20250505 - Bestuurlijke samenvatting health-check VIM

Health-check Vendor Invoice Management Deloitte Consultative Services B.V. Bestuurlijke samenvatting - Mei 2025

Bestuurlijke samenvatting Inleiding De gemeente Amsterdam heeft de verantwoordelijkheid om facturen tijdig te betalen. Sinds kort kampt de gemeente met aanzienlijke uitdagingen binnen het factuurverwerkingsproces. De implementatie van het Amsterdam Financieel en Inkoop Systeem (AFIS) heeft geleid tot problemen die resulteren in een oplopende betalingsachterstand van grote hoeveelheden facturen. AFIS is een systeem dat verschillende financiële processen van de gemeente Amsterdam bundelt. Het is gebouwd op de software van SAP (S/4HANA). Binnen dit systeem worden facturen verwerkt via de Vendor Invoice Management (VIM) module. VIM is ontworpen om het factuurverwerkingsproces te optimaliseren en te automatiseren, waardoor de efficiëntie en nauwkeurigheid van financiële transacties worden verbeterd. De gemeente Amsterdam heeft Deloitte gevraagd een Health Check uit te voeren op de geleverde oplossing. Het doel van dit onderzoek is primair gericht op verbetering en toekomstgerichte optimalisatie van het factuurverwerkingsproces binnen AFIS en de VIM-module. In plaats van terug te kijken op de implementatie en te evalueren wat er fout is gegaan, richt dit onderzoek zich op het identificeren van kansen voor verbetering en het ontwikkelen van duurzame oplossingen voor de huidige knelpunten.

Dit onderzoek richt zich specifiek op het analyseren van de VIM-module en het identificeren van mogelijke verbeteringen die doorgevoerd kunnen worden om de prestaties te optimaliseren.

Bevindingen VIM-module Bij de evaluatie van de inrichting van de VIM-module hebben wij vastgesteld dat de module op zichzelf adequaat functioneert en dat het systeem goed is geconfigureerd volgens de gestelde standaarden. Dit bevestigt dat de VIM-module in staat is om te opereren binnen de huidige processen en dat de configuratie voldoet aan de vereisten voor factuurverwerking. Wel zijn er aandachtspunten die de effectiviteit van het factuurverwerkingsproces kunnen verbeteren. In deze samenvatting is het niet haalbaar om inhoudelijk in te gaan op de afzonderlijke aanbevelingen. We zullen echter de belangrijkste bevindingen opnemen, waarbij we benadrukken dat enkele van deze aanbevelingen technisch van aard zijn. Daarom zullen we hier niet te diep op de details ingaan. Desondanks willen we enkele essentiële aanbevelingen benoemen (in willekeurige volgorde) die bijdragen aan het oplossen van de huidige knelpunten in het factuurverwerkingsproces en het verhogen van de efficiëntie. Ontvangst en herkenning van facturen Momenteel worden alle facturen met bijbehorende velden gecontroleerd . Het wordt aanbevolen om over te stappen naar een selectieve validatie bij de ontvangst en herkenning van facturen, waarbij alleen de meest kritieke of risicovolle facturen en gegevensvelden worden gecontroleerd.

Dit zal niet alleen leiden tot aanzienlijke tijdsbesparingen, maar ook de werklast verminderen voor de betrokken medewerkers. Een op maat gemaakte rapportage kan inzicht geven in welke factuurvelden van welke leveranciers regelmatig aanpassingen nodig zijn, waardoor gerichte verbeteringen mogelijk worden.

Bestuurlijke samenvatting - Onderzoek Vendor Invoice Management (VIM)

Pag. 1

Bevordering factuurafhandeling Aanbevolen wordt om prioriteit te geven aan het verzoek om notificaties vanuit VIM te versturen. Dit draagt eraan bij om effectiever en efficiënter de collega’s te informeren welke handelingen ze moeten verrichten. Daarnaast kan aanvullend worden overwogen om als maatwerk een commentaar optie toe te voegen in VIM analytics, met als doel de communicatie en doorstroom van facturen te verbeteren. Daarnaast zien wij mogelijkheden tot verbetering, zoals het anders omgaan met specifieke factuurstromen, zoals die van energie en zakelijke lasten. Ongeveer 13,5% van de facturen in het eerste kwartaal (ca. 14.000 facturen), was afkomstig van drie leveranciers op het gebied van energie en netbeheer, waarvan bijna 45% kleiner is dan 100 euro. Een herziening van het proces voor deze facturen, bijvoorbeeld door de goedkeuringsworkflow over te slaan of te gaan werken met verzamelfacturen, kan leiden tot een efficiëntere en snellere afhandeling. Beschikbaarheid rapportages De technologie van SAP S/4HANA biedt de mogelijkheid om gerichte rapportages vorm te geven die de monitoring van workflows (en uitval) op kritische processen ondersteunt. Bij de livegang van AFIS waren er niet tot nauwelijks rapportages beschikbaar voor de gebruikers van het systeem. Rapportages worden op dit moment nog handmatig samengesteld en geëxporteerd.

We adviseren dit proces te automatiseren door gebruik te maken van de rapportagemogelijkheden van SAP S/4HANA. Dit zal niet alleen de efficiëntie verhogen door tijd te besparen, maar ook de consistentie en nauwkeurigheid van de gegevens verbeteren.

Andere (organisatorische) bevindingen Als het systeem goed is ingericht, rijst de vraag hoe de huidige situatie is ontstaan en welke factoren hebben bijgedragen aan de problemen binnen het factuurverwerkingsproces. Hoewel het primaire doel van dit onderzoek gericht was op het verbeteren en toekomstgericht optimaliseren van het factuurverwerkingsproces binnen de VIM-module, willen we enkele belangrijke redenen benoemen. Deze redenen zouden normaal gesproken tijdens een uitvoerig testproces aan het licht komen. Gedurende het onderzoek hebben wij deze problemen helpen oplossen. Categorie 1. Technische bevindingen (inmiddels opgelost)

2. Vereenvoudiging procesontwerp (inmiddels opgelost)

3. Overgangsplan en datamigratie (inmiddels opgelost)

Bevinding 1. De tax-split, waardoor inkooporderfacturen met verschillende BTW-percentages kunnen worden geboekt, functioneerde niet correct. 2. Er was geen verschillenregel geconfigureerd om BTWafrondingsverschillen, die ontstaan doordat BTW op het totaalbedrag of op lijnitembedragen kan worden berekend, automatisch te corrigeren. 3. Onterecht was er een controle op de hoeveelheid ingeschakeld voor bepaalde (limiet) inkooporders. 1. Bepaalde proces typen in VIM waren een verzameling van verschillende factuur statussen. Hierdoor kon er moeilijk gestuurd worden op uitvalredenen. 2. Oude inkooporders zijn ingelezen als bestelnummer in VIM, waardoor de factuur uitvalt. 1. Het e-facturatieportaal was niet operationeel tussen 11 december 2024 en 20 januari 2025, omdat het een week eerder werd gesloten en twee weken later weer opende door technische problemen bij de livegang. 2. Inkooporders zijn gemigreerd met een stuksprijs van één euro waardoor facturen zijn uitgevallen op de (stuks)prijs.

Naast de bovenstaande redenen die samenhangen met de inrichting van de applicatie, signaleren we ook een aantal factoren van meer organisatorische aard. Bestuurlijke samenvatting - Onderzoek Vendor Invoice Management (VIM)

Pag. 2

Testaanpak als onderdeel van implementatie Wij constateren dat de issues die in de bovenstaande tabel zijn weergegeven, normaal gesproken tijdens de testfase naar voren komen en vóór de livegang worden opgelost. Er is echter een duidelijke discrepantie tussen de verwachte resultaten op basis van deze tests en de werkelijke uitkomsten in de praktijk. In dit onderzoek hebben wij het volledige testproces niet onderzocht, maar willen wij enkele opvallende punten uit de testaanpak wel benoemen: • Een significante factor die mogelijk heeft bijgedragen aan deze discrepantie is het gebrek aan testen met een grote hoeveelheid productiedata van bijvoorbeeld een volledige week of een maand. Dit kan ertoe leiden dat bepaalde scenario's, die in de realiteit voorkomen, niet adequaat tijdens het testen naar voren zijn gekomen. • Tijdens het doorlopen van de diverse teststadia waren onderdelen van de applicatie nog niet gereed (bijvoorbeeld het e-facturatie portaal), waardoor onderdelen van de applicatie zonder testen in productie zijn gekomen. • De scope van de testscripts lijkt op onderdelen beperkt, gezien de reikwijdte van de complete functionaliteit.

Beschikbaarheid factuurportaal en beschikbaarheid facturen in VIM Bij de overgang van het oude naar het nieuwe systeem is het gebruikelijk dat er een periode ontstaat waarin facturen van leveranciers niet direct in behandeling worden genomen. Tijdens deze overgangsfase is het oude systeem al afgesloten, terwijl het nieuwe systeem nog niet operationeel is. Het doel is uiteraard om deze periode zo kort mogelijk te houden. Opvallend is dat de gemeente heeft besloten om het e-facturatieportaal een week eerder te sluiten dan vermeld in het bestaande overgangsplan. Tevens zijn de facturen door technische problemen pas twee weken later dan gepland beschikbaar gekomen in VIM. Hoewel de achtergrond van dit besluit niet is onderzocht, heeft deze beslissing, samen met de technische problemen, geleid tot een aanzienlijke toename van het aantal onderhanden facturen bij de livegang Eindgebruikers Bij de ingebruikname van een nieuw systeem is het volkomen logisch dat gebruikers tijdelijk minder productief zijn als gevolg van een periode van gewenning. Deze afname in productiviteit is een verwachte en natuurlijke reactie op de introductie van nieuwe werkprocessen en functionaliteiten. In de projectfase is er bewust ingezet op training en ondersteuning voor medewerkers om deze impact zoveel mogelijk te mitigeren.

Ondanks de pogingen om de impact van deze overgang te verlichten, is het niet voldoende gelukt om vragen zo veel mogelijk dicht bij de eindgebruiker te beantwoorden bijvoorbeeld door middel van kerngebruikers. Het is daarom essentieel dat er blijvende ondersteuning en training aan eindgebruikers wordt geboden, zodat zij de nodige kennis en vaardigheden kunnen verwerven. Probleem en- incidentbeheer Bij het oplossen van de geconstateerde technische bevindingen was het opvallend dat de gemeente Amsterdam een beperkte rol speelde in diagnose en oplossen van knelpunten. De gemeente Amsterdam leunt in de productiefase nog zwaar op de implementatiepartner. Dit leidt doorgaans tot langere oplostijden voor relatief eenvoudige knelpunten. Deze situatie draagt ook niet bij aan het opbouwen van kennis en ervaring naar de toekomst. Hoewel de implementatiepartner een deel van het functioneel beheer op zich neemt, is het belangrijk dat de gemeente Amsterdam investeert in het optimaliseren van haar eigen functioneel beheer. Dit stelt de gemeente in staat om problemen tijdig en effectief op te lossen.

Bestuurlijke samenvatting - Onderzoek Vendor Invoice Management (VIM)

Pag. 3

Conclusie Samenvattend concluderen wij vanuit ons onderzoek dat de inrichting van de VIM-module op zichzelf als adequaat is te bestempelen. We maken hierbij twee opmerkingen: • Het is opvallend dat de knelpunten die we hebben geconstateerd pas in productiefase naar voren komen. Dit type knelpunt komt doorgaands in de testfase van het project aan het licht. • De gemeente Amsterdam leunt nog zwaar op haar implementatiepartner bij het doorgronden en oplossen van geconstateerde knelpunten. Als een nieuw systeem in productie is genomen, is het gebruikelijk dat de beheerorganisatie een meer leidende rol speelt en de implementatiepartner alleen nog voor complexe situaties bijstand biedt (nazorg). Ondanks alle inspanning in de periode tot en met april, zien we het aantal facturen in omloop nog onvoldoende naar beneden gaan. We constateren dat de technische en migratie-issues inmiddels zijn opgelost en dat een start is gemaakt met het oppakken van de verbetervoorstellen. Het mitigeren van het productiviteitsverlies heeft de afgelopen maanden voornamelijk plaatsgevonden door extra capaciteit in te zetten. De uitdaging voor de komende periode is om kennis- en ervaringsniveau in de beheer- en gebruikersorganisatie stevig te vergroten om de productiviteit in de bestaande organisatie op het gezonde niveau te krijgen.

Het sterker faciliteren van de organisatie door middel van passende en efficiënte rapportages is hierbij randvoorwaardelijk.

Bestuurlijke samenvatting - Onderzoek Vendor Invoice Management (VIM)

Pag. 4