2. Leidraad Sociaal opdrachtgeverschap BSR

Bureau Social Return www.amsterdam.nl/socialreturn

Leidraad

Sociaal opdrachtgeverschap

College van burgemeester en wethouders

5% sociale winst Minimaal 5% sociale winst bij aanbestedingen. Dat is de ambitie van de gemeente Amsterdam. Slim uitvragen is daarbij het motto. Dat betekent dat de gemeente al in de voorbereidingsfase bedenkt welke vorm van sociale impact past bij een aanbesteding. Doorgaans wordt 5% toegepast, tenzij er goede redenen zijn om hiervan af te wijken. Daarbij geldt het principe van comply or explain: pas het toe of leg het uit. Als er meer mogelijk is, dan wordt het hoger. Zo hoopt de gemeente sociale impact te realiseren voor Amsterdam en voor Amsterdammers.

Leeswijzer De Leidraad Sociaal Opdrachtgeverschap bestaat uit vier hoofdonderdelen die door middel van het stedelijk proces Social Return aan elkaar verbonden zijn. In het eerste deel van de handreiking wordt beschreven wat met sociaal opdrachtgeverschap wordt bedoeld, het tweede deel bevat de bekende fasen uit de oude Leidraad Social Return, waarbij aan Voorbereiding, Specificeren, Selecteren, Contracteren, Uitvoering en Evaluatie een nieuwe stap is toegevoegd, namelijk: Handhaving. Het derde deel behelst de verschillende rollen van het stedelijk Bureau Social Return. Het laatste en vierde deel bevat een stappenplan voor ondernemers die in Amsterdam invulling gaan geven aan social return.

Voorwoord Amsterdam is een sociale stad. De afgelopen jaren heeft de gemeente Amsterdam daarom geïnvesteerd in social return. Bij grote aanbestedingen die Amsterdam in de markt zet vragen we onze opdrachtnemers een bijdrage te leveren aan de sociale doelstellingen die we als stad nastreven, bijvoorbeeld voor kwetsbare Amsterdammers die maatschappelijk een steuntje in de rug kunnen gebruiken. Werkgelegenheid, werktoeleiding, stages en opleidingen staan daarbij voorop. Maar ook ander vormen van sociale impact op het gebied van werk, inkomen, armoedebestrijding, zorg en gezondheid zijn mogelijk. Door social return tot een belangrijk onder­deel van het inkoopproces te maken verbinden wij onze economische activiteit in de stad aan sociale doel­ stellingen. Investeringen die de gemeente doet – bijvoorbeeld in het kader van de energie­­transitie of het programma Bruggen en Kademuren dienen óók sociaal te renderen. Dit is een belangrijk signaal: als Amsterdam doen we het liefst zaken met onder­­nemers met een sociaal hart.

creativiteit, vaktechnische kennis, organi­ satorisch vermogen en soms ook fouten durven maken. Deze leidraad en het hierin beschreven stedelijk proces social return helpen daarbij.

"Amsterdam doet het liefst zaken met ondernemers met een sociaal hart"

Veel creativiteit toegewenst.

Zie de nieuwe leidraad Sociaal Opdracht­ geverschap vooral ook als inspiratiebron en hulpmiddel voor hetgeen wij als stad in de kern willen zijn: sociaal, soms dwars, maar altijd democratisch en met oog voor iedereen.

Rutger Groot Wassink Wethouder Sociale Zaken, Diversiteit en Democratisering

Dit college formuleert een harde doel­ stelling: 5 procent sociaal rendement op elke aanbesteding. Bij elk project wordt van tevoren goed nagedacht over de vraag; wat voor sociale impact het beste bij het project past. Dit betekent dat opdrachtgevers permanent moeten nadenken over hoe hun investeringen óók sociaal zullen renderen: sociaal opdracht­geverschap. Dit vraagt om Sociaal opdrachtgeverschap   3

Leidraad Sociaal Opdrachtgeverschap Sociaal opdrachtgeverschap

Partnerschap en samenwerking Samenwerking door inclusief werkgeverschap

Sociaal aanbesteden en inkopen

1 Voorbereiden 2 Specificeren

3 Selecteren

4 Contracteren

5 Uitvoeren

6 Evalueren

Bureau Social Return

7 Handhaven 5

Expert op het gebied van sociale impact Wij kennen de sociale kaart van Amsterdam De sociale makelaar

Sociaal inkopen

UITVOERINGSFASE

Diverse marktpartijen

CONTRACTMANAGEMENTFASE

ONTWIKKELFASE

1

2

3

4

5

Opdrachtnemer/ lead buyer BIJSTUREN

6

INVULLING SOCIAL RETURN

Comply or Explain Opdrachtgever

BSR DENKT MEE MET OPDRACHTGEVER

Nadenken over sociale impact

BSR LEVERT CONCREET ADVIES

BSR HELPT SLIM AANBESTEDEN

BSR VOERT BSR MAAKT GESPREKKEN AFSPRAKEN Wat gaan we doen?

Kiezen voor de markt op gaan of niet

Afspraken uitvoeren

7

BSR EVALUEERT MET OPDRACHTGEVER

BSR BSR MONITORT NAMENS OPDRACHTGEVER/ CONTRACTMANAGER

WEL DE MARKT OP NIET DE MARKT OP

RAPPORTEREN

Marktverkenning

Pantar BSR NEEMT RESULTATEN MEE NAAR VOLGEND PROJECT

Sociaal opdrachtnemerschap

Opdrachtnemers gemeente Amsterdam

4  Leidraad

SOCIALE IMPACT

COALITIEAKKOORD

INKOOP/ADVIESFASE

www.amsterdam.nl/socialreturn

Opdrachtnemers gemeente Amsterdam

Bureau Social Return

Sociaal opdrachtnemerschap

SOCIAL RETURN INVULLEN (PROJECT)

3 PUBLIEKE PARTNERS ONDERNEMERS INTERMEDIAIRS

AANBESTEDING

OPDRACHT GEGUND GEKREGEN

AANMELDEN

STARTGESPREK

1

2

BINNEN 7 DAGEN MELDEN BIJ BSR

PRESTATIE AFSPRAKEN

EINDE OPDRACHT OF NIEUWE OPDRACHT

KWARTAALRAPPORTAGES

EVALUEREN

4

5

RAPPORTEREN BIJSTUREN VERBINDEN HANDHAVING

AFRONDEN EN AFREKENEN

www.amsterdam.nl/socialreturn

Sociaal opdrachtgeverschap   5

Bureau Social Return www.amsterdam.nl/socialreturn

Colofon Copyright © 2021 Niets uit deze uitgave mag worden verveel­voudigd en/of openbaar worden gemaakt door middel van druk, foto­ kopie, geluidsband, elektronisch of op welke wijze dan ook, zonder schriftelijke toestemming van de uitgever. Inhoudelijke bijdrage: stichting De Omslag, Code Sociale Ondernemingen Met speciale dank aan: PIANOo, VNG en het Centre for Public Procurement Universiteit Utrecht

Tekst: Luisterrijk & Tekstburo Gort Fotografie: M. Brasz, Allart Blaauboer Fotografie, Fotobank gemeente Amsterdam Vormgeving en layout: DropOuts Amsterdam Illustraties: Storyshapers, DSGM.FRM Eindredactie: Bureau Social Return gemeente Amsterdam Ad astra per aspera ©

Leidraad

Sociaal opdrachtgeverschap Deze leidraad is voor inkopers en ondernemers: hoe gaat de gemeente Amsterdam om met social return? En hoe kun je daar zelf aan bijdragen? Er is meer mogelijk dan je denkt. ‘Ik help opdrachtnemers van de gemeente bij het realiseren van sociale impact in de stad. De gemeentelijke organisatie bestaat uit vijf clusters, een bestuurs- en concern­staf en zeven stadsdelen. Elk cluster heeft expertise op een specifiek thema en een afgebakend doel, bijvoorbeeld parkeren, jeugdzorg of veiligheid. Het is nog niet vanzelfsprekend dat gemeentelijke afdelingen ook kunnen zorgen voor sociale impact buiten deze scope. Toch is er veel mogelijk via inkoop, als werkgever of via het netwerk dat zij hebben in de stad. Bureau Social Return helpt daarbij.’ Sacha de Jong is adviseur social return bij de gemeente Amsterdam

Sociaal opdrachtgeverschap   7

Inhoudsopgave 1. Wat wil de gemeente Amsterdam?

11 12 14 16

De gemeente wil partnerschap en samenwerking De gemeente wil een inclusieve werkgever zijn De gemeente wil sociaal inkopen

2. Sociaal aanbesteden en inkopen: 7-fasenplan voor inkopers 19 van de gemeente Fase 1 Voorbereiden Fase 2 Specificeren Fase 3 Selecteren Fase 4 Contracteren Fase 5 Uitvoeren Fase 6 Evalueren Fase 7 Handhaven

20 25 27 28 30 30 31

3. Wat biedt Bureau Social Return?

33 33 33 33 34

Expertise Adviezen Kennis van Amsterdam Sociale makelaar

4. Sociaal opdrachtnemerschap: 5-stappenplan voor opdrachtnemers

37 37 37 38 39 39 39 42 43 43

Stappenplan Sociale impact maken via social return Wat doet de gemeente zelf? Stappenplan sociaal ondernemerschap Stap 1: Aanmelden Stap 2: Startgesprek Stap 3: Starten Stap 4: Kwartaalrapportage Stap 5: Afsluitend gesprek

5. Sociale impact: wat zijn de mogelijkheden in Amsterdam?

47 47 47 47 47 48 48 49 49

Begrippenlijst

51

Pantar Werkgevers Servicepunt Groot-Amsterdam Amsterdamse sociale firma`s Amsterdam Powercertificaat Sociale ondernemingen MAEX Amsterdam Sociaal Werkkoepel Vrijwilligers Centrale Amsterdam

Sociaal opdrachtgeverschap   9

1. Wat wil de gemeente Amsterdam? In Amsterdam willen we dat iedereen mee kan doen en een plek heeft in de stad. Dat doen we als gemeente samen met anderen: bewoners, ondernemers, multinationals en tal van andere samenwerkingspartners. Sociale impact wil zeggen: het toevoegen van sociale waarde voor Amsterdammers in een kwetsbare situatie. Dat kan gaan over werk, sociale cohesie, armoede, gezond­heid, eenzaamheid en onderwijs of een andere sociale opgave in de stad. Het gaat om een duurzame en positieve verandering ten behoeve van maat­ schappelijke uitdagingen. Doen Elk onderdeel van de gemeente kan hier­aan bijdragen. Niet alleen door producten en diensten te leveren aan inwoners en bedrijven, maar ook door anderen te stimuleren iets terug te doen voor kwets­­bare Amsterdammers. Daarbij kijken we verder dan het standaard taken­ pakket van een afdeling. Extra Sociaal opdrachtgeverschap bestaat uit meer dan re-integratietrajecten, opvang of zorg die we als gemeente vanuit onze wettelijke taak al bieden. Het gaat ook om slim gebruik maken van het eigen

netwerk en de bedrijfsvoering voor het creëren van sociale impact. Anders gezegd: het is iets extra’s. Voorbeeld Zo vragen we de hotelsector meer mensen aan te nemen met een afstand tot de arbeids­markt. Bedrijven die zich vestigen, stimuleren we om vrijwilligers­ projecten te starten in de buurt. En zo heeft elke gemeentelijke afdeling een netwerk dat een eigen unieke bijdrage kan leveren aan sociaal opdrachtgeverschap. Gemeente Het gaat om het creëren van sociale impact rond economische activiteit en het op weg helpen van partners om dit in de praktijk te brengen. De gemeente Amsterdam geeft zelf het goede voor­ beeld. De gemeente voert een sociaal personeelsbeleid, koopt sociaal in en richt de bedrijfsvoering zo in dat deze sociale impact oplevert voor de stad.

We kijken bij elk contract wat mogelijk is. ‘Als facilitair bureau dragen we bij aan de ambities voor de stad Amsterdam. Dat betekent dat we in de contracten die we met leveranciers afsluiten, elke keer kijken hoe we het sociaal opdracht­geverschap invullen. Zo is onlangs onze nieuwe cateraar gestart, waarbij we fors hebben ingezet op sociaal rendement.‘ Mariëtte Dol, directeur Facilitair Bureau gemeente Amsterdam Sociaal opdrachtgeverschap   11

Dit vraagt iets van directies. ‘Bij alle investeringen die we als gemeente doen, zullen we het opdrachtgeverschap slim moeten invullen. Slim wil zeggen dat we de mogelijkheden van sociale impact optimaal benutten. Ik denk allereerst aan banen, leerwerktrajecten en stages voor zij-instromers. Ook met partners die investeren in infrastructuur, duurzame bronnen, isolatie en andere verduurzamingsmaatregelen kunnen we een actief sociaal opdrachtgeverschap afspreken. Dit vraagt om commitment van opdrachtgevende directies van de gemeente Amsterdam die het netwerk onderhouden met grotere bedrijven in de stad.’ Jort van Aken, adviseur Circulaire Economie & Energietransitie, gemeente Amsterdam

De gemeente wil partnerschap en samenwerking De gemeente Amsterdam heeft relaties met allerlei partijen in en buiten de stad. Door partijen slim met elkaar te verbinden, ontstaat een hoger sociaal rendement voor de stad. Bedrijven Amsterdam is een aantrekkelijke vesti­ gings­­plek voor bedrijven. De gemeente stimuleert deze bedrijven om iets terug te doen voor de stad. Hier­voor zijn meer­ dere instrumenten. Het meest bekende instrument is social return als het gaat om

12  Leidraad

gemeentelijke inkoop. Maar ook los van de inkoop willen bedrijven een steentje bijdragen. Relaties Niet alleen in de inkooprelatie zit een weder­kerig element. Ook andere relaties van de gemeente lenen zich voor sociaal opdracht­geverschap en het creëren van sociale impact. Denk aan relaties die de gemeente heeft via bijvoorbeeld subsidies, gronduitgifte en gebieds­ transformatie, via evenementen en hotels. Gezamenlijk hebben deze relaties een enorm potentieel om sociale impact te realiseren.

Evenementen Bureau Social Return helpt de gemeente om verbindingen te leggen in dit netwerk van meer dan honderden organisaties. Voor­beeld: met het evenementenfonds steunt de gemeente evenementen zoals de Uitmarkt, Pride Amsterdam en het Kwaku Summer Festival. Organisaties die gebruik willen maken van het evenementen­f­onds kunnen extra punten scoren bij hun aanvraag als zij een sociaal profiel hebben en bijvoorbeeld de sociale cohesie in de buurt verbeteren. Ook telt mee in de score: samenwerking met het werkleer­bedrijf Pantar en met de Amsterdamse sociale firma’s. Internationaal Een ander voorbeeld: de internationale bedrijven die zich vestigen in de regio Amsterdam en hierbij hulp krijgen van Amsterdam InBusiness. Op basis van hun intrinsieke motivatie worden ze gevraagd iets terug te doen voor de stad. We noemen dit corporate social responsibility ofwel maatschappelijk verantwoord onder­nemen.

Nog meer En er gebeurt meer. Verschillende bedrijven geven hun werknemers jaarlijks de mogelijkheid om zich tijdens werktijd in te zetten als vrijwilliger voor een lokaal project. Ook denkt de gemeente mee over verduurzaming van kantoorpanden en samenwerking met lokale en sociale toeleveranciers. En bij het transformeren van stedelijk gebied zijn ontwikkelaars en investeerders maatschappelijk betrokken in hun plannen en uitvoering. Zo bieden ze ook kansen voor kwetsbare Amsterdammers. Afwegingen Bij sociaal opdrachtgeverschap leent elke relatie zich voor het maken van afspraken over sociale impact. Afhankelijk van de aard van de relatie kunnen harde, formele afspraken worden gemaakt of juist zachte, informele afspraken. Hierbij kijkt de gemeente wat een organisatie of samenwerkingspartner kan betekenen voor de stad en hoe het netwerk van een organisatie eruitziet. En natuurlijk ook: wat is het voordeel voor de organisatie zelf? Sociaal opdrachtgeverschap   13

Let op De gemeente kijkt ook welke invloed het vragen van een sociale bijdrage kan hebben op de relatie met de gemeente. Zo is het kansrijker een grote projectontwikkelaar te vragen iets terug doen voor de buurt dan sociale voorwaarden te stellen bij een parkeervergunning. In dit laatste geval is een sociale tegenprestatie buiten proportie.

De gemeente wil een inclusieve werkgever zijn De gemeente Amsterdam wil als hoofdstad het goede voorbeeld geven. We willen een inclusieve en sociale werk­gever zijn die toegankelijk is en een gezonde leefstijl stimuleert. Gelijke kansen Voor de gemeente Amsterdam staan gelijkwaardigheid en diversiteit voorop. De gemeente biedt gelijke kansen,

14  Leidraad

ongeacht sekse, etniciteit, afkomst, geaardheid en of een lichamelijke of verstandelijke beperking. We willen daarbij een afspiegeling zijn van de stad. Werkplekken Elke afdeling van de gemeente kan werkplekken, traineeplaatsen of stage­­plekken bieden aan Amsterdammers met een afstand tot de arbeidsmarkt. Dit kan via het advies­team Banenafspraak (programma Sterk in Werk), het stage­ bureau of het Young Professionals Programma voor Statushouders. Adviesteam Banenafspraak In 2019 realiseerde de gemeente Amsterdam 445 banen voor collega’s met een arbeidsbeperking. Met dank aan het adviesteam Banenafspraak dat er speciaal is voor matching van deze mensen. Het adviesteam helpt daarnaast gemeentelijke afdelingen met aanpassingen op de werkvloer en met begeleiding van mensen. Daarnaast stimuleert de Sociaal Werkkoepel

van de gemeente bedrijven om ook werkplekken te bieden aan mensen met een arbeidsbeperking.

de gemeente. Elke afdeling kan een opdracht of plek bieden aan een trainee.

Stagebureau Voor de bemiddeling van stagiairs heeft de gemeente een stagebureau. Voor mbo-1 en mbo-2 studenten kost het soms meer moeite om een stageplek vinden in de stad. De gemeente heeft daarom extra aandacht voor deze groep binnen de eigen organisatie.

In eigen beheer Steeds vaker kiest een lokale overheid soms ook voor eigen beheer. Dat wil zeggen dat een opdracht niet in de markt wordt gezet, maar in eigen beheer wordt uitgevoerd. Denk aan schoon­­maak, catering, conciërgetaken, onderhoud of receptie­werk­zaamheden. De mede­ werkers – vaak mensen met een kwets­ bare positie op de arbeidsmarkt – komen dan in vaste dienst.

Statushouders als trainee Ook heeft de gemeente Amsterdam een talentenprogramma voor status­ houders: Young Professionals Programma voor Statushouders. De eerste negen maanden bestaat uit een schakel­programma waarin de deelnemers de Nederlandse taal verbeteren en stage lopen. Bij goed functioneren starten zij met een tweejarig traineeship. Vanaf dat moment komen deelnemers als trainee in dienst bij

Voorbeeld: schoonmaak De gemeente Amsterdam heeft sinds april 2018 weer een eigen schoon­ maakafdeling. Die afdeling zorgt voor de schoonmaak van gemeentelijke panden. Belangrijkste redenen: grotere betrokkenheid, meer waardering voor schoonmakers en betere arbeids­ voorwaarden qua contract, werkdruk en geld.

Sociaal opdrachtgeverschap   15

Werkbrigade De Werkbrigade is een aparte voor­ ziening van de gemeente Amsterdam op grond van de Participatiewet. Binnen de Werkbrigade hebben werkzoekende Amsterdammers twee jaar lang een betaalde baan in onderhoudsprojecten. Hiermee verbeteren ze hun werknemers­ vaar­dig­heden en krijgen ze een betere positie op de arbeidsmarkt. Gemeentelijke afdelingen kunnen de Werkbrigade inzetten op boventallige klussen. Ook bedrijven kunnen klussen uitbesteden aan de Werkbrigade. Cijfers In totaal hebben 681 mensen in 2019 deelgenomen aan de Werkbrigade. Uit een meting blijkt dat deelname aan de Werkbrigade zorgt voor betere kansen op de arbeidsmarkt. Maar liefst 47%

stroomt door naar regulier betaald werk. Ter vergelijking: voor werkzoekenden met een vergelijk­baar profiel in de bijstand geldt dit voor 21%.

De gemeente wil sociaal inkopen De gemeente geeft jaarlijks ruim €2 miljard uit aan inkoop. Hiermee kan de gemeente zelf het verschil maken voor veel kwetsbare Amsterdammers. Allereerst door iets extra’s te vragen van opdrachtnemers, maar ook door zelf in te kopen bij sociale organisaties. Er zijn veel goede voorbeelden. Zo biedt de leverancier van warme dranken van de gemeente ontwikkelkansen aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt werkzaam bij werkleerbedrijf Pantar.

Relatiegeschenken koop je bij een sociale firma. ‘Koop relatie- of kerst­geschenkjes in bij een Amsterdamse sociale firma. En vergeet vooral je samenwerkingspartners niet te vragen hetzelfde te doen!’ Y. Haselaar - senior adviseur social return

Een financieel adviesbureau helpt een erkende Amsterdamse sociale firma bij het op orde krijgen van de financiële administratie. Een detacheringsbureau zet professionals in voor maatschappe­ lijke initiatieven. En een zorg­organisatie biedt opgeknapte laptops aan kinderen in armoede. Alle beetjes helpen Elk bedrijf, elke afdeling en elk individu kan sociale impact maken. Dat kan ook met kleine uitgaven. Alle beetjes helpen. Het is eenvoudig een etentje met het team te organiseren bij een restaurant waar mensen met een arbeidsbeperking werken.

Of wat te denken van het huren van externe vergaderruimte bij een maatschappelijke organisatie? Wie een relatiegeschenk nodig heeft, kan bij Pantar en Amsterdamse sociale firma’s terecht. Kijk verder op www.pantar.nl en www.socialezaken.info/nl/gemeente. Kernwaarden bij inkoop Amsterdam wil sociale en maatschap­ pelijke verantwoorde keuzes maken binnen de inkoopketen. Daarbij werken we vanuit drie kernwaarden: gelijkheid, verbondenheid en rechtvaardigheid. Deze waarden staan ook centraal in het coalitieakkoord. De gemeente wil een betrouw­bare partner zijn voor opdrachtnemers. Hierbij streven we duurzaam en rechtvaardig gedrag na van onze eigen organisatie, van onze opdracht­nemers en keten­partners. We dragen niet alleen een verant­ woordelijk­heid voor de Amsterdammer als eind­­gebruiker van ingekochte diensten en producten, maar indirect ook voor de werknemers van onze leveranciers en hun onderaannemers.

Handig voor afdelingen: de sociale impact-scan Bureau Social Return biedt afdelingen van de gemeente een sociale impact-scan. Daarbij wordt een scan gemaakt van de mogelijkheden voor sociale impact in de stad via partnerschappen, werkgeverschap en sociaal inkopen. Bureau Social Return beidt ook ondersteuning bij het vertalen van de uitkomsten naar concrete acties. Meer weten? Stuur een mail naar social.return@amsterdam.nl.

Sociaal opdrachtgeverschap   17

2. Sociaal aanbesteden en inkopen: 7-fasenplan voor inkopers van de gemeente Hoe kunnen gemeentelijke afdelingen en inkopers sociale impact meenemen in een inkooptraject? Dit 7-fasenplan helpt om bewust te kiezen voor sociale impact. Wees creatief en heb lef! Sociaal aanbesteden per fase van het inkooptraject: Bureau Social Return Bureau Social Return kan in elke fase de opdrachtgever en inkoper faciliteren. Tip: neem al in een vroeg stadium contact op om de mogelijkheden voor sociale impact in kaart te brengen.

FASE 1 Voorbereiden FASE 2 Specificeren FASE 3 Selecteren FASE 4 Contracteren FASE 5 Uitvoeren FASE 6 Evalueren FASE 7 Handhaven

Leidraad Sociaal Opdrachtgeverschap Sociaal opdrachtgeverschap

Partnerschap en samenwerking Samenwerking door inclusief werkgeverschap

Sociaal aanbesteden en inkopen

1 Voorbereiden 2 Specificeren

3 Selecteren

4 Contracteren

5 Uitvoeren

6 Evalueren

Bureau Social Return

7 Handhaven 5

Expert op het gebied van sociale impact Wij kennen de sociale kaart van Amsterdam De sociale makelaar

Sociaal inkopen

UITVOERINGSFASE

Diverse marktpartijen

CONTRACTMANAGEMENTFASE

ONTWIKKELFASE

1

2

3

4

5

Opdrachtnemer/ lead buyer BIJSTUREN

6

INVULLING SOCIAL RETURN

Comply or Explain Opdrachtgever

BSR DENKT MEE MET OPDRACHTGEVER

Nadenken over sociale impact

BSR LEVERT CONCREET ADVIES

BSR HELPT SLIM AANBESTEDEN

BSR VOERT BSR MAAKT GESPREKKEN AFSPRAKEN Wat gaan we doen?

Kiezen voor de markt op gaan of niet

Afspraken uitvoeren

7

BSR EVALUEERT MET OPDRACHTGEVER

BSR BSR MONITORT NAMENS OPDRACHTGEVER/ CONTRACTMANAGER

WEL DE MARKT OP NIET DE MARKT OP

RAPPORTEREN

SOCIALE IMPACT

COALITIEAKKOORD

INKOOP/ADVIESFASE

www.amsterdam.nl/socialreturn

Marktverkenning

Pantar BSR NEEMT RESULTATEN MEE NAAR VOLGEND PROJECT

Sociaal opdrachtnemerschap

Opdrachtnemers gemeente Amsterdam

Sociaal opdrachtgeverschap   19

“Bij alle investeringen die we als gemeente doen, zullen we het opdrachtgeverschap zo moeten invullen dat we de mogelijkheden voor banen, leer-werktrajecten en stages voor zij -instromers en andere vormen van sociale impact optimaal benutten. Ook met partners die investeren in infrastructuur, duurzame bronnen, isolatie en andere verduurzamingsmaatregelen zullen we een actief sociaal opdrachtgeverschap moeten afspreken. Dit vergt allereerst een expliciet commitment van opdrachtgevende directies van de gemeente Amsterdam die het netwerk onderhouden met grotere bedrijven in de stad.” Jort van Aken, Adviseur Circulaire Economie & Energietransitie, gemeente Amsterdam

FASE 1

elke kansen zijn er voor Voorbereiden | Wsociale impact? In deze fase onderzoekt de gemeente de scope van de opdracht en de mogelijk­ heden voor sociale impact, passend bij de aanbesteding. Dit geeft ook een beeld bij de gekozen inkooptechniek. Idealiter is er al vroegtijdig een gesprek met opdrachtgevers over sociaal opdrachtgeverschap.

Vijf varianten van sociaal aanbesteden Variant 1: Sociale voorwaarden vragen bij de aanbesteding Als de gemeente een aanbesteding in de markt zet waarbij iets extra’s wordt gevraagd van opdrachtnemers, dan loont een goede marktverkenning en consultatie. Dit levert informatie op over hoe ontwikkeld een marktsegment is en wat de kansen zijn voor sociale impact. Dit is een essentieel onderdeel, 20  Leidraad

aan­gezien het bepaalt in hoeverre de opdracht door sociale partijen kan worden uitgevoerd. Wat zijn de mogelijkheden? Social return als bijzondere voorwaarde De meest bekende vorm van het creëren van sociale impact is: social return opnemen in de aanbesteding als bijzondere uitvoeringsvoorwaarde. Bij social return wordt de opdrachtnemer verplicht tot een sociale tegenprestatie. Dit komt na de gunning als eis in het contract. Voor welke aanbestedingen geldt dit? Uitgangspunt in Amsterdam is dat social return wordt toegepast bij alle aan­bestedingen boven de Europese aanbestedingsdrempel voor diensten, ongeacht of het een dienst, levering of werk is. Deze grens heeft de gemeente zelf aangebracht in het kader van pro­

por­tionaliteit. De gemeente vindt het redelijk om bij opdrachten van deze omvang iets extra’s terug te vragen van opdrachtnemers op sociaal vlak. Andere gemeenten hanteren hogere of lagere drempelbedragen voor social return. Om hoeveel gaat het? De gevraagde inzet van een opdracht­ nemer drukken we uit in een percentage van de totale opdrachtwaarde. De sociale inzet van de opdrachtnemer dient ten minste deze waarde te vertegen­ woordigen. Het percentage social return is doorgaans ten minste 5%, maar kan variëren tussen de 1 en 25%, afhanke­ lijk van de kansen die er zijn in de betreffende markt. Zijn er veel kansen, dan geldt een hoog percentage. Zijn er weinig kansen, dan is het percentage laag. In uitzonderlijke gevallen kan er ook worden afgezien van het toepassen van social return. Social return als gunningscriteria Social return of sociale impact kan bij een aan­besteding ook als wens opgenomen worden in de vorm van

een gunnings­criterium. In dat geval kan een inschrijvende partij punten scoren door bij de inschrijving te laten weten welke sociale impact hij wil realiseren. Gunnings­criteria kunnen worden toegepast in combinatie met een contract­eis of los daarvan. Dit is vooral bruikbaar als het marktsegment zich hiervoor leent en er veel potentieel is voor sociale impact. De kans op onrealistische sociale ambities is groter als een markt relatief onbekend is met social return of met het sociaal domein. Voorbeeld Een voorbeeld van een gunningscriterium is het percentage social return dat een inschrijver toezegt te realiseren. Hoe hoger het percentage, hoe meer punten er gescoord kunnen worden. Een ander voorbeeld is het indienen van een concreet plan. In de aan­bestedings­ leidraad staat hoe de inschrijver op sociale aspecten kan scoren. Dit kan per aanbesteding verschillen.

Sociaal opdrachtgeverschap   21

Social return als inspannings­ verplichting Social return wordt soms ook als inspannings­­verplichting opgenomen. Dit gebeurt vooral bij opdrachten waarvan het verwachte sociale rende­ ment beperkt is. Bijvoorbeeld als er praktisch geen concurrerende markt is. Of bij specifieke opdrachten waarbij de inschrijvers zelf al een maatschappelijke taak uitvoeren. Bijvoor­beeld organisaties waar vooral vrijwilligers actief zijn. Het extra sociaal rendement kan dan lastig concreet gemaakt worden. Wel kan het opnemen van een inspannings­

verplichting leiden tot het juiste gesprek over wat een opdrachtnemer nog meer zou kunnen doen voor de stad, naast de opdracht zelf.

Sociaal inkopen via Pantar Pantar is het sociale werkleerbedrijf voor Amsterdam en Diemen. Hier werken ruim 3.000 medewerkers in verschillende functies. De medewerkers hebben een afstand tot de arbeidsmarkt door een lichamelijke, verstandelijke of psychische beperking. Pantar biedt een scala aan diensten, zoals onderhoud

en schoonmaak, digitalisering, post­ bezorging, verpakken van spullen, interieur­beplanting, transport en logistiek, verkeersregelaars, groen­ onderhoud, reiniging van de openbare ruimte en parkeerbeheer. Het direct afnemen van diensten en producten is een vorm van sociaal inkopen. Kijk verder op www.pantar.nl.

Voorbeelden Een voorbeeld is een welzijnsstichting die haar vrijwilligers die behoren tot de doelgroep social return extra begeleiding en vakgerichte scholing biedt. Een ander voorbeeld is een zorginstelling die twee keer per jaar een buurtfeest organiseert waar cliënten, buren en vrijwilligers elkaar ontmoeten.

Let op Bij een inspanningsverplichting kan er onduidelijk­heid ontstaan tussen opdracht­gever en opdrachtnemer over wat nu precies gevraagd wordt. Is de inspanning die wordt geleverd voldoende? En hoe vrijblijvend gaat de gemeente ermee om als een opdracht­ nemer de inspanning niet nakomt? Variant 2: Alleenrecht Pantar De gemeente Amsterdam heeft alleen­ recht verleend aan stichting Pantar Amsterdam. Dit houdt in dat Pantar een uitsluitend recht heeft om voor de gemeente bepaalde opdrachten uit te voeren. Wat is een sociale firma? De gemeente Amsterdam spreekt van sociale firma’s als bedrijven zich richten op zowel bedrijfseconomische continuïteit en winstgevendheid als op het creëren van werkplekken en arbeids­ matige dagbesteding voor mensen met een afstand tot de arbeids­markt. Daarbij genereren zij ten minste 50% van de totale inkomsten uit de verkoop van producten en diensten (niet uit dagbestedingsactiviteiten). Ook bestaat ten minste 30% van hun personeels­ bestand uit mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Bij het toekennen van de status Amsterdamse sociale firma wordt ook beoordeeld door de gemeente of de sociale impact van het bedrijf in Amsterdam gemaakt wordt. Op dit moment zijn er circa 50 bedrijven in Amsterdam die door de gemeente zijn aangemerkt als sociale firma. Het aantal sociale firma’s in de stad groeit nog steeds.

Voorbeelden van diensten die sociale firma’s leveren zijn: schoonmaak, catering, design, repro, schoonmaak, reclame­werk, fiscale diensten, communicatie en vervoer­ diensten. Kijk voor meer informatie op www.socialezaken.info/nl/gemeente.

Alleenrecht: wat is mogelijk? Er zijn twee mogelijkheden bij alleenrecht: I. De organisatie met het alleen­recht voert bepaalde werkzaam­heden uit. Deze werk­zaam­heden kunnen uit de opdracht worden gehaald en direct worden gegund aan de organisatie waar­aan het alleenrecht ver­leend is. In dat geval wordt dit deel van de opdracht niet apart aanbesteed. II. De organisatie met het alleen­ recht kan in de aanbesteding als verplichte onderaannemer een deel van de opdracht uit­ voeren. De potentiële opdracht­ nemer wordt dus verplicht met bijvoorbeeld Pantar samen te werken. Dit geldt ook voor opdrachten met een waarde boven de Europese aanbestedings­drempel. Amsterdamse sociale firma`s Sociale firma’s zijn een bijzondere groep sociale ondernemers, erkend door de gemeente Amsterdam. Eén op de tien Amsterdammers die onder de Participatiewet aan het werk is (doelgroep Banenafspraak), is in dienst bij een sociale firma. Voor mensen met een aanzienlijke begeleidingsbehoefte en veelal een lage productiviteit (doelgroep Beschut werk) geldt dat zelfs 42% bij een sociale firma werkt.

Sociaal opdrachtgeverschap   23

Pantar neemt ons werk uit handen. ‘Pantar neemt ons werk uit handen door oude energiemeters te demonteren en te recyclen. Zij doen dit op zeer professionele wijze. De communicatie is uitstekend en ze werken zelfstandig. We hebben er amper omkijken naar. Zo dragen we een steentje bij aan maatschappelijk verantwoord onder­ nemen. We vinden het belangrijk om mensen die afstand hebben tot de arbeidsmarkt te betrekken in het werkproces. Zo krijgen ze betere kansen en gaan wij ’s avonds tevreden naar huis. Een echte win-winsituatie dus.’ - M. van den Berg, werkvoorbereider bij Eteck Variant 3. Aanbestedingen voor­ behouden aan sociale ondernemingen De gemeente heeft de juridische mogelijk­heid om een voorbehoud te maken van opdrachten aan andere sociale onder­nemingen. Wat is een sociale onderneming? Een sociale onderneming heeft ten minste 30% kansarme werknemers of werk­nemers met een afstand tot de arbeids­markt in dienst. Er zijn twee manieren om te achter­halen of een bedrijf een sociale onder­neming is: via de Prestatie­ladder Sociaal Ondernemen (PSO) en via de code Sociaal Onder­ nemen. Ze hebben allebei tot doel om de arbeids­participatie van kwets­bare groepen te verbeteren. Het PSO30+certificaat erkent organisaties die aan de kwantitatieve eisen van artikel 2.82 van de Aanbestedingswet voldoen.

Door opdrachten te verlenen aan dergelijke organisaties, die ook buiten Amsterdam gevestigd kunnen zijn, geeft de gemeente Amsterdam een impuls aan de werk­gelegen­heid voor een kwetsbare groep en onder­steunt het de groei van dit type bedrijven. Een nadeel van deze manier van aan­besteden is de beperkte concurrentie. Er is overigens geen sprake van recht­streekse gunning aan één sociale onder­neming. De gemeente kiest via de aan­bestedings­procedure nog steeds tussen toegelaten inschrijvers.

24  Leidraad

Variant 4. Een-op-een gunnen Onderhands aanbesteden Bij aanbestedingen onder de Europese aanbestedingsdrempel kunnen alle - dus ook sociale - ondernemingen worden uitgenodigd om een offerte uit te brengen. Dit kan volgens de reguliere procedure bij enkelvoudig en meervoudig onderhands aanbesteden. De percelenregeling Soms is er behoefte om een specifieke partij te contracteren voor een bepaald deel van een opdracht. Dit wordt in artikel 2.18 van de Aanbestedingswet geregeld door de percelenregeling. Door het opdelen van de opdracht kunnen er meer deelopdrachten verstrekt worden die beter passen bij de schaal van kleinere én sociale partijen. Dit houdt over het algemeen wel in dat na gunning het contractmanagement meer inzet en capaciteit vergt. Wanneer een opdracht met een totale waarde hoger dan de Europese aan­ bestedings­drempel wordt gesplitst in percelen, kunnen in sommige gevallen één of meerdere percelen worden uit­ gezonderd en direct aan een specifieke partij worden gegund, bijvoorbeeld een sociale onderneming. Dit kan tot maximaal 20% van de totale waarde van een project met een maximum van € 80.000 per perceel (art. 2.18 van de Aanbestedingswet).

Bureau Social Return • Geeft advies over de kansen en risico’s van de verschillende varianten. • Geeft advies hoe sociale impact kan worden meegenomen in een marktconsultatie. • Deelt kennis en ervaring met sociale impact bij soortgelijke inkooptrajecten.

Variant 5. De SAS-procedure SAS staat voor: sociale en andere specifieke diensten. Dit is een specifieke aanbestedingsprocedure waarbij het moge­lijk is om enkele onderdelen voor te behouden aan sociale partijen. Het in­richten van een SAS-procedure vraagt veel uitwerking. Dit kan leiden tot een onrechtmatige inkoop. Ook moet hierbij

rekening gehouden worden dat er vol­ doende sociale partijen zijn die succes­ vol kunnen inschrijven. Meer informatie: richtlijn 2014/24/EU, bijlage XIV.

oe ziet de sociale uitvraag Specificeren | Heruit? In de eerste fase is een variant gekozen om sociale impact te creëren. In deze fase wordt die variant verder ingevuld.

Pantar of Werkbrigade Is er sprake is van een alleenrechtopdracht aan Pantar of de Werkbrigade? Let dan op de volgende punten:

FASE 2

• Maak contact met Pantar of de Werkbrigade bij het formuleren van de opdracht. • Let op de contractsoort en de afspraken in dit contract met deze partijen. • Wordt een deel van de opdracht gegund? Denk na en onderzoek wat een realistisch aandeel is binnen de totale opdracht voor Pantar of de Werkbrigade. Sociaal opdrachtgeverschap   25

• Als er sprake is van het verstrekken van een opdracht aan een sociale onderneming op basis van art. 2:82 (voorbehoud) of art. 2:18 Aanbestedings­wet (percelenregeling), dan zijn geen verdere afwegingen noodzakelijk. • Hoe zorgen we ervoor dat de even­ tuele samenwerking tussen Pantar of de Werkbrigade en de andere opdrachtnemers na gunning goed verloopt?

Afwegingen bij opdracht­ verstrekking markt Wordt er gekozen om sociale voorwaarden te stellen bij de opdracht aan reguliere marktpartijen? Dan zijn dit de afwegingen:

Bureau Social Return • Geeft advies over de mogelijk­ heden om sociale impact te vertalen naar een concrete uitvraag. • Kent de resultaten van sociaal inkopen en social return in vergelijkbare inkooptrajecten. • Helpt bij het opstellen van de inkoopstrategie en het invullen van de paragraaf over social return. • Stelt maatwerkteksten op over sociale impact voor de aanbestedings­leidraad en het contract. • Helpt bij het formuleren van sociale gunningscriteria en de bijhorende scoresystematiek. • Faciliteert in het contact met Pantar, de Werkbrigade, sociale ondernemingen en Amsterdamse sociale firma’s.

26  Leidraad

• Wordt het een afdwingbare sociale verplichting of een inspannings­ verplichting? • Wel of geen sociaal gunningscriterium opnemen bij inschrijving? • Slim uitvragen of een standaard uitvraag voor social return? • Stelt de gemeente alleen algemene kaders op, zoals een bepaald percen­ tage social return of een plan van aan­pak? Of worden inschrijvers al een bepaalde kant opgestuurd? Bijvoorbeeld door te vragen hoe sociale impact wordt gerealiseerd voor armoede­bestrijding in een specifieke buurt of hoe wordt samengewerkt met Pantar. • Bij meerdere opdrachtnemers: vraagt de gemeente hen om individueel of ezamenlijk sociale impact te creëren? • Hoe zwaar weegt sociale impact binnen de opdracht? Kiezen we voor een hoog percentage social return of een hoge wegingsfactor van het sociale gunningscriterium of juist niet? • Bij een sociaal gunningscriterium: welke sociale impact wil de gemeente bereiken en hoe vertalen we dit in een objectief gunningscriterium met bijpassende scoresystematiek?

Selecteren | Welke gegund?inschrijver krijgt de opdracht De opdracht is in de markt gezet en de inschrijvingen komen binnen. Nu start de selectiefase: welke inschrijver krijgt de opdracht? De selectie gebeurt op basis van de in het bestek of de aanbestedingsleidraad gestelde uitsluitingsgronden, geschikt­ heidseisen en gunningscriteria. Als social return een gunningscriterium is, be­ oordeel je in deze fase ook de kwaliteit van dit deel van de inschrijving.

FASE 3

Bureau Social Return • Ondersteunt bij de beantwoording van vragen die gesteld zijn bij de nota van Inlichtingen. • Zit in de beoordelingscommissie als een sociaal gunnings­ criterium is gesteld.

Sociaal opdrachtgeverschap   27

FASE 4

Contracteren | Welke  afspraken komen in het contract? In deze fase worden de afspraken vastgelegd met de opdrachtnemer.

Startgesprek De opdrachtnemer meldt zich binnen zeven dagen na definitieve gunning van de opdracht bij Bureau Social Return. Dat gebeurt per mail via social.return@amsterdam.nl. Hierna nodigt Bureau Social Return de opdracht­ nemer uit voor een startgesprek. In dit gesprek worden afspraken gemaakt over wat de opdrachtnemer gaat doen om sociale impact te realiseren in de stad. Is er alleen een percentage als social return­verplichting vastgelegd? Dan licht Bureau Social Return tijdens de kennis­­ making toe welke mogelijkheden er zijn voor het invullen van de ver­plichting. De opdrachtnemer maakt zo kennis met de sociale opgaven die er zijn in Amsterdam. Ook als de afspraken al nauwgezet 28  Leidraad

beschreven staan in het contract dient de opdrachtnemer zich te melden binnen zeven dagen na definitieve gunning bij Bureau Social Return. In het kennismakingsgesprek wordt samen besproken hoe invulling gegeven kan worden aan de sociale opgave. Ook worden afspraken gemaakt over hoe de opdrachtnemer hierover kan rapporteren aan Bureau Social Return. De afspraken worden gedeeld met de opdrachtgever/contractmanager van de gemeente Amsterdam. Ze maken onlosmakelijk deel uit van het contract.

Let op Afhankelijk van de keuzes die zijn gemaakt bij de fase van specificeren, kan het zijn dat de afspraken over social return al zijn beschreven in het ingediende plan van aanpak of vastliggen in het contract. Ook is het mogelijk dat we nog nadere afspraken moeten maken over de invulling van social return.

Verbinding leggen Bureau Social Return is goed op de hoogte van wat er speelt binnen het sociale domein. Het bureau vervult een makelaars­functie tussen de sociale opgaven in de stad en de opdracht­ nemer. Wanneer een opdrachtnemer een werk­ plek aanbiedt voor Amsterdammers met een afstand tot de arbeidsmarkt, kan Bureau Social Return hem bijvoorbeeld in contact brengen met het Werkgevers

Bureau Social Return • Legt de afspraken vast met de opdrachtnemer over de te realiseren sociale impact en over­ legt deze met de gemeentelijke opdrachtgever/contractmanager. • Geeft de opdrachtnemer toe­ lichting op de samenwerking in de uitvoeringsfase: - Wat kan Bureau Social Return betekenen voor de opdracht­ nemer? - Hoe registreren opdrachtnemers de gemaakte sociale impact? - Hoe verhoudt het contact tussen de opdrachtnemer en Bureau Social Return zich tot dat met de opdrachtgever/ contractmanager?

Servicepunt Amsterdam GrootAmsterdam of met de gemeentelijke afdeling Werk & Re-integratie. Zo komen opdrachtnemers in contact met werkloze werkzoekenden, Wajongers of statushouders. Als een opdrachtnemer sociaal wil inkopen, dan wijst Bureau Social Return op de diensten en producten van Pantar en erkende Amsterdamse sociale firma’s. Is de opdrachtnemer gevestigd in Amsterdam en wil hij een bijdrage leveren in zijn buurt? Dan legt Bureau Social Return de verbinding met buurtinitiatieven of lokale basis­ voorzieningen zoals buurthuizen of vrouwennetwerken. Bureau Social Return ondersteunt hierbij de opdrachtnemer. Wel blijft de opdrachtnemer zelf eind­ verantwoordelijk om een geschikte invulling te geven aan de social returnverplichting.

• Helpt de opdrachtnemer met vragen over social return. • Brengt opdrachtnemers in contact met sociale opgaven in de stad. • Brengt opdrachtnemers in contact met onderdelen die werk­ zoekenden begeleiden naar werk. • Streeft naar win-win voor opdrachtnemer/het bedrijf. • Helpt opdrachtnemers een social return-invulling te vinden die past bij hun beleid om maatschappelijk verantwoord te ondernemen.

Sociaal opdrachtgeverschap   29

FASE 5

het met het realiseren van Uitvoeren | Hoe socialegaatimpact? Vanaf de start van de opdracht voert de opdrachtnemer de sociale prestatie­ afspraken uit.

Rapporteren Tijdens de uitvoering rapporteert de opdrachtnemer over de voortgang aan Bureau Social Return via een (online)

FASE 6

lessen trekken we voor de Evalueren | Welke toekomst? Als de opdracht is afgerond, evalueert Bureau Social Return of de social return-verplichting naar verwachting is gerealiseerd en met welke sociale impact of sociale toegevoegde waarde. Heeft de gekozen strategie geleid tot het gewenste resultaat? Dit doen we samen met de opdrachtgever. De lessen voor de toekomst neemt Bureau Social Return mee in haar advisering bij volgende inkooptrajecten. Gebundelde kennis en ervaring vanuit opdrachten kunnen leiden tot bijstelling van het social returnbeleid.

30  Leidraad

rapportageformat. Afhankelijk van de gemaakte afspraken en de duur van de opdracht, gebeurt dit per kwartaal. Bureau Social Return verzorgt de terug­ koppeling over de voortgang aan de opdrachtgever/contractmanager van de gemeente. Indien wenselijk, schuift Bureau Social Return aan tijdens de voortgangsgesprekken tussen de contractmanager en de opdrachtnemer.

Opdrachtnemer De sociale paragraaf is een vliegwiel om duurzame samenwerking met bedrijven te realiseren. Daarom evalueert de ge­ meente ook samen met opdracht­nemers. Het komt regelmatig voor dat opdracht­ nemers na afloop van een opdracht contact houden met Bureau Social Return, bijvoorbeeld voor samenwerking op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen. Wanneer er vacatures zijn bij een bedrijf wordt Bureau Social Return geregeld ingeschakeld. Zo zorgen we voor duurzame sociale impact.

Handhaven | Ennagekomen?  als de verplichting niet wordt De gemeente verwacht dat de opdracht­ nemer alle sociale afspraken nakomt binnen de afgesproken tijd. Gebeurt dat niet, dan volgt een boete. De boeteclausule is een standaardbepaling in de contracten.

Boete Een geldboete wordt niet zomaar opgelegd: het is een uiterste middel. Voor­dat de boete wordt opgelegd, gaat Bureau Social Return het gesprek aan met de opdrachtnemer. Ook wordt de opdrachtgever/contractmanager ingelicht. Eventueel worden hernieuwde afspraken gemaakt om voor het einde van de looptijd van het contract alsnog de sociale tegenprestatie te leveren.

Sociale Impact-scan Bureau Social Return helpt opdracht­ gevers met het in kaart brengen van kansen om vanuit de eigen bedrijfs­ voering of budgetten extra sociale impact te creëren. Dit doen we door middel van een scan van de organisatie: de Social Impact Scan. Invals­hoeken hierbij zijn: sociaal inkopen en social return, inclusief werkgeverschap, het netwerk of specifieke kennis en expertise die het organisatieonderdeel in huis heeft.

Bureau Social Return • Controleert of de opdracht­ nemer zich houdt aan de afspraken. • Overlegt met de opdracht­ gever/contractmanager bij de gemeente Amsterdam als afspraken niet of te laat worden nagekomen. • Bevestigt aan de opdracht­ gever/contractmanager als een opdrachtnemer de social returnverplichting heeft ingevuld. • Helpt de opdrachtgever/ contractmanager in uiterste gevallen bij het opleggen van een boete.

FASE 7

3. Wat biedt Bureau Social Return? Bureau Social Return van de gemeente Amsterdam onder­steunt opdrachtgevers, inkopers en opdracht­ nemers bij het maken van sociale impact in de stad. Uitgangs­punt: onafhankelijke en objectieve advisering over alle mogelijkheden van sociaal opdrachtgever­ schap. Bureau Social Return is onderdeel van de directie Subsidies, Inkoop en Juridisch Bureau Sociaal. Expertise

Adviezen

Sinds 2008 is Bureau Social Return betrokken bij sociale impact en sociaal inkopen. De mogelijkheden voor het maken van sociale impact via inkoop worden steeds groter. Medewerkers van Bureau Social Return leren van zowel theorie als praktijkervaringen. Niet alleen binnen de eigen gemeente, maar ook elders in het land en in Europa. Zo werken we op regelmatige basis samen met PIANOo, het expertise­ centrum aan­besteden van het ministerie van Economische Zaken en Klimaat en de Nederlandse Vereniging voor Gemeenten. Daarnaast delen we onze expertise op het gebied van sociale return in het sociale domein met de rijks­overheid (o.a. Dienst justitiële Inrichtingen en Rijkswaterstaat), de provincie Noord-Holland en met andere gemeenten, zoals in G4-verband met Den Haag, Rotterdam en Utrecht.

Bureau Social Return is nauw betrokken bij de uitvoering van opdrachten. Praktijk­ kennis en ervaring worden meegenomen in de advisering over sociaal opdracht­ gever­schap: welke ervaringen zijn er in het verleden opgedaan binnen de betreffende markt en met een vergelijk­ bare opdracht? Wat werkt wel en wat werkt niet?

Kennis van Amsterdam Bureau Social Return koppelt die opdracht­nemers van de gemeente Amsterdam aan sociale opgaven in de stad. Denk aan opgaven rond werk, participatie, armoede, gezondheid, eenzaam­heid of onderwijs. Bureau Social Return kijkt naar de expertise, motivatie en de middelen van bedrijven. Door die te koppelen aan actuele sociale opgaven in de stad ontstaan er nieuwe samenwerkingen. We zoeken zoveel mogelijk naar een win-win-win situatie: het levert iets op voor de stad, het bedrijf en voor Amsterdammers. Bureau Social Return zorgt ervoor dat de impact die beoogd wordt aansluit bij de gemeentelijke beleidsdoelen. Sociaal opdrachtgeverschap   33

Sociale makelaar Bureau Social Return heeft haar focus de afgelopen jaren verbreed. We zijn bijvoorbeeld sparringpartner voor het programma Bruggen en Kademuren. Daar­bij gaat het om de vraag: hoe kan dit programma nog meer maatschappelijke impact maken en hoe kan de rol als sociaal opdrachtgever optimaal ingevuld worden? We maken ook sociale afspraken met andere relaties van de gemeente Amsterdam. Het gaat om organisaties die wel actief zijn in de stad, maar geen inkoopcontract hebben. Denk aan grondontwikkelaars, exploitanten en verbonden partijen. Ook ondersteunt Bureau Social Return buitenlandse bedrijven die zich in Amsterdam vestigen en iets willen doen in het kader van maatschappelijk verantwoord ondernemen. Het doel is om ten minste met 100 bedrijven die in Amsterdam zijn gevestigd of zich gaan vestigen in gesprek te gaan over sociale impact. Dit doen we in samenwerking met Amsterdam Inbusiness, het foreign investment agency van de gemeente Amsterdam.

Programma Bruggen en Kademuren Het programma Bruggen en Kademuren heeft een flinke opdracht: circa 829 verkeersbruggen en circa 205 kilo­meter kademuren onder­ zoeken, veilig houden en waar nodig vernieuwen. Deze opdracht gaat gepaard met flinke investeringen. Daarom wil het programma iets teruggeven aan de stad. Hoe gaat dat concreet? Bureau Social Return en het programma Bruggen en Kademuren trekken samen op om sociale meerwaarde te creëren voor de stad en de Amsterdammers. Dat gebeurt zowel via inkooprelaties als door zelf het goede voorbeeld te geven. De focus ligt bij kwetsbare groepen. Er is een platform opgericht: PBK Academy. Hier bundelen we de krachten en zoeken we de verbinding met onze relaties en partners in de stad. Deze aanpak is uniek, omdat het verder gaat dan de traditionele aanpak waarbij sociale impact alleen via contractuele afspraken wordt gerealiseerd. In de PBK Academy zorgt de opdrachtgever ook zelf voor een deel van de sociale impact. We vragen dus niet alleen wat van de stad, maar geven als gemeentelijke organisatie zelf ook het goede voorbeeld.

3 misvattingen over sociale ondernemingen Sociale ondernemingen leveren slechtere producten en diensten Dit klopt niet. Kwaliteit is onontbeerlijk voor sociale ondernemingen. Als je geen kwaliteit levert, heb je niet voldoende klanten en kun je ook geen impact bereiken. Met alleen een goed verhaal over maatschappelijke impact redden sociale ondernemingen het niet. (Bron: Social Enterprise)

2

1

Producten en diensten van sociale ondernemingen zijn altijd duurder Dat kan, maar het hoeft niet. Soms nemen sociale ondernemingen maatschappelijke kosten zoals milieuvervuiling mee in hun prijs. Dat kan zorgen voor een duurder product. Maar het innovatieve concept van een sociale onderneming kan ook voor een lagere prijs zorgen. Daarbij zorgt die ‘inclusieve prijs’ van sociale ondernemingen voor besparingen op andere gebieden: minder uitkeringen bij arbeidsparticipatie, of minder milieumaatregelen nodig door schonere lucht. (Bron: Social Enterprise)

3

Sociale ondernemers kunnen geen grote opdrachten aan Dit geldt soms voor jonge sociale ondernemingen, net als voor alle jonge bedrijven. Gelukkig zijn er alternatieven. De sociale onderneming kan bijvoorbeeld een specifiek deel van de opdracht voor haar rekening nemen. (Bron: Social Enterprise) Bron: www.archief.social-enterprise.nl/files/8314/5951/4653/BuySocial_Online.pdf

Sociaal opdrachtgeverschap   35

4. Sociaal opdrachtnemerschap: 5-stappenplan voor opdrachtnemers Heb je als ondernemer een opdracht gegund gekregen van de gemeente Amsterdam waarbij social return van toepassing is? Dit stappenplan laat stap voor stap zien hoe je als opdrachtnemer voor sociale impact kan zorgen. Dit stappenplan is voor alle ondernemers en andere opdrachtnemers die voor sociale impact in Amsterdam willen zorgen. Sociale impact wil zeggen: het toevoegen van sociale waarde voor Amsterdammers in een kwetsbare situatie op het gebied van werk, participatie, armoede, gezondheid, eenzaamheid of onderwijs. Er zijn twee manieren om voor sociale impact te zorgen: via social return (zie pagina …) en via maatschappelijk verantwoord ondernemen (zie pagina…).

Stappenplan STAP 1: Aanmelden STAP 2: Het startgesprek STAP 3: Starten STAP 4: Kwartaalrapportage STAP 5: Afsluitend gesprek

Sociale impact maken via social return De gemeente Amsterdam koopt jaarlijks voor zo’n € 2 miljard aan goederen en diensten in. De gemeente wil dat deze investeringen ook sociale winst opleveren. Vanuit deze gedachte past de gemeente Amsterdam sinds 2008 social return toe in haar inkoopcontracten. Dit geldt in ieder geval voor opdrachten met een waarde boven de Europese aanbestedings­drempel voor diensten. We vragen opdrachtnemers zo een bijdrage te leveren aan de arbeids­ participatie van mensen met een kwets­ bare positie op de arbeidsmarkt of op een andere manier sociale impact voor de stad te creëren. Social return is iets extra’s doen, naast de opdracht die een opdrachtnemer uitvoert voor de gemeente. Het gemeentelijk Bureau Social Return biedt hierbij ondersteuning.

Daarom is Bureau Social Return belangrijk. ‘Veel bedrijven vinden het niet altijd duidelijk hoe zij iets kunnen betekenen voor kwetsbare Amsterdammers. Daarom is Bureau Social Return belangrijk. We koppelen expertise, tijd en middelen van bedrijven aan hulpvragen uit de stad.’ - Giancarlo Carboni - manager Bureau Social Return Sociaal opdrachtgeverschap   37

LEIDRAAD SOCIAAL OPDRACHTGEVERSCHAP Bureau Social Return amsterdam.nl/ socialreturn

P-BOUND

M-BOUND

iamsterdam.com

AMSTERDAM SOCIAL IMPACT CENTRAL

sociaalwerkkoepelamsterdam.nl

buy-social.nl

pact.amsterdam.nl

wspgrootamsterdam.nl

S-BOUND

panter.nl

maex.nl

Wat doet de gemeente zelf? • Waar het kan, koopt de gemeente Amsterdam sociaal in, bijvoorbeeld bij werkleerbedrijf Pantar en bij Amsterdamse sociale firma’s. Dit zijn bedrijven waar meer dan 30% van het personeel een afstand heeft tot de arbeidsmarkt. • De gemeente stelt voorwaarden bij de inkoop die leiden tot meer sociale impact in de stad. • De gemeente stimuleert verbonden partijen zoals Waternet om social return-beleid toe te passen en zelf sociaal in te kopen.

38  Leidraad

• Amsterdam inspireert andere overheden om de bedrijfsvoering socialer te maken. We werken hiervoor samen met Rijkswaterstaat, de provincie Noord-Holland, het ministerie van Binnenlandse Zaken, PIANOo en de G4-gemeenten. • Als sociaal opdrachtgever streeft de gemeente duurzaam en rechtvaardig gedrag na. We willen een betrouwbare partner zijn voor onze opdrachtnemers. We dragen niet alleen een verantwoordelijkheid voor de Amsterdammer als eindgebruiker, maar ook voor de werknemers van onze leveranciers en hun onderaannemers.

Stappenplan sociaal ondernemerschap Voor opdrachtnemers van de gemeente Amsterdam.

Aanmelden |

bij Bureau Social Return

De opdrachtnemer meldt zich binnen zeven dagen na definitieve gunning van de opdracht bij Bureau Social Return. Dat gebeurt per mail

Startgesprek In het startgesprek maakt de gemeente afspraken over wat de opdrachtnemer gaat doen om sociale impact te realiseren in de stad. Dit is altijd maatwerk: elke opdracht is immers anders en elke opdracht­nemer heeft eigen voorkeuren en behoeften. Uitgangspunt is een winwin-win voor de doelgroep, voor de opdrachtnemer en voor Amsterdam.

Het gaat om duurzame samen­ werking ‘De focus van de gemeente ligt op duurzame samenwerking. Wanneer een opdrachtnemer ook na af­ronding van de opdracht nog sociale impact heeft, is onze missie geslaagd. Dit kan bijvoor­beeld doordat een werk­zoekende in dienst blijft. Of door­dat de opdracht­nemer ook na de uit­ voering van de opdracht verbonden blijft aan een sociaal project.’

via social.return@amsterdam.nl. Hierna nodigt Bureau Social Return de opdrachtnemer uit voor een startgesprek.

STAP 2

STAP 1

Prestatieladder Socialer Ondernemen Sommige bedrijven hebben een keur­ merk voor sociaal ondernemerschap. Bijvoorbeeld de Code Sociale Ondernemingen of de Prestatieladder Socialer Ondernemen. Hiermee laten ze zien dat zij een sociale bedrijfsvoering hebben en werk bieden aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. De gemeente Amsterdam heeft het keurmerk Prestatieladder Socialer Ondernemen opgenomen in het social return-beleid. Dat wil zeggen dat bedrijven met dit keurmerk korting

kunnen krijgen. De Prestatieladder Socialer Ondernemen (PSO) meet in welke mate organisaties duurzaam socialer ondernemen en of zij dit op een kwalitatief goede wijze doen. Organisaties kunnen groeien van een aspirant-status tot en met trede 3. Een organisatie die een PSO-certificaat op trede 1 of 2 heeft, laat zien dat zij meer dan gemiddeld werkgelegenheid biedt aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Organisaties die een PSO-trede 3 certificaat hebben behaald, zijn organisaties die landelijk in het hoogste segment sociaal ondernemen zitten (top 10%).

Social return: wat zijn de mogelijkheden? I. Betaald en duurzaam werk bieden aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt binnen de opdracht. II. Betaald en duurzaam werk bieden aan kwetsbare Amsterdammers buiten de opdracht. III. Werkervaringsplek bieden aan mensen met mbo niveau 1 en 2. IV. Stages in de beroepsbegeleidende leerweg of de beroeps­opleidende leerweg of workshops/opleidingen bieden. V. Sociaal inkopen of samenwerken met het werkleerbedrijf Pantar, de Werkbrigade of Amsterdamse sociale firma’s. VI. Het opzetten of steunen van een sociaal project in Amsterdam op het gebied van werk, participatie, armoede, gezondheid, eenzaam­heid of onderwijs.

40  Leidraad

VII. De eigen bedrijfsvoering socialer inrichten op basis van projectvoorstel door: - als opdrachtnemer zelf social return toe te passen bij de eigen inkoop - inclusief werkgeverschap te bevorderen - een convenant af te sluiten met de gemeente Amsterdam voor het bundelen van social returnverplichtingen op meerdere opdrachten. Hierdoor kunnen op langere termijn afspraken worden gemaakt over sociale impact. Meer lezen? Bestel de factsheet Invullingsmogelijkheden Social Return via: social.return@amsterdam.nl.

Korting De gemeente Amsterdam kan - afhanke­ lijk van de aanbesteding en offerte gecertificeerde opdrachtnemers een korting toekennen op hun social returnverplichting: - trede 1: 10% korting - trede 2: 25% korting - trede 3: 50% korting Dit gebeurt in samenspraak met de opdrachtnemer en voordat de looptijd van het contract start. Deze regeling geldt niet als sociaal gunningcriterium is uitgevraagd of ambitie Sociaal is uitgesproken door de opdrachtnemer.

Voorwaarden Er zijn voorwaarden verbonden aan de invulling van een social returnverplichting. Bureau Social Return neemt

deze voorwaarden met de opdracht­ nemer door tijdens het start­gesprek. Denk aan de te bereiken doelgroep of het afrekenmodel waarin de regels staan over hoe een inspanning wordt gewaardeerd. Voor alle social returnverplichtingen geldt dat deze aan het eind van de opdracht vervuld moeten zijn. Gebeurt dit niet, dan volgt een boete die wordt ingehouden op de betaling van de laatste factuur.

Prestatieafspraken Na afloop van het startgesprek worden de social return-afspraken vastgelegd door Bureau Social Return. Dit zijn de prestatieafspraken social return die een onlosmakelijk onderdeel vormen van het contract. Bureau Social Return deelt de prestatieafspraken met de opdrachtgever/contactmanager van de gemeente.

Sociaal opdrachtgeverschap   41

STAP 3

de social Starten | met return-invulling

De opdrachtnemer gaat aan de slag. Wat betekent dit concreet?

Projectvoorstel Soms legt de opdrachtnemer eerst een projectvoorstel voor aan Bureau Social Return. Hierin staat zo concreet mogelijk welke activiteiten hij wil uitvoeren en voor welke Amsterdamse sociale opgaven. Bureau Social Return beoordeelt het projectvoorstel en kijkt of het past binnen de kaders van het contract en de aanbesteding.

42  Leidraad

Samenwerkingspartners Bureau Social Return kan faciliteren bij samenwerkingen met: • het Werkgeversservicepunt GrootAmsterdam • werkleerbedrijf Pantar • de Werkbrigade • Amsterdamse sociale firma’s • programma’s die gericht zijn op Amsterdamse sociale opgaven • gebiedsteams in Amsterdam • stadsdelen • maatschappelijke initiatieven • onderwijsinstellingen • vrijwilligersorganisaties • stage makelaar en jongerenpunten • gespecialiseerde intermediairs • uitzendorganisaties

Kwartaalrapportage Verantwoorden en contact met Bureau Social Return Elk kwartaal rapporteert de opdracht­ nemer de voortgang aan Bureau Social Return. Dit gaat via een online registratie­ programma. Hierin kunnen bijvoorbeeld kopieën van loonstrookjes (zonder BSNnummers), facturen en andere bewijs­ voering worden geüpload.

STAP 4

In dat geval neemt een opdrachtnemer contact op met Bureau Social Return. Bijvoorbeeld als een kandidaat uitvalt of als een sociaal project onverwacht niet doorgaat. Er worden dan nieuwe afspraken gemaakt en vastgelegd. Als niet aan de social returnverplichting wordt voldaan, dan wordt een boete opgelegd. De boeteclausule is een standaardbepaling in de contracten.

Privacy De opdrachtnemer heeft toestemming nodig van de kandidaten om hun persoons­gegevens te kunnen vermelden in de rapportages.

Loopt het anders? Bij verrekening van inspanningen voor de doelgroep wordt uitgegaan van de kosten die de opdrachtnemer daad­ werkelijk heeft gemaakt. Soms zijn er onvoorziene omstandigheden bij het uitvoeren van een sociaal project.

Bureau Social Return • Denkt mee over een oplossing als het anders loopt. • Regelt tussentijdse evaluatie­ gesprekken met de opdracht­ nemer over de voortgang. • Maakt soms nieuwe prestatie­ afspraken, in overleg met de opdrachtgever/contract­ manager. • Is altijd bereikbaar voor hulpvragen.