20220706 Raadsbrief evaluatie dynamisch inzamelen.pdf

Bezoekadres Amstel 1 1011 PN Amsterdam Postbus 202 1000 AE Amsterdam Telefoon 14 020 amsterdam.nl

Retouradres: Postbus 202, 1000 AE Amsterdam

Aan de leden van de gemeenteraad

Datum Behandeld door

juni 2022 Afval en Grondstoffen

Onderwerp

Evaluatie dynamisch inzamelen (voorheen routeoptimalisatie)

Geachte raadsleden, Via deze brief informeer ik u over de uitkomsten van de evaluatie die is uitgevoerd op de implementatie van een systeem, bestaande uit een mix van hardware en software oplossingen, voor het (dynamisch) kunnen optimaliseren van inzamelroutes van de afvalinzameling en het kunnen ondersteunen van een dynamische inzameling. De evaluatie gaat in het bijzonder in op het on hold zetten van het dynamisch inzamelen van restafval in drie stadsdelen (Zuidoost, Oost en Zuid) op basis van het ontwikkelde systeem, per 1 november 2021 en het on hold zetten van de verdere uitrol. De informatie over deze evaluatie is u toegezegd door mijn voorganger tijdens de commissie WB van 27 oktober 2021. Wat is dynamisch inzamelen van afval In Amsterdam staan meer dan 13.000 ondergrondse containers voor het inzamelen van afval en grondstoffen. Het is een logistieke operatie om deze dagelijks te legen en ervoor te zorgen dat containers niet vol zijn, we geen onnodige kilometers rijden en daarvoor routes continu te verbeteren. Om de chauffeurs, planners en andere betrokkenen goed te ondersteunen, het werkproces te digitaliseren én daarmee het resultaat te verbeteren is vanaf 2016 dit ambitieuze project gestart. Dynamisch inzamelen verandert onze manier van inzamelen.

In plaats van altijd op vaste dagen dezelfde containers te legen via dezelfde routes (statisch), worden containers opgehaald als ze (bijna) vol zijn. Het systeem rekent daarvoor de routes uit. Dat betekent dat we soms lege containers zullen laten staan, ook al rijden we er toevallig langs. Er wordt dus ingezameld op plekken op het moment dat het nodig is, wat betekent dat routes iedere dag kunnen veranderen.

Een routebeschrijving vindt u op www.amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam

Datum juni 2022 Pagina 2 van 5

Bestuurlijke achtergrond Met het door de gemeenteraad op 13 juli 2016 vastgestelde Uitvoeringsplan Afval werd de opdracht gegeven om de afvalinzameling te verbeteren en de logistiek efficiënter te maken, op basis van één informatiepositie. Er is onderzoek gedaan naar manieren om de inzamelroutes in Amsterdam slimmer te bepalen en er is een marktverkenning uitgevoerd. De marktverkenning wees uit dat in Europa nog geen systeem voorhanden was met het door Amsterdam gewenste prestatieniveau – daarom is ingezet op een aanbestedingsproces met innovatiepartnerschap om op basis van de bestaande systemen tot een nieuw systeem met het gewenste prestatieniveau te komen. De gemeenteraad heeft op 7 maart 2018 ingestemd met het verlenen van een krediet van € 2,95 miljoen voor de realisatie van het systeem. Het betrof de aanschaf van een mix van hardware oplossingen (vulgraadsensoren, voertuigtelematica) en software oplossingen (voorspellingsfunctionaliteiten, navigatiesystemen en personeel- en voertuigplanning). De inzet was enerzijds het primaire proces van de afvalinzameling en bijbehorende ondersteunende processen te digitaliseren en zo toe te werken naar een centrale informatievoorziening op basis waarvan routebeheer en routeplanning kunnen worden uitgevoerd, maar ook andere ontwikkelingen in de dienstverlening mogelijk worden.

Anderzijds was het doel om op basis van de het systeem dynamisch te gaan inzamelen waarmee:  Ten minste € 3 miljoen kostenefficiency per jaar in de logistieke kosten van de afvalinzameling wordt gerealiseerd;  Het aantal gereden kilometers per ingezamelde ton afval vermindert;  De chauffeur bij het uitvoeren van zijn of haar taak in de stad wordt ondersteund bij het veilig, energiezuinig en ergonomisch comfortabel rijden;  De combinatie van energiezuinigheid en minder verreden kilometers leidt tot een vermindering van de CO2- NOx- en PM10 uitstoot. Op basis van vragen van de gemeenteraad is per brief van 13 maart 2018 toegelicht op welke wijze (financiële) risico’s beheerst kunnen worden tijdens de verschillende fasen van het project, zoals duidelijke GO/NO GO momenten en jaarlijkse evaluaties en ingebouwde ‘stop knoppen’. Op 23 juni 2020 is de gemeenteraad per brief geïnformeerd over de voortgang van het project en het positieve collegebesluit op het continueren van de investeringen na afronding van de eerste ontwikkelfase. In januari 2020 was een Onderzoeks- en Ontwikkelopdracht (O&O-opdracht) verstrekt. Die opdracht (bestaande uit de ontwikkeling en demonstratie van een praktijktest) was in mei 2020 succesvol afgerond.

Ook is de gemeenteraad geïnformeerd over het gegeven dat de implementatie vanaf juli 2020 zal starten en de verwachting is dat na 18 maanden alle gestelde minimumeisen volledig geïmplementeerd zouden zijn en in de hele stad dynamisch kon worden ingezameld. Vanaf 1 juli 2020 is inderdaad gestart met de voorbereidingen van de invoering van het dynamisch inzamelen voor de ondergrondse containers met restafval. Er is op 5 oktober 2020 gestart met dynamisch inzamelen in stadsdeel Zuidoost, vervolgens is dit op 2 november 2020 ingevoerd in stadsdeel Oost en gefaseerd op 10 en 17 maart 2021 in stadsdeel Zuid. Het dynamisch inzamelen op basis van het systeem bleek te kampen met kinderziekten. Klachten en meldingen van

Gemeente Amsterdam

Datum juni 2022 Pagina 3 van 5

bewoners en ondernemers uit de drie stadsdelen namen behoorlijk toe en het resultaat op straat verslechterde enorm. Daarmee nam ook het draagvlak onder de medewerkers af. Na overleg met onder andere de betrokken stadsdeelbestuurders is besloten de implementatie van het dynamisch inzamelen voor restafval ondergronds in de stadsdelen Zuidoost, Oost en Zuid per 1 november 2021 on hold te zetten en ook de geplande invoering in Noord op 1 september 2021 uit te stellen. Hierover is de gemeenteraad per brief op 26 oktober 2021 geïnformeerd, waarin onder ander werd gesteld dat de beoogde efficiency nog onvoldoende werd gerealiseerd en dat de directie niet beschikte over voldoende historische data; met name weeggegevens, om te kunnen uitrollen. In deze brief is aangekondigd dat een tussenevaluatie uitgevoerd zou worden op basis waarvan bijgestuurd kon worden naar aanleiding van het uitstellen van de implementatie in stadsdeel Noord. De brief is besproken in de commissie WB op 27 oktober 2021, waarbij mijn voorganger u toezegde de uitkomsten van deze evaluatie met u te delen. In een laatste brief van 26 januari 2022 is de raad geïnformeerd over de start van een bredere projectevaluatie t.a.v. de totale on hold situatie en werd de verwachting uitgesproken in het tweede kwartaal van 2022 over het verdere vervolg te kunnen informeren.

Uitkomsten evaluatie De evaluatie (bijgevoegd bij deze brief) is uitgevoerd door een extern bureau in samenwerking met de gemeente en gaat in op het dynamisch inzamelen en het systeem wat daarvoor is gebruikt: bekeken is het projectverloop tot en met het besluit om dynamisch inzamelen voor restafval ondergronds in de stadsdelen Zuid, Oost en Zuidoost en tevens verdere uitrol on hold te zetten. Bij de evaluatie is zowel gekeken naar het systeem, als ook de wijze waarop door de organisatie invulling is gegeven aan de implementatie. De evaluatie geeft aan dat het project niet het gewenste verloop heeft gehad en dat doorgaan met het op deze wijze en onder deze condities binnen de organisatie uitrollen van het dynamisch inzamelen geen realistische richting was en is. Daarvoor was de impact op de dienstverlening aan de Amsterdammer en op het straatbeeld te groot. De onderbouwing voor deze conclusie wordt onder andere gevonden in de volgende aspecten:  de inschatting is dat op basis van de huidige situatie de efficiency winst niet behaald zou zijn, qua brandstof besparing is meer onderzoek nodig en er is onvoldoende gemonitord op de resultaten.

 er is te snel doorgeschakeld van een ‘living lab’ situatie (Zuidoost, grote betrokkenheid van de chauffeurs) naar een ‘start up’ (Oost, doorontwikkeling, al minder intensieve betrokkenheid chauffeurs) naar een reguliere uitrol van de applicatie en ondersteuning in het derde stadsdeel Zuid. Er is te weinig tijd genomen voor doorontwikkeling en daarmee waren de genoemde 18 maanden doorlooptijd richting .volledige implementatie niet reëel.  de te snelle uitrol met nog niet uitontwikkelde ondersteuning van de uitvoering leidde tot achterblijvende dienstverlening en problemen op straat, resulterend in een toenemend aantal meldingen. Dit laatste leidde tot grote ontevredenheid onder chauffeurs en wegvallen van draagvlak.

Gemeente Amsterdam







Datum juni 2022 Pagina 4 van 5

in de organisatie was te weinig aandacht voor de (veranderkundige) impact op de (net opgerichte) organisatie. De betrokkenheid van de chauffeur was groot in de beginfase, op de techniek, maar miste in de uitrolfase, in het dagelijkse werk en de wijze van organiseren. Er is te veel vanuit de techniek aangestuurd en te weinig vanuit mens en organisatie. de data vanuit het primaire proces van Afval en Grondstoffen was nog onvoldoende van kwaliteit en er was onvoldoende historie opgebouwd om de stap naar dynamisch inzamelen vanuit het systeem zo snel te kunnen maken. beheer en onderhoud van het systeem ontbrak in de uitvraag.

Opstellers van de evaluatie adviseren de gemeente om het programma niet te stoppen en de ‘onhold’ situatie van het dynamisch inzamelen in de stadsdelen met enkele maanden te verlengen. In deze periode zal de organisatie een uitwerking moeten maken van verschillende scenario’s en voor deze afzonderlijke scenario’s de voor- en nadelen en organisatorische- en technische haalbaarheid beoordelen. Onderdeel van deze uitwerking zou moeten zijn om naast de functie ‘dynamisch inzamelen’, ook de andere functies van het systeem te bekijken en individueel te onderzoeken welke onderdelen van de aangeschafte software gebruikt of doorontwikkeld kunnen worden en welke onderdelen niet in gebruik genomen worden ten behoeve van het datagestuurd werken en de centrale informatiepositie. De ‘on-hold’ situatie zal moeten worden opgevolgd door het gekozen scenario. Vervolg Na de on hold situatie is de gemeente overgegaan op het rijden met statische routes zoals gebruikelijk. Door de inspanningen van het personeel en het verbeteren van de statische routes is het beeld op straat weer verbeterd. Echter blijft de noodzaak om het primaire proces digitaal beter te ondersteunen. De afvalinzameling heeft de juiste software- en hardware ondersteuning nodig om informatiegestuurd én met gebruik van de (gebieds)kennis en inzet van chauffeurs efficiënt en effectief in te zamelen.

De directie zal eerst moeten werken aan het op orde krijgen van de randvoorwaarden voor het digitaliseren en datagestuurd werken van de organisatie en hiervoor de lessen uit de evaluatie ter harte nemen. Denk daarbij aan het op orde brengen van de datakwaliteit binnen de directie en samen met de medewerkers het juiste pad bepalen voor het digitaliseren van de werkprocessen. Ook staat de directie Afval en Grondstoffen onder verhoogd toezicht, waarbij de focus ligt op het op orde brengen van de inzameling, het tegengaan van schades, het verlagen van het arbeidsverzuim en het werken binnen het vastgestelde budget. Ik onderschrijf de aanbeveling van de evaluatie om de on hold situatie (daadwerkelijke implementatie op straat) te verlengen. De directie heeft een projectteam opgericht om nauwgezet, in samenwerking met de leverancier en de medewerkers uit de organisatie, te bekijken welke scenario’s voor de gehele digitalisering en het datagestuurd werken organisatorisch en technisch haalbaar zijn en welke onderdelen van het systeem doorontwikkeld worden en welke onderdelen niet bruikbaar blijken. Ook komt er een aanpak om de datakwaliteit op orde te brengen. Op een punt heeft de organisatie al een stap genomen; er wordt een planningspakket geïmplementeerd dat binnen de gemeente al in gebruik is ter ondersteuning.

Gemeente Amsterdam

Datum juni 2022 Pagina 5 van 5

Hiermee doen we recht aan de ontstane situatie en zetten wij de ontwikkeling en verbetering binnen de directie niet stil. Het is nu nog te vroeg om te zeggen wat dit betekent voor huidige contracten en afspraken. Wel zijn hierover, zoals eerder aan de gemeenteraad gemeld, qua evaluatiemomenten en ‘stop’ momenten met de leverancier in het contract goede beheersafspraken gemaakt. Bij de jaarrekening 2021 is een voorziening getroffen van € 2,3 miljoen vanwege het on hold zetten van het project dynamisch inzamelen in 2021. Dit voor het geval dat bepaalde delen van het aangekochte systeem niet gebruikt worden en afgeschreven dienen te worden. De geactiveerde kosten voor het project per 31 december 2021 zijn € 1,6 miljoen en de jaarlijkse licentiekosten bedragen circa € 0,35 miljoen. Ik streef er naar om u voor het einde van het jaar te informeren over het vervolg op deze evaluatie. Daarbij zal ik verschillende scenario’s schetsen hoe we verder willen, de afwegingen daartussen en inzicht geven in de vervolgstappen. Ik hoop u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben. Namens het college van burgemeester en wethouders van Amsterdam,

Zita Pels Wethouder Afval