1 Voortgangsaanbeveling Acam aan comm TAR

Raadsinformatiebrief

Aan: Datum Portefeuille(s) Portefeuillehouder(s): Behandeld door

Onderwerp

De leden van commissie Tijdelijk Algemene Raadscommissie 17 mei 2022 Jeugd en Zorg Simone Kukenheim Onderwijs, Jeugd, Zorg en Diversiteit Hussein Hersi H.hersi@amsterdam.nl Voortgang aanbevelingen ACAM

Geachte leden, Met deze brief informeert het college u over het volgende.

Bij het jaarverslag van de gemeente Amsterdam stelt de ACAM een accountsverslag op. In die verslagen kan de ACAM-aanbevelingen tot verbetering doen. Daarnaast kunnen ook de rekeningencommissie en de Rekenkamer aanbevelingen doen. Voor het programma Volksgezondheid, jeugd en zorg geldt dat de ACAM in 2018 ,2019 en 2020 aanbevelingen heeft gedaan over o.a. PGB's, vorderingen bij specialistische jeugdhulp en over het sociaal domein in den brede. Een meer algemene aanbeveling van de rekeningencommissie is dat het proces van de monitoring op de voortgang van de aanbevelingen effectiever moet en dat gerapporteerd moet worden over de daadwerkelijke uitvoering van verbeterplannen. Op basis hiervan, en in afstemming met de rekeningencommissie, worden de aanbevelingen van de rekeningencommissie, ACAM en de Rekenkamer voortaan apart behandeld in de daarvoor bestemde commissie. In de najaarsnota en het jaarverslag wordt een monitor opgenomen waarin onder meer duidelijk wordt of een aanbeveling is afgedaan of niet, in welke gevallen een voortgangsbrief of -rapportage aan de orde is en wanneer die is of zal worden ingebracht. Als een aanbeveling is opgevolgd en afgehandeld, dan doet de ACAM op verzoek van uw Raad daarop nog een check. Dit om te voorkomen dat aanbevelingen met te vage toezeggingen worden afgedaan.

In onderstaande treft u een rapportage over de opvolging van nog openstaande aanbevelingen. Aanbevelingen die eerder gereed zijn gemeld (mét check van de ACAM) komen hier niet meer terug.

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 17 mei 2022 Pagina 2 van 5

Aanbevelingen In het accountantsverslag bij het Jaarverslag 2018 is de volgende aanbeveling opgenomen: A. In 2018 zijn stappen gezet in beheersing van misbruik & oneigenlijk gebruik van PGB's; verdere ontwikkeling en inbedding is nodig. In het accountantsverslag bij het Jaarverslag 2019 zijn de volgende aanbevelingen opgenomen: C1) Zorg voor voldoende checks & balances bij bevoorschotting van en afrekeningen met zorgaanbieders. C2) Zoek naar vereenvoudigingsmogelijkheden van de administratie van de Jeugdhulp en WMO. C3) Onderzoek hoe de externe afhankelijkheden in verantwoording en controleproces verlaagd kunnen worden en versterk de Verbijzonderde Interne Controle In het accountantsverslag bij het Jaarverslag 2020 is de volgende aanbeveling opgenomen: Wij adviseren overkoepelend M&O beleid te formuleren en dit aan de gemeenteraad voor te leggen. Dit M&O-beleid betreft de algemene uitgangspunten en de filosofie van de gemeente met betrekking tot het voorkómen van misbruik en oneigenlijk gebruik. Deze bevinding volgt op de aanbeveling uit het Jaarverslag 2018, genoemd onder A. Het college heeft bij de bestuurlijke reactie op de accountantsverslagen in 2018, 2019 en 2020 aangegeven dat zij de aanbevelingen opvolgt. In deze voortgangsbrief wordt de follow-up over de voortgang van deze, nog openstaande, aanbevelingen behandeld. Toelichting Ad.

A In 2018 stappen gezet in beheersing van misbruik & oneigenlijk gebruik PGB's; verdere ontwikkeling en inbedding nodig Eerdere updates Het college heeft in samenwerking met ACAM een aanpak opgesteld om de interne controles in te richten conform een notitie van de beroepsgroep van de accountants. Na het opstellen van de aanpak is gestart met de interne controles op de (jeugd)zorg. Hierbij wordt zowel de zorg in natura als via de PGB getoetst. Zoals afgesproken vindt periodiek overleg met ACAM plaats. In 2020 is de controle van misbruik en oneigenlijk gebruik van PGB’s zorg onderdeel van de reguliere controle aanpak in de lijn.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 17 mei 2022 Pagina 3 van 5

Voortgang jaarverslag 2021 In 2021 zijn verdere verbeterstappen ingezet rondom het voorkomen en het tegengaan van misbruik en oneigenlijk gebruik van persoonsgebonden budgetten. Zo worden bijvoorbeeld Fraudemeldingen voorzien van conclusies en de GGD heeft rechtmatigheid en kwaliteitsonderzoek uitgevoerd middels huisbezoeken naar aanleiding van binnengekomen signalen. Daaruit blijkt dat bezochte cliënten rechtmatig zorg hebben ontvangen hetgeen bevestigd wordt in onderzoeken van Verbijzonderede Interne Controle (VIC). Conform de aanbeveling van Acam wordt er momenteel gewerkt aan het sluitstuk van de aanbeveling namelijk evaluatie van ingezette maatregelen en acties middels managementrapportage. Daarmee zal ook worden voldaan aan de aanbeveling uit jaarverslag 2020 m.b.t. overkoepelend M&O beleid. Het college verwacht deze aanbeveling bij de Najaarsnota 2022 af te kunnen ronden. Ad. C1) Zorg voor voldoende checks & balances bij bevoorschotting van en afrekeningen met zorgaanbieders. Eerdere updates Er is duidelijk uitgewerkt via welk traject intern de juiste stappen moeten worden gezet en hoe de juiste afstemmingen moeten plaatsvinden zodat in geval van bevoorschotting de juiste checks & balances worden toegepast. Ook is een goede vastlegging van de verplichtingen in een wederzijdse overeenkomst tussen gemeente en zorgaanbieder onderdeel van deze werkwijze.

Tevens wordt er gewerkt aan procesbeschrijving. Voortgang jaarverslag 2021 Er is inmiddels een uitgebreide procesbeschrijving opgesteld met daarin alle stappen in de besluitvorming en de noodzakelijke ‘checks and balances. In de procesbeschrijving wordt onderscheid gemaakt tussen het eventueel verstrekken van een voorschot aan een aanbieder en het eventueel verstrekken van een noodvoorziening in geval een aanbieder in serieuze financiële problemen dreigt te raken. Met het vaststellen van deze procesbeschrijving beschouwen wij deze aanbeveling als afgedaan.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 17 mei 2022 Pagina 4 van 5

Ad. C2) Zoek naar vereenvoudigingsmogelijkheden van de administratie van de Jeugdhulp en WMO Eerdere updates De primaire vastlegging van de zorgvoorzieningen Jeugdhulp en WMO en de hieraan verbonden financiële transacties (verplichtingen en betalingen) vinden plaats in de applicatie WMO-ned. Vanuit WMO-ned worden deze transacties geboekt in het financiële systeem AFS. De ACAM stelt in het Accountantsverslag 2019 vast dat deze boekingsmethodiek (journalisering) soms ingewikkeld is. In 2020 is de gehele boekingsgang tussen de sub-applicatie WMO-ned en het financiële systeem AFS onderzocht en vastgelegd. Daarnaast zijn er diverse verbeteringen geïdentificeerd om de boekingsgang te vereenvoudigen. Deze zullen in de loop van 2021 worden geïmplementeerd. De belangrijkste wijziging is dat afgegeven beschikkingen niet langer direct tot een last leiden, maar pas op het moment dat de zorg is verleend. Daarmee is de aansluiting tussen de verschillende systemen sterk vereenvoudigd. NB: Het gaat om een boekhoudkundige aanpassing, die leidt tot beter financieel inzicht. Het heeft geen betrekking op bedrijfsvoering of administratie in den brede. Voortgang jaarverslag 2021 De vereenvoudigde boekingsgangen zijn bij de jaarrekening 2021 getoetst én akkoord bevonden door ACAM. Deze aanbeveling wordt hiermee gereed gemeld. Ad.

C3) Onderzoek hoe de externe afhankelijkheden in verantwoording en controleproces verlaagd kunnen worden en versterk de Verbijzonderde Interne Controle Eerdere updates De in 2019 voor het eerst opgestarte verbijzonderde controle heeft in 2020 met meer capaciteit een maandelijks vervolg gekregen. Tweemaal per jaar worden de resultaten gerapporteerd en besproken met het management. Daarmee wordt ook opvolging gegeven aan de aanbeveling uit 2020 over het evalueren van de resultaten van de controles. In 2021 wordt de bekostigingsstructuur van Jeugdzorg gewijzigd. Bij de nieuwe aanbestedingen is ruimte gecreëerd om te experimenteren met tussentijdse controles onder andere door het opzetten van een monitor met diverse kengetallen die verifieerbaar zijn bij de gemeente zelf, en het invoeren van prestatiedialogen tussen gemeente en aanbieders. De eerste opzet van de nieuwe maatregelen wordt samen met ACAM getoetst bij de jaarrekening 2021. Voortgang jaarverslag 2021 In 2021 is bij Hoog Specialistische Jeugdhulp (HSJH) de productieverantwoording vervangen door tussentijdse controle middels monitoring van diverse kengetallen, prestatiedialogen (4x

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 17 mei 2022 Pagina 5 van 5

per jaar), productieoverzicht en bestuursverklaring. Acam heeft deze nieuwe wijze van verantwoording beoordeeld aan de hand verslagen prestatiedialogen, bevindingen uit Verbijzonderde Interne Controle en gesprekken met betrokken medewerkers. Daaruit concludeert Acam dat grote stappen in de goede richting zijn gezet, echter vanwege de complexiteit van Taakgerichte bekostiging is meer tijd nodig (2 jaarrekeningen) voor finaal oordeel van de nieuwe verantwoordingswijze. Daarom kunnen we de opvolging van deze aanbeveling nog niet gereed melden. Het college wil nog graag markeren dat ook in deze nieuw ingerichte verantwoording sprake is van een bepaalde afhankelijkheid. Dit is inherent aan het feit dat we de (jeugd)zorg als gemeente nu eenmaal niet zelf uitvoeren, maar dit inkopen bij aanbieders. Dat betekent onvermijdelijk dat we afhankelijk zijn van de verantwoording van de aanbieders. Ik vertrouw erop dat ik u hiermee goed heb geïnformeerd over de voortgang van deze aanbevelingen en behandel deze voortgangsbrief graag in de commissie van TAR op 9 juni 2022. Met vriendelijke groet,

Wethouder Kukenheim, Wethouder Zorg, Jeugd(zorg), Beroepsonderwijs en Sport

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl