02 Rekenkamerbrief opvolgingsonderzoek Beheer en onderhoud bruggen

Gemeente Amsterdam T.a.v. de gemeenteraad Postbus 202 1000 AE Amsterdam

datum

24 mei 2023

ons kenmerk

RA_023_059

behandeld door

J. Caffé

onderwerp

aanbieding rekenkamerbrief opvolgingsonderzoek Beheer en onderhoud bruggen

bijlagen

Bestuurlijke reactie

Geachte leden van de gemeenteraad, In 2015 deed de Rekenkamer Amsterdam (de rekenkamer) onderzoek naar de doeltreffendheid en doelmatigheid van het beleid voor het beheer en onderhoud van bruggen. Wij formuleerden vijf aanbevelingen naar aanleiding van ons onderzoek naar het beheer en onderhoud van de bruggen in de gemeente Amsterdam.a 1 Wees terughoudend met reorganiseren en wees alert op de effecten van veelvuldig reorganiseren. 2 Ga door op de ingeslagen weg van assetmanagement en houd de snelheid erin. 3 Maak een plan voor een adequate monitoring van beheer en onderhoud tijdens het proces van invoering van assetmanagement. 4 Betrek het vervangingsonderhoud bij de invoering van assetmanagement. 5 Werk bij de invoering van assetmanagement de rol van de serviceprovider (verder) uit. Op 11 augustus 2022 startten wij een onderzoek naar de opvolging van de aanbevelingen uit het onderzoek van 2015. Met dit opvolgingsonderzoek gaan wij na hoe het college van burgemeester en wethouders uitvoering heeft gegeven aan de aanbevelingen uit het onderzoek van 2015. De directe aanleiding voor dit opvolgingsonderzoek is het initiatief van de gemeenteraad om een begeleidingscommissie bij het Programma Bruggen en

a Op 11 november 2015 presenteerde de toenmalige voorzitter van de rekenkamer het rapport

Beheer en onderhoud bruggen in de raadscommissie Infrastructuur en Duurzaamheid.

1

REKENKAMER AMSTERDAM

Kademuren (PBK) in te stellen. De begeleidingscommissie fungeert als het klankbord voor de informatievoorziening aan de raadscommissie en de raad, om de raad 1) beter inzicht te bieden in de stand van zaken omtrent het Programma Bruggen en Kademuren en de complexiteit doorgrondelijk te maken, en 2) tegenspraak mogelijk te maken omtrent voorliggende beleidskeuzes. Inzicht in de opvolging van de aanbevelingen uit het rekenkameronderzoek kan nuttige informatie opleveren voor de gemeenteraad en de begeleidingscommissie. Deze rekenkamerbrief is een bondige samenvatting van de belangrijkste onderzoeksresultaten en bevat daarnaast de aandachtspunten van de rekenkamer. U vindt de bestuurlijke reactie van het college in de bijlage van dit document. Ook het nawoord van de rekenkamer staat in deze brief. Meer gedetailleerde bevindingen zijn terug te vinden in ons onderzoeksrapport. Conclusie Opvolging aanbevelingen De aanbevelingen zijn door het college niet volledig opgevolgd. De gemeente heeft inspanningen gepleegd; een deel van de aanbevelingen is echter nog niet gerealiseerd. Wij constateren dat in december 2022 vier aanbevelingen gedeeltelijk zijn uitgevoerd en één aanbeveling door het college niet is uitgevoerd. De stappen die zijn gezet, maken duidelijk dat de gemeente oog heeft voor het belang van het beheer en onderhoud van bruggen.

Het veilig en operationeel houden van de Amsterdamse bruggen is maatschappelijk en financieel van groot belang. Om deze forse opgave te realiseren, zijn verdere stappen nodig in de verankering van assetmanagement. We formuleren in deze rekenkamerbrief geen nieuwe aanbevelingen. Wel aandachtspunten die in het verlengde liggen van de eerdere aanbevelingen. Wij adviseren de gemeenteraad het college te vragen om een uitgewerkt plan van aanpak te maken voor de voortgaande invoering van assetmanagement en het college te vragen in dit plan aandacht te besteden aan de in deze rekenkamerbrief genoemde aandachtspunten. Opvolging van de aanbevelingen Wij geven in onderstaande tabel een overzicht van de vijf aanbevelingen uit het oorspronkelijke onderzoek en de mate waarin die in 2015 door het college waren overgenomen (kolom 2), en in 2022 zijn uitgevoerd (kolom 3). De mate waarin de aanbeveling is overgenomen en uitgevoerd is aangegeven in de kleuren rood (niet), oranje (gedeeltelijk) en groen (volledig).

2

OPVOLGINGSONDERZOEK BEHEER EN ONDERHOUD BRUGGEN – REKENKAMERBRIEF

Aanbeveling

Overgenomen

Uitgevoerd

1. Wees terughoudend met reorganiseren en wees alert op de effecten van veelvuldig reorganiseren. 2. Ga door op de ingeslagen weg van assetmanagement en houd de snelheid erin. 3. Maak een plan voor een adequate monitoring van beheer en onderhoud tijdens het proces van invoering van assetmanagement. 4. Betrek het vervangingsonderhoud bij de invoering van assetmanagement. 5. Werk bij de invoering van assetmanagement de rol van de serviceprovider (verder) uit.

Hieronder geven we een toelichting op de opvolging van de aanbevelingen. Opvolging aanbeveling 1 Er heeft één reorganisatie plaatsgevonden waarin niet expliciet maatregelen zijn genomen voor de borging van unieke kennis van de medewerkers. De gemeente heeft sinds het rekenkameronderzoek één grote reorganisatie doorgevoerd, het traject Slagvaardig werken in de openbare ruimte (SWOR, 2018). De reorganisatie was voor de gemeente essentieel om een efficiencyslag te maken voor het beheer en onderhoud van bruggen. Door SWOR is de aanwezige kennis over de bruggen gebundeld binnen twee teams, namelijk Stedelijk Beheer en Stadswerken. In 2019 is het Programma Bruggen en Kademuren (PBK) ingericht, formeel geen reorganisatie maar een meerjarige programmatische bundeling, uitbreiding en intensivering van beheeractiviteiten. PBK is opgericht om het achterstallig onderhoud van verkeersbruggen (en kademuren) snel in kaart brengen en hiervoor herstelmaatregelen te nemen. Binnen PBK wordt ingezet op het vergaren van nieuwe kennis over de verkeersbruggen, onder andere door de ontsluiting van historische data in combinatie met de ontwikkeling van innovatieve inspectiemethoden. Zowel SWOR als PBK moesten een impuls gegeven aan het kennismanagement bij beheer en onderhoud van bruggen. Wij constateren dat het identificeren en borgen van (unieke,

3

REKENKAMER AMSTERDAM

persoonsgebonden) kennis in deze trajecten nog niet planmatig is aangepakt, 'waardoor deze kennis nog niet (optimaal) behouden kan worden voor de organisatie'. Opvolging aanbeveling 2 De gemeente heeft stappen gezet, maar de implementatie van assetmanagement vertraagt en er moet nog veel gebeuren. De gemeente heeft de volgende stappen gezet in de implementatie van assetmanagement:

• Assetmanagement is gevestigd als gemeentelijk principe; • In de kadernota Amsterdam Heel en Schoon (2017) is het gemeentelijk assetmanagementkader vastgesteld waarin de beheerniveaus voor de openbare ruimte, waaronder bruggen, zijn gedefinieerd; • In 2021 is een overkoepelend procesmodel ontworpen zodat de betrokken afdelingen voor de gehele openbare ruimte volgens dezelfde principes (samen) kunnen werken. De implementatie van assetmanagement is intussen vanuit een apart programmateam overgedragen naar de reguliere bedrijfsvoering. De gemeente kiest hiervoor onder het motto 'alleen ga je sneller, samen kom je verder'. In de praktijk betekent dit dat er minder capaciteit vrijgemaakt is voor specifiek de implementatie van assetmanagement. De gemeente onderkent dat de implementatie van assetmanagement hierdoor concurreert met andere trajecten. Wij merken op dat hierdoor belangrijke aspecten van assetmanagement bij beheer en onderhoud van bruggen minder prioriteit krijgen, zoals de inrichting van informatiebeheer. Opvolging aanbeveling 3 Generieke rapportage van beheer en onderhoud van de openbare ruimte is ingevuld, adequate monitoring van bruggen op basis van totaaloverzicht inspectiedata ontbreekt nog. Wij vroegen met aanbeveling 3 aandacht voor een plan dat adequate monitoring gedurende de implementatie van assetmanagement ondersteunt.

Sinds 2019 stuurt de gemeente met het Programma Stadsbehoud op het beheer en onderhoud van de openbare ruimte. Het programmeren en uitvoeren van onderhoud van bruggen is hiervan een onderdeel. De rapportages van afzonderlijke informatiesystemen van Stedelijk Beheer (SB), Stadswerken (SW) en het PBK worden gebruikt voor het opstellen van de rapportages van Programma Stadsbehoud. De gemeente beschikt momenteel nog niet over een informatiebeheersysteem waarmee adequate monitoring van beheer en onderhoud van bruggen op basis van inspectiedata mogelijk is. Het ontwikkelen van een centraal informatiebeheersysteem is vanwege de betrokkenheid van meerdere

4

OPVOLGINGSONDERZOEK BEHEER EN ONDERHOUD BRUGGEN – REKENKAMERBRIEF

organisatieonderdelen en uiteenlopende gewenste functionaliteiten nog niet gelukt. Sinds medio 2022 ligt er bij de directeuren van SB en SW wel een adviesnota over nut en noodzaak van een centraal informatiebeheersysteem. Opvolging aanbeveling 4 Geen structureel vervangingsbudget als onderdeel van de assetmanagementketen. Aanbeveling 4 had tot doel het college aan te sporen zekerheid te creëren voor een structureel meerjarig vervangingsbudget. Hiermee kan het beheer van bruggen over de gehele levenscyclus optimaal ingericht worden, inclusief de benodigde vervanging. Het college heeft in eerste instantie gekozen om het vervangingsonderhoud niet te betrekken bij assetmanagement, omdat er onvoldoende inzicht was in de staat van het areaal. Inmiddels heeft de gemeente wel voldoende inzicht in de staat van de verkeersbruggen (en kademuren) om te kunnen werken met een meerjarig vervangingsbudget. Dat wordt tot nu toe niet gedaan, omdat het budget dat tot 2026 is toegezegd niet toereikend is voor de geplande projecten (werkvoorraad achterstallig onderhoud) én het eventueel benodigde planmatige vervangingsonderhoud. Het budget voor vervangingsonderhoud moet anno 2022 nog steeds prioritair worden aangevraagd en valt onder het investeringsplafond van de gemeente Amsterdam.

Voor een planmatige programmering is een structurele dekking echter essentieel en de huidige werkwijze van prioritair aanvragen bemoeilijkt een programmatische aanpak. Opvolging aanbeveling 5 De positie van de serviceproviders is vastgelegd, de rolverdeling is nog onvoldoende eenduidig. We wilden met aanbeveling 5 helderheid creëren over de verantwoordelijkheden van de serviceproviders binnen het beheer en onderhoud van bruggen. De serviceproviders zijn in de huidige organisatie ondergebracht bij SW en hebben een eigen verantwoordelijkheid voor planning en uitvoering van het dagelijks onderhoud. De huidige verdeling van rollen en verantwoordelijkheden ten aanzien van monitoring, inspectie en onderhoud en hiermee de regie op beheer en onderhoud van bruggen is echter niet eenduidig. Er is overlap in de taakverdeling tussen PBK en SB voor wat betreft de programmering van groot onderhoud aan bruggen. Tussen PBK, SB en SW is de scope van uit te voeren inspecties niet eenduidig, bijvoorbeeld voor wat betreft de inspectie van beweegbare delen. De serviceprovider en assetmanager hebben ook nog geen overlegstructuur waarin informatie over de staat van het areaal en de programmering van onderhoud wordt uitgewisseld. Dit is een risico voor doelmatig beheer en onderhoud van bruggen; met name voor de beweegbare bruggen.

5

REKENKAMER AMSTERDAM

Aandachtspunten De afgelopen jaren heeft het college stappen gezet in het beheer en onderhoud van bruggen. Naast de genoemde gedeeltelijke opvolging van onze aanbevelingen noemen we hier het extern onderzoekb naar de achterliggende problematiek van de financiële overschrijdingen bij de civiele constructies in de stad en de oprichting van het PBK. Het PBK is opgericht om de constructieve veiligheid van de Amsterdamse verkeersbruggen zo snel mogelijk in beeld te brengen en de nodige herstelmaatregelen te treffen. Het achterstallig onderhoud in de constructieve veiligheid van de verkeersbruggen is door de onderzoeken van het PBK nu beter in beeld en ook de kosten hiervan. Wij zien dat de gemeente oog heeft voor het belang van het beheer en onderhoud van bruggen en verbeteringen doorvoert. Er moet echter nog veel gebeuren en de urgentie van assetmanagement voor de bruggen in de stad is groot. We adviseren het college om een concreet plan van aanpak op te stellen voor een voortvarende verdere ontwikkeling van assetmanagement in de organisatie. We zien drie punten die daarbij wat ons betreft extra inspanning van het college vragen. 1. Geef meer prioriteit aan de verdere invoering van assetmanagement In 2015 benoemde het college assetmanagement als een waarborg voor adequaat beheer en onderhoud van bruggen.

Sindsdien zijn stappen gezet in kaderstelling, procesmodellering en inspectie van het areaal. Op het gebied van informatiebeheer en onderhoudsprogrammering moet er nog veel gebeuren. Het gegevensbeheer is nog niet zodanig ingericht dat binnen de assetmanagementorganisatie goed overzicht is van inspectieresultaten en onderhoudswerkzaamheden. Het meest recente implementatieplan van assetmanagement stamt uit 2020 en wordt nu geactualiseerd als onderdeel van de brede doorontwikkeling van SB. Er zijn hierin acties benoemd voor de doorontwikkeling van assetmanagement, maar aan de verdere implementatie van assetmanagement is geen concrete planning verbonden. De overdracht van de implementatie van assetmanagement naar de reguliere bedrijfsvoering brengt het risico met zich mee dat de aandacht voor een goede implementatie verslapt. Wij vragen ons af of dit het juiste moment was hiervoor, gezien het belang van assetmanagement voor de stad. Door het assetmanagement op alle niveaus in de organisatie structureel te borgen heeft de gemeente meer inzicht in de staat van de bruggen en is langetermijnsturing op beheer en onderhoud mogelijk. 2. Maak tempo met de ontwikkeling van een integrale informatiestructuur De ontwikkeling van integraal informatiebeheer is een essentiële stap in de verdere implementatie van assetmanagement. In de huidige setting werken drie

b De commissie Cloo deed in 2019 op verzoek van het college van burgemeester en wethouders

onderzoek naar de problematiek van de financiële overschrijdingen bij de civiele constructies in de stad.

6

OPVOLGINGSONDERZOEK BEHEER EN ONDERHOUD BRUGGEN – REKENKAMERBRIEF

organisatieonderdelen aan het beheer en onderhoud van bruggen. Er wordt over assets veel informatie verzameld. De areaalgegevens worden nu in elk organisatieonderdeel op een eigen manier vastgelegd waardoor nergens een volledig en betrouwbaar beeld is per brug. Het is nodig die informatie centraal goed vast te leggen en ook kwaliteitseisen en eigenaarschap te benoemen. Betrokkenen geven aan dat de wens breed wordt gedeeld om een systeem te ontwikkelen waarin inspectiemethoden en inspectieresultaten vanuit SW, SB en PBK worden gebundeld. In de organisatie is er besef van nut en noodzaak maar nog geen plan(ning) voor een integraal informatiesysteem dat volledig en betrouwbaar inzicht geeft in beheer en onderhoud van het areaal. Medio 2022 is aan de directies van de betrokken organisatieonderdelen een adviesrapport uitgebracht met een toekomstverkenning van het informatiebeheer. Op dit moment zijn nog geen plannen uitgewerkt om een centraal informatiebeheersysteem te ontwikkelen. De centrale vastlegging van gegevens kan mede ingezet worden voor actieve kennisuitwisseling tussen de betrokken directies en het borgen van informele kennis over de Amsterdamse bruggen. 3.

Stroomlijn de rol- en taakverdeling en de samenwerkingsstructuren In de huidige rol- en taakverdeling is onvoldoende duidelijk wie de regie heeft over het beheer en onderhoud van bruggen en welke informatie nodig is voor een goede uitvoering. Inspectiemethoden zijn nu onvoldoende op elkaar afgestemd en inspectieresultaten worden nog niet altijd met elkaar gedeeld. Het risico is dat de uitvoering van beheer en onderhoud niet doelmatig verloopt. Uiteindelijk moet er een integrale aanpak komen waarbij vanuit assetmanagement de sturing op monitoring, inspectie en onderhoud van bruggen is ingevuld. Hiervoor is een betere afstemming en samenwerking nodig tussen PBK en SB en SW. Nawoord rekenkamer We danken het college van B en W voor zijn reactie op het rapport van de rekenkamer (zie bijlage). Het is positief dat het college zich herkent in onze bevindingen en met de aandachtspunten aan de slag gaat. De rekenkamer ziet de inspanningen van het college om door onderzoek, reorganisatie en de opbouw van het PBK het beheer en onderhoud van bruggen naar een hoger plan te brengen. Naast initiatieven zoals het PBK is het echter nodig dat parallel wordt gewerkt aan structurele verbeteringen. Het beheer en onderhoud van bruggen kan pas blijvend verbeteren met eenduidige borging van beheersmaatregelen in processen, systemen en rol- en taakverdeling.

Hiermee voorkomt het college dat beheer en onderhoud van bruggen ook in de toekomst incident-gedreven wordt ingevuld, puur op basis van achterstallig onderhoud. Het college onderschrijft de bevindingen en stelt tegelijk dat de conclusies van de rekenkamer op sommige punten te negatief zijn. Wij maken hierin een andere afweging dan het college. Zonder af te doen aan de stappen die zijn gezet, stelt de rekenkamer dat op

7

REKENKAMER AMSTERDAM

bepaalde aspecten het tempo van de verbeteringen omhoog moet. Wij constateren verrast dat er nog veel moet gebeuren om een goede basis voor assetmanagement te leggen, ondanks de tijd die is verstreken sinds het uitbrengen van het onderzoek en de aanbevelingen. Daarom gaan wij hieronder in op de reactie van het college op de aandachtspunten. 1. Meer prioriteit aan de verdere invoering van assetmanagement Het college onderschrijft de urgentie ten aanzien van uitwerking van informatiebeheer en middelen voor vervangingsonderhoud en stelt tegelijk dat de implementatie van assetmanagement doorgaat op de ingeslagen weg. Het college gaat niet in op de opmerking van de rekenkamer om de aanpak van assetmanagement te evalueren en zo nodig het tempo voor de realisatie van genoemde aandachtsgebieden te versnellen. In het strategisch assetmanagementplan, waarvoor nu een eerste versie wordt opgesteld, wil het college richting en structuur geven aan de toepassing van assetmanagement, en richting en prioriteit aan de te ontwikkelen assetmanagementonderdelen. Het feit dat de gemeente dit richtinggevende document in deze fase nog niet heeft, ondersteunt ons pleidooi voor een meer voortvarende invoering van assetmanagement. Wij ondersteunen de terechte ambitie van het college om ten aanzien van assetmanagement te blijven leren en ontwikkelen.

Dat neemt niet weg dat het noodzakelijk is om nu zo snel mogelijk de basis van assetmanagement in orde te krijgen. Wij adviseren de raad het college te vragen om hiervoor een concrete planning op te nemen in het aangekondigde plan van aandacht. 2. Vastlegging en gebruik van gegevens Wij zijn blij met de hoge prioriteit die het college in zijn reactie toekent aan het ontwikkelen van een integrale informatiestructuur. Wij adviseren de raad het college te vragen om hiervoor een concrete planning op te nemen in het aangekondigde plan van aandacht. Wellicht ten overvloede, de rekenkamer pleit niet voor een allesomvattend centraal systeem waarin alle informatie is opgenomen voor de uitvoering van het werk door alle bij het onderhoud van bruggen betrokken onderdelen. We pleiten voor een structuur waarin gestandaardiseerd alle beschikbare informatie over een asset is opgeslagen en door alle betrokkenen kan worden geraadpleegd en gebruikt voor planning van onderhoud, monitoring en integrale besluitvorming. Met een dergelijke structuur kunnen planning en onderhoud van bruggen gebaseerd worden op actuele en volledige informatie, ongeacht het organisatieonderdeel dat voor de uitvoering verantwoordelijk is. 3.

Aanscherping van de rol- en taakverdeling De huidige structuur waarin wordt gewerkt aan het beheer en onderhoud van bruggen geeft, zoals het college in zijn reactie aangeeft, ruimte voor onduidelijkheden en/of inefficiëntie. Deze situatie wordt door sommige medewerkers in de dagelijkse uitvoering als belemmerend ervaren. Wij pleiten ervoor medewerkers van alle niveaus van de drie

8

OPVOLGINGSONDERZOEK BEHEER EN ONDERHOUD BRUGGEN – REKENKAMERBRIEF

betrokken organisatieonderdelen te betrekken bij het traject om verantwoordelijkheden, taken en rollen scherper te krijgen. Plan van aanpak Het college kondigt een plan van aanpak aan waarin de lopende maatregelen en onze aandachtspunten uit dit rapport worden opgenomen. Dat is natuurlijk positief, maar tegelijkertijd ook tekenend dat het nu pas, naar aanleiding van ons onderzoek, wordt opgesteld. Gegeven de urgentie van het probleem had dit naar onze mening al eerder gekund en eigenlijk ook gemoeten. Op grond van de reactie van het college gaan wij ervan uit dat in dit plan van aanpak ook wordt uitgewerkt hoe het college concreet met de aandachtspunten aan de slag gaat. Wij adviseren de raad het college te vragen om in het aangekondigde plan van aanpak een concrete planning op te nemen voor de lopende maatregelen en de aandachtspunten.

Met vriendelijke groet,

drs. A.L. Daalder directeur Rekenkamer Amsterdam

9

REKENKAMER AMSTERDAM

Bijlage Bestuurlijke reactie Op 18 april 2023 hebben wij een concept-versie van dit document aan het college aangeboden voor een bestuurlijke reactie. Daarbij hebben wij in het bijzonder verzocht om een reactie op onze conclusies en aandachtspunten. Op 16 mei 2023 hebben wij de bestuurlijke reactie van het college ontvangen. De integrale tekst van de bestuurlijke reactie is hieronder te lezen. Deze kan worden gedownload in de digitale versie van de rekenkamerbrief. Geachte mevrouw Daalder, Op 18 april bood u namens de Rekenkamer Amsterdam (RKA) het college uw concept RKA brief Nota van bevindingen Opvolgingsonderzoek Beheer en onderhoud bruggen aan. Het college dankt de RKA voor het opvolgingsonderzoek en het delen van de bevindingen. De RKA heeft in 2015 onderzoek gedaan naar het onderhoud aan de bruggen en op basis daarvan op 21 oktober 2015 het onderzoeksrapport aangeboden aan de raad. In dat onderzoeksrapport zijn vijf aanbevelingen gedaan. Om inzicht te verkrijgen in de opvolging van de aanbevelingen heeft de RKA in augustus 2022 een opvolgingsonderzoek gestart en is onderzocht op welke wijze invulling is gegeven aan die aanbevelingen. Dit heeft geleid tot de concept-onderzoeksrapport dat u op 18 april 2023 aan het college heeft aangeboden.

In het opvolgingsonderzoek geeft de RKA een oordeel over de mate waarin de aanbevelingen uit 2015 zijn uitgevoerd en een conclusie per aanbeveling. Daarnaast adviseert de RKA om een plan van aanpak op te stellen voor de verdere ontwikkeling van assetmanagement van de bruggen en geeft hiervoor in haar onderzoeksrapport drie aandachtspunten. Het college herkent zich in de bevindingen van de RKA van de stand van zaken. Het college wil benadrukken dat sinds het verschijnen van het rapport forse stappen zijn gemaakt in het inzicht in de staat en het beheer van onze bruggen. Het college herkent de drie aandachtspunten uit het onderzoeksrapport van 2023 en merkt op dat er al verschillende maatregelen zijn genomen om daar invulling aan te geven. Het college neemt de aanbeveling over om een plan van aanpak op te stellen om de verdere ontwikkeling van het assetmanagement van de bruggen vorm te geven en te volgen. In dat plan van aanpak worden de aandachtspunten en de al lopende maatregelen opgenomen. Om nu al inzicht te geven in de wijze waarop invulling wordt gegeven aan de aandachtspunten en welke stappen in het verschiet liggen, worden deze hieronder benoemd. Aandachtspunt 1: Geef meer prioriteit aan de verdere invoering van assetmanagement. Reactie college: in opdracht van het college en gesterkt door de aanbevelingen van de RKA

10

OPVOLGINGSONDERZOEK BEHEER EN ONDERHOUD BRUGGEN – REKENKAMERBRIEF

zijn sinds 2015 stappen gezet in de implementatie van assetmanagement, zoals beschreven in het rapport van bevindingen, waarbij ook wordt aangehaald dat de ontwikkeling en implementatie van assetmanagement tijd kost. Het college herkent op hoofdlijnen de bevindingen van de Rekenkamer maar vindt de conclusies op punten te negatief verwoord. Het college wil benadrukken dat de implementatie van de invoering van assetmanagement een traject van lange adem betreft en wijst op vergelijkbare trajecten bij andere beheerorganisaties als ProRail en Rijkswaterstaat. Dat uw indicator of een actie is uitgevoerd in geen van de gevallen groen kleurt is dan een weinig verrassende uitkomst, zelfs na acht jaar. Maar op bepaalde onderwerpen deelt het college wel degelijk uw bevinding dat een versnelling noodzakelijk is, zoals bijvoorbeeld bij informatiemanagement of bij het geven van meer houvast in de middelen voor vervangingsonderhoud. We gaan door op de ingeslagen weg met de ontwikkeling van assetmanagement voor bruggen. De aandacht in de ontwikkeling van assetmanagement ligt de komende tijd bij het verbreden van de assetmanagement werkwijze in de keten van de openbare ruimte. Dit doen wij onder meer door ketenpartners te betrekken bij het opstellen van een eerste versie van een Strategisch Assetmanagement Plan (SAMP).

Dit plan geeft richting en structuur aan de wijze waarop assetmanagement wordt toegepast in het beheer en onderhoud en hoe de stadsbrede opgaven vertaald worden naar de opgave voor beheer en onderhoud. Tevens biedt dit SAMP de richting en prioriteit aan de te ontwikkelen assetmanagementonderdelen. Gelijk met de ontwikkeling van assetmanagent zijn we ons ook bewust van andere opgaven zoals de groei van de stad. De druk op onze openbare ruimte en daarmee op onze assets neemt toe. Tegelijkertijd moeten we onze ecologische voetafdruk verminderen, nog meer oog hebben voor de effecten van verschillende transities op de doelgroepen in de stad en zijn we gedwongen keuzes te maken door de beperkte financiën. De rol van onze assets daarin is groot. Bij onderhoud en vervanging moeten we vaker de discussie aangaan of en hoe we de asset willen behouden. Wat is het meest duurzaam en hoe draagt dit bij aan de doelen van de stad? Op dit moment moet het college constateren dat de financiële situatie niet de ruimte biedt om structureel meerjarig budgetten voor vervanging te reserveren. De diverse (investerings-) behoeften van de stad zullen door de raad consequent tegen elkaar afgewogen moeten worden. Wel is in het coalitieakkoord afgesproken dat bij deze afwegingen het zwaartepunt zal liggen bij het behoud van de stad en dus bij beheer en onderhoud.

Ook zal het college nader onderzoeken hoe de door de Rekenkamer genoemde negatieve effecten van het ontbreken van structurele budgetten kunnen worden verminderd zodat dit geen belemmering zal zijn voor verdere doorontwikkeling van het assetmanagement. We zullen hier in de reguliere rapportages naar de Raad aandacht aan geven.

11

REKENKAMER AMSTERDAM

We kunnen geen einddatum geven waarbij de implementatie en ontwikkeling van assetmanagement af is. Een principe van assetmanagement is juist om te blijven leren en verbeteren en te accepteren dat dit nooit is afgerond. Daarom is het ook van belang om een vinger aan de pols te houden. Voorheen rapporteerden en informeerden wij de raad middels de rapportage Stadsbehoud. Dit jaar gaan wij dat doen via de rapportage Integraal Beheer Openbare Ruimte. Deze rapportage bouwt voort op de rapportages Stadsbehoud maar is, in lijn met het coalitieakkoord, meer dan voorheen gericht op harmonisatie met stadsverbetering. Aandachtspunt 2: Maak tempo met de ontwikkeling van een integrale informatiestructuur. Reactie college: Het college erkent dat er, zoals de RKA concludeert, geen integraal informatiesysteem is voor de monitoring van het beheer van de bruggen. Sinds 2015 is er zeer veel informatie verzameld, gedigitaliseerd en gegenereerd, onder andere doordat er veel intensiever dan voorheen onderzoek gedaan wordt naar de bruggen. Die informatie bestaat uit archiefgegevens, inspectie- en onderzoeksgegevens, areaalgegevens en gepland onderhoud. Deze gegevens zijn nu, door de verschillende organisatieonderdelen, in een variatie aan informatiesystemen opgeslagen.

Hier is verbetering te realiseren zoals het standaardiseren en samenbrengen van de gegevens van de verschillende organisatieonderdelen in een beperkt aantal informatiesystemen. Het is niet technisch haalbaar om al die informatie in één systeem te plaatsen. Wel is het mogelijk om het aantal systemen te beperken en die optimaler op elkaar af te stemmen. Hier wordt momenteel hard aan gewerkt. De organisatieonderdelen Stadswerken (SW), Programma Bruggen en Kademuren (PBK) en Verkeer & Openbare Ruimte (V&OR), die werken aan het onderhoud van de bruggen, bepalen samen welke informatiesystemen nodig zijn en wat de eisen zijn die aan die systemen gesteld worden. Op dit moment heeft de ontwikkeling voor een informatiesysteem voor de Technische Documentatie de hoogste prioriteit, samen met de doorontwikkeling van een onderhoudsbeheersysteem. Door de drie betrokken directies wordt vastgelegd aan welke eisen het document(management)systeem moet voldoen zodat voor alle partijen de documenten goed ontsloten worden én goed kunnen worden beheerd. Het actueel houden van die informatie verdient daarbij extra aandacht door het steeds beter inrichten van processen om te voorkomen dat de verzamelde gegevens na een paar jaar weer zijn verouderd.

Belangrijk om te melden is dat alle informatie uiteindelijk wordt samengebracht in de voortgangsrapportages zodat de raad haar controlerende rol kan vervullen, te weten de rapportage Integraal Beheer Openbare Ruime en de Voortgangsrapportage Bruggen en Kademuren van het PBK. Aandachtspunt 3: Stroomlijn de rol-en taakverdeling en de samenwerkingsstructuren. Reactie college: De RKA concludeert dat de huidige structuur waarbij drie organisatieonderdelen (PBK, SW en V&OR/SB) gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor het beheer van de bruggen veel afstemming vereist en dat nu onvoldoende duidelijk is wie de regie heeft over het beheer.

12

OPVOLGINGSONDERZOEK BEHEER EN ONDERHOUD BRUGGEN – REKENKAMERBRIEF

Het college heeft, mede naar aanleiding van de aanbevelingen van de RKA in 2015, het dagelijks beheer niet verzelfstandigd maar ondergebracht bij de directie Stadswerken. Daarbij zijn op hoofdlijnen wel de verantwoordelijkheden vastgelegd. Er is niet gekozen voor een formele opdrachtgevers- en opdrachtnemersrol tussen de assetmanagementafdeling (V&OR/SB) en SW maar voor twee directies die beiden verantwoordelijk zijn voor een eigen deel van het onderhoud. Het college herkent dat er afstemming en structurering nodig is en dat, met drie betrokken organisatieonderdelen, er ruimte is voor onduidelijkheden en/of inefficiëncy. Het scherper krijgen van verantwoordelijkheden, taken en rollen wordt door de drie betrokken organisatieonderdelen gezamenlijk opgepakt. Zo wordt het Instandhoudingsplan voor civiele constructies en het SAMP gezamenlijk opgesteld. Onlangs is de 0perationele samenwerking vastgelegd in de Uitvoeringstandaard (Uitvoeringsstandaard Toekomstbestendige Openbare Ruimte). Na vier jaar intensief bouwen aan de PBK organisatie, mede ingezet door het coalitieakkoord, is het tijd voor een heroriëntatie waarbij de samenwerking met V&OR/SB ook tegen het licht wordt gehouden. Binnen het team civiel van V&OR/SB, waar de assetmanagementrol is belegd, is onlangs gekozen voor een aanpassing van de onderverdeling van de assets.

Hierbij is er een team gecreëerd wat geheel gericht is op het beweegbaar areaal zodat er meer aandacht is voor de specifieke eigenschappen van dat areaal. Hiermee is ook een duidelijk aanspreekpunt gerealiseerd voor het beweegbaar areaal. Tenslotte is met de huidige portefeuilleverdeling in het college gerealiseerd dat het al beheer en onderhoud van de bruggen ondergebracht is bij één wethouder. Het college ziet de drie aandachtspunten als een extra handreiking om richting te geven specifiek aan het onderhoud van de bruggen en aan het onderhoud van de openbare ruimte in het algemeen. Sinds het oorspronkelijke advies van de RKA zijn er flinke stappen vooruit gezet maar we zijn er nog niet. Het PBK heeft als doel de achterstalligheid versneld in te lopen en veilige en toekomstbestendige bruggen (en kademuren) te realiseren. Maar de investeringsruimte voor de komende jaren betekent dat het vernieuwingstempo waar we nu op zitten, voorlopig niet zal toenemen met als risico het niet inlopen van de achterstalligheid. Het beheer en onderhoud van onze bruggen zal daarom nog een flink aantal jaren extra aandacht blijven vragen en het college zal zich hiervoor blijven inspannen.

Hoogachtend, Namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam,

Melanie van der Horst, Wethouder Verkeer en Vervoer, Water en Luchtkwaliteit

13