04 Onderzoeksrapport Opvolging aanbevelingen Rekenkamer Amsterdam

In Amsterdam wordt vrijwel elk Wob-verzoek nu met vier weken verdaagt, maar in de toekomst kan dit alleen als de omvang of de gecompliceerdheid van het verzoek dat rechtvaardigt. Dit betekent dat er een vorm van een vroegtijdige toetsing moet komen. Maar het college kan de besluitvorming ook versnellen door meer actief openbaar

83

Rekenkamer Amsterdam - Onderzoeksrapport - Opvolging aanbevelingen Rekenkamer Amsterdam

te maken. Dit kan Wob-verzoeken voorkomen en ook het zoekproces naar documenten versnellen. Rapportage aan gemeenteraad over afdoening in raadsinformatiebrief, d.d. 24 oktober 2024 (link) Bevinding: Raadsleden zijn geïnformeerd over de status van deze aanbeveling via de jaarlijkse rapportage in het Jaarverslag 2023. Het college geeft aan dat de aanbeveling is afgedaan op 31 december 2023.106 In deze rapportage is niet verwezen naar de raadsinformatiebrief, d.d. 24 oktober 2024. Deze raadsinformatiebrief bevat informatie over de (voorgenomen) opvolging van de aanbeveling. Raadsinformatiebrief De doelstelling om (reeds) eind 2023 100% van de in de Woo genoemde categorieën actief openbaar te maken is behaald. De wetsartikelen rondom actieve openbaarheid zijn nog niet in werking getreden. Per 1 november 2024 moeten de eerste vier categorieën actief openbaar worden gemaakt. Over de overige categorieën en de inspanningsverplichting is nog niks bekend. Maar we doen dit dus wel al. Ook wordt steeds meer informatie actief openbaar gemaakt buiten de verplichte categorieën om, waarmee we steeds beter aan de wettelijke inspanningsverplichting voldoen om zoveel mogelijk meer informatie uit eigen beweging openbaar te maken. De andere doelstelling is om eind 2023 80% van de Woo-verzoeken binnen de termijn af te handelen. In maart 2024 is de 80% gehaald.

Rekenkameroordeel over de mate van de navolgbaarheid van de opvolging van de aanbeveling Oordeel: Gedeeltelijk navolgbaar opgevolgd Onderbouwing van het oordeel: Uit de raadsinformatiebrief blijkt dat de doelstelling is behaald om eind 2023 100% van de in de Woo genoemde categorieën actief openbaar te maken. Ook blijkt uit de raadsinformatiebrief dat steeds meer informatie actief openbaar wordt gemaakt buiten de verplichte categorieën om, en dat in maart 2024 de doelstelling is gehaald om 80% van de Woo-verzoeken binnen de termijn af te handelen. Onduidelijk is of het college van plan is om op termijn alle Woo-verzoeken (100%) af te gaan handelen binnen de wettelijke termijn. De raadsinformatiebrief bevat geen uitspraak over wat het college verstaat onder 'zo spoedig mogelijk' afhandelen. Informatie FullyInControl Oordeel: Het FIC-systeem bevat geen andere informatie ten opzichte van de raadsinformatiebrief van 24 oktober 2024. Onderdeel omschrijving Verwacht wordt dat eind 2023 alle verplichte categorieën actief openbaar zijn. De andere doelstelling is om eind 2023 80% van de Woo-verzoeken binnen de termijn af te handelen. Onderdeel documenten

84

Rekenkamer Amsterdam - Onderzoeksrapport - Opvolging aanbevelingen Rekenkamer Amsterdam

Geen documenten toegevoegd in het FIC-systeem. Onderdeel informatie links Raadsinformatiebrief: Voortgang aanbevelingen I-domein: openbaarheid, 24 oktober 2024 Onderdeel resultaat/uitkomst Verwacht wordt dat eind 2023 alle verplichte categorieën actief openbaar zijn. De andere doelstelling is om eind 2023 80% van de Woo-verzoeken binnen de termijn af te handelen. Aanvullende informatie ambtelijke organisatie107 Plan van het college om op termijn alle Woo-verzoeken (100%) af te handelen binnen de wettelijke termijn: in de raadsbrief Compliancy van 12 september 2023 staat de visie van het college op 100% compliance beschreven. Wat het college verstaat onder 'zo spoedig mogelijk' afhandelen: In de verschillende raadsbrieven staan ambities en initiatieven beschreven voor afhandelen binnen de wettelijke termijn. Het college vindt dus zo spoedig mogelijk: afhandelen binnen de wettelijke termijn.

85

Rekenkamer Amsterdam - Onderzoeksrapport - Opvolging aanbevelingen Rekenkamer Amsterdam

Aanbeveling 3: Verbeter het werkproces (ID12)

Beschrijving aanbeveling (bron: Openbaar maken van overheidsinformatie in Amsterdam, 2022, pp. 29, 30) Hoewel in de afgelopen jaren al stappen zijn gezet, zijn er nog de nodige verbeteringen in het werkproces door te voeren. Zowel de procedures en werkinstructies, de opslag van informatie in documentmanagementsystemen, als de (technische) mogelijkheden om informatie te zoeken en openbaar te maken, vergen aandacht. De uitvoering van het classificatiebeleid moet nog beginnen. Achterliggende bevindingen      

Er zijn meerdere werkinstructies voor het afhandelen van Wob-verzoeken. Ze zijn nog niet geïntegreerd en er is nog niet voor alle relevante aspecten aandacht. Er zijn nog geen centrale instructies voor actieve openbaarmaking. Het classificatiebeleid wordt nog niet in de praktijk toegepast. Dat is ondoelmatig, omdat documenten afzonderlijk moeten worden opgezocht en beoordeeld. Door de invoering van de Woo moeten er veranderingen worden aangebracht in de procedures en werkinstructies. Het lakken van documenten gebeurt nu nog met de hand. Gegeven de grote hoeveelheden documenten is dat ondoelmatig. Er zijn 49 documentatiemanagementsystemen, waardoor het opzoeken van informatie her en der moet worden verzameld.

Stel de achterliggende oorzaken vast Er is in de afgelopen jaren gaandeweg een probleemanalyse gemaakt van de te overwinnen problemen om te kunnen voldoen aan de collegedoelstelling en wettelijke doelstellingen voor het openbaar maken van overheidsinformatie. De achterliggende oorzaken zijn echter nog onvoldoende in beeld. Voer het classificatiebeleid uit Het is in Zweden verplicht om documenten direct te registreren in de daartoe bestemde dossiers en daarbij te markeren in hoeverre sprake is van een geheimhoudingsgrond. Ook het ministerie van BZK vermeldt op documenten of er uitzonderingsgronden van toepassing zijn. Deze werkwijze bespoedigt het openbaarmakingsproces aanzienlijk, omdat bij de afwikkeling van informatieverzoeken nog slechts in het documentmanagementsysteem gezocht hoeft te worden en er ook al een eerste indicatie is of op het document een uitzonderingsgrond van toepassing is. Een verplichting voor ambtenaren om documenten te registreren en markeren kan Amsterdam, net als andere Nederlandse lokale overheden, invoeren en onderdeel maken van het gemeentelijke classificatiebeleid. Integreer de procedures en maak ze volledig In de afgelopen jaren zijn werkinstructies opgesteld en is een centrale procesbeschrijving geschreven voor de afhandeling van Wob-verzoeken. Nog steeds moeten ambtenaren diverse instructies raadplegen voor de afhandeling.

Integratie van procedures en instructies is wenselijk. Bovendien moet er een centrale procedure worden vastgesteld voor actieve openbaarmaking. Per 1 mei 2022 wordt de Woo van kracht en moeten procedures en werkwijzen worden aangepast aan de nieuwe wet. Ook de dan nog lopende

86

Rekenkamer Amsterdam - Onderzoeksrapport - Opvolging aanbevelingen Rekenkamer Amsterdam

'oude' Wob-verzoeken moeten vanaf 1 mei 2022 worden afgehandeld volgens de regels van de Woo. Het zal nodig zijn om ambtenaren hiervoor eenmalig bij te scholen. Onderzoek en pas hulpmiddelen aan Kijk, ook aan de hand van de praktijk van Miami, hoe bespaard kan worden op het zoeken naar documenten en het onleesbaar maken daarvan. Niet alleen naar de techniek, maar ook of het echt noodzakelijk is om teksten onleesbaar te maken. Het is dringend gewenst dat er gesnoeid wordt in de 49 documentmanagementsystemen. Sneller vinden van documenten gaat alleen lukken als er meer overzicht komt en er minder systemen moeten worden doorzocht. Rapportage aan gemeenteraad over afdoening in raadsinformatiebrief, d.d. 24 oktober 2024 (link) Bevinding: Raadsleden zijn geïnformeerd over de status van deze aanbeveling via de jaarlijkse rapportage in het Jaarverslag 2023. Het college geeft aan dat de aanbeveling is afgedaan op 31 december 2023.108 In deze rapportage is niet verwezen naar de raadsinformatiebrief, d.d. 24 oktober 2024. Deze raadsinformatiebrief bevat informatie over de opvolging van de aanbeveling. Raadsinformatiebrief Het werkproces met betrekking tot Woo-verzoeken is herzien en wordt op dit moment uitgevoerd. Al lerende zullen er nog aanpassingen gemaakt worden om daar waar het kan extra te versnellen.

Wanneer de informatiehuishouding beter op orde komt, zal dit ook een positief effect hebben op de toegankelijkheid van de informatie en daarmee op de snelheid van het proces. Rekenkameroordeel over de mate van de navolgbaarheid van de opvolging van de aanbeveling Oordeel: Gedeeltelijk navolgbaar opgevolgd Onderbouwing van het oordeel: Uit de raadsinformatiebrief blijkt dat het werkproces met betrekking tot Woo-verzoeken is herzien en wordt uitgevoerd en dat de hoop wordt uitgesproken dat de informatiehuishouding op orde komt. De raadsinformatiebrief bevat geen informatie waaruit blijkt dat: 



   

de achterliggende oorzaken voor het niet voldoen aan de collegedoelstellingen en wettelijke doelstellingen voor het openbaar maken van overheidsinformatie in beeld zijn gebracht; het gemeentelijk classificatiebeleid is uitgevoerd en of ambtenaren documenten moeten registreren en de uitzonderingsgrond op de openbaarheid moeten vermelden; er één centrale procedure is vastgesteld om Woo-verzoeken af te handelen, er één centrale procedure is vastgesteld voor actieve openbaarmaking; hulpmiddelen voor het zoeken naar informatie en het onleesbaar maken van informatie zijn aangepast. het aantal documentmanagementsystemen (49) is verminderd of zal worden verminderd.

87

Rekenkamer Amsterdam - Onderzoeksrapport - Opvolging aanbevelingen Rekenkamer Amsterdam

Informatie FullyInControl Oordeel: Het FIC-systeem bevat geen andere informatie ten opzichte van de raadsinformatiebrief van 24 oktober 2024. Onderdeel omschrijving Het werkproces met betrekking tot Woo-verzoeken is herzien en wordt op dit moment uitgevoerd. Al lerende zullen er nog aanpassingen gemaakt worden om daar waar het kan extra te versnellen. Wanneer de informatiehuishouding beter op orde komt, zal dit ook een positief effect hebben op de toegankelijkheid van de informatie en daarmee op de snelheid van het proces. We streven naar 80 % eind 2023. Onderdeel documenten Geen documenten toegevoegd in het FIC-systeem. Onderdeel informatie links Raadsinformatiebrief: Voortgang aanbevelingen I-domein: openbaarheid, 24 oktober 2024 Onderdeel resultaat/uitkomst Het werkproces met betrekking tot Woo-verzoeken is herzien en wordt op dit moment uitgevoerd. Al lerende zullen er nog aanpassingen gemaakt worden om daar waar het kan extra te versnellen. Wanneer de informatiehuishouding beter op orde komt, zal dit ook een positief effect hebben op de toegankelijkheid van de informatie en daarmee op de snelheid van het proces. We streven naar 80 % eind 2023. Aanvullende informatie ambtelijke organisatie109 Achterliggende oorzaken voor het niet voldoen aan de collegedoelstellingen en wettelijke doelstellingen voor het openbaar maken van overheidsinformatie zijn in beeld gebracht.

Onder meer in de raadsbrief van 6 mei 2022 over complexiteit van afhandelen verzoeken is hierop ingegaan. Dat geldt ook voor de raadsbrief van 15 mei 2023 met de onderdelen van het programma. De basis daarvan is een analyse en review van twee externe partijen. Hun rapporten zijn niet als zodanig met de raad gedeeld en de aanpak is daarop gebaseerd. Het gemeentelijk classificatiebeleid is uitgevoerd en ambtenaren moeten documenten registreren en de uitzonderingsgrond op de openbaarheid vermelden. In 2020 heeft het college het beleid classificatie van informatieobjecten vastgesteld. Dit beleid ziet op het bij de bron classificeren van documenten. De classificatie is onder andere geïmplementeerd in het bestuurlijk besluitvormingssysteem. Hier wordt in het rekenkamerrapport zelf ook naar verwezen. Eén centrale procedure om Woo-verzoeken af te handelen: Ten eerste is in bijvoorbeeld de raadsbrief van 3 februari 2021 aangegeven dat er één Wob-proces is opgesteld, dat voor de gehele organisatie geldt. Hiermee verbeteren we de kwaliteit van de afhandeling. Ook hebben we een centrale registratie ingevoerd van de binnengekomen Wob-verzoeken, zodat we de tijdigheid van de afhandeling kunnen monitoren. Ten tweede is het proces van het afhandelen van Woo-verzoeken geoptimaliseerd door te werken met vaste afhandelteams voor directies met veel en/of complexe verzoeken.

In 2023 is een nieuw registratiesysteem met dashboard in gebruik genomen. Dit dashboard stelt de afhandelteams in staat directer te sturen op de afhandeling. Ten derde is de snelheid en kwaliteit van het afhandelproces verbeterd door aanpassingen in het proces:

88

Rekenkamer Amsterdam - Onderzoeksrapport - Opvolging aanbevelingen Rekenkamer Amsterdam

de bestuurlijke besluitvorming is aangepast en versneld, er is aandacht geweest voor het ontwikkelen van zoekcompetenties en het contact met verzoekers is geïntensiveerd. Eén centrale procedure voor actieve openbaarmaking: ambtelijk is deze procedure vastgesteld. Dit staat deels beschreven in de raadsbrief van 6 februari 2024. Hulpmiddelen voor het zoeken naar informatie en het onleesbaar maken van informatie: In de raadsbrief van 6 mei 2022 is aangegeven dat de afgelopen tijd stappen zijn gezet om het afhandelen van Wob-verzoeken te verbeteren, door te standaardiseren, te innoveren en hulpmiddelen beschikbaar te stellen voor de organisatie. In de brief van 6 februari 2024 is aangegeven dat ook gewerkt is aan technische ondersteuning door de inzet van E-discovery en aan nieuwe methoden van archivering, bijvoorbeeld voor e-mailarchivering. Daarnaast is veel ambtelijk georganiseerd, maar niet gerapporteerd aan de raad, waaronder het Woo-afhandelingsysteem dat kan ontdubbelen en anonimiseren. Vermindering van het aantal documentmanagementsystemen (49): In de eerder genoemde raadstukken over de bestuursopdracht I-domein en de opvolging daarvan is bij het onderdeel generieke voorzieningen daarover gerapporteerd. Verder wordt dit ambtelijk opgepakt en niet alles gaat naar de gemeenteraad.

89

Rekenkamer Amsterdam - Onderzoeksrapport - Opvolging aanbevelingen Rekenkamer Amsterdam

Aanbeveling 4: Verbeter centrale sturing (ID13)

Beschrijving aanbeveling (bron: Openbaar maken van overheidsinformatie in Amsterdam, 2022, pp. 30, 31) Zorg voor een centrale registratie van Wob-verzoeken met actuele en volledige informatie, die een goede basis kan vormen voor centrale sturing. Achterliggende bevindingen 





 

Ondanks vele verbeteringen is er in december 2021 nog geen centraal registratiesysteem met actuele en volledige informatie over de afhandeling van Wobverzoeken. Ook is er geen centraal datasysteem waarmee alle directies en stadsdelen werken en waarin dossiervorming plaatsvindt. Alle directies werken ook in oktober 2021 nog met hun eigen systeem, waarin ze lopende Wob-verzoeken afhandelen. Het college laat (nog) niet registreren of een Wob-verzoek volledig of deels is ingewilligd, geheel is afgewezen of buiten behandeling is gesteld of dat er sprake was van misbruik van recht door de Wob-verzoeker. Ook wordt niet vastgelegd aan welk bestuursorgaan het Wob-verzoek is gericht. Er ontbreekt centrale informatie over de ingediende bezwaren en de afhandeling van bezwaren, (hoger) beroepen en klachten. De wijze waarop verantwoordelijkheden zijn belegd, roepen vragen op over centrale sturing. Portefeuillehouders spreken de directeuren aan op de tijdigheid van het afhandelen van Wob-verzoeken. De CIO en de informatiecommissaris zien hun rol als de tweede lijn binnen het 'three lines of defencemodel', waarbij zij een 'control' functie vervullen. Daarnaast heeft de CIO door middel van argumenten draagvlak gecreëerd voor de door te voeren verbeteringen. Volgens het bevoegd-hedenbesluit zijn de directeuren verantwoordelijk en niet CIO-office.

Maak centrale registratie compleet In verschillende stappen is de afgelopen jaren toegewerkt naar een centrale registratie. Die kan pas echt centraal worden genoemd als alle directies en stadsdelen werken in hetzelfde systeem en zij er ook direct toegang tot hebben. Pas dan is het mogelijk door middel van 'een druk op de knop' centraal actuele en volledige informatie uit het systeem te genereren. De nog bestaande registratiesystemen op directieniveau worden dan overbodig. Noodzakelijk informatie over de (juridische) afhandeling van Wob-verzoeken moet nog aan het informatiesysteem worden toegevoegd. Ook kan het informatiesysteem worden aangevuld met informatie over aan welk bestuursorgaan het Wob-verzoek is gericht, de gedeeltelijke inwilliging of afwijzing van verzoeken, de buiten behandelingstelling daarvan en het eventuele misbruik van recht door een Wob-verzoeker. Schep duidelijkheid over de verantwoordelijkheden Ondanks dat alle bevoegdheden zijn geregeld, worden deze bevoegdheden in de praktijk als onduidelijk ervaren. Dat belemmert het tijdig nemen van Wob-besluiten, het nemen van een beslissing op bezwaar of het uit eigen beweging openbaar maken van informatie. Het college zal de bestaande onduidelijkheden over de bevoegdhedenverdeling moeten oplossen, waarbij het de afweging moet maken of de Amsterdamse bevoegdheidsregeling aanpassing behoeft.

Openbaarheid kan directie- en stadsdeel-overstijgend zijn, terwijl de Amsterdamse bevoegdhedenregeling uitgaat van een grote verantwoordelijkheid van individuele directeuren en stadsdeelbestuurders.

90

Rekenkamer Amsterdam - Onderzoeksrapport - Opvolging aanbevelingen Rekenkamer Amsterdam

Rapportage aan gemeenteraad over afdoening in raadsinformatiebrief, d.d. 24 oktober 2024 (link) Bevinding: Raadsleden zijn geïnformeerd over de status van deze aanbeveling via de jaarlijkse rapportage in het Jaarverslag 2023. Het college geeft aan dat de aanbeveling is afgedaan op 31 december 2023.110 In deze rapportage is niet verwezen naar de raadsinformatiebrief, d.d. 24 oktober 2024. Deze raadsinformatiebrief bevat informatie over de opvolging van de aanbeveling. Raadsinformatiebrief Het programma organiseert de centrale sturing op ambtelijk- en bestuurlijk niveau. Daarboven is elke portefeuillehouder verantwoordelijk. Eind oktober 2023 is het WooDashboard in gebruik genomen door een brede groep medewerkers die betrokken zijn bij het afhandelen van Woo-verzoeken. Daarmee kan iedereen zijn Woo-positie op elk moment raadplegen en wordt duidelijk welke verzoeken buiten de termijn dreigen te lopen, daar kan dan extra op afhandeling worden gestuurd. Maandelijks ontvangen alle bestuurders en het GMT een rapportage over de lopende Woo-verzoeken en kunnen daarmee binnen hun portefeuille op afhandeling sturen.

Rekenkameroordeel over de mate van de navolgbaarheid van de opvolging van de aanbeveling Oordeel: Gedeeltelijk navolgbaar opgevolgd Onderbouwing van het oordeel: Uit de raadsinformatiebrief blijkt dat er eind oktober 2023 een dashboard in gebruik is genomen dat informatie bevat over (de afhandeling van) het Woo-verzoek. De raadsinformatiebrief maakt niet duidelijk of alle Woo-verzoeken centraal (en niet langer per directie afzonderlijk) worden geregistreerd, of dat het dashboard informatie put uit verschillende registraties. Daarnaast maakt de raadsinformatiebrief niet duidelijk of ook meta-informatie per Woo-verzoek wordt geregistreerd. Voorbeelden van meta-informatie zijn het bestuursorgaan waaraan het Woo-verzoek is gericht, de gedeeltelijke inwilliging of afwijzing van verzoeken, de buiten behandelingstelling daarvan en het eventuele misbruik van recht door een Woo-verzoeker. Uit de raadsinformatiebrief blijkt dat het programma de centrale sturing op ambtelijk en bestuurlijk niveau organiseert en dat elke portefeuillehouder verantwoordelijk is. Dit biedt geen informatie of de ervaren onduidelijkheid in de bevoegdhedenverdeling is opgelost. Informatie FullyInControl Oordeel: Het FIC-systeem bevat geen andere informatie ten opzichte van de raadsinformatiebrief van 24 oktober 2024.

Onderdeel omschrijving Opgepakt via Woo-dashboard en maandelijkse rapportage aan bestuurders en GMT. Onderdeel documenten Geen documenten toegevoegd in het FIC-systeem. Onderdeel informatie links Raadsinformatiebrief: Voortgang aanbevelingen I-domein: openbaarheid, 24 oktober 2024

91

Rekenkamer Amsterdam - Onderzoeksrapport - Opvolging aanbevelingen Rekenkamer Amsterdam

Onderdeel resultaat/uitkomst Opgepakt via Woo-dashboard en maandelijkse rapportage aan bestuurders en GMT. Aanvullende informatie ambtelijke organisatie111 Woo-verzoeken worden centraal (en niet langer per directie afzonderlijk) geregistreerd, of het dashboard haalt informatie uit verschillende registraties: In de raadsbrief van februari 2024 staat dat in 2023 een nieuw registratiesysteem met dashboard in gebruik is genomen. Daarmee is bedoeld dat er één registratie is. Registratie van metadata per Woo-verzoek: De metadata die per Woo-verzoek worden geregistreerd (ID, behandelaar, onderwerp, cluster, directie, stadium, dagen tot deadline, dagen binnenkomst) zijn niet met de raad gedeeld. Oplossing onduidelijkheid in de bevoegdhedenverdeling: De resultaten spreken voor zich. Dit is echter wel een onderwerp dat blijvend aandacht nodig heeft.

92

Rekenkamer Amsterdam - Onderzoeksrapport - Opvolging aanbevelingen Rekenkamer Amsterdam

Aanbeveling 5: Informeer de raad ook over resultaten (ID14)

Beschrijving aanbeveling (bron: Openbaar maken van overheidsinformatie in Amsterdam, 2022, pp. 31, 32) Informeer de gemeenteraad over de beleidsrealisatie, het actief openbaar maken van informatie en het afhandelen van de Wob- en later de Woo-verzoeken. Achterliggende bevindingen  



Het college heeft de gemeenteraad via raadsbrieven - en in beperkte mate via P&Cproducten - in grote lijnen geïnformeerd over de afhandeling van Wob-verzoeken. Zo is de raad geïnformeerd over het voorgenomen beleid, de ingezette veranderingen en over de ontwikkeling in het percentage van de Wob-verzoeken dat binnen de wettelijke termijn is afgehandeld (van 22% in januari 2021 naar 38% in augustus 2021). Het college heeft de gemeenteraad duidelijk gemaakt dat er achterstanden zijn in de afhandeling van Wob-verzoeken, maar niet hoe groot die zijn.

De gemeenteraad heeft in de afgelopen jaren geprobeerd door middel van moties en initiatiefvoorstellen de openbaarheid te vergroten. Het college heeft de gemeenteraad in grote lijnen geïnformeerd over het beleid en de manier waarop dat wordt uitgevoerd. Desondanks weet de gemeenteraad weinig tot niets over het concrete aantal ingediende en afgehandelde Wob-verzoeken, over de termijnen waarbinnen Wob-verzoeken zijn afgehandeld, over het aantal afgewezen verzoeken en over de wijze waarop documenten beschikbaar zijn gesteld. Raadsleden kunnen de gepubliceerde Wob-besluiten op de website raadplegen, maar dit biedt geen overzicht. De raad mist nu informatie om het college te controleren. Het college is volgens de Woo verplicht om een openbaarheidsparagraaf op te nemen in de begroting, waarin het ingaat op de beleidsvoornemens inzake de uitvoering van de Woo. In de jaarrekening moet het college op grond van de Woo verslag doen van de uitvoering van de Woo in relatie tot de beleidsvoornemens. Rapportage aan gemeenteraad over afdoening in raadsinformatiebrief, d.d. 24 oktober 2024 (link) Bevinding: Raadsleden zijn geïnformeerd over de status van deze aanbeveling via de jaarlijkse rapportage in het Jaarverslag 2023. Het college geeft aan dat de aanbeveling is afgedaan op 31 december 2023.112 In deze rapportage is niet verwezen naar de raadsinformatiebrief, d.d. 24 oktober 2024.

Deze raadsinformatiebrief bevat informatie over de opvolging van de aanbeveling. Raadsinformatiebrief De gemeenteraad wordt regelmatig over de voortgang geïnformeerd middels een raadsinformatiebrief. Op 10 oktober 2023 is de gemeenteraad in een technische sessie geïnformeerd over de uitvoering van de Woo. Rekenkameroordeel over de mate van de navolgbaarheid van de opvolging van de aanbeveling Oordeel: Gedeeltelijk navolgbaar opgevolgd Onderbouwing van het oordeel: In de raadsinformatiebrief stelt het college dat de gemeenteraad regelmatig over de voortgang is geïnformeerd met een raadsinformatiebrief. Op 10 oktober 2023 zou de

93

Rekenkamer Amsterdam - Onderzoeksrapport - Opvolging aanbevelingen Rekenkamer Amsterdam

gemeenteraad in een technische sessie geïnformeerd zijn over de uitvoering van de Woo. Het college maakt echter niet duidelijk of de gemeenteraad is geïnformeerd over de beleidsrealisatie, het actief openbaar maken van informatie en het afhandelen van de Wob- en Woo-verzoeken. Voor raadsleden is dit niet eenvoudig na te gaan, omdat de raadsinformatiebrief geen verwijzingen bevat naar de eerdere raadsbrieven. Daarnaast bevat de raadsinformatiebrief geen informatie over of de begroting een openbaarheidsparagraaf bevat en of het college in de jaarrekening verslag doet van de uitvoering van de Woo in relatie tot de beleidsvoornemens. Informatie FullyInControl Oordeel: Het FIC-systeem bevat geen andere informatie ten opzichte van de raadsinformatiebrief van 24 oktober 2024. Onderdeel omschrijving De gemeenteraad wordt regelmatig over de voortgang geïnformeerd middels een raadsbrief. Op 10 oktober 2023 is de gemeenteraad in een technische sessie geïnformeerd over de uitvoering van de Woo. Onderdeel documenten Geen documenten toegevoegd in het FIC-systeem. Onderdeel informatie links Raadsinformatiebrief: Voortgang aanbevelingen I-domein: openbaarheid, 24 oktober 2024 Onderdeel resultaat/uitkomst De gemeenteraad wordt regelmatig over de voortgang geïnformeerd middels een raadsbrief.

Op 10 oktober 2023 is de gemeenteraad in een technische sessie geïnformeerd over de uitvoering van de Woo. Aanvullende informatie ambtelijke organisatie113 Is de gemeenteraad geïnformeerd over de beleidsrealisatie, het actief openbaar maken van informatie en het afhandelen van de Wob- en Woo-verzoeken? Voor raadsleden is dit niet eenvoudig na te gaan, omdat de raadsinformatiebrief geen verwijzingen bevat naar de eerdere raadsbrieven. Het klopt dat de laatste brief geen verwijzing bevat, echter in de andere raadsbrieven wordt vaak wel terugverwezen naar de vorige raadsbrief. Verder kunnen de verschillende brieven ook in het raadsinformatiesysteem worden gezocht en gevonden:           

Raadsbrief van oktober 2018 Raadsbrief van februari 2019 Raadsbrief van februari 2021 Raadsbrief van mei 2022 Raadsbrief van juli 2022 Raadsbrief december 2022 Raadsbrief mei 2023 Raadsbrief oktober 2023 Raadsbrief compliancy september 2023 Raadsbrief januari 2024 (plus uitgangspunten Woo) Raadsbrief januari 2024 (afdoening vragen Havelaar)

94

Rekenkamer Amsterdam - Onderzoeksrapport - Opvolging aanbevelingen Rekenkamer Amsterdam

Bevat de begroting een openbaarheidsparagraaf en doet het college verslag in het jaarverslag over de uitvoering van de Woo in relatie tot de beleidsvoornemens? De jaarverslagen 2022 tot en met 2024 en de begrotingen 2023 tot en met 2025 bevatten de wettelijk verplichte openbaarheidsparagraaf.      

Jaarverslag Gemeente Amsterdam 2022 o.a. openbaarheidsparagraaf, paragraaf 4.2 op pagina 273 Jaarverslag 2023 - Gemeente Amsterdam o.a. openbaarheidsparagraaf, paragraaf 3.2 op pagina 284 Jaarverslag 2024 - Gemeente Amsterdam o.a. openbaarheidsparagraaf, paragraaf 3.8 op pagina 372 Begroting 2023 - Gemeente Amsterdam o.a. H 3B.2 op pagina 185-186 Begroting 2024 - Gemeente Amsterdam o.a. openbaarheidsparagraaf op pagina 427 Begroting 2025 - Gemeente Amsterdam o.a. openbaarheidsparagraaf op pagina 355

95

Rekenkamer Amsterdam - Onderzoeksrapport - Opvolging aanbevelingen Rekenkamer Amsterdam

Aanbeveling 6: Vul de informatie op de website aan (ID15)

Beschrijving aanbeveling (bron: Openbaar maken van overheidsinformatie in Amsterdam, 2022, p. 32) Publiceer alle afgehandelde Wob-dossiers op de website van het Stadsarchief en maak deze tekstdoorzoekbaar. Achterliggende bevindingen    

De website bevat informatie over de Wob-besluiten en sinds kort ook over lopende Wob-verzoeken. Niet alle Wob-besluiten worden op de website gepubliceerd. Van de gepubliceerde Wob-dossiers is gemiddeld 85% compleet. De meeste gepubliceerde documenten (90%) zijn niet-tekstdoorzoekbaar.

De website moet worden aangevuld worden met ontbrekende Wob-dossiers en Wobdocumenten. Dit geldt ook voor documenten die bij een beslissing op bezwaar bij een Wob-besluit (deels) openbaar zijn gemaakt. Om de gepubliceerde documenten voor eenieder toegankelijk te maken, zouden deze ook tekstdoorzoekbaar moeten zijn. Rapportage aan gemeenteraad over afdoening in raadsinformatiebrief, 24 oktober 2024 (link) Bevinding: Raadsleden zijn geïnformeerd over de status van deze aanbeveling via de jaarlijkse rapportage in het Jaarverslag 2023. Het college geeft aan dat de aanbeveling is afgedaan op 31 december 2023.114 In deze rapportage is niet verwezen naar de raadsinformatiebrief, d.d. 24 oktober 2024. Deze raadsinformatiebrief bevat informatie over de opvolging van de aanbeveling. Raadsinformatiebrief Open.amsterdam is het kanaal waarop informatie actief openbaar gemaakt wordt. Verschillende informatiecategorieën, zoals de Woo-besluiten, worden daar gepubliceerd. Rekenkameroordeel over de mate van de navolgbaarheid van de opvolging van de aanbeveling Oordeel: Gedeeltelijk navolgbaar opgevolgd Onderbouwing van het oordeel: Uit de raadsinformatiebrief blijkt dat actief openbaar gemaakte informatiecategorieën worden gepubliceerd op open.amsterdam, waaronder de Woo-verzoeken.

De raadsinformatiebrief bevat geen informatie over de vraag of alle afgehandelde Wooverzoeken en alle documenten worden gepubliceerd op open.amsterdam. Ook bevat de raadsinformatiebrief geen informatie over de huidige stand van zaken van de tekstdoorzoekbaarheid van de gepubliceerde documenten. Daarmee blijft onduidelijk of alle documenten tekstdoorzoekbaar, en daarmee toegankelijk zijn.

96

Rekenkamer Amsterdam - Onderzoeksrapport - Opvolging aanbevelingen Rekenkamer Amsterdam

Informatie FullyInControl Oordeel: Het FIC-systeem bevat geen andere informatie ten opzichte van de raadsinformatiebrief van 24 oktober 2024. Onderdeel omschrijving Open.amsterdam is het kanaal waarop informatie actief openbaar gemaakt wordt. Verschillende informatiecategorieën, zoals de Woo-besluiten, worden daar gepubliceerd. Eind 2023 zijn alle elf de verplichte informatie categorieën actief openbaar. Onderdeel documenten Geen documenten toegevoegd in het FIC-systeem. Onderdeel informatie links Raadsinformatiebrief: Voortgang aanbevelingen I-domein: openbaarheid, 24 oktober 2024 Onderdeel resultaat/uitkomst Open.amsterdam is het kanaal waarop informatie actief openbaar gemaakt wordt. Verschillende informatiecategorieën, zoals de Woo-besluiten, worden daar gepubliceerd. Eind 2023 zijn alle elf de verplichte informatie categorieën actief openbaar. Aanvullende informatie ambtelijke organisatie115 Worden alle afgehandelde Woo-verzoeken en alle documenten gepubliceerd op open.amsterdam? In de raadsbrief van februari 2024 staat dat naast de elf informatiecategorieën, informatie over erfpacht en preventief fouilleren is gepubliceerd op open.amsterdam. Woo-besluiten is een van de verplichte categorieën. Hiermee wordt bedoeld dat alle Woo-besluiten op open.amsterdam worden gepubliceerd.

Zijn alle gepubliceerde documenten tekstdoorzoekbaar, en daarmee toegankelijk? Zie open.amsterdam voor de zoekmogelijkheden. Het klopt dat de raad hier niet op dit niveau over is geïnformeerd. Binnen de documenten kan op tekst worden gezocht. In de algemene zoekbalk nog niet. Open.amsterdam moet verder worden doorontwikkeld. Dit staat op de planning voor eind 2025, begin 2026.

97

Rekenkamer Amsterdam - Onderzoeksrapport - Opvolging aanbevelingen Rekenkamer Amsterdam

Bijlage 6 Participatieparagraaf Aanbeveling 1: Gebruik de participatieparagraaf (ID16)dddd Beschrijving aanbeveling (bron: Participatieparagraaf, 2022, p. 9)

Goed gebruik van de participatieparagrafen is niet alleen nuttig voor het sturen op participatie, maar biedt ook mogelijkheden om te leren en participatie binnen de gemeente Amsterdam te verbeteren. Daarvoor is het nodig dat participatieparagrafen worden gemonitord. Achterliggende bevindingen  

Twee jaar na introductie is de informatie in de participatieparagrafen onvoldoende geschikt om een duidelijk beeld te krijgen van participatie. Voor zover wij weten, is op dit probleem met de participatieparagrafen niet eerder ingegrepen.

Monitor de participatieparagrafen Door de participatieparagrafen te monitoren, ontstaat er allereerst zicht op de kwaliteit van de informatie besloten in de paragrafen. Dat maakt het mogelijk om, indien nodig, in te grijpen en (desnoods meer dwingend) te sturen op kwalitatief betere informatie. Bijvoorbeeld door meer instructie te geven of door het instellen van screening van participatieparagrafen voordat voordrachten naar het college of DB gaan. Daarnaast biedt monitoring mogelijkheden om te leren en participatie in de gemeente Amsterdam verder te brengen. Door de inhoud van participatieparagrafen periodiek te analyseren kan de ontwikkeling van participatie in Amsterdam worden gevolgd. Knelpunten en onduidelijkheden bij het toepassen van participatie in de praktijk kunnen dan worden gesignaleerd en geadresseerd. Rapportage aan gemeenteraad over afdoening in raadsinformatiebrieven (brief van 26 maart 2024, brief van 22 oktober 2024) Bevinding: Raadsleden zijn geïnformeerd over de status van deze aanbeveling via de jaarlijkse rapportage in het Jaarverslag 2024 die verwijst naar de raadsinformatiebrief, d.d. 22 oktober 2024. Het college geeft aan dat de aanbeveling is afgedaan op 30 juni 2024.116 De raad is in de jaarlijkse rapportage via het jaarverslag niet gewezen op de raadsinformatiebrief van 26 maart 2024.

Raadsinformatiebrief 26 maart 2024 De participatieparagraaf is opgenomen als vast onderdeel in het kwantitatieve dashboard over de staat van participatie en wordt op die manier vanaf 2024 structureel gemonitord. Raadsinformatiebrief 22 oktober 2024 De werkinstructie voor de participatieparagraaf is onderdeel van het stappenplan participatie. Dat is de ambtelijke instructie voor het inrichten en uitvoeren van een zorgvuldig participatieproces. We zullen in de communicatie over de in werking getreden dddd

Wij gaan in dit document uit van de nummering van de aanbevelingen in het overzicht in de gemeentelijke

jaarverslagen. In het bestuurlijk rapport Participatieparagraaf is deze aanbeveling echter genummerd als aanbeveling 3.

98

Rekenkamer Amsterdam - Onderzoeksrapport - Opvolging aanbevelingen Rekenkamer Amsterdam

participatieverordening in de komende maanden ook aandacht besteden aan het gebruik van de participatieparagraaf. Zo brengen we het invullen van de participatieparagraaf onder de aandacht bij de verschillende directies en stadsdelen. De participatieparagraaf wordt verder onderdeel van de participatiemonitor. Op die manier volgen we ook structureel hoe de participatieparagraaf wordt gebruikt. Rekenkameroordeel over de mate van de navolgbaarheid van de opvolging van de aanbeveling Oordeel: Gedeeltelijk navolgbaar opgevolgd Onderbouwing van het oordeel: Uit de raadsinformatiebrief blijkt dat het college de participatieparagraaf onderdeel heeft gemaakt van de participatiemonitor, wat het zicht bevordert op de kwaliteit van de informatie die besloten ligt in de participatieparagrafen. De raadsinformatiebrief bevat geen beschrijving van hoe de participatiemonitor het mogelijk maakt om te sturen op kwalitatief betere informatie. Ook worden in de raadsinformatiebrief geen mogelijkheden benoemd over hoe geleerd kan worden uit de bevindingen in de participatiemonitor. Informatie FullyInControl Oordeel: Het FIC-systeem bevat geen andere informatie ten opzichte van de raadsinformatiebrief van 22 oktober 2024. Onderdeel omschrijving De participatieparagraaf wordt onderdeel van het structureel monitoren van participatie.

Op die manier volgen we ook structureel hoe de participatieparagraaf wordt gebruikt. Na doorvoering van de aanpassingen en de nieuwe instructie wordt ook aandacht besteed aan communicatie over het gebruik van de participatieparagraaf. Dit deel van de toezegging is in april dit jaar met de eerste participatiemonitor afgedaan. Onderdeel documenten Geen documenten toegevoegd aan het FIC-systeem. Onderdeel informatie links Raadsinformatiebrief: Voortgang aanbevelingen I-domein: participatie, 22 oktober 2024 Onderdeel resultaat/uitkomst De participatieparagraaf wordt onderdeel van het structureel monitoren van participatie. Op die manier volgen we ook structureel hoe de participatieparagraaf wordt gebruikt. Na doorvoering van de aanpassingen en de nieuwe instructie wordt ook aandacht besteed aan communicatie over het gebruik van de participatieparagraaf. Dit deel van de toezegging wordt in april dit jaar met de eerste participatiemonitor afgedaan. Aanvullende informatie ambtelijke organisatie117 De rekenkamer constateert dat de raadsinformatiebrief van 22 oktober 2024 geen beschrijving bevat van hoe de participatiemonitor het mogelijk maakt om te sturen op kwalitatief betere informatie. Ook constateert de rekenkamer dat de raadsinformatiebrief niet benoemd hoe geleerd kan worden van de bevindingen in de participatiemonitor.

99

Rekenkamer Amsterdam - Onderzoeksrapport - Opvolging aanbevelingen Rekenkamer Amsterdam

In de raadsinformatiebrief van 22 oktober 2024 wordt benadrukt dat de monitor in ontwikkeling is. Dit verklaart waarom niet in detail is beschreven hoe de participatiemonitor gebruikt wordt om kwalitatief te sturen en hoe geleerd kan worden van de bevindingen. In het bijgevoegde dashboard in de raadsbrief is destijds een eerste inzicht gegeven in hoe de participatieparagraaf gemonitord gaat worden. In december 2025 zal de raad een eerste tussenrapportage ontvangen over de implementatie van de participatieverordening, inclusief het genoemde dashboard. Deze tussenrapportage bevat cijfers over de participatieparagraaf en een analyse van het gebruik ervan op basis van een steekproef. Daarbij zal onderzocht worden in hoeverre de onderdelen uit de ambtelijke instructie zijn ingevuld, zoals doel en mate van invloed. De tussenrapportage zal ook ingaan op hoe geleerd kan worden van de bevindingen, en eerste aanbevelingen formuleren.

100