1.a. Risicoanalyse Renovatie Amsterdam Museum.pdf

Risicoanalyse Renovatie Amsterdam Museum Versie 10.0 – TO fase Geactualiseerd op 22 juni 2022

-1-

Risicoanalyse Renovatie Amsterdam Museum De risicoanalyse is in de loop van de tijd met de volgende betrokkenen tot stand gekomen: David Brandwagt – Projectmanagementbureau gemeente Amsterdam Milou Tjon-A-Tsien – Projectmanagementbureau gemeente Amsterdam Thomas van Swaaij – Projectmanagementbureau gemeente Amsterdam Arne Middeldorp – Pieters Bouwtechniek Rob Doomen – Pieters Bouwtechniek David Wesdorp – Deerns Annette van Baren – Neutelings Riedijk Architecten Jorden Hagenbeek – Amsterdam Museum Nicolette van Gorp – Amsterdam Museum Remco Mol – Amsterdam Museum En geactualiseerd door (zie datum voorblad): David Brandwagt – Projectmanagementbureau gemeente Amsterdam Milou Tjon-A-Tsien – Projectmanagementbureau gemeente Amsterdam Thomas van Swaaij – Projectmanagementbureau gemeente Amsterdam

-2-

1.

Inleiding

In 2019 heeft het college besloten dat de verbouwing van het Amsterdam Museum onder de regeling risicovolle projecten valt en volgens een specifieke procedure behandeld moet worden. Een onderdeel van de regeling is onder andere het opstellen van een risicoanalyse. De risicoanalyse heeft als doel om voldoende inzicht te krijgen in de mogelijke risico’s die het project kunnen benadelen. Inzicht in de risico’s draagt bij aan de sturing van het proces voor het project op de componenten geld, organisatie, tijd, informatie, communicatie en kwaliteit. De centrale vraag tijdens de risicoanalyse is: “Welke incidenten kunnen zich voordoen in de voorbereiding en uitvoering van de verbouwing van het Amsterdam Museum binnen de projectkaders? Het project bevindt zich nu in de afronding van de fase technisch ontwerp.

2.

Werkwijze

In de voorgaande fases zijn de risico’s geïnventariseerd en benoemd. Deze risico’s zijn gerangschikt op een aantal thema’s. Het casco+ valt onder de eindverantwoordelijkheid van de gemeente en het inhoudelijk deel onder de eindverantwoordelijkheid van het museum. Casco+  Ontwerp  Omgevingsvergunning  Aanbesteding  Uitvoering constructief  Uitvoering installatietechnisch  Uitvoering algemeen  Financiën  Projectorganisatie  Beheer en exploitatie Inhoudelijk deel (museum)  Inhoudelijke visie museum  Tijdelijke locaties  Programmering  Verhuizing  Fondsenwerving  Inrichting  Organisatie  Opening

-3-

3.

Legenda

Per risico is benoemd wat de oorzaak en het gevolg zijn. Voor elk risico is minimaal één beheersmaatregel geformuleerd welke het risico reduceert. De risicoanalyse is geactualiseerd, in de huidige fase zijn de beheersmaatregelen toegepast en risico’s die niet meer relevant zijn komen te vervallen. Legenda beheersmaatregelen Beheersmaatregelen reeds afgerond Beheersmaatregelen lopen/zijn gepland Beheersmaatregelen nog in gang te zetten

4. nr.

1 1.1

Risicokaart - Casco+

Incident

oorzaak

gevolg

ONTWERP Kosten van het ontwerp lopen te hoog op

• •

• • •

•

1.2

Geen goed ontwerp

• • • • •

1.3

1.4

Vervallen risico’s Het ontwerptraject loopt vertraging op

Geen kwalitatief museum na verbouw

• • • • • • • •

De ambities zijn te hoog PvE wordt niet of onvoldoende gevolgd Restauratiecomponent is groter dan aangenomen

Projectdefinitie blijft wijzigen

1.6

Onvrede over het ontwerpproces

• • • •

Onvoldoende dekking Bestuurlijke onrust Eventuele ongewenste publiciteit

Andere verwachtingen van de kwaliteit Slechte faseproducten Onvoldoende uitgewerkt PvE Gebruikers zijn te laat aangehaakt Gebrek aan integraliteit

• • •

Het OT heeft meer tijd nodig Onenigheid in het OT Te groot programma Ontwerp blijkt moeilijk inpasbaar in het budget Lage prioriteit binnen adviseurs OT werkt niet van grof naar fijn Onvoldoende budget beschikbaar voor casco+ Onvoldoende bouwkwaliteit

• • • •

Vertraging Slechte sfeer/ samenwerking Onrust in het projectproces Hogere kosten

• •

Slechte recensies Te weinig vooruitgang t.o.v. huidige situatie Problemen en hoge(re) kosten in de exploitatie Achterhaald museum bij oplevering

Programma is nog onvoldoende uitgewerkt Looptijd project erg lang Gebruikers worden niet meegenomen in het ontwerp Het ontwerp blijft zich doorontwikkelen

Vertraging Een slecht (eindresultaat) museum Afwentelen kosten op toekomstige exploitatie

• • • • • • • • • • • •

• 1.5

beheersmaatregel(-en)

•

• • • •

Minder vertrouwen vanuit het museum in adviseurs Onrust in de organisatie Onrust in het projectproces Slechtere samenwerking

• • •

Harde afspraken op tijd maken, tussentijds/ regelmatig opvolgen Bij afwijking: direct oorzaak boven tafel krijgen en oplossen Afstemmen na handhaven van een ontwerpplanning

• •

Goed PvE opstellen Lange en korte termijn visie hanteren en prioriteren

• • •

Gebruikersoverleggen organiseren Goed management van het ontwerpteam Discipline betrachten t.a.v. introductie nieuwe wensen door AM en PMB Goede verdeling tussen verantwoordelijkheden casco+ en inhoudelijke deelprojecten opzetten Helderheid creëren bij alle partners over de fasering en de te doorlopen stappen in het projectproces Programmatische onderdelen elders in het netwerkmuseum onderbrengen Museale visie (PvE) aanpassen aan locatie Kalverstraat Breder kijken dan alleen locatie Kalverstraat

• •

1.7

2 2.1

Programma blijkt niet te passen in het bestaande gebouw inclusief voorziene aanpassingen

OMGEVINGSVERGUNNING Bezwaar op omgevingsvergunning vanuit erfgoedorganisaties en omwonenden

• •

• •

2.5

Procedurefout

•

2.6

Incomplete omgevingsvergunning indiening Vervallen risico’s Welstand/M&A/R&D (CRK) geeft een negatief advies af

•

2.3

• • •

2.4

Rijksdienst voor cultureel erfgoed (RCE) geeft een negatief advies af

• •

Ambities zijn hoger dan de kaders die het monument toelaat Gevraagde ruimten AM blijken niet te passen in het huidige programma, afgestemd op budget

•

Bezwaar tegen elke wijziging in stadsdeel centrum Bezwaar tegen uitbreiding naast woningen

•

Onvoldoende expertise bij gemeente en/of adviseurs Onvoldoende expertise bij gemeente en/of adviseurs

• • • •

Past niet binnen de kaders van gemeentelijke diensten Geen bereidheid om de kaders aan te passen (wijziging bestemmingsplan) Kans op onoverkomelijk bezwaar wordt te groot geacht

•

Past niet binnen de kaders van de rijksdienst Geen bereidheid om van die kaders af te wijken

• •

• •

• • • • • • • •

2.7

Bevoegd gezag is onbekend met het plan

•

Te late betrokkenheid van partijen

• • •

3

Verwachting over budget naar elkaar uitspreken Duidelijke demarcatielijst opstellen Dekking verhogen door hogere bijdrage Gemeente; Taakstellende budgetten meegeven vanaf de start. Per fase ramingen van het ontwerp opstellen en updaten. Inclusief second opinion ramingen. Bezuinigingen doorvoeren door OT of aannemer. Dekking verhogen door bijdrage vanuit Fondsenwerving. Aanvragen SIM subsidie. Kwalitatieve adviseurs geselecteerd Second opinion laten uitvoeren op het PvE Second opinion op faseproducten (beveiliging en constructie) laten uitvoeren Verdiepingssessies organiseren met workshops en externe experts

Gewenste museale visie kan op locatie Kalverstraat niet bereikt worden Het PvE dient aangepast te worden Projectkaders moeten worden aangepast

•

Vooralsnog geen omgevingsvergunning Vertraging Het moeten doorvoeren van (forse) aanpassingen in het ontwerp Vertraging Aanpassing ontwerp Vertraging Aanpassing ontwerp

• • •

Vooralsnog geen omgevingsvergunning Vertraging Het moeten doorvoeren van (forse) aanpassingen in het ontwerp Ontwerp voldoet niet meer aan de eisen. Extra kosten Vooralsnog geen omgevingsvergunning Vertraging Het moeten doorvoeren van (forse) aanpassingen in het ontwerp Ontwerp voldoet niet meer aan de eisen en extra kosten Vooralsnog geen omgevingsvergunning Vertraging Het moeten doorvoeren van (forse) aanpassingen in het ontwerp

• • • •

Vooroverleggen en pre-adviezen opvragen Binnen kaders en beleid van gemeentelijke richtlijnen blijven Vooroverleg PMB/NRA/Deerns Zo snel mogelijk aan tafel met publieke belanghebbenden/ potentiële bezwaarmakers

• • • •

Zorgdragen dat RCE goed aangehaakt blijft bij de plannen Afstemming met M&A Restauratiearchitect selecteren en meenemen bij gesprekken met M&A en RCE Vooroverleg PMB/NRA/Deerns

•

Vooroverleggen met bevoegd gezag organiseren

AANBESTEDING

-4-

• •

• • • •

Goed communicatieplan opstellen Op juiste momenten een afgestemd persbericht uitdoen Vooroverleg met erfgoedorganisaties en buurtbewoners organiseren Vooroverleg bi de Amsterdamse Erfgoedtafel Vooroverleg met betrokken partijen Controle door interne jurist laten uitvoeren op bepaalde stukken Vooroverleg met betrokken partijen en Bouw- en woningtoezicht

nr.

3.1

Incident

oorzaak

gevolg

Hoge inschrijfsom bij aanbesteding

• • •

Complexiteit groter dan gedacht Krapte in markt Aannemer heeft/krijgt te weinig rekentijd Aannemer onderschat benodigde rekentijd Bestekken bevatten te veel aannames, onuitgewerkte zaken of risico’s

•

• •

Krapte in markt Indeling percelen verkeerd gekozen;

•

• •

Slechte of geen juiste adviseurs Onzorgvuldig en te snel het voortraject doorlopen Dossiervorming en archivering niet op orde Door OT gevraagde informatie is/wordt niet beschikbaar gesteld, of is er überhaupt niet Ontbreken PvE Ontbreken informatie huidige staat AM Onvoldoende processturing en/ oforganisatie vanuit PMB Onvoldoende beoordelingskwaliteit vanuit PMB Slecht/ onvolledig bestek Onbekendheid van opdrachtgever/ OT bestaand monument

• •

3.2

3.3

Onvoldoende inschrijvingen bij de aanbesteding

Contractstukken zijn incompleet en van slechte kwaliteit

• • • • • • 3.4

3.5

Aannemer anticipeert bij inschrijving op meerwerk tijdens uitvoering

Last-minute wijzigingen benodigd in het bestek

• •

• • • • •

3.6

Bezwaren op aanbestedingsprocedure/sele ctie

• • •

Onvolkomenheden in het ontwerp komen aan het licht, bv. via nota van inlichtingen Meer raakvlakken met omgeving dan verwacht Complexiteit groter dan gedacht Grote druk op de planning/haast Extra wensen gebruikers, al dan niet door late of onvoldoende betrokkenheid EMVI-beoordeling onvoldoende transparant te maken Moedwillig zoeken naar procedurefouten gemeente Procedurefouten

• • •

• • • • • •

•

4.1

4.2 4.3

UITVOERING CONSTRUCTIEF Strippen en saneren duurt langer dan gepland

Veel tegenvallers tijdens het strippen en saneren Het constructief ontwerp wordt door de aannemer ter discussie gesteld

• •

• • • •

Onderschatting aannemer Constructie is zwakker dan werd ingeschat

Het gebouw is ouder en complexer dan ingeschat Andere inzichten vanuit aannemer Er heeft onvoldoende uitwerking plaatsgevonden Coördinatie en onduidelijkheden over verantwoordelijkheden

Bezuinigingen in project (gaat ten koste van kwaliteit Inkoopvoorwaarden Gemeente versoepelen (meer risico naar Gemeente) Selectie/aanbesteding mislukt Slechte pers

Mislukte aanbesteding levert vertraging op de planning op Geen of maar één inschrijver Te hoge inschrijfprijs Ongeldige inschrijving Meerwerk tijdens uitvoering Budgetoverschrijding Vertraging

• • • • • • • • • • • • • • • • • • •

• • • • • •

Vertraging Tijdelijk huisvestingsplan moet opnieuw Basis van business case mogelijk onderuit Slechte pers

• • • • •

Inkoop i.s.m. Inkoop Fysiek Aanstellen specialist inkoopadvies Jep toets en Tenderboard toets laten uitvoeren Goed integrale uitwerking en afbakening van deelprojecten. Integrale toets door klankbordlid en jurist.

•

• •

Consequentie voor de start van de bouwwerkzaamheden Meerkosten Vertraging

•

Claims vanwege bouwtijdvertraging

•

Het afwijzen van verantwoordelijkheden door aannemer Doorverwijzing naar adviseurs/opdrachtgever Claims vanwege bouwtijdvertraging

• • • • •

Stripaannemer als los perceel ofwel met gepaste contractuele beheersmaatregelen Onderzoeken welke koppeling tussen strippen en saneren en bouw gewenst is Protocol opstellen voor de aanpak tijdens de uitvoering als blijkt dat de bestaande constructie afwijkt van de aanname Juiste aanbestedingsstrategie opstellen Strippen starten zodra er zicht is op een vergunning Aannemer tijdig betrekken bij het proces Second opinion laten uitvoeren door een andere constructeur De hoofdconstructeur de gevelstempeling en tijdelijke voorziening laten uitwerken De hoofdconstructeur de detail-engineering de diverse knopen laten uitvoeren. De hoofdconstructeur inzetten als coördinerend constructeur. Voor specialistisch werk een vooroverleg met leveranciers organiseren of directielevering. Actueel asbestinventarisatieonderzoek laten uitvoeren met kostenraming voor sanering Verantwoordelijkheden asbestsanering zoveel mogelijk bij hoofdaannemer neerleggen Eventuele eenheidsprijzen voor verwijdering van asbest in aanbesteding overeenkomen met hoofdaannemer Vooraf inzichtelijk maken van de capaciteit van de bestaande palen (exclusief GH) Nieuwe constructies zodanig ontwerpen/detailleren dat deze ingeval van lager draagvermogen van de bestaande palen (een deel) van de belasting over kunnen nemen

• • • • •

• • •

•

• •

• •

• •

• •

4.4

Tijdens strippen en saneren wordt (onbekend) asbest gevonden

•

Geen goed vooronderzoek

• • •

Vertraging Meerkosten Bouw komt gedeeltelijk stil te liggen

• • •

4.5

Onvoldoende draagkracht van de bestaande palen

•

•

De bestaande fundering verzakt waardoor schade aan de gemetselde gevel ontstaat in de vorm van scheuren Door verzakken van de bestaande palen ontstaan er scheuren in de bestaande kelders

Marges en voldoende onvoorzien inbouwen Juiste aanbestedingsstrategie opstellen Met een samenwerkingsovereenkomst besteksoptimalisaties laten uitvoeren. Voldoende rekentijd geven Goede EMVI + selectieprocedure Inkoopvoorwaarden Gemeente goed afwegen Aannemer tijdig betrekken bij het proces Second opinion en evt. aanpassingen in nota of bestek doorvoeren Projectpresentatie aannemer Logische perceelverdeling opstellen Juiste aanbestedingsstrategie opstellen Kritisch kijken naar voorwaarden en aanmeldingseisen van de gemeente Rekenvergoeding geven Dwarskijksessie organiseren Inkooadviseur aanstellen Second opinions uit laten voeren op contractstukken Zorgvuldig voortraject Veel vooronderzoek Juiste adviseurs selecteren Goede projectorganisatie Risico-inventarisatie continueren Werkprotocollen

• •

•

Strijd over meerwerk (lange bouwperiode) Vergt veel inzet en energie projectteam Kwaliteitsverlies Juridische procedures (bij oplevering) Slechte pers Onvoldoende overzicht en controle op het geheel Keuze prioriteiten

• • •

Bouwfase niet afhankelijk laten worden van de saneerfase Veel vooronderzoek Verantwoordelijkheden duidelijk in contracten benoemen Schouw organiseren bij tenderfase aannemer(s) Protocol m.b.t. wijzigingen opstellen Contractbewaking in de vorm van 1 goed gekwalificeerde directievoerder en toezichthouder Faseproducten van het ontwerp maken en laten goedkeuren in ontwerpteam. Goede interne reviews van (fase)documenten en bestekken door zowel AM als PMB. Goed integrale uitwerking en afbakening van deelprojecten. Integrale toets door klankbordlid en jurist.

• 4

beheersmaatregel(-en)

• •

Waterschade in bestaande kelders Schade (scheuren) in metselwerkgevels

-5-

• •

nr.

Incident

oorzaak

• •

4.6

Schade aan monument door strippen en saneren

• •

Geen gegevens van de bestaande palen gevonden Vanuit het ontwerp worden de bestaande palen niet hoger belast dan nu het geval is Onzorgvuldige uitvoering door aannemer Onvoldoende vooronderzoek naar de staat van het gebouw

gevolg

• •

beheersmaatregel(-en)

Meerkosten Vertraging

• • • • • • • • • • •

4.7

Aanwezige houtconstructies hebben gebreken zoals vocht- en waterschade

•

Doordat de houten balklagen direct zijn opgelegd op de bestaande gevels bestaat de kans dat de koppen/ oplegging van de houten balken schade hebben

•

De bestaande houten balken zijn niet in staat op de ontworpen belasting op te nemen.

4.8

Ongelijkmatige zettingen bestaand gebouw door aanbrengen en terugwinnen van de damwand

•

Door het terugwinnen van de damwand zou het kunnen zijn dat de bestaande fundering een horizontale vervorming ondergaat en/of draagvermogen verliest.

•

Er ontstaan scheuren in het bestaande metselwerk en of te grote buigende momenten op de bestaande palen.

•

Bestaande kelders gaan lekken als gevolg van gewijzigde krachtsverdeling Nieuwe kelders kunnen gaan lekken door overmatige scheurvorming in de wanden of onjuiste detaillering van de aansluiting op de bestaande constructie

•

Er loopt water de kelder in waardoor er schade ontstaat

•

4.9

Lekkage in de huidige of nieuwe kelder

• •

• •

• • • •

4.10

Archeologische vindplaats waardoor planningsachterstanden ontstaan

•

Door archeologische vondsten in de grond. De kans hierop is vrij groot, aangezien er waarschijnlijk een onderzoekplicht bestaat voor de locatie.

•

Doordat onderzoek ter plaatse noodzakelijk is, kunnen de uitvoeringswerkzaamheden niet starten.

• • • • •

4.11

Damwanden komen niet op diepte of kunnen niet op de gewenste positie worden aangebracht doordat de bestaande palen of bestaande fundering in de weg staat

•

De damwand kan niet op diepte worden gekregen doordat er te veel weerstand is in de grond bij het inbrengen. Weerstand door samenstelling grond of eventuele achtergebleven fundering.

•

De Damwand kan niet worden aangebracht op de gewenste diepte waardoor in het uiterste geval de bouwput niet kan worden gemaakt.

•

•

Voldoende vooronderzoek uitvoeren Monumentale delen benoemen Stripbestek opstellen Monitoring omgeving en gebouw tijdens strippen en saneren Stripplannen opnemen in bestek Noodscenario’s opstellen (in overleg met de aannemer) voor wanneer er schade optreedt tijdens de uitvoering. Denk aan lekkende bouwputten of ongewenste zakkingen. (CRUX) Uitgebreide monitoring opzetten en dit vooraf vastleggen in een plan (CRUX) Uitgebreide opname van gestript gebouw Gemeente: opdracht geven tot onderzoek Derden: uitvoeren onderzoek aan de gevel/ houtkoppen Pieters Bouwtechniek: uitwerken herstelmaatregel (bouwdeel FIJ) Nieuwe kelders zodanig ontwerpen dat er voldoende ruimte is tussen bestaande en nieuwe bouwdelen. De damwand naast de bestaande constructie permanent maken, dus niet trekken. Als de damwand getrokken kan worden, dan moet er voldoende ruimte zijn tussen de bestaande fundering en de damwand zodat de genoemde effecten zeer beperkt zijn.

Controle op huidige waterschade in de kelders en dit eventueel vooraf repareren Krachtsverdeling in bestaande kelders niet of nauwelijks wijzigen Aansluitingen van nieuwe kelders op bestaande kelders voorzien van afdichtende profielen + groutinjectie tijdens de uitvoering toepassen Nieuwe kelders voorzien van voldoende wapening zodat een fijnverdeeld scheurpatroon ontstaat Zorg besteden aan de beton technologische effecten en aan de uitvoering van de nieuwe kelders. (stortnaden, betonkwaliteit detaillering enz.) Programma van Eisen Archeologie op laten stellen door M&A Instructie voor in het bestek Werkprotocol laten opstellen door M&A Tijd reserveren in de planning voor het uitvoeren van onderzoek in de ondergrond. Eventueel kan besloten worden om archeologische plaatsen af te dekken. Bijvoorbeeld onder nieuwe kelders, staande vloeren die worden opgemaakt, dan kan er besloten worden om deze vindplaatsen af te dekken met grond zodat ze eventueel later onderzocht kunnen worden. Vooraf goed uitzoeken of er mogelijk problemen kunnen ontstaan bij het inbrengen van de damwand. Dit kan door goed te kijken naar de samenstelling van de ondergrond en de huidige contouren van de fundering in te meten. De grondsamenstelling is reeds bepaald in het geotechnisch onderzoek wat is uitgevoerd.

Voor het inmeten van de contouren van de fundering is een voorstel gedaan aan de opdrachtgever om deze in beeld te brengen zodat de nieuwe positie van de damwand hierop kan worden afgestemd. Vanuit het ontwerp kiezen voor een ander type grondkering zoals bijvoorbeeld een jetgroutwand. Pieters Bouwtechniek/ ABT: in kaart brengen bestaande balken Duidelijk communiceren over maximale vloerbelasting door ontwerpteam aan museum Architect: ruimte laten in vloeropbouw voor versterking. Zoveel mogelijk constructieve opnames doen Oude foto’s gebouw in bestek opnemen

4.12

Bestaande balklagen hebben niet voldoende draagkracht.

•

Doordat de bestaande balklagen niet voldoende kwaliteit hebben en/of te kleine afmetingen

•

De gewenste belasting kan niet worden aangebracht op de balklaag.

• •

4.13

Constructeur veelvuldig nodig tijdens uitvoering

•

Veel verschillen tussen BT op tekening en werkelijk Slechte demarcatie verantwoordelijkheden OG en ON Eerdere fundering in de grond is op dit moment niet bekend. Dit kunnen zijn funderingspalen en/of funderingsresten (balken of putten). Bij het aanbrengen van nieuwe fundering zou dit mogelijk een conflict kunnen geven.

•

Meerkosten

• • •

•

• •

Doordat bestaande constructies langere tijd bloot komen te staan bestaat de kans dat weersinvloeden de kwaliteit van de bestaande houtconstructies nadelig beïnvloeden. Door de aanwezigheid van kabels en leidingen in de ondergrond is het niet mogelijk om vrij te werken rondom het gebouw.

•

Als de palen en/of funderingsresten niet meer gebruikt worden zullen deze moeten worden weggehaald. Als de fundering nog gebruikt wordt, dan moet er een nieuwe fundering ontworpen worden. Dit heeft invloed op de planning en mogelijk de uiteindelijke constructie. De bestaande houtconstructies (balklagen en kapconstructies) hebben een slechte kwaliteit

•

Zorgen dat de bestaande houtconstructies niet (te lang) worden blootgesteld aan weer en wind. Dit kan door ze af te dekken of door ze tijdelijk te demonteren en op te slaan.

Damwanden kunnen niet worden aangebracht op de gewenste positie. Bij het aanbrengen van de damwanden bestaat de kans dat er

•

Damwanden aanbrengen binnen in het gebouw (voorgestelde bezuinigingsmaatregel)

• 4.14

Bestaande funderingsresten in de grond op plaatsen waar nieuwe fundering gepland is.

•

4.15

Waterschade aan bestaande houtconstructies tijdens de bouw

•

4.16

Aanwezigheid van bestaande kabels en leidingen en hoe daar mee om te gaan in

•

• •

-6-

•

Archiefonderzoek oude tekeningen Delen die vrij gegraven kunnen worden vrij graven voorafgaand aan de uitvoering. Voorboren als het aanbrengen van nieuwe palen betreft.

nr.

Incident

oorzaak

gevolg

relatie tot de bouwputbegrenzing 4.17

4.18

Te diepe stijghoogte van de diepere grondlagen waardoor er veel moet worden bemalen, of een onderwaterbetonvloer moet worden toegepast

• •

Instabiliteit van de bestaande gevels

•

Veel bemalen Mogelijk geen verticaal evenwicht van de bouwput.

•

•

Verzakken huidige fundering als gevolg van werkzaamheden of wijziging krachtsverdeling in de gevels.

•

beheersmaatregel(-en)

schade ontstaat aan de huidige kabels en leidingen in de grond.

•

Grotere inzet van de pompen waardoor er meer geloosd moet worden dan volgens de vergunning is aangevraagd. De diepte die gewenst is voor de bouwput kan niet worden gehaald. Waardoor er inderdaad mogelijk een onderwaterbetonvloer moet worden toegepast. Scheuren in metselwerk of in het uiterste geval instorten van de gevel

• •

• • • •

4.19

Bestaande paalfundering in de grond op plaatsen waar nieuwe constructies nodig zijn

•

De bestaande palen zijn eerder aangebracht voor de huidige functie van het gebouw. Bij het ontwerpen van nieuwe fundering / gebouwdelen was / is de huidige paalplaats niet bekend.

•

De nieuwe constructie moet herontworpen worden zodanig dat deze goed past op de bestaande palen, of dat er op een eenvoudige wijze nieuwe palen kunnen worden aangebracht.

•

• 4.20

4.21

Werkzaamheden herinrichting Nieuwezijds Voorburgwal raken de bouwwerkzaamheden van het museum Ongelijkmatige zettingen bestaand gebouw of gebouwen in de omgeving door bemaling

•

Geen afstemming met projectteam Nieuwezijds over werkzaamheden

• •

Meerkosten Vertraging

• • •

•

Door bemalingen bestaat de kans dat houten paalfunderingen bloot komen te liggen. In principe wordt alleen bemalen binnen de bouwput dus zou de grondwaterstand naast de bouwputten niet mogen dalen. Als grondwater wordt afgevoerd buiten de damwanden bestaat de kans dat de grond inklinkt/ zakt.

•

Schade aan houten palen als gevolg van door komen te liggen van de paalkoppen.

•

•

4.22

5 5.1

5.2

5.4

•

De gemetselde gevels zijn niet goed verankerd doordat ankers slecht zijn (gecorrodeerd)

•

Er ontstaan mogelijk gevaarlijke situaties, bijvoorbeeld gevel valt om.

• • •

Gemeente: opdracht geven tot onderzoek Derden: uitvoeren onderzoek aan de gevel/ houtkoppen Pieters Bouwtechniek: uitwerken herstelmaatregel

•

Ontwerp is onvoldoende gecontroleerd

• •

Energieverlies Schade aan museale stukken

• • •

Verwachtingen duurzaamheid wijken af tussen ‘partijen’

•

Te hoge ambities t.o.v. de monumentale mogelijkheden

•

Diverse vragen uit de politiek waarom er niet meer verduurzaamd gaat worden Geen volledig klimaat neutraal gebouw

•

Goede verdeling maken tussen primaire en secundaire ruimtes Voldoende aandacht geven in ontwerptraject Afstemmen verwachtingen qua kwaliteit t.a.v. primaire en secundaire ruimten Duurzaamheidsrapportage laten opstellen door installatieadviseur Second opinion laten uitvoeren op mogelijkheden verduurzaming Verduidelijking geven richting de politiek waarom het maximale in verduurzaming bij dit monument gehaald wordt Een goed PvE opstellen van beveiligingsniveau Second opinion op het beveiligingsconcept organiseren

Na opening blijkt het beveiligingsconcept niet goed te werken Discrepantie tussen TO en verwachtingen installateur in engineeringfase

Wijkstation van Liander blijkt niet goed inpasbaar

Positie bronnen WKOinstallaties in openbaar terrein niet inpasbaar

•

Onvoldoende vooronderzoek Geen juist PvE opgesteld

•

Inbraak en/of diefstal

• •

• •

Onduidelijke stukken Onvoldoende controle op ontwerpproces Contract is onduidelijk over wat de installateur kan verwachten Geen goede afstemming tussen OT, Liander en opdrachtgevers Bouwkundige en installatietechnische eisen blijken hoger te zijn dan het monument toelaat Slechte afstemming met projectteam Nieuwezijds Voorburgwal Huidige diverse andere grondwatergebruikers in de omgeving niet in kaart gebracht Archeologische vondsten op voorgestelde WKO locatie Kabels en leidingen en spoorlijnen lopen door WKO locatie

• •

Vertraging in engineeringfase Extra kosten voor installatieadviseur of engineering door installateur

• •

•

• • • •

6

•

• •

•

5.6

•

•

Aanwezige stalen verankeringen van metselwerk en stalen lateien hebben schade door corrosie of anderszins UITVOERING INSTALLATIETECHNISCH Installaties werken niet zoals ontworpen

• 5.5

Fundering inspecteren t.p.v. ingrepen. Krachtswerking in de gevels niet of beperkt wijzigen. Gevels eventueel tijdelijk stempelen/ stutten. Deze maatregel moet worden meegenomen in het stripplan. Vooraf controleren of er mogelijk al plaatsen zijn waar het risico groter is op instabiliteit. Dit kan door vooraf inzichtelijk te maken waar er mogelijk grote vervormingen in de gevel aanwezig zijn. Dit kan door lintvoegmetingen uit te voeren. Een voorstel hiervoor is ingediend bij de gemeente door Pieters Bouwtechniek. Ontwerp Voorafgaand aan de uitvoering de contouren en bestaande paalposities inmeten. Een voorstel voor inspecteren van de diverse gevelposities in inmiddels voorgelegd aan de gemeente. Dit is slechts een deel van de werkzaamheden. Zodra de uitvoering start, moet er zoveel mogelijk worden ingemeten. Uitvoering Zodra de fundering is blootgelegd nogmaals alle palen en/of fundering blootgraven en inmeten. Planning afstemmen met projectteam Nieuwezijds Afspraken over het bouwterrein en de stoep Afstemming met projectteam Nieuwezijds Controlemetingen van de peilbuizen in de omgeving. (Zijn reeds geplaatst) Bemalingsberekening uitvoeren en dit controleren in de uitvoeringsfase Zorgen voor een waterdichte damwand zodat er niet te veel water buiten de damwand in de bouwput loopt. Eventueel lekkages tussen damplanken aflassen / dichtlassen.

Controle op hoeveelheid water wat wordt afgevoerd.

•

•

5.3

De kabels en leidingen vooraf in beeld brengen en de bouwputbegrenzing op aanpassen of de kabels en leidingen omleggen. I.o.m. Inpijn kijken of proefbemaling nodig is. Over langere periode meten van de stijghoogte in de diepere grondlagen. Op deze wijze kan de juiste stijghoogte worden meegenomen in de ontwerpen van de bouwput(ten) en bemaling. (Er zijn inmiddels peilbuizen geplaatst om deze grondwaterstand te meten).

• •

• •

•

Goede review op installatie-ontwerp Gestandaardiseerde conventie afspreken/ opnemen in contracten voor zowel installateur als installatie-adviseur Clausule in bestek van installateur opnemen

Grotere aanpassingen aan monument dan geschat Moeizame afstemming over aanpassingen met M&A en

•

Integrale afstemming tussen OT, gemeente en Liander

WKO kan niet gemaakt worden WKO moet verplaatst worden

• • •

In een vroeg stadium een juiste WKO-adviseur contracteren Keuze voor 1 bron Integrale afstemming met project Nieuwezijds Voorburgwal

UITVOERING ALGEMEEN

-7-

nr.

6.1

Incident

oorzaak

gevolg

Aansturing nevenaannemers verloopt moeizaam

•

Het coördinatieplan van aannemer voor werkzaamheden van nevenaannemers ontbreekt of het belang ervan wordt onderschat Door mislukte deelaanbestedingen loopt de werkvoorbereiding en uitvoering uit fase Financiële situatie (oorzaak buiten gemeente)

• •

Openingsjaar wordt niet gehaald Juridische procedures tussen partijen

• •

Coördinatieovereenkomst tussen partijen laten tekenen Op tijd ingrijpen van PMB door samenhangende planning van aannemer te controleren

• •

Stagnatie uitvoering Kwaliteitsverlies (bij overname werkpakket door andere partij)

• •

Bankgarantie opnemen voor heraanbesteding Financiële toets op financiële bedrijfsvoering aannemer uitvoeren

• • • •

Extra kosten Tijd Discussie met aannemer Weinig tijd voor noodzakelijke wijzigingen Onvoldoende tijd om te anticiperen op veranderende omstandigheden Frictie tussen aannemer en OG Frictie tussen aannemer en gebruiker Frictiekosten

•

Onderzoek

• • •

Goede contractstukken opstellen door adviseurs. Controle inschrijfbegroting. Prestatiemeten

•

• • •

Selectie aannemer d.m.v. risicodossier en op o.a. EMVI-criteria, personeel, overlast. Procedures contract bewaken en bouwvergaderingen goed vastleggen tijdens uitvoering. Prestatiemeting uitvoeren i.s.m. aannemer Fasering uitvoering Extra archiefonderzoek

•

Maximaal vooroverleg en vooronderzoek

•

6.2

Aannemer (of onderaannemer) gaat failliet tijdens uitvoering

•

6.3

Onderschatting bestaand gebouw door OG

•

Te weinig vooronderzoek

6.4

Werkvoorbereiding aannemer onvoldoende

• •

Bezuiniging aannemer Onderschatting aannemer opgave

•

Aannemer heeft onvoldoende begrip voor specifieke eisen voor dit project (communicatie, achtervang, wijzigingen) Aannemer is te druk Te optimistische inschrijving aannemer

6.5

6.6

Kwaliteit van het team van de aannemer is onvoldoende

Onderschatting bestaand gebouw door aannemer

• •

• • • •

• •

6.8

Aanvullingen op omgevingsvergunning worden niet goedgekeurd Aannemer heeft te weinig oog voor complexiteit omgeving

• • •

Krachtenveld te complex Aannemer heeft te scherp ingeschreven Onderschatting gevoeligheid omgeving Project ligt onder een vergrootglas (zowel intern en extern gemeente) Geen goed bestek Voortschrijdend inzicht vanuit gebruiker

• • •

Overlast Slechte pers Juridische procedures/schadeclaim

• • •

Selectie aannemer d.m.v. risicodossier en op EMVI-criteria, overlast beoordelen. Klachtenprocedure opstellen Goed gekwalificeerde directievoerder aanstellen

•

Meerkosten en vertraging voor het gehele project

• • •

Directievoerder eerder laten aanhaken in TO Aanpassingen na oplevering Protocol m.b.t. wijzigingen

• • • •

Kennisdrain Planning in gevaar Imago Beperktere mogelijkheden tot projectsturing Beperktere mogelijkheden om wijzigingen aan te brengen Slechtere onderhandelingspositie OG tijdens proces Strakkere resultaatsverplichting OG Rechtspositie OG verslechtert Klagende gebruikers Onvrede over project (gebruikers, bestuurders) Slechte pers Mensen uiten hun verontwaardiging onmiddellijk op internet of zoeken de media op Toename ziekteverzuim, afname productiviteit Boze buurtbewoners Negatief imago AM Te weinig tijd voor besluitvorming over meerwerk Bij evt. audit kan projectteam “onzorgvuldigheid” worden verweten Stagnatie voortgang Verwachtingen gebruikers worden niet waargemaakt Onverwachte/ongewenste ontwerpwijzigingen worden per ongeluk door OG goedgekeurd

• •

Back up scenario aan hoofdcontractant vragen Goede dossiervorming afspraken

•

Procedures contract bewaken en bouwvergaderingen goed vastleggen tijdens uitvoering. Prestatiemeting uitvoeren i.s.m. aannemer Aandacht voor wijze borging EMVI in contract

Tekort op krediet Stagnatie en uitloop van de selectie aannemer Bezuinigingen en planaanpassingen Beperkte omvang van de post onvoorziene kosten

• •

•

Onvoldoende zaken in het ontwerptraject besproken

• • • •

6.9

6.10

6.11

Ingrijpende wijzigingen in bouwkundig/ installatietechnisch deel tijdens uitvoering Projectleider aannemer valt uit tijdens werkzaamheden

• •

•

Werkdruk (oorzaak buiten gemeente)

Aannemer maakt eigen spelregels gebaseerd op eigen visie

•

Kwalitatieve weging (EMVI) geeft ruimte voor eigen invulling Bestekken geven te veel ruimte voor eigen invulling

•

• •

6.12

Klachten vanuit de omgeving

• • • • •

6.13

6.14

Aannemer heeft geen begrip voor besluitvormingsproces en doorlooptijd bij opdrachtgever Documentbeheer aannemer is niet op orde

•

Omgeving vooraf niet goed meegenomen Omgeving wordt niet of slecht geïnformeerd bij bijzondere werkzaamheden Meldpunt klachten niet duidelijk voor omgeving Bron overlast is niet duidelijk Overlast is meer dan van tevoren ingeschat Projectbelang en -voortgang krijgt bij projectteam voorrang boven besluitvormingsprocedure

• • • • • • • • • • •

• • • •

Niet goed geregeld in bestek Bezuinigingen in aanbestedingsfase Complexiteit project Tijdsdruk

• •

• •

7 7.1

FINANCIEN Tekort op het bouwbudget

•

Te hoge inflatie t.o.v. uitgangspunt krediet

7.2

Tekort op de post onvoorzien

•

Post onvoorzien wordt niet gezien als post voor het opvangen van toekomstige, niet geringe risico’s Heel veel tegenvallers tijdens de uitvoering

•

•

Destructief onderzoek noodzakelijk Calamiteiten/storingen tijdens werkzaamheden Discussie met aannemer over werkwijze/kostenverdeling Stagnatie voortgang Vertraging Aanpassing plan

•

6.7

beheersmaatregel(-en)

•

• •

Vervallen risico’s

-8-

• •

• • • • • •

Goede klachtenprocedure opstellen tijdens ontwerp en uitvoering Huisregels voor de aannemer opstellen Toelichting plannen op intranet Hinderkalender opvragen Relatie opbouwen met omwonenden Communicatieve oriëntatie ambtenaren (open, eerlijke en kwetsbare houding)

• •

Goed gekwalificeerde directievoerder aanstellen Procedures contract bewaken en bouwvergaderingen goed vastleggen tijdens uitvoering.

•

Selectie aannemer d.m.v. risicodossier en op o.a. EMVI-criteria, personeel, overlast. Procedures contract bewaken en bouwvergaderingen goed vastleggen tijdens uitvoering. Prestatiemeting uitvoeren i.s.m. aannemer

• •

• • • •

Bezuinigingen en/ planaanpassingen Oplossing zoeken voor de excessieve verhoogde indexering en prijsstijgingen Aanvullende dekkingsbronnen Voldoende vooronderzoek Marges inbouwen in de post onvoorzien Gedetailleerde uitwerking van contractstukken

nr.

Incident

oorzaak

gevolg

7.3

Geen akkoord voor kredietaanvraag uitvoering

•

Alvorens kredietaanvraag valt het college College vindt de plannen niet goed

•

Project komt tot stilstand

• •

Draagvlak organiseren bij bestuurders Laten zien dat het project onder controle is en tot een succesvol plan gaat leiden

8 8.1

PROJECTORGANISATIE Geen gezamenlijke visie op het nieuwe museum

Ontbreken van bestuurlijke en politieke interesse Te veel vanuit eigen discipline acteren

• • •

Geen integraal plan Geen kwalitatief plan Budgetoverschrijding

Communicatie buiten ingerichte structuur Onvoldoende inzicht in/ afspraken over / onderlinge communicatie over belangenverschillen AM en PMB

• • •

Onduidelijkheid voor adviseurs Kostenstijging Onduidelijkheid verantwoordelijkheden Onrust in projectteam, m.n. vanuit opdrachtgevers richting adviseurs en aannemers Opdrachtgevers worden “speelbal” van adviseurs en aannemers. Onvrede en stribbelingen. Vertraging Uitblijven van of slechte besluitvorming

• • • • • • • • • • • • • • • •

Gelegenheid creëren om die visie te bespreken Goede projectorganisatie opstellen Escalatieniveaus instellen Gezamenlijke dwarskijksessie organiseren Per fase evalueren en bijstellen Feedbackgesprekken organiseren Goede projectorganisatie opstellen Escalatieniveaus instellen Samenwerkingsovereenkomst opstellen Voldoende bilateraal contact over dit onderwerp tussen AM en PMB (geledingen gesloten houden, belangenproblemen binnenskamers oplossen) Per fase evalueren en bijstellen Gezamenlijke dwarskijksessie organiseren Feedbackgesprekken organiseren Juiste mensen in de teams Feedbackgesprekken organiseren Faseproducten

• • •

8.2

Misverstanden tussen beide opdrachtgevers

• •

• •

8.3

Botsing in het ontwerpteam

•

Hoge ambitie t.o.v. budget en uitvoerbaarheid Beperkte ervaring/competenties bij ontwerpteam- of projectteamleden Adviseurs leveren onderling niet conform verwachtingen Coördinerend adviseur pakt zijn rol niet

• • •

•

Alleen buitenschil is in ontwerp inbraakwerend gemaakt

•

Kostbare museumstukken zijn niet goed beschermd tegen inbraak

• •

Goed beveiligingsplan opstellen Second opinion uit laten voeren op beveiligingsconcept

•

In de ontwerpfase is geen rekening gehouden met de exploitatiefase, en in gerealiseerde vorm blijkt meer onderhoudsgevoelig dan bedacht of aangenomen; Gebouw blijkt meer energie te vragen dan tevoren is berekend Vanuit binnen: meer watervoerende infrastructuur in het gebouw langs of door kwetsbare plekken Slechte uitwerking detaillering of bouwkwaliteit aannemer

• •

Slechter plan en museum Onvoldoende geld beschikbaar voor exploitatie en beheer

• • •

Museale gebruik laten doorrekenen in exploitatie Nadrukkelijk samenhang aanbrengen tussen keuzes die tijdens ontwerp- en bouwproces worden gemaakt en de consequenties van dat keuzeproces voor beheer en onderhoud gebouw MJOP opstellen voor het nieuwe museum vanaf ingebruikname

• • • •

Waterdichte vloeren onderbouw en kelder toepassen; Beperken kanaallengtes in ontwerp; Waterdetectie toepassen Controle op uitwerking detaillering en uitvoering

• • • 9 9.1

BEHEER EN EXPLOITATIE Inbraak en diefstal

9.2

Exploitatiebudget en MJOP niet toereikend

• 9.3

Lekkages in het gebouw

• •

5.

beheersmaatregel(-en)

•

Schade aan monumentale stukken en gebouw

Risicokaart - Inhoudelijke deelprojecten AM

nr.

incident

oorzaak

gevolg

beheersmaatregel(-en)

10

INHOUDELIJKE VISIE MUSEUM Invulling/ uitvoering visie is niet duidelijk of wijzigt tussentijds

•

•

Faseproducten kunnen niet worden vastgesteld of worden vertraagd vastgesteld Gebrek aan saamhorigheid Een vertraagd ontwerp

•

Strakke projectleiding op inhoud, planning, budget

Beperkingen in de inhoudelijke programmering en (facilitaire) functies op locatie Kalverstraat. Organisatie krijgt last met “juiste” bespeling van het museum (ze kunnen er niet mee uit de voeten). Noot: triggert kosten en vertraging in de exploitatie

•

Juiste afweging maken tussen de functies die worden gevraagd en de ingrepen aan het monument die nodig zijn om de visie te realiseren (visie bijstellen). Eventuele functies van het netwerkmuseum elders programmeren

•

Leegstandskosten

• •

Tijdelijke programmering tot aan start bouw Afdoende budget museum opnemen van budget onvoorzien

•

Extra huurkosten

• •

Tijdig op zoek gaan naar goede tijdelijke huisvesting en of definitieve huisvesting Afdoende budget museum opnemen van budget onvoorzien

• • • • • • •

Voldoende buffer opnemen (10 weken) Vaste startdatum leeghalen gebouw (28 februari 2022) Verantwoordelijkheden voor de verhuizing goed beleggen Plan van aanpak opstellen voor de verhuizing Gefaseerde verhuizing en uitvoering onderzoeken Op tijd starten met gereed maken Goede projectleiding

10.2

Beslissingen worden laat of niet genomen

• • Vervallen risico’s 10.1 Inhoudelijke visie is te ambitieus voor het bestaande gebouwencomplex

• •

Beperkingen door monument en budget Beperkingen door richtlijnen gemeentelijke diensten

• • •

11 11.7

TIJDELIJKE LOCATIES Leegstand in locatie kalverstraat

11.3

Verblijfsperiode tijdelijke huisvesting wordt overschreden Vervallen risico’s Leeghalen van het gebouw loopt uit

•

•

Impact in hoeveelheid werk en tijd wordt onderschat door AM

• •

Uitloop startdatum uitvoering Uitvoering/aannemer kan niet starten met claims tot gevolg

Tijdelijke locatie is niet op tijd beschikbaar

• • •

Hermitage niet op tijd aangepast Kantoorlocatie Willet niet gereed Kantoorlocatie en opslag OX niet gereed

• •

Gebouw niet op tijd leeg opgeleverd; Renovatie kan niet op tijd starten

11.1

11.2

•

Langere periode benodigd voor vergunning, bezwaarperiode en aanbesteding Verbouwing duurt langer dan gepland

-9-

•

nr.

incident

oorzaak

gevolg

beheersmaatregel(-en)

11.4

Schade aan collectie tijdens verhuizing

• •

•

Herstelwerkzaamheden en -kosten

• • •

Zorgvuldigheid betrachten Verzekering afsluiten Professionele verhuizers inzetten

11.5

Museum moet eerder dan gepland naar tijdelijke huisvesting

Kwaliteit van verhuizer Slechte communicatie naar verhuizer over waardevolle stukken Kost het museum tijd en geld Geen bezwaar op omgevingsvergunning waardoor ruimte ontstaat in de planning Snel doorlopen aanbestedingsprocedure Huurcontract wordt ontbonden of gaat niet door Er is te weinig geld voor tijdelijke programmering

•

Museum sluit (ver) voordat tijdelijke huisvesting beschikbaar is

• • • •

Vaste startdatum leeghalen gebouw (28 februari 2022) Permanent actualiseren van de planning Bufferperiode in de planning voor overgangsperiode; Contracten eerder afsluiten/ opzeggen dan nu aangenomen

•

Minder extra tijdelijke programmering Geen plek voor backoffice

•

Tijdig op zoek gaan naar goede tijdelijke huisvesting en of definitieve huisvesting Voldoende budget vrijmaken voor 1: huisvesting bestaande organisatie 2: extra tijdelijke programmering

Geen duidelijk plan van aanpak ten aanzien van de benadering van deze groepen; Geen communicatiemiddelen beschikbaar (renderings, plattegronden) Te weinig budget beschikbaar communicatie

•

Weerstand bij direct omwonenden en verminderd draagvlak. Negatieve publiciteit. Daardoor slecht imago wat effect heeft op merk, inkomsten en publiek.

•

• • • • •

• • •

11.6

Geen extra tijdelijke huisvesting beschikbaar voor 1: huisvesting bestaande organisatie 2: extra tijdelijke programmering PROGRAMMERING Stakeholders (buurt, beïnvloeders, beslissers) zijn niet voldoende op de hoogte van de plannen van het museum en/ of de procedures die daarbij doorlopen moeten worden

•

12.4

Gunfactor omgeving is laag

•

Betrokkenen worden onvoldoende betrokken en verbonden

12.5

Bezoekers voor gesloten deur tijdens renovatie

•

Relevante partijen (w.o. touroperators) zijn niet op de hoogte; Verwijzing naar alternatieven (media, billboards, op het gebouw) niet op orde

12 12.3

•

• • •

•

Vervallen risico’s 12.1 Tijdelijke of nieuwe tentoonstellingen zijn niet op tijd klaar 12.2 Tijdelijke tentoonstelling in Hermitage/ nieuwe tentoonstellingen Burgerweeshuis (2025) slaan niet aan 13 13.1

FONDSENWERVING Te weinig geld geworven voor inhoudelijke projecten

• • • •

• • • •

13.2

13.3

13.4

Toegezegde afspraken kunnen niet worden nagekomen door externe factoren

• •

Tegenprestaties kunnen onvoldoende en onvoldoende kwalitatief worden ingevuld

•

Het imago van een geldvertrekkende partij blijkt niet te passen bij het museum

•

• •

•

•

•

•

• • •

Meerjarige communicatie-aanpak en benadering gericht op betrekken en verbinden

•

•

Negatieve publiciteit Vermindering draagvlak Imagoschade Ontevreden bezoekers Negatieve publiciteit, schade voor imago Misgelopen inkomsten

Meerjarige communicatie-aanpak en benadering gericht op betrekken en verbinden On- en offline informatiepunten en heldere bewegwijzering naar alternatieve locaties

Tentoonstellingsproject niet goed gemanaged GROTIK niet goed doorlopen Sluit niet aan bij de wens van de bezoeker Onvoldoende marketing

• •

Imago gaat achteruit Inkomsten worden gemist

•

Goed projectmanagement inschakelen

• •

Imago museum gaat achteruit Inkomsten nemen af

• •

Borgen kwaliteit museale visie en inhoudelijke programmering Bekendheid en zichtbaarheid op peil houden met goede marketing

Overschatting van de opbrengst Weinig bereidheid vanuit partijen Te weinig inspanningen vanuit het museum Gewoven middelen moeten aan andere zaken (tijdelijke huisvesting) worden besteed Bouw vertraagt Externe calamiteiten

•

Tekort in de dekking voor het inhoudelijke deel van het project Er moeten bezuinigingen worden doorgevoerd in het inhoudelijk deel

• •

Professionele capital campaign organiseren Juiste expertise bij het vervolgtraject/ de uitvoering van de plannen halen Lening/garantie door AM bij een financiële instelling afsluiten Second opinion door AM op haalbaarheid capital campaign laten uitvoeren Gemeente draagt mogelijk extra bij in de vorm van een lening Contracten gedegen opstellen inclusief ontbindende voorwaarden. Duidelijke communicatie met stakeholders

De capaciteit van de gebouwonderdelen is te laag Ruimten niet goed voor de functies Expertise ontbreekt

•

Te snel tot overeenstemming/ contract gekomen Te weinig vooronderzoek gedaan

•

• • •

• • • • •

Gevolgschade op gesloten contract met financiers Reputatieschade Mogelijke terugtrekking van financiers Geldverstrekkende partijen zijn ontevreden Toegezegde financiering wordt niet gegeven Geldverstrekkers zoeken media op Mogelijke reputatieschade Mogelijke ontbinding van contract Mogelijk terugtrekking geldverstrekkende partij(en)

•

• • • • •

• •

• • • •

14 14.1

INRICHTING Voorzieningen van het casco+ sluiten niet aan op losse inrichting

•

Ontwikkeling integrale communicatie-aanpak naar interne en externe betrokkenen, beïnvloeders en beslissers: medewerkers, omwonenden, gemeenteraad, college, gemeentebestuur, pers, omwonenden, belangenorganisaties. Tijdige ontwikkeling van informatiedragers. En beschikbaarheid van kernelementen. Per fase begroting incl. prioriteiten maken

Het inrichtingsplan en de technische specificaties van het museum zijn niet op tijd gereed om in DO/TO meegenomen te worden

• • • •

14.2

Te beperkt budget voor de inrichting, of budget te laat beschikbaar

• •

Tegenvallende fondsenwerving Toezeggingen worden later uitgekeerd dan nodig

•

14.3

Kwaliteit van inrichting valt tegen

• • • •

Beperkt budget Niet goed nagedacht over de wensen Ontwerp sluit niet aan bij de wensen Wensen veranderen gedurende het proces.

•

• •

Tijdens of na de uitvoering van het Casco+ moet het ontwerp aangepast worden op het inrichtingsplan Meerwerk aannemer Vertraging “Geknoei” om toch het doel te bereiken Geen commitments aan kunnen gaan met de markt en zaken niet kunnen uitvoeren

• • •

Problemen in gebruik door te lage kwaliteit (inrichting gaat kapot, organisatie is veel tijd kwijt aan herstelwerkzaamheden Inhoudelijk programma kan niet uitgevoerd worden Organisatie is veel tijd kwijt aan gedoe en werkt niet aan inhoud

• •

- 10 -

•

• • •

•

Goed vinger aan de pols houden bij wat geldschieters willen en verwachten Goede communicatie tussen interne projectteamleden AM zodat verwachtingen en mogelijkheden bij iedereen bekend zijn Gedegen vooronderzoek van partijen waarmee het museum een relatie wil aangaan Zorgen voor voldoende alternatieve financieringsmogelijkheden Due diligence uitvoeren daar waar het vooronderzoek niet voldoende informatie geeft Duidelijke communicatie naar alle stakeholders Specifieke projectleider aanstellen Een gefaseerd en goed ontwerp maken Goede en realistische afspraken in de tijd maken t.a.v. informatieverstrekking vanuit Inrichting naar Casco+ Plan van aanpak opstellen voor de losse inrichting

Monitoren van opbrengsten capital campaign Vereenvoudiging in het ontwerp doorvoeren Garantstelling realiseren om (tijdelijk) dekkingsproblemen te voorkomen Specifieke projectleider(s) aanstellen Een goed PvE opstellen, door alle stakeholders laten vaststellen en actualiseren als daartoe aanleiding is (m.n. als zaken niet gerealiseerd kunnen worden) Een gefaseerd en goed ontwerp maken

nr.

15 15.1

incident

ORGANISATIE Onvoldoende beschikbaarheid specialisten voor coördinatie en realisatie

oorzaak

•

•

Inrichting is snel aan vervanging/ reparatie toe

•

• • •

HR nauw betrekken bij inrichting projectorganisatie Ontbrekende (externe) expertise en capaciteit tijdig signaleren Voldoende budget beschikbaar stellen voor inhuur

• • •

HR nauw betrekken bij inrichting projectorganisatie Ontbrekende (externe) expertise en capaciteit tijdig signaleren Voldoende budget beschikbaar stellen voor inhuur

• •

• •

Ziekteverzuim Last minute inhuur nodig

•

Er is onvoldoende budget voor inhuur specialisten Eigen medewerkers kunnen niet voldoende worden vrijgespeeld voor nieuwbouwproject Werkdruk is te hoog Te weinig medewerkers Kwaliteiten medewerkers sluiten niet aan bij behoefte nieuwe museum Werkdruk te hoog

• • • •

HR nauw betrekken bij inrichting projectorganisatie Ontbrekende (externe) expertise en capaciteit tijdig signaleren Voldoende budget beschikbaar stellen voor inhuur Eigen personeel opleiden/omscholen

• • •

Beperkt beschikbare budget Beperkte interne capaciteit. Beperkte interne expertise.

• •

• • •

Voldoende financiële middelen beschikbaar maken. Scope en omvang bijstellen. Capaciteit en expertise inhuren.

• • • •

Niet op tijd gestart met de bouw Uitvoering loopt uit Bezwaren op omgevingsvergunning Gemeentelijke diensten brengen negatieve adviezen uit Het uitvoeringskrediet wordt te laat vastgesteld

Reputatieschade. Negatief effect op draagvlak relaties en stakeholders en leveranciers. Pers en media negatief. Opening van locatie Kalverstraat vindt later plaats dan planning Enorme reputatie schade voor Amsterdam Museum als belangrijke speler in viering verjaardag Amsterdam. Verregaande derving inkomsten voor Amsterdam Museum. Voorinvesteringen al gedaan. Er zijn kinderziektes tijdens de feestelijke opening Programma van de tentoonstellingen is niet klaar voor de grote dag Onderdelen van het gebouw functioneren niet goed Reputatieschade voor het museum. Hogere kosten door extra inzet personeel.

•

Permanente sturing op de overall planning van Casco+ en inhoudelijke deelprojecten Specifieke projectleider(s) aanstellen

• •

15.2

Onvoldoende bezetting

• •

15.3

Nieuwe organisatie sluit niet aan bij het nieuwe museum

16 16.1

OPENING Grootschalige openingsactiviteiten kwalitatief niet representatief. Openingsmoment wordt niet gehaald

16.2

• • •

•

16.3

Weinig tijd tussen de publieke opening en de feestelijke opening

beheersmaatregel(-en)

Wensen, eisen en ontwerp zijn niet goed doordacht Eindresultaat voldoet onvoldoende, waardoor museale visie niet voldoende tot uiting komt Onderdelen van ontwerp sluiten niet goed op elkaar aan waardoor erg veel personeel nodig is Ziekteverzuim Inhuur

•

Noodzaak van specifieke adviezen wordt niet ingezien Er is onvoldoende budget beschikbaar voor inhuur specialisten

gevolg

•

Latere oplevering van het gebouw

• • •

• • • • • • •

- 11 -

•

• • • •

Voldoende buffer inruimen in de planning Een proefdraaiperiode instellen Permanente sturing op de overall planning van Casco+ en inhoudelijke deelprojecten Specifieke projectleider(s) aanstellen