2023-09-07 4. Handelingskader_duurzaam_inkopen.pdf

Duurzaam inkopen voor Amsterdam Handelingskader voor opdrachtgevers en lead buyers

<

Wegwijzer

Waar vind ik wat voor mijn rol belangrijk is? Opdrachtgever

1

Doel handelingskader

2

Duurzaam opdrachtgeverschap

3

Beleidskaders

Inkoper

Contractmanager

4

Instrumentarium Duurzaam inkopen

<

< >A  chtergrond en doel van het kader

> Belang van de rol opdrachtgevers in het tot stand komen duurzame inkoop

> I nzicht duurzaamheidsdoelstellingen gemeente Amsterdam

>G  aat in op hoe je beleidsdoelstellingen kunt vertalen naar duurzame inkooptrajecten

4.1 Deze paragraaf helpt

3.1 Inleiding 3.2 Amsterdam stuurt op vijf duurzame inkoopdoelstellingen 3.3 S  turende aangenomen moties en initiatiefvoorstellen 3.4 Sturende ambtelijke besluiten

opdrachtgevers bij het bepalen van de duurzame ambities voor een project door realistische ambitieniveaus per productgroep in kaart te brengen.

4.2 Deze paragraaf helpt inkopers

bij het vertalen van de ambities naar concrete indicatoren en criteria voor in het project.

4.3 Deze paragraaf zet per

Duurzaam inkopen voor Amsterdam

2

duurzaamheidsdoelstelling uiteen welke rapportageverplichtingen en KPI’s je kunt meenemen in je contract.

Inhoud

1 Doel handelingskader

<

1.1 Doel

1.2 Inkoopproces

Dit handelingskader is bedoeld voor opdracht­ gevers, inkopers of andere medewerkers die betrokken zijn bij inkoopprocedures en aanbestedingen. Het kader biedt praktische handvatten voor het vertalen van de duurzaam­ heidsdoelstellingen van de gemeente naar inkooptrajecten. Zo kan het kader opdracht­gevers helpen met het bepalen van de juiste duurzame ambities voor een project en inkopers met de vertaling van deze ambities naar eisen en wensen. Dit kader geeft namelijk inzicht in welke doelstellingen kansrijk zijn voor specifieke productgroepen en geeft voorbeelden van duurzame indicatoren die meegenomen kunnen worden in de aan­ bestedingsstukken. Het handelings­kader is een verdere uitwerking van het beleidsstuk Inkopen met Invloed voor wat betreft het thema duurzaamheid.

Dit kader is vooral gericht op de eerste fases van het inkoopproces, waarin de inkoop wordt voorbereid en de contractstukken worden opgesteld.

Inkoop Inkoop voorSpecificeren voorSpecificeren bereidingbereiding Inkoper en Opdrachtgever

Inkoper en Opdrachtgever

Specificeren

Contracteren Bestellen Specificeren Contracteren

Inkoper en Opdrachtgever

Inkoper en Opdrachtgever

Inkoper en Opdrachtgever

Inkoper en Opdrachtgever

Inkoper en Opdrachtgever

Naast dit handelingskader wordt er ook gewerkt aan categorie specifieke kaders. Zodra deze beschikbaar zijn, zijn ze te vinden op de intranet pagina van TDO.

Dit handelingskader (met name hoofdstuk 3 en 4) wordt meerdere keren per jaar geüpdatet. Loop je ergens tegenaan bij het gebruik van dit document laat het dan weten aan TDO via duurzaaminkopen@amsterdam.nl, zodat dit meegenomen kan worden in de volgende versie.

Opdrachtgever

Inkoper en Opdrachtgever

Gebruiken

en bewaken Bestellen Contractmanager en Opdrachtgever

Opdrachtgever

Gebruiken Nazorg

en bewaken

Contractmanager en Opdrachtgever

Contractmanager en Opdrachtgever

”Dit kader biedt praktische handvatten voor het vertalen van de duurzaamheids­doelstellingen van de gemeente naar inkooptrajecten.”

Dit handelingskader werkt nauw samen met het Programma Duurzame Organisatie die zich vooral richt op de opdrachtgevende kant van de organisatie.

Duurzaam inkopen voor Amsterdam

3

Doel handelingskader

<

Nazorg

Contractmanager en Opdrachtgever

1.3 Achtergrond

<

De gemeenteraad heeft de ambities voor Amsterdam scherp gesteld. Amsterdam streeft ernaar om de groene koploper van Nederland en Europa te worden. De gemeente wil de verduurzaming in de stad versnellen door een daadkrachtige samenwerking met Amster­ dammers, bedrijven, maatschappelijke partijen en kennisinstellingen te bewerkstelligen. Met een inkoopbudget van ruim €2,8 miljard per jaar moeten we het verschil maken. Het is daarom van belang dat we dit bedrag enerzijds gebruiken om onze eigen organisatie in brede zin te verduurzamen en anderzijds als hefboom te gebruiken richting de markt voor een duurzame economie. Het uitgangspunt, dat volgt uit het coalitieakkoord 2022 – 2026, is dan ook dat bij alle inkooptrajecten van de gemeente Amsterdam duurzaamheid wordt meegenomen. Dit handelingskader helpt bij het vormgeven van deze ambitie. 1.3.1 De impact van inkoop Alle uitstootbronnen van de gemeente hebben uiteindelijk te maken met inkoop. Uit een klimaatanalyse die is gedaan door de Green office blijkt dat 2/3e van de uitstoot van de gemeente is te herleiden naar de inkoop van materialen. Materialen behoeven namelijk doorgaans een intensief productieproces waarbij veel uitstoot vrijkomt. De rest van de uitstoot is te wijten aan het energieverbruik, vervoer en de afvalverwerking van de gemeente.

Klimaatvoetafdruk (Scope 1, 2 en 3) van de Gemeente Amsterdam in 2019 (Green Office, 2022)

1,1%

0,7%

2.216

1.415

Afvalverwerking

Vervoer

Energieverbruik

Keramiek/mineraal

54.049

27,3%

27,6%

53.538

Klimaatvoetafdruk

<

(ton CO2-eq) (Petro)chemisch

5,2%

10.213

19,3%

8,3% Metaal

10,4%

16.278 Composiet

20.370 Materiële uitgaven Non-materiële uitgaven

Duurzaam inkopen voor Amsterdam

4

Doel handelingskader

Kunststof

37.765

2 Duurzaam opdrachtgeverschap Grootschalige duurzame verandering ontstaat alleen bij een stevige ambitie vanuit de politieke leiding, met een goede uitwerking in het beleid, een heldere door­vertaling door opdrachtgevers en ten slotte een goede inkoop en uitvoering (inclusief contractmana­ ge­ment). De gehele organisatie moet dus betrokken worden om serieuze impact te kunnen realiseren. Opdrachtgevers hebben een belangrijke rol als het gaat om het realiseren van een duurzame inkoop.1

<

Geef als opdrachtgever in iedere relevante opdracht dus een duidelijke duurzame ambitie mee. Het is belangrijk dat bij de totstandkoming van de investeringsvoorstellen er al rekening is gehouden met deze duurzame ambitie. Paragraaf 4.2. kan je helpen bij het bepalen van de ambities. Ben je inkoper en heb je geen duidelijke duur­ zame ambitie meegekregen? Vraag dan aan de opdrachtgever aan de start van het project wat de duurzame ambitie is en hoe de duurzaam­ heidsdoelstellingen van de gemeente een plek moeten gaan krijgen binnen het inkooptraject.

1

2.1 Klimaatvoetdruk per Opdrachtgever directie De opdrachtgevende directies Grond en Ontwikkeling, Stadswerken en Facilitair bureau dragen samen voor 90% bij aan de klimaat­ voetafdruk van de gemeente. Het is voor deze directies dus extra belangrijk om duurzaam inkopen hoog op de agenda te zetten. Ter info; in dit onderzoek van de Green Office zijn tien emissiecategorieën in kaart zijn gebracht. Het is niet mogelijk gebleken om de emissies door weggelekte koelvloeistoffen, bouwafval en externe hosting in kaart te brengen omdat er onvoldoende data beschikbaar was. De focus van dit onderzoek ligt op de ingebedde emissies van materialen.

<

Sommige niet-materiële scope 3 emissies (zoals emissies tijdens bouwprocessen) of vervoers­ bewegingen van diensten zijn niet binnen de scope van dit onderzoek meegenomen.

”Geef als opdrachtgever in iedere relevante opdracht een duidelijke duurzame ambitie mee.”

Manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen – Rijksoverheid 2022

Duurzaam inkopen voor Amsterdam

5

Duurzaam opdrachtgeverschap

Klimaatvoetafdruk (Scope 1, 2 en 3) per Opdracht­gevende directie van de Gemeente Amsterdam in 2019 (Green Office, 2022) 70.000

67.898

65.000

65.472

60.000 55.000

Overige directies

Personeel en organisatie

Bestuurs- managementadvies

Stadsdeel West

Afval en grondstoffen

Stadsdeel Nieuw-West

Wonen

Stadsdeel Oost

Stadsdeel Zuidoost

6.758

5.000

Gemeentelijk vastgoed

10.000

ICT

15.000

Sport en Bos

20.000

Onderwijs, Jeugd en Zorg

<

Metro en Tram

25.000

Stadswerken

30.000

Facilitair bureau

35.000

Grond en Ontwikkeling

40.000

Verkeer en Openbare Ruimte

43.767

45.000

1.893

1.392

791

761

627

479

451

266

256

251

111

103

102

4.136

0 Eenheden: ton CO2

2.2 Advies Twijfel je nog over welke duurzaamheidskan­ sen jouw traject met zich mee brengt? Of hoe beleidskaders met betrekking tot duurzaam­ heid expliciet te maken zijn? Neem dan contact op met Team Duurzaam Opdrachtgeven en Inkopen (TDO):

Strategievorming Sourcing

   

Aanbesteden

Initiatie

Is de inkoop wel nodig? Waar zit de impact? Hoe ver is de markt? Wat is de ambitie?

Specificeren

  

Selecteren

Contractmanagement Contracteren

Wat eisen we? Wat wensen we? Welke partij scoort het beste? (selectie)

Duurzaam inkopen voor Amsterdam

6

Bestellen

  

Bewaken

Hoe monitoren we? Hoe goed doen we het? Moet er worden bijgestuurd?

Duurzaam opdrachtgeverschap

Nazorg

<

3 Beleidskaders 3.1 Inleiding Dit hoofdstuk geeft inzicht in de verschillende duurzaamheidsdoelstellingen van de gemeente Amsterdam en relevante aangenomen moties en besluiten. Het is van belang om deze goed te kennen zodat een juiste vertaling gemaakt kan worden naar de contractstukken.

1

Maximaal energiezuinig

2

Uitstootvrij

3

CO2-neutraal

4

Circulair

5

Klimaatadaptatie

3.2 Amsterdam stuurt op vijf duurzame inkoopdoelstellingen

<

Amsterdam heeft grote ambities als het gaat om duurzaamheid. Niet alleen voor de stad, maar ook voor de eigen organisatie. In 2030 wil Amsterdam een volledig duurzame gemeentelijke organisatie zijn.2 De vijf duur­ zame inkoopdoelstellingen van de gemeente Amsterdam zijn: Maximaal energiezuinig, Uitstootvrij, CO2-neutraal, Circulair en Klimaatadaptatie.3 Voor het scherp stellen van je doelen en het formuleren van minimumeisen, gunningscriteria en KPI’s is het belangrijk om inzicht te hebben in wanneer welke doelstelling relevant is.

2 3

<

Uitvoeringsagenda Duurzame Organisatie 2020 – 2030, vastgesteld 2020 Inkopen met Invloed

Duurzaam inkopen voor Amsterdam

7

Beleidskaders

3.3 Sturende aangenomen moties en initiatiefvoorstellen

3.4 Sturende ambtelijke besluiten 3.4.1 CO2-prestatieladder Sinds 1 januari 2022 is het uitvragen van de CO2-prestatieladder een leidend principe voor aanbestedingen in het fysieke domein. De CO2-prestatieladder wordt als standaard gunningscriterium gehanteerd voor:

3.3.1 Categorie overstijgend

1 2 <

Single use plastic

Right to repair

”TDO kan je helpen met het maken van de juiste vertaling van de duurzaamheids­doelstellingen naar de contractstukken.”

1. Werken bij • meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedures • nationale aanbestedingsprocedures • Europese aanbestedingsprocedures 2. Diensten en leveringen bij • Europese aanbestedingsprocedures

3.3.2 Categorie specifiek

1

Actieplan groene ICT

2

Duurzaam vervoer

Zie de intranetpagina van inkoop fysiek voor de verdere toelichting en de standaard teksten met betrekking tot de CO2-prestatieladder. Via deze link is (onder andere) ook de EMVI-gids terug te vinden als algemeen handvat voor het toepassen van gunningscriteria binnen inkoop fysiek.

Duurzaam inkopen voor Amsterdam

8

Beleidskaders

<

4 Instrumentarium Duurzaam inkopen Dit hoofdstuk gaat in op hoe je de duurzaam­ heids­doelstellingen kunt vertalen naar duur­ zame inkooptrajecten.

4.1 Instrumentarium bij de totstandkoming van categorieplannen en inkoopstrategieën

<

Als ambtelijk opdrachtgever c.q. budgetverant­ woorde­lijke is het van belang om je ambities en doelstellingen in kaart te brengen en de inkoopbehoefte te minimaliseren; niet inkopen is immers de meest concrete bijdrage aan een duurzame economie. Het bepalen van de ambities voor een project kan op basis van het maken van een analyse van kansrijkheid en impact van de verschillende duurzaamheidsdoelstellingen, zie hiervoor ook paragraaf 4.1.2 Door vooraf ambities te bepalen en een heldere prioritering van duurzame strategieën op te stellen geef je

4.1.1 Ambitieniveau bepalen We werken met de volgende ambitieniveaus:

richting aan een project. Zorg dat de ambitie wordt vastgehouden in het gehele inkoop­ traject door deze te vertalen naar doelstel­ lingen en resultaten (bijv. selectiecriteria, gunningscriteria en eisen); toets deze vervolgens (door middel van bijvoorbeeld een marktconsultatie) met marktpartijen.

1. Basis 2. Significant 3. Ambitieus

Relatie met een ambitiewebsessie In een ambitiewebsessie worden ook de ambities voor de andere beleidsthema’s (Gezond, Inclusie en Diversiteit, Innovatie, Regionaal en MKB en Sociaal) bepaald. In deze sessie wordt, naast een cijfer voor de andere beleids­thema’s, slechts één cijfer gegeven aan het thema duurzaam­heid in zijn geheel. In paragraaf 4.1.2 gaan we in op wat realistische ambities zijn per duurzaamheidsdoelstelling. Dit is dus een verdere concretisering van de output van je ambitiewebsessie binnen het thema duurzaamheid.

De ambitieniveaus kun je als ‘cumulatief’ zien. Kies je voor ambitieniveau 2 dan neem je ook de kaders van ambitieniveau 1 mee (voor zover deze niet met elkaar conflicteren). Hetzelfde geldt bij de keuze van niveau 3, in dat geval neem je de kaders van niveau 1 en 2 mee. Het uitgangspunt is dat er altijd minimaal ambitieniveau 1 wordt toegepast. Doe je dit niet? Dan dien je dit toe te lichten in de inkoopstrategie volgens het past toe of leg uit principe.

”Het bepalen van de ambities voor een project kan op basis van het maken van een analyse van kansrijkheid en impact van de verschillende duurzaamheidsdoelstellingen.”

Duurzaam inkopen voor Amsterdam

9

Instrumentarium Duurzaam inkopen

<

Toelichting verschillende ambitieniveaus

Ambitieniveau

Basis

<

1

Ambitieniveau

Significant

2

Ambitieniveau

Ambitieus

3

Context

Context

Context

Uitsluiten van niet-duurzame producten, diensten en werken. Minimale prestaties; inzicht in de effecten op het thema; minimumeisen uit de MVI- criteria tool.

Aanmoedigen van duurzame producten, diensten en werken om significante duurzaamheidswinst te maken; stellen van concrete verbeterdoelstellingen.

Type criteria

Type criteria

Meest haalbare bereiken volgens de state of the art op het thema om zo laag mogelijke negatieve belasting of zo hoog mogelijke positieve bijdrage te leveren en het stimule­ ren van nieuwe oplossingen en waar moge­ lijk innovaties.

• Minimumeisen • Geschiktheidseisen • Selectiecriteria • Contracteisen

• Aangescherpte (Basisniveau 1 + aanmoediging duurzame producten) minimumeisen • Aangescherpte geschiktheidseisen Basisniveau 1 + aanmoediging duurzame producten) • Aangescherpte selectiecriteria • Gunningscriteria • Aangescherpte contracteisen (Basisniveau 1 + aanmoediging duurzame producten) • Contractafspraken voor realiseren meer impact

Type criteria

Duurzaam inkopen voor Amsterdam

Instrumentarium Duurzaam inkopen

10

• Functioneel specificeren: Functionele en ambitieuze minimumeisen • Ambitieuze gunningscriteria + significante weging duurzaamheid • Ambitieuze contractbepalingen • Contractafspraken voor realiseren meer impact

<

4.1.2 Kansrijkheid duurzaamheid binnen productgroepen

externe toetsing. Dit schema is bedoeld om richting te geven in een traject (op welke doelstellingen moeten we ons focussen en hoe ambitieus moeten we hierop inzetten?) en kan opdrachtgevers helpen bij het bepalen van de ambities voor een project.

In onderstaand schema is voor een aantal product­groepen aangegeven wat realistische ambitieniveaus zijn, dit is bepaald door verschillende duurzaamheidsexperts binnen de gemeente en is geverifieerd middels een

Vind je het nog onduidelijk hoe je de tabel precies kunt inzetten? Neem dan contact op met TDO of de vakgroep fysiek. Uitwerking ambitieniveaus Vervoerstransportbewegingen - uitstootvrij.

Realistische ambitieniveaus per duurzaamheidsdoelstelling voor een aantal productgroepen Productgroep

<

Maximaal energiezuinig

Uitstootvrij

CO2-neutraal

Circulair

Klimaatadaptatie

Textiel Bedrijfskleding

1

2

3

3

n.v.t.

ICT Hardware

3

2

3

3

n.v.t.

ICT Software

3

1

3

1

n.v.t.

Kantoorinrichting Meubilair

1

2

3

3

n.v.t.

Schoonmaak

1

2

2

2

n.v.t.

Catering Food&drank automaten bedrijfsrestaurant

1

3

3

2

n.v.t.

Vaar/voertuigen Afvalwagens Electrotrucs Dienstauto’s Etc.

2

3

3

3

n.v.t.

Vervoers-/transportbewegingen Buitenlandse dienstreizen Goederenvervoer Contract en doelgroepenvervoer Transportdiensten (taxi en post)

2

3

3

3

n.v.t.

Duurzaam inkopen voor Amsterdam

11

Instrumentarium Duurzaam inkopen

<

Productgroep

<

Maximaal energiezuinig

Uitstootvrij

CO2-neutraal

Circulair Elektriciteit 1

Klimaatadaptatie

Energie Elektriciteit, gas, warmte Brandstof

3

3

3

Alternatieve energiebronnen zonnepanelen, windturbines, warmtenetten

3

3

3

3

Inhuur personeel Ingenieursdiensten Uitzendkrachten Etc.

n.v.t.

3

2 (organisatie-

n.v.t.

n.v.t.

Sociaal- maatschappelijke dienstverlening

1

3

2

1

n.v.t.

Aanschaf producten

1

2

3

3

n.v.t.

Groen

2

2

2

2

n.v.t.

Verhardingen

2

3

3

2

2

Straatmeubilair

2

1

2

2

n.v.t.

Verkeersregelinstallaties & verkeerinstallatiesystemen

2

1

2

3

n.v.t.

Openbare verlichting

2

1

2

3

n.v.t.

Civiele constructies

2

2

3

1

n.v.t.

Tunnels

2

3

2

1

n.v.t.

Utiliteitsbouw

2

2

3

3

2

Afval & grondstoffen Bedrijfsafval Stadsafval

2

2

3

3

n.v.t.

Duurzaam inkopen voor Amsterdam

Gas/fossiel 3

impact ON)

12

Instrumentarium Duurzaam inkopen

n.v.t.

2 (koppelpotentie groene daken)

<

4.2 Concretiseren van duurzaamheidsdoelstellingen in je project Nu je inzicht hebt in de verschillende ambitieniveaus en welk niveau passend is voor je project is het tijd om hieraan invulling te gaan geven. In deze paragraaf worden voorbeelden gegeven van indicatoren en criteria waaraan je kunt denken per niveau. 4.2.1 Ambitieniveau 1 Op het basisniveau wordt er in het project niveau 1 van de landelijke MVI-criteria (https:// www.mvicriteria.nl/nl) aangehouden of worden vergelijkbare criteria gesteld.

<

4.2.2 Ambitieniveau 2 Op ambitieniveau 2 moedigen we duurzame producten, diensten en werken aan om zo significante duurzaam­heidswinst te maken. Op dit niveau wordt er in het project in ieder geval niveau 1 en 2 van de landelijke MVI-criteria (https://www.mvicriteria.nl/nl) aangehouden of worden vergelijkbare criteria gesteld.

Voor zover het niet in de MVI-criteria tool aan bod komt kan op dit niveau ook gedacht worden aan de beprijzing van de negatieve effecten zoals het opnemen van een CO2-prijs, het koppelen van een prijs aan grondstoffen die wij als ‘gratis’ zijn gaan zien zoals water, maar ook het koppelen van baten aan positieve effecten zoals bijvoorbeeld op biodiversiteit. De schema’s op de volgende pagina’s geven een overzicht van mogelijke indicatoren en manieren om dit uit te vragen per duurzaamheidsdoelstelling. Voor verdere concretisering: neem contact op met duurzaaminkopen@amsterdam.nl of voor aanbestedingen van Lead Buyer Fysiek met duurzaaminkopenFysiek.Ib@amsterdam.nl.

<

”Zorg dat de ambitie wordt vastgehouden in het gehele inkooptraject.”

Duurzaam inkopen voor Amsterdam

13

Instrumentarium Duurzaam inkopen

Mogelijke indicatoren en criteria per duurzaamheidsdoelstelling Maximaal energiezuinig

<

CO2-neutraal

Uitstootvrij

Indicatoren

Indicatoren

Indicatoren

• Energieverbruik in kWh’s • Energieopwekking in kWh’s • Netto energieresultaat in kWh’s

• Fijnstofuitstoot (PM10 en PM2,5) • Stikstofdioxide uitstoot (NO2)

• Uitgestoten CO2-eq -> uitgesplitst over de verschillende scopes van het GHG-protocol • Gecompenseerde CO2-eq

Uitvragen

Uitvragen

Uitvragen

• Energieverbruik van de apparatuur van de geleverde dienst. • Energieopwek binnen de scope van de dienst • % energiebesparing per jaar ten opzichte van nulmeting

• % uitstootvrije voertuigen of (mobiele) werktuigen /(stationaire) machines t.b.v. de uitvoering van de opdracht • Het uitsluiten van fossiel aangedreven stationaire machines zoals aggregaten of lichtmasten

• CO2-emissies van de bedrijfsvoering van de inschrijver • CO2-emissies van de geleverde producten over de gehele productieketen (materiaal- en energiegebruik van gondstofwinning en productie) • CO2-emissies van het product tijdens de gebruiksfase (sturing op functionele eenheid -> bijv. een lamp kan meer energie verbruiken maar een groter oppervlakte verlichten. Het gaat dan om energie per licht in de ruimte)

Middel

Middel

Middel

• Software voor bijhouden energievraag en/of opwek • Vermogen geleverde producten (in bedrijf en standby) • Berekening Energieverbruik. • LCA-berekening (bijvoorbeeld MKIberekening)

• Eisen en gunningscriteria • Gunningsaspect “slim & schoon”: focus op minimaliseren van bouwverkeer in combinatie met zo schoon mogelijk bouwverkeer

• CO2-berekening op basis van de CO2emissiefactoren • Gunnen op basis van ambitieniveau CO2prestatieladder • CO2-beprijzing • LCA-berekening (bijvoorbeeld MKI-berekening) • Fysiek: gunningsaspect “slim & schoon”: focus op minimaliseren van bouwverkeer in combinatie met zo schoon mogelijk bouwverkeer

Duurzaam inkopen voor Amsterdam

14

Instrumentarium Duurzaam inkopen

<

Mogelijke indicatoren en criteria per duurzaamheidsdoelstelling 4.2.3 Ambitieniveau 3 Op ambitieniveau 3 dagen we, bovenop wat we uitvragen op niveau 2, de markt uit om maximale impact te maken of om tot vernieuwende oplossingen te komen. Het gaat dus om het uitvragen van de meest duurzame oplossingen (state of the art op het thema) maar ook, indien mogelijk, om het in staat stellen van de markt om met nieuwe oplossingen te komen, zoals bijvoorbeeld is gebeurd bij het Programma Bruggen en Kademuren.

Circulariteit Indicatoren • % primaire materialen (input in kg). • % secundaire of biobased gebruikte materialen (input in kg) • % vrijgekomen/sloop/afvalmaterialen zonder herbestemming (output in kg) • % materialen met bestemming hergebruik (output in kg) • Jaren levensduurverlenging van producten en/ of onderdelen

<

Uitvragen • Totaal gewicht geleverde materialen (aantallen) • Gewichten en compositie van producten (samen­stellingsetiket, grondstoffenpaspoort, etc.) • % hergebruikte producten/ onderdelen • % toegepast gerecycled materiaal • % toegepast biobased materiaal • Levensduur (monitoren in contractfase) • Afspraken over retourname producten/ materialen na einde levensduur • Losmaakbaarheid

Middel • Materialenpaspoort • Toepassen van materiaalstroomanalyse in contractfase • Afvalrekening • LCA-berekening (bijvoorbeeld MKIberekening)

”Om ervoor te zorgen dat er voor inschrijvers ruimte blijft om nieuwe oplossingen aan te dragen is het van belang om functioneel te specificeren.”

Duurzaam inkopen voor Amsterdam

15

Om ervoor te zorgen dat er voor inschrijvers ruimte blijft om nieuwe oplossingen aan te dragen is het van belang om functioneel te specificeren. Functioneel specificeren is een wijze van beschrijven waaraan een product, dienst of oplossing moet voldoen, zónder dat dit de vrijheid van leveranciers inperkt om met innovatieve ideeën te komen. Functioneel specificeren biedt zo de ruimte aan de markt voor innovatieve duurzame oplossingen. Functioneel specificeren is niet iets wat enkel bij ambitieniveau 3 dient te worden toegepast maar ook geschikt kan zijn bij niveau 2 om de meest duurzame oplossing te kunnen selecteren.

Instrumentarium Duurzaam inkopen

<

4.3 Contractafspraken Tips voor het contract: Het is belangrijk om goed na te denken over de duur van het contract. Hoe ambitieuzer je doelstellingen, hoe meer er van de markt gevraagd wordt en hoe meer ruimte er moet worden gegeven om gedane investeringen terug te kunnen verdienen. In een contract van twee of vier jaar is het bijvoorbeeld vaak niet mogelijk om investeringen terug te verdienen, denk bijvoorbeeld aan de aanschaf van emissieloos materieel. In een contract van acht tot tien jaar zijn de mogelijkheden hiervoor veel beter.

<

Daarnaast is het ook van belang dat een contract voldoende ruimte biedt voor innovatie. Het contract moet niet zo dichtgetimmerd zijn dat elke verandering meteen tot een wezenlijke wijziging leidt. Laat je hierin bij twijfel adviseren door de duurzaamheidsteams en een jurist.

• Zorg dat de gemaakte afspraken en ambities uit de offerte daadwerkelijk in het contract worden opgenomen. Borg de contractafspraken middels kritische prestatie indicatoren (KPI’s) • Neem een ontwikkeltraject op in het contract, zoals jaarlijks de KPI’s met de leverancier nalopen, de afspraak om tweejaarlijks nieuwe innovaties door te voeren of om nieuwe modules toe te voegen aan het contract • Bouw een langetermijncontract op in een basisduur en neem opties op tot verlenging. Benoem de intentie van het langetermijncontract en benoem de gronden waarop een contract niet verlengd of zelfs opengebroken zal worden. Een mooie grond om contracten wel of niet te verlengen is het presteren op vooraf samen vastgestelde duurzame KPI’s • Zorg dat het contract voldoende ruimte biedt voor duurzame innovaties

Duurzaam inkopen voor Amsterdam

16

4.3.1 Rapportages Om te kunnen monitoren hoe de opdrachtnemer het doet op het gebied van duurzaamheid is het van belang om bepaalde data op te vragen in een jaarlijkse rapportage. Samen met de KPI’s die in paragraaf 4.3.2 staan geeft dit inzicht in de klimaatbelasting van het contract en in hoeverre het contract op koers is om te voldoen aan de duurzaamheids­ doelstellingen. Op de volgende pagina zie je een overzicht van de verschillende rapportages die we per doelstelling uitvragen en artikelen die je hiervoor kunt opnemen in je contract. Het is goed om in een algemeen artikel toe te voegen dat de eerste rapportageplicht 12 maanden na aanvang van de Overeenkomst is.

”Zorg dat de gemaakte afspraken en ambities uit de offerte daadwerkelijk in het contract worden opgenomen. Borg de contractafspraken middels kritische prestatie indicatoren (KPI’s).”

Instrumentarium Duurzaam inkopen

<

Rapportageverplichtingen per duurzaamheidsdoelstelling

Maximaal energiezuinig

<

Uitstootvrij

Beschrijving

Beschrijving

Beschrijving

Energieverbruik van de geleverde dienst/werk/levering

Energieopwekking binnen de scope van de dienst/werk/levering

Uitstootvrij betekent zonder uitlaatemissie van broeikasgassen, verontreinigende gassen en deeltjes

Rapporteren

Rapporteren

Rapporteren

Rapporteren

Energieverbruik in kWh’s

Percentage duurzame energie

% Uitstootvrij vervoer

% Uitstootvrije (mobiele) werktui­ gen en (stationaire) machines

Artikel opnemen in contract

Artikel opnemen in contract

Artikel opnemen in contract

Opdrachtnemer rapporteert jaarlijks aan Opdrachtgever over het energieverbruik van de voorgaande 12 maanden in kWh’s van de uitvoering van de Overeenkomst

Opdrachtnemer rapporteert jaarlijks aan Opdrachtgever over het percen­ tage duurzame energie die is ingezet in de voorgaande 12 maanden in het kader van de Op­ dracht

Opdrachtnemer rapporteert jaarlijks aan Opdrachtgever over het percentage uitstootvrije vervoers- en transportbewegingen die gedaan zijn in de voorgaande 12 maanden ten behoeve van de uitvoering van de Overeenkomst. Uitstootvrij betekent zonder uitlaatemissie van broeikasgassen, verontreinigende gassen en deeltjes. Openbaar vervoer wordt ook gezien als Uitstootvrij

Duurzaam inkopen voor Amsterdam

17

Artikel opnemen in contract Opdrachtnemer rapporteert jaarlijks aan Opdrachtgever over het percentage uitstootvrije (mobiele) werktuigen en (stationaire) machines die in de voorgaande 12 maanden ingezet zijn ten behoeve van de uitvoering van de Overeenkomst. Uitstootvrij betekent zonder uitlaatemissie van broeikasgassen, verontreinigende gassen en deeltjes

Instrumentarium Duurzaam inkopen

<

Rapportageverplichtingen per duurzaamheidsdoelstelling

CO2-neutraal

<

Beschrijving

Beschrijving

Beschrijving

De som van de scope 1, 2 en 3 uitstoot van de dienst/werk/ levering conform de SKAO methode

De CO2 compensatie conform een Golden standard, Voluntary Carbon Standard, Stichting Nationale Koolstofmarkt of gelijkwaardig certificaat

CO2-uitstoot – CO2-compensaties

Rapporteren

Rapporteren

Rapporteren

CO2(eq.)-uitstoot in tonnen

CO2(eq.)-compensatie in tonnen

Netto CO2-resultaat in tonnen

Artikel opnemen in contract

Artikel opnemen in contract

Artikel opnemen in contract

Opdrachtnemer rapporteert jaarlijks aan Opdrachtgever over de CO2 (eq)-uitstoot van de voor­gaande 12 maanden, die het gevolg is van de uitvoering van de Overeenkomst, in tonnen. De te rapporteren CO2(eq)uitstoot is opgebouwd uit minimaal scope 1, 2 en indien mogelijk scope 3 conform het GHG-protocol

Opdrachtnemer rapporteert jaarlijks aan Opdrachtgever over de CO2 (eq)-compensatie van de voorgaande 12 maanden, die Opdrachtnemer heeft gerealiseerd in relatie tot de Overeenkomst, in tonnen

Opdrachtnemer rapporteert jaarlijks aan Opdrachtgever over het netto CO2-resultaat, van de voorgaande 12 maanden, van de Overeenkomst in tonnen

Duurzaam inkopen voor Amsterdam

18

Instrumentarium Duurzaam inkopen

<

Rapportageverplichtingen per duurzaamheidsdoelstelling

Circulariteit1 Beschrijving

 Impact

<

Narrow the loop:

Beschrijving

Beschrijving

Beschrijving



 Close the loop: Impact

Impact

Impact

Slow the loop:

 Substitutie

minder grondstoffen gebruiken door van producten af te zien (refuse), producten te delen (rethink) of ze efficiënter te fabriceren (reduce)

het langer en intensiever gebruiken van producten en onderdelen door hergebruik (reuse) en reparatie (repair en remanufacturing); dit vertraagt de vraag naar nieuwe grondstoffen. Daarnaast omvat dit ook levensduur verlengende maatregelen

het sluiten van de kringloop door recycling van materialen, zodat er minder afval wordt verbrand of gestort én minder nieuwe grondstoffen nodig zijn

van eindige grondstoffen door hernieuwbare grondstoffen (zoals biogrondstoffen) of alternatieve primaire grondstoffen met minder milieudruk

Rapporteren

Rapporteren

Rapporteren

Rapporteren

Absolute hoeveelheid ingekochte grondstof (input in tonnen)

Einde levensduur product

% massa hergebruikte grondstoffen na einde levensduur van product (excl. recover) ten opzichte van totale afvalstroom

% massa secundair of biobased grondstofgebruik ten opzichte van totale massa

Artikel opnemen in contract Artikel opnemen in contract Opdrachtnemer rapporteert jaarlijks aan Opdrachtgever over de, ten behoeve van de uitvoering van de Overeenkomst, ingekochte hoeveelheid grondstoffen in tonnen. Het gaat dan om de ingekochte grondstoffen van de voorgaande 12 maanden

Opdrachtnemer rapporteert jaarlijks aan Opdrachtgever over het percen­ tage gerealiseerde levens­duur ten opzichte van de verwachte levens­ duur van de producten, die ingezet zijn ten behoeve van de uitvoering van de Overeenkomst en die in de voorgaande 12 maanden zijn afgeschreven

Artikel opnemen in contract Artikel opnemen in contract Opdrachtnemer rapporteert jaarlijks aan Opdrachtgever over het per­cen­tage hergebruikte grondstoffen (exclusief recover) ten opzichte van de totale afvalstroom van de pro­ ducten, van producten die ingezet zijn ten behoeve van de uitvoering van de Overeenkomst en die in de voorgaan­ de 12 maanden zijn afgeschreven

Duurzaam inkopen voor Amsterdam

19

Opdrachtnemer rapporteert jaar­lijks aan Opdrachtgever over het percen­ tage secundair of biobased grond­ stofgebruik ten opzichte van de totale massa van de in de voorgaan­ de 12 maanden ingezette producten ten behoeve van deOvereenkomst

Instrumentarium Duurzaam inkopen

<

4.3.2 KPI’s per duurzaamheidsdoelstelling Binnen de gemeente willen we uniformiteit in de monitoring van de duurzaamheidsdoel­ stellingen. Hieronder zie je een overzicht met voorbeelden van de verschillende KPI’s die je per doelstelling kunt uitvragen. Neem dit waar relevant op in je contract en maak ze project specifiek waar nodig. De KPI’s hangen samen met de rapportageverplichtingen uit paragraaf 4.3.1, zorg er dus voor dat je per doelstelling zowel de rapportageverplichting als de KPI meeneemt in het contract.

<

Het is belangrijk om na een jaar looptijd van het contract een nulmeting uit te voeren zodat de KPI’s goed gemonitord kunnen worden.

KPI’s per duurzaamheidsdoelstelling

Maximaal energiezuinig Beschrijving

Beschrijving

Energieverbruik en opwek van de geleverde dienst/werk/levering

Duurzame energie

KPI(‘s)

KPI(‘s)

% verminderde energieverbruik ten opzichte van het voorafgaande jaar

% duurzame energieverbruik ten opzichte van het voorafgaande jaar

Jaarlijks is er een dalend percentage waar te nemen van minimaal x %

Jaarlijks is er een stijgend percentage waar te nemen van minimaal x %

Hoe toepassen?

Hoe toepassen?

Project specifiek maken

Project specifiek maken

Duurzaam inkopen voor Amsterdam

20

Instrumentarium Duurzaam inkopen

<

KPI’s per duurzaamheidsdoelstelling

Uitstootvrij Beschrijving Uitstootvrij betekent zonder uitlaatemissie van broeikasgassen, verontreinigende gassen en deeltjes

<

KPI(‘s)

KPI(‘s)

% uitstootvrij vervoer

Per 1 januari 2025 dienen alle vervoers- en transportbewegingen ten behoeve van de uitvoering van de Overeenkomst uitstootvrij te zijn. Uitstootvrij betekent zonder uitlaatemissie van broeikasgassen, verontreinigende gassen en deeltjes. Dit geldt voor de voertuigcategorieën M1, M2, M3, N1 en N2. Openbaar vervoer wordt ook gezien als Uitstootvrij. (a)

In de jaren leidend tot 2025 is er jaarlijks een stijgend percentage waar te nemen van minimaal x %

Indien (mobiele) werktuigen en/of stationaire machines worden ingezet Per 1 januari 2025 dienen (mobiele) werktuigen en (stationaire) machines die ten behoeve van de uitvoering van de Overeenkomst worden ingezet uitstootvrij te zijn. Uitstootvrij betekent zonder uitlaatemissie van broeikasgassen, verontrei­ nigende gassen en deeltjes Dit geldt voor de machinecategorieën Mini (<19kW) en Klein (19-56kW). Middel en Groot mits technisch en economisch mogelijk. (b)

Hoe toepassen?

Hoe toepassen?

Project specifiek maken

(a) Eis altijd opnemen, behalve indien er al een ambitieuzere KPI/ contractafspraak is

dienen ook Uitstootvrij te zijn,

(b) Opnemen indien (mobiele) werktuigen en/ of (stationaire) machines worden ingezet en dit mogelijk is in de markt (apparaten zijn beschikbaar)

Duurzaam inkopen voor Amsterdam

21

Instrumentarium Duurzaam inkopen

<

KPI’s per duurzaamheidsdoelstelling

CO2-neutraal

<

Circulariteit

Beschrijving

Beschrijving

Scope 1, 2 en 3 uitstoot van de dienst/werk/levering conform de SKAO methode

CO2-uitstoot – CO2compensatie

KPI(‘s)

KPI(‘s)

% vermeden en/of gecompenseerde CO2(eq.)-uitstoot ten opzichte van het voorafgaande jaar

In 2030 is het netto CO2resultaat 0. 100% van de CO2-uitstoot is dus verme­ den en/of gecompenseerd

Jaarlijks is er een stijgend percentage waar te nemen van minimaal x %

Hoe toepassen?

Hoe toepassen?

Project specifiek maken

Altijd opnemen, behalve indien er al een ambitieuzere KPI / contractafspraak is

Beschrijving



Narrow the loop: minder grondstoffen ge­bruiken door van produc­ten af te zien (refuse), pro­duc­ten te delen (rethink) of ze efficiënter te fabriceren (reduce) Impact

Beschrijving



Close the loop: Het sluiten van de kring­ loop door recycling van materialen, zodat er minder afval wordt verbrand of gestort én minder nieuwe grondstoffen nodig zijn Impact

Beschrijving

 Substitutie: Impact

Van eindige grondstoffen door hernieuwbare grondstoffen (zoals biogrondstoffen) of alternatieve primaire grondstoffen met minder milieudruk

KPI(‘s)

KPI(‘s)

KPI(‘s)

x % vermindering grondstoffengebruik ten opzichte van het voorafgaande jaar

Minimaal x % massa hergebruikte grondstoffen na einde levensduur van product (excl. recover) ten opzichte van totale afval­ stroom

Minimaal x % massa secundair of biobased grondstofgebruik ten opzichte van totale massa Doel: 100% in 2030

Doel: 100% in 2030

Hoe toepassen?

Hoe toepassen?

Hoe toepassen?

Project specifiek maken

Project specifiek maken

Project specifiek maken

Duurzaam inkopen voor Amsterdam

22

Instrumentarium Duurzaam inkopen

<

4.3.3 Monitoring Heb je een duurzame uitvraag gedaan en staan er duurzame KPI’s in het contract? Dan is het van belang om goed aan de slag te gaan met de monitoring van deze KPI’s. De contract­ manager neemt de monitoring van het contract op zich. Hoe specifieker de KPI’s hoe beter de contractmanager hierop kan sturen. Belangrijk is dat de lessen van het huidige contract geborgd worden en worden meegenomen naar het volgende contract.

<

Ben je contractmanager en heb je hulp nodig met de monitoring van duurzaamheid? Neem gerust contact op met TDO of de Vakgroep Duurzaamheid, Circulariteit & Schone Lucht.

<

Duurzaam inkopen voor Amsterdam

23

Instrumentarium Duurzaam inkopen

<

De 5 duurzame inkoopdoelstellingen van Amsterdam

Duurzaam inkopen voor Amsterdam

24

1

Maximaal energiezuinig

2

Uitstootvrij

3

CO2-neutraal

4

Circulair

5

Klimaatadaptie

Instrumentarium Duurzaam inkopen

<

Colofon Duurzaam inkopen voor Amsterdam Versie 01, september 2022 Gemeente Amsterdam | Concern Inkoop Amstel 1 | Postbus 202 1000AE Amsterdam @ duurzaaminkopen@amsterdam.nl T 14020 OBT138147

<

https://intranet.amsterdam.nl/kennis-beleid/bedrijfsvoering/inkoopinformatie/visie-beleid-proces/beleid/duurzaam-inkopen/