008. Implementatiekosten evenementenbeleid DEF2 (2).pdf

Implementatiekosten evenementenbeleid V2 Mei 2025 Versie 1.4

Samengesteld door:

Stedelijk Evenementenbureau (SEB) en Vergunningen, Toezicht en Handhaving (VTH) In opdracht van:

Stedelijk Evenementenbureau Amsterdam © 2025 Gemeente Amsterdam

Notitie: implementatiekosten nieuw evenementenbeleid Donderdag 1 mei 2025 Stedelijk Evenementenbureau (SEB) en Vergunningen, Toezicht en Handhaving (VTH) Als gevolg van de wijzigingen in het evenementenbeleid verandert er ook veel in de werkwijze en het takenpakket van de uitvoerende partijen, vooral bij het Stedelijk

Evenementenbureau (SEB) en Vergunningen, Toezicht en Handhaving (VTH). In sommige gevallen leidt die andere werkwijze ook tot extra taken of tot extra kosten voor de (gewijzigde en/of verbeterde) uitvoering van die taken. Daarnaast geldt dat de nieuwe werkwijze moeten worden geïmplementeerd, waar ook kosten mee gemoeid kunnen zijn. De exacte implicaties van de nieuwe werkwijze zijn nu nog niet gemakkelijk in te schatten, maar worden in deze notitie toch vast benoemd en uitgewerkt. Voor sommige onderdelen van de nieuwe werkwijze geldt dat een basisscenario kan worden gevolgd, waarbij de nieuwe werkwijze kan worden geïmplanteerd, maar niet optimaal de kansen worden benut die de nieuwe werkwijze biedt. Daarnaast is in dergelijke gevallen benoemd welke aanvullende investeringen nodig zouden zijn voor een (substantiële) verdere verbetering van de uitkomsten. Voor sommige benodigde intensiveringen kan binnen bestaande budgetten dekking worden gevonden. Deze zijn groen gemarkeerd. Waar extra investeringen nodig zijn, is dit in rode tekst omschreven.

Kort samengevat is bij de inventarisatie van de implementatiekosten vast komen te staan dat: • het nieuwe beleid een aanzienlijke intensivering vraagt van zowel het Stedelijk Evenementenbureau als VTH, en in iets mindere mate van de stadsdelen (communicatie); • maar dat de nieuwe werkwijze op alle onderdelen op een basisniveau kan worden uitgevoerd met bestaande beschikbare middelen en capaciteit; NB: dit is een eerste inschatting op basis van de nieuwe werkprocessen. • Echter, om het nieuwe beleid echt goed te laten werken en te profiteren van een aantal belangrijke voordelen (vooral aanscherpen vergunningproces, verbeteren communicatie met omwonenden, meer datagestuurd afwegingen kunnen maken en beter beheer van locaties) zijn extra investeringen nodig. Het nieuwe beleid vraagt extra intensiveringen (en extra middelen) op de volgende onderdelen: 1. Nieuwe werkwijze door invoering schaarse vergunningenbeleid - Voor de ambtelijke ondersteuning van de commissie (secretarieel en inhoudelijke voor-advisering op subsidieaanvragen en aanmeldingen kalender) zal tenminste 1 FTE bij het Stedelijk Evenementenbureau nodig zijn. Vooralsnog is de verwachting dat dit kan uit bestaande capaciteit, maar dit moet nog nader worden uitgewerkt. - De kosten van de adviescommissie worden geraamd op 20.000 euro structureel, als vergadervergoeding voor de leden en de voorzitter.

Deze kosten kunnen worden gedekt uit het Beleidsbudget van het Stedelijk Evenementenbureau.

2

In het nieuw ontwikkelde schaarse vergunningenbeleid worden evenementen, in geval van schaarste de beschikbare locaties voor die evenementen, op inhoud getoetst en gerangschikt. De organisatoren leveren daarvoor aanvullende informatie aan over de inhoud van hun evenement, de doelgroep die er mee wordt bediend, en de uitvoering. De evenementen met de hoogste score op die criteria krijgen vervolgens als eerste een plek op de evenementenkalender – en dat is weer een voorwaarde voor het mogen aanvragen van een vergunning. Het beoordelen van de inhoudelijke plannen voor evenementen zal worden gedaan door een onafhankelijke commissie van inhoudelijke deskundigen. Die commissie wordt benoemd door het college. De beoordelingen van alle aanvragen wordt door de commissie verwerkt tot een ranglijst, en die ranglijst is weer de basis voor een concept evenementenkalender die wordt voorgelegd aan het college. Daarnaast zal de commissie het college adviseren over het verstrekken van subsidie uit het nieuw te ontwikkelen Stimuleringsfonds Evenementen. Voor de commissie moeten (5) leden worden geworven, die ook een vergoeding krijgen voor de tijd die zij besteden aan het beoordelen van aanvragen. De vergadervergoeding wordt geraamd op 250 euro per commissielid per overleg. Aangezien er meerdere overleggen per jaar nodig zijn, worden de kosten van die overleggen geraamd op 20.000 euro per jaar.

Dit kan worden bekostigd uit het bestaande beleidsbudget van het Stedelijk Evenementenbureau. Daarnaast zal er ambtelijke ondersteuning nodig zijn voor de planning en organisatie van overleggen, de verslaglegging en voor het verwerken van de adviezen in een ranglijst en concept kalender. Hiervoor zal tenminste 1 FTE voor beschikbaar moeten zijn. Vooralsnog is de inschatting dat de benodigde capaciteit beschikbaar is bij het Stedelijk Evenementenbureau. Hierbij moet wel de kanttekening worden gemaakt dat de exacte investeringen in tijdsduur en de financiële consequentie op dit moment moeilijk in te schatten zijn. 2. Verbetering werkproces vergunningverlening A. Basisniveau: • 120.000 euro incidenteel voor een implementatiemanager (VTH) in 2026 en 2027 • 180.000 euro incidenteel voor een loketfunctie en andere aanpassingen in het VTH proces. Beide investeringen (300.000 euro in totaal) kunnen worden gedekt uit het structurele budget dat voor Programma Veiligheid voor intensivering van handhaving en toezicht voor (middel)grote evenementen. B. Dashboard en verbetering sturen op proces:

3

• •

Incidenteel: 500.000 euro voor ontwikkeling portal en dashboard, uitwerken risicoscan. Daarna structureel 60.000 euro per jaar voor doorontwikkeling en onderhoud (VTH).

Het nieuwe evenementenbeleid voorziet ook in een vergunningenproces dat op tal van punten is aangescherpt. Zo wordt de werkwijze voor grote evenementen veel meer cyclisch, door de evaluatie van de vorige edities standaard het startpunt te laten worden van het vergunningenproces. Daarvoor wordt het evaluatieproces geüniformeerd (bij alle grote evenementen op dezelfde manier) en gestroomlijnd (sneller en concreter). Hiervoor wordt een nieuw proces uitgewerkt dat moet worden ingeregeld, en wordt ook een nieuw formulier ontwikkeld. Daarnaast wordt veel meer risicogestuurd gewerkt: organisatoren kunnen door middel van een risicoscan duidelijker maken aan welke aspecten hun evenement risico’s zijn verbonden. De uitkomst daarvan maakt dat VTH veel gerichter naar uitgewerkte plannen kan vragen (en niet meer hoeft te vragen naar extra plannen voor aspecten waar geen (nieuwe) risico’s voor bestaan). Ook kan bij toezicht en handhaving dan veel gerichter worden getoetst. Voor deze risicoscan wordt een nieuw formulier ontwikkeld, en ook deze werkwijze moet worden geïmplementeerd. Bij beide vernieuwingen in de werkwijze is het een groot voordeel dat VTH na de voorgenomen reorganisatie veel meer gecentraliseerd en gecoördineerd werkt.

De nieuwe werkwijze hoeft dan niet op zeven plekken in de stad te worden ingevoerd, maar bij het centraal aangestuurde team dat alle vergunningen voor grote evenementen gaat verlenen. Toch heeft de ervaring met eerdere beleidsaanscherpingen uitgewezen dat hiervoor in het eerste jaar (zeker directe na de reorganisatie) een implementatiemanager nodig zal zijn. Ad A. Om op een basisniveau de nieuwe werkwijze te kunnen uitvoeren, zijn investeringen nodig in een implementatiemanager (begroot op 120.000 euro incidenteel in 2026 en 2027) en een budget voor aanpassingen in de werkwijze voor het vergunningsproces (het ontwikkelen van nieuwe formulieren en een goed werkend portaal). Voor vragen over de risicoscan en de uitwerking daarvan zal daarnaast budget moeten worden vrijgemaakt voor een loketfunctie. Deze overige kosten worden geschat op een totaal 180.000 euro incidenteel. Ad B.

4

Om een volgende verbeterslag te kunnen maken en alle mogelijke winst te kunnen halen uit de nieuwe werkwijze, zijn investeringen nodig in een goed dashboard en een centraal portaal voor de vergunningverleners en voor de adviserende diensten. Daarin wordt zichtbaar gemaakt welke evenementen er zijn gepland, op datum en op locatie, en per evenement ook wat de vergunningsstatus is (van vooraankondiging tot verleend of afgewezen). Op dat portaal zouden idealiter ook de adviezen van de diensten en de evaluaties een plek moeten krijgen. Het gebruiken van zo’n dashboard maakt ook dat beter kan worden gestuurd op termijnen en sneller kan worden geëscaleerd. VTH schat in dat de kosten voor het ontwikkelen daarvan (inclusief de hierboven genoemde formulieren) uitkomt op 500.000 euro incidenteel. Daarna zal jaarlijks (structureel) naar schatting 60.000 euro nodig zijn voor doorontwikkeling, beheer en onderhoud van het systeem. Voor al deze extra implementatiekosten is vooralsnog geen dekking bij VTH of bij het evenementenbureau. 3. Stimuleringsfonds Evenementen • Subsidie budget 500.000 euro per jaar incidenteel beschikbaar in 2027 en 2028. • Kosten ambtelijke ondersteuning: uit bestaande formatie SEB.

• Structureel 500.000 euro per jaar nodig vanaf 2029 Twee belangrijke conclusies van het publieksonderzoek dat in 2024 is uitgevoerd in het kader van de ontwikkeling van de Visie op Evenementen, is dat Amsterdammers gratis toegankelijke evenementen graag bezoeken en hoog waarderen, en dat er behoefte is aan nieuwe evenementen die zich richten op doelgroepen die op dit moment maar beperkt worden bediend, en die aantrekkelijk zijn voor bezoekers uit de directe omgeving. Die uitkomsten zijn vervolgens ook expliciet opgenomen in de visie op evenementen en de door het college vastgestelde uitvoeringsagenda, waarin de belangrijkste conclusies zijn vertaald in uitgangspunten voor het nieuw te formuleren beleid. Om plek te maken voor nieuwe evenementen en voor middelgrote en buurtgerichte evenementen, is in de nieuwe locatieprofielen ook letterlijk ruimte toegevoegd. Het betreft dan vooral extra dagen in het middelgrote evenement (1.500 – 3.000 of 3.000 – 6.000 bezoekers). Maar voor veel van deze nieuwe evenementen zijn de opstartkosten hoog. Met alleen de bestaande subsidie (het evenementenfonds, gericht op een bijdrage voor maatregelen die bijdragen aan een veilig verloop, is de drempel nog steeds hoog. Daarom is in het nieuwe beleid een stimuleringsregeling voorzien waar nieuwe initiatieven subsidie kunnen aanvragen voor inhoudelijke programmering.

Daarnaast voorziet de voorgenomen regeling in een subsidie voor gratis toegankelijke evenementen met inhoudelijke culturele programmering. Bij het Stimuleringsfonds Evenementen 5

kunnen zij jaarlijks een subsidie aanvragen voor inhoudelijke programmering. Voor beide subsidies geldt dat de adviescommissie Evenementen het college zal adviseren over de toewijzing van de subsidies, door een verdeelvoorstel op te stellen. Voor de nieuwe subsidieregeling heeft het SEB een subsidiebudget nodig van 500.000 euro structureel per jaar (250.000 euro voor nieuwe initiatieven en eenzelfde bedrag voor (bestaande) gratis toegankelijke evenementen. Hiervoor is bij de VJN 2025 voor 2027 en 2028 (meerjarig incidenteel) dekking gevonden, maar nog niet voor de jaren daarna. Dit zal een opgave worden voor de VJN 2026 en/of voor het collegeakkoord. Daarnaast zal voor de beoordeling en afhandeling van de extra subsidieaanvragen ook ambtelijke capaciteit nodig zijn. Vooralsnog is de verwachting dat dit kan worden uitgevoerd door de bestaande personeel capaciteit van het SEB, maar ook hier geldt dat de werkelijk benodigde capaciteit en inzet nu lastig ingeschat kan worden, omdat onbekend is hoeveel aanvragen er beoordeeld moeten worden. Het toekennen van meerjarige subsidies en plekken, kan er aan bijdragen dat die druk wat wordt verlaagd. 4. Structureel onderzoek naar evenementen en locaties Structureel publieksonderzoek • Basisniveau: 35.000 euro structureel voor publieksonderzoek bij 5 gratis toegankelijke evenementen op de grote locatieprofielen.

Te dekken uit bestaand budget SEB voor beleid en onderzoek of subsidiabel vanuit het evenementenfonds. • Gewenst niveau: 70.000 euro structureel voor publieksonderzoek bij 5 gratis toegankelijke evenementen op de grote locatieprofielen en voor nog eens 5 gratis toegankelijke evenementen elders in de stad. In dit scenario: volledig te dekken als subsidiabele kosten vanuit het evenementenfonds. Locatie-onderzoek: • Basisniveau: 35.000 euro structureel voor tweejaarlijks, alleen voor grote evenementen (6.000 bezoekers of meer) op de 16 locatieprofielen voor grote evenementen in de stad: te dekken uit bestaand budget SEB voor Beleid en Onderzoek. • Gewenst niveau: 100.000 euro structureel voor jaarlijks onderzoek op alle 16 locaties voor grote evenementen, en voor nog eens 8 andere grote evenementen in de stad. Hiervoor moet aanvullend budget worden gevonden. Publieksonderzoek Om de schaarse ruimte voor evenementen goed te kunnen verdelen en te komen tot een evenwichtig aanbod dat alle Amsterdamse doelgroepen goed bedient, is het belangrijk om te weten welke bezoekers afkomen op de verschillende evenementen in de stad. Daarvoor is het noodzakelijk dat organisatoren van evenementen informatie aanleveren 6

op basis van het Culturele Doelgroepenmodel (CD) voor Amsterdam. Het CD segmenteert publiek op basis van cultureel gedrag en voorkeuren. Dit lever inzicht op in demografie, socio-economische kenmerken, media- en internetgebruik, en cultuur en gedrag van het huidige publiek en (potentiële) doelgroepen. Amsterdam & Partners heeft een tool ontwikkelt waarmee culturele instellingen en organisatoren de gegevens uit publieksonderzoek kunnen analyseren. Gekeken wordt hoe dit publieksonderzoek op basis van het CD gestandaardiseerd kan worden in de evenementensector van Amsterdam. Uitgangspunt daarbij is dat het aanleveren van de resultaten van dit onderzoek wordt jaarlijks verplicht voor alle grote evenementen in de stad (6.000 bezoekers of meer). Gebruik van de tool van Amsterdam & Partners wordt in beginsel verplicht gesteld, zodat informatie goed te ontsluiten is, maar onderzocht wordt of er uitzonderingen mogelijk zijn, zodat organisatoren een eigen tool kunnen gebruiken. Voor gratis toegankelijke evenementen is het doen van onderzoek naar bezoekers ingewikkelder en kostbaarder, omdat er geen gegevens uit kaartverkoop beschikbaar zijn. Daardoor moet standaard worden gewerkt met live enquêteurs.

Voor gratis toegankelijke evenementen die op de grote locaties terecht komen, betaalt de gemeente de kosten van het onderzoek, mogelijk door de kosten subsidiabel te maken in de regeling van het evenementenfonds. De kosten voor het publieksonderzoek voor de gratis evenementen worden geraamd op 5.000 euro per evenement, met nog eens opstart- en verwerkingskosten van in totaal 12.000 euro in totaal. Voor (naar schatting) 5 grote evenementen op de locatieprofielen worden de totale kosten voor de gemeente geraamd op 35.000 euro. Indien de wens is om ook 5 grote evenementen op andere plekken in de stad (intocht Sinterklaas, Prinsengrachtconcert, Pride) op dezelfde manier te onderzoeken, lopen de kosten op tot maximaal 70.000 euro in totaal. Locatie-onderzoek Daarnaast is het belangrijk om objectief vast te kunnen hoe evenementen presteren, en welke impact evenementen hebben op de omgeving. Daarvoor wordt voorgesteld om geregeld – met een aselecte steekproef – onderzoek te doen onder bewoners rondom een evenementenlocatie. In dat onderzoek moet worden opgehaald of bewoners het festival wel eens bezoeken, hoe het contact verloopt, welke ervaringen er zijn met het evenement (positief en negatief), en welke suggesties voor verbetering of voor inhoudelijke programmering er zijn.

De uitkomsten van dat onderzoek kunnen worden gebruikt om de jaarlijkse evaluatie van de evenementen per locatieprofiel te verrijken. Het gestandaardiseerde onderzoek kan immers waardevolle extra inzichten geven bovenop de klachten en meldingen en de 7

conclusies van diensten en VTH. Voorgesteld wordt om de (op dit moment) 16 locaties waar grote (muziek)evenementen mogen plaatsvinden om het jaar op deze manier te onderzoeken. Dat zou neerkomen op 8 locatieonderzoeken per jaar. De kosten van dat onderzoek worden geraamd op 35.000 euro structureel. Dit kan worden gedekt uit de beschikbare middelen voor Beleid en Onderzoek. Indien het de wens is om jaarlijks alle 16 locaties op deze manier te onderzoeken, zou daarvoor 70.000 euro structureel nodig zijn. Daarvoor is op dit moment onvoldoende dekking aanwezig. 5. Verbetering communicatie A. Basisniveau: • Uit bestaande formatie SEB en stadsdelen • Incidenteel 43.000 euro voor investeringen in communicatie, zoals ontwikkeling Centrale webomgeving (13.000 euro) en toevoegen van informatie over evenementen op de Amsterdam App (30.000 euro). Te dekken uit bestaand budget beleid en onderzoek. • Structureel 15.000 euro voor beheer en onderhoud webomgeving. Te dekken uit bestaand budget beleid en onderzoek. B. Gewenst niveau • Coördinerende rol SEB: Uit bestaande formatie; • 90.000 euro structureel voor intensivering van de communicatie-inzet bij de stadsdelen. Dit vertaalt zich Maximaal 4 uur per week per stadsdeel, in totaal 1 FTE voor de hele stad. Voor de verbetering van de communicatie over evenementen is specifiek communicatiebeleid ontwikkeld.

Kern van dat beleid is dat bewoners, bezoekers en organisatoren actiever, vaker en systematischer worden geïnformeerd over evenementen, en dat informatie makkelijker en laagdrempeliger beschikbaar komt. Er worden duidelijke afspraken gemaakt tussen het Stedelijk Evenementenbureau, de stadsdelen en VTH en de organisatoren over een taakverdeling en vaste communicatie momenten. De gewenste verbetering van de communicatie over evenementen is het grootst als het Stedelijk Evenementenbureau, de stadsdelen en VTH en de organisatoren dit gezamenlijk doen, en er ook extra tijd en aandacht aan besteden. Voor de organisatoren van grote evenementen geldt dat bestaande voorwaarden op het gebied van communicatie zullen worden aangescherpt. Voor de stadsdelen, VTH en het evenementenbureau geldt dat de doelstellingen zullen leiden tot deels slimmere inzet van tijd en middelen en deels ook tot extra inspanningen. Ad A. 8

Voor een goede uitvoering van het communicatieplan is coördinatie een voorwaarde. Dat zal worden opgepakt door het Stedelijk Evenementenbureau en kan in eerste instantie, op een basisniveau, met de bestaande capaciteit worden georganiseerd. Ook VTH en de stadsdelen kunnen met duidelijke werkafspraken en een efficiënte inzet van de bestaande capaciteit al winst boeken. Het is daarom de verwachting dat de communicatie over evenementen al aanzienlijke kan verbeteren door de nieuwe werkwijze, ook zonder extra investeringen. Ad B. Echter, een serieuzere verbetering van de communicatie zal extra inspanningen vergen bij zowel het Stedelijk Evenementenbureau als de stadsdelen. Voor het SEB geldt dat deze extra inspanningen waarschijnlijk met de bestaande formatie kunnen worden verricht. Voor de stadsdelen is de inschatting gemaakt dat er per stadsdeel maximaal 4 uur per week aan communicatie over evenementen zou moeten worden geïnvesteerd. Het is nog onduidelijk of die capaciteit gevonden kan worden door een nieuwe prioritering van taken, of dat extra capaciteit nodig is. Indien er extra capaciteit nodig is, zal worden bekeken of die het beste stedelijk kan worden ingezet, of lokaal in de stadsdelen. In de uitvoeringsagenda voor het evenementenbeleid is opgenomen dat het communicatiebeleid dat wordt vastgesteld wordt uitgewerkt tot een communicatieplan.

Daarin zal ook in beeld worden gebracht welke eventuele aanvullende investeringen er nodig zijn. 6. Beheersfunctie Locatieprofielen Benodigde capaciteit bij stadsdelen en SEB wordt de komende maanden in beeld gebracht. Op dit moment geen dekking beschikbaar voor verbeteren beheer- en loketfunctie. Uit de participatie over de nieuwe locatieprofielen en het beleid is gebleken dat het voeren van goed beheer voor locatieprofielen kan bijdragen aan een goede afwikkeling van de evenementen op een locatie. Op een aantal plekken in de stad is op verschillende manieren voorzien in zo’n beheerfunctie: zo heeft het Westerpark een locatiemanager, is het beheer bij de NDSM werf uitbesteed aan een onafhankelijke stichting, en is het beheer op de Gaasperplas belegd bij het Groengebied Amstelland. Daarnaast zijn er in sommige stadsdelen evenementencoordinatoren, die een coördinerende rol heeft, maar geen onderdeel is van VTH. Het inregelen van een beheerfunctie is geen voorwaarde voor invoering van het nieuwe evenementenbeleid, en het kan dus ook zonder. Maar wel is gebleken dat het van grote toegevoegde kan zijn voor alle partijen: voor organisatoren vervult de beheerder de rol van loketfunctie, waar vragen over het profiel of de uitvoering van een evenement 9

kunnen worden gesteld. Voor omwonenden is de beheerder een contactpersoon, die ook kan bijdragen aan goede communicatie voor, tijdens en na een evenement. De komende periode zal een voorstel worden uitgewerkt voor het organiseren van een beheerstructuur (in elk geval) voor de locaties waar grote evenementen kunnen plaatsvinden. Daarbij kan worden gedacht aan het bundelen van beschikbare capaciteit bij de stadsdelen en VTH, aangevuld met een coördinerende rol van het SEB en/of VTH. Ook zal in beeld worden gebracht welke capaciteit hiervoor eventueel extra nodig is.

10