1 Raadsinformatiebrief Reglement van orde college Burgemeester en Wethouders 2022.pdf

Raadsinformatiebrief

Aan: Datum Portefeuille(s) Portefeuillehouder(s): Behandeld door

Onderwerp

De leden van de gemeenteraad van Amsterdam 1 november 2022 Juridische Zaken Burgemeester Bestuurs- en management afdeling, mike.de.vries@amsterdam.nl en p.van.der.burg@amsterdam.nl en Reglement van orde vergaderingen college B en W 2022

Geachte leden, Het college heeft in de vergadering van 1 november 2022 een nieuw reglement van orde vastgesteld voor de collegevergaderingen. Het oude reglement van orde uit 2017 is ingetrokken. Conform de Gemeentewet, artikel 52, stuur ik u dit nieuwe reglement met deze brief aan u toe. Ook wil ik u via deze weg informeren over de wijzigingen die in het reglement zijn aangebracht en de redenen daarvoor. Wijzigingen reglement van orde collegevergaderingen Het vorige reglement van orde was op 11 juli 2017 vastgesteld en is de gemeenteraad overeenkomstig geïnformeerd. Sindsdien zijn er veel veranderingen geweest rondom de processen van de bestuurlijke besluitvorming en de collegevergaderingen. Om te voorkomen dat het reglement van orde verder verouderd zijn daarom de volgende wijzigingen aangebracht: Collegevergaderingen kunnen zowel fysiek, digitaal, als hybride plaatsvinden In het vorige reglement stond niet volledig beschreven op welke manieren collegevergaderingen konden plaatsvinden. In de praktijk vonden deze tot aan de coronacrisis vrijwel altijd fysiek plaats. Tijdens de coronacrisis is voornamelijk digitaal en hybride vergaderd. Deze manieren van vergaderen zijn daarom expliciet in het reglement van orde opgenomen zodat duidelijk is dat er altijd van digitale of hybride vormen van vergaderen gebruik kan worden gemaakt.

Het college kan te allen tijde besluiten dat een vergadering geen doorgang vindt In het vorige reglement stond dat het college tijdens het reces van de raad kon besluiten om een vergadering geen doorgang te laten vinden. Dit is aangepast naar dat het college altijd kan besluiten dat een vergadering geen doorgang vindt. Dit geeft het college meer vrijheid en flexibiliteit rondom het vaststellen van de vergaderkalender en de momenten waarop het wilt vergaderen. Ook kan zo beter rekening worden gehouden met uitzonderlijke situaties waardoor een collegevergadering niet plaats kan vinden.

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 1 november 2022 Pagina 2 van 3

Het finaal advies op de collegestukken moet uiterlijk op donderdag om 11.00u bij de secretaris worden aangeleverd Per 1 mei 2022 is het proces rond finaal advies van Directie Middelen & Control en Directie juridische zaken voor een collegevoordracht gewijzigd. Voortaan wordt finaal advies pas na aanlevering van de stukken gegeven. Het moment van aanlevering is daarom aangepast in het reglement. Het college zendt de agenda en besluitenlijst aan de raad toe en deze zijn openbaar In het vorige reglement van orde stond aangegeven dat de besluitenlijst door het college aan de raad wordt toegezonden en openbaar wordt gemaakt voor zover er bij de behandeling van de onderwerpen geen geheimhouding is opgelegd. Dit is echter niet meer de praktijk. Op 9 februari 2021 heeft het college B en W namelijk ingestemd met het openbaar maken en verspreiden van de agenda en besluitenlijst van de collegevergadering. Op deze agenda en besluitenlijst worden de vertrouwelijke en geheime punten benoemd. Het reglement is daarom op dit punt aangepast. De machtiging ‘tot het bepalen van het moment van openbaarmaking’ wordt gewijzigd naar ‘tot het bepalen van het moment van communicatie’ Volgens het vorige reglement kon het college besluiten om de portefeuillehouder te machtigingen tot het bepalen van het moment van openbaarmaking.

Dit houdt in dat het college conform besluit, maar dat de portefeuillehouder op een later moment het besluit communiceert en openbaar beschikbaar stelt. In de praktijk zorgde dit echter voor verwarring. De term openbaarmaking wordt namelijk vaak geassocieerd met het opheffen of vervallen van de geheimhouding. De machtiging is daarom aangepast naar ‘tot het bepalen van het moment van communicatie’ om de verwarring met geheimhouding te voorkomen. De machtiging ‘tot het opheffen van geheimhouding’ wordt verwijderd en de aanpassingen aan de classificatie vallen voortaan onder tekstuele machtigingen De machtiging ‘tot het opheffen van geheimhouding’, die in het vorige reglement wordt genoemd, werd in de praktijk niet gebruikt. Aanpassingen aan de geheimhouding of classificaties worden middels machtigingen tot tekstuele wijzigingen aangebracht. De reden hiervoor is dat de machtiging tot het opheffen van geheimhouding onjuist is. Geheimhouding is namelijk alleen van toepassing op het moment dat het college akkoord is met het besluit om geheimhouding op te leggen. Het college kan geen geheimhouding opheffen die het niet heeft opgelegd. Indien het college niet akkoord is met het opleggen van geheimhouding volstaat hiervoor een machtiging tot tekstuele wijzigingen zodat het beslispunt geheimhouding en de stempels van de bijlagen kunnen worden verwijderd.

In het geval het college geheimhouding wil opheffen die het wel al heeft opgelegd middels een eerder besluit hoeft daarvoor geen machtiging te worden gegeven. Het volstaat dat in de beslispunten wordt ingestemd met het opheffen van de geheimhouding en dat er conform besloten wordt zonder wijzigingen. Dit wordt door de indiener verder administratief afgehandeld. Daarvoor is per 1 mei 2022 nieuwe functionaliteit in het besluitvormingssysteem geïmplementeerd.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 1 november 2022 Pagina 3 van 3

De machtiging tot op het opheffen van geheimhouding is daarom verwijderd. De uitslagen Aangehouden en Aangehouden voor aanpassingen worden verwijderd en vallen voortaan onder de uitslag Teruggenomen De uitslagen ‘Aangehouden’ en ‘Aangehouden voor aanpassingen’ werden in de praktijk niet meer gebruikt. Indien een portefeuillehouder een stuk wil intrekken of aanhouden wordt daarvoor de uitslag ‘Teruggenomen’ gebruikt. Voortaan wordt alleen nog gebruik gemaakt van de uitslag ‘Teruggenomen’. Reglement van orde elke nieuwe bestuursperiode herzien Het college heeft ook besloten om het reglement van orde bij elke nieuwe bestuursperiode opnieuw te herzien en te actualiseren. Door elke nieuwe bestuursperiode het reglement opnieuw te toetsen kunnen ook de wensen van het nieuwe college en de lessen van het oude college meegenomen worden in een nieuw reglement. Ik hoop u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben. Met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam,

Femke Halsema Burgemeester

Bijlagen 1. Reglement van orde college B en W 2022

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl