03_Bijlage_Brief Koerswijziging strategie ICT voor Werk, Participatie en Inkomen.jan20.pdf

X

x x

Gemeente Amsterdam

Bezoekadres Amstel 1 1011 PN Amsterdam Postbus 202 l000 AE Amsterdam Telefoon 14 020 amsterdam.n1

Retouradres: Postbus 202, l000 AE Amsterdam

Aan de leden van de raadscommissie Werk, Inkomen en Onderwijs

28 januari 2020

Datum Ons kenmerk

Behandeld door L. van den Berg, Lvan.den.berg@annsterdam.n1 Bijlage

Voortgangsrapportage RRP met lessons learned

Onderwerp

Koerswijziging ICT-dienstafname voor Werk, Participatie en Inkomen

Geachte leden van de raadscommissie, De ICT voor Werk, Inkomen en Participatie (WPI) is grondig toe aan vernieuwing. Hierbij informeer ik u over de nieuwe toekomst voor de afname van ICT-dienstverlening voor Werk, Participatie en Inkomen. Na jaren met de vier grote steden in de cooperatie Wigo4it zelf ICTte hebben ontwikkeld ter ondersteuning van onze basisprocessen voor Werk en Inkomen gaan we dit op een andere manier inrichten. Er is besloten tot een flinke koerswijziging: we gaan niet meer zelf ICT ontwikkelen en we gaan alleen nog voor het domein inkomen samen optrekken naar de markt. We slaan definitief een andere weg in: -

we gaan stoppen met het zelf ontwikkelen van applicaties,

-

de coöperatie Wigo4it wordt de komende jaren afgebouwd en er blijft uiteindelijk een

-

we gaan als G4 gezamenlijk de markt vragen vernieuwing van ICT op het terrein van

kleinere regieorganisatie over voor applicaties op het domein Inkomen, Inkomen te realiseren, -

voor de ICT op het gebied Werk en Klantinteractie stopt de samenwerking met de G4.

Op initiatief van Amsterdam heeft in 2019 een heroriëntatie plaats gevonden, wat gaandeweg meer en meer een gezamenlijke heroriëntatie werd van de G4. ik heb daarin aangedrongen om steeds scherp te kijken naar waar de meerwaarde van samenwerken precies zit en gezocht naar alternatieven. Op basis daarvan heb ik samen met mijn collega wethouders in de G4 geconstateerd dat de ingeslagen weg van de afgelopen jaren niet heeft geleid tot verbeteringen. Dit is een zwaar besluit want het is een harde breuk met het verleden en het heeft grote gevolgen voor de coöperatie Wigo4it, maar in de huidige wijze van samenwerking konden we zo niet verder gaan. Het leverde te weinig op en het is in het belang van onze goede dienstverlening dat we regie en verantwoordelijkheid nemen om de verdere ontwikkeling van onze ICT-systemen op een andere manierte beleggen.

Een routebeschrijving vindt u op www.amsterdam.nl.

Gemeente Amsterdam

28 januari 2020 Kenmerk Pagina 2 van 5

De belangrijkste redenen om onze samenwerking af te bouwen zijn: de leveringsonzekerheid die we de afgelopen jaren hebben ervaren bij Wigo4it, de ingewikkeldheid om gezamenlijk tot vraagarticulatie te komen met de G4 en de complexiteit van het samenbrengen van G4 wensen. Ook zijn de visies van de individuele gemeenten op zaken als dienstverlening en samenwerking in het sociaal domein lokaal verschillend. Tot slot is ook het relatief dure karakter van de samenwerking een belangrijke reden om de samenwerking af te bouwen. In G4-verband kiezen we nu voor een verantwoorde en geleidelijke afbouw van die onderdelen die wij niet meer samen willen doen. Uitstappen op onderdelen vraagt om geleidelijkheid, oriëntatie op de markt voor alternatieven en een zorgvuldige implementatie. We gaan alleen nog samenwerken op het domein Inkomen voor de ICT van de vier steden. De komende jaren zal dat ook nog zijn voor het beheer van de systemen maar uiteindelijk alleen voor regie. De voornaamste reden om het beheer van de ICT-systemen voor Inkomen voorlopig bij Wigo4it te laten is dat het waarborgen van de continuïteit van onze dienstverlening voorop staat. Voor innovatie van ICT op het terrein van Inkomen gaan we samen de markt vragen dat te realiseren.

De redenen daarvoor zijn tweeledig: enerzijds is de inkoopkracht die de gemeente Amsterdam samen met de G4 kan organiseren meer kansrijk dan wanneer Amsterdam dat alleen zou doen. Gezamenlijk is de kans groter om de markt tot vernieuwing te bewegen. Anderzijds is het voor de organisatie minder belastend dat niet twee keer overgestapt hoeft te worden naar een ander pakket. Dat zou betekenen eerst overstappen naar een standaard pakket van de markt en na een aantal jaar opnieuw naar een innovatief pakket, omdat de pakketten van de markt (net als ons eigen pakket) niet toekomstbestendig zijn. Hieronder geef ik u puntsgewijs meer toelichting over: 1. De koerswijziging en acties komende tijd 2. Belangrijkste uitkomsten heroriëntatie en zoektocht naar alternatieven 1

PPI wordt niet verder ontwikkelt

4.

De laatste Voortgangsrapportage in het kader van de RRP en de lessons learned

1.

Koerswijziging en acties komende tijd

De koerswijziging betekent afbouw van de huidige G4-samenwerking op het zelf ontwikkelen van ICT voor Werk en Inkomen tot een beperkte samenwerkingsvorm voor alleen het domein Inkomen. De afbouw van de huidige samenwerking willen we verantwoord en geleidelijk doen. Een eerste stap is nu om ons te oriënteren op de markt voor alternatieven. Een volgende stap is de implementatie daarvan. Het gaat dus niet alleen om afbouw van de bestaande samenwerking, tegelijkertijd stappen we, onder condities, in een nieuwe, lichtere vorm van samenwerking op het domein Inkomen. De keuze om samen naar de markt te gaan voor ICT op het domein van inkomen is gebonden aan een aantal strikte randvoorwaarden. Mocht het niet lukken om te voldoen aan deze randvoorwaarden, dan kan alsnog halverwege 2020 worden gekozen om als gemeenten apart van elkaar naar de markt te gaan. Voorwaarden zijn dat we komend half jaar een aantal stappen gaan zetten. We willen komende tijd duidelijk krijgen of het lukt in G4-verband de vraagarticulatie scherp te krijgen, de marktverkenning op te leveren, Wigo4it afte schalen en helderheid te krijgen

Gemeente Amsterdam

28 januari 2020 Kenmerk Pagina 3 van 5

over de omvang en inrichting van de nieuwe regieorganisatie. Zodat tussentijds kan worden bijgestuurd. Het streven is dat eind 02 van 2020 de marktverkenning is afgerond zodat de aanbesteding kan starten, dan wel dat alsnog gekozen wordt om alleen verderte gaan. Financiële consequenties De huidige dienstafname van Wigo4iT gaat veranderen. De periode 2020-2025 staat in het teken van de transitie bij zowel Wigo4IT als bij de gemeente Amsterdam. De transitie leidt op de korte termijn tot extra incidentele kosten, maar zal in de toekomstige situatie naar verwachting leiden tot lagere structurele lasten. De kost gaat hierbij voor de baat uit. Op basis van aannames en inschattingen is de verwachting dat de totale kosten voor de gemeente Amsterdam tijdens de transitieperiode zullen variëren tussen de c 11 en € 21 miljoen per jaar. Deze kosten bestaan uit de volgende hoofdonderdelen: o

De kosten voor het waarborgen van de continuïteit van de huidige dienstverlening tijdens de transitieperiode. Het gaat hierbij om de beheer- en onderhoudskosten van de bestaande systemen bij Wigo4iT.

o

De kosten voor het afbouwen van de huidige Wigo4iT organisatie. Dit zijn onder andere frictiekosten en desintegratiekosten.

o

De kosten voor de opbouw van een nieuwe regieorganisatie en de investeringen in een

o

De kosten voor programmakosten en investeringen in het domein werk.

nieuw inkomenssysteem op G4 niveau.

Momenteel staat in de Amsterdamse begroting jaarlijks circa €13,7 miljoen gealloceerd voor activiteiten aangaande Wigo4iT. Om het toekomstige transitie pad te kunnen waarborgen, dient begin 2020 al aangevangen te worden. Met andere woorden: in 2020 moeten extra kosten worden gemaakt voor projectleiders, marktconsultaties, vraagarticulatie, voorbereidingen voor aanbestedingen etc. We verwachten daarom dat in 2020 bovenop het huidige financieel kader een extra (financiële) inspanning nodig zal zijn. Bij de Voorjaarsnota 2020 worden de financiële consequenties van de transitie gepresenteerd inclusief de daarmee samenhangende financiële oplossingen.

2.

Belangrijkste uitkomsten heroriëntatie en zoektocht naar alternatieven

De heroriëntatie is gestart op advies van de Amsterdamse Chief Information Officer (CIO) vanwege de tegenvallende opbrengsten van het Programma Professional Portal Innovatie (PPI) en de structurele toename van de kosten van beheer en onderhoud voor huidige systemen bij WPI. De heroriëntatie behelst de gehele ICT dienstverlening door Wigo4it, zowel beheer als innovatie. De belangrijkste uitkomsten van de heroriëntatie op de ICT-dienstafname voor Werk, Participatie en Inkomen waren: het Programma Professional Portal Innovatie (PPI) heeft niet de resultaten opgeleverd die waren beoogd, de gewenste opbrengst van het programma is inmiddels ook te verkrijgen op de markt en de kosten van de gewenste producten zijn per inwoner significant hoger dan die momenteel ook in de markt worden geboden. Op basis van die inzichten zijn vier alternatieven uitgewerkt variërend van voortzetten van de bestaande dienstafname bij Wigo4it tot op alle onderdelen afscheid nemen van elkaar. Die uitwerking leidde tot de huidige keuze om

Gemeente Amsterdam

28 januari 2020 Kenmerk Pagina 4 van 5

samen naar de markt gaan in G4-verband voor de ICT van alleen inkomen. Ook werd uit de zoektocht naar alternatieven duidelijk dat er geen makkelijke keuze bestaat. Samen of alleen naar de markt gaan vraagt sowieso veel veranderingsbereidheid, commitment en tijdsinzet van de gemeenten, van hun onderlinge samenwerking en van de coöperatie. Er bestaat geen eenvoudige weg.

3. Programma Professional Portal Innovatie (PPI) wordt niet verder ontwikkeld Afgelopen zomer is het besluit genomen om het PPI (programma Professional Portal Innovatie dat als doel had het digitaal portaal te realiseren) te pauzeren. Hhierover bent u geïnformeerd in de brief van 17 september 2019. Met het nemen van het besluit om de samenwerking in Wigo4it alleen voort te zetten voor het domein Inkomen en dit te laten ontwikkelen door de markt, wordt daarmee het PPI niet meer verder ontwikkeld. Uiteindelijk zullen de resultaten die PPI heeft opgeleverd over gaan naar een nieuw systeem. Hoe het digitale kanaal verder zal worden ontwikkeld zal onderdeel zijn van de gezamenlijke vraag die in de markt wordt uitgezet. Er wordt nu niet meer gewerkt aan bouwactiviteiten aan nieuwe versies van het portaal, maar normaal beheer en onderhoud gaan wel door, zodat de gemeente de dienstverlening aan inwoners kan blijven garanderen.

4. Laatste Voortgangsrapportage PPI in het kader van de RRP en lessons learned Het niet verder ontwikkelen van PPI leidt ook tot afsluiting van de plaatsing van het PPI onder de RRP (Regeling Risicovolle Projecten) omdat dat programma niet meer bestaat. De bijgaande Voortgangsrapportage over de periode mei t/m december 2019 is daarmee de laatste. Tevens zijn daarbij met het stedelijk Programma Advies Team 'lessons learned' opgesteld, die belangrijke input zijn voor de transitie. De belangrijkste 'lessons learned' gaan over het inbouwen van financiële waarborgen, over rolzuiverheid en scheiding aanbrengen tussen de rollen van opdrachtgever en opdrachtnenner om rolvermenging te voorkomen en over de juiste kennis op de juiste plek inzetten. Deze lessen voor de toekomst nemen we mee in de transitiefase die er nu aan komt.

Tot slot Zoals aangekondigd in de brief van 17 september jl zou eind 2019 een keuze worden gemaakt over de nieuwe koers voor de toekomst. Mede vanwege het belang van de dienstverlening aan de burgers en in het belang van de organisatie kon die onduidelijkheid niet te lang duren. De keuze voor de toekomst is nu gemaakt. We slaan een andere, nieuwe weg in, waarbij we afscheid nemen van in G4-verband zelf ICT ontwikkelen voor Werk en Inkomen. We schalen Wigo4it af naar uiteindelijk een regieorganisatie die de ontwikkeling voor ICT voor Inkomen in de markt neerzet. De afbouw en ombouw doen we uiteraard beheerst en zorgvuldig. Het was geen makkelijke keuze, en het wordt ook geen makkelijke of snelle weg. Maar wel een weg die er voor moet zorgen dat onze ambitie omtrent digitale dienstverlening ook daadwerkelijk wordt gerealiseerd tegen acceptabele kosten. Deze keuze past ook in de stedelijke 1-visie van dit college op digitalisering en op de stedelijke visie op dienstverlening aan burgers. Tot slot wordt in de periode van transitie die

Gemeente Amsterdam

28 januari 2020 Kenmerk Pagina 5 van 5

er aan komt gewaarborgd dat de Amsterdammer kan blijven rekenen op een ongestoord proces van uitkeringsverstrekking. Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet, Nam

college van burgemeester en wethouders van Amsterdam,

Rutger Groot Wa ink ethouder Sociak. Zaken