202306 Raadsinfobrief AFIS def.pdf

Raadsinformatiebrief

Aan: Datum Portefeuille(s) Portefeuillehouder(s): Behandeld door Onderwerp

De leden van de raadscommissie FKD van Amsterdam 23 juni 2023 Financiën Hester van Buren Bestuurszaken.financien@amsterdam.nl Stand van zaken nieuw Financieel Management en Inkoop Systeem voor Amsterdam

Geachte leden van de gemeenteraad, Met deze brief informeert het college u over de overgang naar het nieuwe Financieel Management en Inkoop Systeem voor de gemeente Amsterdam. De overgang naar een nieuw ICT systeem voor de gehele organisatie is altijd een ingrijpende en spannende operatie. Middels deze brief willen we de raad informeren over de voortgang, de risico’s en de beheersmaatregelen voor de risico’s. De financiële administratie van de gemeente vervult een essentiële functie bij het beheren van de financiële middelen en het waarborgen van een transparante en effectieve besteding van publieke gelden. Het nieuwe Amsterdamse Financieel & Inkoopsysteem (AFIS) is een geavanceerd softwaresysteem dat financiële processen optimaliseert en een nauwkeurige weergave biedt van de financiële situatie van de gemeente. AFIS biedt in één systeem functionaliteiten voor begrotingsbeheer, financiële transactieprocessen, meerjarige investeringsplanningen, en inkoop- en contractmanagement. AFIS bestaat uit een moderne oplossing van SAP waar wereldwijd gebruik van wordt gemaakt. Daarnaast hebben als implementatiepartner Capgemini gecontracteerd. Na de livegang zal Capgemini ook een deel van het beheer uitvoeren Door het gebruik van AFIS worden financiële processen verder geautomatiseerd en is de gemeente in staat om meer data gedreven te werken.

Deze automatisering slag zorgt ervoor dat de kans op fouten wordt geminimaliseerd en zorgt dat we beter kunnen sturen op de rechtmatigheid van inkopen. AFIS vervangt de huidige softwaresystemen Amsterdams Financieel Systeem (AFS), LIAS en Topdesk C voor de inkoopcontracten. De contracten met de leveranciers van AFS en LIAS liepen af waardoor de gemeente Amsterdam verplicht was om een nieuwe aanbesteding te starten. AFIS biedt ook meer technische functionaliteiten, zoals het mogelijk maken van een apps en portals. Gevolgen voor onze leveranciers en debiteuren Het nieuwe systeem heeft meerdere voordelen voor zowel de leveranciers c.q. crediteuren van de gemeente als de debiteuren. Voor de leveranciers is documentatie makkelijker oproepbaar

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 23 juni 2023 Pagina 2 van 4

en is de factuurstatus actueel. Facturen die op basis van inkooporders worden ingediend, hebben alle benodigde gegevens waardoor tijdig en juiste betalingen zijn gegarandeerd. Voor een soepele overgang worden de maanden na de livegang leveranciers door het Contactcenter Amsterdam ondersteund. Daarnaast blijft voor alle leveranciers de huidige manier van aanbieden ook een optie, mocht het aansluiten op de portal niet mogelijk/haalbaar zijn. Voor de debiteuren zijn verkoopfacturen inzichtelijk via een online platform en krijgen de verkoopfacturen een betaallink (via mail) of QR-code (per post). Continuïteit dienstverlening heeft prioriteit De continuïteit van de dienstverlening heeft prioriteit. Maatregelen worden genomen om risico’s te verminderen en de komende periode worden er alternatieve scenario’s uitgewerkt mocht AFIS (op onderdelen) niet conform planning worden opgeleverd. De software die gebruikt wordt voor AFIS is een Software as a Service oplossing. We gaan AFIS op een uniforme manier gebruiken; maatwerk is niet mogelijk. Dit heeft impact op de werkwijze van medewerkers. Er wordt daarom geïnvesteerd in het opleiden van gebruikers. De medewerkers zullen mogelijk moeten wennen aan een vrij grote mate van standaardisatie van hun werk. Daarom is er veel aandacht voor de verandering.

Daarnaast zijn er nu, bij het inrichten van AFIS, diverse referentiegroepen waar gebruikers vanuit diverse directies in zitten. Daarnaast zijn alle clusters vertegenwoordigd in een klankbord groep bedrijfsvoering beraad. Voortgang Het vervangen van meerdere systemen naar één systeem betreft een ingrijpende operatie. De kosten hiervoor zijn bij de begroting van 2022 vastgesteld via een investeringskrediet. Het gehele jaar 2023 staat in het teken van het configureren, inrichten en testen van het nieuwe systeem. Medewerkers van de gemeente worden opgeleid, en leveranciers en debiteuren worden geïnformeerd. De livegang staat gepland op 1 januari 2024. Vanaf dat moment voert de gemeente haar inkoop, contractmanagement, financiële administratie en begroting vanuit AFIS uit. Op dit moment bevindt AFIS zich halverwege de implementatiefase. Dat betekent dat we werken aan de transactionele processen (inkoopfacturen en verkoopfacturen) en dit verloopt grotendeels conform de planning. We lopen iets achter op de planning op het gebied van de vervanging van LIAS, het systeem dat de bestuurlijke P&C producten oplevert, en de koppelingen met andere applicaties binnen de gemeente Amsterdam. Het programmateam heeft interventies getroffen waarmee de achterstand aan het einde van de zomerreces is ingehaald.

Het proces richting de livegang op 1-1-2024 van dit grote ICT project is spannend (zoals bij alle grote ICT implementatieprojecten). We zijn hierbij afhankelijk van diverse spelers en de mate waarin de directies van de gemeente in staat zijn de verandering te organiseren. Alle functionaliteiten die nodig zijn voor de continuïteit van onze dienstverlening zijn direct na de livegang op 1 januari 2024 voor iedereen beschikbaar. Als de voorziene planning gehaald wordt, en AFIS per 1 januari volledig in gebruik genomen wordt, dan zal de Voorjaarnota 2024 het eerste bestuurlijke P&C-product zijn dat volledig in AFIS wordt opgesteld. Scenario’s worden uitgewerkt mochten (onderdelen in) AFIS niet op tijd af zijn voor de Voorjaarsnota 2024 om de oplevering van de Voorjaarsnota 2024 te garanderen. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan het tijdelijk werken met twee systemen waarbij AFIS in eerste instantie met beperkte functionaliteiten wordt opgeleverd.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 23 juni 2023 Pagina 3 van 4

Na de livegang van AFIS worden op gecontroleerde en financieel onderbouwde wijze aanvullende functionaliteiten geïmplementeerd. Dit wordt gedaan om de kwaliteit van de dienstverlening vanuit bedrijfsvoering verder te professionaliseren. Om dit goed te begeleiden is het programmateam de eerste maanden na livegang beschikbaar om hierin te ondersteunen. Er zijn maatregelen genomen om risico’s op vertraging te verminderen. Zo is er bijvoorbeeld een robuuste programmastructuur neergezet inclusief een brede stuurgroep onder leiding van de directeur Financiën en Inkoop. Daarnaast zijn in het contract met de implementatie en beheerpartner belangrijke data met boeteclausules opgenomen waardoor de noodzaak voor tijdige en juiste oplevering ook bij de implementatie- en beheerpartner ligt. Tot slot is er sprake van een optimale bemensing van de projectteams zodat de medewerkers voldoende tijd beschikbaar hebben om aan AFIS te werken. Open Overheid In de raadsbrief ‘Beantwoording schriftelijke vragen van het lid IJmker (GL) inzake transparantie rond aanbestedingen’ 1) is toegezegd u nader te informeren over de mogelijkheden van het actief openbaar maken van informatie uit het nieuwe financiële- en inkoopsysteem.

Vanwege de raakvlakken met het programma Open Overheid voor het actief openbaar en toegankelijk maken van gegevens wordt aangesloten bij de initiatieven en planning van dat programma. De nadruk bij dit programma ligt op het beschikbaar stellen van verplicht openbaar te maken informatie. In AFIS is rekening gehouden met elementen om informatie eenvoudig openbaar te maken. Daarbij kunt u denken aan minimaal de verplichte elementen uit de MDTO (Metagegevens Duurzaam Toegankelijke Overheid), geanonimiseerde export van informatieobjecten en het vastleggen van documenten in duurzame formats. Het college vindt een succesvolle implementatie en livegang van het systeem het allerbelangrijkste. Dat is de reden dat daar nu prioriteit aan wordt gegeven. Na de livegangperiode wordt verkend welke informatie actief openbaar gemaakt kan worden met de mogelijkheden het systeem hiervoor biedt. Komend najaar informeer ik u weer over de stand van zaken. Ik vertrouw erop u hiermee in dit stadium voldoende te hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet,

Hester van Buren Wethouder Financiën

1

Beantwoording schriftelijke vragen inzake transparantie rond aanbestedingen

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Datum 23 juni 2023 Pagina 4 van 4