Samenvatting participatiebeleid voor de fysieke leefomgeving

SAMEN PARTICIPEREN IN DE FYSIEKE LEEFOMGEVING Samenvatting participatiebeleid Gemeente Amstelveen

Amstelveners tonen zich steeds meer betrokken bij hun leefomgeving en willen dat er eerder naar hen wordt geluisterd. En dat zij in de gelegenheid worden gesteld om zorgen, wensen of ideeën te uiten. Die ontwikkeling vraagt om een dienstverlening en bestuursstijl waarbij we als gemeente meer in verbinding staan met inwoners. Wij vinden het als gemeente belangrijk om de omgeving zo vroeg mogelijk te betrekken bij ontwikkelingen en vragen dat ook van andere initiatiefnemers. Zo kunnen we ervaringen, ideeën en belangen van verschillende belanghebbenden eerder in beeld brengen. Daarmee worden plannen verrijkt en komen we samen tot een betere besluitvorming. Een participatiebeleid met handvatten voor alle initiatiefnemers helpt daarbij. Floor Gordon, wethouder Ruimtelijke Ontwikkelingen en Participatie

(Ver)bouwen, plannen bedenken, een initiatief hebben voor een bouwproject of nieuw beleid opstellen. Dat kan invloed hebben op mensen en organisaties in de omgeving. Daarom is het belangrijk om de omgeving vroegtijdig te betrekken. Dat heet participatie. De gemeente heeft hiervoor participatiebeleid gemaakt. Het participatiebeleid geeft tips voor participatie en is bedoeld voor initiatiefnemers die een plan hebben voor de fysieke leefomgeving. Denk aan gebouwen, wegen of parken. Inwoners of ontwikkelaars kunnen initiatiefnemer zijn, maar ook de gemeente zelf. Ook gaat naar verwachting op 1 januari 2023 de Omgevingswet in. Deze wet stimuleert vroegtijdige participatie bij ruimtelijke initiatieven en biedt gemeenten zelf de mogelijkheid om participatie verplicht te stellen. Amstelveen gaat dit doen bij onder andere ontwikkelingen die niet in het omgevingsplan passen.

Uitgangspunten

Niveaus van participatie

1. Participatie is maatwerk; 2. Participatie doe je in een zo vroeg mogelijk stadium; 3. De kaders en participatieruimte zijn voor de start van een participatietraject helder voor alle betrokkenen. Dit betekent dat van te voren is afge­bakend over welk onderwerp participatie mogelijk is; 4. Een participatietraject is breed en representatief. Specifieke doelgroepen worden actief betrokken; 5. De manier waarop we participeren sluit aan bij de doelgroep; 6. De informatievoorziening over participatietrajecten is voor alle betrokkenen goed vindbaar; 7. Een participatietrajecten kan uit meer dan één fase bestaan en kan in elke fase anders zijn; 8. Resultaten van het participatietraject deel je actief met deelnemers, inclusief de reactie daarop van initiatiefnemer en/of gemeente; 9. Evaluatie is belangrijk tijdens en na de uitvoering van participatie.

Participatie kan op verschillende niveaus plaatsvinden. De gemeente Amstelveen werkt met vier niveaus. Bij elke fase van een initiatief kan een ander participatieniveau passen. Het informeren van belanghebbenden is altijd de eerste stap.  Raadplegen: Belanghebbenden krijgen de ruimte om te delen wat ze belangrijk vinden. De opgehaalde belangen worden gewogen en waar mogelijk meegenomen in de verdere planvorming.  Adviseren: Belanghebbenden mogen advies geven. De adviezen worden gewogen en waar mogelijk meegenomen in de verdere planvorming.  Co-creëren of coproduceren: Belanghebbenden geven samen met de initiatiefnemer invulling aan het plan of de uitvoering.  Meebeslissen: Belanghebbenden beslissen mee over (een deel van) het project.

Belangrijke voordelen participatie 1.

Een plan of initiatief sluit beter aan op de leefomgeving. 2. Er is tijdig nagedacht over voor- en nadelen samen met belanghebbenden. Participatie leidt tot grotere betrokkenheid van inwoners en organisaties bij initiatieven. De betrokkenheid kan leiden tot draagvlak voor het initiatief, maar dat hoeft niet. Het gaat om het maken van een goede afweging van alle ideeën, belangen en bezwaren.

2

Stappenplan participatie bij ruimtelijke projecten met impact op de omgeving De belangrijkste vraag voor een initiatiefnemer is natuurlijk wanneer moet ik participeren voor mijn initiatief? En voor de omgeving: wat kan ik verwachten van een initiatiefnemer? In het stappenplan participatie worden bij stap 2 een aantal vragen gesteld die helpen te bepalen welk niveau van participatie nodig is. Hieronder staan een aantal voorbeeld initiatieven genoemd die in de verschillende niveaus zitten. Dakkapel

Aanleg van een oprit

Bouwen van een huis

Bouwen van een school

Niveau 0: (Verbouw)plannen zonder impact op de omgeving

Niveau 1: (Verbouw)plannen met een beperkte impact op de omgeving

Niveau 2: (Verbouw)plannen en ruimtelijke initiatieven met gemiddelde impact op de omgeving

Niveau 3: Ruimtelijke initiatieven, plannen en projecten met een grote impact op de omgeving

Geen participatie

Beperkte participatie

Gemiddelde participatie

Intensieve participatie

Informeren van directe buren is voldoende.

Vraag uw buren op de koffie om te kijken naar het ontwerp en vraag of ze nog zorgen hebben.

Direct omwonenden vanaf het begin betrekken bij het plan, bedenk waar zij last van krijgen tijdens en na de bouw en sta open voor suggesties om aanpassingen te verwerken. Geef aan wat wordt aangepast.

Meerdere groepen belanghebbenden betrekken bij ontwerpfase, zorgen en ideeën ontvangen en verwerken in verschillende versies van het plan, alle belangen afwegen, duidelijke kaders voor de groepen over wat mogelijk is om te wijzigen en wat niet en met welke redenen.

Initiatiefnemers die een plan hebben met impact niveau 2 of 3 kunnen het stappenplan volledig doorlopen om zo tot een participatieplan te komen. Stap 1: Bepaal wie verantwoordelijk is voor het participatietraject De initiatiefnemer is verantwoordelijk voor het traject. Dat kan een inwoner of ondernemer zijn, maar ook de gemeente of een andere overheidsorganisatie.

Een manier om de impact te berekenen is door onderstaand schema in te vullen. 1. Vul voor elke factor een cijfer in 2. Tel de gegeven cijfers bij elkaar op. 3. Deel het geheel door 5. 4. De uitkomst geeft een indicatie van de impact.

Stap 2: Schat in wat de impact van het initiatief op de omgeving is Hoe groter de impact op de omgeving, hoe meer belanghebbenden betrokken mogen worden en is ook het aantal contact momenten groter. Geen

Weinig

Redelijk

Groot

Algemeen belang: Heeft het invloed op de samenleving als geheel?

0

1

2

3

Maatschappelijke aandacht: Verwacht je aandacht in politiek, pers of sociale media?

0

1

2

3

Hinder initiatief: Geeft de beleidsontwikkeling/het initiatief hinder voor de omgeving, na realisatie?

0

1

2

3

Veiligheid: Heeft het een effect op de veiligheid van de omgeving?

0

1

2

3

Belang input omgeving: Is de input (van kennis) vanuit de omgeving belangrijk voor de realisatie van het initiatief/ de beleidsontwikkeling?

0

1

2

3

3

2.1 -3

Niveau 3: Grote impact op de omgeving

Intensieve participatie

1.1 - 2

Niveau 2: Gemiddelde impact op de omgeving

Gemiddelde participatie

0.1 - 1

Niveau 1: Beperkte impact op de omgeving

Beperkte participatie

0

Niveau 0: Geen impact op de omgeving

Geen participatie

Stap 3: Bepaal de doelen van het participatietraject Wat zijn de doelen van het participatietraject? Bijvoorbeeld de kwaliteit van het plan verbeteren en betrokkenheid creëren.

In het geval van intensieve participatie adviseren we het participatieplan te delen met uw contactpersoon van de gemeente en voer vervolgens het participatietraject uit. Maak ten slotte een participatieverslag om te delen met alle betrokkenen en de gemeente. De gemeente let bij het verslag op de drie zaken: 1. Wie waren er betrokken bij het participatieproces? 2. Hoe is het participatieproces verlopen? Welke activiteiten en/of middelen zijn toegepast? 3. Wat is er met de resultaten van de participatie gedaan? En welke adviezen van belanghebbenden zijn wel en niet overgenomen bij de uitwerking van het initiatief? Motiveer waarom.

Stap 4: Wees bewust van tijd en geld Om een participatietraject te starten en uit te voeren is er geld en tijd nodig. Ook zijn er mensen nodig die het traject kunnen opzetten, uitvoeren en begeleiden. Daarnaast is het belangrijk dat het plan nog aangepast kan worden. Stap 5: Breng de verschillende belanghebbenden in kaart Door alle belanghebbenden in kaart te brengen kan participatie aansluiten bij de behoeften van elke groep. Per fase van een initiatief kunnen de belanghebbenden verschillen. Daarbij is het advies dat participatie in zo’n vroeg mogelijk stadium van het project plaatsvindt.

Stap 7: Evalueer het participatietraject Evalueer het participatietraject na de uitvoering. Wat ging goed en wat zou een volgende keer anders kunnen? Dat kan natuurlijk ook tijdens het proces, om op tijd bij te kunnen sturen.

Stap 6: Het opstellen en uitvoeren van het participatieplan Als alle belanghebbenden in kaart zijn gebracht, stel je het participatieplan op. Geef hierin aan welke belanghebbenden je benadert, met welk doel, over welk afgebakend onderwerp en hoe je communiceert .

Onderstaande vragen kunnen helpen bij de evaluatie:  Wat is het effect van de inbreng van belanghebbenden?  Heeft de inbreng tot verdieping geleid?  Zijn de deelnemers aan het participatieproces tevreden?  Is de inbreng van de deelnemers representatief?  Wat kunnen we leren van het participatieproces?

Disclaimer: dit is een samenvatting van het participatiebeleid van Gemeente Amstelveen. De volledige versie is op de website te vinden.

4