1. Voortgangsbrief aanbevelingen RekCieACAM incl. 8-maands '21 v01.1 GETEK.pdf

Raadsinformatiebrief

Aan:

Portefeuillehouder(s): Behandeld door

De leden van de gemeenteraad van Amsterdam 17 november 2021 Inkoop Rutger Groot Wassink Bestuursopdracht Inkoop, bestuurszaken.inkoop@amsterdam.nl

Onderwerpen

Voortgang aanbeveling 2020-02 van ACAM en Rekeningencommissie

Datum Portefeuille(s)

Geachte leden van de gemeenteraad, Eén van de aanbevelingen van de rekeningencommissie is dat het proces van de monitoring op de voortgang van de aanbevelingen effectiever moet en dat gerapporteerd moet worden over de daadwerkelijke uitvoering van verbeterplannen. Op basis hiervan en in afstemming met de rekeningencommissie worden de aanbevelingen van de rekeningencommissie, ACAM en de rekenkamer voortaan apart behandeld in de daarvoor bestemde commissie. Bij de najaarsnota en het jaarverslag is een monitor opgenomen waarin onder meer duidelijk wordt of een aanbeveling is afgedaan of niet, in welke gevallen een voortgangsbrief of -rapportage aan de orde is en wanneer die die ter kennisname in de commissie wordt ingebracht. In deze raadsinformatiebrief worden allereerst (1.) de aanbevelingen benoemd, vervolgens (2.) de collegereactie op de aanbevelingen, daarna (3.) de voortgang van de aanbevelingen, inclusief de periodieke monitoringsrapportage door de ACAM. Afgesloten wordt (4.) hoe het vervolgproces eruitziet. 1.

Aanbevelingen accountant en rekeningencommissie op de portefeuille Inkoop 2020 In het accountantsverslag bij het Jaarverslag 2020 is de volgende aanbeveling en toelichting opgenomen:  Beter werkend inkoopstelsel voor verlaging van de rechtmatigheidsfout inkomen o Met het ‘Uitvoeringsplan voor een beter werkend inkoopstelsel’ zijn stappen gezet om het inkoopstelsel te verbeteren. De rechtmatigheidsfout is afgenomen, maar nog steeds substantieel. De verbeteringen inkoopstelsel zijn volgens ACAM beperkt gerealiseerd, waardoor aanbevelingen uit 2019 nog actueel zijn. In het rekeningencommissieverslag bij het Jaarverslag 2020 zijn de volgende aanbevelingen met toelichting opgenomen:  Op korte termijn te starten met de daadwerkelijke implementatie van de structurele verbeteringen in het inkoopstelsel;

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief



Datum 17 november 2021 Pagina 2 van 6

De periodieke rapportage van ACAM over dit onderwerp tijdig te delen met de raad. o Het stemt de commissie positief dat de onrechtmatigheid over het jaar 2020 is afgenomen ten opzichte van 2018 en 2019. Wel lijkt op dit moment nog met name sprake te zijn van symptoombestrijding. De commissie ziet nog beperkt een structurele verbetering van het inkoopstelsel.

2. Collegereactie op aanbeveling 2020-02 (raadsvergadering 16 juni 2021) Citaat: ‘Het college is content in het accountantsverslag te lezen dat de onrechtmatigheid wederom is afgenomen ten opzichte van voorgaand jaar. Echter, het college betreurt het dat afgelopen jaar meer nieuwe onrechtmatigheid is ontstaan ten opzichte van een jaar eerder. Dat is de reden dat het college verscherpt blijft toezien op de onrechtmatigheid. Het college leest dat de ACAM in haar accountantsverslag 2019 aandacht vraagt 1) Dat voor alle nieuw ontstane onrechtmatigheden de afwijkingsprocedures worden doorlopen, 2) Een systeem van tweedelijnstoetsing op voorgenomen gunningsbesluiten door de directie inkoop wordt ingericht, 3) Een volwaardig contractmanagementsysteem gekoppeld of onderdeel uitmaakt van een nieuw financieel pakket. Het college onderschrijft het belang van deze drie aspecten; ze zijn onderdeel van het ambtelijk uitvoeringsplan voor een beter werkend inkoopstelsel. Een beter werkend inkoopstelsel betekent een gezamenlijke veranderopgave van de gehele organisatie. Via het uitvoeringsplan, periodieke rapportages, indien nodig (bij)sturing via het GMT en periodieke monitoring door de ACAM heeft het college de activiteiten geborgd en belegd. De sturing richt zich niet alleen op het terugdringen van de onrechtmatigheid op de inkoopuitgaven.

Dit betreft ook het verbeterproces op het totale inkoopstelsel met opdrachtgevers/directies en inkoopprofessionals/inkoopkolom waar de drie onderdelen waarvoor ACAM de aandacht voor vraagt, deel van uitmaken. Zie hiervoor de recente raadsinformatiebrieven van wethouder Groot Wassink van 11 en 18 mei 2021.’

3. Voortgang aanbeveling 2020-02 Via deze voortgangsmonitor op aanbeveling 2020-02 over het inkoopstelsel informeer ik u als volgt. Hiervoor heb ik de opzet gebruikt zoals opgenomen in de Bestuursopdracht Inkoop, aangevuld met de periodieke monitoringsrapportage voortgang implementatie aanbevelingen Adviesrapport Inkoopstelsel, te weten: A. Beheersen van de onrechtmatigheid van de inkoopuitgaven; B. Verbeteren werking inkoopstelsel en doelgerichtheid van inkoopuitgaven; C. Periodieke monitoringsrapportage voortgang implementatie aanbevelingen Adviesrapport Inkoopstelsel door de ACAM, inclusief bestuurlijke reactie Ad A. Beheersen van de onrechtmatigheid van de inkoopuitgaven Op basis van het 8-maands 2021 gemeentelijk rechtmatigheidsonderzoek is de verwachting dat het bedrag van de ‘oude’ onrechtmatigheid en de geprognotiseerde 2021 ‘nieuwe’ onrechtmatigheid per 31 december 2021 totaal circa €42 mln. bedraagt. Dit bedrag is opgebouwd uit ‘oud’ circa €26 mln. en ‘nieuw geprognotiseerd’ circa €16 mln.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 17 november 2021 Pagina 3 van 6

Het geprognosticeerde eindbedrag van de onrechtmatigheid van de inkoopuitgaven blijft op basis van de nu bekende informatie binnen de op 18 mei 2021 door het college vastgestelde nominale streefbandbreedte, te weten:  Terugbrengen van de oude onrechtmatigheid € 46,3 miljoen (2018, 2019, 2020 + nieuw) binnen de bandbreedte: o € 30 - 45 miljoen bij de jaarrekening over het jaar 2021  Terugbrengen van het aandeel nieuwe (2021) onrechtmatigheid in voornoemde bandbreedte is: o € 16 miljoen bij de jaarrekening over het jaar 2021 Voor zowel het oplossen van de oude onrechtmatigheid als het in 2021 ontstaan van nieuwe onrechtmatigheid geldt een sterke afhankelijkheid met stedelijke programma’s en thema’s. Inkoop is een stads breed samenspel, waarbij alle actoren elkaar tijdig moeten vinden. Dat vraagt om een gezamenlijk groeipad om te komen tot een wederzijdse goede rolinvulling. Denk hierbij aan:  Vergroten van het begrip van inkopers van het werkveld, de opgaven en processen van hun opdrachtgevers;  Versterken van het opdrachtgeverschap en eigenaarschap van contracten, daarbij ook oog te hebben voor het tijdig in gang zetten van (her)aanbestedingen;  Versterken van de onderlinge relaties en het onderstrepen van de gemeenschappelijke doelen. Via het ambtelijk uitvoeringsplan zijn en worden stappen gezet de werking van het inkoopstelsel te verbeteren. Zie verder onder B.

Zoals eerder aan u als raad aangegeven maak ik een nadrukkelijk voorbehoud bij de genoemde prognose. Het terugbrengen van oude onrechtmatigheid gaat uit van de realisatie van planningen. Als de planning uitloopt, wordt onrechtmatigheid later opgelost. Mede gezien de invloed van Covid-19 is het denkbaar dat eerder gemaakte planningen niet (tijdig) gerealiseerd kunnen worden. De bedragen moeten worden gezien als een indicatie. Strakke ambtelijke (en bestuurlijke) sturing en monitoring op dit gemeentebrede dossier blijft daarom belangrijk. Daarnaast geldt dat het uiteindelijke oordeel van de rechtmatigheid van de inkoopuitgaven aan de accountant is.

Ad B. Verbeteren werking inkoopstelsel en doelgerichtheid van inkoopuitgaven In de raadsinformatiebrief van 18 mei 2021 heeft het college de actielijnen van het ambtelijk uitvoeringsplan met u als raad gedeeld. Belangrijke speerpunten in het uitvoeringsplan zijn naast het rechtmatig inkopen ook het doelmatig inkopen. Het uitvoeringsplan bestaat uit vijf actielijnen. 1. Oprichting directie Inkoop, 2. Doelmatig/-gericht Inkopen ‘Inkopen met invloed’, 3. Kennis en opleiding, 4, Contract- en categoriemanagement en 5. Systemen en processen. Voor de stand van zaken verwijs ik u naar Ad C. de bevindingen en aanbevelingen van de periodieke monitoringsrapportage van de ACAM inzake de werking van het inkoopstelsel.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 17 november 2021 Pagina 4 van 6

Ad C. Periodieke monitoringsrapportage voortgang implementatie aanbevelingen Adviesrapport Inkoopstelsel door de ACAM, inclusief bestuurlijke reactie In de raadsbrief van 18 mei 2021 stand van zaken Bestuursopdracht inkopen, heeft het college aan ACAM gevraagd de voortgang van de aanbevelingen van het Adviesrapport Inkoopstelsel periodiek te monitoren. De ACAM heeft deze werkzaamheden uitgevoerd voor de 5 e voortgangsrapportage van het uitvoeringsplan voor een beter werkend inkoopstelsel. De ACAM gaat in haar 2e periodieke rapportage voortgang implementatie aanbevelingen Adviesrapport Inkoopstelsel in op vier onderwerpen: 1. De gerapporteerde voortgang in de 5e voortgangsrapportage; 2. De verdere inrichting van de inkooporganisatie na 1 juli 2022; 3. Het implementeren van onderdelen uit het ambtelijk uitvoeringsplan de komende periode; 4. De ontwikkeling van de onrechtmatigheid in 2021. Onderstaand zijn op hoofdlijnen de bevindingen en/of aanbevelingen uit de 2e ACAM-rapportage geciteerd. Ad 1. De gerapporteerde voortgang in de 5e voortgangsrapportage ‘De ontvangen informatie en documentatie tijdens onze audit ondersteunen de gerapporteerde voortgang. Wij hebben kennisgenomen van de concept plannen voor de directie Inkoop en de plannen van aanpak voor de actielijnen twee tot en met vijf.

Deze documenten zijn een concretisering van het uitvoeringplan en maken inzichtelijk hoe de verbeteringen gerealiseerd worden. Hiermee is het aandachtspunt van onze eerste rapportage ten uitvoer gebracht.’ Ad 2. De verdere inrichting van de inkooporganisatie na 1 juli 2022 ‘Zoals wij in onze vorige rapportage hebben opgemerkt dient rekening te worden gehouden dat het realiseren van de aanbevelingen onder meer afhankelijk is van andere ontwikkelingen in de gemeente en van de bemensing van de expertisepools. Dit wordt door de ambtelijke stuurgroep onderkend en in de mijlpalenplanning is een aantal aanpassingen doorgevoerd, inclusief een toelichting. Dit geldt voor alle actielijnen.’ ‘Gelijktijdig constateren wij dat op basis van de huidige voortgang en planning er op 1 juli 2022 een directie Inkoop is opgericht, maar ook dat deze directie nog verder ingericht wordt. Deze verdere inrichting is niet in de voortgangsrapportage opgenomen, maar wel in de onderliggende plannen. Daarnaast is in voornoemde plannen opgenomen dat er na 1 juli 2022 een doorontwikkeling plaatsvindt. Wij zijn geïnformeerd dat deze doorontwikkeling staat voor het blijvend leren en verbeteren van de inkoopkolom.’ Aanbeveling A:  Inzichtelijk maken openstaande verbeteringen per 1 juli 2022. o Dit geeft de mogelijkheid om indien nodig bij te sturen en waar nodig openstaande verbeteringen prioriteit te geven.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 17 november 2021 Pagina 5 van 6

Ad 3. Het implementeren van onderdelen uit het ambtelijk uitvoeringsplan de komende periode ‘Zoals aangegeven is in de afgelopen periode het uitvoeringsplan geconcretiseerd. Door middel van een deelwaarneming hebben wij vastgesteld, dat een aantal onderdelen is geïmplementeerd. In de komende periode vindt verdere implementatie plaats. Naar verwachting ligt in onze volgende periodieke rapportage de nadruk op deze implementatie.’ Ad 4. De ontwikkeling van de onrechtmatigheid in 2021 ‘Het ambtelijk uitvoeringsplan heeft als doel om de focus van het voorkomen van onrechtmatigheid te verleggen naar doelmatig inkopen. De verbeteringen betreffen het terugdringen van de onrechtmatigheid, het inrichten van de inkooporganisatie zodat het rechtmatig inkopen geborgd is en de organisatie volledig gericht is op doelmatig inkopen. Met de ingezette acties vanuit sturingslijn I en het implementeren van de verbeteringen uit het uitvoeringsplan zou de onrechtmatigheid moeten afnemen. In 2021 neemt echter het aantal afwijkingsbesluiten ten opzichte van 2020 toe. Dit behoeft nog niet te betekenen dat daarmee de rechtmatigheidsfout in totaliteit toeneemt. De gemeente werkt aan een evaluatie met betrekking tot de afwijkingsbesluiten. Aanbeveling B  Op basis van de resultaten uit de evaluatie van de afwijkingsverzoeken het uitvoeringsplan indien nodig bij te stellen.

Bestuurlijke reactie op de twee aanbevelingen Ik ben de ACAM wederom erkentelijk voor hun tweede periodieke monitoringsrapportage en aangereikte aanbevelingen. Zoals het college u als raad in deze coalitieperiode heeft aangegeven vergt dit meerjarige traject een grote inspanning van de gehele organisatie. Daarnaast onderschrijft het college nog steeds het door ACAM gestelde dat er voldoende middelen en capaciteit beschikbaar moeten zijn de verbeteringen te realiseren. Onderstaand treft u per aanbeveling uit de 2e ACAM-rapportage een korte reactie aan: Ad A. Inzichtelijk maken openstaande verbeteringen per 1 juli 2022 Zoals de ACAM in haar tweede monitoringsrapportage constateert, wordt via de ambtelijke voortgangsrapportages op een adequate manier inzichtelijk gemaakt hoe verbeteringen aan het inkoopstelsel gerealiseerd worden. In de volgende voortgangsrapportage wordt inzichtelijk gemaakt welke openstaande verbeteringen uit actielijnen twee tot en met vijf na 1 juli 2022 door de directie Inkoop afgerond worden. Daarnaast wordt de rapportagemethodiek, zolang als dat nodig is, na de oprichting van de directie Inkoop voortgezet voor het blijvend leren, verbeteren en doorontwikkelen van het inkoopstelsel.

Het GMT gaat hiermee zelfs verder dan de aanbeveling van de ACAM, namelijk niet alleen openstaande verbeteringen inzichtelijk maken, maar deze ook in de ‘beheerfase’ van de nieuwe directie Inkoop borgen in de uitvoeringspraktijk.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 17 november 2021 Pagina 6 van 6

Ad B. Op basis van de resultaten uit de evaluatie van de afwijkingsverzoeken het uitvoeringsplan indien nodig bij te stellen Parallel aan het door de ACAM uitvoeren van de 2e periodieke monitoringsrapportages is een tussentijdse evaluatie gehouden van de in 2021 ingediende afwijkingsverzoeken. Hieruit kwam naar voren dat het aantal verzoeken bij alle directies weliswaar toeneemt, echter dat deze verzoeken voor het merendeel niet materieel zijn. Aanbestedingen en maatregelen zijn inmiddels in gang gezet deze trajecten op te lossen. Dit houdt in dat het uitvoeringsplan niet hoeft te worden bijgesteld.

4. Afsluiting In juni 2022 informeer ik u met de 12-maands 2021 rapportage opnieuw over de stand van zaken. Vanzelfsprekend rapporteert het college in de jaarrekening 2021 over de voortgang van de bestuursopdracht inkoop, inclusief de bevindingen en aanbevelingen van de derde periodieke ACAM-rapportage. Ik ga ervanuit dat ik u goed heb geïnformeerd over de voortgang van aanbeveling 2020-02 en ik licht de inhoud van deze voortgangsbrief graag aan u toe in de commissie van Kunst, Diversiteit en Democratisering op 17 november 2021.

Met vriendelijke groet,

Rutger Groot Wassink Wethouder inkoop

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl