1. Raadsbrief Eindrapportage Rekenkamer leges bij vergunningaanvragen.pdf

Raadsinformatiebrief

Aan: Datum Portefeuille(s) Portefeuillehouder(s): Behandeld door Onderwerp

De leden van de gemeenteraad van Amsterdam 15 maart 2022 Dienstverlening, Coördinatie Leges T. Meliani Dienstverlening, S. Muijs, s.muijs@amsterdam.nl Eindrapportage stappenplan ‘Opvolging Aanbevelingen rekenkameronderzoek Leges bij vergunningaanvragen’

Geachte leden van de gemeenteraad, In september 2019 heeft de Rekenkamer Amsterdam het onderzoeksrapport ‘Leges bij vergunningsaanvragen’ opgeleverd1. U heeft daar een bestuurlijke reactie bij ontvangen2. In vervolg hierop is een stappenplan opgesteld en hebben wij in oktober 2020 gerapporteerd over de voortgang3. Het stappenplan ter implementatie van de aanbevelingen van de rekenkamer is afgerond. Wij bieden u bij deze daarom de eindrapportage aan. Het legesproces is echter nooit af. Mede met de aanbevelingen van de rekenkamer hebben we een proces van continu leren en verbeteren in gang gezet om de processen rondom leges en de legesverordening continue te verbeteren. In de afgelopen periode, het laatste kwartaal 2020 en het jaar 2021, hebben de onderstaande activiteiten centraal gestaan: - Afronding van het nieuwe beleidskader als handrekening voor college en raad met een uitleg van de legessystematiek, de uitgangspunten en keuzemogelijkheden; - Verzorgen van een technische sessie met een toelichting over het beleidskader en de termijnagenda; - Vormgeven van debat met u over dit onderwerp; - Voortzetting van onderzoek naar richtingen die leiden tot efficiency in legesprocessen, versimpelen of afschaffen van leges; Met deze brief informeert het college u over de afronding van de implementatie van de aanbevelingen.

In de bijlage wordt per aanbeveling uit het stappenplan een verdere toelichting gegeven. De aanbevelingen van de rekenkamer bestaan uit drie onderdelen: 1

Dit betreft de brief van de Rekenkamer Metropool Amsterdam ‘opmerkingen naar aanleiding van het rekenkameronderzoek Leges bij vergunningaanvragen’ 2 Dit betreft de bestuurlijke reactie op motie 1586.19 van de leden De Grave-Verkerk, Boomsma, De Heer, Ceder, N.T. Bakker, Grooten, Taimounti, Bosman, Nanninga, A.L. Bakker, Simons en Van Soest inzake het opstellen van een SMART-stappenplan voor de implementatie en uitvoering van de adviezen van de Rekenkamer hij het onderzoek leges bij vergunningaanvragen' (datum: 17 december 2019 – kenmerk 2019/126) 3 Dit betreft de brief ‘stand van zaken stappenplan - opvolging aanbevelingen rekenkameronderzoek leges bij vergunningaanvragen’ (datum: 20 oktober 2020 - kenmerk 2020/87)

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 15 maart 2022 Pagina 2 van 4

1. Verder op orde brengen van de inhoud 2. Vergroten van de sturing op het legesproces 3. Ruimte scheppen voor keuzes in het besluitvormingsproces 1) Verder op orde brengen van de inhoud De rekenkamer heeft in haar onderzoek geconstateerd dat, om een goede onderbouwing van de legesverordening en de bijbehorende legestarieven te waarborgen, de inhoud verder op orde gebracht moet worden. Daarvoor zijn de volgende maatregelen aanbevolen, waarop de voortgang hieronder verder wordt toegelicht: a) het vergroten van checks & balances; b) in een beleidskader duidelijk vermelden welke uitgangspunten gelden voor tariefstelling en kostendekkendheid; c) informatiewaarde begroting en jaarverslag vergroten. Ad a.) Checks & balances Ten opzichte van de vorige voortgangsrapportage is het aantal checks & balances verder vergroot. De volgende checks & balances worden standaard bij het opstellen van de legesverordening en bijbehorende legestabel uitgevoerd:  een invoercontrole op het kostprijsmodel;  een toets op de kostentoerekening en de kosten- en batenonderbouwing;  een juridische toets op de legestabel en legesverordening;  een actualisatie van de legesproducten die onder de Europese Dienstenrichtlijn (EDR) vallen.

Ad b.) In een beleidskader duidelijk vermelden welke uitgangspunten gelden voor tariefstelling en kostendekkendheid Het afgelopen jaar is een nieuw beleidskader voor het de totstandkoming van de legesverordening, opgesteld. In dit beleidskader wordt de legessystematiek en het kostprijsmodel uitgelegd en aangegeven welke keuzemogelijkheden er binnen de systematiek zijn. Ook staat hierin welke uitgangspunten gehanteerd worden door het college voor de tariefstelling en de kostendekkendheid van de leges. Dit beleidskader is nader toegelicht in een technische sessie op 18 mei 2021 en is op 2 juni 2021 door de raad voor kennisgeving aangenomen in de commissie kunst, diversiteit en democratisering. Ad c.) Vergroot informatiewaarde begroting en jaarverslag In een eerder stadium is de informatiewaarde van het jaarverslag vergroot door onder andere de legesbaten te specificeren en de afwijkingen nader toe te lichten. Daarnaast zijn wij de afgelopen periode bezig geweest om tevens de informatiewaarde van de paragraaf lokale heffingen in de P&C documenten te verbeteren.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 15 maart 2022 Pagina 3 van 4

2) Vergroten van de sturing op het legesproces Dit onderdeel van het rekenkamerrapport bestaat uit de volgende aanbevelingen: a) Vergroot, benut en borg kennis; b) Versimpel de legesprocessen waar mogelijk; c) Concretiseer besparingsmogelijkheden. Ad a.) Vergroot, benut en borg kennis De rekenkamer heeft geadviseerd om kennis omtrent leges intern te vergroten en te borgen. Dit is van belang omdat er de afgelopen jaren veel is gesteund op en gebruik is gemaakt van externe kennis voor de onderbouwing van de legesverordeningen en de bijbehorende legestarieven. Interne kennis omtrent leges is vergroot, benut en gebord door de beschikbare documentatie rondom de Planning & Control-Cyclus, het proces van totstandkoming van de legesverordening, weerstandsvermogen en werkinstructies te actualiseren. Periodiek worden de procesbeschrijvingen geëvalueerd en vindt kennisdeling binnen de organisatie plaats. Tot slot is ook het archiveren van alle bestaande en nieuwe relevante documenten omtrent leges binnen de gemeente Amsterdam verbeterd. Ad b.) Versimpel de legesprocessen waar mogelijk Vanwege de koppeling tussen het inhoudelijke beleidsterrein en het legestarief is het aantal verantwoordelijke ambtenaren voor de onderbouwing en totstandkoming van legestarieven groot.

De rekenkamer heeft in haar onderzoek gepleit voor een vereenvoudiging van de processen en een actueel overzicht van de verantwoordelijken. Jaarlijks vindt een procesevaluatie met alle betrokkenen plaats en worden verbeteringen doorgevoerd voor het legesproces voor het volgende jaar. Een belangrijk onderdeel van deze evaluatie is de mogelijkheid van versimpelingen. De evaluatie is nu onderdeel van het (standaard) legesproces, zodat dit stap voor stap elk jaar beter wordt. Het overzicht met verantwoordelijken wordt eveneens actueel gehouden en wordt actief gevalideerd bij betrokkenen. Ad c.) Concretiseer besparingsmogelijkheden (continue proces) De rekenkamer vraagt in haar onderzoek aandacht voor het in kaart brengen van besparingsmogelijkheden. Ook het college vindt het van belang om bij de leges te kijken naar de kostenkant van de leges en heeft besparingsmogelijkheden opgenomen als één van de uitgangspunten in het beleidskader leges. We streven continu naar een verlaging van de kosten voor leges door procesoptimalisatie. U wordt hier concreet over geïnformeerd in de paragraaf lokale heffingen van de planning & control documenten. De besparingsopgaven, zoals die zijn vastgesteld in de begroting 2021, kunnen de komende jaren leiden tot een hogere kostendekkendheid. Er zijn de afgelopen periode al enkele kostenbesparingen doorgevoerd binnen de organisatie.

Dit leidt tot een toename van de kostendekkendheid omdat de indirecte kosten/overhead van alle legesproducten dalen. Dit levert op onderdelen van de legestabel een verdere verhoging van kostendekkendheid van circa 1% op. Dit is één element in de bepaling van de kostendekkendheid van de leges 2021. In de paragraaf lokale heffingen van de begroting 2021 zijn de overige elementen toegelicht, waardoor uiteindelijk de totale kostendekkendheid ten opzichte van 2021 gestegen is van 82% naar 83% in 2022.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 15 maart 2022 Pagina 4 van 4

Afronding Aanbevelingen rekenkameronderzoek Leges bij vergunningaanvragen

Tot slot wordt er op dit moment in de hele gemeente gekeken hoe er efficiënter en effectiever gewerkt kan worden naar aanleiding van de besparingsopgave uit de begroting 2021. De verwachting is dat de besparingen die hieruit voortvloeien ook positieve effecten zullen hebben op de kostendekkendheid van de leges. U wordt via de P&C-cyclus geïnformeerd over deze ontwikkelingen. . Ad 3.) Ruimte scheppen voor keuzes in het besluitvormingsproces De rekenkamer geeft tot slot in haar onderzoek aan dat het onderwerp leges gebaat is bij meer ruimte voor het maken van keuzes in het besluitvormingsproces. De aanbevelingen zijn: a) Maak keuzemogelijkheden en achtergrondinformatie inzichtelijk; b) Creëer tijd voor debat. Meer inzicht in de keuzemogelijkheden, ruimte voor debat en achtergrondinformatie is gegeven door het opstellen van het beleidskader leges. Hierin is onder andere toegelicht dat leges hecht verbonden zijn met de P&C-cyclus (vanwege de inkomsten voor de gemeente). De P&Cmomenten zijn daarom het meest geschikt om het debat over leges te voeren, waarbij de voorjaarsnota (VJN) een logisch moment is om de kaders en de verwachte ontwikkelingen te schetsen. Het beleidskader leges is in een technische sessie nader toegelicht en voor kennisgeving aangenomen in de raadscommissie kunst, diversiteit en democratisering van 2 juni 2021.

Daarnaast wordt bij de stukken die over leges gaan zoveel mogelijk inzicht gegeven in keuzemogelijkheden en achtergrondinformatie. Jaarlijks wordt er een technische sessie voor de gemeenteraad georganiseerd over leges. Als er geen eerdere verzoeken vanuit de raad komen zal de eerstvolgende technische sessie na het zomerreces 2022 worden georganiseerd. Deze eindrapportage is de laatste rapportage naar aanleiding van het rekenkamerrapport uit 2019. De aanbevelingen van de rekenkamer zijn geïmplementeerd. Verdere rapportage over de leges vindt plaats in de reguliere P&C-producten. Het college hoopt u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam,

Touria Meliani Coördinerend wethouder Leges

Bijlagen 1. Afronding Aanbevelingen rekenkameronderzoek Leges bij vergunningaanvragen

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl