1a. Afdoening aanbevelingen 2020-02 van ACAM-RekCie en afdoen toezeggingen TA2022-000515 en TA 2022-000857.pdf

Raadsinformatiebrief Afdoening toezeggingen & aanbevelingen 2020-02

Aan: Datum Portefeuille(s) Portefeuillehouder(s): Behandeld door Onderwerpen

De leden van de raadscommissie FKD 24 november 2022 Inkoop Hester van Buren Bestuursopdracht Inkoop, bestuurszaken.inkoop@amsterdam.nl Afdoening aanbevelingen 2020-02 van ACAM/Rekeningencommissie en afdoening toezeggingen TA2022-000515 en TA2022-000857

Geachte leden,

Met deze raadsinformatiebrief informeert het college u over de volgende onderwerpen: 1. De afdoening van aanbeveling 2020-02 ACAM/ Rekeningencommissie; 2. De afdoening van de toezegging aan het lid Van Schijndel (FvD) over monitoring van inkoop en de onrechtmatigheid(smarge), TA2022-000515; 3. De afdoening van de toezegging aan het lid Verschoor (FvD) om bij de Najaarsnota 2022 terug te komen op de structurele verbeteringen m.b.t. het inkoopstelsel TA2022-000857. Het college constateert dat het overgrote gedeelte van de inkooptrajecten conform wet en intern beleid worden uitgevoerd. Daarnaast ziet het college dat alle maatregelen en inspanningen op de aanbevelingen van de ACAM en Rekeningencommissie resultaat hebben. De ACAM bevestigt dit met een positief advies bij de resultaten van haar aanbevelingen. De ACAM beschouwt de aanbeveling van de Rekeningencommissie als afgedaan, nadat de Rekeningencommissie hiertoe besluit.

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 24 november 2022 Pagina 2 van 5

Ad 1. Afdoening aanbeveling 2020-02 ACAM/Rekeningencommissie Deze aanbeveling 2020-02 bestaat uit vier onderdelen, per onderdeel licht het college de afdoening toe. In bijlage 1 is het advies van de ACAM opgenomen over deze afdoening. Daarnaast bent u via raadsbrieven van 9 juni 20221 en 28 september 20222 geïnformeerd over de verschillende maatregelen die zijn ingevoerd.

In het accountantsverslag bij het Jaarverslag 2020 zijn de volgende aanbevelingen opgenomen: A. ‘Voor alle nieuw ontstane onrechtmatigheden de afwijkingsprocedures doorlopen’ o Het college zet de acties die in dit kader in gang zijn gezet voort, zodat deze effect kunnen sorteren. Daarmee vermijdt het college andere extra arbeidsintensieve administratieve maatregelen, die zouden moeten waarborgen dat voor alle nieuw ontstane onrechtmatigheden de afwijkingsprocedure moet worden doorlopen. Het uiteindelijke resultaat van deze acties krijgt zijn beslag in de rechtmatigheidscijfers bij de jaarrekeningcontrole; o Hier bovenop stelt het GMT jaarlijks een ambtelijk audit programma vast. In deze audits wordt ingezoomd op het signaleren van risico’s en op genomen maatregelen. De audits bieden directeuren inzicht in de inrichting en werking van de procesbeheersing en bevatten aanbevelingen ter verbetering; o Voor de volledigheid zijn onderstaand de dit jaar in gang gezette maatregelen opgesomd: 





1 2

Vanaf 1 september 2022 passen wij voor alle nieuwe onrechtmatigheden de Werkwijze Afwijkende inkooptrajecten toe, zie raadsinformatiebrief van 28 september 2022; Rechtmatigheid van de inkoopuitgaven wordt per 2023 een standaard onderdeel van de gesprekken tussen directeuren en hun stedelijk directeuren. Op deze wijze wordt rechtmatigheid van inkoopuitgaven structureel geborgd en leggen directeuren daarover verantwoording af. Directeuren die boven de 1% tolerantiegrens uitkomen, stellen een plan van aanpak op om de onrechtmatigheid onder de tolerantiegrens te krijgen. Deze maatregelen zijn per raadsinformatiebrief van 9 juni 2022 met u gedeeld; De directie Financiën en Inkoop rapporteert via ambtelijke kwartaalrapportages over voorgaande maatregelen. Deze rapportages worden besproken tussen directeuren en hun stedelijk directeuren.

Raadsbrief Voortgang aanbeveling 2020-02 van ACAM en Rekeningencommissie d.d. 9 juni 2022: link Raadsbrief Stand van zaken vervolgacties inhuur externen d.d. 28 september 2022: link

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 24 november 2022 Pagina 3 van 5

B. ‘Inrichting door de directie Inkoop van een systeem van tweedelijnstoetsing op voorgenomen gunningsbesluiten’ o De directie Financiën en Inkoop heeft in het eerste kwartaal van 2022 een systeem van tweedelijnstoetsing op voorgenomen gunningsbesluiten gerealiseerd. Om dit praktisch en proportioneel uit te voeren is dit ingericht voor complexe, politiek/bestuurlijk gevoelige en/of financieel risicovolle en/of innovatieve aanbestedingen met een waarde boven de €20 miljoen; C. ‘Invoering van een volwaardig contractmanagementsysteem gekoppeld aan of als onderdeel van een nieuw financieel pakket’ o

Met ingang van 2024 maakt een contractmanagementsysteem deel uit van een nieuw Amsterdams Financieel en Inkoop Systeem (AFIS). Dit systeem maakt een directe koppeling tussen contracten en uitgaven mogelijk. Daarmee wordt het ketenproces van inkoop tot en met betalen versterkt en wordt vroegtijdig signaleren en bijsturen eenvoudiger. Invoering van dit systeem heeft impact op ruim 3.000 gebruikers, 21.000 leveranciers en koppelingen met sub-administraties. Om de overgang naar het nieuwe systeem zo zorgvuldig en soepel mogelijk te laten verlopen is een robuuste project governance ingericht. Per raadsbrief van 28 september 2022 bent u hierover geïnformeerd.

In het rekeningencommissieverslag bij het Jaarverslag 2020 is de volgende aanbeveling opgenomen: D. ‘Start op korte termijn met implementeren van structurele verbeteringen in het inkoopstelsel.’ o Een beter werkend inkoopstelsel is een gezamenlijke veranderopgave voor de gehele organisatie. Het college hechtte aan adequate uitvoering van genoemde aanbevelingen en heeft deze onderdeel gemaakt van het ambtelijk uitvoeringsplan voor een beter werkend inkoopstelsel. Het uitvoeringsplan, periodieke rapportages, indien nodig (bij)sturing via het GMT en periodieke monitoring door de ACAM hebben de uitvoering van deze aanbevelingen geborgd; Daarnaast gaat het college onderzoeken welke mogelijkheden er zijn om de interne bureaucratie kleiner te maken, ook om ervoor te zorgen dat de kans op onrechtmatigheid wordt gereduceerd.

2. Afdoening toezegging aan het lid Van Schijndel (FvD) monitoring van inkoop en de onrechtmatigheid(smarge), TA2022-000515 In vervolg op deze toezegging informeert het college u over de monitoring van inkoop en de onrechtmatigheid(smarge). Hierover informeert het college uw raad ook via de P&C-cyclus. Voor het tweede opvolgende jaar (2020 en 2021) heeft de accountant de Jaarrekening goedgekeurd.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 24 november 2022 Pagina 4 van 5

Voor 2022 is de stand van zaken als volgt. De onrechtmatigheid van inkoopuitgaven van € 50,6 miljoen die bij het Jaarverslag 2021 is geconstateerd, is per Q2-2022 met ongeveer de helft hersteld. Op basis van historische data bedraagt nieuwe onrechtmatigheid gemiddeld € 16 miljoen per jaar. Met dit bedrag van € 16 miljoen en met de cijfers van Q2-2022 geëxtrapoleerd, kan de onrechtmatigheid bij het Jaarverslag 2022 indicatief € 42 miljoen bedragen. Afhankelijk van de hoogte van de andere door de accountant geconstateerde onrechtmatigheden blijft Amsterdam bij het Jaarverslag 2022 naar verwachting onder de 1% tolerantiemarge van onrechtmatigheden.

Het oplossen van oude onrechtmatigheid (2021 en eerder) en in 2022 ontstane (nieuwe) onrechtmatigheid is sterk afhankelijk van stedelijke programma’s en thema’s. Om de gehele organisatie toe te rusten op het voorkomen van onrechtmatigheid van inkoopuitgaven versterken wij onder andere:  het opdrachtgeverschap en eigenaarschap van contracten inclusief het op tijd in gang zetten van (her)aanbestedingen;  de deskundigheid van inkopers op het gebied van opgaven en processen van hun opdrachtgevers;  de onderlinge relatie tussen opdrachtgevers en inkopers en worden gemeenschappelijke doelen onderstreept.

3. Afdoening toezegging aan het lid Verschoor (FvD) om bij de Najaarsnota 2022 terug te komen op de structurele verbeteringen m.b.t. het inkoopstelsel, TA2022-000857 Het college heeft het inkoopstelsel doorontwikkeld via de bestuursopdracht inkoop, het bijhorend adviesrapport inkoopstelsel en het ambtelijk uitvoeringsplan. Dit uitvoeringsplan is afgerond. De oprichting van de directie Financiën en Inkoop per 1 april 2022 borgt de structurele ontwikkeling en verbetering van de stedelijke inkoopfunctie. Deze directie heeft hiertoe beleidskaders ontwikkeld, zoals inkopen/opdrachtgeven met invloed, de leidraad sociaal opdrachtgeverschap, beleidskaders contractmanagement en categoriemanagement.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 24 november 2022 Pagina 5 van 5

Met deze kaders rust het college het Amsterdamse inkoopstelsel toe op huidige en toekomstige stedelijke opgaven en doelstellingen. De komende drie jaren bouwt het college verder aan structurele verbeteringen, via ontwikkelopgaven. Hiermee gaan we van rechtmatig naar doelgericht en rechtmatig inkopen. Deze ontwikkelopgaven betreffen onder meer: o De verdere invoering categoriemanagement; o Het verstevigen van contractmanagement; o Het optimaliseren en digitaliseren ketenproces inkoopbehoefte tot en met betalen; o Het verstevigen ketensturing met op te stellen prestatie indicatoren; o Vergroten grip en controle op intern beleid wat betreft inkoop en betalen; o Investeren in voldoende capaciteit en kwaliteit van de inkoopdienstverlening. Het college hoopt u hiermee te hebben geïnformeerd en beschouwt genoemde aanbevelingen van de ACAM/Rekeningencommissie en de toezeggingen aan uw raad als afgedaan.

Met vriendelijke groet,

Hester van Buren Wethouder Coördinatie Inkoop

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl