1. BRIEF Stand van zaken Bestuursopdracht inkoop GETEK

Raadsinformatiebrief

Aan: Portefeuille(s) Portefeuillehouder(s): Behandeld door

De leden van de gemeenteraad van Amsterdam 18 mei 2021 Inkoop Rutger Groot Wassink Bestuursopdracht Inkoop, inkoop@amsterdam.nl

Onderwerpen

Stand van zaken Bestuursopdracht inkoop , o.a. rapportage 12-maands 2020

Datum

Geachte leden van de gemeenteraad, Via deze rapportage op de door mij uitgevaardigde bestuursopdracht Inkoop informeer ik u als volgt. Hierbij houd ik onderstaande indeling aan: A. In control komen op de onrechtmatigheid, met rapportage 12-maands 2020; B. Ontwikkeling onrechtmatigheid inkoopuitgaven tot en met 31 december 2022; C. Korte stand van zaken ambtelijk uitvoeringsplan; D. Bestuurlijke reactie onderzoek opvolging aanbevelingen Rekeningencommissie door ACAM Ad A. In control komen op de onrechtmatigheid met rapportage 12-maands 2020 Het proces Zoals u op 11 november 2020 in de brief afdoening/stand van zaken rechtmatigheid van de inkoopuitgaven heeft kunnen lezen, is het college ook in het kalenderjaar 2020 meer in control gekomen op de rechtmatigheid van de inkoopuitgaven. Het steeds meer in control komen bestaat uit een aantal aspecten:  Het kunnen voorspellen van de afname van onrechtmatige uitgaven via de tweedelijns gemeentelijke rechtmatigheidscontrole;  Een doorlopende analyse en toewijzing van onrechtmatigheden aan directies en wethouders inclusief daarbij behorende stuurinformatie en ingevoerd toezicht;  Vroegtijdige signalering via aanvragen bij de Regietafel Beoordeling Rechtmatigheid Inkoopuitgaven.

Het college vindt het een goed teken dat directies die afwijken van de gemeentelijke inkoopregels en/of de Europese Aanbestedingsregels de weg naar de Lead Buyers en/of Regietafel vinden. Door deze werkwijze wordt aan de voorkant expliciet gemaakt als er (mogelijk) wordt afgeweken van de regels en met welke argumenten. In plaats van dat achteraf, via het gemeentelijke rechtmatigheidsonderzoek, geconstateerd wordt dat niet aan de regels is voldaan. Dit is een kentering in de werkwijze en een professionele manier om met afwijkingen om te gaan;  Het u als raad op 19 januari 2021 proactief informeren over het intrekken van twee omvangrijke aanbestedingen (WMO en MOBW) in het sociaal domein. Dit heeft als potentieel gevolg een majeure toename van de gemeentelijke onrechtmatigheid over 2021. Het cluster Sociaal is in overleg met de ACAM hierover. Of er sprake is van onrechtmatigheid en hoe groot de onrechtmatigheid is, hangt af van het oordeel van de ACAM. Het college heeft deze intrekking geëvalueerd en er lessen uit getrokken voor de verbetering van het inkoopstelsel.

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

 

Datum 18 mei 2021 Pagina 2 van 5

U bent hierover per raadsinformatiebrief op 18 maart 2021 geïnformeerd. De lessen op concernniveau worden betrokken bij de verdere uitvoering van de bestuursopdracht inkoop; Het college de gemeentelijke tweedelijns rechtmatigheidscontrole voor de Jaarrekening 2020 al medio februari 2021 heeft afgerond.

De cijfers Het college heeft u in 2019 toegezegd bij de Jaarrekening 2020 een onrechtmatigheidsniveau te hebben tussen de € 25 - € 40 miljoen ten opzichte van de in 2018 geconstateerde onrechtmatigheid van € 106 miljoen. Op 11 november 2020 met de 8-maands 2020 rapportage hebben wij u gemeld dat wij verwachtten in 2020 uit te komen op € 22 miljoen aan bestaande ‘2018’ onrechtmatigheid, met geschat nieuwe onrechtmatigheid optellend naar € 38 miljoen. Uit de definitieve cijfers blijkt dat de ‘oude’ onrechtmatigheid uit 2018 naar € 17 miljoen is gedaald en dus zelfs lager is dan ingeschat. Daarmee is deze toezegging gehaald. In 2019 en 2020 zijn echter ook nieuwe onrechtmatigheden ontstaan:  Uit het gemeentelijke rechtmatigheidsonderzoek tellen de onrechtmatige inkoopuitgaven in 2018 t/m 2020 bij elkaar tot een bedrag van € 43,9 miljoen, zoals ook opgenomen in de Jaarrekening 2020;  Het definitieve oordeel over de onrechtmatigheid van de inkoopuitgaven is uiteraard aan de ACAM. Het oordeel van de ACAM leidt bij elkaar tot een bedrag van € 46,3 miljoen. Dit bedrag betekent dat de ACAM een goedkeurende verklaring op de totale rechtmatigheidsfout heeft verstrekt. Belangrijkste veroorzakers van de onrechtmatige uitgaven zijn doorwerking uit voorgaande jaren, en nieuwe onrechtmatige dossiers.

Van deze nieuwe dossiers zijn er veel langs de Regietafel Rechtmatigheid gekomen en voor een deel houden deze uitgaven verband met de coronacrisis. Zoals onder ‘het proces’ is opgenomen, is het inbrengen bij de Regietafel Rechtmatigheid een professionele omslag in de werkwijze. Via dit ambtelijk gremium worden vooraf dossiers voorgelegd en onderzocht hoe te verwachten onrechtmatigheid kan worden voorkomen of zo kort mogelijk kan duren. Het college vindt het positief dat op deze manier wordt gehandeld. Het college constateert echter dat de meeste dossiers bij indiening al onrechtmatig zijn en niet direct zijn bij te sturen. Dit komt o.a. door het laten verlopen van contracten, vertraagde besluitvorming, te laat starten met aanbesteden, etc. Vanzelfsprekend is het 2020 bedrag in absolute zin nog steeds te hoog. Daarom worden in 2021 en 2022 maatregelen doorgezet en geïntensiveerd. Zo worden categoriemanagement en contractmanagement als speerpunten opgepakt voor een betere grip op de rechtmatigheid van de inkoopuitgaven. Ambtelijk wordt van een 4-maandelijkse frequentie overgestapt naar een kwartaalrapportage. En is er de Regietafel Beoordeling Rechtmatigheid Inkoopuitgaven.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 18 mei 2021 Pagina 3 van 5

Ad B. Ontwikkeling onrechtmatigheid tot en met 31 december 2022 Zoals de ACAM in haar Generaal Verslag 2020 concludeert is ten opzichte van 2018 en 2019 de onrechtmatigheid over het jaar 2020 afgenomen, maar is nog steeds substantieel te noemen. Dat is de reden dat het college identiek aan 2019 en 2020 en vanwege de nog steeds noodzakelijke bestuurlijke aandacht en sturing op het rechtmatigheidsdossier voor de Jaarverslagen 2021 en 2022 nieuwe streefbandbreedtes heeft vastgesteld: 





Terugbrengen van de onrechtmatigheid ten opzichte van 2020 (€ 46,3 miljoen + nieuw): o € 30 - 45 miljoen bij de jaarrekening over het jaar 2021; o € 20 - 35 miljoen bij de jaarrekening over het jaar 2022; Terugbrengen van het aandeel nieuwe onrechtmatigheid in voornoemde bandbreedtes is: o € 16 miljoen bij de jaarrekening over het jaar 2021; o € 14 miljoen bij de jaarrekening over het jaar 2022 Bij deze schattingen is geen rekening gehouden met de potentiele onrechtmatigheid van de in januari 2021 ingetrokken aanbestedingen WMO-MOBW. Dit is potentieel een majeur bedrag, zie hiervoor de raadsbrief van 19 januari 2021 van wethouder Kukenheim. Gezien de onzekerheid zijn deze bedragen niet meegenomen in de aannames voor 2021 en 2022.

Onderstaande grafiek laat zien hoe met de huidige acties/planningen het stedelijk bedrag aan onrechtmatigheid ontwikkeld in de periode 31 december 2020 tot en met 31 december 2021:  De bij de Jaarrekening 2020 geconstateerde onrechtmatigheid van € 46,3 miljoen naar een (gemiddeld) bedrag van € 40,7 miljoen voor 2021 en € 34 miljoen voor 2022.  Voor de nieuwe onrechtmatigheid zijn de uitgaven van 2019 en 2020 als referentiejaren gebruikt, met een geschat bedrag van € 16 miljoen voor 2021 en € 14 miljoen voor 2022. Prognose afname onrechtmatigheid 31-12-2020– 31-12-2022

De uitgaven zijn gekoppeld aan de opgave hersteldatum onrechtmatigheid van directies en Lead Buyers. Zoals in eerdere communicatie aangegeven maak ik expliciet een voorbehoud over deze de prognose. De prognose gaat uit van realisatie van planningen. Met als gevolg als de planning

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 18 mei 2021 Pagina 4 van 5

uitloopt, de onrechtmatigheid later wordt opgelost en daardoor de onrechtmatigheid toeneemt. Mede gezien de invloed van Covid-19 is het denkbaar dat eerder gemaakte planningen niet (tijdig) gerealiseerd kunnen worden. De bedragen moeten worden gezien als een indicatie. Het is immers niet mogelijk nu al met zekerheid een voorspelling te doen over het verloop van het jaar. Strakke ambtelijke (en bestuurlijke) sturing en monitoring op dit gemeentebrede dossier blijft daarom belangrijk. Ad C. Korte stand van zaken ambtelijk uitvoeringsplan In eerdergenoemde raadsbrief van 11 november 2020 stond opgenomen dat, omdat het college hecht aan een zorgvuldig afstemmingsproces, de oplevering van het ambtelijk uitvoeringsplan licht was opgeschoven naar vierde kwartaal 2020. Ik informeer u dat het GMT in haar vergadering van 5 november 2020 het ambtelijk uitvoeringsplan ongewijzigd heeft vastgesteld. In het uitvoeringsplan zijn de stappen beschreven op welke wijze het inkoopstelsel in Amsterdam kan door ontwikkelen van de focus op onrechtmatigheid naar duurzame inzet op doelmatigheid. Belangrijke speerpunten in voornoemd uitvoeringsplan zijn naast het rechtmatig inkopen ook het doelmatig inkopen. Het uitvoeringsplan bestaat uit vijf actielijnen. 1. Oprichting directie Inkoop, 2. Doelmatig Inkopen, 3. Kennis en opleiding, 4, Contract- en categoriemanagement en 5. Systemen en processen.

Via integrale ambtelijke teams en intensieve sturing op ambtelijke voortgangsrapportages wordt de voortgang gemonitord en uitvoering gegeven aan de acties in het uitvoeringsplan. In de raadsinformatiebrief van 11 mei 2021 heb ik u recentelijk geïnformeerd over ‘Inkopen met Invloed’ en ‘Leidraad Sociaal Opdrachtgeven’. Deze documenten zijn instrumenten om slimmer en met meer maatschappelijke impact in te kopen en zijn stappen voorwaarts naar verdere professionalisering in het Amsterdamse inkoopstelsel. Ad D. Bestuurlijke reactie op het ACAM-onderzoek opvolging aanbevelingen Rekeningencommissie inzake het inkoopstelsel In de raadsbrief van 11 november 2020 is tevens opgenomen dat bij het afdoen van aanbevelingen van de Rekeningencommissie, de ACAM een rapportage opstelt. Deze rapportage heeft u, tegelijk met het Generaal Verslag op de Jaarrekening 2020, via de ACAM ontvangen. Onderstaand zijn de drie aandachtpunten uit de ACAM-rapportage opgenomen met aansluitend de bestuurlijke reactie van het college. 1. Op onderdelen is het uitvoeringsplan beschrijvend en wordt de concrete uitvoering nog nader uitgewerkt in onderliggende plannen. Dit is inherent aan een verbeterproces en zal middels voortgangsrapportages inzichtelijk moeten worden gemaakt op welke wijze de verbeteringen zullen worden gerealiseerd/geïmplementeerd; 2. De actielijnen kennen een doorlooptijd tot 1 juli 2022.

Onderdelen die dan niet gerealiseerd zijn behoren tot de reguliere verantwoordelijkheid van de dan ontstane directie Inkoop. Onduidelijk is

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

3.

Datum 18 mei 2021 Pagina 5 van 5

in hoeverre de directie inkoop in staat zal zijn hetgeen niet is gerealiseerd te realiseren/implementeren; Het uitvoeringsplan kent afhankelijkheden met andere ontwikkelingen in de gemeente. Deze zijn onderkent, echter stelt het uitvoeringsplan geen eisen aan resultaten die in interactie met andere ontwikkelingen bereikt moeten worden.

Bestuurlijke reactie Het college is de ACAM erkentelijk voor hun onderzoek en aangereikte aandachtspunten. Het college heeft u als raad verschillende keren aangegeven dat dit meerjarige traject een grote inspanning vergt van de gehele organisatie. Ook onderschrijft het college het door ACAM gestelde dat er voldoende middelen en capaciteit beschikbaar moeten zijn de verbeteringen te realiseren. Vanwege het door zowel de ACAM als het college onderkende belang van dit verandertraject, heeft het college de ACAM gevraagd periodiek de voortgang van de implementatie van de aanbevelingen van het Adviesrapport Inkoopstelsel te monitoren. Onderstaand treft u per aandachtspunt uit de ACAM-rapportage een korte reactie: Ad 1. Het college onderkent het belang van bestuurlijke sturing in dit dossier en heeft dit ambtelijk ingeregeld, zodat - indien nodig - tijdige bijsturing kan plaatsvinden. Deze bestuurlijke sturing richt zich niet alleen op het terugdringen van de onrechtmatigheid op de inkoopuitgaven, dit betreft ook het verbeterproces op het totale inkoopstelsel met opdrachtgevers/directies en inkoopprofessionals/inkoopkolom; Ad 2. De bestuursopdracht inkoop betekent een gezamenlijke veranderopgave van de gehele organisatie. Deze veranderopgave is niet enkel de verantwoordelijkheid van de directie inkoop.

Via periodieke rapportages, indien nodig (bij)sturing via het GMT en monitoring van de ACAM wordt dit geborgd c.q. belegd; Ad 3. Zoals bij Ad 2 genoemd raken de veranderingen de gehele organisatie. Zoals de ACAM terecht opmerkt, zijn op hoofdlijnen de raakvlakrisico’s in beeld. Afhankelijk van de snelheid van andere ontwikkelingen en de mate van verhoogde interactie met het inkoopstelsel, worden deze raakvlakken meer expliciet in kaart gebracht, gemonitord en op gestuurd. Het uitvoeringsplan wordt komende periode geïmplementeerd in de ambtelijke organisatie. Minimaal via de reguliere P&C-cyclus informeer ik u over de voortgang. Ik hoop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam,

Rutger Groot Wassink Wethouder inkoop Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl