1b. Bijlage 1 Brief ACAM gereedmelding aanbeveling 2020-02 getek..pdf

Bezoekadres Oudezijds Voorburgwal 300 1012 GL Amsterdam Postbus 1078 1000 BB Amsterdam Telefoon 020 254 9000 www.amsterdam.nl

Directie Financien en Inkoop Mevrouw L. Brasz Amstel 1 1011 PN Amsterdam

2 november 2022 Kenmerk 700.015.22-U Behandeld door F. Nillesen RO, Auditmanager, 06 8362 9034, F.Nillesen@amsterdam.nl Datum

Onderwerp

Gereed melding aanbevelingen 2020-2

Geachte mevrouw Brasz, In haar eindrapport 2018 heeft de Rekeningencommissie aanbevelingen opgenomen ten aanzien van de financiële functie van de gemeente Amsterdam. Een van deze aanbevelingen heeft betrekking op de opvolging van aanbevelingen die door de Rekeningencommissie en ACAM worden gedaan. De Rekeningencommissie acht ‘een effectiever proces monitoren opvolging aanbevelingen noodzakelijk; Indien het voorstel is om een aanbeveling af te doen, dan dient hierbij een advies van ACAM te zijn opgenomen’. Voorstel afdoen aanbeveling In de brief van 24 oktober 2022 aan de commissie Financiën Kunst en Diversiteit rapporteert de wethouder Inkoop over het afdoen van aanbeveling 2020-02. Deze heeft betrekking op drie aanbevelingen van ACAM en één van de Rekeningencommissie: ACAM 1 Voor alle nieuw ontstane onrechtmatigheden de afwijkingsprocedures worden doorlopen. 2 Inrichting door de directie Inkoop van een systeem van tweedelijnstoetsing op voorgenomen gunningsbesluiten. 3 Invoering van een volwaardig contractmanagementsysteem gekoppeld aan of als onderdeel van een nieuw financieel pakket. Rekeningencommissie 4 Start op korte termijn met implementeren van structurele verbeteringen in het inkoopstelsel.

ACAM is bereikbaar per metro (lijn 52) en tram (lijn 4 en 14) halte Rokin Een routebeschrijving vindt u op www.amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam

2 november 2022 700.015.22-U Pagina 2 van 4

In de brief licht de wethouder Inkoop de voortgang van de gereed melding van de aanbeveling van ACAM als volgt toe: 1 Voor alle nieuw ontstane onrechtmatigheden de afwijkingsprocedures worden doorlopen.  Het college zet de acties die in dit kader in gang zijn gezet voort, zodat deze effect kunnen sorteren. Daarmee vermijdt het college andere extra arbeidsintensieve administratieve maatregelen die zouden moeten waarborgen dat voor alle nieuw ontstane onrechtmatigheden de afwijkingsprocedure worden . Het uiteindelijke resultaat van deze acties krijgt zijn beslag in de rechtmatigheidscijfers bij de jaarrekeningcontrole;  Hier bovenop stelt het GMT jaarlijks een ambtelijk audit programma vast. In deze audits wordt ingezoomd op het signaleren van risico’s en op genomen maatregelen. De audits bieden directeuren inzicht in de inrichting en werking van de procesbeheersing en bevatten aanbevelingen ter verbetering;  Voor de volledigheid zijn onderstaand de dit jaar in gang gezette maatregelen opgesomd: 





2

Vanaf 1 september 2022 passen wij voor alle nieuwe onrechtmatigheden de Werkwijze Afwijkende inkooptrajecten toe, zie raadsinformatiebrief van 28 september 2022; Rechtmatigheid van de inkoopuitgaven wordt per 2023 een standaard onderdeel van de gesprekken tussen directeuren en hun stedelijk directeuren. Op deze wijze wordt rechtmatigheid van inkoopuitgaven structureel geborgd en leggen directeuren daarover verantwoording af. Directeuren die boven de 1% tolerantiegrens uitkomen, stellen een plan van aanpak op om de onrechtmatigheid onder de tolerantiegrens te krijgen. Deze maatregelen zijn per raadsinformatiebrief van 9 juni 2022 met u gedeeld; De directie Financiën en Inkoop rapporteert via ambtelijke kwartaalrapportages over voorgaande maatregelen. Deze rapportages worden besproken tussen directeuren en hun stedelijk directeuren.

Inrichting door de directie Inkoop van een systeem van tweedelijnstoetsing op voorgenomen gunningsbesluiten.  De directie Financiën en Inkoop heeft in het eerste kwartaal van 2022 een systeem van tweedelijnstoetsing op voorgenomen gunningsbesluiten gerealiseerd. Om dit praktisch en proportioneel uit te voeren is dit ingericht voor complexe, politiek/bestuurlijk gevoelige en/of financieel risicovolle en/of innovatieve aanbestedingen met een waarde boven de € 20 miljoen.

3

Invoering van een volwaardig contractmanagementsysteem gekoppeld aan of als onderdeel van een nieuw financieel pakket.

ACAM is bereikbaar per metro (lijn 52) en tram (lijn 4 en 14) halte Rokin Een routebeschrijving vindt u op www.amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam

2 november 2022 700.015.22-U Pagina 3 van 4

 Met ingang van 2024 maakt een contractmanagementsysteem deel uit van een nieuw Amsterdams Financieel en Inkoop Systeem (AFIS). Dit systeem maakt een directe koppeling tussen contracten en uitgaven mogelijk. Daarmee wordt het ketenproces van inkoop tot en met betalen versterkt en wordt vroegtijdig signaleren en bijsturen eenvoudiger. Invoering van dit systeem heeft impact op ruim 3.000 gebruikers, 21.000 leveranciers en koppelingen met sub-administraties. Om de overgang naar het nieuwe systeem zo zorgvuldig en soepel mogelijk te laten verlopen is een robuust project governance ingericht. Per raadsbrief van 28 september 2022 bent u hierover geïnformeerd. In de brief licht de wethouder Inkoop de voortgang van de gereed melding van de aanbeveling van de rekeningencommissie als volgt toe: 4

Start op korte termijn met implementeren van structurele verbeteringen in het inkoopstelsel.  Een beter werkend inkoopstelsel is een gezamenlijke veranderopgave voor de gehele organisatie. Het college hechtte aan adequate uitvoering van genoemde aanbevelingen en heeft deze onderdeel gemaakt van het ambtelijk uitvoeringsplan voor een beter werkend inkoopstelsel. Het uitvoeringsplan, periodieke rapportages, indien nodig (bij)sturing via het GMT en periodieke monitoring door de ACAM hebben de uitvoering van deze aanbevelingen geborgd.

Observaties ACAM Op basis van onze controlewerkzaamheden in het kader van de jaarrekeningcontrole 2022 hebben wij de volgende observaties over het gereedmelden van de aanbevelingen van ACAM en de rekeningencommissie: 1. Vanaf 1 september 2022 geldt de nieuwe afwijkingsprocedure voor inkooptrajecten. Alle mogelijke afwijkingen boven de drempelbedragen en voor extern inzet die langer dan twee jaar duurt, moeten aan het college worden voorgelegd. De afwijkingsprocedure is aangepast omdat mogelijke onrechtmatigheden niet of te laat werden aangemeld. Uit de procedure en zoals wij hebben aangegeven in onze 4 e monitorrapportage “Voortgang aanbevelingen van het Adviesrapport Inkoopstelsel – 8e voortgangsrapportage” blijkt nog niet hoe geborgd wordt dat alle mogelijke afwijkingen worden voorgelegd aan het college. De gemeente Amsterdam heeft aangegeven dat de inkooprechtmatigheid een standaard onderdeel wordt van de prestatiedialogen tussen directeuren en hun stedelijk directeuren vanaf 2023. Hierbij is afgesproken dat bij een onrechtmatigheid vanaf 1% de betreffende directeur een verbeterplan moet opstellen. Het college heeft de keuze gemaakt om de procedure te herzien en er voor gekozen geen preventieve maatregelen te nemen om te borgen dat alle nieuw ontstane onrechtmatigheden de afwijkingsprocedure doorlopen. Het college acht dit te arbeidsintensief.

De herziene procedure heeft als effect dat, vanaf 2023, achteraf nieuwe onrechtmatigheden kunnen worden gedetecteerd. ACAM is bereikbaar per metro (lijn 52) en tram (lijn 4 en 14) halte Rokin Een routebeschrijving vindt u op www.amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam

2 november 2022 700.015.22-U Pagina 4 van 4

Met de aanschaf van het nieuwe financieel systeem is ook een nieuw contractmanagementsysteem voorzien. Hiermee kan onder meer de looptijd van contracten worden bewaakt. Met deze bewaking kunnen nieuwe onrechtmatige bestedingen worden voorkomen en ontstaat de mogelijkheid om onrechtmatige bestedingen sneller te detecteren. Hiermee vallen nieuwe onrechtmatigheden, die niet de procedure doorlopen hebben, naar verwachting sneller op. Wij kunnen de keuzes die het college maakt volgen. Na implementatie van de maatregelen en AFIS kan de effectiviteit van de getroffen maatregelen worden vastgesteld. In deze context beschouwen wij de aanbeveling als afgedaan. 2. Voor gunningsbesluiten van complexe, politiek-bestuurlijk gevoelige en/of financieel risicovolle en/of innovatieve aanbestedingen met een waarde boven de € 20 miljoen, geldt dat deze door het college genomen worden. In de nieuwe procedure is opgenomen dat de Lead Buyer deze eerst ter goedkeuring neerlegt bij de directeur Financiën en Inkoop. Na goedkeuring wordt het voorgenomen gunningsbesluit ter besluitvorming aangeboden aan het college. Hiermee is de tweedelijnstoetsing ingericht. De werking hiervan moet nog blijken. Wij beschouwen de aanbeveling als afgedaan. 3. De eisen voor het contractmanagementsysteem zijn meegenomen in de aanbesteding van het nieuwe Amsterdams Financieel en Inkoop Systeem (AFIS).

De afdeling Concern Inkoop en Strategie is op meerdere manieren bij de implementatie van AFIS betrokken. Hiermee is aan de voorkant van het programma ingeregeld dat het contractmanagement zal worden gerealiseerd in AFIS. De werking hiervan moet nog blijken. Wij beschouwen de aanbeveling als afgedaan. 4. Met de uitvoering van het Uitvoeringsplan is de gemeente Amsterdam gestart met de daadwerkelijke implementatie van de structurele verbeteringen in het inkoopstelsel. Het Uitvoeringsplan is formeel afgerond, de ontwikkeling van het inkoopstelsel gaat door. De openstaande activiteiten uit het Uitvoeringsplan zijn overgedragen aan de afdeling Concern Inkoop en Strategie. Naar onze mening betreft dit een aantal activiteiten die van groot belang zijn om tot een daadwerkelijk beter werkend inkoopstelsel te komen. De uitvoering hiervan is beslist geen sinecure te noemen gezien de complexiteit en de betrokkenheid van veel gemeentelijke organisatieonderdelen. Samengevat kan deze aanbeveling om daadwerkelijk te starten met de daadwerkelijke implementatie worden afgedaan, waarbij wij het belang van de verdere ontwikkeling van het inkoopstelsel onderstrepen. De aanbeveling is afkomstig van de Rekeningencommissie en is het haar besluit om de aanbeveling af te doen.

F. Nillesen RO Auditdienst ACAM ACAM is bereikbaar per metro (lijn 52) en tram (lijn 4 en 14) halte Rokin Een routebeschrijving vindt u op www.amsterdam.nl