2. Verdeling voorziene kostenoverschrijding S&C.pdf

Verdeling voorziene kostenoverschrijding S&C Inleiding De programmadirectie S&C bespreekt de voortgang in de uitvoering van het programma, eventuele issues en te treffen maatregelen periodiek in het Directeurenoverleg S&C (DO). en het Bestuurlijk Team Metro. In beide teams participeren VRA, het GVB en de gemeente Amsterdam. Via kwartaalrapportages verantwoordt het programma zich aan dit DO en het BT, bestaande o.a. uit de verantwoordelijk wethouder van de gemeente en de verantwoordelijk portefeuillehouder van de VRA. Sinds het tweede kwartaal van 2020 meldt de programmaorganisatie in haar Q-rapportages een prognose eindwaarde van het programma S&C die het verstrekte budget met afgerond € 8 miljoen zal overschrijden. Deze Q-rapportages zijn behandeld in het DO en het BT van S&C. Bij de rapportage over Q2 2020 is er gezien de vigerende onzekerheden voor gekozen nog geen aanvullend budget aan te vragen maar te streven naar het zoveel mogelijk beperken van de budgetoverschrijding. Hiervoor zagen we op dat moment 2 mogelijkheden: Het beperken van de uitloop op de planning voor livegang CBTC Het doorbelasten van een groter deel van de kosten naar externe projecten. Tegenvallers bij het beproeven en inbedrijfsstellen van S&C en de vertraging opgelopen door de aanhoudende Covid-pandemie maken dat het niet meer mogelijk is om dit tekort nog in te lopen.

In het vertrouwelijke supplement bij de Q4-rapportage 2020 meldt het programma dan ook: “Het Programmateam acht het echter niet meer haalbaar om het Programma volledig binnen het huidige budget af te ronden. Het Programma S&C zal daarom met de VRA in gesprek gaan over de mogelijkheden om de aanvullende kosten te dekken”. Inmiddels is overigens duidelijk geworden dat de problematiek aan de kostenkant meevalt doordat de GVB S&C programmakosten Q3 en Q4 2021 en een deel van 2022 die niet zullen worden doorbelast. Het S&C team schat dat daardoor de prognose ca. € 2 miljoen meevalt, zodat in het onderstaande advies wordt ingegaan op een oplossing voor de restant problematiek van ca. 6 miljoen. Analyse van de oorzaken van de geprognosticeerde overschrijding: Uit de analyse van het geprognotiseerde tekort blijkt dat dit tekort bestaat uit de volgende onderdelen: Project SCMA SCMA

Nr. 1a-1 1a-2

Omschrijving Kosten a.g.v. Covid-19 Grotere tegenvallers softwareontwikkeling Alstom dan voorzien Subtotaal SCMA

Aanvullend te dekken € 0,4 € 1,5 € 1,9

WVS WVS

1b-1 1b-2

Langere doorlooptijd Gefaseerde Ingebruikname Langere instandhouding ZUB/VLSM Subtotaal WVS

€ 1,0 € 0,4 € 1,4

Mutaties Mutaties

3a 3b

Kosten Shared Service Center Trappen/bordessen (infrawijziging t.b.v. CBTC) Subtotaal Mutaties

€ 1,5 € 1,2 € 2,7

Totaal Programma S&C

€ 6,0

Daarbij zijn de eerste 4 onderdelen (1a-1 t/m 1b-2) allemaal aan het DO S&C ter besluitvorming voorgelegd en daarna bestuurlijk bekrachtigd. Over de dekking van van de financiële consequenties van deze besluiten is echter niet tegelijkertijd besloten. . Dekking van het tekort door de betrokken partijen Er zijn op twee verschillende manieren gekeken naar de verdeling van het tekort over de partijen: 1. Variant 1: Aansluiting zoeken bij de gemaakte afspraken tijdens de eerdere deal over de S&C kosten begeleid door dhr. P. Peters. Destijds is afgesproken dat de Gemeente Amsterdam de aanvullende kosten voor de SCMA-scope draagt en dat indienststellingskosten worden gedekt door de VRA. De kosten voor mutaties worden doorbelast aan de veroorzakende projecten, waarbij VRA een belangrijke rol speelt in de bekostiging. 2. Variant 2: zoeken van inhoudelijke onderbouwing bij de nieuwe kostenoverschrijdingen en op basis daarvan een kostenverdeling tussen de gemeente Amsterdam en VRA maken. Beide varianten leiden tot een nagenoeg fifty-fifty verdeling van het tekort tussen met name de VRA en de gemeente. Voor de uiteindelijke verdeling is variant 2 als uitgangspunt gekozen. Daarbij zijn de kosten als verdeeld zoals in onderstaande tabel: Aanvullend te dekken

Project

Nr.

Omschrijving

SCMA

1a-1

Kosten a.g.v. Covid-19

SCMA

1a-2

WVS

1b-1

WVS

1b-2

Mutaties 3a

Mutaties 3b

Grotere tegenvallers softwareontwikkeling Alstom dan voorzien Subtotaal SCMA

A'dam

€ 0,40

€ 0,20

€ 1,50

€ 1,50

€ 1,90

€ 1,70

Langere doorlooptijd Gefaseerde Ingebruikname Langere instandhouding ZUB/VLSM Subtotaal WVS

€ 0,40 € 1,40

€ 0,00

Kosten Shared Service Center

€ 1,50

€ 0,70

€ 1,00

VRA IA

VRA BORI/MVP

€ 0,20

€ 0,20

€ 0,00

€ 1,00

€ 1,00

€ 0,40 € 0,40

€ 0,80

Trappen/bordessen (infrawijziging t.b.v. CBTC) Subtotaal Mutaties

€ 1,20

€ 0,60

€ 0,60

€ 2,70

€ 1,30

€ 0,60

€ 0,80

Totaal Programma S&C

€ 6,00

€ 3,00

€ 1,80

€ 1,20

Schematisch overzicht van het advies van het CFO-overleg

Specifieke aandacht is besteed aan mutatie 3b: aanpassing trappen en bordessen: Deze betreffen aanpassingen als gevolg van het feit dat de stopposities op de opstelsporen onder CBTC anders zijn dan onder ZUB, daardoor moeten de trappen en bordessen worden aangepast. Dit zijn werkzaamheden die als dat destijds inbeeld was geweest tot de scope van OMA (aanpassen Opstelterreinen Metro Amsterdam) hadden kunnen worden gerekend. Strikt genomen behoort dit niet tot de programmascope van S&C. Het OMA project (onderdeel AMSYS) is echter al afgesloten. In het directeurenoverleg is ook onderkend, dat dit niet per definitie bij S&C scope thuishoort, zoals blijkt uit het voorstel voor het DO S&C van 14 mei 2020 waar de volgende passage staat opgenomen: “Dekkingsvoorstel kosten aanpassen bordessen, trappen opstelterreinen i.v.m. CBTC De voorliggende kosten voor aanpassing van de bordessen maakten geen deel uit van de programmaraming van het S&C programma die als basis is gehanteerd voor de ‘Pedro Peters deal’ van december 2019. Ook E&B heeft aangegeven hiermee geen rekening te hebben gehouden in het opstellen van hun begrotingen. Als de kosten in 2019 al voorzien waren geweest was het ongetwijfeld opgenomen in de deal over de financiën van S&C.

Aangezien het Programma S&C, zowel binnen de scope van project SCMA als voor de WVS activiteiten nog een significante omzet te gaan heeft stellen we voor de aanpassing van bordessen, trappen toe te voegen aan de scope van het Programma S&C, en vooralsnog 50-50 te financieren uit project SCMA en het budget voor WVS / Indienststelling S&C. Mocht t.z.t. blijken dat er een tekort ontstaat zullen de CFO’s hierover in overleg treden. Het S&C programma zal hierover blijven rapporteren in de kwartaalrapportages.” Besloten is om de kosten van deze aanpassing 50/50% te delen tussen Gemeente Amsterdam en VRA, en de het aandeel dekking vanuit de VRA via een aparte subsidieaanvraag van de gemeente aan de VRA te financieren.