20250408 Wekelijkse update raad tm 6 april (8 april in Dagmail).pdf

Raadsinformatiebrief

Aan:

Portefeuillehouder(s): Behandeld door

De leden van de gemeenteraad van Amsterdam 8 april 2025 Financiën Hester van Buren bestuurszaken.financien@amsterdam.nl

Onderwerp

Wekelijkse update afhandeling facturen tot en met 6 april

Datum Portefeuille(s)

Geachte leden van de gemeenteraad, Met deze brief informeert het college u over de laatste stand van zaken betreffende de verwerking van de openstaande facturen. Alles is erop gericht om de achterstanden in te lopen. De organisatie werkt keihard om de facturen die daarom vragen handmatig af te doen. Cap Gemini past op basis van de health check van Deloitte de inrichting van het systeem aan, zodat meer facturen automatisch door het systeem gaan. Met hetzelfde oogmerk wordt de organisatie ondersteund bij het juist invoeren van inkooporders en facturen. We zoeken naar onorthodoxe maatregelen om de afdoening van de oudste facturen, die arbeidsintensief zijn, te versnellen. Op deze wijze doen we wat nodig is. Langzaam maar zeker lossen we de problemen op. In de tussentijd voorkomen we met de spoedbetalingen dat ondernemers in de knel komen. Hoge instroom De instroom was afgelopen week hoog. Met bijna 9.000 facturen lag deze circa 2000 hoger dan gemiddeld de afgelopen weken. Door deze hoge instroom zien we geen grote daling in de totale werkvoorraad. Daarnaast zijn veel facturen deze week van binnen naar buiten de betaaltermijn verschoven. Dit komt door de hoge instroom van begin maart. Deze grote bulk aan facturen vallen nu, 30 dagen na invoering, buiten de betaaltermijn. Al met al zien we daardoor geen krimp in de werkvoorraad buiten betaaltermijn.

Een normale werkvoorraad bedraagt circa 3.000 facturen buiten de termijn. Structurele verbeteringen Op basis van de health check van Deloitte zijn afgelopen week afspraken gemaakt met Cap Gemini over aanpassingen in het systeem. Deze aanpassingen moeten ervoor zorgen dat minder handmatig werk nodig is. Twee voorbeelden ter verduidelijking. Facturen die in twee verschillende btw-regimes vallen, moeten handmatig verwerkt worden. Door aanpassing van het systeem is dit niet meer nodig. Ook worden controleregels verwijderd die niet noodzakelijk zijn, maar wel veel uitval veroorzaken. Cap Gemini werkt op dit moment aan de aanpassingen.

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 8 april 2025 Pagina 2 van 4

Versnelling oudste facturen De extra inzet was gericht op de oudste facturen. Dit vanuit het idee dat dit facturen zijn van leveranciers die al lang op hun geld wachten. We zien de voorraad van oudste facturen gestaag dalen. Maar de oudste facturen kosten ook het meeste werk. En de aanpassingen in het systeem die worden ontwikkeld, bieden alleen een oplossing voor facturen die nieuw binnenkomen. We hebben daarom onorthodoxe maatregelen nodig, buiten het systeem om. We kijken of het effectiever is om oude facturen op een andere manier te verwerken, bijvoorbeeld via een spoedbetaling. Dat moet uiteraard op een rechtmatige manier. Daarom gaan we in overleg met de ACAM of en hoe dat kan.

Vóór 2025: Januari 2025 Februari 2025

Stand 4 feb 26.315

Stand 26 feb 15.315

Stand 3 mrt 12.250

Stand 14 mrt 8.723

Stand 21 mrt 7.121

Stand* 28 mrt 4.039

Stand 6 april* 3.295

16.668

13.910

11.290

7.590

5.443

3.126

2.470

76

15.517

17.267

14.318

12.060

6.073

5.341

-

-

-

8.934 -

11.662 -

10.539 -

10.487 1.555

43.059

44.742

40.807

39.565

36.286

23.777

23.148

Maart 2025 April 2025 Totaal aantal facturen

*De stand van 28 maart is gecorrigeerd voor de facturen van de leveranciers aan wie we een aanbod voor een voorschot hebben gedaan.

Afhandeling facturen week 14 (31-03 tot en met 06-04) eind eind eind eind eind eind week 11 week 12* week 13* week 14* week 9 week 10 Werkvoorraad Buiten 25.011 21.347 20.996 12.772 12.608 12.470 betaaltermijn Werkvoorraad Binnen 18.335 19.886 18.553 11.534 11.169 10.678 betaaltermijn Totale 43.346 41.233 39.549 24.306 23.777 23.148 werkvoorraad *Dit aantal is gecorrigeerd voor de facturen van de leveranciers aan wie we een aanbod voor een voorschot hebben gedaan. Dit betreft ongeveer 15.000 facturen, deels binnen, deels buiten de termijn.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Instroom Uitstroom Waarvan betaald

Datum 8 april 2025 Pagina 3 van 4

Week 9 7.020 7.200

Week 10 7.504 9.536

Week 11 6.895 8.504

Week 12 5.493 8.613

Week 13 7.104 4.993

Week 14 8.680 8.750

3.665

9.395

5.903

6.169

4.512

3.431*

*Facturen worden een dag na uitstroom betaald. Omdat er veel uitstroom in het weekend heeft plaatsgevonden, is dit nog niet te zien in het aantal betaalde facturen in week 14.

Afhandeling spoedverzoeken in week 14 (31-03 tot en met 06-04) Week 9 Week 10 Week 11 Week 12 Aangevraagd Goedgekeurd Afgekeurd Betaald

482 418 64 484

412 362 50 335

563 477 86 449

260 210 50 257

Week 13

Week 14

393 339 54 271

227 200 27 215

Tenslotte Zoals gezegd is het college continu op zoek naar een balans tussen de extra inzet en de effectiviteit ervan. Ik zet in op onorthodoxe maatregelen om de afdoening van de oudste facturen, die arbeidsintensief zijn, te versnellen. Dit kan betekenen dat ik de komende tijd de extra capaciteit anders ga verdelen over de verschillende trajecten. Het college doet er alles aan om op zo een kort mogelijke termijn de problemen op te lossen maar zoals gezegd zijn deze weerbarstiger dan we eerst hoopten. Gestaag gaan we door met het doorvoeren van verbeteringen en in de tussentijd voorkomen we met de spoedbetalingen dat ondernemers in de knel komen. Met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam,

Hester van Buren Wethouder Financiën

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 8 april 2025 Pagina 4 van 4

Bijlage toezegging lid Bobeldijk (SP) Tijdens de commissie FKD heeft het lid Bobeldijk (SP) verzocht om een toelichting op de timing van verschillende maatregelen. Onderstaand schema brengt de verschillende genomen maatregelen in beeld. Interventie Spoeddesk

Inzet extra capaciteit

Versneld goedkeuren tot 2500 euro Voorschotten Codeer- en goedkeuringsrobots

Datum invoering/voorbereiding Geopend op 3 februari Eind december: extra fte voor de implementatie van AFIS Begin februari: extra fte voor de spoedbetalingen en het wegwerken van de achterstanden op de crediteurenadministratie Eind maart: extra fte voor het wegwerken van de achterstanden op de crediteurenadministratie (20 fte) en voor ondersteuning van de organisatie bij het aanmaken van inkooporders en het goedkeuren (40 fte) Begin maart

Halverwege maart Continue inzet

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl