01_Raadsinformatiebrief_Behoud Socrates_020921.pdf

Raadsinformatiebrief

Aan:

Portefeuillehouder(s): Behandeld door

De leden van de gemeenteraad van Amsterdam 2 september 2021 Sociale Zaken Rutger Groot Wassink WPI, bestuurszaken.wpi@amsterdam.nl

Onderwerp

Behoud van Socrates voor Inkomensvoorziening

Bijlagen:

Brief ‘Voortgang voorbereidingen voor vernieuwen systeem Inkomensvoorziening’, dd 26 januari 2021 Brief ‘Koerswijziging ICT-dienstafname voor Werk, Participatie en Inkomen’, dd 28 januari 2020

Datum Portefeuille(s)

Geachte leden van de gemeenteraad, Met deze brief wil ik u informeren over het besluit van het college om het huidige ICT-systeem Socrates voorlopig te behouden voor de uitvoering van inkomensvoorziening. Socrates is het systeem dat wordt gebruikt om maandelijks de uitkeringen te berekenen en uit te keren aan de burgers in de stad die voor hun inkomen afhankelijk zijn van de gemeente. Het afgelopen jaar heeft de gemeente verkend of we dit systeem willen houden en daarmee in de G4 samenwerking met Wigo4it blijven, of dat we voor een nieuw systeem de markt op willen gaan. De conclusie is dat zowel voor de burger als voor onze eigen organisatie het blijven gebruiken van Socrates op dit moment de beste optie is ten opzichte van de systemen die beschikbaar zijn op de markt en de inspanning die het de organisatie zal kosten om naar de markt gaan. In deze brief licht ik toe hoe we tot dit besluit zijn gekomen, wat de overwegingen daarbij zijn geweest en wat de gevolgen daarvan zijn voor de G4-samenwerking met Wigo4it. Achtergrond en proces tot nu toe Begin 2020 bent u middels de brief ‘Koerswijziging ICT voor WPI en 12-maandsrapportage in het kader van de Regeling Risicovolle Projecten’ (RRP) geïnformeerd over de keuze om voor inkomensvoorziening in G4-verband met Wigo4it in te gaan kopen op de markt en voor werk en participatie als Amsterdam zelf te gaan aanbesteden.

De G4 sloeg daarmee in de samenwerking met Wigo4it definitief een andere weg in. De aanleiding voor dit besluit was met name gelegen in het feit dat het ontwikkelen van het digitale klantportaal (Programma Professional Portal Innovatie - PPI) al enige tijd uit liep en er geen zicht was op snelle verbetering. De twee onderzoeken van Deloitte die op initiatief van Amsterdam zijn uitgevoerd, gaven bovendien het beeld dat er daarnaast grondige wijzigingen nodig waren in de wijze van samenwerking tussen de deelnemers (G4) en de coöperatie. Dat heeft toen geleid tot het besluit van het college (en ook van de andere G4) om de samenwerking in de coöperatie Wigo4it te stoppen voor de systemen werk en participatie en alleen voor inkomensvoorziening bij Wigo4it te blijven. Bij dat besluit zijn een aantal voorwaarden opgenomen: het in G4-verband scherp krijgen van de vraagarticulatie, marktverkenning opleveren, Wigo4it af schalen en helderheid te krijgen over de omvang en

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 2 september 2021 Pagina 2 van 4

inrichting van de nieuwe regieorganisatie. Het streven daarbij was om halverwege 2020 de marktverkenning op te leveren en voortgang te zien op de transitie bij Wigo4it. In de zomer van 2020 was er naar mijn mening nog te weinig vordering te zien op deze afspraken. De marktverkenning was dan wel opgeleverd, maar met name de omvorming van de organisatie Wigo4it en de afschaling van kosten gingen mij te langzaam. Zo bracht Wigo4it de kosten pas substantieel omlaag nadat het college in zomer 2020 aangaf dat ze een voorgenomen besluit overwoog om uit te treden. Tegelijkertijd was halverwege 2020 nog te onduidelijk welke gevolgen de transitie naar digitale dienstverlening zou hebben voor de interne organisatie (WPI en IV) en de uitvoering, zowel voor het scenario ‘blijven bij Wigo4it’ als voor het scenario ‘naar een marktpartij’. Het college heeft daarop begin dit jaar besloten dat nog een half jaar meer de tijd nodig was om de gevolgen van de transitie voor de interne organisatie in beeld te brengen. Tevens kreeg Wigo4it daarmee meer tijd om vorderingen te laten zien op de reorganisatie, terugbrengen van kosten en het vernieuwen van de governance (brief ‘Voortgang voorbereidingen voor vernieuwen systeem Inkomensvoorziening en afdoen toezegging stand van zaken investeringen ICT WPI naar aanleiding van de Voorjaarsbrief’ dd 26 januari 2021).

De keuze voor Socrates Het college heeft afgelopen 22 juni ingestemd met de keuze om Socrates als systeem momenteel te behouden voor inkomensvoorziening. Het afgelopen half jaar is in beeld gebracht wat de gevolgen zijn van de transitie naar digitale dienstverlening voor de interne organisatie. Dat gaf ons het beeld dat migratie naar een nieuw systeem een omvangrijke en intensieve opgave is, wat niet erg hoeft te zijn, als er een beter systeem voor terug komt. En dat laatste blijkt niet het geval. De markt heeft geen alternatief klaar liggen, waarmee we meteen vooruitgang boeken. Daarnaast zagen we dat Wigo4it stappen heeft gezet in hun hervorming. Er is een goede slag gemaakt op het terugbrengen van de kosten. Dat gaf basis voor nieuw vertrouwen. Er worden zichtbaar stappen gezet in de goede richting; Wigo4it heeft een Roadmap opgesteld voor de ontwikkeling van Socrates en er is focus op Inkomensvoorziening, systemen die andere domeinen ondersteunen zijn uitgezet of gaan binnenkort uit. Ook wordt gewerkt aan de omslag van de huidige organisatie naar een professionele leveranciersorganisatie. Bij elkaar levert dit uiteindelijk een beeld op waarin het behoud van Socrates als systeem voor inkomensvoorziening op dit moment als beste optie naar voren komt.

Socrates is ten opzichte van andere systemen op de markt een betrouwbaar systeem, het zorgt al jaren elke maand voor de verstrekking van de bijstand voor burgers in Amsterdam die niet zelf rond kunnen komen. Het kent ook onvolkomenheden en is niet het gedroomde systeem voor de toekomst, maar die is er op de markt ook niet. Uit de marktconsultatie bleek dat alternatieven op de markt geen beter systeem opleveren. Elk systeem had vervolgens een vernieuwingsslag moeten maken om aan onze wensen van digitale dienstverlening te kunnen voldoen. Deze keuze is voor de continuïteit van dienstverlening aan de burger de meest veilige optie. Het is het beste systeem onder deze omstandigheden. In de kern waren de belangrijkste afwegingen: a. Met behoud van Socrates hoeft het inkomensdomein niet gemigreerd te worden, waardoor een big-bang-implementatie – met alle bijbehorende risico’s, zeker bij overstappen naar een nieuwe dienstverlener – vermeden kan worden. We behouden hiermee de voortgang van de dienstverlening aan de Amsterdammer (maandelijks verstrekken van de bijstand

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 2 september 2021 Pagina 3 van 4

aan ongeveer 40.000 burgers). Een dergelijke inspanning met bijbehorende risico’s is alleen zinvol als er daarmee ook een bewezen beter systeem voor terug komt; b. Voor de organisatie WPI en IV bespaart het een aanzienlijke hoeveelheid tijd en werk om niet eerst te migreren naar een nieuw systeem voor Inkomensvoorziening (ongeveer 18 maanden voor inkooptraject, implementatie nieuw systeem, opleiden medewerkers etc.) en daarna pas te kunnen starten met vernieuwing; c. Met het behouden van Socrates als informatiesysteem voor inkomensvoorziening kan Werk, Participatie en Inkomen (WPI) door gaan met het moderniseren van systemen en digitaliseren van processen ten einde de burger ook in de toekomst goed van dienst te kunnen zijn. Op dit moment worden daar ook al stappen in gezet; d. Transitie naar een andere leverancier is een zeer majeure opgave en dit in een tijd waarin WPI zwaar belast wordt door de coronacrisis, de grote besparingsopgave, de herinrichting van de processen en de daaropvolgende reorganisatie van WPI. Daarnaast zijn ook de financiële voor- en nadelen onderzocht van overstappen op een marktpartij, dan wel Socrates behouden. Uit die exercitie komt dat Socrates dan wel de eerst komende jaren duurder is, maar dat overstappen op de markt ook extra kosten met zich meebrengt, zoals kosten aan implementatie en tijdelijk 2 systemen beheren.

Bovendien is bij overstappen naar de markt onzeker welke kosten externe partijen uiteindelijk echt gaan vragen. Voorwaarde bij deze keuze is wel dat de hervorming van de coöperatie en de opgeleverde dienstverlening scherp gevolgd wordt. Jaarlijks wordt de samenwerking met Wigo4it geëvalueerd, steeds in het licht wat Socrates te bieden heeft en opzichte van de markt. De 3 belangrijkste punten in de evaluatie zijn: o Meerjarig terugbrengen van het kostenniveau en marktconform worden; o Resultaten op de aanpak van Wigo4it als zakelijke leverancier van software, het verder professionaliseren van de organisatie, versimpeling van de governance en realiseren van een marktconform voortbrengingsproces; o Het tot uitvoering brengen van de productvisie en daadwerkelijke realisatie van de ontwikkelroadmap Inkomensvoorziening Socrates, om deze beter aan te laten sluiten op de ontwikkelwensen van de gemeenten. Deze keuze biedt nu een de basis voor Werk, Participatie en Inkomen om zich ontwikkelen naar een wendbare en flexibele organisatie met (informatie-)systemen die dat ook ondersteunen.

De doelstellingen van WPI voor digitale dienstverlening zijn: - Klant centraal - Lagere uitvoeringskosten - Vereenvoudigd IT-landschap Hernieuwde governance De systeeminterventie van Wigo4it naar zakelijke leverancier van software met als focus inkomensvoorziening wordt momenteel uitgewerkt in een nieuwe governancestructuur. Vanuit Amsterdam is onder anderen in de Algemene Deelnemersvergadering (ADV) van Wigo4it (waar de wethouders Sociale Zaken van de G4 in zitten) steeds benadrukt dat meer focus moet komen op de op te leveren dienstverlening en de organisatie daarop in te richten. Er ligt nu een voorstel voor

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 2 september 2021 Pagina 4 van 4

een nieuwe structuur die als doel heeft de samenwerking tussen de gemeenten (deelnemers) en de coöperatie helder te scheiden in een eigenaarsrol en een leveranciersrol en een klantrol. Er komt een nieuwe inrichting met een directie die de dagelijkse aansturing doet en een Gebruikersraad (gemeenten) die hun 1 à 2 keer per jaar wensen aangeven. Daarmee komt er minder verwevenheid tussen onze rol als deelnemer en afnemer. In de nieuwe structuur komt een directie, een Raad van Commissarissen (RvC) en een Algemene ledenvergadering (ALV). Deze driehoek wordt verantwoordelijk voor het eigenaarschap, sturing, beleid en strategie van de organisatie. Met deze nieuwe structuur komt er meer afstand maar ook een meer heldere rolverdeling. De bedoeling is dat dit gaat bijdragen aan een focus op dienstverlening voor de systemen voor Inkomensvoorziening voor Amsterdam, waar de burgers uiteindelijk goed mee geholpen zijn. Dat is steeds mijn doel geweest. De definitieve juridische stukken die de nieuwe goverancestructuur gaan bepalen (aangepaste statuten, reglement Raad van Commissarissen, reglement Gebruikersraad, profiel directie, ledenovereenkomst, dienstverleningsovereenkomst en het reglement voor in- en uittreding) worden in oktober voorgelegd aan het college van Amsterdam (en parallel ook in de andere G4 steden) en vervolgens aan de Algemene Deelnemersvergadering (ADV) van Wigo4it.

Uiteraard zal ik u van de voortgang op de hoogte houden. Hopende u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam,

Rutger Groot Wassink Wethouder Sociale Zaken

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl