1. Voortgangsrapportage i-domein 2021_v0.21.pdf

Versie 1 21 juni 2022

Voortgangsrapportage i-domein gemeente Amsterdam 2021

Gemeente Amsterdam Chief Information Officer

Versie 1 21 juni 2022

Voortgangsrapportage i-domein gemeente Amsterdam 2021

1 Inleiding

Tot 2015 was de ICT in Amsterdam per dienst en per stadsdeel georganiseerd – een versnipperde “ieder voor zich”-aanpak die toen niet langer voldeed aan de eisen die je als overheidsorganisatie aan je digitale ondersteuning moest stellen. Daarom is toen besloten de ICT-infrastructuur (hardware, werkplekken, datacenter) centraal te organiseren en de overige IV (applicaties, projecten) per cluster. Sindsdien zijn er weer nieuwe ontwikkelingen geweest. Binnen de gemeente ontstond het centraal stimuleren van innovatie en het werken met data. Maatschappelijke ontwikkelingen waren onder andere de opkomst van “slimme” camera’s, van kunstmatige intelligentie (AI) en het gebruik van algoritmen, en van toenemende bedreigingen van buitenaf. Nieuwe digitale technologieën zijn niet slechts een technisch vraagstuk. Zij hebben een brede impact op de gehele samenleving. Het leidt tot nieuwe kennis en kansen. Maar ook tot nieuwe risico’s. In de Agenda Digitale Stad heeft het college de ambitie geformuleerd om bewust om te gaan met de mogelijkheden en bedreigingen van digitale technologieën, voor het beschermen van burgerrechten en voor eerlijke toegang tot en het eerlijk verdelen van de opbrengsten van digitale technologieën.

Deze ontwikkelingen zijn voor het college aanleiding geweest voor de Bestuursopdracht i-domein met als centrale vraagstelling: anticipeert de gemeente voldoende op de positieve mogelijkheden en de negatieve risico’s van de ICT? Hoe kunnen we als gemeente optimaal gebruik maken van de ICT en is de organisatie daar adequaat voor ingericht? In de eindrapportage van de Bestuursopdracht i-domein heeft het college op 19 mei 2020 aangegeven welke vernieuwingen en verbeteringen in de gemeentelijke organisatie nodig zijn om de digitalisering van de gemeente te versterken. Er is besloten om het i-domein te hervormen tot één organisatie binnen de gemeente, die zich wendbaar zal organiseren zodat sneller kan worden ingespeeld op veranderende wensen en mogelijkheden. Daarbij zal zoveel mogelijk opgavegericht gewerkt worden, dat wil zeggen dat voortaan de maatschappelijke opgaven centraal staan en niet langer de interne gemeentelijke organisatiestructuur. De professionaliteit wordt versterkt doordat de kennis wordt gebundeld in een aantal vakgroepen. Deze transitie is geen geringe opgave; naar verwachting zal het 5 jaar duren om alle veranderingen door te voeren. Het vraagt van de gemeentelijke organisatie om steeds weer nieuwe stappen te zetten, terwijl ‘tijdens de verbouwing de winkel doorgaat’ en de wereld om ons heen ook niet stilstaat.

Het doel van deze nieuwe koers is primair om publieke waarde te creëren door middel van digitalisering. Publieke waarde is wat we bereiken voor de stad en haar inwoners en de oplossingen die we bieden voor maatschappelijke opgaven.

2

Gemeente Amsterdam Chief Information Officer

Versie 1 21 juni 2022

Voortgangsrapportage i-domein gemeente Amsterdam 2021

Publieke waarde van data: een voorbeeld over wonen Het tweejaarlijkse onderzoek ‘Wonen in de Metropoolregio Amsterdam’ (WiMRA) biedt een belangrijke feitenbasis voor de 31 gemeenten en de woningcorporaties in de MRA voor het samenwerken op en maken van woonbeleid. Het onderzoek combineert enquêtegegevens (huur- en hypotheeklasten, woonwensen, ervaren leefbaarheid van de buurt en duurzaamheid van de woning) met registratiedata (woningvoorraad, verhuisbewegingen). Het geeft daarmee een compleet beeld van de ontwikkelingen op de betaalbaarheid, toegankelijkheid en kwaliteit van het wonen in de Metropoolregio Amsterdam op regionaal, gemeentelijk en wijkniveau. De data worden ontsloten via verschillende kanalen (rapportages, factsheets, dashboards) te vinden op: onderzoek.amsterdam.nl/dossier/wimra. De data worden gebruikt in tal van andere databronnen en onderzoeken, zoals het Basisbestand Gebieden Amsterdam, rapportages van de beleidsafdeling Wonen (www.amsterdam.nl/wia), en opdrachtonderzoek vanuit de deelnemende partijen in het onderzoek.

Bij het creëren van publieke waarde spelen drie begrippen een rol: • Willen: dit zijn de ambities van de gemeente. Daarbij spelen (al dan niet innovatieve) digitale technologieën vrijwel altijd een rol. Willen: De inzet is om de ambities meer en meer opgavegerichtheid opgavegericht te behandelen, d.w.z. dat de maatschappelijke opgave leidend is en niet de gemeentelijke organisatiestructuur. Dit betekent dat er meer directie- of zelfs clusteroverstijgend gewerkt moet worden om oplossingen te realiseren. Kunnen: • Mogen: dit betreft de randvoorwaarden bij Mogen: legitimiteit middelen en en draagvlak het gebruik van de technologie: het personeel voorkomen van negatieve effecten (de bedreigingen), door middel van privacy- en beveiligingsbeleid, maar ook door het bevorderen van de gemeentelijke transparantie (openbaarheid) en het verantwoorden van het gebruik van algoritmen. Daarnaast zijn digitale inclusie en digitale weerbaarheid belangrijke elementen. De maatregelen die we in dit kader nemen legitimeren niet alleen de uitvoering van de ambities, maar dienen ook om het vertrouwen van de burger in de overheid te bevorderen.

• Kunnen: om de ambities (willen) op een verantwoorde wijze (mogen) te realiseren is een adequate organisatie nodig, waarbij de middelen gericht en doelbewust worden ingezet en werkwijzen en processen zijn ingeregeld om eenieders verantwoordelijkheid een plaats te geven.

3

Gemeente Amsterdam Chief Information Officer

Versie 1 21 juni 2022

Voortgangsrapportage i-domein gemeente Amsterdam 2021

Door de coronacrisis is het nog duidelijker dan voorheen geworden dat een goed functionerende digitale organisatie onontbeerlijk is. Voor het i-domein betekent dit dat de huidige 10 onderdelen samen gaan werken als één i-domein, georganiseerd in samenhangende directies. Deze reorganisatie van het i-domein is inmiddels in gang gezet en zal naar verwachting op 1 juli 2022 kunnen worden afgerond. Daarmee wordt de basis gelegd voor de verdere digitalisering van de gemeente. Deze rapportage beschrijft de manier waarop het i-domein in 2021 heeft gewerkt aan het mogen en het kunnen, zodat we publieke waarde kunnen (blijven) creëren voor de stad. Hierbij moet worden benadrukt dat het gaat om digitalisering voor de gehele gemeentelijke organisatie. Dit betekent dat er ook bij de lijndirecties hard gewerkt wordt aan de professionalisering van bijvoorbeeld werkwijzen, competenties, besturing, overstappen op generieke voorzieningen, etc.

Publieke waarde van data: coronadashboard Deze monitor brengt de impact van COVID-19 op Amsterdam in beeld. Dat gebeurt met indicatoren die gevolgen te laten zien van COVID-19 op verschillende domeinen van het maatschappelijk leven: https://onderzoek.amsterdam.nl/interactief/dashboard-corona.

4

Gemeente Amsterdam Chief Information Officer

Versie 1 21 juni 2022

Voortgangsrapportage i-domein gemeente Amsterdam 2021

2 De ambitie(s)

Willen heeft betrekking op onze ambities; de stedelijke opgaven. Een voorbeeld van een opgave is bijvoorbeeld: Schone, hele en veilige stad. Daarbij werken de directies Stadswerken, THOR, Afval en Grondstoffen en Verkeer & Openbare Ruimte aan een schone, veilige en hele openbare ruimte. Op het digitale vlak vraagt dit onder andere een samenhangende informatievoorziening en datadelen tussen de verschillende stakeholders binnen een opgave. De ontwikkeling van de gemeentelijke ICT / informatievoorziening gebeurde tot nu toe grotendeels directiegericht: per directie werd bezien wat de veranderwensen waren. Dit leidde tot een zekere versnippering in de vraag naar digitalisering. Ook het aanbod van digitalisering was versnipperd, door het separaat organiseren van innovatie (CTO), data (OIS) en de generieke informatievoorziening (IV’s per cluster). Hierdoor was er geen gedeeld toekomstbeeld op digitalisering en geen eenduidige sturing op de I-portfolio, en bleven mogelijkheden van hergebruik onbenut. Deze situatie willen we de komende jaren ombouwen naar opgavegericht en wendbaar werken. Opgavegericht houdt in dat niet langer de gemeentelijke organisatiestructuur, maar de maatschappelijke opgaven centraal staan: per opgave wordt bepaald welke veranderingen (als eerste) nodig zijn en dat bepaalt het portfolio.

Bij de opgaven komen beheer, vernieuwing en vervanging samen, dit wordt als één geheel aangestuurd: we gaan meer gestandaardiseerd, onder architectuur, werken vanuit een portfolio dat ieder kwartaal wordt geactualiseerd. Wendbaar betekent dat wordt overgestapt van grote, vaak meerjarige programma’s en projecten naar een kortcyclische aanpak met frequente sturing (per kwartaal). Hierbij wordt gewerkt in multidisciplinaire opgaveteams, met materie- en i-deskundigen, voor zowel de strategie van de opgave (portfolio, architectuur, innovatie) als de uitvoering (product teams, onder aansturing van de lijn). De teams leveren in korte sprints resultaten op (agile). In 2021 zijn er flinke stappen gezet in het opgavegericht werken. Samen met de lijndirecties is gestart met de verkenning van opgaven. Dit samenspel met de lijndirecties is een belangrijk onderdeel van de verandering. Bij één opgave zijn we in 2021 gestart met oefenen en uitwerken op basis van de nieuwe manier van werken: Amsterdammers financieel gezond en aan het werk (WPI), bij Beheer openbare ruimte en stedelijke ontwikkeling beginnen we begin 2022. Praktisch betekent dit dat we op deze opgaven werken met een toekomstbeeld, een vraagverkenning en organiseren op basis daarvan multidisciplinaire teams met daarin specialisten uit het i-domein en lijndirecties.

Dit zijn de showcases, bedoeld om de beoogde manier van werken te standaardiseren en om ervan te leren. De werkwijze is erop gericht om te laten zien hoe het werkt, lessen te trekken en bij bewezen werking pas breder door te voeren. Door klein te beginnen houden we rekening met het verandervermogen van de lijndirecties én van het i-domein. Per cluster werken we begin 2022 een transitieplan en -aanpak uit. Hierbij sluiten we aan bij de ambitie om opgavegericht en wendbaar te gaan werken.

5

Gemeente Amsterdam Chief Information Officer

Versie 1 21 juni 2022

Voortgangsrapportage i-domein gemeente Amsterdam 2021

Publieke waarde: de opgave Amsterdammers financieel gezond en aan het werk Elke Amsterdammer moet volwaardig kunnen meedoen aan de samenleving. Werk is daarbij belangrijk: het geeft zin aan het bestaan en voorkomt armoede en schulden. In 2021 zijn daarom data-initiatieven gestart in samenwerking met de data-organisatie van het i-domein: • het ontsluiten van landelijke SUWI-data ten behoeve van het klantprofiel; • de eerste stappen op het ontwikkelen van het risicomodel aanvraag door Machine Learning en Artificial Intelligence in te zetten; • het uniformeren met dashboards ten behoeve van management- en stuurinformatie; • het uitvoeren van onderzoeken op diverse gebieden, zoals armoede in coronatijd, de positie van Amsterdamse minima in het gebruik van digitale middelen en media onder Amsterdamse minima, duurzaamheid van uitstroom uit de bijstand of een factsheet over de impact van de eerste coronagolf op werk en inkomen. De onderzoeken zijn voor iedereen toegankelijk op https://onderzoek.amsterdam.nl/.

Publieke waarde: de opgave Beheer openbare ruimte Eén van de leidende vragen is hoe we de impact van de gemeente op de kwaliteit van de openbare ruimte kunnen optimaliseren. Waar moet de inzet van de gemeente worden geïntensiveerd en waar kan het een tikkie minder? Welke aanpak werkt onder welke omstandigheden het best? Om dit soort vragen te kunnen beantwoorden is er een gedeeld inzicht nodig in de toestand en dynamiek van de openbare ruimte, de geleverde inzet door de gemeente en de effecten van die inzet op de kwaliteit en de beleving van burgers en ondernemers. Door dit inzicht kunnen alle betrokken partijen inspelen op de veranderingen in de openbare ruimte en leren hoe de aanpak kan worden verbeterd. Het i-domein ondersteunt BOR door het creëren van een gemeenschappelijk datafundament en het leveren van data- en informatieproducten. Denk hierbij aan standaard herbruikbare indicatoren voor het masterplan handhaving en reiniging in combinatie met de monitor. Dataproducten die inzicht bieden in het gebruik van de openbare ruimte. En data- en informatie producten die ondersteunend zijn aan het dagelijks proces van Afval en Grondstoffen.

6

Gemeente Amsterdam Chief Information Officer

Versie 1 21 juni 2022

Voortgangsrapportage i-domein gemeente Amsterdam 2021

3 Mogen: onze inzet op legitimiteit en draagvlak voor digitalisering

Mogen betekent dat de bijdrage die digitalisering levert niet alleen moet passen binnen de wettelijke regels en bevoegdheden, maar ook dat er steun voor is. Om te zorgen voor legitimiteit en draagvlak, zorgt het college bijvoorbeeld voor de bescherming van persoonsgegevens en het borgen van de informatieveiligheid, transparantie en verantwoording over algoritmen en het gebruik van data. Daarnaast stimuleert het college digitale inclusie en digitale weerbaarheid. De maatregelen die we in dit kader nemen legitimeren niet alleen de uitvoering van de ambities, maar dienen ook om het vertrouwen van de burger in de overheid te bevorderen. Onze informatiebeveiliging moet minimaal voldoen aan de eisen in de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Dit is een set aan beveiligingsnormen en voorgeschreven maatregelen die gelden voor de gehele overheid. De gemeente Amsterdam werkt sinds 2020 aan de implementatie van de vereiste maatregelen op basis van een vastgesteld implementatieplan met een tijdhorizon van 3-4 jaar. Om het basisbeveiligingsniveau van de BIO te realiseren maken we zoveel mogelijk gebruik van generieke beheersmaatregelen: maatregelen die we in één keer treffen voor de gehele gemeente. In sommige gevallen kunnen er nog specifieke aanvullende maatregelen nodig zijn omdat er sprake is van specifieke risico’s bij een bepaald systeem.

In 2021 hebben we de 16 organisatieonderdelen doorgelicht waar de belangrijkste maatregelen liggen en waar veel met gevoelige gegevens wordt gewerkt. Per directie is beoordeeld of de processen en informatiesystemen op het juiste niveau zijn beveiligd en of er specifieke aanvullende maatregelen nodig zijn en verbeterpunten worden geprioriteerd naar ernst en urgentie. Bij de overige directies starten we in 2022. Daarnaast lopen er acties zoals het inrichten van een nieuwe, veiligere digitale werkomgeving (ADW, zie paragraaf 4.1) en veilige mobiele apparatuur, het structureel testen van onze ICT-infrastructuur en applicaties op veiligheid en het uitbouwen van ons Security Operations Center, waarmee de informatieveiligheid 24/7 wordt gemonitord. Ook hebben we in 2021 het stedelijk proces voor het autorisatiebeheer herschreven. Met dit proces zorgen we ervoor dat alleen de daartoe bevoegde personen toegang krijgen tot gegevens en systemen. In het nieuwe proces zijn de aanbevelingen van de gemeenteaccountant meegenomen. Eén van de verbeteringen in het autorisatiebeheer is dat we het autorisatiebeheer centraliseren binnen het idomein. Over de stand van zaken rond de informatiebeveiliging wordt u dit voorjaar nog nader geïnformeerd in de jaarlijkse rapportage van de Chief Information Security Officer.

7

Gemeente Amsterdam Chief Information Officer

Versie 1 21 juni 2022

Voortgangsrapportage i-domein gemeente Amsterdam 2021

De gegevensbescherming (privacy) moet voldoen aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en aanverwante wet- en regelgeving. We hebben in 2021 extra bepalingen toegevoegd aan de standaard verwerkersovereenkomst die we hanteren als derden persoonsgegevens verwerken in onze opdracht. We hebben hierin extra beveiligingseisen opgenomen. Ook hebben we het uitgangspunt opgenomen dat persoonsgegevens niet mogen worden verwerkt buiten de Europese Economisch Ruimte, tenzij daarvoor toestemming is gegeven door de gemeente Amsterdam op basis van voldoende waarborgen. Daarnaast is het deelnemingenbeleid van de gemeente Amsterdam in 2021 uitgebreid. Een verbonden partij moet voldoen aan kwaliteitsaspecten als het gaat om dataverwerking. Dit betekent dat bij het uitbesteden van een publieke taak aan een derde partij waarborgen worden gevraagd en aanvullende afspraken worden gemaakt voor onder andere de bescherming van persoonsgegevens. Per 1 december 2021 geldt in Amsterdam een meldingsplicht voor sensoren in de openbare ruimte, voor zover deze voor een professioneel doel worden gebruikt. Deze sensoren, inclusief die van de gemeente zelf, worden opgenomen in een openbaar register.

Dit vergroot de zeggenschap van burgers over de verwerking van persoonsgegevens in de openbare ruimte, omdat zij daarover informatie kunnen inwinnen bij de verantwoordelijke voor de sensor of een klacht kunnen indienen bij de landelijk toezichthouder. We moeten nog stappen zetten om ervoor te zorgen dat we persoonsgegevens niet langer bewaren dan strikt noodzakelijk. Hiervoor moeten we de gehele informatiehuishouding aanpakken. Daarvoor hebben we een meerjarenplan opgesteld (zie hieronder bij openbaarheid). De benodigde middelen hiervoor zijn inmiddels beschikbaar en we zijn gestart. In 2021 is er extra ingezet op de actualisatie van het register waarin we al onze verwerkingen van persoonsgegevens moeten bijhouden. Een actueel register is een verplichting uit de AVG. Voordat het register openbaar gemaakt wordt in 2022, zullen de registraties nogmaals worden gecontroleerd op volledigheid. De Functionaris Gegevensbescherming heeft onderzoek laten doen naar de stand van zaken met betrekking tot de Data Protection Impact Assessments (DPIA’s). Dit zijn wettelijk voorschreven risicoanalyses. Het onderzoek is afgerond en daaruit blijkt dat de gemeente nog niet voor al haar risicovolle verwerkingen een DPIA had uitgevoerd of dat niet alle mitigerende maatregelen waren ingevoerd. De organisatieonderdelen die dit betrof, zijn hiermee aan de slag gegaan.

Om meer grip te krijgen op de algoritmen die de gemeente gebruikt, werken we binnen de Algoritme Lifecycle Aanpak aan verschillende instrumenten om het gebruik van algoritmen eerlijker en transparanter te maken voor onze inwoners. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om ons algoritmeregister, het vast leggen in contractvoorwaarden welke informatie leveranciers van algoritmen met de gemeente moeten delen, het vastleggen van de verantwoordelijkheden (governance), het opzetten van audits waarbij gecontroleerd kan worden of de juiste maatregelen zijn genomen om risico’s te voorkomen, een biasanalyse om vooringenomenheid tegen te gaan en een assessment om de impact van het gebruik van algoritmen op de mensenrechten te analyseren en borgende maatregelen te treffen. De Amsterdamse inzet op het algoritmeregister heeft inmiddels landelijke navolging gekregen. In de Tweede Kamer is een motie aangenomen om een algoritmeregister voor overheden verplicht te stellen. Op dit moment wordt landelijk gewerkt aan de uitvoering van deze motie en dat ook andere overheden een register zullen gaan bijhouden. De

8

Gemeente Amsterdam Chief Information Officer

Versie 1 21 juni 2022

Voortgangsrapportage i-domein gemeente Amsterdam 2021

gemeenten Utrecht en Rotterdam beschikken inmiddels ook over een register. Ook in het buitenland worden algoritmeregisters ingevoerd. De gemeente Helsinki, waarmee wij samenwerken in de Cities Coalition for Digital Rights, heeft een algoritmeregister ingesteld dat qua inhoud en vormgeving vergelijkbaar is met het onze. Over de stand van zaken rond de gegevensbescherming wordt u dit voorjaar nog nader geïnformeerd in de jaarlijkse rapportage van de Functionaris Gegevensbescherming. Amsterdam heeft grote ambities met betrekking tot de openbaarheid. Het doel is om het handelen van de gemeente Amsterdam transparant te maken voor burgers, organisaties en bezoekers van Amsterdam. Daartoe dient de informatie die de gemeente produceert zoveel als mogelijk openbaar te worden gemaakt, binnen de grenzen van informatiebeveiliging en privacy. Dat raakt alle bestuurlijke en ambtelijke informatie: mail, notities, beleidsvoorstellen, afwegingen, adviezen, etc. Om de ambities rond openbaarheid vorm te kunnen geven, moet het stedelijke informatiebeheer anders worden ingericht. Het kost nu veel moeite om informatie te verzamelen en te duiden doordat de informatie versnipperd is opgeslagen in soms moeilijk of niet toegankelijke systemen: op telefoons, in e-mailboxen, op netwerkschijven, in de cloud en in de vele (vak)-applicaties.

Daarnaast voldoet de metadatering niet, waardoor de context van de informatie moeilijk te achterhalen is en we niet met zekerheid kunnen zeggen of we volledig zijn en de informatie betrouwbaar is. Om informatie actief openbaar te maken en Wob-verzoeken binnen de termijn en kwalitatief goed af te handelen, moeten we informatie sneller en beter vindbaar en toegankelijk maken. Hiervoor zijn bij de Voorjaarsnota 2021 middelen beschikbaar gesteld en is het meerjarenprogramma Open Amsterdam opgezet. Dit programma zorgt ervoor dat: - er een eigentijds, innovatief informatiebeheer wordt ingericht; - we processen ontwikkelen waarmee het openbaar maken van Amsterdamse informatie geautomatiseerd en versneld plaats kan vinden; - het openbaar maken van informatie deel gaat uitmaken van het organisatie-DNA. 2021 stond in het teken van de voorbereidingen van Open Amsterdam (zoals het opstellen van een programmaplan) en de komende jaren wordt gewerkt aan de uitvoering. Daarnaast zijn in 2021 stappen gezet om de afhandeling van de Wob-verzoeken te versnellen, o.a. door de inzet van een centraal Wob-team. Het team helpt directies en stadsdelen bij het afhandelen van verzoeken, ontwikkelt generieke hulpmiddelen en ontwikkelt een stedelijk Wob-proces. Ook is in 2021 de invoering van de nieuwe gemeentelijke digitale werkomgeving (ADW) gestart.

Bij deze nieuwe werkomgeving wordt nadrukkelijk rekening gehouden met de eisen aan het informatiebeheer. Informatiebeveiliging, gegevensbescherming, transparantie en openbaarheid zijn zaken die niet met een eenmalige inspanning gerealiseerd worden: het gaat om continu-processen die doorlopend onze aandacht en inzet vereisten. In de Tussenrapportage over de Agenda Digitale Stad, die aan het einde van het eerste kwartaal van 2022 wordt aangeboden, wordt u uitvoerig geïnformeerd over de maatregelen en activiteiten die in het kader van de Agenda Digitale Stad zijn ondernomen in 2021.

9

Gemeente Amsterdam Chief Information Officer

Versie 1 21 juni 2022

Voortgangsrapportage i-domein gemeente Amsterdam 2021

4 Kunnen: onze inzet om het mogelijk te maken

Voor onze stedelijke opgaven hebben we applicaties en goede gegevens nodig. Maar als we moderne applicaties willen inzetten en onze informatiepositie willen verbeteren, dan lopen we aan tegen wat we kunnen met de huidige middelen, de huidige werkwijze en de huidige organisatie. Daarom hebben we een transitie ingezet van het i-domein. Om publieke waarde te kunnen (blijven) creëren, moeten we: 1) Bouwen op de juiste fundamenten (o.a. het wegwerken van achterstallig onderhoud in de bestaande infrastructuur en de overgang naar de nieuwe infrastructuur in de cloud). Hierdoor is er minder kans op uitval van diensten door het gebruik van een veilige, stabiele en schaalbare infrastructuur. Hiermee kunnen we sneller en flexibeler reageren op de behoefte aan ICT-ondersteuning van het opgavegericht werken. We nemen daarbij privacy, informatiebeveiliging en openbaarheid (allen nodig voor het mogen) vanaf het begin mee. 2) Gebruik maken van sterke datafunctie. De gemeentelijke organisatie gaat gebruik maken van één bron, waarin data op een consistente en veilige manier ontsloten wordt, in lijn met alle geldende regelgeving. Hiermee kunnen we sneller en flexibeler reageren op de behoefte aan data van het opgavegericht werken. We nemen daarbij privacy, informatiebeveiliging en openbaarheid (allen nodig voor het mogen) vanaf het begin mee. 3) Effectief leveren (o.a. generieke voorzieningen).

We zorgen ervoor dat de ontwikkeling, inkoop en onderhoud van diensten betrouwbaar en van hoge kwaliteit is. We zorgen voor een optimale samenwerking met onze leveranciers. 4) Opereren met kennis en kunde. We zorgen ervoor dat de gemeentelijke organisatie beschikt over alle benodigde competenties om de verdere digitaliseringsslag te maken, inclusief versterkte expertise op gebieden die de legitimiteit vergroten, zoals veiligheid, privacy en openbaarheid. Ondersteunend hieraan zorgen we er ook voor dat de financiering van activiteiten in het I-domein zodanig is ingericht dat we goed kunnen sturen, marktpartijen op de juiste wijze kunnen inzetten en we de effectiviteit van de uitgaven maximaliseren.

10

Gemeente Amsterdam Chief Information Officer

Versie 1 21 juni 2022

Voortgangsrapportage i-domein gemeente Amsterdam 2021

Publieke waarde: opgave Mobiliteit Het gedrag van burgers en bezoekers verandert. Het aanbod van mobiliteitsdiensten verandert mee met de nieuwe wensen en behoeftes van burgers, bezoekers en ondernemers. Er worden nieuwe digitale technologieën toegepast. De hoeveelheid mobiliteitsdata geproduceerd door voertuigen, platforms en eigen assets neemt toe. Het is de ambitie van de gemeente om een “dirigent” op mobiliteit te zijn met een continue regie op de openbare ruimte. Daarom hebben we in 2021 de eerste stappen gezet naar een nieuw mobiliteitsplatform.

4.1 Bouwen op de juiste fundamenten We spreken in deze paragraaf over ‘bouwen’ en ‘fundamenten’. In de huizenbouw wordt gewerkt onder architectuur. Dat wil zeggen dat een architect een ontwerp maakt voor de verbouwing en de verbouwing begeleidt. De kans dat de verbouwing op een verantwoorde manier gebeurt is dan groter dan wanneer de opdrachtgever en aannemer geheel naar eigen inzicht te werk gaan. In de ICT-wereld is dit in feite hetzelfde. Daarom versterken we de ICT-architectuur en hebben we in 2021 –vooruitlopend op de reorganisatie van het i-domein (zie paragraaf 4.4.)- een vakgroep Architectuur opgezet. Hiermee bundelen we kennis en talent en kunnen die flexibel inzetten. Om moderne applicaties te kunnen gebruiken en snel te kunnen inspelen op een veranderende behoefte aan ICT-voorzieningen, gaan we naar een infrastructuur die schaalbaar en wendbaar is en voldoet aan de laatste standaarden in schaalbaarheid, snelheid en veiligheid. In 2021 hebben we daarom ons cloudplatform gelanceerd. Bij een cloudplatform nemen we feitelijk de gehele infrastructuur af als een dienst van een externe leverancier: servers, netwerken, opslagcapaciteit en andere infrastructuur. Het belangrijkste voordeel daarvan is dat de infrastructuur in de cloud niet veroudert, maar continu wordt bijgewerkt door de leverancier.

De cloudaanbieders kunnen heel eenvoudig de capaciteit opschalen of snel aanpassen als dat noodzakelijk is en doordat zij op grote schaal opereren kunnen zij ook grootschalige beveiligings- en privacymaatregelen treffen. Als organisatie zijn we dan nog beter in staat om op een veilige en eenvoudige manier snelle oplossingen te bouwen en aan te bieden. Het nieuwe platform zorgt ervoor dat we in de hele gemeente gemakkelijker en beter digitaal kunnen samenwerken. Voor de overgang naar de cloud hebben we een strategie opgesteld, die zowel de technische als de organisatorische kant belicht. Die strategie wordt in het eerste kwartaal van 2022 ter besluitvorming voorgelegd aan het college. Daarnaast hebben we in 2021 hard gewerkt aan het wegwerken van het achterstallig onderhoud van onze ICT door de applicaties die ‘draaien’ in het datacenter onder het stadhuis te verplaatsen naar een modern datacenter van onze strategische partner (of op te ruimen). Eind 2021 waren 220 van de 244 bedrijfsapplicaties die nog in het verouderde datacenter draaien gemigreerd of opgeruimd. Het is de verwachting dat we alle migraties in het voorjaar van 2022 afgerond hebben,

11

Gemeente Amsterdam Chief Information Officer

Versie 1 21 juni 2022

Voortgangsrapportage i-domein gemeente Amsterdam 2021

waarbij er wel nog trajecten blijven doorlopen om applicaties die we niet gaan migreren te vervangen. Verder hebben we in 2021 nog het volgende gedaan om de goede fundamenten te leggen: • We zijn in 2021 gestart met de invoering van de nieuwe Amsterdamse Digitale Werkplek (ADW). Dit is de omgeving waar medewerkers van Amsterdam hun data, applicaties en andere digitale services effectief en veilig kunnen benaderen, ongeacht welk apparaat hiervoor wordt gebruikt. De ADW wordt ook als dienst afgenomen van een externe partner, die de werkplek doorlopend up-to-date houdt en blijft doorontwikkelen naar de behoefte van de organisatie. De invoering zal naar verwachting het gehele jaar 2022 in beslag nemen. • Ook zijn we in aanloop naar het hybride werken en het versterken van ons netwerk begonnen met het verbeteren van ons gemeentelijke netwerk. Dit betreft zowel de aansluiting op glasvezel alsmede het versterken van de WIFI-beschikbaarheid. • We hebben geïnvesteerd in de samenwerking met externe partners om de dienstverlening zo solide en veilig mogelijk te maken en te houden. Het streven is dat we in 2022 een optimale oplossing hebben die het voor alle medewerkers en bewoners makkelijker en veiliger maakt om toegang te krijgen tot de systemen. Het Identity en Access Management programma zal hierin gaan voorzien.

• Tot slot heeft ook de ambtelijke en bestuurlijke fusie met Weesp in 2021 veel van ons gevraagd. Het invlechtingsprogramma om alle systemen en infrastructuur om te zetten naar de Amsterdamse standaarden is succesvol afgerond in 2021.

4.2 Gebruik maken van sterke datafunctie Data wordt steeds belangrijker. Voor de komende jaren is een groeipad uitgestippeld. Daarin werkt de organisatie toe naar een volwassen datafunctie en data-organisatie. De datafunctie is het totaal aan datawerkzaamheden en gebruik binnen de gemeente. We willen ervoor zorgen dat de gehele organisatie een goede data-organisatie wordt en dus een sterke datafunctie heeft. Immers, alle vraagstukken in de stad hebben ook een datacomponent. Publieke waarde: Opgave Stedelijke Ontwikkeling (& beheer) De opgave Stedelijke Ontwikkeling (& beheer) richt zich op het gehele proces van idee, ontwerp en realisatie tot inbeheername van nieuw ontwikkelde stad en transformatie van bestaande stad. Binnen deze keten is sterke behoefte aan een solide datafundament. De noodzaak hiervoor is tweeledig: enerzijds om bestaande problemen aangaande de kwaliteit en vindbaarheid van de data (zoals data van ondergrond; kabels en leidingen) op te lossen en anderzijds om kosten te besparen die gepaard gaan met het meervoudig inwinnen van dezelfde data. In 2021 is een knelpunten analyse uitgevoerd, is gestart met het inrichten van een datateam en met de implementatie van een datafundament van de ondergrond.

12

Gemeente Amsterdam Chief Information Officer

Versie 1 21 juni 2022

Voortgangsrapportage i-domein gemeente Amsterdam 2021

Een data-organisatie is een samengebrachte organisatie die (een deel van) de data-activiteiten organiseert en regisseert. De dataorganisatie speelt in op een viertal aspecten: • Stedelijke opgaven: nieuw instrumentarium ontwikkelen en snellere beleidscycli mogelijk maken, kansen beter benutten en aansluiten bij de stijgende verwachtingen vanuit de samenleving. • Informatiepositie: versterken van de actuele informatiepositie en verstevigen van de datapositie. • Producten, processen en professionals: leveringsbetrouwbaarheid en schaalbaarheid vergroten, eenheid in technologie en werkwijzen, professionaliseren van het datamanagement, dataprofessionals in de organisatie verbinden, inzet op ontwikkelen, werven en behouden van kennis en competenties. • Bedrijfsmodel: governance en kwaliteitszorg versterken, prioritering en capaciteitsmanagement verbeteren, budgetteringsgrondslag verbeteren, betere balans tussen project gedreven werk en basisdiensten en –leveringen. We willen toe naar een data-organisatie die het volgende levert: 1. Data & datadiensten

De data in Amsterdam zijn via een centrale functie benaderbaar en ontsloten, ook buiten de organisatie; open tenzij; bundeling van nu nog aparte platforms; opbouw van een sterk datafundament; standaardisatie van werkwijzen

2. Informatieproducten en informatiediensten

Gezaghebbende informatiepositie voor medewerkers, managers en bestuurders; duiding dicht op de opgave; een betrouwbaar beeld van de stad, terugkijkend en analyserend, maar ook boven op de actualiteit en voedend aan besluiten en interventies

3. Data-profs (inzet op aanvraag om opgavegerichte oplossingen te helpen realiseren) Bemensing met een variëteit aan dataspecialisten van de multidisciplinaire teams die binnen de vraagorganisatie werken aan oplossingen voor stedelijke opgaven; specialisten kunnen komen uit diverse teams binnen de data-organisatie of van buiten

4. Data-experimenten en data-innovaties

Plek om nieuwe dingen uit te proberen; in opdracht of op eigen initiatief; voorziening om de schaalbaarheid (van innovaties) te vergroten; idem om voor meer continuïteit te zorgen (beheer); aanjager van nieuwe technologie en nieuwe dataconcepten

5. Branchevereniging Netwerk Community Gilde

Verbinden van professionals in de stad; zorgen voor vakmatige ontwikkeling; zowel in netwerkverband als via scholing en training; samen uitdiepen van specifieke vakmatige vraagstukken; samen vernieuwen; elkaar ontmoeten

6. Regisseur Arbiter Keurmeester Raadgever Steun & toeverlaat CDO-office taken: governance en kwaliteitszorg; bewaken en bevorderen van de veiligheid, betrouwbaarheid, vindbaarheid, duurzaamheid, rechtmatigheid van data en dataverwerkende processen; proactief helpen en ingrijpen om deze te verbeteren

Om onze informatiepositie te verstevigen en de data-organisatie vorm te geven, hebben we in 2021 de volgende stappen gezet: • We hebben het producten- en dienstenportfolio voor de nieuwe data-organisatie opgezet, inclusief de nieuwe organisatiestructuur. In afwachting van de formele reorganisatie (zie paragraaf 4.4) werken we nu al zoveel mogelijk volgens de nieuwe principes (werken ‘vanuit de bedoeling’). Vier van onze datateams zijn gekoppeld aan (toekomstige) opgaves en leveren een bijdrage aan het realiseren van die opgaves. • De Monitor Circulaire Economie is opgeleverd. Hieraan hebben verschillende teams in de gemeente samengewerkt. Er is nieuwe data gedefinieerd en ontsloten (zoals materiaalstromen, circulaire banen), waardoor er beter zicht ontstaat op situatie, de

13

Gemeente Amsterdam Chief Information Officer

Versie 1 21 juni 2022

Voortgangsrapportage i-domein gemeente Amsterdam 2021

• •

•

opgave die er ligt en onze beïnvloedingsmogelijkheden. De gegevens zijn beschikbaar op de website. Ook andere monitors zijn vernieuwd, zoals de Schuldenmonitor, Staat van de Stad, Prognoses toerisme, Coronamonitor en Brede welvaart. We hebben grote stappen gezet in de ontsluiting van enkele basisregistraties op het nieuwe dataplatform, als opmaat voor de persoonsgegevens die we hier ook gaan ontsluiten. In het kader van de personele ontwikkeling en de vakontwikkeling hebben we leertrajecten opgezet zodat medewerkers kunnen doorstromen. In 2021 hebben hieraan 41 kandidaten deelgenomen. Ook hebben we hard gewerkt aan standaardisatie en kennisuitwisseling. Dat doen we binnen de datateams, maar ook daarbuiten. Zo hebben we bijvoorbeeld het Gilde Datascience opgezet, waarin ongeveer 70 datascientists uit de hele gemeente (dus niet alleen i-domein maar ook de lijnorganisaties) samenwerken aan standaarden en kennisontwikkeling. Ook is er een gemeentebrede data community opgezet, die 9 drukbezochte conferenties heeft georganiseerd.

4.3 Effectief leveren (o.a. generieke voorzieningen) Op dit moment is de levering van de digitale producten, IT-producten en dataproducten versnipperd. Daarom richten we een centrale, brede, leveringsorganisatie in die de gehele gemeentelijke organisatie moet bedienen. Dit zorgt voor eenheid in de inkoop of de ontwikkeling van nieuwe diensten en eenheid in de levering. Door het bundelen van alle kennis en kunde op het leveringsvlak gaat de kwaliteit omhoog. De leveringsorganisatie sluit aan bij de opgaveteams (zie paragraaf 2), die werken vanuit portfolio’s. Daarbij wordt er gedacht vanuit de behoeften van de opgave (en niet zoals voorheen vanuit de afzonderlijke directies). We hebben in 2021 gewerkt aan de inrichting van een sterke regie-organisatie die zorgt dat de leverancier de gemaakte afspraken nakomt en erop toeziet dat er wordt voldaan aan wet- en regelgeving. Daarom hebben we de samenwerking met onze strategisch partner KPN vernieuwd, onder andere door het sluiten van een nieuwe overeenkomst. Deze leverancier levert het platform en de capaciteit waarmee Amsterdam de overgang naar de cloud kan maken. Daarnaast gaan we, om efficiënter aan de gehele organisatie te leveren, meer gebruik maken van gemeenschappelijke en generieke voorzieningen.

Als er meerdere organisatieonderdelen behoefte hebben aan een bepaalde voorziening (zoals bijvoorbeeld een digitaal loket, een systeem om documenten in op te slaan, robotica of chatbottechnologie), dan gaan ze niet meer elk apart een oplossing zoeken en gebruiken maar wordt er gebruik gemaakt van een gemeenschappelijke voorziening. De centrale leveringsorganisatie zorgt ervoor dat er generieke diensten geleverd worden die door de gehele organisatie gebruikt kunnen worden. Zo hebben we bijvoorbeeld in 2021 gewerkt aan de vernieuwing van de generieke voorziening Identity & Access Management (IAM). Die voorziening gebruiken we om ervoor te zorgen dat de juiste personen toegang krijgen tot applicaties en gegevens (en dat er geen ongeoorloofde toegang is).

14

Gemeente Amsterdam Chief Information Officer

Versie 1 21 juni 2022

Voortgangsrapportage i-domein gemeente Amsterdam 2021

In 2021 hebben we vanuit het i-domein een bijdrage geleverd aan de ontwikkeling en uitvoering van Samen Organiseren en Common Ground. Deze twee landelijke bewegingen zijn ontstaan uit de samenwerking tussen gemeenten en inmiddels ondergebracht bij de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). Samen Organiseren is de visie en uitvoering van het gezamenlijk optrekken van gemeenten op inhoudelijke onderwerpen. Hierbij wordt uitgegaan van de gedachte dat enkele gemeenten een standaard kunnen ontwikkelen voor de uitvoering in het bedrijfsproces voor alle gemeenten. Hierbij kan onder andere gedacht worden aan de gezamenlijk aanbesteding van mobiele telefonie, maar ook de uitvoering van wetgeving in het sociale domein. Common Ground is een informatiekundige visie voor de uitvoering van Samen Organiseren op het gebied van informatievoorziening en digitalisering. De kern van Common Ground is het scheiden van data en applicaties. Wij hebben in de ontwikkeling van Common Ground actief meegewerkt. In 2021 hebben we twee pilots uitgevoerd. Het Signalen Informatiesysteem Amsterdam (SIA) en de Registratie Vakantieverhuur (RVV) hebben aangetoond dat de ontkoppeling van data en applicaties mogelijk is en snel resultaten oplevert. De VNG heeft de architectuur van beide processen overgenomen en biedt deze nu actief aan voor gebruik door andere gemeenten.

De lessen uit de landelijke bewegingen vinden tegelijkertijd hun weg in de vorming van het i-domein. Verder hebben we in 2021 nog het volgende gedaan om effectiever te leveren: • In 2021 zijn we gestart met het implementeren van Business Continuity Management binnen de gemeentelijke organisatie om de veerkracht te vergroten in geval van incidenten en crises. Er is een business continuity manager aangesteld. Die onderzoekt waar het in de werkprocessen en systemen mis kan gaan en draagt oplossingen aan ter verbetering. De business continuity manager kijkt bijvoorbeeld of er voldoende maatregelen zijn om verstoringen van onze processen te voorkomen. En of er voldoende maatregelen zijn om te zorgen dat we na een opgetreden verstoring weer snel de draad op kunnen pakken. • Op clusterniveau zijn de portfolio’s verbreed met alle disciplines in het i-domein en kan er in meer samenhang worden gestuurd. Hiermee worden keuzes en samenwerkingen veel inzichtelijker.

4.4 Opereren met kennis en kunde We kunnen nog zoveel investeren in techniek, het zal pas echt goed gaan werken als onze medewerkers ertoe uitgerust zijn en samenwerking de norm is. Het zijn de mensen die de échte transformatie realiseren. We gaan uit van goed werkgeverschap en willen het zo veel mogelijk doen met interne mensen, waardoor we minder afhankelijk zijn van externen. De digitale ontwikkelingen volgen elkaar zo snel op dat wij daarin mee moeten gaan. Dat betekent dat we moeten investeren in continue bijscholing op elk vakgebied. Dat geldt voor iedereen in het idomein. Daarom investeren we fors in onze mensen. We investeren in de ontwikkeling van de moderne competenties (digitalisering, data, innovatie en regievoering) van eigen medewerkers en trekken daar waar het nodig is nieuw talent aan. Niet elke vaardigheid zal intern te ontwikkelen

15

Gemeente Amsterdam Chief Information Officer

Versie 1 21 juni 2022

Voortgangsrapportage i-domein gemeente Amsterdam 2021

zijn, dus soms halen we expertise van buiten. Maar we willen dat vaardigheden zoveel mogelijk van binnenuit worden ontwikkeld, door middel van gerichte en intensieve opleidingstrajecten. De eerste groep UX-designers heeft al meegedaan aan een leertraject. In 2022 zullen nog meer trajecten starten. Ook helpen we collega’s die nog niet helemaal klaar zijn om een nieuwe functie te bekleden door middel van leer-werk trajecten. We moeten veranderen van een versnipperde organisatiestructuur naar een meer vakgroep- en vraaggeoriënteerde structuur. We willen in 2022 van 10, soms nog behoorlijk zelfstandig functionerende organisatieonderdelen, naar één samenwerkend i-domein. Daarom is in 2021 de reorganisatie van het i-domein voorbereid. Op 2 november heeft het college een voorgenomen reorganisatiebesluit genomen om de onderdelen van het i-domein te bundelen in het cluster Digitalisering, Innovatie & Informatie (DII). Op 21 december 2021 is heeft het college het voorgenomen besluit genomen over de fijnstructuur van dit cluster D&I. Het cluster zal bestaan uit 5 directies: 1) Digitalisering en Innovatie; 2) Data; 3) Digitale strategie en Informatie; 4) Digitale voorzieningen; 5) Stadsarchief. Vooruitlopend op de definitieve reorganisatie wordt er in sommige onderdelen van het i-domein al informeel samengewerkt worden vanuit de nieuwe principes (‘werken volgens de bedoeling’).

Hierdoor verloopt de overgang meer geleidelijk. De voorbereiding van de reorganisatie vindt plaats in goed overleg met de medezeggenschap. De Ondernemingsraad heeft een speciale werkgroep Digitalisering ingericht, die de ontwikkelingen in het i-domein volgt en gesprekspartner is voor de CIO. Met de OR-werkgroep wordt al lange tijd constructief overlegd. De gemeente Amsterdam is als werkgever verantwoordelijk voor het ‘begeleiden van-werk-naarwerk’, voor iedereen die door een reorganisatie hun functie ziet veranderen of zal kwijtraken. We willen alle medewerkers plaatsen binnen het i-domein. Of als dat niet meer past: binnen de organisatie. We zullen nu al zoveel mogelijk mensen die boventallig (dreigen te) worden door de organisatieontwikkeling in het i-domein begeleiden naar ander werk. Dat doen we vanuit goed werkgeverschap en vanuit het oogpunt van solidariteit.

Verder hebben we in 2021 nog het volgende gedaan om de kennis en kunde te vergoten: • In 2021 zijn we, vooruitlopend op de reorganisatie van het i-domein alvast begonnen met het bundelen van de specialistische capaciteit in vakgroepen. Hier kunnen we per discipline talent ontwikkelen en kennis uitwisselen. Dit hebben we bijvoorbeeld gedaan in

16

Gemeente Amsterdam Chief Information Officer

Versie 1 21 juni 2022

Voortgangsrapportage i-domein gemeente Amsterdam 2021

• •

•

• • • •

de vakgroepen Informatiebeveiliging, Privacy en Openbaarheid, Architectuur en Informatiemanagement. Dit maakt de flexibele inzet van medewerkers mogelijk. Een i-rollenboek is in een afrondende fase, bedoeld om medewerkers flexibeler binnen het i-domein in te kunnen zetten. Op schaarste functies, bijvoorbeeld bij data, is het met gerichte search en moderne arbeidsmarktcommunicatie gelukt om in een concurrerende arbeidsmarkt talent aan te trekken op beschikbare vacatures. Op diverse vakgebieden (bijvoorbeeld UX-design, informatie- en data analist, dataengineer) zijn leertrajecten / omscholingsklassen gestart. In de omscholingsklassen zijn 41 medewerkers opgenomen wiens huidig werk in de nabije toekomst verdwijnt. Met intensieve loopbaanbegeleiding zijn 45 medewerkers met een pre-mobiliteitsstatus begeleid naar nieuw werk. Het percentage externe inhuur is in 2021 teruggedrongen van 25% naar 18%. Het medewerkerstevredenheidsonderzoek in het i-domein laat een hoge score zien op het algemene werkplezier: een 7,4. Om medewerkers te trainen in de beoogde agile werkwijze is een game ontwikkeld. Ook met e-learnings worden medewerkers getraind in agile en Safe trainingen.

17

Gemeente Amsterdam Chief Information Officer

Versie 1 21 juni 2022

Voortgangsrapportage i-domein gemeente Amsterdam 2021

5 Risicoparagaaf

Risicomanagement is een belangrijk onderdeel van de digitale transformatie van de organisatie. Dit bestaat enerzijds uit risicomanagement op het gehele programma (op inhoud, transformatie en financiën) anderzijds organiseren we in bredere zin reflectie en tegenspraak. Het pakket op risicomanagement bestaat uit de volgende onderdelen. 1) Bestuurlijke voortgangsrapportages, inclusief risicoprofiel. Jaarlijks rapporteren we over het geheel van de digitale transformatie. Onderdeel hiervan is de actualisatie van het risicoprofiel op het geheel, inclusief mitigerende maatregelen. Het eerste risicobeeld is met ondersteuning van DMC/risicomanagement opgezet, conform het stedelijk risicoinstrumentarium. De rapportage wordt zowel in het college van B en W als in de gemeenteraad geagendeerd. 2) Reflectie en tegenspraak. We organiseren op een aantal manieren tegenspraak en reflectie binnen en buiten de organisatie. We staan open voor andere invalshoeken en frisse blikken, en zoeken dat actief op: • Er is vanuit de medezeggenschap een werkgroep Digitalisering in het leven geroepen die specifiek op het thema digitaal de gesprekspartner van de CIO is. Zij adviseren gevraagd en ongevraagd, formeel en informeel. • Halfjaarlijks vindt binnen het i-domein een medewerkerstevredenheidsonderzoek plaats, gericht op de digitale transformatie. Resultaten worden actief opgepakt binnen de teams.

Geaggregeerd worden de resultaten besproken in het cluster DT. • Er is een externe klankbordgroep met experts / ervaringsdeskundigen. Zij leveren raad, advies en kritiek op het totale programma. Opvolging door het management vindt plaats. • Een interne klankbordgroep met directeuren uit de andere clusters wordt nu opgezet. • De CIO heeft regelmatig gesprekken gevoerd met verschillende dwarsdoorsneden van het i-domein om geluiden uit de werkvloer op te vangen en hier actie op te ondernemen in bijvoorbeeld de communicatie- of veranderaanpak. 3) Onafhankelijke review van de reorganisatie. Het is gebruikelijk om grotere reorganisaties, zoals de reorganisatie i-domein, in de breedte te evalueren (op doeltreffendheid, werkgeverschap, financiën, etc.). De reorganisatie i-domein zal daarom één jaar na de reorganisatiedatum geëvalueerd worden, door een onafhankelijke partij. De CIO geeft hiertoe opdracht, namens de gemeentesecretaris. We komen samen met de medezeggenschap tot een evaluatiekader. De uitkomsten van de evaluatie worden opgenomen in de reguliere bestuurlijke voortgangsrapportage. 4) Structurele inbedding risicomanagement. Na de reorganisatiedatum is de ontwikkeling van het i-domein niet klaar. Onderdeel van de ontwikkelopdracht van de directeuren van

18

Gemeente Amsterdam Chief Information Officer

Versie 1 21 juni 2022

Voortgangsrapportage i-domein gemeente Amsterdam 2021

het i-domein is om per directie te komen tot risicomanagement op zowel de transformatie als op de operatie. Dit werkt door naar het niveau van vakgroepen en afdelingen. Risicomanagement tuigen we daarmee stevig op. Het management wordt professioneel ondersteund door het nieuwe team Performancemanagement, zodat zij in toenemende mate beschikken over actuele en relevant managementinformatie. 5) Onderstaand zijn de huidige prioritaire risico’s opgenomen die gelden voor het i-domein en de digitale transformatie. Ook nemen we hier eenmalig de risico’s voor de reorganisatie op, zoals ook opgenomen in het reorganisatieplan, vanwege het actuele karakter daarvan. Risico’s digitale transformatie Risico

Oorzaak

Gevolg

Mitigerende maatregelen

Inschatting

Het i-domein kan de gewenste kwaliteit niet leveren.

- Gebrek aan benodigde (technische) kennis en talent (kwantiteit & kwaliteit) van de eigen medewerkers

- Het i-domein kan de ambities op beschikbaarheid, betrouwbaarheid en partnerschap met de business niet waar maken (tenzij we veel inhuren)

- Programma op om- en bijscholing. - Arbeidsmarktstrategie- en communicatie: extern talent werven. - Matching van talent op beeldbepalende opgaven / sleutelposities.

Kans: middelgroot

Het bestuur stelt andere prioriteiten c.q. er moet bezuinigd worden (ook) binnen het idomein.

- Forse cumulatieve concernbrede besparingsopgaaf de komende jaren.

- Er zijn onvoldoende middelen beschikbaar om alle ambities van de bestuursopdracht idomein te realiseren.

- Digitalisering als mogelijke motor van de besparingen positioneren. - Stevige sturing op de fcomponent van de digitale transformatie organiseren en gesprek daarover om bij te kunnen sturen wanneer nodig.

Kans: middelgroot

Het beoogde partnerschap met het primair proces komt moeilijk tot stand.

- Er is weerstand tegen centrale sturing bij directies. - Ook staat het verandervermogen directies onder druk (mede als gevolg van corona, besparingen, eigen transformaties).

- Ontbrekende samenwerking tussen het i-domein en met het primair proces.

- Gesprekken van de voorkant met de directies om de verbinding tot stand te laten komen. - CIO-gesprekken met GMT leden. - Heldere communicatie over continuïteit in de dienstverlening tijdens de transitie.

Kans: middelgroot

Impact: groot

Impact: groot

Impact: groot

19

Gemeente Amsterdam Chief Information Officer

Versie 1 21 juni 2022

Voortgangsrapportage i-domein gemeente Amsterdam 2021

Risico’s reorganisatie i-domein Risico

Oorzaak

Gevolg

Mitigerende maatregelen

Inschatting

De interne mobiliteit is onvoldoende, waardoor boventalligheid ontstaat

- Mismatch tussen nieuwe functies en medewerkers die boventallig worden - Te hoge eisen nieuwe functies - Onjuiste matching oude en nieuwe functies - Onvoldoende scholingsaanbod

- Meer boventallige medewerkers - Hoge(re) kosten gemeente Amsterdam - Verlies van kennis en kunde

- Bij de reorganisatie deel B worden door mens-volgthuidig werk maximaal 10 personen boventallig - Kwalitatief en grondig was-wordt lijst proces. - Voldoende inzicht in benodigde kennis en kunde van de nieuwe functies - Voldoende scholingsmogelijkheden - Geen vaste contracten voor tijdelijke medewerkers, zodat er optimaal ruimte is voor huidige medewerkers

Kans: laag

Continuïteit van de dienstverlening staat onder druk, door hoog verloop en/of lastige instroom

- Onvoldoende aandacht voor aantrekkelijke functies binnen idomein - A’dam is geen aantrekkelijke werkgever door dat er geen vast contract geboden kan worden tijdens de reorganisatie - Moeilijke arbeidsmarkt op ICT voor alle werkgevers (structureel probleem) - Van de managers wordt tot de zomer 2022 veel gevraagd: leidinggeven aan de huidige organisatie, en de nieuwe helpen opbouwen - Het ambitieniveau is hoog

- Groter verloop van medewerkers - Meer inspanning nodig om medewerkers te werven.

- De reorganisatieduur beperken, zodat er snel zicht is op de mogelijkheden voor (tijdelijke) medewerkers en externen - Aandacht voor carrièremogelijkheden binnen Amsterdam - Investeren in Persona’s en aantrekken recruiters om het arbeidsmarktprofiel te verbeteren - Slim toedelen P&Ocapaciteit

Kans: middelgroot

- Werkdruk managers neemt toe, met risico op verzuim - Continuïteit niet geborgd

- Prioriteren door het management: wat doen we eerst, wat doen we later - Waar nodig extra capaciteit inhuren - Samen met managers kijken naar grip op de werkvoorraad - Regie op grote projecten vanuit Directie Team

Kans: groot

Duale sturing, op zowel de transformatie als de operatie, trekt een zware wissel op de organisatie.

Impact: groot

Impact: middelgroot

Impact: middelgroot

20

Gemeente Amsterdam Chief Information Officer

Versie 1 21 juni 2022

Voortgangsrapportage i-domein gemeente Amsterdam 2021

Administratieve inrichting van de nieuwe organisatie is niet tijdig klaar

- Een complexe en grote verhuizing van personeel en budgetten met kennis die versnipperd is - Onvoldoende menskracht - Huidige administratie onvoldoende op orde

- Niet tijdig inzicht in de nieuwe situatie - Onvoldoende sturing mogelijk

- Tijdige voorbereiding van de administratieve inrichting - Tijdig inrichten nieuwe control organisatie met goede rapportages - Intensieve opschoning huidige administratie heeft plaatsgevonden. - Goede samenwerking Pen F-adviseurs organiseren - Inhuur specialisten indien nodig

Kans: middelgroot

Reorganisatie is niet op 1 juli 2022 gerealiseerd

- Vertraging in de besluitvorming - Vertraging bij de implementatie

- Langere onzekerheid voor managers en medewerkers. - Langere tijd dubbele sturing

- De gekozen reorganisatievorm die niet al te complex is (gericht op samenvoegen naar de startsituatie, daarna doorontwikkelen). - Goede communicatie met stakeholders over de aanpak van de reorganisatie en het belang van een tijdige besluitvorming

Kans: middelgroot

Impact: middelgroot

Impact: middelgroot

21

Gemeente Amsterdam Chief Information Officer

Versie 1 21 juni 2022

Voortgangsrapportage i-domein gemeente Amsterdam 2021

6 Financiën

De uitvoering van de bestuursopdracht en daarmee de middelen die daarvoor beschikbaar zijn gesteld vallen in zijn geheel onder programma B van de Begroting. De bestuursopdrachtmiddelen 2021 (€ 22,6 miljoen) zijn verdeeld over de verschillende projecten en activiteiten conform de bestuursopdracht. Budgetten (bedragen x € 1 miljoen)

Budget

Realisatie

Resultaat

Transitie en personele ontwikkeling

5,8

5,1

0,7

Levering

4,9

4.1

0,9

ICT- en datafundament

5,6

4,7

0,9

Datafunctie en data-organisatie

6,3

5,8

0,6

Totaal

22,6

19,7

2,9

Plus is voordeel, min is nadeel

Gedurende het jaar is door het i-domein integraal gestuurd op de uitnutting van de budgetten en het realiseren van voortgang in de plannen. Toch is in 2021 sprake van een onderbesteding van € 2,9 miljoen. Deze onderschrijding is veroorzaakt door vertragingen van de start van de uitvoering van de verschillende projecten en activiteiten. Vertragingen die vooral zijn veroorzaakt door een lastige arbeidsmarkt, waardoor benodigde capaciteit later inzetbaar was dan gepland.

Kredieten

Krediet

Realisatie

Resultaat

Businesscontinuïteit ICT

(bedragen x € 1 miljoen)

7,4

5,4

2,0

Identity Access Management (IAM)

1,8

0,4

1,4

Cloudbased applicatieplatform

2,8

1,1

1,7

DMS –sociaal

0,3

0,3

0,0

Totaal

12,3

7,2

5,1

Plus is voordeel, min is nadeel

Naast de Bestuursopdrachtmiddelen zijn er in 2021 voor € 12,3 miljoen aan kredieten beschikbaar gesteld voor het uitvoeren van de Bestuursopdracht. Er is sprake van een onderbesteding van € 5,1 miljoen in 2021. Deze is als volgt opgebouwd: • De onderbesteding op het krediet Businesscontinuïteit ICT bedraagt € 2,0 mln. Dit wordt veroorzaakt door minder afname van capaciteit bij KPN, omdat minder applicaties naar KPN worden overgezet dan aanvankelijk is aangenomen en omdat de complexiteit van de applicaties die zijn overgezet in de praktijk meevalt.

22

Gemeente Amsterdam Chief Information Officer

Versie 1 21 juni 2022

Voortgangsrapportage i-domein gemeente Amsterdam 2021

•

•

De onderbesteding op het krediet Identity Access Management (IAM) wordt veroorzaakt doordat Sogeti later is gestart met de implementatie van IAM-voorziening dan gepland. De kosten worden naar 2022 doorgeschoven. De onderbesteding op het krediet Cloudbased applicatieplatform bedraagt € 1,7 miljoen. Door de latere start van de activiteiten heeft KPN haar activiteiten niet in 2021 kunnen afronden. De activiteiten worden in 2022 afgerond.

23

Gemeente Amsterdam Chief Information Officer

Versie 1 21 juni 2022

Voortgangsrapportage i-domein gemeente Amsterdam 2021

7 Conclusie

Door de coronacrisis is het nog duidelijker dan voorheen geworden dat een goed functionerende digitale organisatie onontbeerlijk is. In de eindrapportage van de Bestuursopdracht i-domein heeft het college op 19 mei 2020 aangegeven welke vernieuwingen en verbeteringen in de gemeentelijke organisatie nodig zijn om de digitalisering van de gemeente te versterken. In het tweede half jaar van 2020 zijn de voorbereidende werkzaamheden aangevangen en is er achterstallig onderhoud uitgevoerd. In 2021 zijn de middelen voor de transitie beschikbaar gekomen en zijn er belangrijke eerste stappen gezet, zoals bijvoorbeeld: • We zijn gestart met onze nieuwe manier van opgavegericht werken bij de opgave Amsterdammers financieel gezond en aan het werk (WPI). In 2022 gaan we dit breder doorvoeren aan de hand van de ervaringen die we hiermee opgedaan hebben. • We hebben ons cloudplatform gelanceerd. Voor de overgang naar de cloud hebben we een strategie opgesteld, die zowel de technische als de organisatorische kant belicht. Die strategie wordt in het eerste kwartaal van 2022 ter besluitvorming voorgelegd aan het college. • Op het gebied van de dataorganisatie hebben we het producten- en dienstenportfolio voor de nieuwe data-organisatie opgezet, inclusief de nieuwe organisatiestructuur.

• We hebben hard gewerkt aan de inrichting van een sterke regie-organisatie die zorgt dat de leverancier de gemaakte afspraken nakomt en erop toeziet dat er wordt voldaan aan wet- en regelgeving. • De reorganisatie van het i-domein is voorbereid. We gaan in 2022 van 10, soms nog behoorlijk zelfstandig functionerende organisatieonderdelen, naar één samenwerkend idomein. Vooruitlopend op de definitieve reorganisatie wordt er in sommige onderdelen van het i-domein al informeel samengewerkt worden vanuit de nieuwe principes (‘werken volgens de bedoeling’). • Ook op het gebied van de informatiebeveiliging, gegevensbescherming en transparantie over algoritmes is er hard gewerkt aan de legitimiteit van en het draagvlak voor ons handelen. Op het gebied van onze ambities ten aanzien van openbaarheid zijn we tot de conclusie gekomen dat we hiervoor informatie sneller en beter vindbaar en toegankelijk maken. Hiervoor zijn bij de Voorjaarsnota 2021 middelen beschikbaar gesteld en is het meerjarenprogramma Open Amsterdam opgezet. Gedurende het jaar is door het i-domein integraal gestuurd op de uitnutting van de budgetten en het realiseren van voortgang in de plannen. Toch is er sprake van een onderbesteding op de budgetten die voor 2021 begroot waren, die vooral veroorzaakt werd door de lastige arbeidsmarkt, waardoor benodigde capaciteit later inzetbaar was dan gepland.

Ook bij de kredieten is sprake van een onderbesteding, die ook grotendeels veroorzaakt werden door een

24

Gemeente Amsterdam Chief Information Officer

Versie 1 21 juni 2022

Voortgangsrapportage i-domein gemeente Amsterdam 2021

latere start van activiteiten dan gepland. Ook is er integraal gestuurd op het risicomanagement van het i-domein. De risico’s die zijn geïdentificeerd worden afdoende beheerst. De transitie van het i-domein is goed op weg. Deze transitie is omvangrijk en zal naar verwachting 5 jaar in beslag nemen, waarbij de ‘winkel doorgaat tijdens de verbouwing’ en de wereld om ons heen ook niet stilstaat. De CIO zal u hierover blijven informeren.

25