20230907 Vertrouwensprotocol Nationaal Programma Samen Nieuw West.pdf

1

Vertrouwensprotocol Alliantiebestuur Nationaal Programma Samen Nieuw-West Versie 7 september 2023 Wij vormen samen het Alliantiebestuur. In het Nationaal Programma Samen Nieuw-West werken we op basis van gelijkwaardigheid met elkaar aan een best denkbare toekomst met en voor bewoners in Nieuw-West. Wij werken aan een transitie die tenminste 20 jaar kan en mag duren. Wij accepteren en erkennen dat de opgaven groot, complex en meerdimensionaal zijn en daarom niet altijd een ééndimensionale oplossing kennen. Wij werken samen aan (herstel) van vertrouwen door het oog op de opgave te houden en daar resultaat en doorbraken op te realiseren. Wij zoeken en bouwen actief een nieuw samenwerkingsfundament dat meer positief verschil kan, zal en gaat maken, want wij zijn samen Nieuw-West. Ieder van ons heeft een belang in Nieuw-West. Precies daarom zitten we in het bestuur of in een opgaveteam van het Nationaal Programma Samen Nieuw-West. We denken dat we door het gemeenschappelijk maken en oppakken van opgaven veel effectiever worden. Wij: 1. Focussen ons op inhoud, proces, resultaat en meer positieve impact 2. Kennen, (h)erkennen en respecteren elkaars belangen en maken die ondergeschikt aan het gemeenschappelijk belang 3. Zijn nieuwsgierig naar elkaars professionaliteit en perspectief 4. Willen met elkaar leren wat we dan kunnen doen en hoe we dat het beste doen 5.

Leggen verantwoording af over wat we doen en wat we met onze inspanningen bereiken Dat vraagt om het leidend maken van de volgende uitgangspunten: 1. Wij zetten de behoefte van de bewoners in Nieuw-West voorop 2. Wij zijn transparant en navolgbaar 3. Wij zijn integer, expliciteren elkaars belangen en zetten ons in om elke schijn van belangenverstrengeling te voorkomen 4. Wij zijn benaderbaar, bereikbaar en aanspreekbaar op ons functioneren en onze bijdragen 5. Wij komen gemaakte afspraken na 6. Wij nemen, geven en krijgen van elkaar de ruimte om gezamenlijk aan de best mogelijke oplossingen te werken 7. Wij verrassen elkaar niet 8. Wij vertrouwen op elkaars vakmanschap 9. Wij zoeken elkaar op als het spannend is of dreigt te worden 10. Wij challengen elkaars invalshoek en perspectief 11. Wij creëren met elkaar een inclusieve werkomgeving 12. Wij maken het beter en 13. Wij geven niet op

2 We nodigen uit dat 1. Ieder van ons verantwoordelijkheid neemt 2. Ieder van ons eigenaarschap toont 3. Ieder van ons potentiële belangenverstrengeling benoemt 4. Ieder van ons dilemma’s en ervaringen deelt 5. Ieder van ons gevraagd en ongevraagd feedback krijgt en geeft 6. Ieder van ons best practices en lessons learned, analyseert, deelt en toepast We werken met een vertrouwenscommissie 1. Deze wordt samengesteld uit maximaal drie leden van het Alliantiebestuur en deze wordt ondersteund door een door de leden van deze commissie te selecteren secretaris. Allen betrachten maximale discretie bij het uitvoeren van deze rollen. 2. Het is de taak van deze vertrouwenscommissie om de voorzitter van het Alliantiebestuur en de voorzitters van opgaveteams adequaat te adviseren en op gepaste wijze te interveniëren als belangenverstrengeling dreigt 3. Leden van de Alliantie kunnen sparren met leden van de vertrouwenscommissie om belangenverstrengeling te voorkomen 4. De vertrouwenscommissie agendeert ten minste twee keer per jaar in het Alliantiebestuur de werkzaamheden die zijn uitgevoerd, de adviezen die zijn gegeven, de interventies die zijn gedaan en de manier waarop opvolging is gegeven aan adviezen/interventies Wij zorgen er daarnaast voor dat 1.

Een lid van de Alliantie geen voordeel maar ook geen nadeel heeft van het lidmaatschap van de Alliantie Nationaal Programma Samen Nieuw-West 2. We elk jaar dit vertrouwensprotocol evalueren zodat het kan worden aangescherpt

3 Het vertrouwensprotocol in de praktijk Het vertrouwensprotocol is van toepassing op de werkwijze van het Alliantiebestuur en de opgaveteams. Werkwijze Alliantiebestuur 1. Onderdeel van elk besluit dat door het Alliantiebestuur wordt genomen is dat relevante belangen vooraf in kaart zijn gebracht 2. Onderdeel van elk besluit dat door het Alliantiebestuur wordt genomen is dat passende criteria1 zijn getoetst om zeker te maken dat een partij die een opdracht van de Alliantie krijgt, de beste partij is om deze opdracht uit te voeren. Die partij hoeft geen lid van de Alliantie te zijn. 3. Omdat elk lid van het Alliantiebestuur een belang in Nieuw-West heeft, spreken we af dat elk lid van het Alliantiebestuur mee kan en mag doen aan beraadslaging en besluitvorming over een verdelingsvoorstel van financiële middelen waar zijn/haar organisatie de uitvoerende partij van zou kunnen zijn 4. Voor de duidelijkheid en volledigheid spreken we ook af dat geen enkel lid aan beraadslaging en besluitvorming deelneemt als persoonlijk belang direct wordt geraakt of als persoonlijk en/of ons organisatorisch belang financieel wordt bevoordeeld. Dit wordt ook vastgelegd in het verslag van de betreffende bijeenkomst. 5. Elk lid van het Alliantiebestuur kan de vertrouwenscommissie benaderen als er vragen zijn over mogelijke belangenverstrengeling of integriteitskwesties Werkwijze opgave teams 1.

Leden van een opgaveteam spreken expliciet het belang van hun organisatie naar elkaar uit en deze worden vastgelegd 2. Onderdeel van elk besluit dat door een opgaveteam wordt genomen is dat criteria2 zijn getoetst om zeker te maken dat een partij die een opdracht krijgt, de beste partij is om deze opdracht uit te voeren. Die partij hoeft geen lid van de Alliantie te zijn. 3. Leden van een opgaveteam beslissen om een besluit over financiële middelen niet als opgaveteam te nemen, maar dit besluit te laten nemen door het Alliantiebestuur als er sprake zou kunnen zijn van belangenverstrengeling 4. Omdat elk lid van een opgaveteam een belang in Nieuw-West vertegenwoordigd, spreken we af dat elk lid van het Alliantiebestuur mee kan en mag doen aan beraadslaging en besluitvorming over een verdelingsvoorstel van financiële middelen waar zijn/haar organisatie de uitvoerende partij van zou kunnen zijn 5. Voor de duidelijkheid en volledigheid spreken we ook af dat geen enkel lid deelneemt aan beraadslaging en besluitvorming als persoonlijk belang direct wordt geraakt of als persoonlijk en/of ons organisatorisch belang wordt bevoordeeld. Dit wordt ook vastgelegd in het verslag van de betreffende bijeenkomst. 6. Elk lid van het Alliantiebestuur kan de vertrouwenscommissie benaderen als er vragen zijn over mogelijke belangenverstrengeling of integriteitskwesties

1

Deze zijn niet vooraf voor elk besluit op te stellen maar moeten bij elk besluit worden geformuleerd. Op enig moment ontstaat vanuit de praktijk dan een set van criteria die een standaard kunnen vormen. 2 Werkwijze is conform de eerste voetnoot.

4 Als er sprake is van een vermoeden van integriteitsschending en/of fraude dan geldt de volgende werkwijze 1. Een lid van de Alliantie meldt zich bij de vertrouwenscommissie 2. De vertrouwenscommissie meldt zich bij de voorzitter van de Alliantie 3. De voorzitter van de Alliantie beslist op basis van advies van Bureau Integriteit van de gemeente 4. Indien de voorzitter van de Alliantie in overleg met Bureau Integriteit van de gemeente beslist tot een onderzoek naar belangenverstrengeling, integriteitsschending of een vermoeden van fraude wordt de onderzoeksopdracht door de voorzitter van de Alliantie gegeven aan een onafhankelijk bureau 5. De voorzitter van de Alliantie beslist welke informatie wordt gedeeld met het Alliantiebestuur en wat dit betekent voor de positie en/of het werk van het lid van de Alliantie gedurende de onderzoeksperiode