2_1 Bijlage - Rapport Horen en adviseren in Amsterdamse bezwaarprocedures.pdf

In het bijzonder blijkt dat bezwaarmakers bij geschillen waar meer dan een bezwaarmaker bij betrokken was, over het algemeen minder procedurele rechtvaardigheid ervaren dan respondenten die betrokken waren bij een geschil met meer dan een bezwaarmaker (ongeacht de wijze van behandeling) We vonden ook twee interactie-effecten. Het eerste interactie-effect houdt in dat het verband tussen de behandelwijze (intern/extern) en de ervaren procedurele rechtvaardigheid afhankelijk is van de vraag of er voorafgaand aan de zitting contact is geweest met de gemeente. Hieronder hebben we de aard van dat effect gevisualiseerd:

15 Geen significante toename in de verklaarde variantie.

46

Figuur 5.3 Procedurele rechtvaardigheid; behandelwijze en contact 4,4 4,2 4 3,8 3,6 Intern

Extern Geen contact

Wel contact

In de figuur is te zien dat het voor de groep respondenten die voorafgaand aan de hoorzitting geen contact heeft gehad met de gemeente (de blauwe lijn in de figuur) voor de ervaren procedurele rechtvaardigheid nauwelijks uitmaakt of ambtelijk of door de externe commissie is gehoord. Het verschil tussen beide groepen is niet significant. Wanneer er wel contact is geweest met de gemeente voorafgaand aan het horen, geldt dat de groep respondenten die daarna door de externe commissie is gehoord significant meer procedurele rechtvaardigheid ervaart. Het tweede (marginaal) significante (p.=.10) interactie-effect vonden we tussen de behandelwijze en of sprake was van een geschil met meerdere bezwaarmakers. We laten het effect hieronder zien:16 Figuur 5.4 Procedurele rechtvaardigheid; behandelwijze en derden 4,4 4,2 4 3,8 3,6 3,4 Intern

Extern Geen derden

Derden

Zowel in geschillen met een bezwaarmaker als in geschillen met meerdere bezwaarmakers is de ervaren procedurele rechtvaardigheid van respondenten hoger als het horen gebeurde door de externe commissie. Het onderscheid tussen zaken met een of meer bezwaarmakers is voor respondenten die bij de externe commissie zijn geweest niet relevant. Voor de respondenten die ambtelijk zijn gehoord was dat wel het geval. Anders gezegd: voor bezwaren waarin ambtelijk wordt gehoord, is de ervaren procedurele rechtvaardigheid van bezwaarmakers lager als het een procedure betreft met meerdere bezwaarmakers.

16 Het gebruik van .10 als grenswaarde voor statistische significantie voor interactie-effecten komt voort uit de problemen bij

het detecteren van complexe, voorwaardelijke relaties. Een hogere drempelwaarde wordt vaak gehanteerd om ervoor te zorgen dat potentieel belangrijke maar subtiele interacties niet worden gemist, met name in verkennend onderzoek en bij kleinere steekproefgroottes.

47

5.8 Het meest en minst positieve aspect van de hoorzitting volgens de bezwaarmakers Wij hebben de respondenten twee open vragen voorgelegd. De eerste was wat zij meest positieve, de tweede wat zij het minst positieve van de hoorzitting vonden. Een ruime meerderheid van de uiteenlopende antwoorden op die beide vragen laat zich goed categoriseren in de vijf aspecten die kunnen onderscheiden aan het concept ‘ervaren procedurele rechtvaardigheid’: respect, voice, informatie, onbevangenheid en deskundigheid. Uit de overgrote meerderheid van de antwoorden blijkt dat men zich wel of juist niet met respect behandeld voelde, wel of niet zijn kijk op de bezwaarzaak naar voren kon brengen, de relevante informatie over de procedure had gekregen en/of dat de wijze waarop de hoorzitting verliep al dan niet getuigde van de onbevangen opstelling dan wel van de deskundigheid van degenen die het horen voor hun rekening namen. Daarnaast hebben de antwoorden op de open vragen betrekking op de inhoud van het geschil, de opstelling van de gemeente op de hoorzitting en op de wijze waarop de hoorzitting als vergadering verliep. Ten slotte kwam het voor dat respondenten op de open vragen antwoordden dat ze niets positiefs en/of negatiefs over de hoorzitting hadden te melden.

We geven hieronder eerst een aantal antwoorden weer op de vraag wat de respondenten het meest positieve van de hoorzitting vonden, daarna wat ze het minst positieve van de hoorzitting vonden. We gaan daarbij steeds in op de overeenkomsten en verschillen tussen respondenten die bij een ambtelijke hoorzitting zijn geweest en respondenten die zijn gehoord door de externe bezwaaradviescommissie. De eerste open vraag is door 133 respondenten beantwoord (waarvan 60 een ambtelijke hoorzitting hadden meegemaakt en 73 door de externe commissie waren gehoord), de tweede door 128 respondenten (waarvan 57 een ambtelijke hoorzitting hadden meegemaakt en 71 door de externe commissie waren gehoord). De meeste respondenten noemen één aspect van de hoorzitting als meest positieve dan wel negatieve aspect, sommigen noemen meerdere aspecten als het meest positieve/negatieve aspect. De open vragen hebben daarom tot in totaal 295 reacties geleid, 126 van respondenten die een ambtelijke hoorzitting hebben meegemaakt, waarvan 65 over het meest positieve en 61 over het meest negatieve aspect van de hoorzitting, en 169 reacties van respondenten die door de externe commissie zijn gehoord, waarvan 97 over het meest positieve en 72 over het meest negatieve aspect van de hoorzitting.

We geven hieronder een overzicht van de reacties op de open vragen.17 We beginnen met de antwoorden op de vraag naar het meest positieve aspect van de hoorzitting. Daarna bespreken we de antwoorden op de vraag naar het minst positieve aspect van de hoorzitting. We geven daarbij een aantal voorbeelden van de antwoorden, waarbij we steeds vermelden of de respondent bij een ambtelijke hoorzitting is geweest (a) of is gehoord door de externe commissie (e).18

17 Dertien reacties hebben we buiten beschouwing gelaten, omdat te onduidelijk was wat er mee werd bedoeld of omdat ze

te algemeen waren om ze te kwalificeren. 18 In het eerste geval vermelden we achter het citaat (a), om aan te duiden dat de respondent bij een ambtelijke hoorzitting is geweest, in het tweede geval vermelden we achter het citaat (e), om aan te duiden dat het citaat afkomstig is van een respondent die door de externe commissie is gehoord.

48

Meest positieve aspecten van de hoorzitting Van de positieve aspecten van de hoorzitting werd het element voice (dat je de gelegenheid krijgt het bezwaar toe te lichten en dat ambtelijke of de externe commissie daar ook daadwerkelijk in geïnteresseerd is) veruit het vaakst genoemd. Het betreft 40% van het totaal aantal reacties. Ze hebben goed geluisterd naar mijn verhaal. (a) Dat iedereen argumenten kon noemen. (a) Je kan eindelijk je zegje doen. (a) Er werden goede vragen gesteld. Er werd tijd genomen om nar iedereen te luisteren. (e) Dat er een onafhankelijke externe commissie was van vier leden die in duidelijke taal sprak en zorgvuldig alle partijen aan het woord liet. We voelden ons daardoor gehoord en serieus genomen (…). (e) Dat je toch veel ruimte kreeg om alles toe te lichten. Wel mijn ei kwijt. (e)

Ook relatief vaak, in bijna 20% van de gevallen, werd de deskundigheid van de ambtenaren die hoorden of van de externe commissie genoemd. De commissie was terdege voorbereid en nam uitgebreid de tijd om de feiten en argumenten te horen en vragen te stellen. (a) Actieve kritische houding van de voorzitter, durft beslissing van de gemeente in twijfel te trekken en vraagt door. Zie ik steeds vaker. (a) De onafhankelijke vraagstelling door de commissievoorzitter, dat de commissie zich terdege had voorbereid (…). (e) De commissie had kennis van het bestuursrechtelijk kader. Hierdoor werd inzichtelijk op welke punten de vergunningen waartegen ik bezwaar heb gemaakt niet voldoende waren. (e)

Een kleiner aantal respondenten noemt een respectvolle behandeling als het meest positieve aspect van de hoorzitting. Aangename sfeer. (a) Ik vond het prettig dat iedereen rustig bleef. Het liep niet uit de hand. (a) Sfeer was ook gemoedelijk. (e) Toon van de voorzitter, moderatie van het gesprek. (e)

Onder respectvolle behandeling kunnen ook meer dienstverlenende aspecten van de bezwaarbehandeling worden geschaard. Dat het digitaal kon plaatsvinden. (a) De digitale hoorzitting werkte prettig en gemakkelijk. (e)

Een enkeling noemt informatie als meest positieve aspecten van de hoorzitting. Meer uitleg over de vergunning vanuit gemeente en indiener. (a)

49

Luisterend oor van de commissie en goede uitleg. (e)

Voor al deze vier aspecten van ervaren procedure rechtvaardigheid geldt dat de verschillen in de mate waarin ze worden genoemd door respondenten die bij een ambtelijke hoorzitting aanwezig zijn geweest en respondenten die door de externe commissie zijn gehoord, klein zijn. Voor beide groepen geldt dat voice het vaakst wordt genoemd, gevolgd door de deskundigheid van de hoorders. De beide groepen respondenten verschillen wel in de mate waarin ze de onbevangenheid van de hoorders als het meest positieve aspecten van de hoorzitting noemen. Van de respondenten die ambtelijk waren gehoord, noemde slechts enkeling dit als meest positieve aspect, tegenover een op de zes respondenten die door de externe commissie waren gehoord. Respondenten noemden bijna steeds de onafhankelijkheid van de externe commissie. Dat de commissie niet werkzaam is bij de gemeente. (e) Het gevoel van onafhankelijkheid. (e) Dat het een onafhankelijke commissie was. (e)

Door respondenten die ambtelijk waren gehoord werd onafhankelijkheid een keer genoemd. Ik heb de indruk dat de voorzitter zo onafhankelijk mogelijk opgesteld was. (a)

Daarnaast werden af en toe andere aspecten van het element ‘onbevangenheid’ genoemd. Het gevoel te worden gehoord door een objectieve commissie. (e) Open houding van de voorzitter. (e)

De voor de hand liggende verklaring voor het feit dat respondenten die ambtelijk zijn gehoord onbevangenheid en onafhankelijkheid nauwelijks noemen en respondenten die zijn gehoord door de externe commissie in een substantieel aantal gevallen, is dat geen van de leden van de externe bezwaaradviescommissie werkzaam is voor de gemeente Amsterdam, terwijl dat voor de ambtenaren die horen per definitie wel het geval is. Een ander opvallend verschil tussen respondenten die bij een ambtelijke hoorzitting aanwezig zijn geweest en respondenten die door de externe commissie zijn gehoord, betreft de meer ‘logistieke’ elementen van de hoorzitting. Van de respondenten die bij een ambtelijke hoorzitting aanwezig zijn geweest noemt bijna 20% dit als het meest positieve punt, van de respondenten die door de externe commissie zijn gehoord noemen slechts drie dit als het meest positieve punt. Voorzitter leidde erg goed. (a) Hoorzitting werd efficiënt geleid. (a) Dat gestructureerd werd voorgezeten door de voorzitter. (e) Dat het digitaal kon plaatsvinden. (a) De digitale hoorzitting werkt prettig en gemakkelijk. (e)

50

Een laatste aspect van de hoorzitting dat door een aantal respondenten als meest positieve aspect werd genoemd, betreft de wijze waarop de ambtenaren of de commissie het geschil inhoudelijk behandelden. Er bleek toch wat te kunnen na het gesprek, dat was fijn. Zij waren helpend naar ons toe (de commissieleden). (a) Dat mijn toelichting goed kennis van genomen was en dat die goed behandeld was. Er was ook al gezocht naar oplossingen. (a) Dat er opnieuw naar het besluit wordt gekeken. (e) De uitkomst is redelijk positief. De externe commissie was duidelijk onder de indruk van de bezwaren en begreep ze ook goed. Zij zal naar mijn indruk adviseren om alsnog tot maatwerk te komen met alle betrokkenen en in overleg met de buurtbewoners. (e)

Ook hier ontlopen de aantallen tussen de respondenten die ambtelijk dan wel door de externe commissie zijn gehoord elkaar nauwelijks. Tot slot antwoordt slechts een enkeling op de vraag wat het meest positieve aspect van de zitting was het antwoord: niets. Al met al noemen zowel respondenten die ambtelijk zijn gehoord als respondenten die door de externe commissie zijn gehoord ‘het zich gehoord voelen’ veruit het vaakst als het meest positieve aspect van de hoorzitting. Het meest kenmerkende verschil tussen de beide groepen betreft het aspect ‘onafhankelijkheid’: door respondenten die zijn gehoord door de externe commissie wordt het in een substantieel aantal gevallen genoemd, door respondenten die ambtelijk zijn gehoord een enkele keer. Minst positieve aspect van de hoorzitting Zowel de variëteit aan antwoorden als het verschil tussen respondenten die ambtelijk zijn gehoord en respondenten die zijn gehoord door de externe commissie is groter waar het de vraag betreft naar het minst positieve aspect van de hoorzitting. Hier geldt daarnaast dat een gebrek aan ervaren procedurele rechtvaardigheid niet vaak wordt genoemd als het minst positieve aspect van de hoorzitting.

Waren ruim acht van de tien antwoorden op de vraag naar het meest positieve aspect van de hoorzitting in verband te brengen met elementen van het concept ‘ervaren procedurele rechtvaardigheid’, voor de vraag naar het minst positieve aspect van de zitting geldt dat de antwoorden op die vraag in een op de zeven gevallen kunnen worden gelinkt aan dat concept. Anders gezegd: als respondenten wordt gevraagd wat ze het minst positieve aspect van de hoorzitting vonden, noemen ze maar weinig dat ze niet met respect zijn behandeld, dat er niet goed naar hen is geluisterd, dat ze een gebrek aan informatie ervoeren of dat de hoorders niet onbevangen waren – maar soms wel: voice: De hoorzitting was niet voor alle deelnemers even relevant. Mijn persoonlijke bezwaar werd bijvoorbeeld helemaal niet behandeld. (a) informatie: Dat niet duidelijk is dat de ambtenaren van de bezwaarschriftencommissie een andere functie hebben en er met een andere rol zitten dan de behandelend ambtenaren. (a) informatie: Dat ik niet over alle stukken kon beschikken. (e) onbevangenheid: Ik kreeg het gevoel dat het al een uitgemaakte zaak was. Bij een aantal ambtenaren kreeg ik zelfs het gevoel dat er lacherig over de bezwaren werd gedaan en als een beetje zeuren is afgedaan. Het

51

belang van één bewoner wordt ver boven de bezwaarmakers gezet. Ik heb niet het gevoel dat de bezwaren serieus worden genomen. (a) onbevangenheid: Het was een heel formele zitting, de gemeente had al eerder contact met ons kunnen hebben om e.e.a. af te stemmen. Het is nu een onderonsje geweest tussen de tegenpartij en de gemeente. (e)

Waar respondenten af en toe een gebrek aan informatie, voice – de gelegenheid om het eigen verhaal te vertellen – of onbevangenheid noemen als minst positieve aspect van de zitting, noemen ze nooit een gebrek aan respect of deskundigheid van de hoorders als meest negatieve aspect.19 Overigens noemen respondenten die ambtelijk zijn gehoord ongeveer twee keer zo vaak een van de elementen van ervaren procedurele rechtvaardigheid als het minst positieve aspect van de hoorzitting. Bij de vraag naar het meest negatieve aspect van de hoorzitting wordt in ongeveer een op de acht gevallen de inhoudelijke behandeling van het geschil tijdens de hoorzitting genoemd. Dat het besluit opgeknipt was in verschillende deelbesluiten en dat je alleen bezwaar mocht maken over dat ene kleine deeltje, terwijl de impact natuurlijk veel verder strekt. En daar mag je het dan niet over hebben. Men kijkt dan te formeel juridisch dan de ontvankelijkheid. (a) We hebben al ruim een half jaar overlast en hebben tientallen malen klachtenformulieren ingediend. De hoorzitting wordt nu een beetje procedureel afgehandeld. (a) Dat het onderwerp niet breder werd getrokken. (e) Dat de externe adviescommissie geen knopen lijkt te willen doorhakken, en verdere schriftelijke uitleg van e.e.a.

lijkt te gaan verlangen van de gemeente (waar ik als bezwaarde dan weer schriftelijk op mag reageren), waardoor deze procedure nog verder wordt uitgerekt in de tijd. (e)

Het meest genoemde negatieve aspect van de hoorzitting ziet op de opstelling van de gemeente, in de rol van ‘verweerder’ van het in bezwaar ter discussie staande besluit. Het betreft bijna 30% van de reacties van zowel bezwaarmakers die ambtelijk zijn gehoord als van bezwaarmakers die zijn gehoord door de externe commissie. Deels ziet de kritiek op het inhoudelijke standpunt van de gemeente over het ter discussie staande besluit. Het feit dat bij mij bleef hangen was dat de juridische afgevaardigde van de gemeente aangaf: ‘Computer says NO’, of te wel dit zijn de theoretische regels en daar wordt niet van afgeweken. (e) Dat er beweerd wordt dat ik geen chronische ziekte heb. (e) Geen steekhoudende argumenten tegen onze bezwaren gehoord. (a) De gemeente had geen onderbouwing waarom de vergunning is toegekend. (a) De ambtenaar die namens de gemeente aanwezig was heeft ondanks handreikingen geen enkele poging gedaan te komen tot een minnelijke regeling. Dat is teleurstellend. (e)

Kritiek op de gemeente betreft ook de manier van doen van de vertegenwoordiger van de gemeente tijdens de hoorzitting of de afwezigheid van een vertegenwoordiger van de gemeente.

19 Als het begrip ‘deskundigheid’ breder wordt opgevat en er ook het vermogen om gestructureerd een vergadering te lei-

den onder wordt gerekend, is op het punt van de deskundigheid wel sprake van kritiek op de hoorders. Deze kritiek komt verderop in deze paragraaf aan de orde.

52

De ambtenaar was arrogant en sprak in te veel jargon waardoor hij slecht te begrijpen was.20 (e) De manier waarop mevrouw handhaver (gemeente) haar relaas deed, dat was voor een normaal mens niet te volgen. Was veel te technisch. Ik wil iemand met een wat minder opleidingsniveau het ook kunnen laten begrijpen, de commissie deed dit een stuk beter. (a) De onervarenheid en ondeskundigheid van de vertegenwoordiger van de burgermeester. (e) De ambtenaar van de gemeente had niet alle antwoorden paraat. (a) Afwezigheid college. (e)

Relatief vaak (een kwart van de reacties van zowel de bezwaarmakers die ambtelijk zijn gehoord als de bezwaarmakers die zijn gehoord door de externe commissie) worden de meer ‘logistieke’ elementen van de hoorzitting genoemd. Verloop was redelijk chaotisch zonder goede structuur. (a) Rommelig verloop. (a) Vrij ongestructureerd. Beperkte tijd. (e) Ik dacht dat er meteen uitspraak gedaan zou worden, dat was niet zo. (e)

Soms betreft de kritiek op de ‘logistiek’ de wachttijd voorafgaand aan de hoorzitting of het feit dat de zitting digitaal plaatsvond. Vooraf lang wachten. (e) Dat het digitaal was. (a) Dat het een online bijeenkomst was. (e) Vertegenwoordiger was door digitale problemen niet in staat te communiceren met ons. Er is een nieuwe afspraak gemaakt (a)

Op al deze punten is nauwelijks sprake van verschillen tussen respondenten die ambtelijk zijn gehoord en respondenten die zijn gehoord door de externe commissie. Er is niet een van deze punten die duidelijk vaker wordt genoemd door respondenten die ambtelijk zijn gehoord dan door respondenten die zijn gehoord door de externe commissie. Ten slotte valt op dat er wel een duidelijk verschil is tussen respondenten die ambtelijk zijn gehoord en respondenten die zijn gehoord door de externe commissie als wordt gekeken hoe vaak ze de vraag naar het minst positieve aspect van de zitting beantwoorden met; ‘niets’. Van de respondenten die zijn gehoord door de externe commissie antwoordt op die vraag een op de vier ‘niets’, van de respondenten die ambtelijk zijn gehoord slechts een op de tien. Overigens is er een respondent (die ambtelijk is gehoord) die in reactie op wat hij het minst positieve van de hoorzitting vond, antwoordt: ‘alles’. Al met al geldt voor de negatieve aspecten van de hoorzitting dat die relatief vaak zien op procedurele aspecten van de behandeling van het bezwaar en (met name) op de opstelling van de gemeente. 20 De respondent voegt er overigens aan toe: ‘Naarmate de tijd verstreek werd hij iets milder en zag (denk ik) zijn procedu-

refouten in en wellicht zijn foutieve beslissing.’

53

Opvallend is daarnaast dat respondenten die zijn gehoord door de externe commissie vaker geen enkel negatief aspect van de hoorzitting noemen dan respondenten die ambtelijk zijn gehoord. Wordt ten slotte gekeken naar het verschil tussen zaken die als meest positief en als meest negatief worden genoemd, dan valt op dat bij de positieve aspecten veelal de procedure en de hoorders worden genoemd en bij de negatieve aspecten veel vaker de inhoudelijke aspecten van de behandeling van het bezwaar en de opstelling van de gemeente.

5.9 Bezwaarmakers kijken na enkele weken terug op de hoorzitting Bij de interviews met bezwaarmakers na afloop van de hoorzitting hebben we hen gevraagd of ze bereid waren om een aantal weken na de hoorzitting – als naar verwachting de beslissing op het bezwaar bekend zou zijn – een kort telefonisch interview te laten afnemen. Een substantieel deel van de bezwaarmakers met wie wij spraken was daartoe bereid. Van hen hebben wij er 31 bereikt voor het telefonisch interview. Van die 31 bezwaarmakers waren er zeventien gehoord door de externe commissie en elf door de ambtelijke commissie. Drie bezwaarmakers wisten niet meer of ze ambtelijk of extern waren gehoord. Van de 31 bezwaarmakers waren er vier in het gelijk gesteld (waarvan drie extern waren gehoord en één ambtelijk), vijftien waren in het ongelijk gesteld (waarvan negen extern waren gehoord en zes ambtelijk), één bezwaarmaker (ambtelijk gehoord) had deels gelijk gekregen, vier bezwaarmakers hadden het bezwaar ingetrokken (waarvan twee extern waren gehoord en twee ambtelijk) en voor zeven bezwaarmakers (waarvan zes extern waren gehoord) gold dat er nog geen besluit op het bezwaar was genomen. We hebben de bezwaarmakers opnieuw gevraagd wat zij het meest en minst positieve aan de hoorzitting vonden.

Het geheel van de antwoorden overziend blijkt niet van grote verschillen met de antwoorden die de bezwaarmakers direct na de hoorzitting op dezelfde vraag gaven. Zo geldt opnieuw dat het element voice het vaakst wordt genoemd als het meest positieve aspect van de hoorzitting. Goed geluisterd naar wat ik toe te voegen had aan het onderwerp. (e) Er was voldoende ruimte om vragen te stellen en uitleg te geven over mijn bezwaarschrift. Ik kreeg goede aanvullende vragen vanuit de commissie. Ook richting de vertegenwoordiger van de gemeente stelde de commissie goede vragen. (a)

Datzelfde geldt voor het minst positieve aspect van de hoorzitting dat het vaakst wordt genoemd. Dat is opnieuw de opstelling van de gemeente. Twijfels aan de neutraliteit van de vertegenwoordiger. De vertegenwoordiger van de burgemeester hield de hand boven het hoofd van de vergunninghouder/het bedrijfsleven. (a) De vertegenwoordiger van de gemeente had het dossier niet goed bestudeerd, bleek uit haar opmerkingen. Ze was niet goed op de hoogte van wat precies het bezwaar was. Dat was voor ons teleurstellend. De ambtenaar was vooral bezig met haar eigen straatje schoon te vegen. (e)

54

Opvallend (en evenmin verschillend ten opzichte van de antwoorden op de open vragen direct na de hoorzitting) is dat de aard van de hoorzitting – extern of ambtelijk – nauwelijks van invloed is op wat respondenten als het meest of minst positieve element van de hoorzitting noemen. Een uitzondering vormt opnieuw het element van onafhankelijkheid van de commissie. Dat wordt drie keer genoemd door bezwaarmakers die door de externe commissie zijn gehoord. Omdat ze onafhankelijk waren en echt helemaal opnieuw keken hoe alles zat. (e) Het feit dat dit zo professioneel geregeld wordt en de commissie onafhankelijk was. (e) Dat het een onafhankelijke commissie was. (e)

Het element van neutraliteit wordt echter ook een keer genoemd in de reflectie op de hoorzitting bij de ambtelijke commissie. Neutraliteit stond centraal. (a)

Ook al zijn vooral de overeenkomsten tussen de reflectie direct na afloop van de hoorzitting en enkele weken daarna opvallend, de overeenstemming is niet volledig. Onder de reacties direct na afloop van de hoorzitting ontbreken negatieve reflecties over de betekenis van de bezwaarprocedure. Die zijn, zij het zeer beperkt, wel te vinden onder de reacties enkele weken na de hoorzitting. Het voelt als tijdverspilling. De beslissing staat en je wordt niet serieus genomen. De bezwaarschriftenprocedure voelt als een bühne om te laten zien dat burgers inspraak hebben maar het maakt geen verschil. (a) De opstelling is confronterend en je voelt je als burger ‘klein’ omdat je als bezwaarmaker wordt ontvangen door juristen van de gemeente, in het gebouw van de gemeente, je neemt het op tegen het gemeentelijk apparaat op het terrein van de gemeente. (a)

Ten slotte is opvallend dat het – net als trouwens direct na de hoorzitting – veel vaker voorkomt dat respondenten zeggen niets negatiefs over de hoorzitting te melden te hebben dan dat ze zeggen dat ze niets positiefs hebben te melden over de hoorzitting, dit ondanks het feit dat voor de meerderheid van de respondenten de uitkomst van de bezwaarprocedure negatief is. De uitkomst van de procedure lijkt dus niet sterk in verband te staan met de reactie op de vraag wat men als meest en minst positieve aspecten van de hoorzitting beschouwt.

5.10 Conclusie Op basis van de in dit hoofdstuk besproken analyses valt een aantal voorzichtige conclusies te trekken. Een eerst conclusie is dat zowel respondenten die ambtelijk zijn gehoord, als respondenten die zijn gehoord door de externe commissie, zich overwegend procedureel rechtvaardig behandeld voelen door de personen door wie zij zijn gehoord. De vraag of bezwaarmakers in een van beide groepen zich meer procedureel rechtvaardig behandeld voelen, is niet eenvoudig te beantwoorden. Enerzijds laat de regressie zien dat respondenten waarvan bezwaar door de externe commissie is behandeld, overwegend iets hoger scoren op ervaren procedurele rechtvaardigheid. Anderzijds blijkt dat verschil zich alleen onder bepaalde omstandigheden voor 55

te doen. Een belangrijke conditie lijkt de vraag of voorafgaand aan de hoorzitting een vorm van contact geweest is met de gemeente. Respondenten die wel voorafgaand contact hadden, rapporteren meer ervaren procedurele rechtvaardigheid bij een externe behandeling. Respondenten die geen contact hadden gehad met de gemeente, rapporteerden geen verschil. Een verklaring voor onze bevindingen zou kunnen zijn dat de ervaren toegevoegde waarde van een hoorzitting bovenop informeel contact, sterker wordt gevoeld als wordt gehoord door een externe commissie. We hebben echter geen gegevens verzameld over de aard van het informele contact tussen gemeente en bezwaarmaker, bijvoorbeeld over wat er tijdens dat contact aan de orde was, wat de bedoeling van het contact was, en wat respondenten daarvan vonden. Los van dit alles: de verschillen wat betreft de ervaren procedurele rechtvaardigheid tussen ambtelijk en extern behandelde bezwaren zijn gering. Ze zijn weliswaar statistisch significant, maar dat betekent niet praktisch relevant of belangrijk. Bezwaarmakers lijken niet zonder meer een voorkeur voor de ene of de andere wijze van behandeling van hun bezwaar te hebben.

Dat beeld wordt bevestigd als wordt gekeken naar antwoorden op de twee open vragen die we aan de bezwaarmakers stelden, naar wat zij het meest en het minst positief van de hoorzitting vonden en die door zo goed als alle respondenten zijn beantwoord. Het meest opvallende aan de vergelijking tussen de antwoorden van bezwaarmakers die ambtelijk zijn gehoord en bezwaarmakers die zijn gehoord door de externe commissie is dat beide groepen nauwelijks verschillen in hun reflectie over wat zij als het meest en het minst positieve van de hoorzitting hebben ervaren. Weliswaar wordt onafhankelijkheid vaker genoemd als positief door de groep die is gehoord door externe commissie, maar dit betreft een beperkt aantal respondenten, en dit aspect van de behandeling wordt aanzienlijk minder vaak genoemd als het meest positieve aspect van de zitting dan aspecten als het ‘zich gehoord voelen’ en de deskundigheid van de personen die het horen voor hun rekening namen. Opvallend is ook dat het feit dat een gebrek aan onafhankelijkheid bij ambtelijk horen nauwelijks is genoemd als een van de minst positieve aspecten van de hoorzitting.

56

6. Conclusies en aanbevelingen 6.1 Conclusies In dit hoofdstuk zetten we de conclusies van het onderzoek op een rijtje. Het onderzoek richtte zich op de verschillen tussen de behandeling van bezwaarschriften door een externe hoor- en adviescommissie in vergelijking met de ambtelijke behandeling van bezwaarschriften. We hebben de vergelijking op verschillende aspecten gemaakt, door te kijken naar de uitkomsten van de behandelde zaken, de duur van de procedure, de kosten van de bezwaarbehandeling en de tevredenheid van bezwaarmakers over de gevolgde procedure. Een eerste conclusie is dat de uitkomsten van bezwaarprocedures waarbij bezwaarmakers intern, ambtelijk zijn gehoord, in vergelijking met de uitkomsten waarbij een externe commissie hoorde, niet van elkaar verschillen. Met andere woorden: inschakeling van een externe commissie leidt niet tot andere besluiten op bezwaar. Zijn er andere verschillen die een keuze voor het ene of het andere model zouden kunnen rechtvaardigen? Voor wat betreft de duur van de procedures geldt het volgende. Voor de behandeling van bezwaren tegen besluiten van de Directie Juridische Zaken en van Subsidies, Inkoop en Juridisch Bureau Sociaal maakt het qua doorlooptijden weinig verschil of het bezwaar ambtelijk of door de externe commissie is behandeld. Voor bezwaren tegen besluiten van het Juridisch Bureau is wel sprake van een duidelijk verschil.

Worden die ambtelijk behandeld, dan is de gemiddelde doorlooptijd ongeveer 25% korter dan als ze door de externe commissie worden behandeld. Daar is ook wel een verklaring voor en die heeft te maken met de roostering van de zittingen van de externe commissie. Omdat daar rekening moet worden gehouden met de agenda’s van externen is de planning van de externe commissie minder flexibel dan die van het ambtelijk horen, waardoor een ambtelijke hoorzitting vaak op een kortere termijn kan worden gepland. De tijd die na de hoorzitting nodig is voor het nemen van een besluit op bezwaar verschilt niet tussen de externe en ambtelijk vormgegeven procedure. Ook bij de kosten van de behandeling zijn er verschillen, zij het dat die beperkt zijn. De kosten van intern behandelde bezwaarschriften zijn in ‘eenvoudige’ zaken lager dan die van extern behandelde bezwaarschriften. Wordt een zaak complexer, dan is ambtelijke behandeling juist weer wat duurder. Dat verschil is verklaarbaar en wordt veroorzaakt door de kosten van een ambtelijke voorzitter die hoger zijn dan die van de externe commissie, wat vooral bij tijdrovende zaken verschil maakt.

Dat neemt niet weg dat de kosten van ambtelijke en door de externe commissie behandelde zaken niet sterk van elkaar verschillen: bij ‘eenvoudige’ zaken is de ambtelijke behandeling in dat opzicht aantrekkelijker en bij complexere zaken de behandeling door de externe commissie. Hoe ervaren de bezwaarmakers de behandeling door de externe commissie en is daar een verschil met hun waardering van de ambtelijke behandeling? We hebben daarvoor gekeken naar de door de bezwaarmakers ervaren procedurele rechtvaardigheid van de bezwaarprocedure: worden ze met respect behandeld, hebben ze het gevoel serieus te worden genomen en kunnen ze vertellen wat ze kwijt willen? Uit het vragenlijstonderzoek blijkt dat bezwaarmakers de externe commissie onder bepaalde omstandigheden, namelijk bij voorafgaand ambtelijk contact, hoger waarderen dan het ambtelijk horen. Het verschil is klein. Voor het overige zijn er geen verschillen geconstateerd in de ervaren procedurele

57

rechtvaardigheid tussen de ambtelijk behandeling van het bezwaar en de behandeling door een externe commissie. De onafhankelijkheid van degenen die horen speelde in de discussie die leidde tot het instellen van de pilot een belangrijke rol. Voor bezwaarmakers blijkt onafhankelijkheid slechts van ondergeschikt belang te zijn bij de waardering van de hoorzitting. Tot slot hebben we nog gekeken hoe de externe commissie op de hoorzitting te werk gaat, in vergelijking met ambtelijke hoorzittingen. Bij het observeren van de hoorzittingen viel ons op dat de externe commissie vaker een als ‘klassiek’ aan te merken werkwijze volgt, waarbij de bezwaarmaker, gevolgd door de vertegenwoordiger van het bestuursorgaan, het woord krijgt, en waar vervolgens de commissie vragen stelt. Deze quasi-rechterlijke werkwijze is tegenwoordig onder de noemer van ‘nieuwe zaaksbehandeling’ bij de bestuursrechter vervangen door een werkwijze waarbij de rechter begint met het stellen van gerichte vragen, met als doel dat de kern van het geschil sneller en beter aan de orde komt. Opvallend is dat deze werkwijze bij het ambtelijk horen al wel vaker wordt gevolgd.

Voor het antwoord op de aan het begin van dit rapport geformuleerde onderzoeksvraag – zijn er verschillen in kwaliteit van de bezwaarbehandeling tussen zaken waarin bezwaarschriften volledig door ambtenaren worden behandeld, en zaken waarin het horen van bezwaarmakers en het adviseren van het bestuursorgaan gebeurt door een externe commissie in de zin van artikel 7:13 Awb? – betekent dit alles dat het onderzoek geen betekenisvolle verschillen in kwaliteit van bezwaarbehandeling te zien geeft tussen ‘intern’ en ‘extern’ behandelde bezwaren. Er is op grond van het onderzoek dan ook geen aanleiding te veronderstellen dat het inschakelen van een externe commissie bij de afhandeling van bezwaarschriften meerwaarde heeft in het licht van het door de Amsterdamse gemeenteraad gewenste herstel van vertrouwen tussen overheid en burger.

6.2 Aanbevelingen De gemeente Amsterdam streeft met het binnen het Juridisch Bureau uitgevoerde project Sigma naar een ‘passende’ behandeling van bezwaarzaken. De uitkomsten van de pilot met de externe bezwaaradviescommissie kunnen voor de verdere inrichting van dat project nuttig zijn. Zo kan aan de hand van kenmerken van de zaak – reden om bezwaar te maken, zwaarte van het belang, aantal belanghebbenden, complexiteit van de zaak, gevolgen voor andere zaken etc. – in de toekomst worden besloten of een zaak voor ambtelijk horen dan wel voor horen door een externe commissie geschikt is. ‘Passende’ behandeling maakt zo een aantal varianten van horen mogelijk, zoals enkelvoudig ambtelijk horen, meervoudig ambtelijk horen, enkelvoudig extern horen of horen door een externe commissie. ‘Passende’ behandeling kan tot een keuze voor een ambtelijke hoorzitting leiden wanneer het gaat om relatief eenvoudige zaken waarbij geen grote belangen aan de orde zijn en ook geen derden in het spel zijn. Een keuze voor de externe commissie kan aan de orde zijn bij complexe zaken met meerdere partijen. Zijn principiële kwesties aan de orde, zoals de uitleg van een wettelijk voorschrift, of gaat het geschil om een groot bedrag, dan kan eveneens de keuze voor de externe commissie worden gemaakt.

Volgens deze ‘beslisregels’ komt een geschil op het terrein van de fysieke leefomgeving eerder bij de externe commissie dan een geschil in het sociaal domein. Op dezelfde voet kan er voor worden gekozen een ingrijpend burgemeestersbesluit aan de externe commissie voor te leggen. Bij de keuze voor de wijze van behandeling van het bezwaar zou ook met de voorkeur van de bezwaarmaker rekening moeten worden gehouden. We hebben gezien dat voor een deel van de bezwaren geldt 58

dat ambtelijke behandeling in de regel sneller verloopt; heeft de bezwaarmaker een sterke voorkeur voor een snelle behandeling van de zaak, dan ligt ambtelijke behandeling meer voor de hand. Het ligt voor de hand dat wanneer de bezwaarmaker invloed heeft op de inrichting van de procedure voor de behandeling van het bezwaar, dit positieve invloed heeft op de waardering voor die procedure na afloop. Bij dit alles is de rol van de secretaris van cruciaal belang. In het telefonisch contact tussen de secretaris en de bezwaarmaker, direct aan het begin van de bezwaarprocedure kan bij de bezwaarmaker worden geinformeerd naar diens wensen, zodat daarmee rekening kan worden gehouden bij de beslisisng over de wijze van behandeling van het bezwaar. Dat brengt ons bij een laatste aanbeveling. Opvallend is dat tevoren bellen bij inschakeling van een externe commissie effect lijkt te hebben op de ervaren procedurele rechtvaardigheid. In het project Sigma dat bij het Juridisch Bureau loopt, wordt ingezet op snel telefonisch contact met de bezwaarmaker. Dat lijkt dus een positief effect te hebben.

Tegelijkertijd valt op dat het in de bezwaarzaken waarover wij gegevens hebben verzameld maar betrekkelijk weinig voorkomt dat de gemeente direct na het indienen van het bezwaar met de bezwaarmaker belt: slechts een op de negen bezwaarmakers die ambtelijk zijn gehoord geeft aan dat de gemeente tevoren contact heeft opgenomen; iets vaker, maar nog steeds slechts in een op de zes zaken, als is gehoord door de externe commissie. Hier lijkt dus nog een wereld te winnen.

59

Bijlage 1 Checklist hoorzitting bezwaaradviescommissie Amsterdam Aard/omschrijvig van het bestreden besluit

Datum hoorzitting Begintijdstip Eindtijdstip Wie waren op de hoorzitting aanwezig? Ja

Nee

Ja

Nee

Bezwaarmaker(s) aanwezig? Professionele gemachtigde bezwaarmaker(s) aanwezig? Derde(n) aanwezig? Professionele gemachtigde derde aanwezig? Vertegenwoordiger bestuursorgaan aanwezig? Aan het begin van de hoorzitting werd info gegeven over: Het doel van de hoorzitting Onafhankelijke positie van de hoorcommissie Wat er besproken zal worden De te verwachten duur van de hoorzitting De indeling (‘spoorboekje’) van de hoorzitting Stelling: op de hoorzitting was de vraag naar het onderliggende belang in de zaak aan de orde Helemaal eens eens neutraal oneens Helemaal oneens

Hoe zou je het karakter van de hoorzitting omschrijven? Een klassiek hoorzitting In sterke mate elementen van beide in sterke mate waar de bezwaarmaker eerst de gelegenheid krijgt zijn standpunt toe te lichten, daarna verweerder, gevolgd door vragen van de commissie

Een zitting waarin de vragen die de commissie heeft voor de bezwaarmaker en verweerder centraal staan, en de bezwaarmaker pas daarna de gelegenheid krijgt eventueel nog niet genoemde punten naar voren te brengen

Wat was de uitkomst van de hoorzitting? Commissie gaat advies uitbrengen Zaak wordt aangehouden Bezwaar wordt ingetrokken omdat partijen tot overeenstemming zijn gekomen Bezwaar wordt introkken, omdat bezwaarmaker het niet wil doorzetten 60

Bijlage 2 Vragenlijst bezwaarmakers Vooraf - Het gaat om een onderzoek van de Rijksuniversiteit Groningen en de Vrije Universiteit Amsterdam, in opdracht van de gemeente Amsterdam; - U blijft volledig anoniem in rapportages over dit onderzoek; - Mocht u aan het eind van dit interview uw telefoonnummer aan ons doorgeven in verband met een tweede interview over enige tijd, dan zullen we dit telefoonnumer meteen uit ons databestand verwijderen nadat het tweede interview heeft plaatsgevonden; - We geven geen enkele informatie uit dit interview door aan de gemeente. Vragen 1. Wanneer heeft u bezwaar gemaakt? dag...... maand......jaar…… 2. Tegen welk soort besluit is uw bezwaarschrift gericht?  Een besluit op het terrein van de sociale zekerheid, bijvoorbeeld bijstand of WMO  Een besluit op het terrein van de ruimtelijke ordening  Een besluit op een ander terrein, namelijk …………………………………………………………………………………  Dat weet ik niet 3. Heeft u tussen het moment waarop u bezwaar maakte en de hoorzitting van zojuist, mondeling of telefonisch contact met de gemeente gehad over uw bezwaar?  Ja, ik ben gebeld door iemand van de gemeente  Ja, ik heb zelf contact gezocht met de gemeente  Ja, anders, namelijk……………………………………………………………………………………………………………………  Nee, ik heb geen contact gehad 4.

Door wie bent u zojuist gehoord?  Door een commissie van enkele mensen die niet bij de gemeente werkzaam zijn  Door één persoon die niet bij de gemeente werkzaam is  Door één of enkele ambtenaren van de gemeente  Dat weet ik niet 5. Is dit de eerste keer dat u bij een hoorzitting bent geweest in verband met een bezwaarschrift tegen een besluit van de gemeente Amsterdam?  Ja  Nee, ik heb wel eens eerder bezwaar tegen een besluit van de gemeente Amsterdam gemaakt  Dat weet ik niet Ik lees nu enkele stellingen voor over het optreden van de persoon of personen door wie u zojuist bent gehoord over uw bezwaarschrift. Kunt u zeggen of u het met deze stellingen eens bent?

61

Stellingen

Zeer eens

Eens

Neutraal

Oneens

Zeer oneens

++

+

+/-

-

- -

De persoon of personen door wie ik zojuist ben gehoord, hadden zich goed op de zaak voorbereid De persoon of personen door wie ik zojuist ben gehoord, waren deskundig De persoon of personen door wie ik zojuist ben gehoord, waren onpartijdig De persoon of personen door wie ik zojuist ben gehoord, luisterden oprecht naar mijn standpunten Ik ben zojuist beleefd en met respect behandeld Alle informatie die van belang is in deze zaak, is zojuist op tafel gekomen De persoon of personen door wie ik zojuist ben gehoord, gaven uitleg over het verdere verloop van de zaak na de zitting De persoon of personen door wie ik zojuist ben gehoord, vertelden dat zij niet zelf op uw bezwaar beslissen, maar dat zij alleen een advies geven aan de gemeente Ik heb vertrouwen in de gemeente Amsterdam Ik heb vertrouwen in de overheid als geheel

6. Wat vond u het meest positief van de hoorzitting? ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… 7. Wat vond u het minst positief van de hoorzitting? ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… 8. Ben u vandaag in uw eentje naar de hoorzitting gekomen? Of heb u zich door iemand laten vergezellen, bijvoorbeeld door een familielid, vriend of goede kennis en/of door een juridisch adviseur, bijvoorbeeld een advocaat?  Ik ben alleen naar de hoorzitting gekomen  Ik ben vergezeld door iemand anders, namelijk door …. 9. Zijn er tegelijkertijd met u zojuist ook één of meer ambtenaren van de gemeente gehoord om toelichting te geven op het besluit waartegen u bezwaar hebt gemaakt?  Ja  Nee  Dat weet ik niet

62

10. Zijn er gelijktijdig met u zojuist ook één of meer andere burgers gehoord die bezwaar hebben gemaakt tegen hetzelfde besluit?  Ja  Nee  Dat weet ik niet 11. Zijn er gelijktijdig met u zojuist ook één of meer andere burgers gehoord die juist tevreden zijn over het besluit waartegen u bezwaar hebt gemaakt?  Ja  Nee  Dat weet ik niet 12. Over een paar weken neemt de gemeente een beslissing over uw bezwaarschrift. Denkt u dat de gemeente een beslissing neemt die voor u gunstig is?  Ja  Nee  Dat weet ik niet 13. We willen u over enige tijd - nadat de gemeente een beslissing over uw bezwaarschrift heeft genomen - een aantal korte vragen stellen. Mogen wij daarover telefonisch met u contact opnemen? Zo ja, wat is uw telefoonnummer? …………………….

U bent nu klaar met de vragenlijst. Hartelijk dank voor uw medewerking!

63

Bijlage 3 Vragenlijst telefonisch interview U heeft bezwaar gemaakt bij de gemeente Amsterdam. Na de hoorzitting heb ik met u gesproken. U heeft toen verteld dat we u later nog konden bellen om te vragen hoe de procedure is afgelopen en hoe u er achteraf op terugkijkt. Ik wil u graag een paar vragen stellen. De beantwoording ervan zal u maximaal vijf minuten kosten. Uw antwoorden zullen verzelfsprekend geheel geanonimeerd door ons worden verwerkt. 1. Wanneer bent u gehoord over uw bezwaarschrift? ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… 2. Door wie bent u gehoord?  Door een commissie van enkele mensen die niet bij de gemeente werkzaam zijn  Door één persoon die niet bij de gemeente werkzaam is  Door één of enkele ambtenaren van de gemeente  Dat weet ik niet 3. Wat vond u het meest positief van de hoorzitting? ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… 4. Wat vond u het minst positief van de hoorzitting? ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… 5. Als u de bezwaarprocedure die u heeft gevolgd een cijfer zou moeten geven, welk cijfer zou dat dan zijn? 6.

Wat was de uitkomst van de bezwaarprocedure?  De bezwaarprocedure is nog niet afgerond in de vorm van een beslissing van de gemeente Amsterdam  Er is een beslissing op mijn bezwaarschrift genomen waarin ik gelijk heb gekrgen  Er is een beslissing op mijn bezwaarschrift genomen waarin ik deels gelijk heb gekrgen  Er is een beslissing op mijn bezwaarschrift genomen waarin ik geen gelijk heb gekrgen  De gemeente en ik zijn tot overeenstemming gekomen; ik heb daarna mijn bezwaarschrift ingetrokken  Anders …………………………………………………………………………………………………………………….. Dit waren de vragen die ik u wilde stellen. Hartelijk dank voor uw medewerking

64

Bijlage 4 Invulinstructie: noteer de gemiddelde tijdsinzet in minuten bij de laatste vijf behandelde zaken Ambtelijk horen: secretaris Uitnodiging/inplannen Voorbereiding/jurisprudentie overleg intern, voorzitter en bezwaarde horen opstellen advies administratieve taken

Ambtelijk horen: voorzitter voorbereiding overleg met secretaris horen overleg over het advies meelezen advies administratieve taken

Ondersteunende medewerker ambteljke afhandeling Overleg intern Samenstelling dossier Toezending stukken Organisatie horen Toesturen besluit op bezwaar

Ondersteunende medewerker externe hoor- en adviescommissie Overleg intern Samenstelling dossier Toezending stukken Organisatie horen Toesturen besluit op bezwaar administratieve taken

65

Externe hoor- en adviescommissie: secretaris voorbereiding horen horen opstellen advies overleg commissie uitnodigen en communiceren bezwaarden intern overleg contact over stukken bestuursorgaan

Vertegenwoordiger bestuursorgaan bij externe commissie Voorbereiding hoorzitting Hoorzitting handelingen na hoorzitting (aanvullende stukken etc) nieuw besluit / reactie advies commissie aanvullende toelichting aan bezwaarden

66

Bijlage 5

Pilot onafhankelijke bezwaarschriftencommissie, werkwijze Juridisch Bureau • • • •

• •

Het rooster wordt door projectleiding gemaakt in overleg met de leden van de commissie De rooster wordt naar Juridisch bureau/externe commissie gestuurd Er is een voor DJZ en Juridisch bureau/externe commissie toegankelijke mailbox: externbezwaar@amsterdam.nl Door DJZ worden de data zittingsdagen geblokkeerd in de agenda, én wordt de Piet Nakzaal op het Stadhuis gereserveerd voor alle zittingsmomenten. Indien dit niet kan, wordt overlegd door DJZ met JB welke zaal er dan mogelijk is (let op aantal bezwaarden met capaciteit van de ruimte), of dat er moet worden uitgeweken naar de President Kennedylaan. Indien zo, reserveert JB/externe commissie de zaal op de PKL. Zaken van DJZ worden ingepland door ondersteuning DJZ. Zaken van JB/externe commissie worden aangeleverd, belangrijk hierbij is: 1. Projectleider pilot JB vraagt coördinatie het aantal/soort bezwaarzaken 2. Coördinatie zoekt zaken en levert de zaaknummers aan de ondersteuning 3. Ondersteuning bekijkt of dossier correct is ingevoerd en stukken aanwezig zijn 4. Secretarissen worden gekoppeld aan zittingsdata door projectleider 5. Zaak moet minstens 3 weken vóór de te plannen zitting zijn aangeboden bij JB/externe commissie. 6. Ondersteuning verzorgt alle overige taken.

Vervolg werkzaamheden: •

Wat te doen met de te plannen zaken door JB/externe commissie: 1. Op de G-schijf staat een map : G:\JB\Afdeling Ondersteuning b&b\Praktische zaken\05. Externe commissie 2. Hierin staat een Excel bestandje: Overzicht te plannen zaken 3. Hierin noteer je alles wat van belang is voor de betreffende dag dat je gaat plannen: In groen wat al is gedaan door jou, in rood wat nog moet gebeuren. 4. Volg het format en kopieer het eventueel naar een volgende datum. 5. Maak in de agenda : Agenda – externbezwaar een uitnodiging aan (de datum staat dus al geblokkeerd door secr DJZ in de agenda) en stuur die naar de secretaris en de vertegenwoordiger namens DB. Je vult in: Hoorzitting Externe CIE het JB nummer (óf DJ), korte omschrijving van de zaak. 6. Maak een agenda aan, een formatje kun je vinden in de map 05.Externe commissie submap: Agenda’s. Hier pak je een vorige Agenda en sla je op onder de nieuwe datum en vult de gegevens in. 7. Als het tijd is om de uitnodigingen te verzenden aan de bezwaarden/gemachtigden/vergunninghouder: Maak een email aan: voeg de gegevens uit “voorbeeld uitnodiging zitting externe cie etc” in, of gebruik een verzonden eerdere uitnodiging.

67

Pas deze aan als van toepassing: Bijvoorbeeld voor de vergunninghouder (dan weghalen UW bezwaarschrift, op diverse plaatsen in de brief óf bijvoorbeeld de locatie van de zitting is anders, het dossiernummer moet aangepast, of indien van toepassing deze regel toevoegen: NB. In verband met het aantal genodigden is het niet mogelijk de datum en/of tijd te wijzigen. 8. Je controleert en vinkt af in het schema alles wat je hebt gedaan. 9. Je noteert in het rood wat er eventueel nog moet gebeuren. 10. Je meld via Topdesk aan wie je hebt uitgenodigd (ook de commissieleden, secretaris en vertegenwoordigers) De namen van de bezwaarde(n)/overige belanghebbenden. 11. UITERLIJK 2 weken van tevoren stuur de Agenda én de stukken (van alle zaken) via Sharefile (let op dat je het toegankelijk maakt voor iedereen zonder aanmelden) naar de commissieleden, gewoon in 1 mail, Agenda voorop, de stukken per dossier met een voorblad dat je hebt gemaakt. Kijk hiervoor in de map : Digitale stukken ten behoeve van de hoorzitting. (in deze map kun je al je stukken slepen om zodoende één procesdossier te maken) Dit is een NIET-geanonimiseerd pakketje. De commissieleden willen een ongecensureerd exemplaar van de stukken hebben. Wanneer bezwaarde/vergunninghouder vraagt om een dossier, kun je eventueel nog een geredigeerd pakketje maken en deze in Octopus zetten onder de naam: Inzagedossier ter verzending.

Deze kun je sturen naar buiten (via Sharefile). 12. Stuur de agenda naar de studenten van de VU (zie ook in het overzicht, kopieer dit steeds mee naar de volgende zittingsdatum). Verantwoordelijk voor:

Mathilde Houben

Opdrachtgever van de pilot DJZ

Joris Tuijten

Projectleider van de pilot

Trevor Waal

Coördinatie Sociaal

Bianca van Duijse

Coördinatie/selectie van de bezwaarzaken

Linda van den Oord DJZ

Ondersteuning DJZ

Linda Stokkermans & Lorraine Zaalman Ondersteuning JB

68