1 Reactie op brief presidium getekend.pdf

Aan:

Portefeuillehouder(s): Behandeld door

De leden van het presidium 3 september 2024 Raadsaangelegenheden Femke Halsema Bestuur en Managementadvisering, directiesecretariaatbma@amsterdam.nl

Onderwerp

Reactie op uw brief d.d. 9 april over uitkomsten raadsconferentie

Datum Portefeuille(s)

Geachte leden van het presidium, Het college heeft uw brief d.d. 9 april 2024 over de uitkomsten van de raadsconferentie van 12 januari 2024 ontvangen. Daarin vraagt u het college haast te maken met de bestuurlijke lange termijnagenda. U biedt daarbij aan om mee te denken over de uitvoering daarvan. Daarnaast vraagt u om betere raadsvoorstellen. Ook daarover biedt u aan om mee te denken en u geeft daarbij het volgende mee: • De voorstellen moeten goed leesbaar zijn in heldere, begrijpelijke taal (bijvoorbeeld B1 niveau); • Meer inzicht in de politieke keuzes die voorliggen; • Niet alleen de gekozen oplossing voorleggen, maar ook aangeven welke vragen en dilemma's een rol spelen; • Alternatieve scenario's benoemen en daarbij aangeven wat daarvan de voor- en nadelen zijn; • Meer inzicht in de consequenties van het voorstel, bijvoorbeeld in de uitvoering, maar ook de financiële consequenties; • Minder uitvoeringsdetails; • Mogelijk eerder in het proces kaders en richting bepalen en pas in een volgende fase het definitieve uitgewerkte voorstel. Allereerst wil het college u bedanken voor uw brief en uw aanbod om mee te denken. Excuses dat het antwoord enige tijd op zich heeft laten wachten. Ontwikkelingen op de door het presidium gevraagde onderwerpen zijn nog volop bezig.

Bestuurlijke Lange Termijnagenda Afgelopen periode is in samenwerking met de raadsgriffie onderzoek gedaan naar een bestuurlijke lange termijnagenda die voldoet aan de wensen van de raad. Er is breed gekeken naar goede voorbeelden, zowel binnen de eigen organisatie als bij het Rijk en andere gemeenten. De gevonden oplossing is een instrument dat met een enkelvoudige opslag, meervoudig kan worden gebruikt. Dat wil zeggen dat op één plek informatie wordt verzameld per directie/programma en je kunt selecteren wat je wil zien. Hiermee is de bestuurlijke lange termijnagenda een instrument dat inzicht kan geven op detailniveau aan directies, en op hoofdlijnen aan raad, stadsdeelcommissies en -gebied en bewoners. Door dit inzicht kunnen zowel raadsleden,

Gemeente Amsterdam

Datum 3 september 2024 Pagina 2 van 2

stadsdeelcommissieleden en bewoners op tijd hun inbreng voorbereiden en meegeven over inhoudelijke onderwerpen die zich in het bestuurlijk proces bevinden. Door het overzicht van de onderwerpen waaraan in de hele organisatie wordt gewerkt, wordt ook samenwerking tussen directies, programma’s en met de stadsdelen beter mogelijk en inzichtelijk. Directies zijn niet afhankelijk van wanneer zij ingeschakeld worden door andere directies. Zij kunnen zelf proactief zien waaraan wordt gewerkt en waarover zij mee willen denken. De opgave komt daarmee nog meer centraal te staan. Het ontwerp is breed getoetst. In het netwerk van ambtenaren die met de bestuurlijke lange termijnagenda zullen gaan werken en bij een klankbordgroep waarin twee leden van het presidium en de voorzitter van een stadsdeelcommissie deelnamen. In beide groepen is positief gereageerd op het ontwerp. Tijdens het zomerreces wordt het systeem klaargemaakt om te werken met de nieuwe bestuurlijke lange termijnagenda. Vanaf september kan de agenda gevuld worden. Het streven is om vanaf oktober de bestuurlijke lange termijnagenda online te hebben. Betere Raadsvoorstellen Op het gebied van heldere taal, uw eerste punt met betrekking tot betere raadsvoorstellen, zijn al veel stappen gezet.

Er is inmiddels een intranetpagina met een handleiding voor het schrijven van een goede raadsbrief, een lijst met moeilijke woorden en alternatieven en goede voorbeeldbrieven. Op moment van schrijven hebben meer dan 100 ambtenaren de training “Helder schrijven: raadsbrieven en voordrachten” gevolgd. Ook aan de overige door u genoemde punten wordt gewerkt. In augustus is een projectgroep gestart bestaande uit collega’s werkzaam bij bestuursadvisering, participatie, uitvoering, raadsgriffie, control, juridische zaken, communicatie en stadsdeelorganisatie. De projectgroep is gevraagd om uiterlijk eind 2024 met verbetervoorstellen te komen. Deze voorstellen zullen aan het presidium worden voorgelegd. Vernieuwing De bestuurlijke lange termijnagenda en het verbeteren van de raadsvoordrachten vallen binnen de optimalisatie van het huidige proces. Daarnaast wordt gekeken naar de mogelijkheden tot vernieuwing van bestuurlijke besluitvorming, los van het bestaande proces. Dit wordt meegenomen bij de voorbereiding en vervanging van de digitale ondersteuning van het huidige bestuurlijke besluitvormingsproces. Hopend u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd, met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam,

Femke Halsema burgemeester

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl