04 Notitie gemeentelijke bijdragen RMA-def

Notitie gemeentelijke bijdragen RMA Van

Rekenkamer Metropool Amsterdam

Aan

Overlegorgaan RMA

Betreft

gemeentelijke bijdragen RMA

Datum

3 mei 2023

Inleiding In de gemeenschappelijke regeling is bepaald dat de gemeenteraden eens in de zes jaar de jaarlijkse bijdragen voor de rekenkamer vaststellen.a Na afloop van de zesjaarsperiode doet de rekenkamer een voorstel de betreffende zesjaarsperiode af te rekenen. De vaststelling van de jaarlijkse bijdrage voor de nieuwe zesjaarsperiode dient ten minste twaalf maanden voor afloop van de zesjaarsperiode plaats te vinden.b De laatste periode liep tot en met 2021. Gelet op het vertrek van de bestuurder/directeur van de rekenkamer per 1 maart 2022 en het aantreden van een nieuwe bestuurder/directeur, heeft het presidium van Amsterdam, in overleg met betrokken raadsleden uit Zaanstad, besloten nog geen nieuwe afspraak voor een zesjaarsperiode te maken, maar de huidige afspraak over de bijdragen te verlengen.c Tevens is besloten de periode waarover de rekenkamer een voorstel doet om de betreffende zesjaarsperiode financieel af te sluiten, met een jaar te verlengen. Deze notitie bevat voorstellen voor de financiële afsluiting over de periode 2016 tot en met 2022 en voor de omvang van de financiële bijdragen aan de rekenkamer voor de periode 2024-2028.d

Financiële afsluiting periode 2016-2022 Jaarlijks rapporteert de rekenkamer in het jaarverslage over de geleverde onderzoeksinspanningen en de werkelijk gemaakte kosten in het afgelopen jaar.

a Deze bijdrage wordt jaarlijks aangepast op basis van het indexcijfer voor lonen voor

overheidspersoneel. In de bijlage is een tabel te vinden van de indexering van de gemeentelijke bijdragen in de periode 2020 tot en met 2024. b Besluit van de gemeenteraad van de gemeenten Amsterdam, Zaanstad en Weesp houdende regels omtrent de gemeenschappelijke regeling omtrent de rekenkamer (Gemeenschappelijke regeling Rekenkamer Metropool Amsterdam), geldend van 11-06-2020 t/m heden, art. 12. c Brief van het presidium Amsterdam aan de gemeenteraadsleden van Amsterdam, Weesp en Zaanstad met als onderwerp Zesjarenbegroting Rekenkamer Metropool Amsterdam, 22 juni 2021. d Bij de Ontwerpbegroting RMA 2023 hebben beide gemeenteraden reeds een positieve zienswijze gegeven. e Dit jaar is gekozen het jaarverslag te splitsen in: i) een jaarverslag waarin de verantwoording wordt afgelegd over de uitgevoerde onderzoeken en overige activiteiten van de rekenkamer in het afgelopen jaar, en ii) de jaarrekening met daarin de financiële verantwoording en de verantwoording over de gevoerde bedrijfsvoering in 2022. De in 2022 gepubliceerde rapporten en rekenkamerbrieven staan ook op onze website.

1

REKENKAMER METROPOOL AMSTERDAM Onderuitputting in enig jaar kan daarbij worden gecompenseerd in volgende jaren. Na afloop van de zesjaarsperiode wordt bezien of de rekenkamer met de deelnemende gemeenten moet afrekenen. In 2022 is in het Overlegorgaan RMA besproken dat, omdat de bijdrage voor de nieuwe zesjaarsperiode nog niet is vastgesteld, de afrekeningsperiode met een jaar zal worden verlengd. De regeling schrijft voor dat de rekenkamer een voorstel zal doen voor de betreffende afrekening.f De rekenkamer geeft in haar voorstel aan hoe de gemeente die gedurende de zesjaarsperiode te weinig onderzoeksuren heeft ontvangen, zal worden gecompenseerd. Bij het voorstel betrekt de rekenkamer tevens de gewenste startreserve voor de nieuwe periode. Geleverde onderzoeksinspanningen periode 2016-2022 Afhankelijk van de omvang van de gemeentelijke bijdragen levert de rekenkamer onderzoeken aan de gemeenten. Tabel 1 laat de verdeling (in percentages) zien van de geleverde onderzoeksinspanningen in de periode 2016 tot en met 2022 voor Amsterdam, Weesp en Zaanstad. De geleverde onderzoeksinspanningen zijn gebaseerd op het totaal van de directe onderzoeksuren die de rekenkamer heeft besteed aan projecten van de desbetreffende gemeente.g De werkelijk bestede uren zijn afgezet tegen de norm.

De normpercentages zijn gebaseerd op de verhouding van de jaarlijkse ontvangen bijdragen van Amsterdam en Zaanstad in de periode 2016-2022 en de ontvangen bijdrage van Weesp sinds 2020.h De rekenkamer streeft ernaar om over de jaren heen haar onderzoekscapaciteit aan te wenden in verhouding tot de ontvangen gemeentelijke bijdragen. In de praktijk blijkt dat in enig jaar soms meer en soms minder tijd is besteed aan een gemeente dan op basis van de ontvangen bijdragen mocht worden verwacht. Als zich zoiets voordoet, probeert de rekenkamer in de jaren daarna de onderzoeksinspanningen zodanig bij te sturen dat deze weer in verhouding zijn met de ontvangen bijdragen.

f Toelichting bij Gemeenschappelijke regeling Rekenkamer Metropool Amsterdam, geldend van 11-

06-2020 t/m heden, art. 11. g De tijdbesteding van de medewerkers van de rekenkamer wordt bijgehouden in een tijdschrijfsysteem. Jaarlijks wordt de procentuele onderzoeksinspanning per deelnemende gemeente in de jaarverslagen verantwoord. Indien externe deskundigen worden ingeschakeld voor de onderzoeken, dan worden die kosten ook vertaald naar directe onderzoeksuren. h Dit zijn de ontvangen bijdragen van de gemeenten voor de jaren 2016 tot en met 2022. Als de rekenkamer extra budget heeft ontvangen voor het uitvoeren van een verzoekonderzoek, is deze opbrengst ook meegenomen.

2

REKENKAMER METROPOOL AMSTERDAM

Tabel 1 – Verdeling geleverde onderzoeksinspanningen voor de periode 2016 tot en met 2022 (in procenten) 2016

Amsterdam

2017

2018

2019

2020

2021

2022

Norm in

Gerealiseerd

Afwijking

2016-2022

in 2016-2022

t.o.v. de norm

92,6

91,5

95,2

90,8

87,5

90,3

84,5

90,5

90,5

0,0

Weesp

-

-

-

-

1,2

1,3

0,0

0,3

0,3

0,0

Zaanstad

7,4

8,5

4,8

9,2

11,4

8,4

15,5

9,2

9,2

0,0

Uit tabel 1 kan worden opgemaakt dat eind 2022 de verhouding van de uren voor de periode vanaf 2016 in lijn is met de normpercentages. Eind 2021 had de rekenkamer voor Amsterdam meer en voor Zaanstad minder onderzoekstijd besteed dan op basis van de ontvangen jaarlijkse bijdragen mocht worden verwacht. Door de extra onderzoeksactiviteiten in 2022 voor Zaanstad is de eerdere ontstaande onderbesteding aan uren voor Zaanstad volledig weggewerkt. Gegeven dat de bestede uren per gemeente over de periode 2016 tot en met 2022 in lijn zijn met de normpercentages is er geen aanleiding om een van de twee deelnemende gemeenten te compenseren voor minder bestede onderzoeksuren. Startreserve periode 2024-2028 In de gemeenschappelijke regeling is opgenomen dat met het aflopen van de zesjarenperiode aandacht moet worden besteed aan de gewenste startreserve voor de nieuwe periode. Voor het opvangen van schommelingen in de uitgaven streeft de rekenkamer ernaar om een algemene reserve aan te houden van maximaal 15% van de jaarlijkse gemeentelijke bijdragen. Dit percentage is in overleg met de accountant vastgesteld en goedgekeurd door het Overlegorgaan RMA. Tevens is het percentage opgenomen in het Reglement van orde van de rekenkamer.i In 2021 en 2022 heeft de rekenkamer voordelige financiële resultaten behaald. Deze zijn voornamelijk ontstaan door onderbesteding in het personeelskostenbudget.

Dit kwam omdat in de loop van 2021 tijdelijk niet alle formatieruimte was ingevuld. Het tijdelijk gedeeltelijk niet opvullen van vacatures is bewust beleid geweest van de voormalige bestuurder/directeur om de nieuwe bestuurder/directeur de ruimte te geven voor het inrichten van de organisatie. Ultimo 2022 is de formatieruimte weer grotendeels ingevuld.

i Reglement van orde van de Rekenkamer Metropool Amsterdam, geldend van 19-10-2022 t/m

heden, art. 10.

3

REKENKAMER METROPOOL AMSTERDAM Door het tijdelijk openhouden van vacatures kwam de algemene reserve uit boven de nagestreefde maximale 15% van de gemeentelijke bijdragen. Bij de resultaatbestemmingen van 2021 en 2022 is het surplus aan vermogen van in totaal € 236.250 overgeheveld naar een bestemmingsreserve Zesjaarlijkse afrekening.j In de Ontwerpbegroting RMA 2024 wordt de stand van de algemene reserve geraamd op € 356.556. Dit is 13,5% van de jaarlijkse bijdragen. Dit ligt binnen de bandbreedte voor de algemene reserve waarmee het Overlegorgaan RMA heeft ingestemd en welke is opgenomen in Reglement van orde van de rekenkamer. Voorstel De rekenkamer stelt voor om de nieuwe beleidsperiode te starten met een algemene reserve van 13,5% van de jaarlijkse bijdragen van 2024. De rekenkamer ziet dit als een degelijke startreserve. Daarmee kan de rekenkamer zelf de schommelingen in de onderzoeksactiviteiten en reguliere uitgaven opvangen en biedt het een waarborg voor een onafhankelijk functioneren van de rekenkamer. Bij deze startpositie is nog geen rekening gehouden met de investeringen en extra uitgaven in verband met ICT, huisvesting en nieuwe taken. Zie onder. Bestemmingsreserve Zesjaarlijkse afrekening De bestemmingsreserve Zesjaarlijkse afrekening heeft eind 2022 een stand van € 236.250.

De rekenkamer voorziet in de nabije toekomst diverse kosten waarvoor de dekking nog moet worden geregeld. Dit betreft: Investeringen in ICT en huisvesting Reeds op korte termijn zijn vervangingsinvesteringen noodzakelijk in de ICT-infrastructuur van de rekenkamer. Daarnaast zullen door innovatieve ontwikkelingen geregeld nieuwe investeringen in soft- en hardware moeten worden gedaan. Het realiseren van dergelijke investeringen is van belang voor een efficiënte bedrijfsvoering en onderzoekspraktijk van de rekenkamer. Een andere investering heeft betrekking op de huisvesting. In september 2025 loopt het huurcontract af van de huidige kantoorlocatie aan de Weesperstraat. De in het verleden gedane investeringen zijn dan volledig afgeschreven. Als de rekenkamer naar een nieuwe locatie moet verhuizen, zullen naast verhuiskosten vermoedelijk nieuwe investeringen in de huisvesting moeten worden gedaan. Indien het binnen de mogelijkheden ligt om het huurcontract te verlengen zullen, naast het opbrengen van een naar verwachting flinke stijging in de huurprijs, ook enkele investeringen gedaan moeten worden om de arbeidsomstandigheden op een goed niveau te houden.k

j In hoofdstuk 6 Overige gegevens van de jaarrekening 2022 is het voorstel opgenomen om het

surplus aan algemene reserve te storten in de bestemmingsreserve Zesjaarlijkse afrekening. k De rekenkamer zal het Overlegorgaan RMA in de zomerperiode per brief informeren over de stand van zaken met betrekking tot het huurcontract.

4

REKENKAMER METROPOOL AMSTERDAM Voorstel Voorgesteld wordt om een deel van de bestemmingsreserve te benutten voor de dekking van extra uitgaven in de ICT en in de huisvesting. Zodra er helderheid is over de omvang van deze kostenposten, zal de rekenkamer deze investeringen aan het Overlegorgaan RMA en de gemeenteraden ter zienswijze voorgeleggen via haar begroting of begrotingswijzigingen. Het voorstel houdt derhalve in dat de rekenkamer zelf de financiering van deze investeringen kan realiseren. Extra onderzoeksinspanningen voor Amsterdam en Zaanstad In de nieuwe beleidsvisie van de rekenkamer is de ambitie beschreven om zonder een structurele verhoging van de jaarlijkse gemeentelijke bijdragen een aantal nieuwe taken te gaan uitvoeren. Echter, in het begin zullen de nieuwe taken extra tijd en ontwikkelkosten met zich meebrengen. Voorstel De rekenkamer stelt voor om het restant van de beschikbare middelen uit de bestemmingsreserve Zesjaarlijkse afrekening te benutten voor de uitvoering van nieuwe taken zoals in de beleidsvisie is beschreven. Ook kan een deel van de reserve worden aangewend voor een eventueel verzoekonderzoek van de gemeenteraad van Amsterdam (voor Zaanstad is het bedrag te laag om extra onderzoek te kunnen doen).

Gemeentelijke bijdragen 2024-2028 Eens in de zes jaar kunnen de gemeenteraden de jaarlijkse structurele gemeentelijke bijdragen voor de rekenkamer aanpassen. Een vaste gemeentelijke bijdrage, die jaarlijks wordt geïndexeerd, waarborgt de continuïteit van de financiering en de onafhankelijkheid van de rekenkamer.l In 2021 zou wederom de afspraak moeten worden herbevestigd. Gelet op het vertrek van de oud-directeur/bestuurder van de rekenkamer per 1 maart 2022, hebben de raden van Amsterdam en Zaanstad besloten de huidige bijdragen nog voor één jaar te continueren en pas in 2022 de bijdragen voor de komende zes jaar vast te stellen.m Op 23 juni 2021 heeft de rekenkamer aan de raden een brief gestuurd met daarin haar zienswijze op het besluit om af te wijken van de gemeenschappelijke regeling.n In die zienswijze benadrukt de rekenkamer het belang van een structurele bijdrage voor de continuïteit en de onafhankelijke positie van de rekenkamer. Daarbij zouden de gemeentelijke bijdragen in ieder geval niet naar beneden mogen gaan, omdat dat wel een heel ongelukkige start zou

l In de gemeenschappelijke regeling is vastgelegd dat de bijdragen jaarlijks worden geïndexeerd op

basis van loonkostenontwikkeling voor overheidspersoneel. m Brief van het presidium Amsterdam aan de gemeenteraadsleden van Amsterdam, Weesp en Zaanstad met als onderwerp Zesjarenbegroting Rekenkamer Metropool Amsterdam, 22 juni 2021. n Brief aan de gemeenteraden met als onderwerp zienswijze Begroting 2022 RMA, 23 juni 2021.

5

REKENKAMER METROPOOL AMSTERDAM betekenen voor de nieuwe directeur die met een bepaald perspectief aan de baan is begonnen. De gemeenteraad van Zaanstad heeft laten weten deze zienswijze te delen.o Voorstel De rekenkamer heeft voor de nieuwe beleidsperiode tot en met 2028 een beleidsvisie en een meerjarenbegroting opgesteld. Op basis van deze beleidsvisie stelt de rekenkamer voor de huidige jaarlijkse (geïndexeerde) gemeentelijke bijdragen, die golden voor de periode 2016-2021, voort te zetten voor de jaren 2024 tot met 2028. Als startpunt hanteren we de geïndexeerde bijdrage van 2022. Conform de gemeenschappelijke regeling worden de bijdragen jaarlijks aangepast aan de loonkostenontwikkeling.

o Brief van de gemeenteraad Zaanstad met als onderwerp Zienswijze Begroting 2022 en

begrotingswijziging 2021 Rekenkamer Metropool Amsterdam, 8 juli 2021.

6

REKENKAMER METROPOOL AMSTERDAM

Bijlage Indexering gemeentelijke bijdragen In de volgende tabel wordt de doorberekende indexatie voor de periode 2021 tot en met 2024 weergegeven. Daarnaast zijn de gemeentelijke bijdragen voor de periode 2016 tot en met 2024 in de tabel opgenomen. Tabel 2 – Indexatie in de begrotingen 2021 tot en met 2024 Jaar

Bijdrage

Bijdrage Zaanstad

Bijdrage Weesp in

Begroting

CBS - Cao-sector

Verschil

Amsterdam in

in euro’s

euro’s p

(gecorrigeerd) (4)

overheid -

(6)

euro’s

(2)

(3)

Contractuele

(1)

loonkosten per maand (5)

2016

1.791.250

182.040

-

-

-

-

2017

1.839.964q

182.950

-

-

-

-

2018

1.836.200

187.520

-

-

-

-

2019

1.873.000

190.300

-

-

-

-

2020

1.929.200

196.000

20.000

100

100

-

2021

2.096.850

213.100

20.700

103,5

102,9

+0,6%

2022

2.155.500

217.360

4.400

105,6

107,2r

-1,2%

2023

2.192.300

220.620

-

113,0

n.n.b.

n.n.b.

2024

2.403.540

241.880

-

117,5

n.n.b.

n.n.b.

De kolommen van de tabel zijn als volgt toe te lichten. (1-3) De jaarlijkse gemeentelijke bijdragen per deelnemende gemeente. In de eerste begrotingswijziging 2023 hebben wij ervoor gekozen de verhoging van de indexatie van 1,5 naar 7% uit eigen middelen te dekken. Hiermee wordt afgezien van de keuze om de lastenstijging te dekken via hogere gemeentelijke bijdragen.

p Tot 24 maart 2022 vervulde de RMA ook de rekenkamerfunctie voor de gemeente Weesp. De

bijdrage van Weesp is sinds 2023 geheel voor rekening van Amsterdam. q Inclusief bijdrage verzoekonderzoek. r Voorlopig cijfer van het CBS op 27 maart 2023.

7

REKENKAMER METROPOOL AMSTERDAM (4) De cumulatieve indexering van de gemeentelijke bijdragen zoals opgenomen in de begrotingen van 2021 tot en met 2024. In de eerste begrotingswijziging 2021 is de loonkostenontwikkeling tot en met 2021 nagecalculeerd.s In de begrotingen van 2022, 2023 en 2024 is rekening gehouden met een verhoging van de begrote gemeentelijke bijdragen van respectievelijk 2, 1,5 en 4%.t Bij de cumulatieve indexering van de gemeentelijke bijdragen is rekening gehouden met een correctie voor 2023. Voor 2023 is de indexcorrectie gedekt uit eigen middelen. De gemeentelijke bijdragen voor 2024 zijn geïndexeerd op basis van de gemeentelijke bijdragen indien deze in 2023 wel geactualiseerd zouden zijn. (5) De cumulatieve indexering op basis van het CBS-indexcijfer: Cao-sector overheid Contractuele loonkosten per maand. Op basis van de (CBS-)index voor loonkosten overheidspersoneel worden de gemeentelijke bijdragen conform de gemeenschappelijke regeling nagecalculeerd. Een eventuele indexcorrectie wordt in een volgende begroting of begrotingswijziging verwerkt. (6) Het cumulatieve verschil tussen de doorberekende indexering op de gemeentelijke bijdragen en de indexering op basis van het CBS-indexcijfer. Voor de 2023 en 2024 kunnen nog geen nacalculaties gemaakt worden, omdat de CBS-indexcijfers voor deze jaren nog niet beschikbaar zijn.

s Bij het opstellen van de Begroting 2021 werd geconstateerd dat sinds 2016 gebruik was gemaakt

van een ander indexcijfer, waardoor een verkeerde inschatting was gemaakt van de loonkostenontwikkeling. Destijds is afgesproken dat de rekenkamer hiervan twee derde deel (€ 96.631) zelf moest opbrengen uit de algemene reserve en voor het restant (€ 48.315) via de Begroting 2021 een verzoek kon doen voor een incidentele bijdrage van de deelnemende gemeente. Doordat de rekenkamer in 2020 zelf meer heeft kunnen besparen dan verwacht, kon bij de eerste begrotingswijziging 2021 de betreffende incidentele bijdrage worden geschrapt. Hiermee is de periode vóór 2021 afgesloten en was een verdere nacalculatie van de indexaties niet meer nodig. t De voor 2023 oorspronkelijk begrote indexering van 1,5% wordt vanwege de recente loon- en prijsontwikkeling bij de eerste begrotingswijziging 2023 verhoogd naar 7%. De verhoging wordt gedekt uit eigen middelen. De indexering van de gemeentelijke bijdragen voor 2024 is berekend op de bijdragen wanneer deze in 2023 wel opwaarts waren bijgesteld.

8