04 Jaarverslag gemeentearchivaris def.pdf
Tekst van het document
ja
nee
nee
(gaat mee met SIB)
Archief 1987-2013 is in bewerking.
Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied
ja (voor door Amsterdam gemandateerde taken); provinciearchivaris NH in the lead
ja
nee
10-05-2023 (NHA)
Rechtsvoorgangers overgebracht [Bouw- en Woningtoezicht Amsterdam 1990-1994, Milieudienst Amsterdam 1990-2002, Dienst Milieu- en Bouwtoezicht 2003-2013]
Recreatieschap Groengebied Amstelland
nee; provinciearchivaris NH
ja
n.v.t.
onbekend
n.v.t.
Recreatieschap Twiske-Waterland
nee; provinciearchivaris NH
ja
n.v.t.
onbekend
n.v.t.
Recreatieschap Spaarnwoude
nee; provinciearchivaris NH
ja
n.v.t.
onbekend
n.v.t.
Rekenkamer Metropool Amsterdam
ja
nee
nee
(gaat mee met SIB)
Archief overgebracht t/m 2010
Vervoerregio Amsterdam
ja
ja
nee
15-06-2022 (SAA)
Rechtsvoorganger Regionaal Orgaan Amsterdam overgebracht (t/m 11-2006). Eind 2006 overgegaan in gemeenschappelijke regeling Stadsregio.
Veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland
ja
ja
ja
17-05-2023 (SAA)
Archief Brandweer Amsterdam t/m 1992 overgebracht Nog over te brengen: Brandweer bewerkt zelf archief Brandweer 1992-2007. Archief Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio (GHOR)
29 | Verslag van de Gemeentearchivaris
Bijlage 2. Overzicht Verbonden partijen en archiefbeheer
Naam
Gemeentearchivaris Amsterdam toezichthouder
Archiefparagraaf in instellingsakte
Uitvoeringsovereenkomst met Amsterdam
Inspectierapport
Overbrenging archief
Stichting Waternet (per 1 jan. 2006 ontstaan uit fusie van Waterleidingbedrijf Amsterdam met St. Dienst Water beheer en Riolering Amsterdam-Amstel, Gooi en Vecht; per 1 januari 2011 gefuseerd met Dienst Binnenwater beheer Amsterdam)
ja (medetoezichthouder) maar archivaris Waterschap Amstel Gooi en Vecht is aangewezen als intern toezichthouder in het Convenant Informatie beheer Waternet (2020)
ja, zie Convenant Informatiebeheer Waternet (2020)
ja, zie Convenant Informatiebeheer Waternet (2020)
31-05-2022 (Waterschap)
Rechtsvoorgangers deels overgebracht [Waterleidingbedrijf Amsterdam t/m 2005; Sluis-, Brug- en Havengelddienst 1918-1994; Dienst Riolering en Waterhuishouding 1990-1996]
Stichting Pantar
ja (alleen voor door Amsterdam gemandateerde taken: personeelsdossiers)
n.v.t.
Overig
Nog over te brengen: Dienst Binnenwaterbeheer 1994-2010 is op dit moment in de overbrengingsfase. Het archief van de nautische taken die St. Waternet voor Amsterdam heeft uitgevoerd 2010-2020 wordt binnenkort overgebracht. Archief St. Dienst Waterbeheer en Riolering Amsterdam-Amstel, Gooi en Vecht 1997-2005 wordt waarschijnlijk naar archiefbewaarplaats Waternet overgebracht. afspraken gemaakt over informatiebeheer d.d. 22-06-2023
Afkortingen: NHA = Noordhollands Archief; SAA = Stadsarchief Amsterdam; SIB = Rapportage ‘Staat van het informatiebeheer’.
30 | Verslag van de Gemeentearchivaris
n.v.t.
n.v.t.
Bijlage 3. Overzicht aanbevelingen in relatie tot het Besluit van provinciale staten van Noord-Holland van 16 december 2013, tot vaststelling van de Verordening systematische toezichtinformatie Noord-Holland
Vereiste
Aanwezigheid Ja/Deels/Nee
Relatie Kwaliteitssysteem
Aanbeveling Gemeente archivaris over 2021
Aanbeveling Interbestuurlijk Toezicht over 2021
Aanbeveling Gemeentearchivaris over 2022
Aanbeveling Interbestuurlijk Toezicht over 2022 zoals geformuleerd in het concept Document 2218320 oordeel IBT informatieen archiefbeheer 2022 2023 Inhoud document.docx (dd. 06-03-2024)
1.1 De Verordening als bedoeld in de artikelen 30.1, 32.2, 35.1, 37.2 en 40 van de Archiefwet;
Ja
De Verordening en het Besluit informatiebeheer zijn nog steeds vigerend.
Geen
Geen
Geen
Geen
1.2 Een besluit tot aanwijzing van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikelen 31, 36 en 40 van de Archiefwet;
Ja
Opgenomen in de Verordening
Geen
Geen
Geen
Geen
a. Er is een voorziening getroffen betreffende de archiefbescheiden (de informatiehuishouding) bij opheffing, samenvoeging, splitsing van overheidsorganen, bij (gedeeltelijke) over dracht van taken aan een ander overheids orgaan, of oprichting van een tijdelijk overheidsorgaan (Artikel 4 AW)
Ja
Opgenomen in de Verordening en het Besluit Informatiebeheer.
Geen
Geen
Geen
Geen
b. Het beheer van archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door de zorgdrager toegepast kwaliteitssysteem (artikelen 3 AW, 11 en 12 AB, 16 Archiefregeling)
Ja
De toetsbare eisen zijn omgezet meetbare indicatoren en worden voor het 4e jaar op rij geactualiseerd bij alle organisatieonderdelen en vastgelegd in het risico managementsysteem.
Aansluiten op de behoeften vanuit de business
Werk aan een cyclisch en organisatiebreed kwaliteitssysteem (PDCA-Cyclus).
Sluit aan op de behoeften vanuit de business
Voer de verbeterpunten uit die zijn opge nomen in de staten van informatiebeheer, zodat u over een cyclisch en organisatie breed kwaliteitssysteem beschikt, dat voldoet aan artikel 16 van de Archiefregeling.
c. Een in gebruik zijnde archiefruimte of archiefruimten voldoet/voldoen aan wettelijke normen (artikelen 21 AW, 13 AB, hoofdstukken 4 t/m 7 en artikel 59 Archiefregeling)
Deels
Het Archiefbewerkingsteam heeft een inventarisatie van alle nog te bewerken papieren archieven tot 2014. De bewerking daarvan loopt tot 2025. Bijproduct hiervan is het leeghalen van archiefruimten.
Geen
Breng in kaart welke archiefruimten worden gebruikt en zorg dat deze voldoen aan het Archiefbesluit.
Geen
In het Archiefbesluit 1995 staat beschreven waaraan archiefruimte moeten voldoen. Breng in kaart welke archiefruimten u in gebruik heeft en zorg dat deze voldoen aan het Archiefbesluit. Maak daarnaast inzichtelijk welke permanent te bewaren informatie u daar heeft ondergebracht.
d. Een in gebruik zijnde archiefbewaarplaats of archiefbewaarplaatsen voldoet/voldoen aan wettelijke normen (artikelen 21 AW, 13 AB, hoofdstukken 4 t/m 7 en artikel 59 Archiefregeling)
Ja
Provincie geïnformeerd
Geen
Geen
Geen
Geen
1.3 Stukken waaruit blijkt dat aan de volgende eisen ingevolge de Archiefwet wordt voldaan:
31 | Verslag van de Gemeentearchivaris
Bijlage 3. Overzicht aanbevelingen in relatie tot het Besluit van provinciale staten van Noord-Holland van 16 december 2013, tot vaststelling van de Verordening systematische toezichtinformatie Noord-Holland
Vereiste
Aanwezigheid Ja/Deels/Nee
Relatie Kwaliteitssysteem
Aanbeveling Gemeente archivaris over 2021
Aanbeveling Interbestuurlijk Toezicht over 2021
Aanbeveling Gemeentearchivaris over 2022
Aanbeveling Interbestuurlijk Toezicht over 2022 zoals geformuleerd in het concept Document 2218320 oordeel IBT informatieen archiefbeheer 2022 2023 Inhoud document.docx (dd. 06-03-2024)
e. Er is een archiefbewaarplaats aangewezen door de zorgdrager (artikelen 31 en 36 AW)
Ja
Opgenomen in de Verordening
Geen
Geen
Geen
Geen
f. De door de zorgdrager benoemde archivaris is in bezit van het diploma archivistiek en functioneert conform het bepaalde in de wet (artikelen 32, 37 en 40 AW)
Ja
Opgenomen in de Verordening
Geen
Geen
Geen
Geen
g. De archieven, ongeacht hun vorm, bevinden zich in goede materiële staat conform de Archiefwet- en regelgeving. Ten aanzien van niet vernietigbare (permanent te bewaren) archieven, digitaal of papier, zijn zodanige maatregelen getroffen, dat bij het raadplegen na ten minste honderd jaar geen noemens waardige achteruitgang zal zijn te constateren (artikelen 1, 3 en 21 AW, 11 AB, hoofdstuk 2 Archiefregeling)
Deels
Archiefbewaarplaats: De materiele staat van alle informatiedragers is een kerntaak van het Stadsarchief en wordt op dagelijkse basis gecontroleerd.
Geen
Geen
Geen
Geen
h. De archieven, ongeacht hun vorm, zijn geordend en toegankelijk conform de Archief wet- en regelgeving (Artikelen 1, 3 en 21 AW, 12 AB, hoofdstuk 3 Archiefregeling)
Deels
Informatiebeheer: De geordende en toegankelijke staat zijn onderdeel van alle archiefwettelijke besluiten met betrekking tot vervanging, vernietiging, vervreemding, overbrenging, openbaarheid en organisatiemutaties.
Informatiebeheer in de nieuwe Amsterdamse Werkomgeving (nADW)
Geen
Zet de nADW in voor eenduidig Informatiebeheer
Geen
Archiefbewaarplaats: De geordende en toegankelijke staat is kerntaak en wordt op dagelijkse basis besproken en gecontroleerd.
32 | Verslag van de Gemeentearchivaris
Stel, in opvolging van de aanbeveling van vorig jaar, kaders en richtlijnen op voor de inrichting en gebruik van de nADW.
Bijlage 3. Overzicht aanbevelingen in relatie tot het Besluit van provinciale staten van Noord-Holland van 16 december 2013, tot vaststelling van de Verordening systematische toezichtinformatie Noord-Holland
Vereiste
Aanwezigheid Ja/Deels/Nee
Relatie Kwaliteitssysteem
Aanbeveling Gemeente archivaris over 2021
Aanbeveling Interbestuurlijk Toezicht over 2021
Aanbeveling Gemeentearchivaris over 2022
Aanbeveling Interbestuurlijk Toezicht over 2022 zoals geformuleerd in het concept Document 2218320 oordeel IBT informatieen archiefbeheer 2022 2023 Inhoud document.docx (dd. 06-03-2024)
i. De authenticiteit en/of context van de archief bescheiden is voldoende gewaarborgd; er is een samenhangend overzicht van archief bescheiden, ongeacht hun vorm, en er is een metadataschema conform de Archiefregeling (artikelen 17 t/ m 19, 23 en 24 Archiefregeling).
Deels
Op Amsterdamse schaal is dit niet 1 document. Er is een overzicht van applicaties en er is een procesoverzicht per organisatieonderdeel.
Richtlijnen berichtenapps; Vaststellen selectielijst e-mail; Inrichten capstonewerkwijze.
Breng in kaart welke informatie aanwezig is binnen uw organisatie.
Ondersteun archivering van email en tekstberichten Het afgelopen jaar heeft de gemeentearchivaris een positief advies afgegeven voor het conformeren aan de VNGselectielijst voor emailarchivering. Werk op basis daarvan heldere en werkbare richtlijnen uit voor de archivering van email en tekstberichten.
Het wettelijk verplicht archievenoverzicht conform artikel 16 van de Archiefregeling ontbreekt. In het ambtelijk overleg is aangeven dat in de afgelopen periode binnen het programma Openbaarheid informatiehuishouding is gewerkt aan het in kaart brengen van de aanwezige informatie binnen uw organisatie.
Ook is er inzicht in aanwezigheid metadataschema. TMLO is reeds 3 jaar geleden als Amsterdams metadatamodel vastgesteld. Ook is er een actueel Institutioneel overzicht van alle Amsterdamse organisatieonderdelen en de taakverschuivingen of andere mutaties daarin.
j. De zorgdrager heeft archiefbescheiden, ongeacht hun vorm, die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar, naar een archiefbewaarplaats over gebracht; er is een verklaring van overbrenging opgesteld en/of de overbrenging is opgeschort met machtiging verleend door gedeputeerde staten (artikelen 12 t/m 17 AW, 9 en 10 AB).
33 | Verslag van de Gemeentearchivaris
Deels
Actualiseer de bestaande metadataschema’s en stel deze ook bestuurlijk vast.
Maak raadplegingmogelijk door metadatabeheer Pas metadataschema’s en – modellen toe ten behoeve van vernietigen, bewaren en overbrengen. Het inzicht in de aanwezige metadata en de standaardisering van metadata is randvoorwaardelijk voor bewaren, vernietigen en raadplegen. Geen
Er zijn substantiële achterstanden in de bewerking van de papieren archieven. Loop deze achterstanden in conform de opgestelde planning. Maak inzichtelijk welke permanent te bewaren informatie in de archiefruimten is ondergebracht.
Geen
Er zijn achterstanden in de bewerking van de papieren archieven. Loop deze achterstanden in.
Bijlage 3. Overzicht aanbevelingen in relatie tot het Besluit van provinciale staten van Noord-Holland van 16 december 2013, tot vaststelling van de Verordening systematische toezichtinformatie Noord-Holland
Vereiste
Aanwezigheid Ja/Deels/Nee
Relatie Kwaliteitssysteem
Aanbeveling Gemeente archivaris over 2021
Aanbeveling Interbestuurlijk Toezicht over 2021
Aanbeveling Gemeentearchivaris over 2022
Aanbeveling Interbestuurlijk Toezicht over 2022 zoals geformuleerd in het concept Document 2218320 oordeel IBT informatieen archiefbeheer 2022 2023 Inhoud document.docx (dd. 06-03-2024)
k. De overgebrachte archieven zijn openbaar, buiten het bepaalde in artikelen 15 t/m 17 van de wet. De openbaarheid is slechts op wettelijke gronden beperkt. Beperking van de openbaarheid langer dan 75 jaar is verkregen met machtiging van gedeputeerde staten. Beperkingen van de openbaarheid zijn opgenomen in de verklaring van overbrenging. De overgebrachte archieven zijn voor ieder kosteloos raadpleegbaar en reproduceerbaar. Een of meer van de volgende besluiten van algemene strekking van zorgdragers zijn conform wet- en regelgeving en/of het algemeen belang: – Besluit tot openbaarheidsbeperkingen inclusief het ter beschikking stellen van reproducties vanwege de materiële staat van de archiefbescheiden, en: – Besluiten tot het regelen van kosten van reproducties en uitleningen. (artikelen 12 t/m 18 en 19 AW)
JA
Zie Verordening en Besluit Informatie beheer, Legesverordening
Geen
Geen
Geen
Geen
l. De vervanging van archiefbescheiden door reproducties, onder vernietiging van het origineel, is juist en volledig gebeurd. Er is een verklaring van vervanging opgesteld (artikelen 7 AW, 6 en 8 AB, hoofdstuk 3a en artikel 59a Archiefregeling)
Deels
Geen
U heeft een vervangingsbesluit genomen voor alle papieren informatie. In de praktijk wordt deze informatie niet (altijd) uitgevoerd conform procedure. Onderzoek waar in de organisatie dit van toepassing is en zorg ervoor dat de procedure consequent wordt uitgevoerd.
Actualiseer en uniformeer het vervangingsproces. Geef inzicht in de uitvoering van alle vervangingsprocessen en de bijbehorende vervangingsbesluiten. Controleer of de uitvoering conform de besluiten worden uitgevoerd en richt een proces in daar waar geen besluit is genomen.
U heeft een vervangingsbesluit genomen voor alle papieren informatie. In de praktijk wordt deze informatie niet (altijd) uit gevoerd conform procedure. Zorg ervoor dat vervanging consequent en volgens de vastgestelde procedure wordt uitgevoerd.
34 | Verslag van de Gemeentearchivaris
Bijlage 3. Overzicht aanbevelingen in relatie tot het Besluit van provinciale staten van Noord-Holland van 16 december 2013, tot vaststelling van de Verordening systematische toezichtinformatie Noord-Holland
Vereiste
Aanwezigheid Ja/Deels/Nee
m. Selectie en vernietiging vindt plaats conform het bepaalde in Archiefwet – en regelgeving en er worden verklaringen van vernietiging opgesteld conform de weten regelgeving (artikelen 3, 5 en 9 AW, 2 t/m 5 en 8 AB)
Deels
n. Archiefbescheiden zijn vervreemd conform het bepaalde in Archiefwet- en regelgeving; er wordt een verklaring van vervreemding opgesteld (artikelen 3, 8 en 10 AW, 7 en 8 AB)
NvT
o. Archiefbescheiden zijn uitgeleend conform het bepaalde in Archiefwet- en regelgeving (artikelen 3, 18 en 19 AW)
Ja
IBT specifiek
Relatie Kwaliteitssysteem
Aanbeveling Gemeente archivaris over 2021
Aanbeveling Interbestuurlijk Toezicht over 2021
Aanbeveling Gemeentearchivaris over 2022
Aanbeveling Interbestuurlijk Toezicht over 2022 zoals geformuleerd in het concept Document 2218320 oordeel IBT informatieen archiefbeheer 2022 2023 Inhoud document.docx (dd. 06-03-2024)
Maak digitale vernietiging mogelijk
Breng in kaart welke vernietigingsachterstanden u heeft en vernietig vervolgens alle informatie die daarvoor in aanmerking komt
Geen
Er zijn vernietigingsachterstanden. Blijf werken aan de vernietiging van alle informatie die daarvoor in aanmerking komt. Dit geldt niet alleen voor informatie in archiefsystemen, maar ook voor netwerkschijven, e-mailboxen en vakapplicaties.
Geen
Geen
Geen
Geen
Geen
Zie Verordening en Besluit Informatiebeheer
Geen
Geen
Geen
Geen
Zorg dat de informatie dat de informatie die naar het IBT wordt gestuurd voldoende inzicht geeft in de mate waarin aan Archiefwet en -regelgeving wordt voldaan. Zorg dat de afspraken omtrent het informatiebeheer bij gemeenschappelijke regelingen helder zijn vastgelegd en dat daarnaar gehandeld wordt.
35 | Verslag van de Gemeentearchivaris