008. Rapport gemeente Amsterdam Meerjarige plekken op de evenementenkalender.pdf

24

Gemeente Amsterdam Evenementenbeleid

Onderzoeksrapport V.0.1 8 augustus 2025

Meerjarige plekken op de evenementenkalender

5.3 Non-discriminatoir Het aanmelden voor de evenementenkalender en het aanvragen van een evenementenvergunning staan open voor elke organisator, ongeacht nationaliteit of land van vestiging. Er worden ook geen eisen gesteld aan de aanmelding of de aanvraag die organisatoren van een bepaalde nationaliteit of herkomst zouden benadelen.

5.4 Proportioneel Het meerjarig toekennen van een plek op de kalender is een geschikt middel om de beleidsdoelen te realiseren. Het behouden van evenementen in algemene zin is van belang voor het behouden van Amsterdam als bruisende stad met festivals en evenementen. Het biedt organisatoren zekerheid, wat hen in staat stelt om te investeren in zowel de relatie met omwonenden, de locatie, als de veiligheid. Vrijwel alle partners geven aan dat bekendheid met een locatie een groot voordeel oplevert. Een voordeel dat niet vanaf papier te behalen is. Het vereiste dat voor het houden van een evenement een vergunning nodig is vindt zijn grondslag in de belasting die van een evenement uitgaat naar de omgeving. Een evenement zorgt voor geluidsbelasting, verkeersbewegingen, drukte, tijdelijke onttrekking van een deel van de openbare ruimte en afval. Daarbij zijn er grote groepen mensen tegelijkertijd in een beperkte omgeving aanwezig en worden er vaak alcohol en soms ook andere middelen gebruikt. Dat kan leiden tot overlast gevend gedrag en risico’s voor de openbare orde. Al deze redenen maken een voorafgaande toets van de plannen in de vorm van een evenementenvergunning nodig. Een goed georganiseerd evenement draagt bij aan zo min mogelijk belasting van de omgeving, het indammen van openbare orde risico’s en het voorkomen van aantasting van de locatie.

Het herhaaldelijk organiseren van een evenement op dezelfde locatie draagt hier nog verder aan bij, omdat praktische ervaring met de locatie veel voordelen biedt. Dit blijkt uit de gedeelde ervaringen van organisatoren, (veiligheids-)experts, beheerders, vergunningverleners en toezichthouders. Ook door vergunningverleners en toezichthouders wordt beaamd dat er een duidelijke correlatie is tussen het aantal keer dat een evenement door dezelfde organisator wordt georganiseerd en het aantal klachten. Het herhaaldelijk organiseren van een evenement levert duidelijke voordelen op door het opdoen van ervaringen met de specifieke kenmerken van de locatie, de verkeersafwikkeling, de veiligheid, de mobiliteit, de beste opstelling van de geluidsapparatuur en podia, de indeling van het terrein en behoeftes van omwonenden. Het stelt organisatoren bovendien in staat om een band op te bouwen met omwonenden en investeringen te doen in het vormgeven van het evenement op zo'n manier dat de overlast van omwonenden zo veel mogelijk wordt voorkomen.

25

Gemeente Amsterdam Evenementenbeleid

Onderzoeksrapport V.0.1 8 augustus 2025

Meerjarige plekken op de evenementenkalender

5.5 Noodzakelijk Onderzocht is of andere, minder beperkende middelen dezelfde doelen zouden kunnen bereiken. Daarbij is gekeken naar de volgende maatregelen:

Opstellen van een draaiboek per locatie, inclusief specifieke kenmerken per locatie Locatie specifieke draaiboeken met informatie over op- en afbouwroutes, veiligheidsplannen en buurtcontacten kunnen nieuwe organisatoren helpen als zij voor het eerst op een plek komen. Toch geven deskundigen van V&OR en op het gebied van veiligheid en beheerders van evenementenlocaties aan dat het organiseren van een evenement niet van papier te leren is, maar doorleefd moet worden. Ook kan het al dan niet werken met vooraf opgestelde plannen afhangen van de bezoekers en de doelgroep van een evenement. Zo kan er een groot verschil zitten in een mobiliteitsplan als bezoekers veelal uit Amsterdam komen en met de fiets naar een evenement komen, of als bezoekers juist met een auto of het openbaar vervoer naar een evenement reizen. Vanzelfsprekend moet de organisatie zodanig zijn dat het evenement conform de afgegeven vergunning plaatsvindt, maar het voordeel dat het herhaaldelijk organiseren van een evenement op dezelfde locatie oplevert zit juist in de ervaringskennis. Ook in de praktijk blijkt dat vaste draaiboeken en locatie specifieke standaardplannen geen garantie zijn voor een goed verloop van een evenement. Zo wordt op de locatie Tuinen van West gewerkt met een vast mobiliteitsplan vanwege de beperkte toegangswegen.

Desondanks constateren V&OR-experts en ambtenaren van stadsdeel Nieuw-West dat deze plannen bij het ene evenement wel goed werken en bij het andere niet, zelfs als het gaat om twee dance-evenementen. Dit verschil komt door factoren als type publiek, de weersomstandigheden en de indeling van het terrein. Dit voorbeeld laat zien dat de organisatie van een evenement verbetert naarmate een organisator meerdere jaren op dezelfde locatie een evenement organiseert en goed contact heeft met de omgeving en de locatie- en publiekskennis toeneemt. Vaste draaiboeken en andere hulpmiddelen dragen zeker bij aan de doelstellingen die met meerjarige plekken worden beoogd, maar kunnen uiteindelijk niet leiden tot eenzelfde resultaat. Eventueel kan dit complementair gebruikt worden aan meerjarige plekken.

Subsidies Subsidie is een beleidsmiddel om vernieuwing en diversiteit in het evenementenaanbod te stimuleren, maar heeft geen effect op de binding met de buurt of de veiligheid op een evenement. Met steun vanuit subsidies kunnen organisatoren risico’s nemen om nieuwe concepten op te zetten die anders moeilijk van de grond zouden komen. Tegelijkertijd is een eenmalige subsidie – waarvan sprake zou zijn bij eenjarige toezegging op de evenementenkalender – niet voldoende om nieuw aanbod te ontwikkelen. Nieuwe initiatieven hebben meer tijd nodig om een publiek op te bouwen. Bij de eerste editie is het bereik vaak nog beperkt. De bezoekers die het evenement wel kunnen

26

Gemeente Amsterdam Evenementenbeleid

Onderzoeksrapport V.0.1 8 augustus 2025

Meerjarige plekken op de evenementenkalender

vinden zullen bij volgende edities de ‘ambassadeurs’ zijn die anderen in volgende jaren wijzen op het nieuwe evenement. Op deze manier groeit het evenement in volgende jaren via mond-op-mond reclame verder uit. Daarnaast zijn meerdere edities nodig om te weten wat werkt en wat niet, en om het programma beter af te stemmen op het publiek. Bovendien geven organisatoren aan dat opstartkosten sinds corona hoog zijn, terwijl de inkomsten bij een eerste editie achterblijven. Subsidie helpt het gat bij de eerste editie(s) te overbruggen, maar meerdere edities zijn nodig om publiek op te bouwen en het evenement financieel rendabel te maken. Meerjarige subsidie met jaarlijkse onzekerheid van een plek op de evenementenkalender zal ontoereikend zijn.

Locatiebeheerder Een locatiebeheerder kent een locatie en kan een organisator wijzen op de specifieke aspecten van het terrein. Ook kan een locatiebeheerder dienen als tussenpersoon tussen de organisatoren en de buurtbewoners. Een beheerder neemt daarin een faciliterende rol op zich. Desondanks geven locatiebeheerders van NDSM en Gaasperplas aan dat – ook bij uitgebreide handleiding en aanwijzingen – de ervaring die een organisator opdoet in de uitvoering, samenwerking met (veiligheids-)partners en met het publiek niet valt op te vangen met het benoemen en toewijzen van een locatiebeheerder. Organisatoren houden een eigen verantwoordelijkheid.

Vergunningvoorschriften Vergunningsvoorwaarden stellen regels over bijvoorbeeld geluidsnormen, mobiliteit, veiligheid en communicatie met omwonenden. Daarmee is het mogelijk om een bepaalde basiskwaliteit af te dwingen. Toch zijn voorschriften vooral gericht op een niveau van veiligheid. Het is onmogelijk om in zo verre maatwerk te leveren bij de vergunningverlening, dat de vergunning geheel is afgestemd op het evenement, met de doelgroep op de specifieke locatie. Hier zitten te veel variabelen in en het is niet altijd mogelijk om geleerde ervaringen van andere evenementen over te nemen voor een volgend, nieuw evenement. De kwaliteit van een evenement groeit door ervaring op een locatie en het opbouwen van een relatie met de buurt. Van elke editie wordt geleerd en wordt het evenement op punten aangepast en verbeterd. Deze leercurve is iets dat vergunningsvoorschriften niet kunnen afdwingen. Bovendien worden voorschriften aangescherpt tijdens evaluaties van voorgaande edities.

Conclusie

27

Gemeente Amsterdam Evenementenbeleid

Onderzoeksrapport V.0.1 8 augustus 2025

Meerjarige plekken op de evenementenkalender

Er is een aantal alternatieve middelen waarvan onderzocht is of en in hoeverre deze kunnen bijdragen aan de gestelde doelen die worden beoogd met meerjarige plekken. De conclusie is dat deze alternatieve, minder ingrijpende middelen (zowel afzonderlijk als gezamenlijk) inderdaad een bijdrage leveren aan de gestelde doelen van veiligheid, cultuurbeleid en stedelijk milieu, maar onvoldoende om te zijn komen tot het noodzakelijke niveau aan veiligheid, binding met de buurt en diversiteit. Daarmee leiden de alternatieve middelen uiteindelijk niet tot het gewenste resultaat. Eventueel kunnen de onderzochte alternatieven wel complementair zijn aan meerjarige plekken.

5.6 Termijn Schaarse rechten moeten in principe een beperkte duur hebben om gelijke kansen te creëren en marktwerking te bevorderen. Aan een plek op de evenementenkalender dient dus een beperkte duur te worden verbonden. De vraag is vervolgens wat een geschikte duur is, waarbij een afweging plaatsvindt tussen het belang van het behalen van de gestelde doelen en het belang van het niet onnodig beperken van de toegang tot de markt. Op basis van het SEO-onderzoek en het onderzoek van de gemeente zijn aanknopingspunten opgehaald voor wat een redelijke termijn zou kunnen zijn. De conclusie van het SEO-onderzoek over de terugverdientijd is meer dan één editie. Johan Wolswinkel benadrukt in zijn juridisch advies dat de terugverdientijd een minimale onderbouwing is, en dat ook andere belangen de looptijd kunnen bepalen, mits proportioneel en onderbouwd. Hij noemt expliciet dat een vergunningstermijn van meerdere jaren gerechtvaardigd kan zijn als daar concrete dwingende redenen van algemeen belang tegenover staan. De termijn wordt vastgesteld op vier jaar. Het is aan een organisator zelf om te onderzoeken of een locatie voor die periode daadwerkelijk beschikbaar is. De plek op de kalender is geen garantie dat het evenement kan plaatsvinden. Er kunnen zich situaties voordoen dat een locatie niet alle jaren beschikbaar is.

Onderbouwing Gelet op de uitkomsten van het onderzoek wordt vier jaar aangewezen als de meest geschikte termijn voor meerjarige plekken op de evenementenkalender. Uit de gesprekken komt consequent dat een termijn van drie jaar noodzakelijk is om in samenwerking, omgeving en uitvoering tot een kwalitatief hoogstaand evenement te komen. In de eerste drie tot vier jaar wordt de veiligheid, de relatie met de buurt, de kennis van de locatie en de afstemming van het evenement vanuit een lerend vermogen verbeterd en geoptimaliseerd. Het vierde jaar kunnen betrokkenen profiteren van de opgebouwde samenwerking met partners en de buurt. Organisatoren hebben in vier jaar een goede relatie kunnen opbouwen met de omwonenden en omwonenden kunnen betrekken bij de organisatie en bijsturing van het evenement. Alternatief

28

Gemeente Amsterdam Evenementenbeleid

Onderzoeksrapport V.0.1 8 augustus 2025

Meerjarige plekken op de evenementenkalender

Als vier jaar juridisch gezien niet mogelijk is, dan wordt een minimale termijn van drie jaar als noodzakelijk gezien om de dwingende redenen van algemeen belang te bereiken. Drie jaar is tenminste nodig om het evenement af te kunnen stemmen op de specifieke kenmerken van een locatie. In gesprekken met vergunningverleners en hulpdiensten wordt aangegeven dat in het eerste jaar vaak nog veel moet worden geleerd, in het tweede jaar verbeteringen worden doorgevoerd, en dat het evenement pas in het derde jaar daadwerkelijk staat en is goed is afgestemd op de locatie. Uit de gesprekken blijkt ook dat drie jaar de minimale termijn is om tot een stabiele uitvoering en samenwerking te komen. De relatie met de buurt heeft drie tot vijf jaar nodig om goed te staan. Drie jaar is niet voldoende tijd om de vruchten te plukken van de opgebouwde relaties. Relaties met de buurt en partners zijn ontwikkeld, maar er is geen mogelijkheid om verder te bouwen.

5.7 Invoering meerjarige plekken De evenementenkalender wordt niet in één keer voor meerdere jaren vastgezet. Dit zou kunnen leiden tot een stagnatie in diversiteit op de kalender. Diversiteit is sterk afhankelijk van de ontwikkelingen in de markt en kan zich snel ontwikkelen. Als de planning voor evenementen voor een langere periode volledig dichtgezet is, is de afstemming met de praktijk verloren. Daarnaast moet toetreding tot de markt aantrekkelijk blijven. In plaats van één meerjarige kalender wordt jaarlijks steeds een deel van de plekken meerjarig toegekend. Zo ontstaat een roulatie waarbij ieder jaar nieuwe plekken vrijkomen waarvoor organisatoren zich kunnen inschrijven. Alle plekken op de kalender – dus vanaf 1.501 bezoekers – worden in beginsel meerjarig uitgegeven, tenzij een organisator zelf kiest voor een eenjarige plek bijvoorbeeld als een evenement niet jaarlijks plaatsvindt, zoals bij SAIL, of als het gaat om een incidenteel evenement. Organisatoren die voor een eenjarige plek kiezen, kunnen zich in volgende jaren gewoon opnieuw aanmelden voor een één- of meerjarige plek. Deze gestaffelde invoering zorgt er enerzijds voor dat er voldoende ruimte blijft voor organisatoren om zich jaarlijks aan te melden voor een plek op de kalender. Daarnaast blijft het mogelijk om te sturen op vernieuwing, spreiding en diversiteit in het aanbod.

Anderzijds bieden meerjarige plekken buurtbewoners, stadsdelen, veiligheidspartners, en organisatoren de mogelijkheid om toe te werken naar een veilig en kwalitatief hoogstaand evenement dat binding heeft met de buurt en omwonenden.

29