03 Bestuurlijk rapport Opvolging aanbevelingen Rekenkamer Amsterdam

We geven het college twee aandachtspunten mee bij dit sjabloon, zodat de raad in de toekomst beter kan volgen hoe het college uitvoering wil geven aan de aanbevelingen. Daarnaast geven wij enkele observaties bij het door het college gepresenteerde plan van aanpak van dit onderzoek. 1.

c

Het onderdeel ‘Wat is de aanbeveling?’ in de tabel benoemt de kop van de aanbeveling, maar niet de onderdelen van die aanbeveling. Daardoor blijft onduidelijk of het college alle onderdelen van de aanbevelingen overneemt en hoe het daar uitvoering aan gaat

Het vierde onderdeel (‘wees scherp op de afdoening van aanbevelingen’) is gericht aan individuele

raadsleden. Het presidium heeft niet namens individuele raadsleden gereageerd.

24

Rekenkamer Amsterdam - Bestuurlijk rapport - Opvolging aanbevelingen Rekenkamer Amsterdam

geven. Door de onderdelen in het plan van aanpak onbenoemd te laten, neemt het risico toe dat aanbevelingen maar gedeeltelijk worden uitgevoerd of dat de raad onvolledig over de opvolging van de aanbeveling wordt geïnformeerd (zie paragraaf 2.2). Wij adviseren het college om in de tabel de aanbevelingen en de onderdelen van de aanbeveling te benoemen (zie voorbeeld).

2.

Huidige presentatie (exclusief onderdelen aanbeveling)

Geadviseerde presentatie (inclusief onderdelen aanbeveling)

1. Zorg dat de raad volledige plannen van aanpak tijdig ontvangt

1. Zorg dat de raad volledige plannen van aanpak tijdig ontvangt  Maak een sjabloon voor het plan van aanpak  Zorg voor interne toetsing van het plan van aanpak  Informeer de raad tijdig

Het onderdeel ‘Hoe zal aan deze aanbeveling uitvoering worden gegeven (op hoofdlijnen)?’ in de tabel gaat niet altijd in op alle onderdelen van de aanbeveling en schetst soms ‘wat’ het college beoogt in plaats van ‘hoe’ het college dit gaat bereiken. We lichten beide aspecten hierna toe en roepen het college op bij toekomstige plannen van aanpak voor alle onderdelen van de aanbeveling aan te geven hoe het daar op hoofdlijnen uitvoering aan zal geven.  In aanbeveling 2 adviseren wij het college op twee punten. Ten eerste: stel de aanpak voor de opvolging van aanbevelingen zo nodig bij als gemeente en Amsterdammers hierbij gebaat zijn. Ten tweede: informeer de raad over deze aanpassing. Het college gaat niet in op het eerste onderdeel van de aanbeveling, terwijl dit bestuurlijk wel relevant is. In aanbeveling 3 adviseren wij het college om de ambtelijke organisatie actief te ondersteunen bij het uitvoeren van aanbevelingen. Onderdeel van het advies is om de uitvoering bestuurlijke en ambtelijke aandacht te geven. In reactie daarop geeft het college aan dat bij de uitvoering rekening moet worden gehouden met de schaarse capaciteit binnen de organisatie en dat regelmatig prioriteiten moeten worden gesteld.

Op ons punt om de betrokken ambtenaren te informeren over de randvoorwaarden, succesfactoren en knelpunten die van invloed kunnen zijn op de uitvoering, gaat het college echter niet in. Daardoor blijft onduidelijk of en hoe de ambtelijke organisatie zal worden ondersteund bij het (voor het eerst) uitvoeren van een rekenkameraanbeveling.

We adviseren de raad om het college te vragen hoe het uitvoering zal geven aan de onderdelen waar het niet op ingegaan is. 

In aanbeveling 1 adviseren wij het college om te zorgen voor interne toetsing van het plan van aanpak. In het plan van aanpak gaat het college in op wat het met dit onderdeel van de aanbeveling beoogt: “Verder willen we de rollen en verantwoordelijkheden in het proces van de opvolging van bestuurlijke aanbevelingen aanscherpen, door bijvoorbeeld het beter beleggen van de actualisatie en kwaliteitsbewaking van de informatie aan de raad. Goede invulling van de rollen en verantwoordelijkheden draagt bij aan de volledigheid, tijdigheid en juistheid van de informatie.” Het college zet echter niet uiteen hoe het aan deze aanbeveling uitvoering zal geven.

25

Rekenkamer Amsterdam - Bestuurlijk rapport - Opvolging aanbevelingen Rekenkamer Amsterdam

We adviseren de raad om het college te vragen hoe de rollen en verantwoordelijkheden zullen worden ingevuld. Als het college deze vragen inhoudelijk behandelt is de bestuurlijke reactie in combinatie met het plan van aanpak voldoende concreet. Een bijstelling van het plan van aanpak lijkt ons dan niet nodig. 2. Aandachtspunt voor het college: informatiewaarde jaarlijks overzicht In aanbeveling 4 adviseren wij het college om de informatiewaarde van het jaarlijks overzicht te vergroten. Daarnaast geven wij het college in overweging om een aanvullend digitaal overzicht aan de raad aan te bieden. In de bestuurlijke reactie en het plan van aanpak spreekt het college niet langer over het jaarlijks overzicht, maar over “de monitor”, “monitorinformatie” en over “monitoring” van de aanbevelingen in het registratiesysteemd. Zo schrijft het college: “Zo zullen wij bewaken dat in de monitor alle informatie (via linkjes) voor de raad beschikbaar is”. Door deze nieuwe terminologie is echter onduidelijk of het jaarlijkse overzicht onderdeel blijft van het gemeentelijk jaarverslag, of dat het college overweegt om vanaf 2026 uitsluitend digitaal te rapporteren over de opvolging van aanbevelingen. We adviseren de raad het college te vragen of dit betekent dat het jaarlijks overzicht zoals dat in het jaarverslag staat, komt te vervallen.

Daarnaast adviseren we de raad om bij oplevering van de monitor na te gaan of deze aan de informatiewensen voldoet. 3. Aandachtspunt voor de raad: houd druk: voeg toezegging opvolging individuele aanbevelingen toe aan agenda Het uitvoeren van aanbevelingen concurreert met andere bestuurlijke en ambtelijke prioriteiten. Ook als de raad heeft besloten dat aanbevelingen moeten worden uitgevoerd. Om te zorgen dat opvolging van de aanbevelingen prioriteit krijgt en gecontroleerd kan worden, adviseerden wij de raad om de individuele aanbevelingen op de agenda te plaatsen. Het presidium gaat niet mee met dit advies. Wij begrijpen het argument dat de actielijst langer wordt als toezeggingen over individuele rekenkameraanbevelingen op de actielijst worden geplaatst. Wij wijzen de raad op drie voordelen als de raad ervoor kiest om de aanbevelingen wel op de actielijst te plaatsen: 1.

Uitvoering krijgt prioriteit: aanbevelingen op de actielijst krijgen meer bestuurlijke en ambtelijke prioriteit in de uitvoering. Daarmee bevordert de raad dat de eigen raadsbesluiten over de uitvoering van aanbevelingen worden uitgevoerd.

2.

Volledigheid overzicht eenvoudiger te controleren: de rekeningencommissie krijgt mogelijk de aanvullende taak om de jaarlijkse verantwoording van het college te monitoren en toe te zien op een volledige opvolging van aanbevelingen. De rekeningencommissie en individuele raadsleden kunnen de volledigheid van het overzicht eenvoudig vaststellen door het overzicht te vergelijken met de actielijsten.

3.

Toename collectief geheugen: ook bij raadswisselingen wordt de kennis over eerdere raadsbesluiten en toezeggingen daarover van het college behouden doordat deze onderdeel zijn van de actielijst.

4. Besluitvorming over rekenkamerrapporten Het college merkt op dat de raad gewoonlijk overeenkomstig de raadsvoordacht de rekenkameraanbevelingen overneemt. Het college doet (het presidium namens) de

d

Het college doelt daarmee op het gemeentelijke risicomanagementsysteem (FullyInControl).

26

Rekenkamer Amsterdam - Bestuurlijk rapport - Opvolging aanbevelingen Rekenkamer Amsterdam

gemeenteraad en de rekenkamer de suggestie om de bestuurlijke reactie van het college op het rekenkamerrapport in de besluitvorming mee te wegen. De rekenkamer onderschrijft het belang dat de raad ook de reactie van het college betrekt bij de besluitvorming. Daarom worden raadsleden in de toelichting op de raadsvoordracht geïnformeerd over of het college de aanbevelingen geheel, gedeeltelijk of niet overneemt.e Zie bijvoorbeeld de raadsvoordracht (oktober 2025) bij het onderzoek Toegankelijkheid van buurthuizen. In het onderdeel ‘onderbouwing besluit’ van de raadsvoordracht worden onze aanbevelingen afzonderlijk toegelicht. In toekomstige raadsvoordrachten zullen raadsleden per aanbeveling worden geïnformeerd als het college deze niet of slechts gedeeltelijk overneemt. Dat vraagt wel dat het college daarover duidelijk is in de bestuurlijke reactie, wat nu nog niet altijd het geval is.

e

Onderdeel ‘bestuurlijke achtergrond’ van de raadsvoordracht.

27

Rekenkamer Amsterdam - Bestuurlijk rapport - Opvolging aanbevelingen Rekenkamer Amsterdam

Onderzoeksverantwoording Dit is het bestuurlijk rapport van het onderzoek van de rekenkamer Opvolging aanbevelingen Rekenkamer Amsterdam. Het volledige rapport bestaat naast dit bestuurlijk rapport, ook uit het onderzoeksrapport dat vanaf 29 oktober 2025 staat op de projectpagina.

10 Onderzoeksteam

Rekenkamer Amsterdam-Zaanstad Directeur

Annelies Daalder

Onderzoekers

Arjan Kok (projectleider) Bram Faber

11 Onderzoeksrapport, onderzoeksvragen en dankwoord Bestuurlijk rapport en onderzoeksrapport Dit is het bestuurlijk rapport van het onderzoek Opvolging aanbevelingen Rekenkamer Amsterdam. Het bestuurlijk rapport geeft een bondige samenvatting van de belangrijkste bevindingen van het onderzoek en de daaruit volgende conclusies en aanbevelingen. Het onderzoeksrapport bevat een gedetailleerde omschrijving van de aanleiding van het onderzoek, de onderzoeksvragen, de aanpak en de beantwoording van de deelvragen op basis van gedetailleerde onderzoeksbevindingen. Onderzoeksvraag en deelvragen De hoofdvraag voor dit onderzoek luidt: In hoeverre is het college transparant over de opvolging van aanbevelingen en de factoren die de uitvoering daarvan beïnvloeden?

Deze hoofdvraag is beantwoord aan de hand van drie deelvragen: 1.

2. 3.

In hoeverre is het college transparant over de opvolging van rekenkameraanbevelingen en verstrekt het college tijdig het plan van aanpak aan de raad voor een kwalitatieve opvolging van de aanbevelingen, als de raad daartoe heeft besloten? Zijn rekenkameraanbevelingen met de status ‘afgedaan’ navolgbaar uitgevoerd overeenkomstig de bedoeling van de rekenkamer? Wat zijn de (ervaren) randvoorwaarden, succesfactoren en knelpunten bij de opvolging van rekenkameraanbevelingen en welke van deze factoren heeft het college benoemd in de communicatie richting de raad?

28

Rekenkamer Amsterdam - Bestuurlijk rapport - Opvolging aanbevelingen Rekenkamer Amsterdam

Dankwoord We spreken onze dank uit aan alle personen die hebben meegewerkt aan dit onderzoek. Met speciale dank aan de ambtenaren van de gemeente Amsterdam en de griffiemedewerkers die ons hebben voorzien van informatie. Daarnaast danken wij mevrouw R. Joosten voor het bijwonen van de groepsgesprekken en voor het kritisch tegenlezen van een versie van de nota van bevindingen. Wij wensen haar succes met haar promotietraject over de impact van rekenkamers. Tot slot bedanken we mevrouw S. Winkels voor het zichtbaar inspreken van het filmpje waarin we het overzicht van Amsterdam vergelijken met overzichten van andere gemeenten en een provincie.

29