02 Rekenkamerbrief Het opvolgingsonderzoek
Tekst van het document
REKENKAMERBRIEF
Het opvolgingsonderzoek Raadsbesluiten over aanbevelingen van de RMA 11 MEI 2023
DEFINITIEF Deze rekenkamerbrief is een document van de Rekenkamer Amsterdam en bevat de conclusies en aandachtspunten van Het opvolgingsonderzoek. De rekenkamerbrief vormt samen met het onderzoeksrapport de volledige rapportage van dit onderzoek. Beide documenten kunt u raadplegen op de projectpagina.
HET OPVOLGINGSONDERZOEK - REKENKAMERBRIEF
Inhoudsopgave Context............................................................................................................................... 2 1
Opvolging van rekenkameronderzoek ....................................................................... 2
Conclusie ............................................................................................................................ 3 Analyse .............................................................................................................................. 4 Aandachtspunten................................................................................................................ 6 2
Invulling jaarlijkse verantwoording over de opvolging van aanbevelingen .............. 6
3
Inzet van de termijnagenda voor plan van aanpak en voortgangsrapportage .......... 6
4
Standaardelementen om de basiskwaliteit te borgen ................................................ 7
Tot slot ............................................................................................................................... 8 5
Second opinion als inhoudelijke toets ........................................................................ 8
6
Vervolgonderzoek ...................................................................................................... 8
Reactie college en nawoord rekenkamer ........................................................................... 9 7
Bestuurlijke reactie .................................................................................................... 9
8
Nawoord rekenkamer............................................................................................... 11
Verantwoording ............................................................................................................... 13 9
Onderzoeksverantwoording ..................................................................................... 13
10 Onderzoeksteam ...................................................................................................... 13 Bijlagen ............................................................................................................................ 14 Bijlage 1 Lijst van onderzoeksrapporten ......................................................................... 14 Bijlage 2 Totaaloverzicht van bevindingen ...................................................................... 15
1
REKENKAMER METROPOOL AMSTERDAM
Context 1 Opvolging van rekenkameronderzoek In het verleden onderzochten we de opvolging van de aanbevelingen uit de rekenkamerrapporten incidenteel. Om ervoor te zorgen dat het college van burgemeester en wethouders (hierna: het college) en de ambtelijke organisatie zelf de uitvoering van de aanbevelingen bewaken, hebben we in overleg met het presidium deze systematiek in juni 2020 gewijzigd. Sindsdien is in het raadsbesluit dat de gemeenteraad van Amsterdam (hierna: de gemeenteraad) neemt bij een rekenkamerrapport standaard opgenomen dat de raad aan het college vraagt om:
• een plan van aanpak te maken voor de opvolging van de door de raad overgenomen aanbevelingen en dit plan van aanpak binnen een half jaar aan te bieden aan de gemeenteraad; • te rapporteren over de resultaten als de aanbevelingen zijn uitgevoerd; • jaarlijks tussentijds te rapporteren over de stand van zaken van de uitvoering van de aanbevelingen als dit langer dan een jaar duurt. We onderzochten in hoeverre het college de besluiten heeft uitgevoerd die de gemeenteraad bij onze aanbevelingen heeft genomen. We beoordeelden hiervoor de rapporten die zijn gepubliceerd tussen juni 2020 en september 2022 en waarvoor er minimaal zes maanden geleden een raadsbesluit is genomen waarin het college gevraagd wordt om een plan van aanpak en voortgangsrapportage(s). Bij deze rapporten keken we of het college tijdig een plan van aanpak heeft aangeboden en met een systematische rapportage aan de gemeenteraad heeft gerapporteerd over de voortgang en de resultaten van de aanbevelingen. Deze rekenkamerbrief bevat de resultaten van dit onderzoek. We geven in deze rekenkamerbrief antwoord op de deelvragen waarin centraal staat of het college aan de gemeenteraad een plan van aanpak respectievelijk een voortgangsrapportage heeft aangeboden. Het onderzoeksrapport met de onderliggende bevindingen kunt u vanaf het publicatiemoment hier lezen.
In de bijlage van deze rekenkamerbrief staat een overzicht van de in dit onderzoek meegenomen rekenkamerrapporten.
2
HET OPVOLGINGSONDERZOEK - REKENKAMERBRIEF
Conclusie We constateren dat de uitvoering van raadsbesluiten die betrekking hebben op aanbevelingen uit rekenkamerrapporten, veelal ontoereikend is. Er zijn vaak geen plannen van aanpak gemaakt en aangeboden. Het college en/of de ambtelijke organisatie gaven hiervoor als reden dat naar hun mening kan worden volstaan met de bestuurlijke reactie of uitwerking van de aanbevelingen in andere trajecten. De gemeenteraad ontvangt hiernaast weinig systematische voortgangsinformatie. Bij alle rapporten heeft de gemeenteraad wel enige informatie ontvangen over de voortgang ten aanzien van de aanbevelingen. Met de raadsbesluiten kan de gemeenteraad de opvolging van aanbevelingen monitoren. Op basis van de resultaten van dit onderzoek constateren wij dat de gemeenteraad in de huidige situatie weinig inzicht krijgt in de opvolging van onze aanbevelingen. Voor elf rapporten is langer dan zes maanden geleden bij de bijbehorende raadsbesluiten aan het college gevraagd om een plan van aanpak aan te bieden voor de opvolging van de aanbevelingen (zie het overzicht in de bijlage). Van deze rapporten heeft het college voor vier rapporten in enige vorm een plan van aanpak aan de raad aangeboden. Voor één rapport is over de opvolging met ons gecommuniceerd. Voor de overige zes rapporten heeft het college geen plan van aanpak aan de raad aangeboden.
Het college of de ambtelijke organisatie geven voor het achterwege laten van het plan van aanpak als redenen de vermeende concreetheid van de bestuurlijke reactie en/of dat de opvolging van aanbevelingen wordt meegenomen in andere trajecten (bestuursopdracht, ontwikkelagenda, initiatiefvoorstel en dergelijke). Soms is ook zonder opgave van reden geen plan van aanpak opgesteld. De raad heeft echter voor alle hier beoordeelde rapporten in het raadsbesluit aan het college gevraagd om binnen zes maanden een plan van aanpak aan te bieden. Bij alle rapporten heeft de gemeenteraad enige informatie ontvangen over de voortgang in de opvolging van onze aanbevelingen, maar de mate waarin en wijze waarop verschillen sterk. Bij ongeveer de helft van de rapporten is per aanbeveling op een systematische manier inzicht gegeven in de opvolging. Voor de andere rapporten zijn in voortgangsdocumenten over andere trajecten wel verwijzingen gemaakt naar het rekenkamerrapport of de aanbevelingen, maar het betreft geen systematische rapportage. Een voorbeeld van een goed verlopen proces is de opvolging van de motie naar aanleiding van het bestuurlijk rapport Leges bij vergunningaanvragen. Hiervoor ontving de gemeenteraad een concreet plan van aanpak en systematische voortgangsrapportages.
3
REKENKAMER METROPOOL AMSTERDAM
Analyse Het college stelt, om verschillende redenen, niet het gevraagde plan van aanpak op. Het college maakt hierin regelmatig een eigen afweging en ogenschijnlijk heeft het raadsbesluit hierop weinig invloed. Het plan van aanpak en de voortgangsrapportage(s) zijn bedoeld om de gemeenteraad te informeren over de voorgenomen acties, planning en resultaten van de opvolging van aanbevelingen. De systematiek van in te dienen plannen van aanpak is mede ingevoerd om het college meer tijd te gunnen om de opvolging systematisch uit te werken. Idealiter doet het college dat al in de bestuurlijke reactie op het rapport, maar in het verleden was de bestuurlijke reactie onvoldoende concreet. De uitkomsten van dit onderzoek maken duidelijk dat het plan van aanpak vaak achterwege wordt gelaten. Soms met een verwijzing naar de eerder opgestelde bestuurlijke reactie en/of het meenemen van de aanbevelingen in andere trajecten, soms zonder duidelijke verklaring. Het college ziet regelmatig geen noodzaak voor een afzonderlijk plan van aanpak en ogenschijnlijk heeft het raadsbesluit hierop weinig invloed. Dat blijkt bij de rapporten waar het college verwijst naar een alternatieve route of zelfs in de bestuurlijke reactie aangeeft dat een plan van aanpak niet noodzakelijk is.
Er zijn ook twee rapporten waarin het college in de bestuurlijke reactie het plan van aanpak aankondigt en inderdaad een plan van aanpak aan de raad aanbiedt. In oktober 2020 is in aanvullende afspraken tussen ons, het presidium en de gemeentesecretaris bepaald dat als de bestuurlijke reactie concreet genoeg is, de gemeenteraad kan besluiten het plan van aanpak te schrappen. We adviseren de gemeenteraad hierover in ons nawoord. Sinds de nieuwe werkwijze in 2020 zijn we bij geen enkel rapport van mening geweest dat de bestuurlijke reactie dusdanig concreet was dat van een plan van aanpak kon worden afgezien. Hiernaast komt het voor dat de bestuurlijke reactie niet ingaat op alle aanbevelingen die de gemeenteraad heeft overgenomen. Een concreet plan van aanpak geeft de gemeenteraad meer handvatten om de opvolging van overgenomen aanbevelingen te monitoren. De opgestelde plannen van aanpak en voortgangsrapportages zijn beperkt systematisch en weinig navolgbaar wat betreft de voorgenomen acties en planning voor de opvolging van de aanbevelingen en de resultaten hiervan. De gemaakte afspraken blijken nog te weinig houvast te bieden om de noodzakelijke inhoud van plannen van aanpak en rapportages te borgen. Het plan van aanpak en de voortgangsrapportages zijn vormvrij, de gemeenteraad en het college hebben hierover geen nadere afspraken gemaakt.
Voor twee rapporten heeft het ingediende plan van aanpak een systematische opbouw waarin de opvolging van
4
HET OPVOLGINGSONDERZOEK - REKENKAMERBRIEF
aanbevelingen traceerbaar is, omdat er een duidelijke koppeling is tussen de aanbevelingen en acties en de tijdsindicatie die wordt gegeven. Bij de twee andere onderzoeken is het ingediende plan van aanpak niet concreet: de aanbevelingen worden niet systematisch uitgewerkt en de opvolging van individuele aanbevelingen is moeilijk traceerbaar vanwege de vervlechting van de aanbevelingen in andere trajecten. Bijvoorbeeld in een bestuurlijke opdracht of ontwikkelagenda. Hierdoor is de aanpak van de opvolging van aanbevelingen voor deze rapporten een zoekplaatje. Ook de manier waarop het college de gemeenteraad informeert over de voortgang en resultaten van de aanbevelingen kent geen vaste vorm en verschilt in de praktijk sterk. Bij ongeveer de helft van de rapporten is systematisch over de voortgang per aanbeveling gerapporteerd. Bij de andere helft van de onderzoeken is de voortgangsinformatie over de opvolging van de aanbevelingen verwerkt in raadsdocumenten over aanverwante thema’s. Soms gebeurt dit met een aparte bijlage, maar soms ook niet. Omdat het niet gaat om systematische voortgangsinformatie per aanbeveling, is het lastig om antwoord te geven op de vraag of een aanbeveling inhoudelijk echt is opgevolgd en wat hiervan het resultaat is. De gemeenteraad ontvangt hiermee te weinig voortgangsinformatie om de opvolging van aanbevelingen te monitoren.
5
REKENKAMER METROPOOL AMSTERDAM
Aandachtspunten Normaliter doen wij aanbevelingen aan het college. In dit geval beperken wij ons tot aandachtspunten voor het college en de gemeenteraad. Een belangrijke verandering is dat het college per 1 januari 2023 door een wetswijziging wettelijk verplicht is inzicht te geven in de opvolging van de aanbevelingen die de lokale rekenkamer heeft uitgebracht en die de gemeenteraad bij de besluitvorming over deze rapporten heeft overgenomen. Wet versterking decentrale rekenkamers In de Wet versterking decentrale rekenkamers, is de Gemeentewet uitgebreid met een artikel (art. 185a) dat het college per 1 januari 2023 verplicht de gemeenteraad jaarlijks te informeren over de opvolging van aanbevelingen die de lokale rekenkamer aan het college heeft gedaan. Op basis van de analyse formuleren we onderstaande aandachtspunten waarmee de raad de naleving van de bestaande afspraken beter kan monitoren en waarmee de raad en het college de bestaande afspraken eventueel kunnen aanscherpen.
2 Invulling jaarlijkse verantwoording over de opvolging van aanbevelingen In het licht van de Wet versterking decentrale rekenkamers is het belangrijk dat de gemeenteraad – samen met het college en de decentrale rekenkamer – nadenkt over hoe zij in de toekomst geïnformeerd wil worden over de opvolging van de rekenkameraanbevelingen en dat afspraken hierover worden vastgelegd. Dit is ook in lijn met het eerdere advies van de Enquêtecommissie Financiële functie Amsterdam 20022014 om in het gemeentelijk jaarverslag een overzicht op te nemen waarin de opvolging van de aanbevelingen van de Rekeningencommissie, ACAM en de Rekenkamer Amsterdam inzichtelijk gemaakt worden. De aanbevelingen van de Rekenkamer Amsterdam ontbreken nu nog in het overzicht Voortgang aanbevelingen van de rekeningencommissie, ACAM en Rekenkamer in het gemeentelijk jaarverslag.
3 Inzet van de termijnagenda voor plan van aanpak en voortgangsrapportage De gemeenteraad heeft voor alle rapporten een raadsbesluit genomen waarin het college gevraagd wordt om binnen een half jaar een plan van aanpak op te stellen voor de overgenomen aanbevelingen en jaarlijks te rapporteren over de resultaten van de uitvoering van de aanbevelingen.
6
HET OPVOLGINGSONDERZOEK - REKENKAMERBRIEF
Hoewel wij voor dit onderzoek niet het monitoringsysteem van de raadscommissies of de gemeenteraad hebben onderzocht, blijkt uit de onderzoeksresultaten dat de naleving van de afspraken voor het indienen van plannen van aanpak en voortgangsrapportages verbetering behoeft. Via de termijnagenda zou de raad erop kunnen toezien dat plannen van aanpak en voortgangsrapportages conform het raadsbesluit worden toegezonden.
4 Standaardelementen om de basiskwaliteit te borgen De aangeboden plannen van aanpak en voortgangsrapportages waren tot nu erg divers, omdat er geen afspraken zijn gemaakt over de vorm en/of inhoud. Doordat plannen van aanpak en voortgangsrapportages soms onderdeel zijn van nota’s en rapportages van andere lopende trajecten, is de navolgbaarheid ervan lastig. Plannen van aanpak en rapportages geven hierdoor niet altijd systematisch inzicht in de stand van zaken van alle door de gemeenteraad overgenomen aanbevelingen. Het kwaliteitsaspect is misschien niet voldoende nadrukkelijk beschreven in eerdere afspraken. Het hanteren van een vast format kan de algemene kwaliteit van de stukken verhogen, omdat dit voor het college duidelijker zal maken wat er van hem verwacht wordt. Meer eenduidigheid in de stukken helpt de gemeenteraad ook in zijn controlerende taak. De afspraken over de concreetheid van de bestuurlijke reactie zouden geëxtrapoleerd kunnen worden in minimale eisen voor het plan van aanpak. Minimale eisen plan van aanpak Voor elke aanbeveling zouden de volgende vragen moeten worden beantwoord: •
Wat is de aanbeveling?
•
Hoe zal aan deze aanbeveling uitvoering worden gegeven?
•
Wanneer zullen die werkzaamheden zijn afgerond?
•
Op welke wijze en wanneer wordt de gemeenteraad hierover geïnformeerd?
7
REKENKAMER METROPOOL AMSTERDAM
Tot slot 5 Second opinion als inhoudelijke toets We hebben in dit onderzoek niet beoordeeld of de opvolging inhoudelijk aansluit bij onze intentie van de aanbeveling. We hebben wel geconstateerd dat ingediende plannen van aanpak en voortgangsrapportages veelal ter kennisname aan de gemeenteraad zijn aangeboden en niet inhoudelijk werden besproken. Soms ontbreekt in deze documenten een systematisch inzicht in acties, planning, voortgang en resultaten van de aanbevelingen. We kunnen op verzoek van de gemeenteraad een second opinion uitvoeren op aangeboden plannen van aanpak en voortgangsrapportages om te toetsen of de opvolging van de aanbevelingen aansluit bij onze bedoeling en bijdraagt aan het gewenste effect. Een dergelijke vervolgactie van ons kan een nuttige inhoudelijke discussie tussen college en raad ondersteunen.
6 Vervolgonderzoek In dit onderzoek hebben we niet beoordeeld in hoeverre de opvolging van de aanbevelingen inhoudelijk conform onze bedoeling is. De conclusies van dit onderzoek kunnen het startpunt zijn voor een verdiepend onderzoek naar de mate waarin de aanbevelingen door het college inhoudelijk zijn opgevolgd, conform onze intentie. We besluiten in een later stadium of een vervolgonderzoek plaatsvindt en zo ja, in welke vorm en wanneer.
8
HET OPVOLGINGSONDERZOEK - REKENKAMERBRIEF
Reactie college en nawoord rekenkamer 7 Bestuurlijke reactie Op 7 maart 2023 hebben wij een concept-versie van dit document aan het college aangeboden voor een bestuurlijke reactie. Daarbij hebben wij in het bijzonder verzocht om een reactie op onze conclusies en aandachtspunten. Op 11 april 2023 hebben wij de bestuurlijke reactie van het college ontvangen. De integrale tekst van de bestuurlijke reactie is hieronder te lezen. Deze kan worden gedownload in de digitale versie van de rekenkamerbrief. Geachte mevrouw Daalder, Op 7 maart 2023 heeft het college de concept-bestuurlijke brief van de Rekenkamer Metropool Amsterdam over het Opvolgingsonderzoek ontvangen. Het college bedankt de rekenkamer voor de brief en de 3 aandachtspunten die de rekenkamer geeft. Hierbij ontvangt u de bestuurlijke reactie van het college op de brief.
De centrale onderzoeksvraag luidt als volgt: “In welke mate is uitvoering gegeven aan de besluiten die de raad heeft genomen bij de aanbevelingen van de rekenkamer?” Sinds juni 2020 is in het raadsbesluit dat de gemeenteraad neemt bij een rekenkamerrapport standaard opgenomen dat de raad aan het college vraagt om: • een plan van aanpak te maken voor de opvolging van de door de raad overgenomen aanbevelingen en dit plan van aanpak binnen een half jaar aan te bieden aan de gemeenteraad; • te rapporteren over de resultaten als de aanbevelingen zijn uitgevoerd; • jaarlijks tussentijds te rapporteren over de stand van zaken van de uitvoering van de aanbevelingen als dit langer dan een jaar duurt. De hoofdconclusie van de rekenkamer is dat ‘de uitvoering van de raadsbesluiten die betrekking hebben op aanbevelingen uit rekenkamerrapporten veelal ontoereikend is’. Er zijn vaak geen plannen van aanpak gemaakt en aangeboden. De gemeenteraad ontvangt hiernaast weinig systematische voortgangsinformatie. De rekenkamer geeft op basis van het onderzoek aandachtspunten mee voor het college en de gemeenteraad waarmee de raad de naleving van de bestaande afspraken beter kan monitoren en waarmee de raad en het college de bestaande afspraken eventueel kunnen aanscherpen.
De rekenkamer wijst er daarbij op dat vanaf 1 januari 2023 in de Gemeentewet artikel 185a van kracht is waarin is vastgelegd dat het college de raad jaarlijks een overzicht zendt van de aan het college gedane voorstellen van de rekenkamer, vergezeld van zijn standpunt daaromtrent en van de wijze waarop aan de voorstellen vervolg is gegeven.
9
REKENKAMER METROPOOL AMSTERDAM
Algemene reactie Het college is van mening dat de systematiek voor het informeren van de raad over de opvolging van de aanbevelingen van de rekenkamer naar aanleiding van het besluit van juni 2020 is verbeterd maar erkent tevens dat verdere verbeteringen mogelijk zijn en wil zich daar ook voor inspannen. Het advies van de rekenkamer geeft daarvoor goede handvatten. Het college gaat graag nader in gesprek met de rekenkamer en de raad over een effectieve invulling van de aandachtspunten van de rekenkamer en zal daarover uiterlijk bij de begroting 2024 rapporteren. De bestuurlijke reactie van het college op de aandachtspunten wordt hieronder gegeven. Aandachtspunt 1: Invulling jaarlijkse verantwoording over de opvolging van aanbevelingen In het licht van de Wet versterking decentrale rekenkamers is het belangrijk dat de gemeenteraad – samen met het college en de decentrale rekenkamer – nadenkt over hoe zij in de toekomst geïnformeerd wil worden over de opvolging van de rekenkameraanbevelingen en dat afspraken hierover worden vastgelegd. Dit is ook in lijn met het eerdere advies van de Enquêtecommissie Financiële functie Amsterdam 2002-2014 om in het gemeentelijk jaarverslag een overzicht op te nemen waarin de opvolging van de aanbevelingen van de Rekeningencommissie, ACAM en de Rekenkamer Amsterdam inzichtelijk gemaakt worden.
De aanbevelingen van de Rekenkamer Amsterdam ontbreken nu nog in het overzicht Voortgang aanbevelingen van de rekeningencommissie, ACAM en Rekenkamer in het gemeentelijk jaarverslag. Aandachtspunt 2: Inzet van de termijnagenda voor plan van aanpak en voortgangsrapportage De gemeenteraad heeft voor alle rapporten een raadsbesluit genomen waarin het college gevraagd wordt om binnen een half jaar een plan van aanpak op te stellen voor de overgenomen aanbevelingen en jaarlijks te rapporteren over de resultaten van de uitvoering van de aanbevelingen. Hoewel wij voor dit onderzoek niet het monitoringsysteem van de raadscommissies of de gemeenteraad hebben onderzocht, blijkt uit de onderzoeksresultaten dat de naleving van de afspraken voor het indienen van plannen van aanpak en voortgangsrapportages verbetering behoeft. Via de termijnagenda zou de raad erop kunnen toezien dat plannen van aanpak en voortgangsrapportages conform het raadsbesluit worden toegezonden. Reactie college: Het college zal jaarlijks de raad informeren over de opvolging van de aanbevelingen van de rekenkamer zoals voorgeschreven in het nieuwe artikel 185a van de Gemeentewet. Over de vorm hiervan gaat het college graag verder in gesprek met de rekenkamer, het presidium van de raad en de griffie. Of de raad daarnaast de voortgang via de termijnagenda wil volgen kan dan ook worden besproken.
Het afgelopen jaar is er een nieuw risicomanagement systeem door de gemeente in gebruik genomen. Naast de risicomanagementfunctionaliteiten wordt er vanaf het derde kwartaal 2023 ook een integraal overzicht van de aanbevelingen bijgehouden. Dit betreft
10
HET OPVOLGINGSONDERZOEK - REKENKAMERBRIEF
de aanbevelingen van de ACAM, de rekeningencommissie van de raad en ook de rekenkamer. Het overzicht is inclusief de actuele status van de opvolging. Dit nieuwe systeem kan behulpzaam zijn bij het opstellen van de rapportage van het college aan de raad.
Aandachtspunt 3: Standaardelementen om de basiskwaliteit te borgen De aangeboden plannen van aanpak en voortgangsrapportages waren tot nu erg divers, omdat er geen afspraken zijn gemaakt over de vorm en/of inhoud. Doordat plannen van aanpak en voortgangsrapportages soms onderdeel zijn van nota’s en rapportages van andere lopende trajecten, is de navolgbaarheid ervan lastig. Plannen van aanpak en rapportages geven hierdoor niet altijd systematisch inzicht in de stand van zaken van alle door de gemeenteraad overgenomen aanbevelingen. Het kwaliteitsaspect is misschien niet voldoende nadrukkelijk beschreven in eerdere afspraken. Het hanteren van een vast format kan de algemene kwaliteit van de stukken verhogen, omdat dit voor het college duidelijker zal maken wat er van hem verwacht wordt. Meer eenduidigheid in de stukken helpt de gemeenteraad ook in zijn controlerende taak. De afspraken over de concreetheid van de bestuurlijke reactie (red. oktober 2020) zouden geëxtrapoleerd kunnen worden in minimale eisen voor het plan van aanpak. Voor elke aanbeveling zouden de volgende vragen moeten worden beantwoord: • • • •
Wat is de aanbeveling? Hoe zal aan deze aanbeveling uitvoering worden gegeven? Wanneer zullen die werkzaamheden zijn afgerond? Op welke wijze en wanneer wordt de gemeenteraad hierover geïnformeerd?
Reactie college: Het college zegt toe deze vragen op te nemen in de plannen van aanpak die door het college worden voorgelegd aan de raad. Hoogachtend, Namens het college van burgemeesters en wethouders van de gemeente Amsterdam,
Hester van Buren Wethouder Financiën
8 Nawoord rekenkamer We danken het college van B en W voor zijn reactie op ons rapport. Het is positief dat het college de conclusies en aandachtspunten onderschrijft en ermee aan de slag gaat. Als de gemeenteraad goed wordt geïnformeerd over de opvolging van de rekenkameraanbevelingen kan zij haar controlerende taak beter invullen.
11
REKENKAMER METROPOOL AMSTERDAM
De opvolging van de aandachtspunten Het college geeft in de bestuurlijke reactie een concreet tijdpad voor de opvolging van de aandachtspunten. Met dit tijdpad wordt bij de Begroting 2024 een besluit genomen over een eventuele aanpassing van de werkwijze voor opvolging van onze aanbevelingen. We pleiten ervoor daarna zo snel mogelijk een concreet plan te maken om uitvoering te geven aan de werkwijze voor opvolging van aanbevelingen uit rekenkameronderzoek en de rapportage hierover, zoals voorgeschreven in het nieuwe artikel 185a van de Gemeentewet. Daarbij kan worden meegenomen of de termijnagenda van de raad kan worden ingezet om de naleving te bewaken. We vinden het een goede ontwikkeling dat de opvolging van aanbevelingen uit de rekenkamerrapporten integraal gemonitord kan worden met het nieuwe risicomanagementsysteem. Daarmee kan dit systeem behulpzaam zijn bij het rapporteren aan de raad over de opvolging van de aanbevelingen. Wij gaan graag in op het voorstel van het college om in gesprek met ons, het presidium van de raad en de griffie na te denken hoe de raad geïnformeerd zal worden over de opvolging van onze aanbevelingen. In de reactie op aandachtpunt 3 ‘Standaardelementen om de basiskwaliteit te borgen’ zegt het college toe de punten die een basiskwaliteit moeten borgen te zullen opnemen in de plannen van aanpak die het college de raad aanbiedt.
Dit biedt de gemeenteraad (en ons) de handvatten om de aanpak en de voortgang te kunnen monitoren. Omdat wij in dit onderzoek geen aanbevelingen hebben opgenomen, bieden we de raad bij dit rapport geen raadsbesluit aan.
12
HET OPVOLGINGSONDERZOEK - REKENKAMERBRIEF
Verantwoording 9 Onderzoeksverantwoording We hebben voor de rekenkamerrapporten die zijn gepubliceerd tussen juni 2020 en september 2022 en waarover een raadsbesluit is genomen, onderzocht in hoeverre het college invulling heeft gegeven aan de opvolging van deze raadsbesluiten. Het rapport geeft antwoord op de vragen of het college van B en W aan de gemeenteraad een plan van aanpak resp. een voortgangsrapportage heeft aangeboden. De rekenkamer heeft ervoor gekozen eerst zelfstandig de gegevens te verzamelen, uit het openbaar raadsinformatiesysteem. Daarna is via feitelijk wederhoor bij de betrokken directies de volledigheid van de relevante documentatie getoetst. De bevindingen zijn waar nodig aangepast op basis van de door de ambtelijke organisatie aangeleverde aanvullende informatie. Het onderzoeksrapport dat hoort bij deze rekenkamerbrief, staat vanaf 11 mei 2023 op de projectpagina.
10 Onderzoeksteam Rekenkamer Amsterdam Directeur
Annelies Daalder
Onderzoekers
Jane Caffé (projectleider) Caroline van Zon
13
REKENKAMER METROPOOL AMSTERDAM
Bijlagen Bijlage 1 Lijst van onderzoeksrapporten We analyseerden voor dit onderzoek de rapporten die tussen juni 2020 en september 2022 zijn gepubliceerd en waarvoor, ten tijde van de selectie voor dit onderzoek, langer dan een half jaar geleden een raadsbesluit is genomen waarin aan het college is gevraagd om een plan van aanpak en voortgangsrapportage over de opvolging van de aanbevelingen. We voegden het rapport Leges bij vergunningaanvragen, gepubliceerd in september 2019, aan deze selectie toe. Dat deden we, omdat bij de raad tijdens de behandeling in de gemeenteraad een motie heeft aangenomen voor het opstellen van een SMART-stappenplan voor de opvolging van de aanbevelingen. Sinds juni 2020 publiceerden we voor de gemeente Amsterdam de volgende rekenkameronderzoeken die voldoen aan de criteria: 1 Leges bij vergunningaanvragen (gepubliceerd op 4 september 2019. In het onderzoek meegenomen vanwege de motie voor SMART-stappenplan) 2 Bruikbaarheid van indicatoren (gepubliceerd op 3 juni 2020) 3 De gemengde stad. Wensen, feiten en beleving (gepubliceerd op 11 juni 2020) 4 Fietsvriendelijke kruispunten. Deelonderzoek Amsterdam Fietsstad (gepubliceerd op 30 juni 2020) 5 Toegankelijkheid van openbare toiletten (gepubliceerd op 30 juni 2020) 6 Geheimhouding (gepubliceerd op 22 oktober 2020) 7 Jeugdhulp in Amsterdam.
Inkoop specialistische jeugdhulp (gepubliceerd op 3 december 2020) 8 Gemeentelijke rioolwatertaken. Inrichting (gepubliceerd op 15 april 2021) 9 Dienstverlening aan kwetsbare groepen (gepubliceerd op 2 juni 2021) 10 Afhandeling meldingen openbare ruimte in Amsterdam (gepubliceerd op 2 juni 2021) 11 Groen in de stad (gepubliceerd op 29 september 2021)
14
HET OPVOLGINGSONDERZOEK - REKENKAMERBRIEF
Bijlage 2 Totaaloverzicht van bevindingen Onderstaande tabel geeft een overzicht van de status van de opvolging van de raadsbesluiten naar aanleiding van gepubliceerde rekenkameronderzoeken.
• In de derde kolom staat of er sprake is van een raadsbesluit waarin is gevraagd om een plan van aanpak en rapportage over de uitvoering; • In de vierde en vijfde kolom staat in welke mate het raadsbesluit inmiddels is opgevolgd. Rapport en publicatiedatum 1
Leges bij vergunningaanvragen, september 2019
2
Bruikbaarheid van indicatoren, juni 2020
3
De gemengde stad. Wensen, feiten en beleving, juni 2020
4
Fietsvriendelijke kruispunten. Deelonderzoek Amsterdam Fietsstad, juni 2020
5
Toegankelijkheid van openbare toiletten, juni 2020
6
Geheimhouding, oktober 2020
7
Jeugdhulp in Amsterdam. Inkoop specialistische jeugdhulp, december 2020
8
Gemeentelijke rioolwatertaken. Inrichting, april 2021
9
Raadsbesluit
Plan van aanpak
Voortgangsrapportage
a
Dienstverlening aan kwetsbare groepen, juni 2021
a De beoordeling oranje is hieraan toegekend, omdat het plan van aanpak bij dit onderzoek een
uitzonderlijk traject is geweest. Een vorm van plan van aanpak is met ons besproken, maar de notitie is vervolgens niet aan de raad gestuurd.
15
REKENKAMER METROPOOL AMSTERDAM
Rapport en publicatiedatum 10
11
Raadsbesluit
Plan van aanpak
Voortgangsrapportage
Afhandeling meldingen openbare ruimte in Amsterdam, juni 2021
P.M.
Groen in de stad, september 2021
P.M.
Legenda Raadsbesluit Onze aanbevelingen zijn (deels) overgenomen in een raadsbesluit waarin eveneens om een plan van aanpak wordt gevraagd en om een jaarlijkse rapportage over de voortgang. Plan van aanpak Er is een plan van aanpak aan de raad verstuurd. De rekenkamer heeft geen onderscheid gemaakt of dit binnen de termijn van zes maanden is gebeurd of niet. Elk aan de raad aangeboden plan van aanpak is hierin meegenomen. Er is geen plan van aanpak opgesteld en aan de raad verstuurd. Uitsluitend gebruikt voor onderzoek Gemeentelijke rioolwatertaken. Inrichting. Zie toelichting in voetnoot en paragraaf 3.8 Voortgangsrapportage Er is op systematische wijze gerapporteerd over de uitvoering van alle aanbevelingen aan de raad. Er is niet op systematische wijze gerapporteerd. In de informatievoorziening aan de raad over verwante thema's zijn wel verwijzingen opgenomen naar de aanbevelingen. De raad heeft geen informatie ontvangen over de uitvoering van de aanbevelingen. P.M.
Ten tijde van de inventarisatie van dit onderzoek was de voortgangsrapportage nog niet aan de orde, omdat het raadsbesluit nog geen jaar geleden is gedateerd of omdat in het plan van aanpak aan de raad een latere datum is toegezegd.
16