1. Voortgangsbrief inkoop aanbevelingen ACAM incl. 12 -maands '21 v1.0.pdf

Raadsinformatiebrief

Aan:

Portefeuillehouder(s): Behandeld door

De leden van de gemeenteraad van Amsterdam 9 juni 2022 Inkoop Rutger Groot Wassink Bestuursopdracht Inkoop, bestuurszaken.inkoop@amsterdam.nl

Onderwerpen

Voortgang aanbeveling 2020-02 van ACAM en Rekeningencommissie

Datum Portefeuille(s)

Geachte leden van de gemeenteraad, Eén van de aanbevelingen van de rekeningencommissie is dat het proces van de monitoring op de voortgang van de aanbevelingen effectiever moet en dat gerapporteerd moet worden over de daadwerkelijke uitvoering van verbeterplannen. Op basis hiervan en in afstemming met de rekeningencommissie worden de aanbevelingen van de rekeningencommissie, ACAM en de rekenkamer voortaan apart behandeld in de daarvoor bestemde commissie. Bij de najaarsnota en het jaarverslag is een monitor opgenomen waarin onder meer duidelijk wordt of een aanbeveling is afgedaan of niet, in welke gevallen een voortgangsbrief of -rapportage aan de orde is en wanneer die ter kennisname in de commissie wordt ingebracht. In deze raadsinformatiebrief worden allereerst (1.) de aanbevelingen benoemd, vervolgens (2.) de collegereactie op de aanbevelingen, daarna (3.) de voortgang van de aanbevelingen, inclusief stand van zaken periodieke monitoringsrapportage door de ACAM. Afgesloten wordt (4.) hoe het vervolgproces eruitziet. 1.

Aanbevelingen accountant en rekeningencommissie op de portefeuille Inkoop 2020 In het accountantsverslag bij het Jaarverslag 2020 is de volgende aanbeveling en toelichting opgenomen:  Beter werkend inkoopstelsel voor verlaging van de rechtmatigheidsfout inkomen o Met het ‘Uitvoeringsplan voor een beter werkend inkoopstelsel’ zijn stappen gezet om het inkoopstelsel te verbeteren. De rechtmatigheidsfout is afgenomen, maar nog steeds substantieel. De verbeteringen inkoopstelsel zijn volgens ACAM beperkt gerealiseerd, waardoor aanbevelingen uit 2019 nog actueel zijn. In het rekeningencommissieverslag bij het Jaarverslag 2020 zijn de volgende aanbevelingen met toelichting opgenomen:  Op korte termijn te starten met de daadwerkelijke implementatie van de structurele verbeteringen in het inkoopstelsel;

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief



Datum 9 juni 2022 Pagina 2 van 5

De periodieke rapportage van ACAM over dit onderwerp tijdig te delen met de raad. o Het stemt de commissie positief dat de onrechtmatigheid over het jaar 2020 is afgenomen ten opzichte van 2018 en 2019. Wel lijkt op dit moment nog met name sprake te zijn van symptoombestrijding. De commissie ziet nog beperkt een structurele verbetering van het inkoopstelsel.

2. Collegereactie op aanbeveling 2020-02 (raadsvergadering 16 juni 2021) [Begin citaat] ‘Het college is content in het accountantsverslag te lezen dat de onrechtmatigheid wederom is afgenomen ten opzichte van voorgaand jaar. Echter, het college betreurt het dat afgelopen jaar meer nieuwe onrechtmatigheid is ontstaan ten opzichte van een jaar eerder. Dat is de reden dat het college verscherpt blijft toezien op de onrechtmatigheid. Het college leest dat de ACAM in haar accountantsverslag 2019 aandacht vraagt voor 1) Dat voor alle nieuw ontstane onrechtmatigheden de afwijkingsprocedures worden doorlopen, 2) Een systeem van tweedelijnstoetsing op voorgenomen gunningsbesluiten door de directie inkoop wordt ingericht, 3) Een volwaardig contractmanagementsysteem gekoppeld of onderdeel uitmaakt van een nieuw financieel pakket. Het college onderschrijft het belang van deze drie aspecten; ze zijn onderdeel van het ambtelijk uitvoeringsplan voor een beter werkend inkoopstelsel. Een beter werkend inkoopstelsel betekent een gezamenlijke veranderopgave van de gehele organisatie. Via het uitvoeringsplan, periodieke rapportages, indien nodig (bij)sturing via het GMT en periodieke monitoring door de ACAM heeft het college de activiteiten geborgd en belegd. De sturing richt zich niet alleen op het terugdringen van de onrechtmatigheid op de inkoopuitgaven.

Dit betreft ook het verbeterproces op het totale inkoopstelsel met opdrachtgevers/directies en inkoopprofessionals/inkoopkolom waar de drie onderdelen waarvoor ACAM de aandacht voor vraagt, deel van uitmaken. Zie hiervoor de laatste raadsinformatiebrief van wethouder Groot Wassink van 17 november 2021’ [einde citaat].

3. Voortgang aanbeveling 2020-021 Via deze voortgangsmonitor op aanbeveling 2020-02 over het inkoopstelsel informeer ik u als volgt. Hiervoor heb ik de opzet gebruikt zoals opgenomen in de Bestuursopdracht Inkoop, aangevuld met de periodieke monitoringsrapportage voortgang implementatie aanbevelingen Adviesrapport Inkoopstelsel, te weten: A. Beheersen van de onrechtmatigheid van de inkoopuitgaven; B. Verbeteren werking inkoopstelsel en doelgerichtheid van inkoopuitgaven; C. Periodieke monitoringsrapportage implementatie aanbevelingen Adviesrapport Inkoopstelsel door de ACAM. Ad A. Beheersen onrechtmatigheid van de inkoopuitgaven Uit het gemeentelijk rechtmatigheidsonderzoek en de controle van ACAM daarop blijkt dat in 2021 het totaalbedrag aan onrechtmatige inkoopuitgaven ten opzichte van 2020 is gestegen naar

1

In het boekwerk Jaarverslag 2021 staat abusievelijk opgenomen dat aanbeveling 2020-02 is afgedaan.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 9 juni 2022 Pagina 3 van 5

een bedrag van € 50,6 miljoen (2020: € 43,9 miljoen). Dit bedrag blijft niet binnen de door het college vastgestelde bandbreedte, € 30 - € 45 miljoen bij de jaarrekening over het jaar 2021. Ook blijkt uit het gemeentelijk onderzoek en de controle van de ACAM dat in 2021 voor een bedrag van € 20,6 miljoen nieuwe onrechtmatigheden zijn ontstaan Belangrijkste veroorzakers van deze onrechtmatige uitgaven zijn het niet tijdig oplossen van onrechtmatigheid uit voorgaande jaren of het niet volgen van de Aanbestedingswet. Het uitgangspunt is een rechtmatige en doelmatige inkoop, maar er kunnen zich situaties voordoen, bijvoorbeeld van zeer groot maatschappelijk belang, waarbij het college andere keuzes maakt. Bijvoorbeeld het overkomen van onrechtmatige contracten vanuit het AEB, die weliswaar meteen zijn aanbesteed, maar tot gunning in 2021 als onrechtmatig (€ 3,7 miljoen) werden beoordeeld. Ook diverse corona gerelateerde uitgaven (€ 3,5 miljoen) werden door de accountant als onrechtmatig beoordeeld. Strakke ambtelijke (en bestuurlijke) sturing en monitoring op dit gemeentebrede dossier blijft belangrijk. Het college betreurt deze toename en continueert de in gang gezette maatregelen en vult deze verder aan. Zie verder onder Ad c.

Zoals eerder aan u als raad gememoreerd, geldt voor zowel het oplossen van de oude onrechtmatigheid als het in 2021 ontstaan van nieuwe onrechtmatigheid een sterke afhankelijkheid met stedelijke programma’s en thema’s. Inkoop is een stads breed samenspel, waarbij alle actoren elkaar tijdig moeten vinden. Dat vraagt om een gezamenlijk groeipad om te komen tot een wederzijdse goede rolinvulling. Denk hierbij aan:  Versterken van het opdrachtgeverschap en eigenaarschap van contracten, daarbij ook oog te hebben voor het tijdig in gang zetten van (her)aanbestedingen;  Vergroten van het begrip van inkopers van het werkveld, de opgaven en processen van hun opdrachtgevers;  Versterken van de onderlinge relaties en het onderstrepen van de gemeenschappelijke doelen. Via het ambtelijk uitvoeringsplan zijn en worden stappen gezet de werking van het inkoopstelsel te verbeteren. Zie verder onder B.

Ad B. Verbeteren werking inkoopstelsel en doelgerichtheid van inkoopuitgaven In de raadsinformatiebrief van 18 mei 2021 heeft het college de actielijnen van het ambtelijk uitvoeringsplan met u als raad gedeeld. Belangrijke speerpunten in het uitvoeringsplan zijn naast het rechtmatig inkopen ook het doelmatig inkopen. Het uitvoeringsplan bestaat uit vijf actielijnen. 1. Oprichting directie Inkoop, 2. Doelmatig/-gericht Inkopen ‘Inkopen met invloed’, 3. Kennis en opleiding, 4, Contract- en categoriemanagement en 5. Systemen en processen. Voor de stand van zaken verwijs ik u naar Ad C. de bevindingen en aanbevelingen van de monitoringsrapportage van de ACAM inzake de werking van het inkoopstelsel.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 9 juni 2022 Pagina 4 van 5

Ad C. Stand van zaken periodieke monitoringsrapportage voortgang implementatie aanbevelingen Adviesrapport Inkoopstelsel door de ACAM In de raadsbrief van 18 mei 2021 stand van zaken Bestuursopdracht inkopen, heeft het college aan ACAM gevraagd de voortgang van de aanbevelingen van het Adviesrapport Inkoopstelsel periodiek te monitoren. Over de bevindingen en aanbevelingen van de ACAM op de 5 e voortgangsrapportage van het uitvoeringsplan voor een beter werkend inkoopstelsel bent u geïnformeerd per raadsbrief op 17 november 2021. Ten tijde van het opstellen van deze raadsinformatiebrief voert de ACAM hun periodieke monitoringsonderzoek uit op de 7e ambtelijke voortgangsrapportage. Onderstaand zijn daarom de twee aanbevelingen op de 5 e voortgangsrapportage opgenomen, inclusief een actualisatie op de bestuurlijke reactie.

Bestuurlijke reactie op de aanbevelingen Zoals het college u als raad in deze coalitieperiode heeft aangegeven vergt dit meerjarige traject een grote inspanning van de gehele organisatie. De nieuwe directie Financiën en Inkoop vervult hierin een ondersteunende en regisserende rol. Ook onderschrijft het college het door ACAM gestelde dat er voldoende middelen en capaciteit beschikbaar moeten zijn de verbeteringen te realiseren. Onderstaand treft u per aanbeveling een korte reactie aan:  Inzichtelijk maken openstaande verbeteringen per 1 juli 2022 Via de ambtelijke voortgangsrapportages wordt op een adequate manier inzichtelijk gemaakt hoe verbeteringen aan het inkoopstelsel gerealiseerd worden. Het overgrote deel van de acties uit het uitvoeringspan is op 1 juli 2022 afgerond. Het jaarplan van Concern Inkoop en Strategie is inmiddels opgesteld. Hierin zijn opgenomen te actualiseren afgeronde acties en acties die doorlopen vanuit de Bestuursopdracht Inkoop. Hiermee zijn/worden verbeteringen geborgd in de uitvoeringspraktijk. 

Op basis van de resultaten uit de evaluatie van de afwijkingsverzoeken het uitvoeringsplan indien nodig bij te stellen Parallel aan het door de ACAM uitvoeren van de 2e periodieke monitoringsrapportages is een tussentijdse evaluatie gehouden van de in 2019 (start regietafel) t/m 2021 ingediende afwijkingsverzoeken. Hieruit kwam naar voren dat het aantal verzoeken bij alle directies toeneemt, maar dat ze grotendeels te laat langskomen om onrechtmatigheid nog te kunnen voorkomen. Ondanks het bestaan van de regietafel is er in 2021 een toename van de onrechtmatigheid van de inkoopuitgaven te zien. Zoals ook uit de evaluatie van de regietafel blijkt is het geen effectief middel gebleken om de onrechtmatigheid te verlagen. Dit heeft als grondoorzaak dat het besluit om af te wijken bij de directeur ligt die wenst af te wijken. Het college heeft daarom aanvullende maatregelen genomen om de verantwoordelijkheden op het juiste niveau te borgen:

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

o

o o o

o

o

Datum 9 juni 2022 Pagina 5 van 5

Mede naar aanleiding van een discussie over de rechtmatigheid van een externe inhuur begin 2022 is geconstateerd dat de bevoegdheid om af te wijken van de inkoopregels te laag in de organisatie is belegd. Het college heeft een besluit over de werkwijze bij afwijkende inkooptrajecten inclusief een aanpassing van het mandaat om af te mogen wijken in voorbereiding; Financien en Inkoop gaat rapporteren over zowel het oplossen van geconstateerde onrechtmatigheid als de afwijkingsbesluiten in hun ambtelijke kwartaalrapportages; Financiën en Inkoop gaat een analyse uitvoeren bij welke directies de grenswaarde onrechtmatigheid boven de tolerantiewaarde van 1% van hun uitgaven uitkomt; Directies die boven de tolerantiewaarde van 1% uitkomen wordt gevraagd een analyse op te stellen, de risico’s inzichtelijk te maken en aansluitend een actieplan op te stellen de onrechtmatigheid te herstellen. Hierover moeten zij bestuurlijk rapporteren aan hun vakwethouder en ambtelijk aan hun stedelijke directeur. Tevens aan Financiën en Inkoop voor de kwartaalrapportages. Dit is geen eenmalige actie en geldt voor al die directies die op enig moment boven de tolerantiewaarde van 1% uitkomen; De rechtmatigheid van de inkoopuitgaven wordt een standaard onderdeel van de prestatiedialogen tussen de directeuren en hun stedelijk directeuren.

Deze verantwoording is nodig om een blijvende focus te houden op de rechtmatigheid van de inkoopuitgaven en tijdig te kunnen handelen en bij te sturen; Daarnaast heeft het college meer dan voorheen aandacht voor het samenspel en het geheel aan afspraken en bepalingen in de bedrijfsvoering, waaronder inkoop. Ook bij de invoering (2024) van het nieuwe Financieel Management Inkoop Systeem (FMIS) wordt hier veel aandacht aan besteed. Zie hiervoor de raadsinformatiebrief van 19 mei 2022 ‘Afdoening moties 165 en 146 en vragen inhuur programmadirecteur Amsterdam 750 jaar.

Bovenstaande maatregelen houden in dat het uitvoeringsplan niet hoeft te worden bijgesteld.

4. Afsluiting Bij de najaarsnota 2022 informeer ik u via een raadsinformatiebrief opnieuw over de stand van zaken, inclusief de bevindingen en aanbevelingen van de periodieke ACAM-rapportages. Ik ga ervanuit dat ik u goed heb geïnformeerd over de voortgang van aanbeveling 2020-02. Ik licht de inhoud van deze brief graag aan u toe in de commissie TAR van 9 juni 2022. Met vriendelijke groet,

Rutger Groot Wassink Wethouder inkoop

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl