weten hoe het gebruikt moet worden en het gedrag hebben om ermee te kunnen werken. De vraag is of daar aandacht voor is. Mevrouw Van Buren antwoordt dat ze daar zeker aandacht voor hee Onrechtma ge Inkopen moeten in een systeem kunnen worden opgelost, contracten moeten worden uitgenut. Cultuur en gedrag tussen de oren krijgen van de mensen en op jd starten met aanbesteden zijn zaken waaraan zeker aandacht besteed moet worden. Het systeem moet op orde zijn, maar men moet ook met mensen in gesprek gaan en hulp bieden. Tevens moet gekeken worden naar hoe de organisa e beter ondersteund kan worden. De heer Garmy merkt op dat vorig jaar cultuur en gedrag het voornaamste thema was. Cultuur en gedrag hee ook een rol gespeeld bij AFIS. Nu zegt de wethouder dat er een Plan van Aanpak komt. Wat kan er verwacht worden? Een jaar geleden hee de RC al aanbevelingen gedaan. Mevrouw Van Buren antwoordt dat er een Plan van Aanpak moet komen, maar daar kan niet alles aan opgehangen worden. Wat er mis is gegaan bij de implementa e van AFIS was een wake-up call. Er is een heel traject geweest vanuit het GMT, met 58 directeuren.

Er was aandacht voor onrechtma ge inkoop; daar is over gesproken. Aan de andere kant is de organisa e wel heel complex geworden. Er moeten keuzes gemaakt worden. Zaken worden soms erg ingewikkeld gemaakt om onrechtma gheid te voorkomen. De vraag is hoe zaken vereenvoudigd kunnen worden. De heer Von Gerhardt gaat in op de uitspraak dat er van AFIS geleerd is. Volgens hem willen veel mensen dingen bij zich houden en te laat willen escaleren. De vraag is welke stappen er gezet worden. Al zo’n 2 – 3 jaar wordt hiervoor door de RC aandacht gevraagd. Wat kan de wethouder hierover zeggen? Welke garan es kan de wethouder geven dat die cultuurverandering er gaat komen? Welke extra maatregelen zijn er nodig? De voorzi er preciseert dit: welke maatregelen zijn er al genomen en welke zi en nog in de planning. Mevrouw Van Buren antwoordt dat de cultuurverandering niet op 1 september rond is. Dat kost jd. Er wordt iets gevergd van het college en van de raad. Er ligt een bestuursopdracht Diversiteit en Inclusie; daar zi en ook culturele elementen in. Misschien is het goed dat de gemeentesecretaris hier iets meer over vertelt. De voorzi er gee het woord aan de gemeentesecretaris, de heer Teesink. De heer Teesink benoemt twee dingen. Ten eerste: deze situa e is een reac e op wat er in 2015 is ontstaan.

De organisa e is toen in twee delen opgesplitst: een deel bedrijfsvoering en een deel business. De afstand is heel groot geworden. De urgen e wordt niet door alle onderdelen gelijk gevoeld. De vraag daarbij was: is de afstand niet te groot en moet het anders? Er is voor gekozen te proberen die nabijheid te organiseren vanuit een centraal onderdeel. Bijvoorbeeld personeelsadviseurs, die decentraal worden ingezet. De conclusie was: de afstand is te groot en men is nu bezig die te verkleinen. Dat kan door een deel van de mensen die nu in advies- en ondersteuningsfunc es zi en weer onderdeel te laten worden van de uitvoering. Er kan een situa e ontstaan dat iemand iets bedenkt dat niet goed aansluit en toch geïmplementeerd wordt. Zoals in de afgelopen jaren de shared service centers. Dan gaat men terug naar de oude situa e, waarbij zaken beter aansluiten bij wat er nodig is. Daar is men nu mee bezig. Er wordt een voorstel gemaakt en de OR wordt erbij betrokken. Dat is een heel belangrijk element in de cultuurverandering. De voorzi er concludeert dat er meer nodig is, namelijk een andere structuur. De heer Teesink beaamt dit. Een wijziging ten opzichte van de reorganisa e die in 2015 is doorgevoerd. De voorzi er vraagt of dit in een Plan van Aanpak komt. De heer Teesink beves gt dit. De heer Havelaar merkt op dat in het afgelopen jaar mensen snel zelf iets wilden oplossen.

Nu wordt er gezegd dat zaken veel te ingewikkeld zijn en dat de afstand tussen beleid en uitvoering te groot is.

3 De wethouder zei: er komt wel een Plan van Aanpak. Ook zei zij dat getracht is dat met 58 directeuren te doorbreken. De vraag is: wat is er gebeurd met de 58 directeuren om dat te doorbreken en wat moest er doorbroken worden? Mevrouw Van Buren antwoordt dat er een heel managementdevelopmen raject opgezet is door het GMT. Het ging om saamhorigheid en het bij elkaar brengen van directeuren. Daar was een aanpak voor en vanuit de organisa e is dit uitgevoerd. Er was een gesprek met de gemeentesecretaris over gemeentelijke organisa eontwikkelingen. Het is niet zo dat er in de organisa e gewacht wordt op een Plan van Aanpak over de bedrijfsvoering. De heer Havelaar wil niet beweren dat er gewacht wordt, maar hij hoort al lange jd dat cultuurverandering belangrijk is. Cultuur wordt regelma g als veroorzaker genoemd, maar wat er precies gebeurd is, is las g om te zien. Hij mist scherpte in de antwoorden. Dat verbaast hem, want dit gesprek wordt al langere jd gevoerd. Mevrouw Van Buren gee aan dat het niet één ding is dat doorbroken moet worden. Zij begrijpt niet goed wat de heer Havelaar bedoelt. De heer Havelaar vraagt of er een set van gewenste cultuurgedragingen gecommuniceerd is in de organisa e. Kan de wethouder bijvoorbeeld vijf dingen noemen van wat niet langer gewenst is van wat nu wel gewenst is? De voorzi er merkt op dat de gemeentesecretaris deze vraag wil beantwoorden.

Daarna kan worden overgegaan naar het volgende onderwerp. De heer Teesink antwoordt dat er een leiderschapsprofiel is gemaakt. Daar zijn met de directeuren gesprekken over gevoerd en afspraken over gemaakt. Daarnaast was er sprake van de genoemde afstand tussen bedrijfsvoeringonderdelen en lijnonderdelen; ook dat was een cultuurprobleem. De heer Havelaar merkt op dat vorig jaar het cultuurprobleem was dat mensen te veel dingen zelf wilden doen. Nu is de oorzaak de te grote afstand tussen ondersteuning en uitvoering. Het cultuurprobleem wordt als een veelkoppig monster gepresenteerd, met steeds nieuwe oorzaken. Hij vindt het las g daar de vinger achter te krijgen. Mevrouw Van Buren meent dat niet alle problemen op cultuur worden afgeschoven. Cultuurverandering kost jd, maar daar kan niet alles mee opgelost worden. Het gaat met name over de bedrijfsvoering. De heer Von Gerhardt begrijpt dat cultuurverandering jd kost, maar vindt ook dat men hier al jaren mee bezig is. Hij is benieuwd naar de tussenstappen en vraagt zich af of het de goede kant op gaat. Hij ziet weinig vooruitgang. Hij vraagt wat de wethouder concreet gaat doen zodat niet steeds hetzelfde gesprek gevoerd hoe te worden. Mevrouw Van Buren kan niets garanderen, helemaal niet dat er nooit een cultuurprobleem zal zijn. Een organisa e blij al jd in beweging. Er wordt ingespeeld op de noden van de stad.

Het is een gevolg van de keuze in 2015; sindsdien is de organisa e in ontwikkeling. Er is echt wel veel gebeurd in de organisa e. Er zijn nu acht direc es geselecteerd waar de onrechtma gheid het hoogst is. Daar wordt ondersteuning geboden en niet met de vinger gewezen. Dat is ook een kwes e van cultuur. De gewenste cultuur moet in het DNA van de organisa e komen. Zij hee geen cijfers, maar het gebeurt wel. Voor de organisa e, de huidige en de nieuwe gemeentesecretaris is dit een belangrijk issue. De heer Schmit refereert aan de implementa e van AFIS. Er zullen ook andere modules worden geïmplementeerd. Hij vraagt of de wethouder zich zorgen maakt, met name over de begro ngsmodule en de module voor de P&C-cyclus. Mevrouw Van Buren antwoordt dat er de afgelopen maanden aandacht is gegeven aan de leveranciers. Andere modules vergen de nodige aandacht. Daar maakt zij zich zorgen over. De capaciteit wordt nog niet afgebouwd. Daar is nu een bestuurlijk team voor. De implementa e van de overige modules zal niet eind juni afgerond zijn. Zij zegt toe de raad vóór het zomerreces te informeren over de voortgang. De voorzi er merkt op dat de verwach ng is dat niet alles van AFIS geïmplementeerd is.

4 De heer Schmit vraagt of men nu in de posi e zit om een goede begro ng en een goede P&C-cyclus op te stellen. Mevrouw Van Buren maakt zich nog wel zorgen. Er is tweewekelijks bestuurlijk teamoverleg. Ze gaat de raad zo spoedig mogelijk informeren. Het ziet er naar uit dat het gaat lukken. De heer Schmit merkt op dat het afrekenen van de voorscho en hiermee samenhangt. Hij vraagt hoe het met het proces van deze afrekening staat en wat de impact is op de begro ng. Mevrouw Van Buren antwoordt dat er nog facturen zijn die verwerkt moeten worden. Dat zou een risico kunnen opleveren. Het gaat om voorscho acturen. Er zijn alleen betalingen gedaan aan de ons bekende leveranciers. Het risico is daardoor heel beperkt. ACAM kijkt mee en zal deze voorscho acturen meenemen in de P&C-cyclus. Zij zegt toe de tussen jdse resultaten vóór de zomer aan de raad door te geven. De heer Schmit gaat in op de betaling van voorscho en aan bekende leveranciers. Hij hee een vraag over de boekhouding en de accoun ng: hebben de direc es het volledige inzicht in de kosten, ook als er al een voorschotbetaling is gedaan? Mevrouw Van Buren antwoordt dat het bij de voorscho en niet om hele grote bedragen gaat, maar om bedragen onder de 1.000, 2.500 of 5.000 euro. Direc es moeten kunnen sturen op uitnu ng. Daar is deze week over gesproken en dit wordt opgepakt.

De heer Schmit gee een compliment: het zijn getrouwe cijfers. Dat is een goede stap ten opzichte van vorig jaar. Wat de onrechtma gheid boven de 2% betre vraagt hij wat hiervan de oorzaak is en hoe de wethouder dit rich ng volgend jaar ziet. Mevrouw Van Buren antwoordt dat hier nog wel extra aandacht aan besteed moet worden. De begro ngsonrechtma gheid van 383 miljoen hee vooral te maken met een presenta ecorrec e bij Grond en Erfpacht. Die bedroeg 229 miljoen, ook naar aanleiding van een opmerking van ACAM. Dan gaat het ook om afschrijving van AEB van 59 miljoen en de versnelde uitvoering van projecten in de stadsverbetering van 24,8 miljoen. Dat verklaart de begro ngsonrechtma gheid. Dit alles valt binnen het bekende beleid en binnen de afspraken met de raad, maar telt wel mee in de norm van 2%. Er zal bekeken worden hoe beter gestuurd kan worden op een lager bedrag. Het zal al jd zo blijven dat zich wijzigingen kunnen voordoen na de Najaarsnota. Bij de Inkooponrechtma gheid gaat het om 81 miljoen; een s jging van 5,3 miljoen ten opzichte van vorig jaar. Wel is er nu sprake van getrouwe cijfers en een beter inzicht. Vandaar de goedkeurende verklaring. Er zijn belangrijke verbeteringen doorgevoerd. Het is bekend dat er onrechtma g is besteed. Het streven is beheersing aan de voorkant en in plaats van controle achteraf, zodat onrechtma gheid kan worden voorkomen.

Daarom is er een dashboard, uitnu ng van contracten en een Inkoopkalender. De voorzi er informeert of er nog vragen zijn. De heer Schmit vraagt mede namens de heer Asruf naar de nieuwe begro ngscyclus. Het zwaartepunt ligt bij de begro ng en de Voorjaarsnota zou beleidsarm zijn. De vraag is of met die nieuwe cyclus de doelen bereikt kunnen worden en wat de bijeffecten zouden kunnen zijn. Mevrouw Van Buren gee aan dat zij gestart is met de nieuwe cyclus. Het is nu volgens haar een stuk duidelijker. De Voorjaarsnota gaat over het lopende jaar. Bij de retraite Voorjaarsnota zal er wel een vooruitblik gegeven worden door het college. Er zijn voornemens maar die worden nu nog niet gecommuniceerd. Het is ook minder werk. De voorzi er vindt dat posi ef. Zij refereert aan het getrouw beeld dat het Jaarverslag laat zien: de Najaarsnota wordt pas in december vastgesteld. Het rekeningresultaat wijkt dan fors af van de Najaarsnota. Ze vraagt hoe die verschillen kunnen ontstaan. Mevrouw Van Buren antwoordt dat een reac e op de voorspelbaarheid van de begro ng afgelopen dinsdag in het college is besproken. Meer informa e met een Plan van Aanpak komt zeer binnenkort. Dit keer was het rekeningresultaat 6,9 miljoen nega ef ten opzichte van 99,5 miljoen posi ef van de Najaarsnota. Dat is een enorm verschil.

De oorzaak is al vaker gecommuniceerd: de voorziening van 59 miljoen voor de lening aan het AEB. Daarnaast de onverwachte structurele verlaging van 45

5 miljoen van de algemene uitkering uit het Gemeentefonds. Dit is de maatstaf voor het aantal huishoudens met lage inkomens. Dat zijn cijfers van het CBS. Er zijn over deze berekening gesprekken gevoerd, met de DG en met een directeur van BZK. Deze verlaging was niet te voorzien. Het vervelende is dat het al het lopende jaar ingaat. Dat is een enorme tegenvaller. Er wordt wel geprobeerd met een Plan van Aanpak de voorspelbaarheid te verbeteren, maar tegenvallers kunnen blijven voorkomen. De voorzi er hee begrepen dat dit gisteren in het college is besproken. Mevrouw Van Buren beves gt dit. De voorzi er informeert of er nog vragen zijn en of de wethouder nog iets toe te voegen hee . Mevrouw Van Buren hee niets toe te voegen. Het meeste is gevraagd of ter sprake gekomen. Zij ziet uit naar de evalua e van AFIS. De voorzi er informeert naar het Plan van Aanpak Bedrijfsvoering: op welke termijn is dit te verwachten? Mevrouw Van Buren antwoordt dat men heel druk bezig is geweest met AFIS. Ze zal terugkomen op deze vraag. De voorzi er dankt de aanwezigen voor hun komst en sluit dit tweede openbare deel van de vergadering om 14:11 uur.