03 Verslag_Gemeentearchivaris_Toezicht_Informatiebeheer_Gem._A'dam_2024-2025.pdf
Tekst van het document
-
Toezicht op het Informatiebeheer
Verslag van de Gemeentearchivaris mei 2024 – februari 2025
Inhoud 1 Voorwoord
3
2 Samenvatting van het oordeel
6
2.1
Samenvatting van het oordeel
6
2.2
Leeswijzer
7
3 Uitvoering aanbevelingen vorig jaarverslag
6 Archiefwettelijke taken en verantwoordelijkheden 6.1
Inleiding
6.2
Actueel, compleet, en logisch samenhangend overzicht
19 19
van informatie
19
6.3
Metadata
19
6.4
Vervanging
20
9
6.5
Selectie en vernietiging
20
3.1
Inleiding
9
6.5.1 Achterstanden in digitale vernietiging
20
3.2
Opvolging aanbevelingen van de Gemeentearchivaris
9
6.5.2 Selectielijst e-mailbewaring
21
4 Bevindingen mei 2024 - februari 2025
6.5.3 Hotspotmonitor
21
12
6.6
Overbrenging
21 21
4.1
Inleiding
12
6.7
Bewerken en overbrengen achterstanden papieren archieven
4.2
Governance
12
6.8
Toezicht op informatiebeheer regiogemeenten
4.3
Staat van het Informatiebeheer
12
4.4
Evaluatie cluster Digitalisering, Innovatie en Informatie (DII)
13
4.5
Themaonderzoek iBabs
13
en verbonden partijen 7 Ontwikkelingen 7.1
Inleiding
22 24 24
15
7.2
Programma Openbaarheid en Informatiehuishouding op orde (OIO) 24
5.1
Inleiding
15
7.3
Opgave ‘Aansluiting op de stad’
5.2
Governance en kwaliteitssysteem informatiebeheer
15
7.4
Opgave ‘Zaakgericht werken en DMS’
24
7.5
Openbaarheidscentrum
25
5 Conclusies en aanbevelingen
24
8 Bijlagen
27
8.1
Bijlage 1. Overzicht verbonden partijen en archieftoezicht
28
8.2
Bijlage 2. Overzicht aanbevelingen in relatie tot het Besluit van provinciale staten van Noord-Holland van 16 december 2013, tot vaststelling van de Verordening systematische toezichtinformatie Noord-Holland
2 | Verslag van de Gemeentearchivaris
30
1
Voorwoord In pers en media valt regelmatig te lezen dat de informatiehuishouding
Het toezicht van de gemeentearchivaris op het informatiebeheer
bij de overheid niet op orde is. Vaak gaat de aandacht daarbij alleen
binnen de gemeente heeft als doel een oordeel te vellen over de
uit naar digitale infrastructuur en applicaties, terwijl het eigenlijk zou
toegankelijkheid en openbaarheid van informatie. Het perspectief van
moeten gaan om hoe de overheid informatie beheert.
de burger vormt hierbij een belangrijk uitgangspunt. Overheidsinformatie is niet slechts een intern hulpmiddel; het is
Als gemeentearchivaris van Amsterdam draag ik de verantwoordelijk-
de neerslag van het handelen van een overheidsorgaan en vervult
heid om toezicht te houden op de manier waarop de gemeente omgaat
meerdere cruciale functies.
met haar informatiebeheer. Dit is belangrijk, omdat goede informatie
Informatie vormt de grondstof voor een efficiënte bedrijfsvoering:
in belangrijke mate bijdraagt aan een betrouwbare en vertrouwbare
Goed beheer van informatie zorgt ervoor dat de gemeente haar
overheid. Iedereen moet erop kunnen vertrouwen dat belangrijke documenten veilig worden bewaard en toegankelijk blijven. Denk aan besluiten over de stad, bouwplannen of vergunningen.
taken effectief kan uitvoeren en besluitvorming kan onderbouwen. Verantwoording van de overheid aan de burger: Transparantie en openbaarheid van informatie stellen burgers in staat om het handelen van de overheid te controleren en vertrouwen in het bestuur te behouden. Informatie draagt bij aan het erfgoed van de samenleving: Overheidsinformatie heeft een historische waarde en draagt bij aan het collectieve geheugen van de samenleving, wat essentieel is voor toekomstige generaties. Zonder een duidelijke structuur en voorspelbare processen loopt de organisatie het risico op inefficiëntie, onduidelijke besluitvorming en het niet naleven van wet- en regelgeving. Dit verslag belicht de voortgang en de uitdagingen binnen het informatiebeheer van de gemeente Amsterdam en onderstreept waarom een gestructureerde aanpak noodzakelijk is. Is informatie toegankelijk, zijn er voldoende waarborgen voor de privacy van burgers en zijn de openbaarheid en de mogelijkheden voor inzage op orde, zodat onder andere de bepalingen in de WOO, de AVG en de Archiefwet voldoende zijn geborgd.
3 | Verslag van de Gemeentearchivaris
De wereld digitaliseert snel. Dit biedt kansen, maar ook uitdagingen. In
Principe
Uitleg
een stad als Amsterdam, met ruim 935.000 inwoners en een snelle groei
Goed, geordend en toegankelijke staat
Overheden moeten hun informatie in 'goede, geordende en toegankelijke staat' brengen en bewaren. Dit betekent onder andere dat de gemeente moet weten welke informatie waar dan wel in welk systeem is opgeslagen. Ook moet digitale informatie leesbaar blijven.
Selectie
Elke document of gegevens die de gemeente bewaart, krijgt een 'houdbaarheidsdatum'. De gemeente gebruikt hiervoor de Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen.2 De gemeente bewaart documenten zolang
1
van het aantal wijken, neemt de hoeveelheid informatie in rap tempo toe. Nieuwe woonwijken, infrastructuurprojecten en beleidsmaateregelen genereren dagelijks grote hoeveelheid documenten, rapporten en digitale gegevens. Informatie hierover raakt verspreid over verschillende systemen en kan daardoor onvindbaar of onbruikbaar worden. Dit heeft gevolgen voor transparantie, besluitvorming en dienstverlening aan burgers. Daarom zijn duidelijke afspraken nodig over hoe de gemeente informatie bewaart, deelt en veilig vernietigt als deze niet meer nodig
ze nodig zijn voor werk, mogelijke rechtszaken of als historisch erfgoed. Daarna worden ze vernietigd om de privacy te beschermen en kosten te besparen. Het is belangrijk dat informatie na afloop van een bewaartermijn wordt vernietigd. Zo wordt voorkomen dat privacygevoelige informatie langer dan nodig bewaard blijft en worden kosten (en CO2) voor opslag bespaard.
is. De Archiefwet helpt hierbij. Deze wet garandeert dat belangrijke overheidsinformatie goed wordt beheerd, zodat alle Amsterdammers, onderzoekers en beleidmakers het kunnen gebruiken. Wat regelt de Archiefwet? Nederland heeft een Archiefwet om overheden te verplichten hun informatie goed te beheren. Met informatie worden alle documenten bedoeld die een overheid bij de uitvoering van haar taken ontvangt of zelf maakt. Dit kan digitaal zijn of een klassiek A4tje, maar ook een
Overbrenging
Als gevolg van de selectielijst wordt ongeveer 5-10% van alle gemeentelijke informatie wordt voor altijd bewaard. Deze informatie gaat na maximaal 20 jaar naar het Stadsarchief in Amsterdam.3
filmpje, een bouwtekening of een verzameling van gegevens. Goed beheer betekent dat informatie vindbaar, betrouwbaar en authentiek is.
In dit verslag geef ik aanbevelingen voor het informatiebeheer om
1 Voor meer informatie zie: https://opendata.cbs.nl/#/CBS/nl/ dataset/37230ned/table?ts=1741117864063.
Dit maakt controle van de overheid mogelijk. De Archiefwet is daarom
ervoor te zorgen dat de gemeente haar informatiehuishouding nu en in
een belangrijke pijler van de democratische rechtsstaat.Om goed
de toekomst op orde houdt voor alle Amsterdammers wereldwijd.
2 De Selectielijsten van archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen zijn te vinden op: https://www.amsterdam.nl/stadsarchief/organisatie/toezichtinformatiebeheer/
beheer vorm te geven, gaat de Archiefwet uit van
3 Vanaf februari 2025 heeft de Tweede Kamer een nieuwe Archiefwet aangenomen. Dankzij deze wet wordt informatie die blijvend bewaard moet worden al na 10 jaar overgedragen aan een openbare archiefinstelling. Voor meer informatie zie: https://www.digitaleoverheid.nl/nieuws/nieuwe-archiefwetaangenomen/
4 | Verslag van de Gemeentearchivaris
enkele basisprincipes:
Goed informatiebeheer is essentieel voor een betrouwbare overheid. Ik moedig bestuurders en beleidsmakers aan hier blijvend aandacht aan te besteden. Samen zorgen we ervoor dat de rechthebbende burger toegang heeft tot volledige en goed beheerde informatie. Gemeentearchivaris Amsterdam
2
Samenvatting van het oordeel
2
Samenvatting van het oordeel 2.1 Samenvatting van het oordeel
Aandachtspunten en uitdagingen Er is vastgesteld dat op belangrijke punten geen voortgang is
Een transparante en betrouwbare overheid vereist goed
geboekt. De gemeente beschikt nog steeds niet over een actueel en
informatiebeheer.Het toezicht van de gemeentearchivaris richt zich op
samenhangend overzicht van processen, informatie en applicaties
de toegankelijkheid en openbaarheid van deze informatie en toetst
per organisatieonderdeel (van directies, stadsdelen, stadsgebied). Dit
of deze volgens de Archiefwet tijdig wordt vernietigd of overgebracht
gebrek aan inzicht belemmert een effectieve sturing op de informatie
naar het Stadsarchief Amsterdam. De archivaris stelt de vraag of er
en maakt het moeilijk om tijdig te anticiperen op knelpunten in het
voldoende overzicht en inzicht is in de overheidsinformatie binnen de
informatiebeheer en om deze te beheren.
gemeente en hoe deze wordt beheerd. Dit verslag belicht de huidige stand van zaken, de uitdagingen en noodzaak van een gestructureerde
Ook ontbreken noodzakelijke verbeteringen, zoals een moderne
aanpak voor toekomstbestendig en effectief informatiebeheer bij de
beheerregeling voor informatiebeheer. De organisatieonderdelen
directies, stadsdelen en stadsgebied van de gemeente Amsterdam.
zijn verantwoordelijkheid voor het beheren van hun informatie, zoals in het Besluit Informatiebeheer staat. In de praktijk bestaat er
Voortgang en verbeteringen
echter onduidelijkheid over de taken en rollen; deze worden over
Ondanks de uitdagingen op het gebied van informatiebeheer zijn
en weer verondersteld bij de business of bij de specialisten op het
er positieve ontwikkelingen te benoemen. Zo is er vooruitgang
informatiedomein te liggen.
geboekt op het gebied van voorlichting: de adoptie van het nieuwe Amsterdamse Digitale Werkomgeving (ADW) en de introductie
Daarnaast ontbreekt een duidelijk overzicht van informatie die
van Microsoft 365 hebben bijgedragen aan een verhoogd
vernietigd moet worden of klaar gemaakt moet worden voor
informatiebewustzijn binnen de organisatie voor het beheer van
overbrenging, wat risico’s vormt voor zowel naleving van regels
informatie in de nieuwe samenwerkingsomgeving. Daarnaast is
als archivering.
in mei 2024 de nieuwe standaard Metagegevens voor Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie (MDTO) officieel vastgesteld, wat
Een gestructureerde en cyclische verbeteraanpak is noodzakelijk om de
een belangrijke stap is in het duurzaam beheer van overheidsinformatie.
voorspelbaarheid en kwaliteit van informatiebeheer te waarborgen. Op
Op 27 juni 2024 heeft het Gemeentelijk Management Team (GMT)
dit moment ontbreekt echter een werkende systematische methode als
besloten dat de sleutelfunctiemethodiek in Amsterdam toegepast
onderdeel van een kwaliteitssysteem om verbeteracties te identificeren
gaat worden voor zowel e-mail als chatberichten. Zonder deze
en te prioriteren. Dit vergroot het risico op inefficiënt beheer.
besluitvorming konden belangrijke informatiebronnen niet veiliggesteld worden en is het onduidelijk hoe deze beheerd kunnen worden. 6 | Verslag van de Gemeentearchivaris
Een kwaliteitssysteem is geen applicatie, maar een set van afspraken
het informatiebeheer door het ontbreken van dit inzicht bij de aparte
die je met elkaar maakt. Het beschrijft aan welke kwaliteitseisen
organisatieonderdelen. Dit brengt niet alleen risico’s met zich mee voor
informatie moet voldoen en hoe je die kwaliteit borgt. Het legt vast
de naleving van wet- en regelgeving, maar ook voor de effectiviteit van
wie op welk moment waarvoor verantwoordelijk is, eigenaarschap,
de gemeente als verantwoordelijke en transparante organisatie.
en hoe alle taken op het gebied van informatiebeheer moeten worden uitgevoerd. Deze afspraken omvat alle processen en activiteiten binnen
De Archiefwet stelt strikte eisen aan het beheer van overheidsinformatie.
het informatiebeheer: opslaan, bewaren, beheren, ontsluiten of actief
Deze wet dient als toetsingskader om te bepalen of een organisatie
leveren, overdragen, verplaatsen, verwijderen en het vernietigen
wettelijk voldoet aan de verplichtingen rondom informatiebeheer. Hierbij
van informatie.
gaat het om meetbare resultaten: Wordt informatie op tijd vernietigd dan wel op de juiste manier overgebracht naar het Stadsarchief, zodat deze
Het kwaliteitssysteem voor informatiebeheer moet inzicht geven in
toegankelijk blijft voor de rechthebbende burger? Heeft de gemeente
de stand van zaken van het informatiebeheer binnen de organisatie
voldoende inzicht in de informatie die door directies en stadsdelen wordt
en moet helpen bij het identificeren en prioriteren van noodzakelijke
beheerd? Wordt deze informatie volgens de wet bewaard en beheerd,
verbeteracties. Momenteel schiet het systeem hierin tekort,
zodat mensen er in de toekomst nog gebruik van kunnen maken?
waardoor organisatieonderdelen geen duidelijke richting hebben voor verbetermaatregelen. Daarom is het essentieel dat dit
Om deze structurele tekortkomingen aan te pakken, moeten alle
onderwerp op strategisch niveau wordt geagendeerd en besproken
opgedane inzichten worden omgezet in beleid op strategisch niveau.
en wordt uitgewerkt in een meerjarenplanning, zodat een
Dit betekent, dat informatiebeheer een vast onderdeel moet zijn van
gestructureerde en effectieve aanpak van informatiebeheer wordt
de beleidsonderwerpenagenda, met een meerjarenplanning voor
gewaarborgd. De afgelopen periode is hierop onvoldoende
uitvoering. Om structurele verbeteringen door te kunnen voeren,
vooruitgang geboekt, wat de noodzaak voor een strategische
zijn duidelijke richtlijnen, handelingsperspectieven en concrete
verankering en concrete uitvoeringsplanning versterkt. Hierdoor
actiepunten noodzakelijk.
ontbreekt een stevige basis voor de verdere ontwikkeling van een doelgericht en voorspelbaar informatiebeheer.
2.2 Leeswijzer In hoeverre uitvoering is gegeven aan de aanbevelingen van het vorige
7 | Verslag van de Gemeentearchivaris
De Staat van het Informatiebeheer: een onbetrouwbaar beeld
jaarverslag staat in hoofdstuk 3. Hoofdstuk 4 geeft de bevindingen over
Een betrouwbaar en compleet beeld van het informatiebeheer is
de afgelopen periode mei 2024 – februari 2025 aan, terwijl in hoofdstuk
essentieel voor een transparante en goed functionerende overheid.
5 de conclusies en aanbevelingen zijn opgenomen. Hoofdstuk 6
Toch heeft de gemeente geen goed inzicht in de stedelijke staat van
beschrijft de archiefwettelijke taken en verantwoordelijkheden.
3
Uitvoering aanbevelingen vorig jaarverslag
3
Uitvoering aanbevelingen vorig jaarverslag 3.1 Inleiding
De invoering van de Amsterdamse Digitale Werkomgeving (ADW) en de overstap naar Microsoft 365 hebben bijgedragen aan een groter
In dit hoofdstuk staan de belangrijkste aanbevelingen uit het vorige
bewustzijn over informatiebeheer binnen de organisatie. Dit blijkt
jaarverslag. Hieronder staat aangegeven, waarom ze belangrijk zijn en
onder andere uit de trainingen die het programma Openbaarheid en
of ze al dan niet zijn opgepakt.
Informatiehuishouding op Orde (OIO) heeft verzorgd.
3.2 Opvolging aanbevelingen van de Gemeentearchivaris
De belangrijkste aanbevelingen uit het vorige jaarverslag waarop
De opvolging van de aanbevelingen uit het vorige jaarverslag worden
geen voortgang is geboekt:
opgedeeld in twee onderdelen.
Om goed informatiebeheer vorm te geven moeten overheden volgens de archiefwet hun informatie in ‘goede, geordende en
De belangrijkste aanbevelingen uit het vorige jaarverslag waarop
toegankelijke staat’ hebben en houden. Dit houdt onder andere in,
voortgang is geboekt:
dat de gemeente beschikt over een actueel, compleet en logisch
Afgelopen jaar is geadviseerd, dat de gemeente een besluit neemt
samenhangend overzicht van processen, informatie en applicaties
over het volledig bewaren van mailboxen en eventueel chatberichten
per organisatieonderdeel. De gemeente Amsterdam beschikt niet
van medewerkers in sleutelfuncties. Amsterdam heeft ervoor
over dit overzicht. Zonder deze basisinformatie is het moeilijk om
gekozen om niet mee te doen met de selectielijst e-mailbewaring
het informatiebeheer effectief te organiseren en ook om knelpunten
van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). Op 27 juni
tijdig te signaleren.
2024 heeft het Gemeentelijk Management Team (GMT) besloten om
Het ontbreekt aan een actueel overzicht van welke informatie
in Amsterdam de sleutelfunctiemethodiek in Amsterdam te hanteren
vernietigd moet worden of klaar is voor overbrenging naar het
voor zowel e-mail als chatberichten. Het bestuurlijk besluit moet
Stadsarchief. Zonder dit inzicht kunnen achterstanden in het
nog plaatsvinden.
vernietigen van informatie niet goed worden beheerd.
In mei 2024 heeft het directieteam van cluster Digitalisering
Het opstellen van een moderne beheerregeling – in plaats van het
Innovatie en Informatie (DII) de nieuwe standaard Metagegevens
huidige Besluit Informatiebeheer – is nodig om de afspraken op
voor Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie (MDTO)
het gebied van informatiebeheer in te regelen. Daarnaast moet
vastgesteld als de Amsterdamse standaard. Het bestuurlijk besluit is
de Archiefverordening 2008 worden aangepast om deze in lijn
nog niet genomen.
te brengen met de nieuwe beheerregeling. Tot nu toe zijn deze stappen nog niet gezet.
9 | Verslag van de Gemeentearchivaris
Het is belangrijk om met alle verbonden partijen die de gemeentearchivaris van Amsterdam als hun archivaris hebben aangewezen, afspraken te maken over informatiebeheer. Dit is nodig om ervoor te zorgen dat alle partijen voldoen aan de wettelijke eisen voor het beheren en toegankelijk houden van informatie. Deze afspraken kunnen worden vastgelegd in een uitvoeringsovereenkomst informatiebeheer (UVO). Dit is bij sommige verbonden partijen nog niet gebeurd. Het kwaliteitssysteem biedt nog onvoldoende specifiek inzicht in welke verbeteringen nodig zijn op het gebied van informatiebeheer. Om hier verandering in te brengen, moet informatiebeheer een vast onderdeel worden van de strategische beleidsagenda. Dit moet resulteren in een meerjarenplanning waarmee verbeteringen kunnen worden opgepakt en uitgevoerd. Omdat dit tot nu toe onvoldoende is opgepakt, blijft het lastig om prioriteiten te stellen en gerichte verbeteringen door te voeren.
10 | Verslag van de Gemeentearchivaris
4
Bevindingen mei 2024 – februari 2025
4
Bevindingen mei 2024 - februari 2025 4.1 Inleiding
4.3 Staat van het Informatiebeheer Het afgelopen jaar is opnieuw aangetoond, dat de voorspelbaarheid en
In dit hoofdstuk staan de bevindingen en aanbevelingen over de
beheersing van risico’s in het informatiebeheer binnen de organisatie
toezichtsperiode mei 2024 tot en met februari 2025 met betrekking
onvoldoende zijn. Dit bemoeilijkt niet alleen de naleving van wettelijke
tot de governance, de Staat van het Informatiebeheer, de evaluatie
verplichtingen, maar ook de realisatie van strategische doelen voor een
van het cluster Digitalisering, Innovatie en Informatie (DII), en het
transparante overheid en duurzaam toegankelijke informatie.
themaonderzoek iBabs beschreven. Het blijft een uitdaging om een compleet en betrouwbaar beeld
4.2 Governance
te krijgen van het informatiebeheer. Ondanks inspanningen
In 2023 is een governance afgesproken over de rollen en
om de transparantie en verantwoording te verbeteren, blijft de
verantwoordelijkheden in het cluster DII met betrekking tot het
voorspelbaarheid hiervan beperkt door structurele tekortkomingen
informatiebeheer van de directies, stadsdelen en stadsgebied van de
in het sturen, beheersen en verantwoorden. Het is teleurstellend dat
gemeente Amsterdam. Het bleek echter moeilijk om deze afspraken in
het door deze structurele tekortkomingen in de organisatie voor de
praktijk te brengen. Het ingevoerde governance-risk-compliancy (GRC)
tweede keer op rij niet mogelijk was om de stand op te maken van het
systeem sloot daarbij niet aan op de bestaande werkwijzen
informatiebeheer. Door de slecht gerapporteerde stand van zaken kan
en rolverdeling.
de gemeentearchivaris daar geen oordeel over geven. Tekortkomingen in de governance en beheersing van informatiebeheer
Ondanks het erkende belang van compliancy door de organisatie
kunnen ten koste gaan van de effectiviteit van de organisatie en
in 2024, ligt de nadruk meer op vernieuwing. Het gevolg hiervan
het vertrouwen van burgers en belanghebbenden, omdat dit de
is dat de aandacht wordt verdeeld, er weinig oog is voor dagelijks
openbaarheid van informatie aantast.
informatiebeheer en het ontbreken van een totaalbeeld van de staat van het informatiebeheer per directie. Dus ook in 2024 hebben de
De organisatie maakt gebruik van een instrument uit het
verantwoordelijke ambtenaren van Amsterdam geen staat van het
kwaliteitssysteem voor informatiebeheer. Dit instrument heet de
informatiebeheer gekregen op basis waarvan zij vervolgstappen
Meetlat Informatiebeheer (hierna ‘de Meetlat’). Deze vragenlijst
kunnen zetten. Op dit moment is er geen betrouwbaar inzicht in
is opgenomen in het Governance, Risks en Compliance-systeem
hoe de informatie wordt beheerd. Hierdoor bestaat het risico, dat
FullyInControl (hierna ‘FiC’). Het blijkt, dat de huidige antwoorden in
verkeerde conclusies worden getrokken voor sturen, beheersen
de Meetlat over het algemeen niet bijdragen aan het behalen van de
en verantwoorden. Zo kunnen toezichthoudende en monitorende
gestelde (wettelijke) informatiebeheerdoelen.
instanties op het informatiebeheer een onvolledig beeld krijgen. 12 | Verslag van de Gemeentearchivaris
Het risico bestaat dat verkeerde of geen doelen worden nagestreefd.
4.5 Themaonderzoek iBabs
Inconsistente en onbruikbare antwoorden kunnen ertoe leiden, dat
De afdeling Toezicht heeft namens de Gemeentearchivaris bijgedragen
toezicht en monitoring een verkeerd beeld kunnen krijgen.
aan een themaonderzoek. Eind 2024 voerde het Facilitair Bureau van
De huidige Meetlat dekt bovendien niet alle relevante aspecten
de gemeente Amsterdam een onderzoek uit naar het gebruik en
van de verantwoordelijkheid van een organisatieonderdeel voor
beheer van de vergadertool iBabs om te bepalen of het contract
informatiebeheer. Zo ontbreken onder andere essentiële vragen
verlengd of opnieuw aanbesteed zal worden. De gemeentearchivaris
over openbaarmaking, vernietiging en achterstanden, waardoor
heeft het onderzoek gebruikt om tot de volgende aanbeveling in het
geen volledig en betrouwbaar beeld van het informatiebeheer wordt
onderzoeksverslag te komen: gebruik iBabs niét als archiefsysteem en
gegeven. Ook ontbreekt de bewijsvoering in de Meetlat.
creëer voldoende bewustwording over hoe iBabs gebruikt dient te worden.
4.4 Evaluatie cluster Digitalisering, Innovatie en Informatie (DII)
De stukken voor bestuurlijke besluitvorming worden geborgd in
In 2024 heeft de gemeente de reorganisatie van de cluster DII
Andreas. Afzonderlijke directies hebben echter de vrijheid om hun
geëvalueerd. Als gevolg hiervan besloot het directieteam dat de
ambtelijke besluitvormingsprocessen naar eigen inzicht vorm te
directie Digitale Strategie & informatie (DS&I) versterking nodig heeft.
geven. Dit leidt tot diverse werkwijzen en een veelheid aan tijdelijke
De directeur DS&I gaat, in samenwerking met andere directies, onder
oplossingen binnen iBabs, waardoor informatie op verschillende
andere de volgende vragen te onderzoeken:
manieren wordt toegevoegd. Dit verhoogt het risico op dubbelingen en
Hoe kunnen de compliance-vakgroepen worden versterkt in zowel
verwijdering van essentiële gegevens. Besluitenlijsten worden, wanneer
kwantiteit als kwaliteit, met een nadruk op de gestelde doelen?
ze al zijn bijgehouden, vaak gekopieerd en per e-mail verstuurd naar
Hoe kan de i-domeinbrede architectuurfunctie worden versterkt?
bijvoorbeeld wethouders. Dit maakt het moeilijk om besluiten en acties
Wat is er nodig om vanuit DS&I (functionele) regie te voeren op
correct te herleiden, omdat er geen complete vastlegging plaatsvindt,
vakgroepoverstijgende strategie- en beleidsontwikkeling, waarbij
met uitzondering van de bestuurlijke besluitvorming.
wordt geborgd dat de digitaliseringsstrategie en alle aspecten van het databeleid, inclusief AI, privacy, security en datakwaliteit, goed
Indien iBabs (onterecht) wordt gebruikt als archiefsysteem, brengt dit
vertegenwoordigd zijn.
een groot risico met zich mee. iBabs voldoet niet aan de formele eisen
De antwoorden op deze vragen kunnen een belangrijke
13 | Verslag van de Gemeentearchivaris
voor duurzame toegankelijkheid en archivering volgens de Archiefwet.
invloed op de toekomst van de inrichting en uitvoering van het
Hierdoor loopt de gemeente het risico op informatieverlies, het niet
informatiebeheer hebben.
naleven van wettelijke verplichtingen en onvoldoende verantwoording.
5
Conclusies en aanbevelingen
5
Conclusies en aanbevelingen 5.1 Inleiding
Het is binnen de organisatie vaak onduidelijk wie verantwoordelijk is voor informatiebeheer. Dit kan ertoe leiden dat niemand
In dit hoofdstuk staan de conclusies en aanbevelingen van de
zich verantwoordelijk voelt of dat de juiste persoon ontbreekt.
gemeentearchivaris over het toezicht op het informatiebeheer binnen
Hoewel vastligt dat directeuren van organisatieonderdelen
de gemeente Amsterdam. De conclusies leiden tot drie belangrijke
eindverantwoordelijk zijn, ontbreekt eigenaarschap op operationeel en
speerpunten voor een verbeterprogramma:
tactisch niveau.
1. Maak een meerjarenplan voor informatiebeheer. Maak een prioriteit van een goed en transparant informatieoverzicht dat ook met
De huidige Meetlat Informatiebeheer biedt onvoldoende inzicht in
de burger kan worden gedeeld. Dit overzicht moet aangeven
noodzakelijke verbeteracties voor organisatieonderdelen. Hierdoor kan
welke informatie de gemeente beheert per taak, directie of
dit systeem ook niet bijdragen aan een juiste prioritering van te treffen
stadsdeel/gebied.
of te wijzigen beheersmaatregelen bij organisatieonderdelen. Dit
2. Beschrijf een heldere informatiegovernance met duidelijke verantwoordelijkheden en rollen.
vergroot het risico dat belangrijke verbeteringen niet worden doorgevoerd.
3. Stel een meerjarig activiteitenplan op met toetsbare voortgang van resultaten.
De gemeentearchivaris constateert, dat de zogeheten Meetlat Informatiebeheer aanzienlijk verbeterd moet worden in opzet en
5.2 Governance en kwaliteitssysteem informatiebeheer
uitvoering. Om dit te kunnen verbeteren is het noodzakelijk dat het
De gemeente heeft geen gestructureerde aanpak voor continue
onderwerp wordt opgenomen op een beleidsonderwerpenagenda op
evaluatie en bijsturing op het gebied van informatiebeheer. Een
een strategisch niveau. Dit moet leiden tot een (meerjaren)planning
gestructureerde en cyclische verbeteraanpak (volgens een plan-do-
voor de uitvoering.
check-act kwaliteitscirkel) is noodzakelijk om de voorspelbaarheid en kwaliteit van informatiebeheer te waarborgen. Deze gebreken vormen
Uit de evaluatie van het i-domein blijkt dat er aandacht komt voor
een risico voor de transparantie van de gemeente en de naleving
informatiebeheer en de horizontale en verticale sturing binnen het
van wet- en regelgeving. Bovendien kunnen ze zorgen voor een
cluster DII.
stagnerende ontwikkeling van het informatiebeheer en een informatiebeheer.
Als gevolg van de in het vorige hoofdstuk genoemde bevindingen en de bovenstaande conclusies volgen hier de aanbevelingen.
15 | Verslag van de Gemeentearchivaris
Aanbeveling 1:
Aanbeveling 2:
Creëer een gestructureerde en cyclische verbeteraanpak ten behoeve
Verduidelijk informatiebeheerverantwoordelijkheden.
van het informatiebeheer bij organisatieonderdelen.
Leg rollen en bevoegdheden binnen organisatieonderdelen
Stimuleer continue verbetering van het informatiebeheer. De organisatieonderdelen kunnen, in samenwerking met het i-domein, jaarlijks een inzichtelijke planning maken voor
governance-structuur vast, met directe aanspreekbaarheid binnen
verbeteracties op het gebied van informatiebeheer. Het is aan de
de directies.
organisatieonderdelen in samenwerking met het i-domein om hier actief op te sturen en verantwoording over af te leggen. Daartoe kan voor een juiste rol en taakverdeling ook opnieuw naar de vastgelegde governance gekeken worden. Pas cyclisch evalueren en bijsturen van processen toe om structurele verbeteringen in het informatiebeheer te realiseren. Voer periodiek (onafhankelijke) evaluaties uit en verbeter handhavingsmechanismen voor een robuust informatiebeheer. Voer regelmatig onafhankelijke risico-evaluaties uit en creëer escalatiemechanismen bij structurele tekortkomingen.
16 | Verslag van de Gemeentearchivaris
ondubbelzinnig vast. Stel daartoe helder de taken en verantwoordelijkheden in de
Stel meetbare verbeterdoelen per organisatieonderdeel vast, gekoppeld aan verantwoordingsmechanismen met bijsturingsopties.
Aanbeveling 3:
Aanbeveling 4:
Formuleer eenduidige, niet multi-interpreteerbare vragen over het
Koppel de verbeteracties aan de verschillende (deel)vragen van
hele spectrum in de Meetlat en voorzie elke vraag van duidelijke
de Meetlat. Zorg er vervolgens voor, dat de resultaten van deze
toelichtingen. Voeg bewijs toe aan de antwoorden.
verbeteracties meetbaar zijn in de tijd, zodat de voortgang van de
Formuleer duidelijke en eenduidig interpreteerbare vragen.
verbetering inzichtelijk en controleerbaar is.
Hanteer daarbij een heldere terminologie. Definieer bijvoorbeeld wat onder een ‘proces’ of ‘deelproces’ wordt verstaan. Zorg voor
Aanbeveling 5:
consistentie in de beantwoording van de vragenlijsten door een
Zet het kwaliteitssysteem informatiebeheer op vakgroep overstijgend
meer gestandaardiseerd en afgestemd werkproces.
strategisch niveau op de agenda en zorg voor een gedegen (meerjaren)
Formuleer een duidelijke(re) toelichting per vraag en besteed (meer)
plan voor een kwaliteitssysteem voor informatiebeheer.
zorg aan wat het betekent als een vraag niet wordt beantwoord. Maak de verantwoordelijkheid van een organisatieonderdeel
Laat in de beantwoording van de vragen – als gevolg van de evaluatie
aspecten van het informatiebeheer volledig in de vragen van de
van het i-domein – expliciet de aandacht voor het informatiebeheer en
Meetlat te benoemen, zoals ook over openbaarmaking, vernietiging
openbaarheid blijken.
en achterstanden. Onderbouw de antwoorden op de vragen in de Meetlat met bewijs in FiC, zodat sprake is van controleerbare informatie.
17 | Verslag van de Gemeentearchivaris
Aanbeveling 6:
(directeur) voor informatiebeheer inzichtelijk door alle relevante
6
Archiefwettelijke taken en verantwoordelijkheden
6
Archiefwettelijke taken en verantwoordelijkheden 6.1 Inleiding
In 2023 heeft de afdeling Toezicht van het Stadsarchief een pilot uitgevoerd in samenwerking met een aantal medewerkers uit de
In dit hoofdstuk worden de archiefwettelijke taken en
business en informatiebeheer-experts. Het doel was een overzicht
verantwoordelijkheden beschreven, waar de gemeentearchivaris
(“informatieregister”) te creëren van alle processen die plaatsvinden
toezicht op houdt dan wel een andere rol heeft. Dit betreft onder
binnen de directie met vermelding van de proceseigenaar, de
andere vervanging, selectie en vernietiging, overbrenging en
informatie die daaruit voortkomt, waar (in welke applicatie) de
vernietiging, bewerken en overbrengen van achterstanden met
informatie is opgeslagen en welke bewaartermijnen aan de informatie
betrekking tot papieren archieven en het toezicht op regiogemeenten
zijn gekoppeld met vermelding van de categorie uit de gemeentelijke
en verbonden partijen.
selectielijst. In 2024 is het overzicht uitgebreid. Zowel het gecreëerde overzicht als de werkwijze kunnen worden nagevolgd bij
6.2 Actueel, compleet, en logisch samenhangend overzicht van informatie
andere directies.
Iedere vorm van informatiebeheer begint met weten welke taken
6.3 Metadata
of processen een organisatie(onderdeel) uitvoert. Pas als bekend
Metadata – gegevens over de informatie die de gemeente creëert en
is welke informatie in huis is en waar die informatie is opgeslagen,
ontvangt – maken hergebruik, overbrenging en vernietiging mogelijk
kunnen beheerhandelingen worden uitgevoerd. Denk daarbij
en dragen bij aan de vindbaarheid en betrouwbaarheid van informatie.
aan het toekennen van bewaartermijnen, het vernietigen van
Wanneer bestaande informatie niet beschikt over de juiste metadata,
informatie na afloop van de bewaartermijn of het overbrengen van
kan de informatie niet goed worden geïnterpreteerd, gevonden en
blijvend te bewaren informatie naar het Stadsarchief. Vandaar dat
beheerd. Dit vormt een risico voor de organisatie: bestaande kennis
de archiefwetgeving eisen stelt aan het hebben van een actueel,
gaat mogelijk verloren, informatie is onbetrouwbaar doordat het lastig
compleet en logisch samenhangend overzicht van informatie (zie de
in de juiste context te plaatsen is, kan niet openbaar worden gemaakt,
Archiefregeling, art. 18).
en vernietiging, overbrenging naar een archief of migratie naar een andere applicatie is problematisch.
In 2022 had volgens de Staat van het Informatiebeheer (SIB) 40%
19 | Verslag van de Gemeentearchivaris
van de directies een geordend overzicht van hun informatie. De
Goed beheer op metadata maakt onder andere het verantwoorden
gemeentearchivaris heeft geen inzicht in de huidige situatie kunnen
naar de burger mogelijk. Zowel de ambtenaar als de rechtzoekende
verkrijgen. Zonder dit overzicht is het uitvoeren van beheerhandelingen
burger kan aan de hand van metadata de informatie van de gemeente
niet goed mogelijk.
op de juiste manier interpreteren en in de goede context plaatsen.
Toezichtverslagen van de afgelopen jaren tonen aan, dat er
organisatieonderdeel. Ook zijn er geen lopende zaken afgehandeld.
onvoldoende aandacht is voor het toekennen van metadata aan
Het is onwaarschijnlijk, dat er geen vervangingsbesluiten gewijzigd
bestaande informatie. Hierin is geen ontwikkeling waargenomen.
moeten worden, omdat er wel meerdere organisatieveranderingen hebben plaatsgevonden.
Metadatastandaard Sinds 2018 hanteert Amsterdam de Landelijke standaard
6.5 Selectie en vernietiging
Toepassingsprofiel Metadata Lokale Overheden (TMLO). Daarvoor
De gemeentelijke organisatieonderdelen mogen informatie niet
gold ‘De Amsterdamse Standaard’. TMLO is inmiddels doorontwikkeld
zomaar vernietigen. De landelijk vastgestelde selectielijsten voor
naar de nieuwe standaard Metagegevens voor Duurzaam Toegankelijke
Nederlandse gemeenten en intergemeentelijke organen bepalen de
Overheidsinformatie (MDTO), die in mei 2024 door het directieteam
bewaartermijnen voor gemeentelijke informatie. Vervolgens is een
van cluster DII is vastgesteld als de Amsterdamse standaard . Hierdoor
incidentele of doorlopende machtiging tot vernietiging nodig, die
blijven in de toekomst meerdere standaarden naast elkaar in gebruik,
moet worden aangevraagd bij de gemeentearchivaris. In 2023 heeft de
afhankelijk van de periode waarin de informatie is gecreëerd.
gemeentearchivaris zeven incidentele machtigingen tot vernietiging en twee doorlopende machtigingen verstrekt. Desondanks heeft geen
6.4 Vervanging
enkele directie melding gedaan van daadwerkelijke vernietiging onder
De gemeente Amsterdam archiveert sinds 2015 volledig digitaal,
de doorlopende machtigingen, terwijl dit verplicht is.
volgens het B&W-Besluit van 13 januari 2013. Toch ontvangt de gemeente nog steeds papieren informatie, zodat elke burger kan
6.5.1 Achterstanden in digitale vernietiging
blijven communiceren op de manier die bij hem of haar past. Om de
De hoeveelheid aangevraagde en verstrekte machtigingen tot
processen volledig digitaal te laten verlopen, moet de analoge
vernietiging is veel te klein in verhouding tot de informatie die volgens
informatie één op één worden gedigitaliseerd. Daarna wordt de
de gemeentelijke selectielijst op jaarbasis had moeten worden
oorspronkelijke papieren informatie vernietigd en geldt het digitale
vernietigd. Dit betekent, dat voor incidentele machtigingen de
exemplaar als het officiële document. Om het vervangingsproces
achterstanden in vernietiging van digitale informatie zijn toegenomen.
betrouwbaar, consequent en verantwoord te laten verlopen, moet dit
Daarnaast melden directies met een doorlopende machtiging lang niet
proces kwalitatief worden gemonitord. Een directie mag vervanging
altijd of, en hoeveel, informatie daadwerkelijk is vernietigd. Dit gebrek
alleen toepassen na een formeel besluit, voorzien van een positief
aan rapportage belemmert het toezicht en inzicht in de hoeveelheid
advies van de gemeentearchivaris (Besluit Informatiebeheer 2010).
vernietigde informatie.
In 2024 zijn geen verzoeken tot positief advies voor voorgenomen vervangingsbesluiten gedaan door een gemeentelijk 20 | Verslag van de Gemeentearchivaris
Er zijn twee redenen waarom vernietigen van digitale informatie grote
6.5.3 Hotspotmonitor
achterstanden heeft:
Sinds 2017 is het uitvoeren van een periodieke hotspotmonitor
Ten eerste heeft slechts een klein aantal directies op procesniveau
onderdeel van – en een aanvullend instrument op – de gemeentelijke
bewaartermijnen toegekend aan informatie. Als geen bewaartermijn
selectielijst. Hiermee worden gebeurtenissen en kwesties
aan informatie is toegekend, is het onbekend wanneer welke informatie
geïdentificeerd die een grote invloed hebben op de burgers van
vernietigd moet worden.
Amsterdam. Informatie over deze ‘hotspots’ krijgt het predicaat
Ten tweede ontbreekt in veel vakapplicaties ook de functionaliteit om
‘blijvend te bewaren’. De coronacrisis werd in 2021 als laatste hotspot
geautomatiseerd te kunnen vernietigen na afloop van een bewaartermijn.
aangewezen. Er zijn geen nieuwe hotspots aangewezen.
6.5.2 Selectielijst e-mailbewaring
6.6 Overbrenging
In de afgelopen twintig jaar is het onhaalbaar gebleken om medewerkers
Een deel van de informatie die Amsterdam genereert, komt in
te bewegen relevante e-mails aan de juiste zaak of het juiste dossier
aanmerking voor blijvende bewaring. Deze informatie moet na
te koppelen. Daardoor blijft veel informatie in zakelijke persoonlijke
maximaal twintig jaar worden overgebracht naar het Stadsarchief en
mailboxen ‘hangen’ en is vervolgens onvindbaar, bijvoorbeeld in het
wordt daarmee openbaar.
geval van een Wet open overheid (Woo)-verzoek. In 2024 zijn 11 papieren en hybride archieven overgebracht en In 2022 heeft de Vereniging van Nederlandse Gemeenten het initiatief
openbaar gemaakt, waaronder die van de Gemeentelijke Ombudsman
genomen om naast de bestaande selectielijst een selectielijst speciaal
(1987-2013) en van het Stadsarchief Amsterdam (1991-2014) zelf. In
voor e-mailbewaring te ontwerpen. De selectielijst e-mailbewaring gaat
totaal gaat het om 254,37 strekkende meter en 205,36 gigabyte aan
uit van het integraal bewaren van de mailboxen van sleutelfuncties in de
data. Daarnaast is één volledig digitaal geboren archief overgebracht:
gemeentelijke organisatie, zoals directeuren en bestuurders. Deelname
de opgeheven website van het Algoritmeregister Amsterdam
aan de selectielijst was niet verplicht Gemeenten konden vóór 1 januari
(2019-2024).
2023 aangeven of zij mee wilden doen.
21 | Verslag van de Gemeentearchivaris
Amsterdam koos ervoor om niet aan de selectielijst deel te nemen. Op
6.7 Bewerken en overbrengen achterstanden papieren archieven
27 juni 2024 besloot het GMT wel, dat de sleutelfunctiemethodiek in
Het Stedelijk Archiefbewerkingsteam (ABT) houdt zich bezig met
Amsterdam toegepast gaat worden voor zowel e-mail als chatberichten.
de achterstanden in het bewerken en overbrengen van papieren
Dit besluit wordt binnenkort voorgelegd aan het college van
archieven. Het doel is het realiseren van 37.000 strekkende meter aan
burgemeester en wethouders (B&W).
papierenarchief over de periode 1945-2014 binnen de gemeente.
Het project is in oktober 2019 als stedelijk project gestart en zal
voldoen. In een beperkt aantal gevallen is de gemeentearchivaris
de komende maanden worden afgerond. Er is in de afgelopen vijf
van Amsterdam aangewezen als toezichthouder. In bijlage 1 staat
jaar veel bewerkt en bereikt. Het archiveren van 36.000 strekkende
het overzicht van archiefwetplichtige verbonden partijen waarbij
meter, met nog 1.000 meter te gaan, is niet niks. De archiefruimten
Amsterdam betrokken is. In 2024 is de Vervoerregio Amsterdam-
zijn van 20 locaties naar zeven locaties teruggebracht. Het streven
Amstelland geïnspecteerd. Ook deze organisatie ontvangt een apart
was om dit verder te reduceren naar vijf locaties die voldoen aan de
toezichtverslag. Met twee verbonden partijen is dit jaar de lokale
Archiefregeling 1995, maar dat bleek nog niet haalbaar. In Q2 2025
regelgeving op orde gebracht. Zowel Vervoerregio Amsterdam-
zal na alle verhuizingen inzicht zijn in de omvang van alle ‘op termijn’
Amstelland als uitvoeringsorganisatie DUO+ hebben afgelopen najaar
te vernietigen bestanddelen per vernietigingsjaar; deze 11.000 meter
een Archiefverordening, Aanwijzing archivaris en archiefbewaarplaats
wordt dan geplaatst in twee van de 7 locaties. Deze omvang valt onder
en een Beheerregeling informatiebeheer vastgesteld. In beide gevallen
het beheer dat de komende jaren door de gemeente wordt uitgevoerd.
is de gemeentearchivaris van Amsterdam als archivaris aangewezen en
Met het Stadsarchief is vastgelegd dat de langdurige ‘op termijn’ te
het Stadsarchief als archiefbewaarplaats.
vernietigen dossiers (boven de 40 jaar) in het depot op de Vijzelstraat 32 gestald zullen worden. Zowel het beheer als de dienstverlening
Accountmanagement
hiervan zullen door de medewerkers van het Stadsarchief uitgevoerd
Om de regio optimaal te bedienen, wordt de gemeentearchivaris
worden. De archiefbestanden die zowel binnen als buiten de periode
ondersteund door een accountmanager die fungeert als eerste
1945-2014 vallen, maar afkomstig zijn van de voormalige gemeente
aanspreekpunt voor adviesvragen, archiefwettelijke taken, voorlichting
Weesp vallen buiten dit project.
en kennisuitwisseling. Deze aanvulling versterkt de dienstverlening aan de aangesloten gemeenten en versterkt de kwaliteit van
6.8 Toezicht op informatiebeheer regiogemeenten en verbonden partijen
informatiebeheer binnen de aangesloten gemeenten. Daarnaast
De gemeentearchivaris van Amsterdam is ook gemeentearchivaris
en informatiebeheer actief met de regio wordt gedeeld.
van Diemen, Ouder-Amstel en Amstelveen en van DUO+ (de uitvoeringsorganisatie voor Diemen, Uithoorn en Ouder-Amstel). Deze gemeenten krijgen een apart toezichtverslag. Daarnaast heeft Amsterdam de uitvoering van sommige (wettelijke) taken ondergebracht in verbonden partijen, zoals door middel van gemeenschappelijke regelingen die aan de Archiefwet 1995 moeten 22 | Verslag van de Gemeentearchivaris
organiseert de accountmanager sessies waarin kennis over het archief-
7
Ontwikkelingen
7
Ontwikkelingen 7.1 Inleiding In dit hoofdstuk staan de laatste ontwikkelingen binnen de gemeente
gemeenschappelijke netwerkschijven. De informatie van gemeentelijke
op het gebied van informatiebeheer beschreven. Daarin komen het
organisatieonderdelen die niet meer nodig is voor dagelijkse
Programma Openbaarheid en Informatiehuishouding op orde (OIO)
bedrijfsvoering wordt geplaatst in een elektronische opslagplaats
en het Openbaarheidscentrum aan de orde. Daarnaast worden twee
voorafgaand aan eventuele plaatsing in het elektronisch-depot van het
opgaves toegelicht: de opgave ‘Aansluiting op de stad’ en de opgave
Stadsarchief. In de afgelopen verslagperiode verplaatste de gemeente
‘Zaakgericht werken en DMS’.
de schijven van 12 afdelingen. In 2025 begint de gemeente – in het project vallend onder OIO – met het bewerken van deze informatie,
7.2 Programma Openbaarheid en Informatiehuishouding op orde (OIO)
zodat het kan worden overgebracht of vernietigd.
In 2024 is de uitrol begonnen van Microsoft 365 (M365). Voor elke
applicaties in de stad worden ‘aangesloten’ op het e-depot, zodat de
directie is er een functioneel ontwerp per gemaakt, dat rekening houdt
informatie makkelijker kan worden overgebracht naar het Stadsarchief.
met het beoordelen en selecteren van informatie. Alle directies van
Dit gebeurt nu bij een eerste applicatie.
Het uiteindelijke doel van deze ‘aansluiting’ is dat de belangrijkste
Amsterdam stappen één voor één over naar de nieuwe omgeving. Er zijn op dit moment 12 directies overgegaan. Informatie die niet meer
7.4 Opgave ‘Zaakgericht werken en DMS’
nodig is, komt in een bewaaromgeving van het Stadsarchief. Er is een
In 2024 heeft het Stadsarchief, in het verlengde van de Opgave
project om deze informatie te waarderen, selecteren, vernietigen of
Aansluiting op de stad, in samenwerking met de stedelijke Opgave
formeel over te brengen voor blijvende raadpleging.
Zaakgericht werken en DMS (ZDMS) een waardeketen opgesteld voor de volledige keten van creatie tot beschikbaarstelling van informatie.
Sommige directies zijn niet (voor)bereid om hun informatie voor
Het doel was om te onderzoeken welke rol het Stadsarchief in deze
migratie te selecteren. Daardoor bestaat het risico dat de ongeordende
keten kan spelen, en hoe dit kan worden geïntegreerd in de Opgave.
informatie zonder gegevens over die informatie (metadata) meegaat
Het Stadsarchief stelde de volgende doelen: a) opruimen van de
naar het nieuwe systeem.
digitale erfenis; b) realisatie van een generieke digitale bewerkings- en uitplaatsruimte; en c) aansluiting op informatiesystemen.
7.3 Opgave ‘Aansluiting op de stad’ In 2024 begon de gemeente, in het kader van de Opgave ‘Aansluiting op de stad en overbrengen erfenis’ stond 2024 in het teken van het starten van de migratie van de uit te faseren 24 | Verslag van de Gemeentearchivaris
7.5 Openbaarheidscentrum Naast het online publicatiekanaal open.amsterdam, waarmee het Stadsarchief voor de burgers informatie openbaar maakt volgens de Wet open overheid (Woo), heeft het Stadsarchief in samenwerking met de informatiecommissaris van Amsterdam het doel geformuleerd om op de locatie van het Stadsarchief een fysiek Openbaarheidscentrum in te richten. In dit centrum kunnen burgers terecht met vragen over alle onderwerpen gerelateerd aan openbaarheid in het verlengde van de Woo. Burgers zijn uitgenodigd om mee te denken over wat de concrete informatiebehoefte is en hoe het centrum daarop aan kan sluiten. In samenwerking met Open State Foundation zijn gedetailleerde beschrijvingen gemaakt van (fictieve) bezoekers. Ook is er een forum gelanceerd en is er een te bewandelen weg (‘roadmap’) uitgestippeld. Naar verwachting wordt in 2025 het centrum geopend.
25 | Verslag van de Gemeentearchivaris
8
Bijlagen
8
27 | Verslag van de Gemeentearchivaris
Bijlagen 1.
Overzicht verbonden partijen
2.
Overzicht aanbevelingen in relatie tot het Besluit van provinciale staten van Noord-Holland van 16 december 2013, tot vaststelling van de Verordening systematische toezichtinformatie Noord-Holland.
8.1 Bijlage 1. Overzicht verbonden partijen en archieftoezicht
VERBONDEN PARTIJEN EN ARCHIEFTOEZICHT Naam
Gemeentearchivaris A’dam toezichthouder
archiefparagraaf in instellingsakte
Uitvoeringsover-eenkomst* met A’dam
inspectierapport
overbrenging archief
n.v.t. (taken worden uitgevoerd door Directie GGD)
(gaat mee met SIB)
Archief overgebracht t/m 2004; Archief 2005-2014 is bewerkt, maar nog niet formeel overgebracht
Gemeenschappelijke regelingen waarin Amsterdam deelneemt Gemeentelijke Gezondheidsdienst (GGD) Amsterdam-Amstelland
ja (m.u.v. gemandateerde taken van gemeenten die niet bij informatiebeheer A'dam zijn aangesloten)
ja
N.B. Onder de GR GGD A'dam-Amstelland hangt de GR Openbare Gezondheidszorg Amstelland waar Amsterdam geen deel van uitmaakt Ombudsman Metropool Amsterdam
ja
nee
nee
(gaat mee met SIB)
Archief overgebracht t/m 2013
Rekenkamer AmsterdamZaanstad
ja
nee
nee
(gaat mee met SIB)
Archief overgebracht t/m 2010
Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied
ja (medetoezichthouder); provinciearchivaris NH in de lead
ja
nee
29-05-2024 (NHA)
Rechtsvoorgangers overgebracht [Bouw- en Woningtoezicht A'dam 1990-1994, Milieudienst A'dam 1990-2002, Dienst Milieu- en Bouwtoezicht 2003-2013]
Centraal Nautisch Beheer Noordzeekanaalgebied (CNB)
ja
ja
nee
nee
Archief 1987-2014 is bewerkt, wordt overgebracht in 2034
Vervoerregio Amsterdam
ja
ja
nee
04-07-2024 (SAA)
Rechtsvoorganger Regionaal Orgaan Amsterdam t/m 11-2006 overgebracht
Veiligheidsregio AmsterdamAmstelland
ja
ja
ja
17-05-2023 (SAA)
Archief Brandweer Amsterdam t/m 1992 overgebracht Nog over te brengen: Archief Brandweer 1992-2007 is bewerkt maar nog niet formeel overgebracht
Recreatieschap Groengebied Amstelland
28 | Verslag van de Gemeentearchivaris
nee; provinciearchivaris NH
ja
n.v.t.
onbekend
n.v.t.
8.1 Bijlage 1. Overzicht verbonden partijen en archieftoezicht
Recreatieschap Twiske-Waterland
nee; provinciearchivaris NH
ja
n.v.t.
onbekend
n.v.t.
Recreatieschap Spaarnwoude
nee; provinciearchivaris NH
ja
n.v.t.
onbekend
n.v.t.
ja, zie Convenant Informatiebeheer Waternet (2020)
ja (Convenant Informatiebeheer Waternet (2020))
11-06-2024 (Waterschap)
Overgebrachte rechtsvoorgangers: Waterleidingbedrijf A’dam t/m 2005; Sluis-, Brug- en Havengelddienst 19181994; Dienst Riolering en Waterhuishouding 1990-1996; Dienst Binnenwaterbeheer 19942010
Overige organisatievormen waarin Amsterdam participeert Stichting Waternet (per 1 jan. 2006 ontstaan uit fusie van Waterleidingbedrijf Amsterdam met St. Dienst Waterbeheer en Riolering Amsterdam Amstel, Gooi en Vecht; per 1 jan. 2011 gefuseerd met Dienst Binnenwaterbeheer Amsterdam)
ja (in principe medetoezichthouder) maar archivaris Waterschap Amstel Gooi en Vecht is aangewezen als intern toezichthouder in het Convenant Informatiebeheer Waternet (2020)
In bewerking: Archief Bureau Grondmechanica 1951-2003 en Archief Leiduin (onderdeel Archief Waterleidingbedrijf) Stichting Pantar
ja (alleen voor door A'dam gemandateerde taken: personeelsdossiers)
n.v.t.
afspraken gemaakt over informatiebeheer d.d. 22-062023
n.v.t.
n.v.t.
21-06-2023 (SAA + NHA)
NIET-VERBONDEN PARTIJ EN ARCHIEFTOEZICHT Gemeenschappelijke regelingen waarin Amsterdam NIET deelneemt DUO+
ja
ja
* Een uitvoeringsovereenkomst legt afspraken vast over het beheer van de informatie die een Verbonden Partij namens Amsterdam opmaakt en ontvangt. Afkortingen: NHA = Noord-Hollands Archief; SAA = Stadsarchief Amsterdam; SIB = Rapportage “Staat van het informatiebeheer”
29 | Verslag van de Gemeentearchivaris
n.v.t.
8.2 Bijlage 2. Overzicht aanbevelingen in relatie tot het Besluit van provinciale staten van Noord-Holland van 16 december 2013, tot vaststelling van de Verordening systematische toezichtinformatie Noord-Holland Het overzicht is niet opgesteld om de volgende reden. Op 3 februari 2025 werd van het Interbestuurlijk Toezicht Informatie- en archiefbeheer van de Provincie Noord-Holland een brief ontvangen naar aanleiding van het uitblijven van toezicht in 2023. In de brief staat aangegeven: “Voor het toezichtjaar 2023 voeren wij een steekproef uit bij 10 gemeentes, gemeenschappelijke regelingen en/of waterschappen” en “Voor het toezichtjaar 2024 volgen we weer onze reguliere werkwijze”. Voor de gemeente Amsterdam zijn in 2023 en 2024 geen IBT-aanbevelingen ontvangen.
30 | Verslag van de Gemeentearchivaris