Samenwerkingsovereenkomst AA 2022 -2026

Op weg naar nieuwe bestuursopdracht Samenwerking AA; procesversnelling

Memo Aan: BO AA/colleges Aalsmeer & Amstelveen Van: Ben Kokx & Huib de Vet, procesversnellers Datum: 18 oktober 2021 Betreft: codificatie van de samenwerkingsafspraken 2022 t/m 2026

SAMENWERKINGSOVEREENKOMST AALSMEER – AMSTELVEEN 2022 T/M 2026 Overwegingen •

De colleges van Aalsmeer en Amstelveen stellen gezamenlijk vast dat het in het belang van beide gemeenten is om hun ambtelijke samenwerking te continueren en daarbij te kiezen voor een aanpassing van de vorm waarin en de condities waaronder dat gebeurt. Dit met als doel een werkbare basis onder de samenwerking voor de komende jaren te leggen. Het integrale voorstel van de procesversnellers d.d. 8 oktober 2021 vormt hiervoor de basis.

•

De colleges van Aalsmeer en Amstelveen stellen gezamenlijk vast dat o met de nieuwe afspraken de huidige samenwerking in AA in overwegende mate wordt gecontinueerd; o de huidige Centrumregeling een deugdelijk juridisch fundament onder de samenwerking legt en daarom in stand moet blijven, dit met inachtneming van een aanpassing van artikel 8, o nieuwe afspraken over de dienstverlening en kosten, de komende jaren meer stabiliteit en continuïteit moeten brengen in de samenwerking.

•

En stellen daarom onderhavige samenwerkingsovereenkomst vast.

•

Het huidige Dienst Verlenings Handvest komt hiermee te vervallen.

Algemene bepalingen 1. Deze samenwerkingsovereenkomst is onlosmakelijk verbonden met de Centrumregeling AA en is daarvan een nadere uitwerking. 2. Wijziging van deze overeenkomst is mogelijk binnen de kaders van de Centrumregeling AA, ingeval beide partijen daarover overeenstemming bereiken. De overeengekomen wijziging wordt schriftelijk vastgelegd en door beide partijen ondertekend. 3. Opzegging van deze samenwerkingsovereenkomst door een gemeente is niet mogelijk zonder uit de Centrumregeling te treden. 4. Deze overeenkomst is juridisch bindend van aard. Samenwerkingsovereenkomst Aalsmeer – Amstelveen, oktober 2021

Pagina 1 van 5

Op weg naar nieuwe bestuursopdracht Samenwerking AA; procesversnelling

Inhoud en vormgeving dienstverlening AA-organisatie aan Aalsmeer 1. Aalsmeer houdt een kernorganisatie in stand, waarvan zij zelf de organisatorische vormgeving en sturing kiest. Per 1 januari 2022 wordt deze ingericht conform B&W besluitvorming van resp. Amstelveen en Aalsmeer van 26 oktober 2021. 2. Eventuele uitbreiding of inkrimping van de kernorganisatie door Aalsmeer gedurende de periode 2022 t/m 2026 dient op een zodanige wijze te gebeuren dat er geen interferentie ontstaat met het basispakket dienstverlening van de AA-organisatie voor Aalsmeer en er geen extra coördinatielast of andere nadelige organisatorische of financiële gevolgen ontstaan voor de AA-organisatie. Dit tenzij beide gemeenten hierover gezamenlijk een ander besluit nemen. 3. In de dienstverlening van de AA-organisatie aan Aalsmeer wordt een onderscheid gemaakt tussen basisdienstverlening en additionele dienstverlening. 3.1. De basisdienstverlening blijft voor de periode 2022 t/m 2026 gelijk. De inhoudelijke opdracht wordt jaarlijks vastgelegd in de programmabegroting Aalsmeer en het uitvoeringsplan. Tussentijdse aanpassing (bezuinigen of intensiveren) van de omvang en kwaliteit van de dienstverlening en daarmee de hoogte van de vaste basisbijdrage van Aalsmeer is alleen mogelijk als beide gemeente daar overeenstemming over bereiken.

Indien een tussentijdse neerwaartse aanpassing van de basisdienstverlening leidt tot frictiekosten voor de AA-organisatie komen deze voor rekening van Aalsmeer. 3.2. Jaarlijks kan door Aalsmeer worden aangegeven welke aanvullende dienstverlening (incidenteel, projecten, bestuurlijke prioriteiten) van de AA-organisatie wordt gevraagd. De AA-organisatie verleent deze aanvullende diensten indien en voor zover beide gemeenten over de condities daarvoor overeenstemming bereiken. Aanpassing van de omvang en kwaliteit van de additionele dienstverlening binnen een lopend jaar is niet mogelijk, tenzij sprake is van urgente omstandigheden en beide gemeenten daarover overeenstemming bereiken. Eventuele frictiekosten voor de AA-organisatie die ontstaan door beëindiging van de additioneel afgesproken dienstverlening na ommekomst van de periode waarvoor deze is afgesproken, zijn voor rekening en risico van de AA-organisatie. 3.3. Voor alle beleids- en bestuursadviezen die vanuit de kernorganisatie Aalsmeer worden voorbereid, waarvoor geldt dat de uitvoering binnen de AA-organisatie wordt belegd, vindt door de AA-organisatie een uitvoeringstoets plaats alvorens de adviezen voor besluitvorming aan college of raad van Aalsmeer worden voorgelegd. De conclusie van de uitvoeringstoets en de daaraan te verbinden gevolgen wordt opgenomen in het college- of raadsvoorstel. 4.

Amstelveen organiseert de dienstverlening aan Aalsmeer ingaande 1 januari 2022 in de vorm van de tweede en derde schil, conform de collegebesluiten van Amstelveen en Aalsmeer van 26 oktober 2021 zoals vastgelegd in de voorstellen van de procesversnellers met bijlagen van 18 oktober 2021. Samenwerkingsovereenkomst Aalsmeer – Amstelveen, oktober 2021

Pagina 2 van 5

Op weg naar nieuwe bestuursopdracht Samenwerking AA; procesversnelling

Financiële afspraken 1. Voor de basisdienstverlening is Aalsmeer gedurende de periode 2022 t/m 2026 een vaste basisbijdrage verschuldigd. Deze jaarlijkse basisbijdrage is gebaseerd op de bijdrage die Aalsmeer volgens de opdrachtbrief 2021 voor 2022 van de AA-organisatie verschuldigd is ad € 16,957 mln. , onder aftrek van een bedrag voor de taken die de AA-organisatie per 1 januari 2022 beëindigt omdat Aalsmeer deze in de kernorganisatie uitvoert ad € 1,943 mln. en bijtelling van de vergoeding die Aalsmeer betaalt voor dienstverlening bedrijfsvoering vanuit de AA-organisatie voor de 24,5 fte van de kernorganisatie Aalsmeer ad € 18.000,= per fte, derhalve € 441.000,=. Deze aldus bepaalde vaste basisbijdrage voor de basisdienstverlening 2022 bedraagt € 15,455 mln. 2. De vaste basisbijdrage voor de basisdienstverlening wordt jaarlijks, voor het eerst ingaande 2022, geïndexeerd voor de loonontwikkeling sector gemeenten (weging 80%) en het prijsindexcijfer materiële overheidsconsumptie (weging 20%). 3. Incidentele voor- en nadelen op de bedrijfsvoering van de AA-organisatie zijn voor rekening en risico van de gemeente Amstelveen. Deze voor- en nadelen komen ten laste van het bedrijfsvoeringsfonds. De directie AA beheert dit fonds en beslist over de aanwending ervan. 4.

Noodzakelijk meerwerk in de taakuitvoering voor beide gemeenten, niet zijnde bedrijfsvoering, in een lopend of eerstvolgend begrotingsjaar wordt bekostigd uit een in te stellen egalisatiereserve met een omvang van € 2 mln. Aalsmeer en Amstelveen storten een bijdrage in deze reserve volgens de bestaande verdeelsleutel 25% - 75%. De GS-en van Amstelveen en Aalsmeer hebben het mandaat die reserve gezamenlijk te beheren en daar gelden aan te onttrekken tot 10% van de initiële omvang van deze reserve per claim. Over de praktische werkwijze hieromtrent maken zij nadere afspraken. Bij het ontbreken van overeenstemming over een claim tussen de GS-en en bij een hogere claim beslist het BO AA. 5. Bij de komst van nieuwe (wettelijke) taken of taakintensiveringen op de beleidsterreinen die onderdeel zijn van de basisdienstverlening, wordt de rijksbijdrage die Aalsmeer ontvangt toegevoegd aan de vaste basisbijdrage. Van dit uitgangspunt kan worden afgeweken als beide gemeenten overeenstemming bereiken over een andere verdeling van bedoelde rijksbijdrage. Bij de komst van nieuwe (wettelijke) taken of taakintensiveringen op de beleidsterreinen die geen onderdeel zijn van de basisdienstverlening, beslist Aalsmeer over de uitvoering van deze nieuwe taak en aanwending van de daarvoor beschikbaar komende rijksbijdrage.

Ingeval nieuwe taken of taakintensiveringen deels behoren tot het werk van de kernorganisatie en deels tot de AA-organisatie, maken beide gemeenten afspraken over de verdeling van de daarvoor beschikbaar komende rijksbijdrage. Blijft overeenstemming hierover uit dat is de verdeling 75% Amstelveen, 25% Aalsmeer. 6. De frictiekosten die ontstaan in de AA-organisatie door inrichting van de kernorganisatie worden gefixeerd op € 2,5 mln. Aalsmeer betaalt 2/3de deel van deze kosten, in casu € 1,67

Samenwerkingsovereenkomst Aalsmeer – Amstelveen, oktober 2021

Pagina 3 van 5

Op weg naar nieuwe bestuursopdracht Samenwerking AA; procesversnelling

mln. in 2021 aan Amstelveen, die 1/3de van deze kosten (= € 0,83 mln.)voor zijn rekening neemt. 7. De in vervolg op de besluitvorming in beide colleges over de afwikkeling van het ICT-geschil voor de AA-organisatie ingestelde bestemmingsreserve digitale transformatie blijft na 2022 in stand zolang er in dit kader nog activiteiten uitgevoerd worden en er budget beschikbaar is. Wanneer de activiteiten afgerond zijn en er nog budget resteert wordt die restant tussen beide gemeenten verdeeld in de verhouding 75 – 25%.

Overleg en besluitvorming 1. Met het ondertekenen van deze samenwerkingsovereenkomst leggen de colleges van Aalsmeer en Amstelveen de kaders voor de samenwerking gedurende de periode 2022 t/m 2026 vast. 2. Bestuurlijk overleg over het verloop van de samenwerking vindt plaats in het Bestuurlijk Overleg AA, dat in beginsel twee maal per jaar bijeen komt. Het BO is een op overeenstemming gericht overleg. In het BO participeert één bestuurder van Aalsmeer en één bestuurder van Amstelveen, bijgestaan door hun resp. GS-en. De leden van het BO handelen met gezag en mandaat van hun college en zijn bevoegd besluiten over de samenwerking te nemen. 3. Jaarlijks stellen de beide GS het uitvoeringsplan op voor de dienstverlening van de AAorganisatie aan het bestuur van Aalsmeer voor het volgende jaar. Dit uitvoeringsplan is gebaseerd op de programmabegroting van Aalsmeer. Het BO stelt dit uitvoeringsplan in december/januari vast, passend in de reguliere P&C-cyclus van beide gemeenten. 4. Verantwoording over de aanwending van de bijdragen van Aalsmeer aan de AA-organisatie vindt plaats langs de P&C-cyclus van Amstelveen in de vorm van burap en jaarrekening. Beide documenten worden besproken in het BO.

De procesgang van de P&C-cyclus van Aalsmeer en Amstelveen wordt op elkaar afgestemd en de voortgang in de totstandkoming van deze P&C-documenten wordt periodiek besproken tussen de GS, concerncontroller en financieel adviseur Aalsmeer en directeur Bedrijfsvoering en financieel adviseur van de AA-organisatie. 5. De GS-en van Aalsmeer en Amstelveen zijn verantwoordelijk voor het functioneren van de samenwerking in de uitvoering en maken in dat kader nadere uitvoeringsafspraken over hun werkwijzen. Zij bespreken periodiek het verloop van de samenwerking, de inspanningen van beide gemeenten op een succesvol verloop ervan en spreken elkaar aan op het niet naleven van de afspraken. Zij zijn samen het hoogste beslisniveau over samenwerkingsissues, met als inzet deze samen op te lossen en zo de colleges te ontzorgen. Wanneer issues niet binnen de bestuurlijk afgesproken kaders door hen opgelost kunnen worden, leggen zij het betreffende issue, voorzien van een gezamenlijk voorstel voor aan het BO, dat vervolgens beslist.

Samenwerkingsovereenkomst Aalsmeer – Amstelveen, oktober 2021

Pagina 4 van 5

Op weg naar nieuwe bestuursopdracht Samenwerking AA; procesversnelling

Wijziging Centrumregeling 1. Artikel 8 van de Centrumregeling AA wordt vervangen door onderstaande tekst ‘Artikel 8, samenwerkingsovereenkomst ‘8. 1. De colleges leggen de kaders en inhoud van de samenwerkingsafspraken vast in een samenwerkingsovereenkomst, die zij gezamenlijk ondertekenen. 8.2. Deze samenwerkingsovereenkomst past binnen de kaders en grenzen van de Centrumregeling AA en is daarmee onlosmakelijk verbonden. Bij (kennelijk) tegenstrijdige bepalingen gaat de Centrumregeling voor op de samenwerkingsovereenkomst. 8.3. Opzegging van de samenwerkingsovereenkomst door een gemeente is niet mogelijk zonder uit de Centrumregeling te treden.’

Slotbepalingen 1. Deze samenwerkingsovereenkomst is aangegaan voor de periode 1 januari 2022 t/m 31 december 2026. 2. In de tweede helft van 2025 evalueren de colleges van Aalsmeer en Amstelveen gezamenlijk het verloop van afspraken uit deze samenwerkingsovereenkomst. Zij maken vóór 1 januari 2026 afspraken voor de periode 2027 t/m 2030, zodat deze vastliggen voordat er in het voorjaar van 2026, na de verkiezingen, nieuwe colleges aantreden. 3. Bij het uitblijven van overeenstemming over de afspraken voor de periode 2027 t/m 2030 vóór 1 januari 2026 blijft deze samenwerkingsovereenkomst ook na 1 januari 2027 geldig, tot het moment waarop beide colleges alsnog nieuwe afspraken hebben gemaakt. Deze nieuwe afspraken bevatten dan ook een afspraak over de ingangsdatum van deze nieuwe afspraken, welke ingangsdatum niet eerder kan liggen dan op 1 januari 2027.

Ondertekening Aalsmeer/Amstelveen

Samenwerkingsovereenkomst Aalsmeer – Amstelveen, oktober 2021

Pagina 5 van 5