1 Bijlage 1. Opdrachtgeven en inkopen met invloed, okt '25.pdf

Opdrachtgeven en inkopen met invloed Wat kunnen opdrachtgevers en ondernemers doen voor Amsterdam?

Wat staat waar? Het inkoopbeleid van Amsterdam bestaat uit 2 delen. Deel 1 beschrijft wat Amsterdam belangrijk vindt bij de inkoop. Op welke wijze de inkoop van de gemeente kan bijdragen aan de ontwikkeling van de stad. Je leest welke maatschappelijke thema’s Amsterdam belangrijk vindt en wat deze maatschappelijke ambities betekenen voor de inkoop.

Duurzaam

Ketenverant­ woordelijk­heid

Gezond

Inclusie en diversiteit

Innovatie

Lokaal, regio­ naal en mkb

Deel 2 geeft aan binnen welke kaders en Amsterdamse inkoopregels dit gebeurt. Amsterdam hanteert strikte integriteitregels, volgt de Aanbestedingswet en heeft op sommige terreinen aanvullend beleid. De Amsterdamse inkooporganisatie koopt volgens deze regels diensten, leveringen en werken in.

Sociaal

Uitgangspunten & Algemeen kader en beginselen

Opdrachtgeven en inkopen met invloed

Hoe ontwikkelt de inkoop van Amsterdam zich?

2

Opdrachtgeven en inkopen met invloed Wat vindt Amsterdam belangrijk bij de inkoop? Hoe kan de inkoop van de gemeente bijdragen aan de ontwikkeling van de stad? Hoe kun jij daarbij helpen? Dit document is voor opdrachtgevers, ondernemers en inkoopadviseurs.

Als grootste gemeente van Nederland koopt Amsterdam jaarlijks voor ruim € 3,2 miljard in bij vele ondernemingen en organisaties. Daarmee kunnen wij een verschil maken en dat willen wij ook. Met onze inkopen kunnen we bovendien een inspiratie zijn voor kleine en middelgrote gemeenten.

Voorwoord

Coalitieakkoord (2022-2026) In ‘Opdrachtgeven en inkopen met invloed’ staan de belangrijkste Amsterdamse beleidsthema’s. Het biedt een overzicht voor opdrachtgevers en ondernemingen. De thema’s komen uit het coalitieakkoord ‘Amsterdams akkoord’.

Opdrachtgeven en inkopen met invloed

3,2 miljard

3

‘In elke aanbesteding krijgt het maat­schappelijke effect, daar waar het past, een prominente plek’ Sociale en duurzame stad

Maatschappelijk effect

Eind 2022 heeft Amsterdam het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) getekend. ‘Opdrachtgeven en inkopen met invloed’ laat zien hoe Voorwoord

Onze stad van morgen Het college kiest voor het uitgangs­ punt 'duurzaam tenzij', ook bij inkoop.

Meer met inkoop

In dit document leest u op welke wijze de Amsterdamse inkooporganisatie is georganiseerd en welke kaders Amsterdam hanteert. Daarnaast ziet u welke maat­ schappelijke thema’s Amsterdam belangrijk vindt. Afhankelijk van de opdracht en het inkooptraject maakt Amsterdam hier een keuze in volgens het 'pas toe of leg uit' principe. Daarmee is inkoop een krachtig instrument om een duurzame, innovatieve en sociale ontwikkeling te stimuleren in onze mooie stad. Hester van Buren wethouder inkoop

Opdrachtgeven en inkopen met invloed

Amsterdam wil ervoor zorgen dat het in onze stad prettig leven is en blijft, voor iedereen die hier woont, werkt en op bezoek komt. Een stad waarin we het verleden koesteren en de blik op de toekomst richten. Waar ruimte is voor diversiteit en eigen(wijs)heid en waar we ervoor zorgen dat iedereen kan meekomen. Waar creativiteit, innovatie en ondernemerschap bijdragen aan welvaart en welzijn van ons allemaal. Zo bouwen we samen aan een sociale en duurzame stad. Dat is de kern van het coalitieakkoord uit 2022. Zover is het nog niet. Amsterdam staat voor grote opgaven. Denk aan de klimaatverandering en de energietransitie. Denk ook aan het circulair maken van de economie en aan het bieden van banen voor mensen die moeilijk zelf aan het werk komen.

Amsterdam kan bijdragen aan deze grote opgaven. De komende jaren bouwen we verder aan structurele verbeteringen, via ontwikkelopgaven. Deze ontwikkelopgaven betreffen onder meer verdere invoering van categoriemanagement, verstevigen van contractmanagement, het optimaliseren en digitaliseren van het ketenproces inkoopbehoefte tot en met betalen en het investeren in vol­doende capaciteit en kwaliteit van de inkoop­­­­dienstverlening. Uitgangspunt: in elke aanbesteding krijgt, daar waar het past, het maatschappelijke effect een prominente plek. Daarmee is het toevoegen van maat­ schappelijke waarde geen bijzaak meer, maar een doel bij elke inkoop. Doelmatig, rechtmatig en integer handelen van zowel Amsterdam als haar opdrachtnemers zijn daarbij een randvoorwaarde.

4

Hoe ontwikkelt de inkoop van Amsterdam zich? De Amsterdamse inkooporganisatie ontwikkelt zich continu. Hoe kan het inkoopstelsel zo effectief en efficiënt mogelijk ingericht worden? Amsterdam heeft een start gemaakt met het gemeente breed invoeren van categoriemanagement. Categoriemanagement gaat over slim inkopen, over het efficiënt koppelen van de vraag van de stad aan het aanbod van de markt. In het fysieke domein is met succes al ervaring opgedaan met categoriemanagement.

Vanuit de afspraken in het categorieplan vinden de aanbestedingen plaats. Als we vanuit een categorie inkopen, dan kan dit

voor meerdere organisatieonderdelen zijn. Daarmee bundelen we onze behoeftes en treden naar de markt toe als één Amsterdam. Samenwerken tussen de verschillende actoren (adviseurs beleidsthema’s, gemeentelijke opdrachtgevers en inkoop) is daarbij de sleutel tot het succes. Samen investeren we aan de voorkant meer tijd om onze inkoopbehoeften meerjarig en met oog voor de markt te beschouwen, om van daaruit onze koers per categorie te bepalen.

Op dit moment kent de gemeente Amsterdam de volgende inkoopcategorieën: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23

Afval & grondstofstromen Civiele constructies, inclusief tunnels Externe hosting Externe inzet (technisch personeel) Hardware Housing ICT-dienstverlening ICT-security Ingenieursdiensten Laadinfrastructuur Netwerken Openbaar groen Openbare verlichting Software Sportaccommodaties Straatmeubilair Telefonie Utiliteitsbouw Verhardingen Verkeersinformatiesystemen (VIS) Verkeersregelinstallaties (VRI) Wagenpark Water

Opdrachtgeven en inkopen met invloed

Met categoriemanagement koppelen we de inkoopbehoeften van de stad aan het aanbod van de ondernemers. Niet per opdracht maar waar mogelijk per categorie. In een categorieplan leggen we vast waar we nu staan met de huidige contracten en waar we naartoe willen groeien. Ook bepalen we in welke mate we de maatschappelijke doelen van Amsterdam meewegen voor de categorie.

‘Categoriemanagement: alleen ga je sneller, samen kom je verder’

5

Maatschappelijke thema’s

Keten­verant­ woordelijkheid

Gezond

Inclusie en Diversiteit

Innovatie

Lokaal, regio­naal en mkb

Sociaal

Bijdrage leveren aan een duurzame stad

Voorkomen en aanpakken van misstanden in de keten

Gezondheidswinst voor alle Amsterdammers en medewerkers

Een organisatie waar de Amsterdammer zich in herkent

Samen zoeken naar slimme oplossingen

Lokale en regionale bedrijvigheid in en om Amsterdam

Meer kansen voor kwetsbare Amsterdammers

Opdrachtgeven en inkopen met invloed

Duurzaam

6

u u D

m a rza

Duurzaam

Bijdrage leveren aan een duurzame stad

Visie van Amsterdam Amsterdam heeft grote ambities als het gaat om de duurzaamheid. Niet alleen voor de stad, maar ook voor de eigen organisatie. In 2030 wil Amsterdam een volledig duurzame gemeentelijke organisatie zijn. Amsterdam heeft vijf klimaatdoelen: 1 2 3 4 5

Maximaal energiezuinig Uitstootvrij CO2-neutraal Circulair Klimaatadaptie

Wat betekent dit voor de inkoop? De gemeente wil via de inkoop opdracht­ gevers stimuleren en ondernemers de mogelijkheid bieden om duurzame producten, werken en diensten te leveren. Zo kan elke opdracht, elke aanbesteding en elk contract een bijdrage leveren aan een duurzame stad. De gemeente daagt opdrachtgevers en ondernemers uit om het verschil te maken.

Onze stad van van morgen Het college kiest voor het uitgangspunt ‘duurzaam tenzij’. Dit betekent dat voor alle besluitvorming en uitvoering geldt: we doen het duurzaam of we doen het niet, tenzij het bestuur er zorgvuldig voor heeft gekozen om hiervan af te wijken. Dit geldt ook voor de gemeentelijke inkoop en is vastgelegd in een afwegingsprocedure.

Opdrachtgeven en inkopen met invloed

Duurzaam

8

Concrete inkoopdoelen Amsterdam

100%

Circulair

Uitstootvrij

CO2-neutraal

1. Maximaal energiezuinig betekent dat we energieverbruik voorkomen waar mogelijk en maximaal inzetten op energiezuinige apparatuur. De maximale energiereductie betreft het netto energieresultaat (kWh). Het gaat dus ook om de opwek van duurzame energie. 2. Uitstootvrij betekent dat we gebruik maken van voertuigen, (stationaire) machines of (mobiele) werktuigen zonder uitlaatemissie van broeikasgassen, verontreinigende gassen en deeltjes. Openbaar vervoer wordt ook gezien als Uitstootvrij.

Duurzaam

0%

2025 • Voor categorie N1 en M1 (tot 3.500 kg): uitstootvrij verplicht. • Voor categorie N2 en M2 (3.500 12.000 kg): uitstootvrij als eis, op basis van ‘comply or explain’. • Voor categorie N3 en M3(vanaf 12.000 kg): Euro VI verplicht.

2030 Mobiele werktuigen Voor mobiele werktuigen worden er gefaseerd eisen en criteria ingevoerd richting 2030.

Opdrachtgeven en inkopen met invloed

Verplicht uitstootvrij Wegvervoer en -transport De inkoopdoelstelling op het stedelijke milieuzoneringsbeleid uitstootvrij is om vervoers- en transportbewegingen in opdrachten van de Gemeente Amsterdam zo snel mogelijk uitstootvrij te laten zijn.

Klimaatadaptatie

50%

9

3. CO2-neutraal betekent dat broeikasgassen zijn vermeden of gecompenseerd. a. Een dienst is CO2-neutraal als minimaal scopes 1 en 2 zoals gedefinieerd in de CO2-Prestatieladder van Stichting Klimaatvriendelijk Aanbesteden en Ondernemen (SKAO) zijn en vermeden of gecompenseerd. b. Een levering of werk is CO2-neutraal als de hoeveelheid relevante broeikasgassen in CO2-equivalenten is bepaald volgens de methodiek van SKAO, en vermeden of gecompenseerd waar nodig. Het gaat om de netto uitstoot (ton CO2(eq.)) van de volledige levenscyclus.

Duurzaam

5. Klimaatadaptief is dat een dienst, product of werk bijdraagt aan een klimaatbestendige stad. Bijvoorbeeld zonder dat er schade ontstaat, bijdragen aan de ambitie om 60 mm regenwater per uur te kunnen verwerken. Denk ook aan hittereductie en aan het zorgen voor extra hemelwaterinfiltratie om grondwater bij droogteknelpunten in de stad aan te vullen.

Opdrachtgeven en inkopen met invloed

‘Klimaatverandering behoort tot de allergrootste uitdagingen in de geschiedenis van de mensheid. De afgelopen jaren zijn er flinke stappen gezet maar we zijn er nog lang niet.’

4. Circulair betekent dat een levering, dienst of werk leidt tot een minimale toepassing van nieuwe materialen (en fossiele energie), zowel in het ontwerp- en productieproces als bij het gebruik van de diensten, producten en werken. Een levering of werk wordt ook als circulair gezien als het maximaal inzet op een lange levensduur en hoogwaardige herbruikbaarheid van het product of de materialen.

10

Ke

d i e h k j i l e d r o o w t n a r e v n e t

Ketenverantwoordelijkheid Voorkomen en aanpakken van misstanden in de keten

Visie van Amsterdam

Wat betekent dit voor de inkoop?

Amsterdam wil misstanden op het gebied van arbeidsomstandigheden, mensenrechten en milieu in de keten zoveel mogelijk voorkomen. Dit noemen we ketenverantwoordelijkheid. Internationale Sociale Voorwaarden (ISV) zijn hiervoor een middel en hebben als doel om misstanden in zowel de lokale, nationale als internationale toeleveringsketen aan te pakken. Dit omvat sociale misstanden, zoals gedwongen arbeid, kinderarbeid, onveilige en ongezonde werkomstandigheden en financiële uitbuiting, maar ook ecologische misstanden zoals milieuverontreiniging en ontbossing.

Ketenverantwoordelijkheid nemen betekent dat zowel de stad Amsterdam als alle betrokken ondernemers in de (internationale) productieketen hun verantwoordelijkheid nemen voor goede omstandigheden voor mens, natuur en milieu. Dit doen we door het toepassen van ‘gepaste zorgvuldigheid’ (due diligence) in risicovolle aanbestedingen. Hierdoor draagt de stad bij aan het verminderen van sociale misstanden en milieurisico’s en het bevorderen van rechtvaardigheid en

Ketenverantwoordelijkheid

Opdrachtgeven en inkopen met invloed

‘Als stad dragen we verantwoordelijkheid en zijn we verbonden met onze toeleveringsketen. Een eerlijke keten betekent dat we zorg dragen voor zowel de mensen als de natuur die onze producten mogelijk maken.’

duurzaamheid wereldwijd. Voor risicovolle categorieën geldt dat bij alle aanbestedingen boven de Europese drempels ISV verplicht moet worden opgenomen. Dit moet minimaal in de vorm van een bijzondere uitvoeringsvoorwaarde.

12

Risicocategorieën • Voedsel en catering: Dit omvat de inkoop van voedselproducten, dranken en cateringdiensten voor kantines, evenementen en vergaderingen. - Agro-grondstoffen: Dit omvat producten zoals koffie, cacao, thee, palmolie, soja en suiker, waarbij risico’s zoals ontbossing, landconflicten, uitbuiting van arbeiders en milieuschade in de toeleveringsketen een zorg zijn.

• Bedrijfskleding: Dit omvat (sport)kleding en Persoonlijke Beschermingsmiddelen (PBM’s). Denk aan sportkleding voor medewerkers en de uitrusting die werknemers dragen tijdens hun werkzaamheden zoals uniformen, veiligheidsschoenen en handschoenen.

• Kantoormeubilair en kantoorbenodigdheden: Zoals textiel, houtproducten en plastics.

• Elektronica en hardware: Dit omvat apparatuur zoals camera’s, computers, laptops, smartphones, printers, elektrisch gereedschap en andere hardwareproducten die worden gebruikt binnen een organisatie. Connectiviteit, data en algoritmes vallen hier ook onder.

Ketenverantwoordelijkheid

• Bouwmaterialen en -diensten: Dit omvat materialen zoals natuursteen, cement, staal, hout en glas, evenals bouwdiensten zoals constructie en renovatie. - Zonnepanelen • Transport en logistiek: Dit omvat transport­ diensten voor goederen en personen, evenals logistieke diensten zoals opslag, distributie en vrachtvervoer.

• Energie en utilities: Dit omvat de inkoop van energiebronnen zoals elektriciteit, gas en brandstof, evenals diensten van nutsbedrijven zoals water, afvalverwerking en recycling. • Gezondheidszorg en farmaceutica: Dit omvat de inkoop van medische apparatuur, farmaceutische producten, ziekenhuisbenodigdheden en chemicaliën.

Opdrachtgeven en inkopen met invloed

• Elektrische voertuigen en machines: Dit omvat de inkoop van het gemeentelijk wagenpark - Metalen en mineralen: Dit omvat de inkoop van grondstoffen zoals tin, koper en kobalt, waarbij risico’s zoals milieuvervuiling, mensenrechtenschendingen, en illegale mijnbouw in de toeleveringsketen aanwezig kunnen zijn.

13

Ge

d n zo

Gezond

Gezondheidswinst voor alle Amsterdammers

Visie van Amsterdam Amsterdam wil dat alle Amsterdammers gelijke kansen hebben om in goede gezondheid te leven. Het aanpakken van ongelijkheid in gezondheid heeft prioriteit. Hoe kunnen alle Amsterdammers gezond opgroeien en langer in goede gezondheid leven? Gezondheid is een breed begrip en verbonden met thema’s als onderwijs, huisvesting, armoede, sociale zekerheid, welzijn, sport & bewegen, voedselvoorziening en leefomgeving.

Wat betekent dit voor de inkoop?

Preventiebeleid van Amsterdam

De gemeente wil via de inkoop opdrachtgevers en ondernemers stimuleren om bij te dragen aan een gezonde stad. Een stad waar alle Amsterdammers gezond kunnen opgroeien en leven.

Amsterdam stimuleert een gezonde en actieve leefstijl voor Amsterdammers. De focus ligt op de thema’s: rookvrij, gezonde voeding, voldoende beweging, een gezond buitenmilieu (luchtkwaliteit en geluid) en verbinding met de buurt. Een goed ingerichte leefomgeving kan bijdragen aan een gezondere levensstijl en een betere gezondheid. >

Ambities gezond en duurzaam voedsel

Gezond

‘Alle Amsterdammers hebben recht op gelijke gezondheidskansen’

Opdrachtgeven en inkopen met invloed

• Minimaal 60% van de geserveerde eiwitten in de organisatie is plantaardig. • 80% van het voedsel voldoet aan voedingsnormen van het Voedingscentrum. • Minimaal 25% van het ingekochte voedsel is biologisch. • Voedselverspilling is gehalveerd ten opzichte van 2015.

15

Gezonde leefomgeving Een omgeving die zowel aanzet tot bewegen maar ook stimuleert contact te leggen in de buurt, zorgt juist voor een betere gezondheid. De fysieke inrichting van de stad draagt bij aan gezondheid, maar kan ook leiden tot ziekte. Slechte luchtkwaliteit leidt tot schade aan de luchtwegen.

Gebiedsgericht Amsterdam pakt gezondheid gebiedsgericht aan. Veel oplossingen van gezondheidsproblemen vragen om inzet vanuit diverse sectoren. Dat betekent dat in het gezondheidsbeleid nadrukkelijk de verbinding wordt gemaakt met andere sectoren zoals ruimtelijke ordening, veiligheid, economie, onderwijs, sport, sociale zaken en milieu. Andersom kan gezondheid ook een bijdrage leveren aan de doelstellingen van andere beleidsthema’s: gezonde kinderen kunnen beter leren, gezonde mensen kunnen eerder dan ongezonde mensen aan het werk.

‘De fysieke inrichting van de stad draagt bij aan gezondheid’

Opdrachtgeven en inkopen met invloed

Gezond

16

l c In

e e i s u

e v i nd

t i e t i s r

Inclusie en diversiteit

Een organisatie waar de Amsterdammer zich in herkent.

Visie van Amsterdam De gemeente Amsterdam streeft naar een inclusieve werkcultuur waarin iedereen zichzelf kan zijn en zich gehoord en gewaardeerd voelt. En we streven naar een divers medewerkersbestand dat een goede afspiegeling is van de Amsterdamse beroepsbevolking. Een divers medewerkersbestand helpt ons om beter contact met de stad te hebben en maakt dat we een scherper oog krijgen voor de uiteenlopende behoeftes van onze inwoners.

Inclusie en diversiteit

De gemeente wil via inkoop ondernemers stimuleren bij te dragen aan een inclusieve en diverse organisatie en samenleving. We vragen ondernemers na te denken over inclusie en diversiteit binnen de opdrachten, maar ook binnen hun eigen organisatie.

Amsterdamse aanpak interne inclusie en diversiteit De gemeente Amsterdam wil inclusie en diversiteit de norm maken binnen de gemeentelijke organisatie. Daarbij is een inclusieve werkcultuur een absolute voorwaarde voor een duurzaam en divers medewerkersbestand. We werken daarom tegelijkertijd aan een inclusieve werkcultuur en aan een meer divers medewerkersbestand. Daarbij staan 5 thema’s centraal: 1 2 3 4 5

Sociale veiligheid Toegankelijkheidsagenda Representativiteit Leren en ontwikkelen Maatwerk via actieplannen>

Opdrachtgeven en inkopen met invloed

‘Een inclusieve cultuur is een voorwaarde voor een diverse organisatie.’

Wat betekent dit voor de inkoop?

18

Amsterdamse aanpak Aan de thema’s sociale veiligheid, toegankelijkheid en een representatief medewerkersbestand werken we bijvoorbeeld op de volgende manier: 1 Sociale veiligheid In een sociaal veilige werkomgeving voelen collega’s zich beschermd en veilig genoeg om hun mening of feedback te geven en vragen te stellen. Ze durven fouten te maken en met nieuwe te ideeën te komen. Een voorwaarde voor een sociaal veilige organisatie is een inclusieve en gelijkwaardige werkomgeving waarin iedereen de ruimte heeft zichzelf te zijn en zich gehoord en gewaardeerd voelt.

2 Toegankelijkheidsagenda Met de toegankelijkheidsagenda willen we de toegang tot de gemeentelijke organisatie structureel verbeteren voor deze collega’s met een (niet) zichtbare beperking en/of chronische ziekte. We willen dat niemand zich belemmerd voelt bij het werk. We willen dat alle collega’s zich kunnen ontwikkelen en gelijkwaardig bejegend worden. Zodat iedereen gelijke kansen heeft en we niemand buiten sluiten.

3 Representativiteit Het medewerkersbestand moet een betere afspiegeling zijn van de Amsterdamse beroepsbevolking. Onze werving en selectie is inclusief. We hanteren voorkeursbeleid en gebruiken streefcijfers voor groepen die onvoldoende vertegenwoordigd zijn. We zorgen ervoor dat alle medewerkers mogelijkheden krijgen om zich te ontwikkelen en werken we aan een betere doorstroming naar andere en hogere functies.

Opdrachtgeven en inkopen met invloed

Inclusie en diversiteit

19

I

e i t a v o n n

Innovatie

Samen werken aan slimme oplossingen

Visie van Amsterdam

‘Met innovatieve ideeën kunnen we de stad klaarmaken voor de toekomst’ Innovatie

De gemeente wil via inkoopprocedures ondernemers (van klein tot groot) stimuleren om samen te werken aan de opgaven van de stad. We werken graag met innovatieve samenwerkingspartners en betrekken vroegtijdig ondernemers bij een inkooptraject. Met innovatiegerichte inkoopprocedures daagt de gemeente ondernemers uit om samen te innoveren. De gemeente gebruikt niet alleen traditionele kanalen zoals Tenderned maar ook sociale media en eigen beheerde platformen om meer ondernemers te bereiken.

Innovatiebeleid van Amsterdam Vernieuwen kan Amsterdam niet alleen. Samen met bewoners, maatschappelijke initiatieven en collectieven, ondernemers, kennisinstellingen en vele andere partners kunnen we het verschil maken. Zowel op lokaal als nationaal en internationaal niveau. Om een verandering in gang te zetten, wil de gemeente niet alleen het grote inkoopvolume van Amsterdam als vliegwiel gebruiken. Amsterdam kijkt ook hoe we de methodes van samenwerken kunnen verbeteren en door ontwikkelen.> Opdrachtgeven en inkopen met invloed

Amsterdam wil de stad klaarmaken voor de toekomst en voorkomen dat de toekomst ons overkomt. De gemeente wil de dienstverlening versnellen en verbeteren en een gemeente zijn die toonaangevend en toekomstbestendig is. Daarom werken we aan vernieuwende oplossingen, technologische mogelijkheden en nieuwe methodes. Door het slim inzetten van technologie ontstaan innovatieve ideeën die helpen om de uitdagingen van Amsterdam op te lossen. Technologische vernieuwing gebeurt op vele terreinen: connectiviteit, mobiliteit, duurzaamheid, circulaire economie, gezondheid, educatie, democratisering en energie & klimaat.

Wat betekent dit voor de inkoop?

21

Amsterdamse aanpak • Samenwerking Via intensieve samenwerking, gedeelde ambities en waarden ontwikkelt Amsterdam nieuwe oplossingen. Denk aan gelijkwaardige samenwerking met partners. • Bundelen Amsterdam innoveert missie gedreven en bundelt de behoeften, expertise én het innovatiebudget. Dit creëert innovatieruimte en bespaart tijd en geld. • Behoefte en waarden centraal  Voor zo maximaal mogelijke vernieuwing en creativiteit van de ondernemers,

Innovatie

• Experimenteren Met pilots kunnen we op kleine schaal experimenteren en leren. Op die manier kunnen we testen of een oplossing past voordat dit op grotere schaal wordt uitgerold. Soms passen we de techniek van kort cyclisch werken toe.

• Opschalen mogelijk maken We stimuleren nieuwe en creatieve manieren van inkopen en aanbesteden om goede oplossingen snel breder in te kunnen zetten. • Duidelijke communicatie Elke opdracht en aanbesteding is geschreven in helder Amsterdams: prettig leesbaar met zo min mogelijk juridisch of ambtelijk taalgebruik. • Actief naar de markt Alle innovatie opdrachten worden nog beter toegankelijk gemaakt voor de hele markt.

Opdrachtgeven en inkopen met invloed

Innovatiepartners.nl Dit is het platform voor ondernemers die samen willen werken met publieke en maatschappelijke organisaties aan innovatie. Inkoopprocessen zijn op dit platform toegankelijk, makkelijk en vindbaar.

vragen we waar mogelijk functioneel uit. Ook willen we de hoeveelheid eisen tot het noodzakelijke minimale beperken. Het uitvragen van een vastomlijnd product of dienst en gedetailleerde set eisen proberen wij te verminderen. Als gemeente willen we meer waarde gedreven innoveren.

22

k o L

e r , l a a

a n gio

n e al

b k m

Lokaal, regionaal en mkb

Lokale en regionale bedrijvigheid in en om Amsterdam

Visie van Amsterdam

Wat betekent dit voor de inkoop?

Amsterdam behoort tot de internationale top van aantrekkelijke en concurrerende regio’s in Europa. We willen dit behouden en versterken. Ondernemingen in en om Amsterdam leveren hier een grote bijdrage aan. Ook een sterke economie draagt bij aan de leefbaarheid, veiligheid, identiteit en sociale cohesie in de buurt. Wanneer het goed gaat met de ondernemers in een straat of gebied straalt dit af op hun omgeving. Amsterdam werkt aan het verbeteren van een brede welvaart en welzijn voor iedereen. Waarbij opbrengsten van de economische groei gelijk worden verdeeld. Bijvoorbeeld via inkoop bij werknemerscoöperaties, lokale collectieven en lokale ondernemers die in korte ketens samenwerken. Daarnaast kijken we naar andere instrumenten om lokaal te stimuleren.

De gemeente wil via de inkoop het midden- en kleinbedrijf in en om Amsterdam stimuleren. Ook wil de gemeente via inkoop het coöperatief ondernemerschap stimuleren en opschalen. Deze wijkgebonden ondernemers en buurtcollectieven bieden laagdrempelig werk in de kansrijke sectoren. Zo kan werk voor de wijk door de wijk worden uitgevoerd, wat bijdraagt aan sterke verbondenheid tussen bewoners en de wijk.

‘Amsterdam zorgt goed voor de circa 71.000 ondernemingen in en om de stad’

Opdrachtgeven en inkopen met invloed

Lokaal, regionaal en mkb

Kansrijke sectoren zijn: voedsel, energie/ isolatie, zorg/welzijn, beheer/onderhoud (waaronder ook groen) en logistiek.

24

Amsterdamse aanpak Als grootste gemeente van Nederland verstrekt Amsterdam diverse opdrachten. Van catering tot openbare verlichting, van inburgeringscursussen tot uitzendkrachten en van bruggen tot jeugdhulp. • Europese aanbesteding Een aantal van deze opdrachten besteden we verplicht Europees aan. Hierbij besteden we specifiek aandacht aan de mogelijkheden voor mkb-bedrijven om zich in te schrijven. Bijvoorbeeld met een verdeling van de opdracht in percelen of het bieden van mogelijkheid om als combinatie in te schrijven.

Lokaal, regionaal en mkb

Metropoolregio Amsterdam Amsterdam werkt actief samen in de regio en neemt deel aan de Metropoolregio Amsterdam: het samenwerkingsverband van de provincies Noord-Holland en Flevoland, 30 gemeenten en de Vervoerregio Amsterdam. Elke gemeente en deelregio brengt eigen kwaliteiten in die het totaal versterken. Doel: het versterken van de Metropoolregio Amsterdam als internationale economische topregio met een hoge kwaliteit van leven.

Opdrachtgeven en inkopen met invloed

• Onderhandse opdrachten Voor onderhandse opdrachten hanteert Amsterdam een speciale werkwijze voor inkopers en opdrachtgevers. Dit doen we door gericht twee regionale (MRA) en twee mkb-bedrijven om een offerte te vragen. Soms kan, bij bedragen onder de Europese drempel, op transparante wijze enkelvoudig onderhands worden gegund. Met het gunnen van een opdracht aan een regionaal of mkbbedrijf draagt Amsterdam direct bij aan de bedrijvigheid en daarmee leefbaarheid van de stad.

‘De gemeente draagt direct bij aan de bedrijvigheid en leefbaarheid van de stad’

25

So

l a cia

Sociaal

Meer kansen voor kwetsbare Amsterdammers

Visie van Amsterdam Amsterdam wil een sociale, barmhartige stad zijn voor alle Amsterdammers. Daarnaast wil Amsterdam misstanden op het gebied van arbeidsomstandigheden, mensenrechten en milieu in de keten zoveel mogelijk voorkomen.

Wat betekent dit voor de inkoop? Amsterdam vraagt opdrachtgevers, ondernemers en organisaties om een sociale bijdrage te leveren aan de stad en kansen te geven aan kwetsbare Amsterdammers. Er zijn tal van mogelijkheden om iets te betekenen voor Amsterdam en haar bewoners.

‘Sociale firma’s laten zien dat sociaal ondernemen loont in Amsterdam’

Sociaal Inkopen en Social Return

Sociaal

ondernemingen en het stimuleren van initiatieven die inclusie bevorderen en kansenongelijkheid tegengaan in de buurten van Amsterdam waar dit het hardst nodig is. Sociaal en Inclusief Opdrachtgeverschap Met sociaal en inclusief opdrachtgeverschap als uitgangspunt brengt de gemeente sociaal inkopen op verschillende manieren in de praktijk. Dit kan bijvoorbeeld door een voorbehoud te maken voor sociale

ondernemingen bij aanbestedingen of door het toepassen van Social Return. Bij de toepassing van Social Return hanteert de gemeente als basisregel dat minimaal 5% van de opdrachtwaarde wordt besteed aan het creëren van sociale winst. Dit percentage kan variëren afhankelijk van de aard van de opdracht en het type aanbesteding, en wordt in overleg met Bureau Social Return Amsterdam vastgesteld: maatwerk. >

Opdrachtgeven en inkopen met invloed

De gemeente Amsterdam zet met sociaal inkopen en het stellen van sociale voorwaarden bewust in op het realiseren van maatschappelijke doelen. Dit gaat verder dan alleen de prijs-kwaliteitverhouding; het houdt rekening met de bredere maatschappelijke impact. Sociaal inkopen richt zich op het creëren van positieve sociale effecten, zoals het bevorderen van werkgelegenheid voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, het ondersteunen van sociale

27

Amsterdamse Aanpak • Eerst Pantar Pantar is het sociale werkleerbedrijf voor Amsterdam en Diemen waar ruim 3.000 medewerkers werken, veelal met een arbeidsbeperking. Pantar biedt een scala aan diensten aan op het gebied van onderhoud en schoonmaak, parkeerbeheer, digitalisering, postbezorging, verpakken van goederen, kledingsortering, interieurbeplanting, transport en logistiek, groenonderhoud en reiniging van de openbare ruimte. Kan de opdracht geheel of gedeeltelijk worden uitgevoerd door Pantar? Dan geven we daar de voorkeur aan en gunnen we direct aan Pantar vanwege een uitsluitend recht.

Bureau Social Return van de gemeente Amsterdam adviseert ondernemers, opdrachtgevers en inkopers. Voor de Leidraad Sociaal Opdrachtgeverschap en meer informatie: klik hier voor de Leidraad of voor de mail: social.return@amsterdam.nl

Sociaal

• Erkende Amsterdamse sociale firma’s Dat je in Amsterdam sociaal kunt ondernemen, bewijzen de circa 100 erkende sociale firma’s in de stad. Sociale firma’s zijn bedrijven die zich richten op zowel bedrijfseconomische continuïteit als op het creëren van werk­plekken en dagbesteding voor Amsterdammers met een afstand tot de arbeidsmarkt. Sociale firma’s halen minstens 50% van de totale inkomsten uit de verkoop van producten en het verlenen van diensten. Amsterdamse sociale firma’s leveren diensten in tal van sectoren schoonmaak, horeca, administratie, communicatie en ICT.

Opdrachtgeven en inkopen met invloed

Social Return: een middel, geen doel op zich Social Return is meer dan alleen het opnemen van een vast percentage in een contract. Het doel is dat de gevraagde sociale meerwaarde door ondernemers daadwerkelijk wordt gerealiseerd. Dit kan door werk te creëren voor social return-doelgroepen, door in te kopen bij door de gemeente erkende sociale firma’s of door het ondersteunen van relevante sociale initiatieven in de buurten van Amsterdam waar kansenongelijkheid het grootst is. Door waarde toe te voegen voor kwetsbare groepen in de samenleving op het gebied van werk, participatie, gezondheid en onderwijs, ontstaat er duurzame sociale impact die verder gaat dan de uitvoering van de opdracht zelf. Het ultieme doel is duurzame samenwerking en maatschappelijke betrokkenheid van ondernemers bij de sociale uitdagingen waar de stad Amsterdam en haar inwoners voor staan.

28

Hoe maken we de ambities concreet?

3 2 1

0

Het ambitieweb helpt om: • Dialoog te faciliteren voor een efficiënter proces en integraal advies. • Vroegtijdig inzicht te krijgen, ambities te concretiseren en focus aan te brengen. • De opdrachtgever te ondersteunen bij het maken van een weloverwogen keuze en het verantwoorden van deze keuze.

Opdrachtgeven en inkopen met invloed

Als gemeente Amsterdam streven we naar een sociale en duurzame stad en organisatie. Het ambitieweb helpt om deze ambities concreet te maken. Het ambitieweb biedt een gestructureerde werkwijze en een visueel middel waarmee bij Europese aanbestedingen en inkoopcategorieën vroegtijdig inzicht ontstaat in hoe de markt kan bijdragen aan maatschappelijke doelen. Het faciliteert de dialoog tussen de opdrachtgever, experts van beleidsthema’s, inkoop en contractmanagement. Het resultaat is een duidelijk overzicht van ambities per beleidsthema, wat helpt bij het maken van de juiste afweging in de aanbesteding.

29

Uitgangspunten

Opdrachtgeven en inkopen met invloed

Welke uitgangs­punten en inkoopregels hanteert de Amsterdamse inkooporganisatie?

Welke uitgangspunten en inkoopregels hanteert de Amsterdamse inkooporganisatie?

Bij inkoop wordt gemeenschapsgeld ingezet. Amsterdam heeft de verantwoordelijkheid om dat op een doelmatige, rechtmatige en integere wijze te doen. Dit gebeurt door het volgen van de regels van de Aanbestedingswet 2012 en de Amsterdamse

Uitgangspunten

inkoopregels. Afhankelijk van de opdracht proberen we zo veel als mogelijk maatschappelijke meerwaarde te creëren bij de inkoop. In de volgende hoofdstukken worden de economische, juridische en organisatorische uitgangspunten beschreven.

Aanbesteden Onder aanbesteden verstaan we de uitnodiging aan ondernemers om deel te nemen aan een procedure, met als doel het doen van een aanbod (offerte) voor de uitvoering van een opdracht. Aanbesteden maakt dus onderdeel uit van het inkoopproces en heeft betrekking op de wijze waarop de inkoopadviseur de (externe) markt benadert en tot een afspraak komt met een ondernemer of meerdere ondernemers.

Opdrachtgeven en inkopen met invloed

Dit deel biedt handvatten voor inkoopadviseurs en opdracht­ gevers. Een inkoopadviseur koopt volgens deze uitgangspunten en regels werken, diensten en leveringen in. Het geeft daarnaast inzicht en informatie over de werkwijze van de Amsterdamse inkooporganisatie voor ondernemers. Op transparante wijze geven we optimaal invulling aan de inkoopbehoefte van Amsterdam.

31

Uitgangspunten Integer handelen Integriteit staat binnen Amsterdam hoog op de agenda. Van een ambtenaar en bestuurder wordt verwacht dat hij/zij zich integer gedraagt. Uitgangspunt voor de gemeente is dat er alleen zaken worden gedaan met ondernemers die integer zijn. De gemeente wil daarmee bijvoorbeeld ook criminele beïnvloeding voorkomen.

Uitgangspunten

Beleidsregel Integriteit en Overeenkomsten en de wet Bibob De Beleidsregel Integriteit en Overeen­ komsten (BIO) biedt een algemeen kader voor het meewegen van integriteit bij privaatrechtelijke rechtshandelingen (zoals overeenkomsten) en de daarvoor nodige screening en toetsing. Op alle opdrachten van de gemeente Amsterdam is de BIO van toepassing. De gemeente geeft uitvoering aan de BIO en de wet Bibob door een vorm van screening uit te voeren op een potentiële opdrachtnemer. Dit kan een basale toets door inkoop zijn of een dieper gaande screening. Ultiem kan de gemeente advies vragen bij het Landelijk Bureau Bibob.

Screeningsunit Specialisten van de Screeningsunit van Bureau Integriteit adviseren opdrachtgevers en inkoopadviseurs bij integriteitsindicaties en voeren waar van toepassing een uitgebreidere vorm van screening uit. Meer informatie over de BIO en het screeningsproces binnen dit kader is te vinden op de website: https:// www.amsterdam.nl/bestuur-organisatie/ volg-beleid/veiligheid/integer-handelen/ beleidsstukken-bio/

Opdrachtgeven en inkopen met invloed

Integriteit kent verschillende dimensies. Voor inkoop is dat: • De integriteit van de gemeente als één aanbestedende dienst. Deze focust zich op het belang van de Amsterdamse burger en heeft specifiek aandacht voor de belangen van zowel de opdrachtnemer als de eigen organisatie; • De integriteit van de Amsterdamse inkoopadviseur. Deze wordt gewaarborgd door het interne integriteitsbeleid van Amsterdam; • De integriteit van een potentiële opdrachtnemer. Deze is gewaarborgd in het onderstaande integriteitsbeleid en is gericht op risico gestuurd onderzoek binnen het inkoopproces.

De uitkomsten van de screening of het Bi­ bob-advies kunnen ertoe leiden dat een ondernemer wordt uitgesloten op basis van de verplichte en/of facultatieve uitsluitings­ gronden. Ook kunnen extra afspraken in de overeenkomst worden opgenomen.

32

Economische uitgangspunten Raming van de opdracht Amsterdam koopt in op basis van een goed on­ derbouwde en objectieve voorafgaande schrif­ telijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De gemeente wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtin­ gen aangaat die zij niet kan nakomen.

Concessie Een concessie is een overeenkomst met een ondernemer voor de uitvoering van een werk of dienst. De gemeente kan concessies ver­ lenen voor een (openbaar) werk of een dienst. Het verschil met een reguliere opdracht is dat de tegenprestatie voor de uitvoering van het werk of de dienst niet bestaat uit betaling, maar uit het verlenen van een exploitatierecht. Uitgangspunten

Sociale en andere specifieke diensten

Werken

Waarde van de opdracht (exclusief btw) Europees aanbesteden (drempels 2024-2025)*

≥ € 221.000

≥ € 750.000

≥ € 1.500.000 – € 5.538.000

Openbaar aanbesteden of aanbesteden met voorafgaande selectie Meervoudig onderhands, op basis van minimaal drie offertes**

≥ € 5.538.000

≥ € 50.000 – € 221.000

≥ € 175.000 – € 750.000

≥ € 150.000 – € 1.500.000 ≥ € 50.000 – € 150.000

Enkelvoudig onderhands, op basis van minimaal een bestek,*** Enkelvoudig onderhands, op basis van een offerte gebaseerd op minimaal een schriftelijke opdrachtformulering***

€ 0 – € 50.000

Concessie

€ 5.538.000

€ 0 – € 175.000

€ 0 – € 50.000

€ 5.538.000

* De Europese drempels worden voor een periode van 2 jaar vastgesteld. ** De directeur Lead Buyer kan in bijzondere situaties toestemming geven om niet de meervoudig onderhandse procedure, maar de enkel­voudige onderhandse procedure toe te passen, mits de noodzaak hiervoor gemotiveerd is. Bijvoorbeeld als rechtstreekse gunning aantoonbaar meer bijdraagt aan de maatschappelijke thema’s uit deel I en integer tot stand kan komen. Deze bevoegdheid geldt niet voor opdracht­verlening voor externe inzet/inhuur (zzp’-er of detacheringsovereenkomsten). Het is aan het college om hierover een besluit te nemen. *** Voor inkopen door EU gesubsidieerde projecten kunnen striktere regels gelden (bijvoorbeeld een meervoudig onderhandse procedure, op basis van minimaal drie offertes, al vanaf € 5.000). Het afwijken hiervan leidt tot minder subsidie. In principe zijn de Amsterdamse inkoopregels leidend, tenzij de EU subsidie andere regels voorschrijft.

Opdrachtgeven en inkopen met invloed

Drempelbedragen De gemeente Amsterdam heeft de vrijheid om zelf zorg te dragen voor haar taken. Zij maakt daarbij de keuze om taken zelf uit te voeren, met ondernemers samen te werken of ultiem om in te kopen. Kiest Amsterdam voor een inkooptraject dan gelden afhankelijk van de opdrachtwaarde de volgende drempel­ bedragen. Voor onderstaand schema geldt dat het is toegestaan een inkoopprocedure van een hogere orde te kiezen.

Diensten / leveringen

33

Algemeen kader en beginselen Juridisch kader Amsterdam leeft de relevante wet- en regelgeving na. De meest relevante regelgeving die van toepassing is op de Amsterdamse opdrachten volgt uit: • Aanbestedingswet 2012 • Burgerlijk Wetboek • Gemeentewet • Gids Proportionaliteit • Aanbestedingsreglement Werken (ARW 2016)

Algemeen kader en beginselen

Inkoopsamenwerking Het uitgangspunt is dat Amsterdam inkoopt voor de burgers, bedrijven, bezoekers of de eigen organisatie. Het organiseren van inkooptrajecten voor andere organisaties is geen taak van de gemeente. Maar Amsterdam kan wel een belang hebben bij andere organisaties en meer specifiek de wijze waarop die organisatie inkoopt. Bijvoorbeeld als die organisatie belast is met het uitvoeren van een gemeentelijke taak. Daarnaast kan het wenselijk zijn dat Amsterdam samenwerkt met andere publieke partners, zoals andere gemeentes, provincies of bijvoorbeeld de Vervoerregio Amsterdam. Het afwegingskader waarbinnen de opdrachtgever een beslissing

neemt om wel of niet over te gaan tot een inkoopsamenwerking, is door het college vastgesteld in de notitie Samen Inkopen. Samenwerkingsverbanden / alleenrechten Amsterdam heeft alleenrechten gevestigd (ook wel uitsluitend recht). Dit houdt in dat een aantal ondernemingen een uitsluitend recht heeft om voor de gemeente Amsterdam een dienst te mogen verrichten of een activiteit mogen uitvoeren. Voorbeelden zijn het GVB voor oeververbindingen, Pantar Amsterdam voor sociale werkvoorziening of Waternet voor binnenwaterbeheer.

Opdrachtgeven en inkopen met invloed

Beginselen van het aanbestedingsrecht Amsterdam neemt bij haar inkopen de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht: • gelijke behandeling • non-discriminatie • transparantie • proportionaliteit (evenredigheid) • wederzijdse erkenning (het toelaten van ondernemers uit andere lidstaten)

Mandaat en volmacht De inkoopadviseurs van Amsterdam kopen in onder het Algemeen mandaatbesluit Amsterdam. De gemeente wil alleen verbintenissen en verplichtingen aangaan op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

34

Bij paritair vastgestelde voorwaarden (voorwaarden die gezamenlijk tot stand zijn gekomen) worden deze Amsterdamse voorwaarden op de opdracht van toepassing verklaard. Daarbij kan de gemeente in bepaalde gevallen gemotiveerd afwijken. Mocht dit zo zijn, dan is dat opgenomen in de aanbestedingsdocumenten. Algemene voorwaarden van ondernemers worden in beginsel afgewezen. Klachtenregeling Voor klachten kent Amsterdam een klachten­ procedure. In de aanbestedingsdocumenten wordt duidelijk opgenomen hoe een klacht kan worden ingediend en op welke wijze de gemeente de klacht zal behandelen. Geschillen Amsterdam heeft gekozen eventuele geschillen rond aanbestedingen (precontractuele fase) voor te leggen aan de bevoegde rechter te Amsterdam. Ditzelfde geldt voor geschillen tijdens de contractuele fase. Beperken administratieve lasten De gemeente wil de administratieve last van inkooptrajecten zoveel mogelijk beperken.

Algemeen kader en beginselen

Dit doet zij door het zoveel als mogelijk uniformeren van inkoopdocumenten en contracten, maar ook door het stellen van proportionele eisen en criteria en een efficiënt inkoopproces. Mededinging en commerciële belangen De gemeente Amsterdam bevordert mededinging. Geïnteresseerde ondernemers moeten een gelijke kans krijgen om een opdracht gegund te krijgen. Door objectief, transparant, proportioneel en non-discriminerend te handelen, bevordert Amsterdam mededinging. Dit draagt bij aan het in standhouden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De gemeente betrekt in haar inkoopproces geen ondernemers die de mededinging vervalsen.

Opdrachtgeven en inkopen met invloed

Contractuele voorwaarden In de aanbestedingsdocumenten is een eenduidig contractueel kader opgenomen. Algemene voorwaarden vormen daarbij een bruikbaar hulpmiddel en zijn onderdeel van het contract. In beginsel past Amsterdam de meest recente sets van voorwaarden toe: • Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten van de gemeente Amsterdam • Gemeentelijke inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT) van de gemeente Amsterdam • Uniforme administratieve voorwaarden (UAV en UAV-GC) • Bepalingen Amsterdam voor architecten en adviseursdiensten (gebaseerd op DNR 2011) • Contractbepalingen voor rechtvaardig gebruik Algoritmische toepassingen

35

Specifieke inkoopregels Domein aanvullend beleid De Lead Buyer kan in bijzondere situaties toestemming geven om af te wijken van de voorgeschreven inkoopprocedures onder de Europese drempelbedragen, mits de noodzaak hiervoor gemotiveerd is. Bijvoorbeeld als de inkoop aantoonbaar en rechtstreeks bijdraagt aan het behalen van de maatschappelijke thema’s genoemd in deel 1 van dit document. Deze bevoegdheid geldt niet voor opdracht­

verlening voor externe inzet/inhuur (zzp’-er of detacheringsovereenkomsten). Het is aan het college om hierover een besluit te nemen. De Lead Buyer kan in afstemming met Inkoop en Financieel Beleid domein specifiek beleid vaststellen.

raamovereenkomsten niet aan een tijdelijke capaciteitsvraag kan worden voldaan, publiceert Amsterdam haar opdracht op het platform Externe Inzet. Detacheringsbureaus en zzp-ers kunnen zich vooraf aanmelden voor dit platform en meedingen naar een opdracht.

Externe inzet Amsterdam hanteert voor de inzet van externen strikte richtlijnen. Team Externe Inzet voert deze richtlijnen uit. Als intern en vanuit

Opdrachtgeven en inkopen met invloed

Uitgangspunten

36

%

De Amsterdamse inkooporganisatie

Inkoopvoorbereiding

Specificeren

overeenkomsten te sluiten. Lees hier meer over hoe de gemeente Amsterdam werkt. Opdrachtgeverschap en rolverdeling Het inkoopstelsel staat in dienst van de belangen van burgers, bedrijven en bezoekers. Hierbij bepalen de ambtelijk opdrachtgevers, rekening houdend met de gemeentelijke en maatschappelijke doelstellingen, wat op basis van hun eisen en wensen ingekocht wordt. Adviseurs van de maatschappelijke thema’s ondersteunen hierbij hoe een thema zo ambitieus en realistisch mogelijk kan worden opgenomen. Inkoop neemt de gunningsbeslissingen en faciliteert het proces, opdrachtgevers

Selecteren

Inkoopadviseur, Opdrachtgever en adviseur beleidsthema’s

Algemeen kader en beginselen

tekenen de overeenkomsten met ondernemers. De ambtelijk opdracht­ gever is eindverantwoordelijk voor de inkoop. Contractmanagers beheren de contractafspraken en voorwaarden. Bestuurlijke verantwoordelijkheid Gelijk aan het opdrachtgeverschap is de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor inkoop op eenzelfde manier vormgegeven. De portefeuillehouder Coördinatie Inkoop is in het college verantwoordelijk voor de inrichting en werking van het inkoopstelsel. De vakwethouders zijn verantwoordelijk voor wat en hoe er daadwerkelijk wordt ingekocht door de opdrachtgevers.

De rolverdeling tijdens het inkoopproces ziet er als volgt uit:

Contracteren

Bestellen

Opdrachtgever

Gebruiken en bewaken

Nazorg

Inkoopadviseur, Opdrachtgever, Contractmanager en adviseurs beleidsthema

Opdrachtgeven en inkopen met invloed

Het organisatiemodel van de inkoop­ organisatie is gebaseerd op gecoördineerde inkoop. Daarbij is team Inkoop en Financieel Beleid van de directie Financiën en Inkoop stelselverantwoordelijk voor het inkoopbeleid, het stellen van kaders en (door)ontwikkeling van de inkooporganisatie. Ook ondersteunt dit team de gespecialiseerde inkoopteams, Lead Buyers genoemd en adviseert zij bestuur en management. De Lead Buyers fysiek, sociaal, ICT en bedrijfsvoering dragen een inkoopverantwoordelijkheid in het verlengde van hun takenpakket. Zij zijn gepositioneerd in de lijn onder een directie maar werken stadsbreed. De Lead Buyers treden naar buiten toe als onderdeel van de gemeente Amsterdam. Lead Buyers zetten namens de aanbestedende dienst Amsterdam inkooptrajecten in de markt. Zij hebben de bevoegdheid om gunningsbeslissingen te nemen en gemeentebrede (raam)

37

Opdrachtgeven en inkopen met invloed Versie 3, 1 oktober 2025 Tekst Gemeente Amsterdam / Inkoop en Financieel Beleid Amstel 1 / Postbus 202 1000 AE Amsterdam E-mail inkoop@amsterdam.nl

Wijzigingen Opdrachtgeven en inkopen met invloed is een uitgave van de gemeente Amsterdam, directie Financiën en Inkoop en is vastgesteld door het college van B en W. Eventuele technische wijzigingen en/of met een rechtstreekse werking van de Europese Unie worden door Inkoop en financieel beleid verwerkt. Deze uitgave van Opdrachtgeven en inkopen met invloed wordt op zowel internet als intranet met begeleidende communicatie gepubliceerd. Deze uitgave mag door publieke organisaties worden overgenomen met bronvermelding.

TOD25033

Colofon