02 Bestuurlijk rapport Opvolging aanbevelingen Rekenkamer Amsterdam
Tekst van het document
Bestuurlijk rapport
Opvolging aanbevelingen Rekenkamer Amsterdam Hoe worden raadsleden in Amsterdam geïnformeerd?
Rekenkamer Amsterdam 29 oktober 2025
1
Rekenkamer Amsterdam - Bestuurlijk rapport - Opvolging aanbevelingen Rekenkamer Amsterdam
Bestuurlijk rapport
Opvolging aanbevelingen Rekenkamer Amsterdam Hoe worden raadsleden in Amsterdam geïnformeerd? Rekenkamer Amsterdam 29 oktober 2025
DEFINITIEF Dit bestuurlijk rapport is een document van de Rekenkamer Amsterdam en bevat de conclusies en aanbevelingen van het onderzoek Opvolging aanbevelingen Rekenkamer Amsterdam. Het bestuurlijk rapport is een bondige samenvatting van de onderzoeksresultaten en bevat de conclusies en aanbevelingen. Het document vormt samen met het onderzoeksrapport de volledige rapportage van het onderzoek. Beide digitale documenten kunt u raadplegen op de projectpagina.
2
Rekenkamer Amsterdam - Bestuurlijk rapport - Opvolging aanbevelingen Rekenkamer Amsterdam
Samenvatting Weet de gemeenteraad genoeg over wat het college met onze aanbevelingen doet? Bij ieder onderzoek doet de rekenkamer aanbevelingen over hoe de gemeente zaken kan verbeteren. Het college van burgemeester en wethouders moet de gemeenteraad vertellen wat het met deze aanbevelingen doet. Dat is het college wettelijk verplicht. Maar Amsterdamse raadsleden krijgen hierover te weinig informatie van het college. Hierdoor hebben de raadsleden geen compleet beeld van de werkzaamheden en het resultaat. Het college heeft kort geleden beloofd om de raad beter te informeren. Onvoldoende duidelijk hoe en wanneer het college rekenkameraanbevelingen gaat uitvoeren Meestal vraagt de raad aan het college om een plan van aanpak op te stellen over hoe het rekenkameraanbevelingen gaat uitvoeren. Uit ons onderzoek blijkt dat het college 5 van de 8 gevraagde of beloofde plannen van aanpak naar de gemeenteraad heeft gestuurd. 3 daarvan waren op tijd. Raad heeft geen compleet beeld van de werkzaamheden en de bereikte resultaten Het college maakt ieder jaar een overzicht van de aanbevelingen en geeft daarin aan hoe het daaraan werkt. Dat is wettelijk verplicht. Maar er staat niet genoeg informatie in het overzicht. Niet alle aanbevelingen staan erop: er missen er 7.
En bij de 27 aanbevelingen die volgens het college zijn 'afgedaan', is maar bij 1 echt duidelijk hoe de aanbeveling is uitgevoerd. Bij de andere 26 geeft het college niet alle informatie die van belang is, of het gaat niet in op alle onderdelen van de aanbeveling. College belooft raad beter te informeren Al voor afronding van dit onderzoek heeft het college (in mei 2023 en juni 2025) beloofd de raad betere informatie te geven over hoe het aan de slag gaat met de aanbevelingen. Zo beloofde het college om de opvolging van rekenkameraanbevelingen bij te houden in het gemeentelijke risicomanagementsysteem. Die belofte is uitgevoerd. Onze aanbevelingen We adviseren het college om: 1. 2. 3. 4. 5.
Ervoor te zorgen dat de raad volledige plannen van aanpak tijdig ontvangt; De aanpak zo nodig bij te stellen en de raad daarover te informeren; Te sturen op de uitvoering van aanbevelingen; De informatiewaarde van het jaarlijks overzicht te vergroten; Duidelijk te zijn over de 'afgedane' aanbevelingen.
We raden raadsleden aan om scherp te zijn op de uitvoering van de aanbevelingen en hier druk op te houden. Daarvoor adviseren we om de toezeggingen van het college over de aanbevelingen op de agenda van de gemeenteraad te zetten. Hoe reageert de gemeente op ons rapport? Zowel het college als het presidium namens de raad hebben gereageerd op ons rapport. Het college geeft aan de conclusies ter harte te nemen en de vijf aanbevelingen over te nemen om de navolgbaarheid van rekenkameraanbevelingen voor de raad te vergroten. Het college heeft daarvoor een plan van aanpak toegevoegd. Wij geven het college daarbij twee aandachtspunten mee.
3
Inhoudsopgave
Samenvatting ________________________________________________ 3 Hoofdconclusie _______________________________________________ 5 Het college is beperkt transparant over de opvolging van aanbevelingen, met als gevolg dat
raadsleden een samenhangend beeld van de opvolging van rekenkameraanbevelingen missen.
Positief is dat het college de verantwoording over de opvolging zorgvuldiger wil maken. _____ 5 1 2
3 4
5
6
7 8 9 10 11
Conclusies ___________________________________________________ 6 Voorgenomen uitvoering aanbevelingen niet altijd duidelijk ________________________ 6 1.1 Plan van aanpak belangrijke bouwsteen voor oplossen problemen ______________ 6 1.2 Tijdigheid en kwaliteit plannen van aanpak variëren ________________________ 6 Een compleet beeld van de opvolging van rekenkameraanbevelingen mist ______________ 7 2.1 College is verplicht om raad jaarlijks te informeren over opvolging aanbeveling ______ 7 2.2 Jaarlijks overzicht biedt raad te weinig controlemogelijkheden _________________ 7 2.3 Onduidelijk waarom aanbevelingen de status 'afgedaan' hebben _______________ 8 2.4 Niet alle informatie over opvolging van aanbevelingen vindt zijn weg naar de raad ____ 9 Verbeteringen informatievoorziening opvolging aanbevelingen gedeeltelijk gerealiseerd ____ 10 3.1 College beoogt zorgvuldige verantwoording opvolging aanbevelingen ___________ 10 3.2 Toezeggingen (2023) om transparantie te vergroten zijn nog niet allemaal gerealiseerd 10 College benoemt factoren die de uitvoering van aanbevelingen beïnvloeden ____________ 11 4.1 Verschillende factoren kunnen de uitvoering van aanbevelingen beïnvloeden ______ 11 4.2 College is overwegend transparant over deze factoren _____________________ 12
Aanbevelingen _______________________________________________ 13 College: vergroot transparantie opvolging aanbevelingen _________________________ 13 Aanbeveling 1: Zorg dat de raad volledige plannen van aanpak tijdig ontvangt ___________ 13 Aanbeveling 2: Stel aanpak opvolging aanbevelingen zo nodig bij en informeer de raad _____ 14 Aanbeveling 3: Stuur op uitvoering aanbevelingen _____________________________ 14 Aanbeveling 4: Vergroot informatiewaarde jaarlijks overzicht ______________________ 14 Aanbeveling 5: Wees duidelijk over afgedane aanbevelingen ______________________ 15 Raad: stuur actief op de opvolging van aanbevelingen ___________________________ 15 Aanbeveling 1: Houd druk: voeg toezegging opvolging toe aan agenda ________________ 15 Aanbeveling 2: Bevorder zorgvuldige verantwoording aanbevelingen _________________ 16
Bestuurlijke reacties en nawoord rekenkamer _________________________ 17 Bestuurlijke reactie presidium ___________________________________________ 17 Bestuurlijke reactie college van B en W _____________________________________ 19
Nawoord rekenkamer ________________________________________________ 24
Onderzoeksverantwoording ______________________________________ 28 Onderzoeksteam ___________________________________________________ 28
Onderzoeksrapport, onderzoeksvragen en dankwoord __________________________ 28
4
Rekenkamer Amsterdam - Bestuurlijk rapport - Opvolging aanbevelingen Rekenkamer Amsterdam
Hoofdconclusie De centrale onderzoeksvraag luidt: In hoeverre is het college transparant over de opvolging van aanbevelingen en de factoren die de uitvoering daarvan beïnvloeden?
Het college is beperkt transparant over de opvolging van aanbevelingen, met als gevolg dat raadsleden een samenhangend beeld van de opvolging van rekenkameraanbevelingen missen. Positief is dat het college de verantwoording over de opvolging zorgvuldiger wil maken. We baseren dit oordeel op de volgende deelconclusies:
Het college heeft niet alle plannen van aanpak ter uitvoering van de rekenkameraanbevelingen aan de gemeenteraad aangeboden. Van de plannen die wél zijn aangeboden, voldoet geen enkel plan aan alle afspraken. Met het jaarlijks overzicht over de opvolging van de aanbevelingen legt het college gedeeltelijk verantwoording af over de uitvoering van de rekenkameraanbevelingen. De informatiewaarde van dit overzicht schiet tekort. Van de 27 aanbevelingen met de status 'afgedaan' is het voor raadsleden bij slechts één aanbeveling te volgen hoe het college uitvoering aan de aanbeveling heeft gegeven. Bij 22 aanbevelingen is dit gedeeltelijk het geval, en bij 4 aanbevelingen is het niet duidelijk waarom zij de status ‘afgedaan’ hebben gekregen. Dat komt overwegend doordat het college de raad niet actief wijst op alle relevante openbare informatie of niet ingaat op alle onderdelen van de rekenkameraanbeveling. In mei 2023 deed het college vijf toezeggingen zodat raadsleden de opvolging van rekenkameraanbevelingen beter kunnen volgen. Twee jaar later (september 2025) zijn twee van de vijf toezeggingen volledig uitgevoerd. De plannen van aanpak voldoen (nog) niet aan de gemaakte afspraken en met raad is nog niet gesproken over de informatievoorziening over de opvolging van rekenkameraanbevelingen.
Recent (juni 2025) heeft het college nogmaals beloofd de raad beter te informeren over de opvolging van aanbevelingen. Het college verschaft de raad op hoofdlijnen voldoende informatie over de factoren die van invloed zijn op de opvolging van aanbevelingen.
5
Rekenkamer Amsterdam - Bestuurlijk rapport - Opvolging aanbevelingen Rekenkamer Amsterdam
1
Conclusies
Voorgenomen uitvoering aanbevelingen niet altijd duidelijk
1.1 Plan van aanpak belangrijke bouwsteen voor oplossen problemen
De aanbevelingen in onze rapporten hebben als doel om Amsterdam transparanter, betrouwbaarder en meer lerend maken. Zo kan het college beter de eigen doelen waarmaken, er niet meer aan uitgeven dan nodig is en volgens de regels werken. Onze aanbevelingen zijn vaak gericht op het 'wat', en niet op het 'hoe', en dragen bij aan het oplossen van achterliggende (maatschappelijke) problemen. Een plan van aanpak helpt om te zorgen dat aanbevelingen niet blijven liggen, maar daadwerkelijk worden opgevolgd. Het plan zou de raadsleden op het niveau van individuele aanbevelingen inzicht moeten geven of het college de aanbeveling overneemt (en zo niet, waarom niet), met welke acties het college de aanbeveling gaat uitvoeren (het 'hoe'), wat de planning is en hoe het college de raad gaat informeren over de stand van zaken. Met een plan van aanpak kunnen raadsleden en andere belangstellenden zoals inwoners en journalisten het college beter volgen, controleren en waar nodig invloed uitoefenen.
1.2 Tijdigheid en kwaliteit plannen van aanpak variëren
Het college kan in de bestuurlijke reactie op een rekenkameronderzoek een plan van aanpak toezeggen. Soms is de bestuurlijke reactie zo concreet dat een afzonderlijk plan van aanpak daarom niet nodig is. In het nawoord adviseert de rekenkamer de raad of het raadzaam is om alsnog om een plan van aanpak te vragen. In tien rekenkameronderzoeken hebben wij deze afweging gemaakt:
Bij twee onderzoeken was de bestuurlijke reactie voldoende concreet, waardoor een plan van aanpak overbodig was. Bij één onderzoek heeft het college spontaan een plan van aanpak toegezegd. Bij de overige zeven onderzoeken heeft de raad het college verzocht om een plan van aanpak op te stellen en dit binnen een halfjaar aan te bieden.
De gemeenteraad heeft niet alle acht plannen van aanpak (tijdig) ontvangen:
De raad heeft voor drie rekenkameronderzoeken geen plan van aanpak ontvangen van het college. Het college heeft twee plannen van aanpak te laat, dus meer dan zes maanden na het raadsbesluit, aangeboden aan de gemeenteraad. Het college heeft drie plannen van aanpak binnen de termijn van zes maanden en dus tijdig aangeboden aan de raad.
Ten opzichte van ons vorige rekenkameronderzoek naar de opvolging van aanbevelingen (mei 2023) is het college de raad iets beter gaan informeren. Het college had destijds vier van de elf plannen van aanpak aan de raad aangeboden. In deze onderzoeksperiode
6
Rekenkamer Amsterdam - Bestuurlijk rapport - Opvolging aanbevelingen Rekenkamer Amsterdam
(februari 2022 tot en met augustus 2025) heeft het college verhoudingsgewijs meer plannen van aanpak, vijf van de acht, (tijdig) aan de gemeenteraad verstrekt. De kwaliteit van de vijf plannen van aanpak varieert. Geen van de plannen van aanpak voldoet aan de vijf gemaakte afspraken (juni 2021) tussen het presidium (namens de raad), de gemeentesecretaris (namens het college) en de rekenkamer over de concreetheid van een bestuurlijke reactie.a Figuur 1.1 geeft per gemaakte afspraak weer hoeveel plannen daaraan voldoen.
Figuur 1.1 - Uitkomsten toetsing plannen van aanpak aan afspraken
2
Een compleet beeld van de opvolging van rekenkameraanbevelingen mist
2.1 College is verplicht om raad jaarlijks te informeren over opvolging aanbeveling
Sinds 1 januari 2023 is het college wettelijk verplicht om de gemeenteraad jaarlijks te informeren over de opvolging van rekenkameraanbevelingen met een overzicht (artikel 185a van de Gemeentewet). Uit dit overzicht moet blijken hoe het college de aanbevelingen opvolgt. Daarmee kan de raad volgen of de rekenkameraanbevelingen daadwerkelijk en zoals bedoeld worden uitgevoerd. En zo zijn controlerende taak ten aanzien van het beleid beter uitoefenen.
2.2 Jaarlijks overzicht biedt raad te weinig controlemogelijkheden
Tot en met het Jaarverslag 2022 rapporteerde het college over de voortgang van de aanbevelingen van de rekeningencommissie en ACAM. Met het Jaarverslag 2023 (april 2024)
a
In de rekenkamerbrief (mei 2023) hebben wij de suggestie gedaan om vier afspraken die eerder (juni 2021)
gemaakt waren over de gewenste concreetheid van een bestuurlijke reactie op een rekenkamerrapport, te hanteren als minimale eisen voor een plan van aanpak. Het college heeft de toezegging gedaan om die punten op te nemen in toekomstige plannen van aanpak.
7
Rekenkamer Amsterdam - Bestuurlijk rapport - Opvolging aanbevelingen Rekenkamer Amsterdam
rapporteert het college ook over de opvolging van rekenkameraanbevelingen in het overzicht Voortgang aanbevelingen van de Rekeningencommissie, ACAM en Rekenkamer. College, Gemeentelijke Management Team (GMT) en rekeningencommissie zijn positief over het overzicht Het college geeft aan dat de systematiek voor het informeren van de raad is verbeterd en dat het opnemen van directe wijzigingen naar het raadsinformatiesysteem in belangrijke mate bijdraagt aan het vergroten van de navolgbaarheid van de status van de aanbevelingen. Het GMT is van mening dat er een flinke slag is gemaakt zodat nu in één overzicht alle aanbevelingen en opvolging ervan gevolgd kunnen worden. En de rekeningencommissie is van mening dat de navolgbaarheid van de aanbevelingen is vergroot. Als wij het overzicht dat deel uitmaakt van het Jaarverslag 2024 vergelijken met het overzicht uit het Jaarverslag 2022 (mei 2023), dan constateren wij dat de rekenkameraanbevelingen nu ook onderdeel uitmaken van het overzicht en dat het overzicht links bevat naar bijvoorbeeld raadsbrieven. Informatiewaarde overzicht opvolging aanbevelingen onvoldoende Wij zijn echter minder positief over de informatiewaarde van het overzicht. Het overzicht geeft de raad onvoldoende informatie om te controleren of de aanbevelingen daadwerkelijk en zoals bedoeld worden of zijn uitgevoerd. Hier zijn een aantal redenen voor:
Het overzicht met aanbevelingen bevat een aanzienlijk deel van de lopende en afgehandelde rekenkameraanbevelingen (37). Zeven rekenkameraanbevelingen ontbreken op het overzicht. Het college rapporteert per rekenkameronderzoek, dus voor alle aanbevelingen tezamen. Daardoor ontbreekt informatie op het niveau van een individuele aanbeveling. De gerapporteerde informatie heeft betrekking op de status van de aanbevelingen (niet overgenomen, in behandeling, of afgedaan) en op de planning. Voor een toelichting op de status of de planning kan voor een deel van de rekenkameronderzoeken worden doorgeklikt naar een ander document, bijvoorbeeld een raadsinformatiebrief. Het college biedt die mogelijkheid voor 10 van de 15 rekenkameronderzoeken. Voor 5 van de 15 rekenkamerrapporten ontbreekt een link naar een ander document. Voor deze onderzoeken is het onmogelijk om de voortgang van aanbevelingen met behulp van het overzicht te controleren. Raadsleden zullen in dat geval zelf moeten zoeken naar aanvullende informatie in het raadsinformatiesysteem. Als een planning is gewijzigd ten opzichte van het vorige overzicht of ten opzichte van het plan van aanpak, wordt dit niet duidelijk gemaakt in het nieuwe overzicht. In het overzicht ontbreekt een toelichting of een verwijzing naar een ander document als het college een aanbeveling niet overneemt (status: 'niet overgenomen').
Het komt ook voor dat het college delen van een aanbeveling niet overneemt, en dit niet vermeldt in het overzicht. Ook die aanbevelingen hebben de status ‘afgedaan’.
2.3 Onduidelijk waarom aanbevelingen de status 'afgedaan' hebben Uit het jaarlijks overzicht dat onderdeel uitmaakt van de jaarverslagen van 2023 en 2024 blijkt dat het college 27 rekenkameraanbevelingen de status ‘afgedaan’ heeft gegeven. Wat het college bedoelt met afgedaan, is onbekend. Het college heeft niet aangegeven wanneer een aanbeveling deze status krijgt.
8
Rekenkamer Amsterdam - Bestuurlijk rapport - Opvolging aanbevelingen Rekenkamer Amsterdam
Voor raadsleden is het nauwelijks navolgbaar vanuit het overzicht en de aanvullende raadsinformatiebrieven waarnaar wordt verwezen, waarom de aanbevelingen de status afgedaan hebben (zie figuur 2.1).
Figuur 2.1 - Mate van navolgbaarheid van afgedane aanbevelingen
Navolgbaar afgedaan
1
Gedeeltelijk navolgbaar afgedaan
Niet navolgbaar afgedaan
22
4
Van slechts van 1 van de 27 rekenkameraanbevelingen is volledig te volgen hoe het college uitvoering heeft gegeven aan alle onderdelen van de aanbeveling. Het college heeft de aanbeveling uitgevoerd (of is gestart met de uitvoering) in lijn met de bedoeling van de rekenkamer. Het beeld van de overige 26 aanbevelingen is somber. Op grond van de informatie die in het jaarlijks overzicht staat en informatie waarop het college de raad wijst, kan van 22 aanbevelingen slechts gedeeltelijk worden vastgesteld of ze zijn uitgevoerd of dat het college is gestart met de uitvoering. Dat komt overwegend doordat het college de raad niet actief wijst op alle relevante informatie of niet ingaat op alle onderdelen van de rekenkameraanbeveling. Bij de overige vier aanbevelingen moet het college nog activiteiten starten om de aanbevelingen uit te voeren, en/of informatie ontbreekt over enkele onderdelen van de aanbeveling.
2.4 Niet alle informatie over opvolging van aanbevelingen vindt zijn weg naar de raad
Het college heeft meer onderdelen van aanbevelingen opgevolgd dan in eerste instantie blijkt uit figuur 2, maar het heeft de raad daarover niet rechtstreeks geïnformeerd. Dit concluderen we op basis van onze waarneming dat enkele onderdelen van aanbevelingen inmiddels zijn gerealiseerd, zoals de Monitor Groen, de Visiebrief Jeugd en de openbaarheidsparagraaf in de gemeentelijke begroting en het gemeentelijk jaarverslag. Op basis van aanvullende informatie die de ambtelijke organisatie ons heeft verstrekt over de opvolging van aanbevelingen, is onze indruk dat ook andere aanbevelingen zijn gerealiseerd. Uit die informatie blijkt dat:
het college de raad op andere momenten en met andere documenten heeft geïnformeerd over de opvolging van aanbevelingen; en onderdelen van de aanbevelingen al zijn gerealiseerd, maar dat het college de raad daarover (nog) niet heeft geïnformeerd.
Uit de ambtelijke reactie blijkt ook dat het college in enkele gevallen maar gedeeltelijk uitvoering gaat geven of heeft gegeven aan een rekenkameraanbeveling, terwijl het college raadsleden niet attendeert op dit voorbehoud in het jaarlijks overzicht.
9
Rekenkamer Amsterdam - Bestuurlijk rapport - Opvolging aanbevelingen Rekenkamer Amsterdam
Wij zijn in dit onderzoek nagegaan of het college navolgbaar rapporteert over de opvolging van aanbevelingen. We hebben niet onderzocht in hoeverre het college rekenkameraanbevelingen ook daadwerkelijk heeft uitgevoerd. Dat vraagt om diepgaander opvolgingsonderzoek per rekenkamerrapport.
3
Verbeteringen informatievoorziening opvolging aanbevelingen gedeeltelijk gerealiseerd
3.1 College beoogt zorgvuldige verantwoording opvolging aanbevelingen
In ons eerdere onderzoek (mei 2023) constateerden we dat de gemeenteraad weinig inzicht krijgt in de opvolging van onze aanbevelingen. In reactie op ons rapport gaf het college destijds aan dat de systematiek voor het informeren van de raad over de opvolging van de aanbevelingen van de rekenkamer sinds juni 2020 verbeterd is, dat verdere verbeteringen mogelijk zijn en dat het zich daar ook voor wil inspannen. Het college deed vijf toezeggingen (zie paragraaf 3.2). Het doorvoeren van deze toezeggingen zou volgens het college de verantwoording over de opvolging van aanbevelingen verbeteren. Bovendien zou het de raad beter in staat stellen om te controleren of de aanbevelingen daadwerkelijk en zoals bedoeld worden of zijn uitgevoerd. Recent (juni 2025) heeft de rekeningencommissie zich kritisch uitgelaten over hoe het college haar aanbevelingen opvolgt. Het college heeft toegezegd de werkwijze te zullen veranderen en nogmaals beloofd de raad beter te informeren over de opvolging van aanbevelingen.
3.2 Toezeggingen (2023) om transparantie te vergroten zijn nog niet allemaal gerealiseerd Naar aanleiding van ons eerdere rekenkameronderzoek (mei 2023) deed het college vijf toezeggingen om de opvolging van aanbevelingen beter te kunnen volgen. In september 2025 zijn twee van de vijf toezeggingen volledig gerealiseerd (zie tabel 3.1).
Tabel 3.1 - Realisatie toezeggingen college (mei 2023) Toezeggingen college (mei 2023)
Gerealiseerd
Het college zegt toe deze vragen* op te nemen in de plannen van aanpak die door het college worden voorgelegd aan de raad.
Deels
(ja/deels/nee)
* "Deze vragen” hebben betrekking op vier vragen die volgen uit de minimale eisen voor een plan van aanpak zoals opgenomen in de rekenkamerbrief Het opvolgingsonderzoek (mei 2023).
Het college zal jaarlijks de raad informeren over de opvolging van de aanbevelingen van de rekenkamer zoals voorgeschreven in het nieuwe artikel 185a van de Gemeentewet.
Ja
Over de vorm hiervan gaat het college graag verder in gesprek met de rekenkamer, het presidium van de raad en de griffie.
Nee
10
Rekenkamer Amsterdam - Bestuurlijk rapport - Opvolging aanbevelingen Rekenkamer Amsterdam
4
Toezeggingen college (mei 2023)
Gerealiseerd
Of de raad daarnaast de voortgang via de termijnagenda wil volgen, kan dan ook worden besproken.
Deels
In het gemeentelijke risicomanagementsysteem zullen naast de aanbevelingen van de ACAM en de rekeningencommissie van de raad ook de aanbevelingen van de rekenkamer worden bijgehouden, inclusief de actuele status van de opvolging.
Ja
(ja/deels/nee)
College benoemt factoren die de uitvoering van aanbevelingen beïnvloeden
4.1 Verschillende factoren kunnen de uitvoering van aanbevelingen beïnvloeden
Voor het daadwerkelijk uitvoeren van aanbevelingen is het niet alleen nuttig om een plan van aanpak op te stellen (zie paragraaf 1.1). Ook is het van belang dat het college en de ambtelijke organisatie (hierna: de gemeente) zich bewust zijn van factoren die van invloed kunnen zijn op het uitvoeren van de aanbevelingen. Uit de literatuuranalyse en gesprekken met ambtenaren hebben we drie randvoorwaarden en vijf succesfactoren en knelpunten afgeleid die de uitvoering van aanbevelingen in positieve of negatieve zin kunnen beïnvloeden.
Randvoorwaarden Voor wat betreft de randvoorwaarden gaat het om drie elementen: 1. 2. 3.
Weten: de gemeente moet bekend zijn met en zich bewust zijn van de rekenkameraanbeveling en deze aanbeveling ook begrijpen. Kunnen: de gemeente moet voldoende capaciteit hebben om uitvoering te geven aan de aanbeveling in termen van kennis, kunde, personeel en budget. Willen: individuen binnen de gemeente moeten ontvankelijk zijn voor de aanbevelingen en zich eigenaar voelen van de afhandeling daarvan.
Succesfactoren en knelpunten Daarnaast hebben we vijf factoren geïdentificeerd die van positieve of negatieve invloed kunnen zijn op de uitvoering van aanbevelingen, de zogenaamde succesfactoren en knelpunten:
De werkrelatie en de vertrouwensband tussen de rekenkamer en de gemeente. De kwaliteit van het rekenkameronderzoek en van het rekenkamerrapport. De mate waarin de rekenkameraanbeveling uitvoerbaar is voor de gemeente omdat zij aansluit bij beleidsdoelen en -prioriteiten van de gemeente en de gemeente voldoende handelingsruimte laat (niet te abstract of te gedetailleerd). Het beleidsprobleem waarop de aanbeveling zich richt is maatschappelijk relevant of staat in de politieke belangstelling. Het probleem kan duidelijk worden afgebakend, of er is een heldere oplossing beschikbaar en er is een duidelijke tijdshorizon voor wanneer de aanbeveling kan worden afgerond.
11
Rekenkamer Amsterdam - Bestuurlijk rapport - Opvolging aanbevelingen Rekenkamer Amsterdam
Een interne organisatie met een duidelijke taakverdeling, waarin medewerkers actief samenwerken, kennis gestructureerd wordt vastgelegd en een cultuur van voortdurende ontwikkeling centraal staat.
Inzicht in factoren helpt ook de rekenkamer
Een van de doelen van ons onderzoek is om het college en de rekenkamer beter zicht te laten krijgen op de factoren die van invloed kunnen zijn op het uitvoeren van de aanbevelingen. Kennis van de randvoorwaarden, succesfactoren en knelpunten helpt ons bij het schrijven van aanbevelingen, zodat de kans dat ze worden uitgevoerd toeneemt. Wij zullen de opgedane kennis gebruiken om te reflecteren op onze werkwijze, en ervan te leren voor toekomstige onderzoeken. We bieden de ambtelijke organisatie standaard aan dat wij ons rapport, inclusief aanbevelingen, toelichten na afronding van het onderzoek. Naar aanleiding van dit onderzoek zullen we deze optie voortaan uitdrukkelijker onder de aandacht brengen.
4.2 College is overwegend transparant over deze factoren
Het college informeert de raad op hoofdlijnen voldoende over bovenstaande randvoorwaarden en de succesfactoren die van invloed zijn op het opvolgen van aanbevelingen. De raad kan het college daarop bevragen en indien nodig proberen de opvolging van aanbevelingen bij te sturen. We constateren echter dat het college maar mondjesmaat informatie met de raad deelt over de knelpunten bij het uitvoeren van rekenkameraanbevelingen. Vanwege de bestuurlijke relevantie lichten we één knelpunt in dit bestuurlijk rapport uit. Enkele ambtenaren die wij spraken hebben het beeld dat het college soms liever vasthoudt aan het met de raad gecommuniceerde plan van aanpak, dan het plan bij te stellen en de raad hierover te informeren. Ook als dit leidt tot een suboptimale oplossing. Daarvoor zijn verschillende redenen genoemd: de voorkeur voor beheersbaarheid boven effectiviteit, verwachte politieke druk als gevolg van aankomende verkiezingen, angst voor negatieve pers en de verwachting van een toename van de werkdruk. Een deel van de ambtenaren voelt zich bovendien belemmerd om een stevige houding aan te nemen richting bestuurders om te zorgen dat een rekenkameraanbeveling anders en daarmee naar hun zeggen beter wordt uitgevoerd.
12
Rekenkamer Amsterdam - Bestuurlijk rapport - Opvolging aanbevelingen Rekenkamer Amsterdam
Aanbevelingen De aanbevelingen in onze rapporten hebben als doel om Amsterdam transparanter, betrouwbaarder en meer lerend maken. Zo kan het college beter de eigen doelen waarmaken, er niet meer aan uitgeven dan nodig is en volgens de regels werken. De raad besluit daarom overwegend om het college te verzoeken om de aanbevelingen uit te voeren. Om de raad hierbij te ondersteunen en het college te ondersteunen bij het zorgvuldig verantwoorden over de opvolging van rekenkameraanbevelingen doen wij ook in dit onderzoek aanbevelingen. Vijf aanbevelingen zijn gericht aan het college, twee aanbevelingen zijn gericht aan de gemeenteraad.
5
College: vergroot transparantie opvolging aanbevelingen Het college is de raad de afgelopen twee jaar gaan informeren over de opvolging van rekenkameraanbevelingen. Vanuit het uitgangspunt dat het college zich verder wil verantwoorden over de aanpak en de opvolging van rekenkameraanbevelingen, doen we het college twee soorten aanbevelingen. De eerste set van aanbevelingen heeft betrekking op de aanpak om uitvoering te geven aan de aanbevelingen (aanbeveling 1 tot en met 3). De tweede set van aanbevelingen heeft betrekking op het afleggen van verantwoording over de uitvoering van aanbevelingen (aanbeveling 4 en 5).
Verbeter aanpak opvolging aanbevelingen Aanbeveling 1: Zorg dat de raad volledige plannen van aanpak tijdig ontvangt
In reactie op een rekenkamerrapport zegt het college toe om een plan van aanpak te maken of besluit de raad in lijn met de raadsvoordracht van het presidium regelmatig om het college te verzoeken om het plan op te stellen en binnen zes maanden na het raadsbesluit aan de raad te verstrekken. Geen van de plannen van aanpak voldoet aan alle punten waaraan we hebben getoetst. Om dit te verbeteren voor de toekomst, adviseren wij het volgende: Maak een sjabloon voor het plan van aanpak Zodat standaard de vijf gemaakte afspraken (juni 2021) worden behandeld in het plan van aanpak en niet elke ambtenaar het wiel opnieuw moet uitvinden. Zorg voor interne toetsing van het plan van aanpak Interne toetsing van het plan van aanpak draagt bij aan de naleving van de vijf afspraken, en aan meer gestructureerde en kwalitatief betere plannen, die eenvoudiger te doorgronden zijn voor raadsleden. Informeer de raad tijdig Neem een verzoek van de raad serieus en verstrek de raad het plan van aanpak binnen de gevraagde termijn (zes maanden). Of informeer de raad tijdig over een nieuwe planning en de noodzaak voor het later toesturen van het plan van aanpak.
13
Rekenkamer Amsterdam - Bestuurlijk rapport - Opvolging aanbevelingen Rekenkamer Amsterdam
Aanbeveling 2: Stel aanpak opvolging aanbevelingen zo nodig bij en informeer de raad Het college heeft na het raadsbesluit een half jaar de tijd om een plan van aanpak op te stellen. Het kan voorkomen dat er na de bestuurlijke reactie of na het aanbieden van het plan van aanpak nieuwe inzichten ontstaan, wet- en regelgeving of beleid wijzigt, of de ambtelijke organisatie anders wordt georganiseerd.
Hoewel het aanpassen van de aanpak in sommige situaties vraagt om ambtelijke en bestuurlijke moed, adviseren wij het college om dit wel te doen wanneer de gemeente en Amsterdammers hierbij gebaat zijn. En de raad daarover navolgbaar te informeren.
Aanbeveling 3: Stuur op uitvoering aanbevelingen
Het college reageert op concept-rekenkamerrapporten en stelt het plan van aanpak vast om uitvoering te geven aan de aanbevelingen. Vervolgens lijkt de opvolging van aanbevelingen de aandacht van het college te verliezen, in die zin dat er tijdens collegevergaderingen niet meer over wordt gesproken. Ook door het GMT wordt niet inhoudelijk gesproken over de opvolging van de aanbevelingen. Het risico is dat het opvolgen van aanbevelingen daarmee ook op uitvoeringsniveau minder aandacht krijgt. Ondersteun de ambtelijke organisatie bij het uitvoeren van de aanbevelingen Informeer ambtenaren die uitvoering geven aan een plan van aanpak over de randvoorwaarden, succesfactoren en knelpunten die van invloed kunnen zijn op de uitvoering van aanbevelingen. Dit vergroot de bewustwording en de kans op realisatie van de aanbevelingen. Zorg ervoor dat aan de randvoorwaarden is voldaan. Neem knelpunten weg waar het kan, of vind een manier om ermee om te gaan. En faciliteer succesfactoren. Geef tot slot de uitvoering bestuurlijke en ambtelijke aandacht. Bewaak inhoudelijke uitvoering plan van aanpak Bewaking van de uitvoering van het plan draagt bij aan ambtelijke en bestuurlijke aandacht voor het opvolgen van de aanbevelingen en een betere informatievoorziening aan de raad over de stand van zaken.
Verbeter verantwoording opvolging aanbevelingen Aanbeveling 4: Vergroot informatiewaarde jaarlijks overzicht
De informatiewaarde van het jaarlijks overzicht met daarin gegevens over de opvolging van aanbevelingen schiet tekort. Met name omdat wordt gerapporteerd per rekenkameronderzoek, maar niet op het niveau van individuele aanbevelingen. Ook ontbreekt nadere (doorklikbare) informatie over de motivering om een aanbeveling (gedeeltelijk) niet uit te voeren en over de stand van zaken van de uitvoering. Hetzelfde geldt voor wijzigingen in de planning en voor het (gedeeltelijk) afdoen van een aanbeveling. Pas het overzicht in het jaarverslag aan Wij pleiten ervoor om de jaarlijkse overzichten in het jaarverslag anders vorm te geven, zodat raadsleden inhoudelijker worden geïnformeerd, maar zonder dat de omvang van het overzicht wordt uitgebreid. De voorbeelden van andere gemeenten en één provincie laten zien dat er veel mogelijk is om de informatiewaarde te vergroten. Dat kan door bijvoorbeeld informatie te geven op het
14
Rekenkamer Amsterdam - Bestuurlijk rapport - Opvolging aanbevelingen Rekenkamer Amsterdam
niveau van een aanbeveling, door een link op te nemen naar het plan van aanpak en door te motiveren waarom een aanbeveling (gedeeltelijk) is afgedaan. We maakten er een filmpje over (scan de QRcode of klik op de link). Overweeg een aanvullend digitaal en uitgebreider overzicht Om raadsleden en inwoners met een grotere informatiebehoefte beter te informeren, geven wij het college in overweging om in het jaarlijks overzicht te verwijzen naar een digitaal overzicht dat nog moet worden opgesteld. Dit digitale overzicht kan links bevatten naar alle relevante openbare documenten en korte onderbouwingen bieden. Een deel van deze informatie staat al in het gemeentelijke risicomanagementsysteem. Het overzicht kan bijvoorbeeld elk half jaar worden geactualiseerd, na behandeling door het GMT.
Aanbeveling 5: Wees duidelijk over afgedane aanbevelingen
Het college licht bij het overzicht niet toe wat het bedoelt met de status ‘afgedaan’. In raadsinformatiebrieven en andere documenten is onvoldoende onderbouwd waarom individuele aanbevelingen zijn afgedaan. Wees duidelijk wat de status 'afgedaan' betekent Maak een keuze op welk moment een aanbeveling is afgedaan en licht deze keuze toe in de toelichting bij het jaarlijks overzicht. Houd bij de keuze rekening met het feit dat sommige aanbevelingen pas na een langere tijd kunnen worden gerealiseerd, bijvoorbeeld door de complexiteit van het achterliggende vraagstuk, de afhankelijkheid van derden, gebeurtenissen die in toekomst gaan plaatsvinden of schaarse capaciteit. Onderbouw waarom een aanbeveling de status ‘afgedaan’ heeft Leg duidelijk aan de raadsleden uit waarom de aanbeveling als afgedaan wordt beschouwd, bijvoorbeeld in een raadsinformatiebrief. Ga daarbij in op alle onderdelen van de aanbeveling en voeg links toe naar andere documenten waarin de onderbouwing nader is toegelicht.
6
Raad: stuur actief op de opvolging van aanbevelingen Aanbeveling 1: Houd druk: voeg toezegging opvolging toe aan agenda Het uitvoeren van aanbevelingen concurreert met andere bestuurlijke en ambtelijke prioriteiten, zeker als er meer tijd nodig is voor het uitvoeren van de aanbevelingen.
Voeg toezegging plan van aanpak toe aan termijnagenda Om te kunnen bewaken dat het college het toegezegde of gevraagde plan van aanpak tijdig (lees: binnen zes maanden na het raadsbesluit) verstrekt aan de raad, adviseren wij de raad om het plan van aanpak altijd op de actielijst of de bestuurlijke langetermijnagenda van de commissie te laten plaatsen. Voeg toezeggingen uitvoering individuele aanbevelingen toe Om ervoor te zorgen dat de uitvoering van de aanbevelingen prioriteit blijft houden en gecontroleerd kan worden, adviseren wij de raad om de individuele aanbevelingen te laten plaatsen op de actielijst of de bestuurlijke langetermijnagenda inclusief de (verwachte)
15
Rekenkamer Amsterdam - Bestuurlijk rapport - Opvolging aanbevelingen Rekenkamer Amsterdam
datum van afdoening. Dat geldt ook voor de toezeggingen die het college al heeft gedaan in de bestuurlijke reactie om uitvoering te geven aan de aanbevelingen en om toezeggingen om de opvolging beter te kunnen volgen.
Aanbeveling 2: Bevorder zorgvuldige verantwoording aanbevelingen
Het blijkt geen vanzelfsprekendheid dat het college navolgbaar rapporteert over de opvolging van rekenkameraanbevelingen. Ook niet als de raad daartoe besluit of als het een wettelijke verplichting is. Daardoor blijft niet alleen in het midden of de aanbeveling volledig en in lijn met de bedoeling is opgevolgd. Maar ook of de achterliggende (maatschappelijke) problemen worden aangepakt. Hoewel het primair de verantwoordelijkheid van het college is om zich zorgvuldig te verantwoorden over de opvolging van aanbevelingen, kan de raad dit bevorderen door de opvolging van de aanbevelingen te monitoren. Maak afspraken over wie de opvolging van aanbevelingen monitort Het monitoren of aanbevelingen tijdig, volledig en in lijn met de bedoeling van de aanbeveling worden opgevolgd, ligt nu bij de individuele raadsleden. Dat vraagt tijd en aandacht van raadsleden, zeker omdat het overzicht van aanbevelingen onderdeel is van het gemeentelijke jaarverslag. Hierdoor raakt die informatie al snel ondergesneeuwd tussen alle stukken die de raad ontvangt. De praktijk is dat het van het onderwerp afhangt welk raadslid of welke raadsleden de opvolging van een aanbeveling volgen. Vaak zijn dit de inhoudelijke woordvoerders van een politieke partij. Vanuit politiek-inhoudelijke overwegingen is dit begrijpelijk.
Tegelijkertijd is het weinig efficiënt als meerdere raadsleden een procesmatige controle uitvoeren en weinig effectief als geen enkel raadslid de opvolging nagaat. We adviseren de raad daarom om de controle van het overzicht met aanbevelingen en het controleren van de afdoening van individuele aanbevelingen afzonderlijk te beleggen, bijvoorbeeld bij de griffie of bij de rekeningencommissie van de raadb. Wees scherp op de afdoening van aanbevelingen Het college verantwoordt zich vaak over de afdoening van een of meerdere aanbevelingen in een raadsinformatiebrief of raadsvoordracht. Vervolgens voert het college de aanbevelingen van het jaarlijks overzicht af. Dat geldt overigens ook voor aanbevelingen waarvan het college aangeeft deze niet te zullen opvolgen. Ook die aanbevelingen komen niet meer terug in het volgende jaarlijks overzicht. Wij adviseren de raad om nauwgezet kennis te nemen van de motivering van het college om een aanbeveling af te doen en af te voeren van het overzicht. En zich daarbij af te vragen of het college alle onderdelen van de aanbeveling heeft benoemd en dat het gerechtvaardigd is dat de aanbeveling is afgedaan. Wij adviseren de raadsleden daarom om (mondelinge of schriftelijke) vragen te stellen als het besluit om een aanbeveling af te doen voor hen niet navolgbaar is. Zo houdt de raad grip op de uitvoering en opvolging van rekenkameraanbevelingen.
b
Het monitoren van de opvolging van aanbevelingen past in het takenpakket van de griffier (zie artikel 5 lid 5
van de Instructie voor de griffier van de gemeente Amsterdam 2023: ‘De griffier bewaakt de uitvoering van raadsbesluiten en de afdoening […] het nakomen van afspraken en toezeggingen door het college’). Het monitoren past ook in het takenpakket van de rekeningencommissie van de raad (artikel 6 onder d van de Verordening op de Rekeningencommissie van Amsterdam: ’het verrichten van andere relevante onderzoeken uit hoofde van de controlerende functie van de raad’).
16
Rekenkamer Amsterdam - Bestuurlijk rapport - Opvolging aanbevelingen Rekenkamer Amsterdam
Bestuurlijke reacties en nawoord rekenkamer We hebben het presidium van de gemeenteraad en het college van B en W op 23 september 2025 de mogelijkheid geboden om te reageren op het concept-bestuurlijk rapport Opvolging aanbevelingen Rekenkamer Amsterdam. In het bijzonder hebben wij het college en het presidium gevraagd te reageren op onze conclusies en aanbevelingen. Op 15 oktober 2025 hebben zowel het presidium als het college gereageerd.
7
Bestuurlijke reactie presidium Allereerst dank voor het toesturen van uw rapport Opvolging aanbevelingen Rekenkamer. Deze brief is onze bestuurlijke reactie op uw rapport. In uw rapport geeft u twee aanbevelingen aan de raad. Hieronder zetten wij ons reactie op beide aanbevelingen uiteen. Aanbeveling 1: Houd druk: voeg toezegging opvolging toe aan agenda Het uitvoeren van aanbevelingen concurreert met andere bestuurlijke en ambtelijke prioriteiten, zeker als er meer tijd nodig is voor het uitvoeren van de aanbevelingen. Voeg toezegging plan van aanpak toe aan termijnagenda Om te kunnen bewaken dat het college het toegezegde of gevraagde plan van aanpak tijdig (lees: binnen zes maanden na het raadsbesluit) verstrekt aan de raad, adviseren wij de raad om het plan van aanpak altijd op de actielijst of de bestuurlijke langetermijnagenda van de commissie te laten plaatsen. Reactie presidium Het presidium merkt op dat dit al gebeurt. Op de actielijst wordt het door het college toegezegde plan van aanpak opgenomen. Voeg toezeggingen uitvoering individuele aanbevelingen toe Om ervoor te zorgen dat de uitvoering van de aanbevelingen prioriteit blijft houden en gecontroleerd kan worden, adviseren wij de raad om de individuele aanbevelingen te plaatsen op de actielijst of de bestuurlijke langetermijnagenda inclusief de (verwachte) datum van afdoening.
Dat geldt ook voor de toezeggingen die het college al heeft gedaan in de bestuurlijke reactie om uitvoering te geven aan de aanbevelingen en om toezeggingen om de opvolging beter te kunnen volgen. Reactie presidium Het presidium gaat hier niet in mee omdat dit de overzichtelijkheid niet ten goede komt. De totale actielijst bestaat gewoonlijk uit ruim 15 pagina’s per commissie en de losse aanbevelingen zouden dan ondersneeuwen. Veel aanbevelingen zijn bovendien zonder context niet zelfstandig leesbaar. Ten slotte merkt het presidium op ervan uit te gaan dat het college in een plan van aanpak op alle aanbevelingen ingaat.
17
Rekenkamer Amsterdam - Bestuurlijk rapport - Opvolging aanbevelingen Rekenkamer Amsterdam
Aanbeveling 2: Bevorder zorgvuldige verantwoording aanbevelingen Het blijkt geen vanzelfsprekendheid dat het college navolgbaar rapporteert over de opvolging van rekenkameraanbevelingen. Ook niet als de raad daartoe besluit of als het een wettelijke verplichting is. Daardoor blijft niet alleen in het midden of de aanbeveling volledig en in lijn met de bedoeling is opgevolgd. Maar ook of de achterliggende (maatschappelijke) problemen worden aangepakt. Hoewel het primair de verantwoordelijkheid van het college is om zich zorgvuldig te verantwoorden over de opvolging van aanbevelingen, kan de raad dit bevorderen door de opvolging van de aanbevelingen te monitoren. Maak afspraken over wie de opvolging van aanbevelingen monitort Het monitoren of aanbevelingen tijdig, volledig en in lijn met de bedoeling van de aanbeveling worden opgevolgd, ligt nu bij de individuele raadsleden. Dat vraagt tijd en aandacht van raadsleden, zeker omdat het overzicht van aanbevelingen onderdeel is van het gemeentelijke jaarverslag. Hierdoor raakt die informatie al snel ondergesneeuwd tussen alle stukken die de raad ontvangt. De praktijk is dat het van het onderwerp afhangt welk raadslid of welke raadsleden de opvolging van een aanbeveling volgen. Vaak zijn dit de inhoudelijke woordvoerders van een politieke partij. Vanuit politiek-inhoudelijke overwegingen is dit begrijpelijk.
Tegelijkertijd is het weinig efficiënt als meerdere raadsleden een procesmatige controle uitvoeren en weinig effectief als geen enkel raadslid de opvolging nagaat. We adviseren de raad daarom om de controle van het overzicht met aanbevelingen en het controleren van de afdoening van individuele aanbevelingen afzonderlijk te beleggen, bijvoorbeeld bij de griffie of bij de rekeningencommissie van de raad. Het presidium is van oordeel dat de verantwoordelijkheid voor het opvolgen van de aanbevelingen primair bij het college ligt. De raad controleert het college en dus is de raad en zijn de individuele raadsleden aan zet om te monitoren of en hoe opvolging en afdoening van de aanbevelingen plaatsvindt. Het presidium ziet daarnaast een taak voor de Rekeningencommissie om de jaarlijkse verantwoording van het college goed te monitoren en toe te zien op een volledige opvolging van de aanbevelingen. Uiteraard houdt de griffie ook de vinger aan de pols maar dat kan zij alleen op informele wijze; zij kan het college niet schriftelijk of in het openbaar controleren en aanspreken. Wees scherp op de afdoening van aanbevelingen Het college verantwoordt zich vaak over de afdoening van een of meerdere aanbevelingen in een raadsinformatiebrief of raadsvoordracht. Vervolgens voert het college de aanbevelingen van het jaarlijks overzicht af.
Dat geldt overigens ook voor aanbevelingen waarvan het college aangeeft deze niet te zullen opvolgen. Ook die aanbevelingen komen niet meer terug in het volgende jaarlijks overzicht. Wij adviseren de raad om nauwgezet kennis te nemen van de motivering van het college om een aanbeveling af te doen en af te voeren van het overzicht. En zich daarbij af te vragen of het college alle onderdelen van de aanbeveling heeft benoemd en dat het gerechtvaardigd is dat de aanbeveling is afgedaan. Wij adviseren de raadsleden daarom om (mondelinge of schriftelijke) vragen te
18
Rekenkamer Amsterdam - Bestuurlijk rapport - Opvolging aanbevelingen Rekenkamer Amsterdam
stellen als het besluit om een aanbeveling af te doen voor hen niet navolgbaar is. Zo houdt de raad grip op de uitvoering en opvolging van rekenkameraanbevelingen.
8
Bestuurlijke reactie college van B en W Met belangstelling heeft het college kennisgenomen van het concept bestuurlijk rapport “Opvolging aanbevelingen Rekenkamer Amsterdam”. Wij maken graag gebruik van de mogelijkheid om te reageren op het rapport en de aanbevelingen die u doet om het inzicht van de raad in de implementatie en voortgang van uw aanbevelingen verder te verbeteren. Uw hoofdconclusie luidt dat het college beperkt transparant is over de opvolging van aanbevelingen, met als gevolg dat raadsleden een samenhangend beeld van de opvolging van rekenkameraanbevelingen missen. Wel stelt u dat het positief is dat het college de verantwoording over de opvolging zorgvuldiger wil maken. U heeft voor uw onderzoek gekeken naar de jaren 2023 en 2024 omdat vanaf 1 januari 2023 een wettelijke rapportageplicht geldt. U constateert dat de gemeente met het overzicht “Voortgang opvolging aanbevelingen Rekenkamer” in het jaarverslag voldoet aan deze wettelijke verplichting. Daarnaast geeft u aan dat het college de toezegging is nagekomen om de opvolging van rekenkameraanbevelingen bij te houden in het gemeentelijke risicomanagementsysteem (FullyInControl). U bent minder positief over de inhoudelijke toelichting op de opvolging van de aanbevelingen in het jaarlijkse overzicht en over de informatie en tijdigheid van de plannen van aanpak.
Wij nemen uw conclusie ter harte en zullen, voortbouwend op de stappen die al zijn gezet in de afgelopen twee jaar, ons inzetten om de navolgbaarheid voor de raad van de opvolging van de aanbevelingen van de rekenkamer te vergroten. U komt in dit rapport met vijf aanbevelingen: 1. 2. 3. 4. 5.
Zorg dat de raad volledige plannen van aanpak tijdig ontvangt. Stel aanpak opvolging aanbevelingen zo nodig bij en informeer de raad. Stuur op uitvoering aanbevelingen. Vergroot informatiewaarde jaarlijks overzicht. Wees duidelijk over afgedane aanbevelingen.
In het bijgevoegde plan van aanpak gaan we in op deze aanbevelingen en hoe we hier mee willen omgaan. We zullen de rollen en verantwoordelijkheden in het proces voor de opvolging van de aanbevelingen aanscherpen, door bijvoorbeeld het beter beleggen van de actualisatie en bewaking van de informatie aan de raad. We zullen de informatievoorziening aan de raad over de opvolging van de aanbevelingen verbeteren. Dit willen we doen door de informatievoorziening zoveel mogelijk te integreren in de reguliere raadsinformatiebrieven en beleidsstukken. In de monitoring van de aanbevelingen in het registratiesysteem zullen we de stap die we al gezet hebben met het opnemen van hyperlinks naar relevante stukken verder doorvoeren. Dat geldt voor alle bestuurlijke aanbevelingen die we monitoren, namelijk van ACAM, de rekeningencommissie en de rekenkamer. Ook willen we de informatie over de aanbevelingen in het registratiesysteem frequenter openstellen voor de raad.
19
Rekenkamer Amsterdam - Bestuurlijk rapport - Opvolging aanbevelingen Rekenkamer Amsterdam
Tot slot De rekenkamer maakt zich met het onderzoek en de daaruit volgende aanbevelingen sterk voor een beter inzicht voor de raad in de opvolging van de rekenkameraanbevelingen. Dat valt te prijzen en verdient onze aandacht. Met bovenstaande maatregelen richten we ons op een verdere verbetering van de navolgbaarheid voor de raad. Vanuit ons perspectief willen we wel een kanttekening plaatsen bij de huidige procedure voor de besluitvorming over de aanbevelingen uit een rekenkamerrapport. De raad ontvangt de rekenkamerrapporten niet als ingekomen stuk maar met een raadsvoordracht. In de raadsvoordracht staat standaard het beslispunt om alle aanbevelingen over te nemen. De raadsvoordracht wordt opgesteld door de rekenkamer en namens het presidium ingediend. In die gevallen dat wij in onze bestuurlijke reactie hebben aangegeven dat we een of meer aanbevelingen niet willen overnemen krijgen onze overwegingen geen plek in het beslispunt. De raad besluit over de rekenkamerrapporten gewoonlijk conform voordracht. Wij geven het presidium van de raad en de rekenkamer als suggestie mee om deze procedure nog eens te beschouwen vanuit de vraag op welke wijze de bestuurlijke reactie van het college op het rekenkamerrapport in de besluitvorming wordt meegewogen en hoe dat navolgbaar en transparant kan worden gemaakt.
Bijlage bij bestuurlijke reactie op het rekenkamerrapport Opvolging aanbevelingen Rekenkamer Amsterdam Plan van aanpak voor de opvolging van de aanbevelingen De rekenkamer doet vijf aanbevelingen aan het college: 1. 2. 3. 4. 5.
Zorg dat de raad volledige plannen van aanpak tijdig ontvangt. Stel aanpak opvolging aanbevelingen zo nodig bij en informeer de raad. Stuur op uitvoering aanbevelingen. Vergroot informatiewaarde jaarlijks overzicht. Wees duidelijk over afgedane aanbevelingen.
De aanbevelingen 1, 2 en 3 zijn gericht op het verbeteren van de plannen van aanpak en de uitvoering van de aanbevelingen van rekenkameronderzoeken. We onderschrijven deze in algemene zin, namelijk dat we de raad willen informeren over de aanpak en voortgang van de overgenomen aanbevelingen. Dat waren al de afspraken en we nemen die serieus. Daarbij zijn verbeteringen mogelijk en nodig, want zoals de rekenkamer constateert zijn voor de raad de aanpak en voortgang nu niet voldoende inzichtelijk. De vraag is of dat het beste te ondervangen is met de huidige werkwijze, met een aparte informatiestroom over plannen van aanpak en voortgang van rekenkameraanbevelingen. De meeste onderzoeken van de rekenkamer richten zich op een bepaald beleidsonderdeel. De raad ontvangt daarover in de regel verschillende reguliere raadsinformatiebrieven en beleidsstukken. Zoals de rekenkamer constateert is daarin vaak ook informatie over de aanpak en voortgang van rekenkameraanbevelingen opgenomen. Dat is naast de aparte raadsinformatiebrieven over de rekenkameraanbevelingen, die in de praktijk niet altijd gestuurd blijken te worden, of niet voldoende informatie bevatten. Bij elkaar genomen levert dat een onoverzichtelijk beeld op. De route die wij willen voorstellen is om juist de reguliere brieven en beleidsstukken beter te benutten omdat daarin de hele beleidscontext meeloopt.
We kunnen dan ook andere relevante bestuurlijke aanbevelingen, zoals van ACAM en de rekeningencommissie, bij de door te voeren verbetering betrekken.
20
Rekenkamer Amsterdam - Bestuurlijk rapport - Opvolging aanbevelingen Rekenkamer Amsterdam
Daar hoort bij dat we de monitoring van de aanbevelingen met hyperlinks naar de relevante stukken in het registratiesysteem verbeteren. Dat geldt voor alle bestuurlijke aanbevelingen die we monitoren, namelijk van ACAM, de rekeningencommissie en de rekenkamer. Ook willen we de informatie over de aanbevelingen in het registratiesysteem frequenter openstellen voor de raad. We stellen voor dat we voortaan in de bestuurlijke reactie op een rekenkamerrapport aangeven hoe we de informatievoorziening over plannen van aanpak en voortgang rekenkameraanbevelingen aan de raad willen vormgeven. Voor het college is het belangrijk om zowel oog te hebben voor de navolgbaarheid en tijdigheid als een overzichtelijke informatiestroom naar de raad. We beogen het aantal afzonderlijke raadsinformatiebrieven te stroomlijnen. Waar het kan binnen de termijn van drie weken die de rekenkamer hanteert voor de bestuurlijke reactie, zullen we het plan van aanpak al in de bestuurlijke reactie opnemen. De informatievoorziening over de aanbevelingen zullen we zoveel mogelijk integreren in de reguliere raadsinformatiebrieven over het betreffende onderwerp. Indien dat niet mogelijk is, bijvoorbeeld bij een onderzoek dat meerdere terreinen raakt, zal nog sprake zijn van aparte voortgangsbrieven. In de plannen van aanpak zullen we de vijf vragen adresseren die zijn afgesproken met de raad. 1. 2. 3. 4. 5.
Wat is de aanbeveling? Gaat het college de aanbeveling uitvoeren en waarom wel of niet? Hoe zal aan deze aanbeveling uitvoering worden gegeven (op hoofdlijnen)? Wanneer zullen de werkzaamheden zijn afgerond? Op welke wijze wordt de raad hierover geïnformeerd?
De tabellen in dit plan van aanpak kunnen dienen als het geadviseerde sjabloon voor de beantwoording van de vijf vragen. Verder willen we de rollen en verantwoordelijkheden in het proces van de opvolging van bestuurlijke aanbevelingen aanscherpen, door bijvoorbeeld het beter beleggen van de actualisatie en kwaliteitsbewaking van de informatie aan de raad. Goede invulling van de rollen en verantwoordelijkheden draagt bij aan de volledigheid, tijdigheid en juistheid van de informatie. Bij het sturen op de uitvoering van aanbevelingen houden we in ogenschouw dat daarbij een beroep wordt gedaan op schaarse capaciteit en dat geregeld prioriteiten moeten worden gesteld. Tenslotte willen we zoals vermeld de informatievoorziening aan de raad verder verbeteren, in lijn met aanbeveling 4 van de rekenkamer. Zo zullen wij bewaken dat in de monitor alle informatie (via linkjes) voor de raad beschikbaar is en zullen wij de digitale mogelijkheden die wij hebben gebruiken om de raad vaker en gedetailleerder te informeren. In antwoord op aanbeveling 5 zeggen wij toe dat als de status van een aanbeveling verandert in afgedaan we er alert op zullen zijn dat de onderbouwing via de link naar de bijbehorende raadsinformatiebrief te vinden zal zijn.
21
Rekenkamer Amsterdam - Bestuurlijk rapport - Opvolging aanbevelingen Rekenkamer Amsterdam
De rekenkamer doet ook twee aanbevelingen aan de raad: 1. 2.
Houd druk: voeg toezegging opvolging toe aan agenda. Bevorder zorgvuldige verantwoording aanbevelingen.
De aanbevelingen voor de raad nemen we niet mee in dit plan van aanpak aangezien hieruit geen directe acties voor het college voortkomen. Aanpak per aanbeveling Wat is de aanbeveling?
1. Zorg dat de raad volledige plannen van aanpak
Gaat het college de aanbeveling uitvoeren en waarom wel of niet?
Ja, we informeren de raad over de aanpak van de aanbevelingen van de rekenkamer zodra deze informatie beschikbaar is.
Hoe zal aan deze aanbeveling uitvoering worden gegeven (op hoofdlijnen)?
Waar mogelijk nemen we het plan van aanpak op in de bestuurlijke reactie op het rekenkamerrapport. De tijdigheid is dan gegarandeerd. In de andere gevallen nemen we het plan van aanpak op in een raadsinformatiebrief, bij voorkeur een reguliere brief over het betreffende beleidsonderwerp. In de plannen van aanpak gaan we in op de vijf afgesproken vragen (zie ook de vragen in deze tabel).
Wanneer zullen de werkzaamheden zijn afgerond?
We gaan dit vanaf heden doen.
Op welke wijze wordt de raad hierover geïnformeerd?
Via dit plan van aanpak, toekomstige plannen van aanpak en raadsinformatiebrieven.
Wat is de aanbeveling?
2. Stel aanpak opvolging aanbevelingen zo nodig bij
tijdig ontvangt
en informeer de raad Gaat het college de aanbeveling uitvoeren en waarom wel of niet?
Ja, als de aanpak wijzigt is het goed als de raad daarvan op de hoogte is.
Hoe zal aan deze aanbeveling uitvoering worden gegeven (op hoofdlijnen)?
Via de raadsinformatiebrieven en de monitoring in het registratiesysteem, die we frequenter willen openstellen voor de raad.
Wanneer zullen de werkzaamheden zijn afgerond?
Hogere frequentie monitorinformatie: in 2026. Via raadsinformatiebrieven per heden.
Op welke wijze wordt de raad hierover geïnformeerd?
Via de raadsinformatiebrieven en de monitor.
22
Rekenkamer Amsterdam - Bestuurlijk rapport - Opvolging aanbevelingen Rekenkamer Amsterdam
Wat is de aanbeveling?
3. Stuur op uitvoering aanbevelingen
Gaat het college de aanbeveling uitvoeren en waarom wel of niet?
Ja, deze sturing vindt plaats in de context van het beleid waar de aanbeveling op gericht is.
Hoe zal aan deze aanbeveling uitvoering worden gegeven (op hoofdlijnen)?
Dit loopt mee in de informatievoorziening aan de raad over het beleid en de uitvoering van de daarop betreffende aanbevelingen.
Wanneer zullen de werkzaamheden zijn afgerond?
Dit is een doorlopend proces.
Op welke wijze wordt de raad hierover geïnformeerd?
Via de raadsinformatiebrieven.
Wat is de aanbeveling?
4. Vergroot informatiewaarde jaarlijks overzicht
Gaat het college de aanbeveling uitvoeren en waarom wel of niet?
Ja, de monitor biedt het overzicht van alle bestuurlijke aanbevelingen waarbij het doel is dat dit informatief is voor de raad.
Hoe zal aan deze aanbeveling uitvoering worden gegeven (op hoofdlijnen)?
We gaan de informatie verder verrijken met hyperlinks naar de raadsinformatiebrieven en eventuele andere beleidsstukken waarin de opvolging van de aanbevelingen is beschreven. We zullen de informatie in de monitor, indien mogelijk, frequenter met de raad delen.
Wanneer zullen de werkzaamheden zijn afgerond?
Het opnemen van meer hyperlinks is een doorlopend proces. In 2026 willen we realiseren dat de monitorinformatie frequenter wordt gedeeld. Dit vraagt nog technisch uitzoekwerk.
Op welke wijze wordt de raad hierover geïnformeerd?
Via de monitor.
23
Rekenkamer Amsterdam - Bestuurlijk rapport - Opvolging aanbevelingen Rekenkamer Amsterdam
9
Wat is de aanbeveling
5. Wees duidelijk over afgedane aanbevelingen
Gaat het college de aanbeveling uitvoeren en waarom wel of niet?
Ja, duidelijkheid over de betekenis van het afdoen van een aanbeveling is wenselijk.
Hoe zal aan deze aanbeveling uitvoering worden gegeven (op hoofdlijnen)?
We zullen beter omschrijven waarom een aanbeveling de status afgedaan krijgt.
Wanneer zullen de werkzaamheden zijn afgerond?
Dit is een doorlopend proces.
Op welke wijze wordt de raad hierover geïnformeerd?
Via de raadsinformatiebrieven en hyperlinks daarnaar in de monitor.
Nawoord rekenkamer
We danken het presidium en het college van burgemeester en wethouders beide voor hun reactie. Het presidium heeft gereageerd op drie van de vier onderdelen van de aanbevelingen die zijn gericht aan de raad.c Het college geeft aan met belangstelling kennis te hebben genomen van het rapport, de conclusies ter harte te nemen en zich in te zetten om de navolgbaarheid van rekenkameraanbevelingen voor de raad te vergroten. Het college doet daartoe concrete toezeggingen en heeft een plan van aanpak toegevoegd. Daarin geeft het college aan de vijf aanbevelingen over te nemen en zet het college uiteen hoe het zal omgaan met de opvolging van de aanbevelingen. We geven het college in dit nawoord twee aandachtspunten en de raad een aandachtspunt mee voor de uitvoering van de aanbevelingen. Aan het eind gaan wij in op de suggestie van het college over de besluitvorming over rekenkamerrapporten. 1. Aandachtspunt voor het college: plan van aanpak Het college geeft aan dat het, waar mogelijk, het plan van aanpak zal opnemen in de bestuurlijke reactie. Het college zegt toe in het plan van aanpak de vijf vragen te behandelen die eerder zijn afgesproken met de raad en de rekenkamer. Het college geeft aan dat de tabel in het plan van aanpak bij dit onderzoek (Opvolging aanbevelingen Rekenkamer Amsterdam) kan dienen als het geadviseerde sjabloon voor de beantwoording van de vijf vragen.