20241001_Raadsbrief stand van zaken onrechtmatigheid.pdf

Raadsinformatiebrief

Aan:

Portefeuillehouder(s): Behandeld door

De leden van de gemeenteraad van Amsterdam 1 oktober 2024 Concern Inkoop Hester van Buren bestuurszaken. inkoop@amsterdam.nl)

Onderwerp

Stand van zaken onrechtmatigheid

Datum Portefeuille(s)

Geachte leden van de gemeenteraad, In de raadsinformatiebrief van 15 april 2024 heb ik beloofd om u in september te informeren over hoe de organisatie meer grip krijgt op rechtmatig inkopen. Dit was nodig omdat in 2023 de onrechtmatige inkoopuitgaven zijn gestegen tot € 75,9 miljoen. Ook bleek uit het proces van de rechtmatigheidsverantwoording dat er niet genoeg controle-informatie was. Gevolg was dat de accountant bij de jaarrekening een oordeel met beperking heeft gegeven. In de hierboven genoemde raadsinformatiebrief heb ik aangegeven dat sturing, eigenaarschap en verantwoording moest worden versterkt. Beginnend bij de ambtelijke top. In deze brief geef ik een update over de wijze waarop deze sturing en monitoring is verstevigd (ad 1a en 1b) en welke stappen zijn genomen in het verbeteren van de rechtmatigheidsverantwoording (ad 2). Ook informeer ik u over de uitvoering van de aanbevelingen van de ACAM, met speciale aandacht voor de cultuur binnen de organisatie (ad 3) Ad 1a. Sturing en informatievoorziening In opdracht van het gemeentelijk managementteam is er over de eerste vier maanden van het jaar een analyse van de inkoopuitgaven uitgevoerd. Dit om tijdig inzicht te krijgen welke inkoopuitgaven in de eerste 4 maanden van dit jaar onrechtmatig zijn. De bevindingen zijn verwerkt in de ambtelijke 4-maandsrapportage.

Om deze inzichten om te zetten in sturingsinformatie voor de afzonderlijke directies, is er een eerste prototype van een dashboard gebouwd. Ook de herstelplannen van de onrechtmatige inkoopuitgaven uit het boekjaar 2023 zijn in dit dashboard opgenomen. Het dashboard wordt momenteel in de praktijk getest. Ook het op orde krijgen van de administratieve hygiëne is een belangrijk punt van aandacht. Elk cluster heeft zijn eigen specifieke aanpak opgesteld - daar waar nodig - om tot beter inzicht en een verbeterde administratieve beheersing te komen.

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 1 oktober 2024 Pagina 2 van 4

Ad 1b. Kritische indicatoren randvoorwaardelijk voor rechtmatig inkopen De kpi’s – die ik in de brief van 15 april 2024 met u heb gedeeld - moeten ervoor gaan zorgen dat de ambtelijke top ook kan sturen op zaken die cruciaal en randvoorwaardelijk zijn voor rechtmatig inkopen. Tijdigheid, kennis en volledigheid van dossiers zijn daarbij cruciaal. In de ambtelijke 4-maandsrapportage zijn deze kpi’s voor het eerst opgenomen. In algemene zin is te zien dat de datapositie nog verder geoptimaliseerd moet worden om te komen tot meer volledige sturingsinformatie. Hoewel ervoor is gekozen om over de eerste vier maanden van dit jaar de kpi’s nog niet in cijfers en percentages te laten zien geeft het directies inzichten voor sturing en verder te ondernemen acties. Hieronder staat een kort overzicht van de belangrijkste bevindingen: 









Alle inkoopcontracten zijn centraal geregistreerd: De eerste inventarisatie van de inkoopcontracten is uitgevoerd en zijn ingevoerd in het nieuwe contractmanagementsysteem. Hoewel hier vooruitgang is geboekt, is het werk nog niet volledig afgerond. De komende maanden worden extra acties ondernomen voor het in kaart brengen van de ontbrekende informatie. Zo vinden de komende maand gesprekken plaats met de directies om de situatie verder te bespreken en ontbrekende contracten te achterhalen. Op basis van deze bevindingen ontvangen directies en het GMT een rapportage voor monitoring en sturing van dit proces. Uitnutting van contracten in beeld: De contractmanagers spelen een sleutelrol bij het tijdig signaleren wanneer een contract bijna is uitgenut of de einddatum in zicht is. Op basis van de contractinventarisatie is gecontroleerd of aan alle contracten een verantwoordelijke contractmanager is toegewezen. De inventarisatie laat zien dat er nog validatie moet plaatsvinden of het contract juist is gekoppeld. Tot het eind van het jaar vinden er gesprekken met de directies plaats om te zorgen voor een juiste koppeling. Op basis van deze bevindingen ontvangen directies een rapportage voor monitoring en sturing van dit proces. Inkoopkalender volledig en actueel: De eerste controle van de inkoopkalender laat zien dat niet alle aanbestedingen volgens planning verlopen.

Ook is de kalender nog niet volledig. De komende tijd wordt dit samen met de directies verbeterd. Ook is een eerste prototype van een dashboard ontwikkeld voor directies om inzicht te geven in wanneer de inkoopvoorbereiding voor een aanbesteding zou moeten starten. Een volgende verbetering van deze kalender vindt plaats als het contractmanagement systeem volledig is gevuld. Het startmoment van herhaalaanbestedingen kan dan worden gemarkeerd zodat deze sturingsdata kan worden opgenomen in dit dashboard. Toegankelijke kennis: De Digitale Inkoop Assistent (DIA), die in juli van dit jaar is geïntroduceerd, helpt medewerkers bij het kiezen van de juiste inkooproutes. Het gebruik van deze tool wordt gemonitord voor inzicht in de effectiviteit van de tool als inzicht in de behoeften van de gebruikers. Volledigheid van inkoopdossiers: Voor een effectieve administratie is een compleet inkoopdossier vereist en noodzakelijk. Inkoop heeft vastgesteld dat over de eerste 4 maanden van 2024 de inkoopdossiers van de nieuwe Europese aanbestedingen volledig zijn.

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 1 oktober 2024 Pagina 3 van 4

In de eerste 4 maanden van dit jaar is ongeveer € 805 miljoen aan inkoopuitgaven gedaan, waarbij de directies hebben aangegeven dat hiervan circa € 15 miljoen aan onrechtmatige inkopen hebben plaatsgevonden. Interne Audit zal bij de ambtelijke 8-maandsrapportage en jaarrekening controle 2024 haar controlewerkzaamheden uitvoeren. Pas dan kan definitief worden vastgesteld welke ontwikkeling zich voordoet in de inkooponrechtmatigheid. Ad 2. Proces van rechtmatigheidsverantwoording De rechtmatigheidsverantwoording over de eerste 4 maanden van dit jaar is afgerond. De samenwerking tussen de eerste en tweede lijn is merkbaar verbeterd. De uitkomsten van de evaluatie van het rechtmatigheidsverantwoordingsproces hebben er onder andere toe geleid dat het proces efficiënter is ingericht en instructies - voor directies die hun inkoopuitgaven moeten verantwoorden - zijn verduidelijkt. Er is hiermee een traject ingezet van continue aandacht vanuit control gedurende het jaar met specifieke aandacht bij de verantwoordingsmomenten 4-maands, 8-maands en jaarrekening. Vanuit control is er gekeken naar vastlegging van informatie in de business dossiers, de ontwikkeling van de > 1% plannen en is er afstemming geweest met de eerste lijn. Tegelijkertijd is gebleken dat er nog verbeteringen in dit proces mogelijk zijn.

Een voorbeeld van een verbetering is het vastleggen van alle contracten in het systeem om uitgaven gelijk te koppelen aan de juiste contracten. Daarnaast dient de vastlegging ten behoeve van de jaarrekeningcontrole door de directies te worden verbeterd. Ten slotte is er geïnvesteerd in het volledig maken van de bronbestanden op basis waarvan de jaareinde controle plaats gaat vinden. Deze punten worden meegenomen in het proces om te komen tot de 8-maands rapportage. Ad 3. Aanbevelingen ACAM In mijn bestuurlijke reactie op het Accountantsverslag 2023 heb ik de belangrijkste aandachtspunten besproken, waaronder de noodzaak om sterker in te zetten op kennisoverdracht en kennismanagement. Door het versterken van kennismanagement wordt ook het cultuuraspect, houding en gedrag aangesproken. Wij zetten de komende periode als eerste in op budgethouders en nieuwe medewerkers. Er is onderzocht welke concrete maatregelen ondersteunend zijn om kennismanagement verder te verbeteren. Denk hierbij aan een e-learning voor budgethouders en andere belangrijke functionarissen in het proces. Maar ook structurele intervisiemomenten voor inkopers en contractmanagers, waarbij het accent ligt op het voeren van constructieve adviesgesprekken in het kader van recht- en doelmatigheid. Ook het gemeentelijk managementteam ziet voor zichzelf een grote rol als het gaat om het cultuur aspect.

Zij zal regelmatig - rondom de uitkomsten van de 4,8 en 12 maandrapportages - het gesprek voeren met de directeuren over rechtmatig inkopen.

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 1 oktober 2024 Pagina 4 van 4

Tot slot De afgelopen maanden is er door de directies veel energie gestoken in het verbeteren van het rechtmatig inkopen. Toch blijft dit, door de vele betrokken actoren en afhankelijkheden binnen het proces, een uitdaging. Het is nu dus van belang om de geleverde inspanningen vast te houden en aandacht te houden voor de interne samenwerking en het blijvend te monitoren en bij te sturen.

Met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam,

Hester van Buren Wethouder financiën