20211005 Brief aan de raad inzake afdoening motie 711 van de leden Ernsting Roosma en de Heer inzake het Jaarverslag-2019 (003).pdf

Raadsinformatiebrief Afdoening motie

Aan: Datum Portefeuille(s) Portefeuillehouder(s): Behandeld door Onderwerp

De leden van de gemeenteraad van Amsterdam 5 oktober 2021 Personeel en Organisatie Touria Meliani Directie P&O (bestuurszaken.peno@amsterdam.nl) Afdoening motie 711.20 van de leden Ernsting, Roosman en De Heer inzake het jaarsverslag

Geachte leden van de gemeenteraad,

Het college waardeert de aandacht die de raad, en in het bijzonder de indieners van de motie, vraagt voor de arbeidstekorten in de gemeentelijke organisatie. Het college blijft zich continue inzetten op het toewerken naar een flexibele organisatie, waarbij we helder voor ogen hebben welke mensen we nodig hebben om de opgaven in de stad aan te kunnen met zowel onze eigen medewerkers als inzet van externen. Daarbij worden verschillende drempels m.b.t. systemen, procedures en regelgeving weggenomen, zodat de gemeente Amsterdam makkelijker de juiste medewerker op de juiste plek op het juiste moment kan inzetten, daar waar de stad dat het meest nodig heeft. Amsterdammers verwachten zowel offline als online goede dienstverlening en ondersteuning. Dit vraagt om een flexibele organisatie met werkwijzen die passen bij de opgave in de stad. Om dit goed te doen en om te kunnen werken aan een beter Amsterdam hebben we personeel nodig met het juiste profiel en competenties die passen bij een werkwijze die wij voorstaan. We zullen moeten investeren in de ontwikkeling van onze huidige medewerkers èn in nieuwe medewerkers. De arbeidsmarkt is de afgelopen jaren (zeker voor de corona crisis) gespannen geweest. De gemeente heeft dat ook gemerkt aan het aantal vacatures en de doorlooptijd van de invulling van vacatures.

In een aantal gevallen is het dan ook niet mogelijk gebleken om vacatures in te vullen vanwege schaarste op de arbeidsmarkt. In een aantal gevallen moest de organisatie noodgedwongen overgegaan is tot de inhuur van externen om de continuïteit van dienstverlening of projecten te waarborgen. Het effect daarvan is bijvoorbeeld zichtbaar in het digitale domein, maar ook in het sociaal domein en het fysieke domein. Het is in die zin dus geen keuze om de vacatures lang open te laten staan maar een consequentie van de huidige arbeidsmarkt. Eén van de opgaves van ons strategisch personeelsbeleid is het versterken van onze arbeidsmarktpositie en werkgeversimago. Het aantrekken van nieuw talent en het sneller invullen van moeilijk vervulbare vacatures zijn daar onderdeel van.

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 5 oktober 2021 Pagina 2 van 5

Hieronder vindt u per punt de bestuurlijke reactie op de motie. 1. Een analyse te geven van de onderbestedingen die te relateren zijn aan lagere personele lasten bij de verschillende programma’s als gevolg van personeelstekorten. De arbeidsmarkt verandert in snel tempo en is conjunctuur en arbeidsmarkt gevoelig. Vanaf 2016 heeft de aantrekkende economie ervoor gezorgd dat het steeds lastiger wordt om gekwalificeerde medewerkers vanuit bepaalde expertises aan te trekken en vast te houden. Te denken valt aan ICT-ers, financieel specialisten, planologen en stedenbouwkundigen. Niet alleen het aantrekken van gekwalificeerde medewerkers is uitdagend, ook het inhuren van externe medewerkers met de juiste kwalificaties wordt bij economische voorspoed moeilijker. Dit bleek onder andere uit het jaarverslag 2019. De salarisbegroting 2019 van de gemeente Amsterdam bedroeg € 1.155 miljoen. De uiteindelijke realisatie is € 1.128 miljoen. Dit betekent een gesaldeerd resultaat van € 27 miljoen. Dit gesaldeerde resultaat komt voornamelijk voort uit het niet kunnen vervullen van moeilijk vervulbare vacatures en het reserveren van vacatureruimte die bedoeld is voor piek- en dal-momenten die niet opgevangen kunnen worden door structurele inzet van vaste medewerkers.

Lagere personeelslasten zijn tot stand gekomen door het niet invullen van vacatures als gevolg van verloop van personeel en/of krapte op de arbeidsmarkt bij de volgende programma’s: Programma Veiligheid  Lagere personeelslasten bij crisis- en incidentbeheersing door het niet invullen van vacatures als gevolg van het verloop van personeel en moeilijk invulbare functies.  Lagere personeelslasten bij THOR, mede door het niet invullen van vacatures. Hiermee wordt voorgesorteerd op de krimp van de afdeling in de toekomst omdat er geen taken meer uitgevoerd gaan worden voor de Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland. De inkomsten dalen overeenkomstig. Tegenover deze lagere lasten staan ook € 0,3 miljoen lagere baten.  Lagere lasten doordat de geplande conferentie radicalisering naar 2020 is verplaatst. Programma Werk, Participatie en Inkomen  Lagere lasten voor de uitvoeringskosten voor het verstrekken en beheren van uitkeringen en de handhaving hierop. Dit komt vooral door schaarste op de arbeidsmarkt en vacatureruimte die niet is ingevuld in afwachting van de inrichting van een nieuwe scanstraat die het werk van medewerkers gaat vervangen.  Lagere personeelslasten voor het begeleiden van uitkeringsgerechtigden naar werk. Dit was voornamelijk het gevolg van het niet in kunnen vullen van alle vacatures door krapte op de arbeidsmarkt.

 Lagere personeelslasten voor activering van uitkeringsgerechtigden. Enerzijds doordat het niet mogelijk was alle vacatures in te vullen door krapte op de arbeidsmarkt. Anderzijds doordat medewerkers van Activering ingezet zijn op Meer Kans op Werk.

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 5 oktober 2021 Pagina 3 van 5

Programma Volksgezondheid, Jeugd en Zorg  Lagere lasten op personele kosten in verband met vacatureruimte. Door de krappe arbeidsmarkt en uitstroom van jonge medewerkers zijn vacatures moeilijk te vervullen. Dit leidt tevens tot lagere baten in dit programma.  Lagere personele lasten door de krappe arbeidsmarkt zijn vacatures voor Geïntegreerde Voorzieningen en Veilig Thuis minder snel ingevuld dan verwacht. Programma Bestuur en Organisatie  De personeelslasten voor bestuursondersteuning en beleidsadvisering van het college en de bestuurscommissies zijn lager dan begroot. Dit komt vanwege een krappe arbeidsmarkt. Vacatures zijn moeilijk in te vullen met vaste formatie of door externe inhuur.  Lagere personeelslasten bij juridische afdelingen binnen de gemeente door krapte op de arbeidsmarkt. Daardoor zijn bepaalde juridische vacatures, bijvoorbeeld wetgevingsjuristen, lastig in te vullen.  Lagere personeelslasten door niet ingevulde vacatureruimtes bij Stadsdelen en door onderbesteding van het budget voor gebiedsgerichte organisatieontwikkeling. In het jaar 2020 is het binnen het ruimtelijke domein gelukt om bij een aantal organisatieonderdelen de vacatureruimte structureel in te vullen. Voor moeilijk in te vullen cruciale vacatures maakten we tijdelijk gebruik van externe inzet.

Verder bleken vacatures binnen onder andere het financiële en IT-domein moeilijk of niet in te vullen. 2. Aan te geven welke van deze personeelstekorten naar verwachting structureler van aard zijn. Door de continue ontwikkelingen van de arbeidsmarkt, de veranderopgave van de gemeente Amsterdam en de veranderende situaties in de stad kan er niet vastgesteld worden welke personeelstekorten structureler van aard zijn. Daarnaast doet de gemeentelijke organisatie op dit moment geen regulier onderzoek naar structurele personeelstekorten. Vanaf september 2020 wordt er een ander systeem gebruikt voor de werving en selectie waar de vervulling van vacatures beter kan worden bijgehouden en de ontwikkeling van personeelstekorten beter kunnen worden gemonitord en geanalyseerd. 3. Daarin uit te splitsen zaken als; tekorten binnen en buiten de organisatie en verschillen in tekorten naar functie-eisen (zoals opleidingsniveau, vaardigheden, e.d.) De afgelopen jaren zijn de personeelstekorten in snel tempo toegenomen. De krapte op de arbeidsmarkt leek in 2019 ook nog niet af te nemen. Dit beeld was duidelijk te terug te zien bij de vacaturevervulling van de gemeente Amsterdam. Er was algemeen sprake van een personeelstekort in het land in de domeinen ICT, Data / Digitalisering, Financiën / Business Control, Financiën, Civiele Techniek, Bouw en Handhaving.

Om personeelstekorten in deze domeinen te verminderen wordt (jong) talent aangetrokken. Om dit talent ook te behouden organiseert de gemeente leerinterventies om deze meer richting bovengenoemde domeinen te ontwikkelen. Zo wordt geprobeerd om jong talent binnen te halen met de meest recente kennis op de moeilijk te vervullen

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 5 oktober 2021 Pagina 4 van 5

vacatures in deze domeinen. Ook wordt ingezet op het bieden van perspectief aan jonge talentvolle medewerkers na een traineeship of startersfunctie, zodat zij niet na een paar jaar vertrekken naar een andere organisatie. Daarnaast is er een traineeship opgezet voor MBO’ers. Binnenhalen en behoud van jong talen is ook een onderdeel van de Bestuursopdracht Inclusie. Het tekort aan personeel binnen de genoemde werkvelden doet zich, zeker bij hoogconjunctuur, niet alleen bij de gemeente Amsterdam voor. Hiernaast kent de gemeente een aantal unieke werkvelden waarvoor de benodigde kennis en ervaring niet of slechts beperkt in de arbeidsmarkt kan worden opgedaan. Het vinden en aantrekken van deze gekwalificeerde medewerkers voor een vast dienstverband is uitdagend, maar ook het inhuren van externe medewerkers met de juiste kwalificaties wordt, als het weer beter gaat met de economie, lastiger. Welk effect de corona crisis zal hebben op de arbeidsmarkt en de personeelstekorten (op de middellange en lange termijn) is nog niet duidelijk. 4. Te onderzoeken hoe de dienst Werk en Inkomen en/ of het nieuw op te richten Regionaal Werkcentrum, op basis van deze informatie een rol kan spelen in bemiddeling naar vacatures bij de gemeente. In de Personeelsregelingen Gemeente Amsterdam (PGA) is de voorrangsvolgorde van vacaturevervulling vastgelegd.

Voor het vervullen van vacatures geldt de volgende voorrangsvolgorde: 1. boventallige mobiliteitskandidaten en arbeidsongeschikte werknemers voor wie de vacature passend werk is; 2. overige werknemers, uitzendkrachten die langer dan 6 maanden aaneengesloten werken bij de gemeente Amsterdam en trainees van de Metropoolregio Amsterdam; 3. ex-werknemers van de gemeente Amsterdam die direct na hun arbeidsovereenkomst een werkloosheidsuitkering of een bovenwettelijke uitkering ontvangen vanwege de beëindiging van de arbeidsovereenkomst; Bij gebrek aan een geschikte kandidaat binnen de bovengenoemde categorieën, wordt de vacature extern gepubliceerd. Wat sollicitatievolgorde betreft, beschouwt de PGA de WPI-klanten als externe kandidaten. Dit houdt in dat de WPI-klanten op de gemeentelijke vacatures kunnen reageren zodra die extern gepubliceerd worden. Tijdens publicatie van vacatures wordt vooraf het cliëntenbestand van het WPI/Werkcentrum gematcht op de vacature. Geschikte WPI-klanten worden dan direct voorgesteld bij vacaturehouder wanneer de vacature extern wordt gepubliceerd. Alle extern gepubliceerde vacatures van de gemeente Amsterdam staan op de vacaturesite “Werken bij Amsterdam” en zijn daarmee openbaar zichtbaar. Vanuit P&O is gestart met het proactief informeren van de JobHunter en klantmanagers als een vacature extern is gepubliceerd.

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 5 oktober 2021 Pagina 5 van 5

Het college streeft naar een organisatie waarin talent wordt erkend en gestimuleerd. Door barrières weg te nemen, zoals het beperken van doorlooptijden van vacatures, en te investeren op de plekken waar het nodig is, zoals in de ontwikkeling van onze medewerkers en het verbeteren van ons werkgeversimago, kunnen we personeel aantrekken en behouden waarmee de juiste dienstverlening kunnen leveren. Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd en beschouwen de motie 711.20 als afgedaan.

Met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeester en wethouders van Amsterdam,

Touria Meliani Wethouder Personeel & Organisatie