2024 07 02 Raadsinformatiebrief gebruik dienstauto

Raadsinformatiebrief

Aan:

Portefeuillehouder(s): Behandeld door

De leden van de gemeenteraad van Amsterdam 2 juli 2024 Coördinatie bedrijfsvoering Hester van Buren BMA (directiesecretariaatbma@amsterdam.nl)

Onderwerp

Privégebruik dienstauto’s

Datum Portefeuille(s)

Geachte leden, In Amsterdam maken burgemeester en wethouders al vele jaren gebruik van dienstauto's. In 2019 zijn landelijk nieuwe regels vastgesteld voor de rechtspositie van decentrale politieke gezagsdragers zoals de leden van het college van B en W. Als uitwerking daarvan heeft het college in 2019 afspraken gemaakt over het privégebruik van dienstauto’s. Naar aanleiding van vragen in een Woo-verzoek blijken deze afspraken destijds niet goed te zijn vastgelegd. Daarnaast blijkt dat de administratie ook niet op orde was. Hierdoor is privégebruik niet aan het college gerapporteerd en evenmin gepubliceerd op de website. Door de onjuiste registratie heeft de gemeente onterecht ook geen fiscale bijtelling betaald. Het college heeft de onvolkomenheden gerepareerd en op 25 juni 2024 een nieuw reglement dienstauto vastgesteld. Met deze brief informeer ik u over het reglement, de onvolkomenheden en hoe het college die heeft gerepareerd. Regels over privégebruik dienstauto’s Tot 2019 kende de gemeente eigen regels voor privégebruik van dienstauto’s. Daarbij was specifiek voor de burgemeester geregeld dat de kosten van fiscale bijtelling door de gemeente werden vergoed vanwege de 24-uurs beschikbaarheid en de veiligheidsvereisten.

Als uitwerking van landelijke regels heeft het college op 25 juni 2019 besloten over nieuwe regels voor gebruik van de dienstauto door collegeleden met ingang van 1 september 2019: - geen privégebruik dienstauto - voor incidenteel privé gebruik dienstauto kan collegelid gebruik maken van uitzondering bijtellingsregeling (mits aantoonbaar niet boven 500 km) - voor privékilometers in dienstauto dient collegelid een eigen bijdrage te betalen (conform rechtspositiebesluit) - een collegelid ontvangt geen vergoeding van de bijtelling door de gemeente (conform rechtspositiebesluit). In het college is destijds gesproken om de burgemeester uit te zonderen voor privégebruik van de dienstauto vanwege veiligheid en 24-uurs beschikbaarheid. Dit vermelden de notulen, maar dit is

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 2 juli 2024 Pagina 2 van 4

niet vastgelegd in een collegebesluit. Dit gebeurt nu alsnog in het nieuwe reglement dienstauto dat als bijlage is toegevoegd. De burgemeester valt vanaf haar aantreden onder het stelsel voor bewaken en beveiligen.1 De veiligheid van een collegelid dat onder het stelsel valt kan aanleiding zijn voor een uitzondering op de beperking van het privégebruik van dienstauto’s tot 500 km, als de gemeentesecretaris op basis van het advies van de Hoofdofficier van Justitie bepaalt dat het vervoer onder passende veiligheidsmaatregelen valt. In dat geval zijn de kosten werkgeverskosten. Dit geldt sinds het aantreden van de burgemeester voor het privégebruik van de dienstauto. Fiscale bijtelling Bij overschrijding van 500 km aan privégebruik is fiscale bijtelling van toepassing. Als de uitzondering vanwege veiligheid van toepassing is, zoals bij de burgemeester, worden deze kosten door de gemeente betaald. Het privégebruik van de dienstauto door de burgemeester is nauwkeurig bijgehouden en afgetekend door de burgemeester, maar vervolgens niet goed geregistreerd en administratief afgehandeld binnen de organisatie. Dit was bij de burgemeester niet bekend. De werkinstructies over de administratieve afhandeling van privégebruik waren binnen de ambtelijke organisatie niet duidelijk.

Als gevolg daarvan blijkt het privégebruik sinds september 2019 niet goed geregistreerd en heeft de gemeente hierover in 2019, 2020, 2022 en 2023 onterecht geen fiscale bijtelling betaald. Nu dat niet is gebeurd moet de aangifte loonheffing van de gemeente voor die jaren worden aangepast en de te weinig afgedragen loonbelasting worden betaald. Dit zal nu alsnog gebeuren via een naheffing van de Belastingdienst ter hoogte van ongeveer € 62.000 voor 2019, 2020, 2022 en 2023 samen. Daarnaast zal de gemeente ook nog een boete krijgen vanwege te late indiening van dit deel van de aangifte loonheffing. Voor 2024 en komende jaren wordt ook een bijtelling betaald als het privégebruik boven de 500 km uitkomt. In de praktijk heeft de huidige burgemeester sinds september 2019 als volgt privé gebruik gemaakt van de dienstauto: - 2019 na 1 sept: 10 ritten 147 km - 2020: 44 ritten 1171 km - 2021: 13 ritten 379 km - 2022: 66 ritten 1385 km - 2023: 61 ritten 1512 km In de jaren 2020, 2022 en 2023 heeft dit geleid tot een overschrijding van de 500 km die geldt als grens voor fiscale bijtelling. In 2019 golden deels de oude regels en deels de nieuwe regels. Maar 1 De werking van het stelsel bewaken en beveiligen is geregeld in de Circulaire met betrekking tot de bewaking en beveiliging van

personen, objecten en diensten 2023.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 2 juli 2024 Pagina 3 van 4

voor de verschuldigde bijtelling maakt dat niet uit. Voor 2019 als geheel heeft de burgemeester 518 km privé gereden en is dus ook bijtelling verschuldigd. Bij de wethouders is sinds de nieuwe regels in september 2019 ingingen vrijwel geen sprake van privégebruik. Alleen wethouder Van Dantzig heeft in 2022 twee privéritten (samen 29 km), in 2023 vier privéritten (samen 48 km) en in 2024 tot nu toe twee privéritten gemaakt (samen 38 km). De informatie op de website zal hierop aangepast worden. Daarnaast had hiervoor een eigen bijdrage moeten worden betaald. Dit zal alsnog gebeuren. Voor 2022 gaat het om een eigen bijdrage van € 48 en voor 2023 om € 95. De eigen bijdrage voor 2024 zal na het jaar verrekend worden. In deze gevallen is de grens van 500 km per jaar niet overschreden en is dus geen sprake van fiscale bijtelling. Rapportage In de kwartaalrapportages die sinds september 2019 op de website van de gemeente zijn gepubliceerd is alleen in 2020 gerapporteerd over door de burgemeester gemaakte privéritten. In de overzichten van andere jaren is geen onderscheid gemaakt tussen zakelijke en privéritten ondanks dat dit wel was genoteerd door de burgemeester. Hiermee is de informatie op de website niet juist. Dit wordt hersteld. In het kwartaaloverzicht per collegelid zal met terugwerkende kracht een onderscheid worden gemaakt tussen zakelijk en privé gereden kilometers.

Afzonderlijke privéritten zullen vanwege privacy en veiligheid niet worden gepubliceerd. Ook is in reactie op een verzoek op grond van de Wet open overheid (Woo) uit 2023 onterecht geen melding gemaakt van privégebruik. Het college heeft dit op 25 juni 2024 gecorrigeerd met een Woo-herstelbesluit en de indiener van dat verzoek is hierover geïnformeerd. Proces en werkwijze De werkwijze binnen de gemeentelijke organisatie rond de afhandeling van het privégebruik van dienstauto’s is tekortgeschoten. Zowel het proces als de regels waren niet duidelijk genoeg. Daarom zijn per 1 juli 2024 nieuwe werkinstructies van kracht waarmee voor iedere betrokkene in de organisatie duidelijk is hoe te handelen bij het registreren, de administratieve afhandeling en het verantwoorden van privégebruik van de dienstauto. Ook dient duidelijker vastgelegd te worden wanneer er sprake is van werkgeverskosten bij privégebruik van de dienstauto. Een collegelid valt onder het stelsel bewaken en beveiligen als de Hoofdofficier van Justitie de gemeentesecretaris als werkgever op basis van een dreigingsanalyse adviseert aanvullende beveiligingsmaatregelen te nemen. Dit advies wordt mondeling gegeven en niet vastgelegd. De gemeentesecretaris besluit vervolgens over passende veiligheidsmaatregelen. Als het daarbij gaat om privégebruik van de dienstauto zijn de kosten voor de werkgever.

Vanaf welk moment er sprake is van werkgeverskosten zal worden vastgelegd.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 2 juli 2024 Pagina 4 van 4

Tot slot hecht ik eraan te benadrukken dat het college de onvolkomenheden rond het privégebruik van de dienstauto’s betreurt. Dat maatregelen nodig zijn onderstreept nogmaals het belang van een transparante overheid en de Wet open overheid.

Met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam,

Hester van Buren Wethouder Coördinatie Bedrijfsvoering

Bijlage: Reglement dienstauto wethouders en burgemeester Amsterdam per 1 juli 2024

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl