Raadsvoorstel Vaststelling Verordening ambelijke bijstand en fractie-ondersteuning 2024

{{signer1}} 14/12/2023 15:09:12 CET

Signed By: Debby de Heus <d.de.heus@amstelveen.nl> ID: a6947dc8-b025-43ea-b8cb-29b9441efce6 Auth: Scribble

RAADSVOORSTEL

{{signer2}} 14/12/2023 15:58:30 CET

Signed By: Poppens, T. <t.poppens@amstelveen.nl> ID: a6947dc8-b025-43ea-b8cb-29b9441efce6 Auth: Scribble

Zaaknummer:

Z23-099695

Voorstel van:

Het Presidium

Behandelend ambtenaar:

Els Bakker 0634525752 e.bakker@amstelveen.nl Griffie Datum: Portefeuillehouder:

18 oktober 2023 Burgemeester

Onderwerp

Verordening ambtelijke bijstand en fractie-ondersteuning gemeente Amstelveen 2024. Gemeenteraadsbesluit

Het Presidium stelt de gemeenteraad voor te besluiten:

1. 2.

de Verordening ambtelijke bijstand en fractie-ondersteuning gemeente Amstelveen 2024 vast te stellen; de Verordening ambtelijke bijstand en fractie-ondersteuning gemeente Amstelveen 2022 in te trekken.

Samenvatting

Artikel 33 van de Gemeentewet bepaalt dat de gemeenteraad en elk van zijn leden recht hebben op ambtelijke bijstand (eerste lid) en dat de in de gemeenteraad vertegenwoordigde groeperingen (de fracties) recht hebben op ondersteuning (tweede lid). Met betrekking tot de ambtelijke bijstand en de ondersteuning van fracties moet de gemeenteraad een verordening vaststellen die ten aanzien van de ondersteuning regels over de besteding en de verantwoording bevat (derde lid). Met deze verordening wordt hieraan uitvoering gegeven. Gebleken is dat de vorige versie uit 2022 niet bij alle wensen en behoeften aansluit, met name als het gaat om het verstrekken van duidelijkheid omtrent het proces van fractieverantwoording. Doel

Vastellen van de Verordening ambtelijke bijstand en fractie-ondersteuning gemeente Amstelveen 2024. Prestatie

Met de voorliggende verordening worden de regels omtrent fractieverantwoordingen en het controlemechanisme daarop aanzienlijk verduidelijkt. Tevens is van de gelegenheid gebruik gemaakt de verordening tekstueel wat meer in lijn te brengen met de modelverordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). Voorgeschiedenis en context

De gemeente Amstelveen kent sinds 2018 een Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning. Deze in is 2022 aangepast aan de nieuwe werk- en vergaderwijze van uw gemeenteraad. Na inwerkingtreding van voornoemde actualisatie is gebleken dat met name het proces inzake fractieverantwoordingen duidelijker omschreven diende te worden. Overwegingen die hebben geleid tot het voorgestelde besluit

Pagina

2 van 3

Uit de verordeningen uit 2018 en 2022 werd onvoldoende duidelijk hoe fracties precies om dienden te gaan met de ontvangen fractievergoeding en de verantwoording daarvan. Tevens was opgenomen dat de Auditcommissie een controlefunctie had bij eventuele onvolkomenheden. De Auditcommissie heet aangegeven deze rol niet wenselijk te achten; de leden van de Auditcommissie maken immers zelf deel uit van de fracties die gecontroleerd worden. Gelet hierop is het duidelijker omschreven welke zaken van het fractiebudget betaald zouden kunnen worden en welke betalingsbewijzen bij de verantwoordingen dienen te worden overgelegd. Tevens is het controleproces op de verantwoordingen aangescherpt en maakt de Auditcommissie hiervan geen deel meer uit. Het voorgestelde proces is als volgt: aan het einde van een kalenderjaar krijgen de (penningmeesters en voorzitters van de) fracties een verantwoordingsformulier met het verzoek dit voorzien van facturen (indien aanwezig) en betalingsbewijzen uiterlijk 31 januari te retourneren aan de griffie. Vervolgens stelt de griffie een verantwoordingsverslag op, wat ter controle wordt voorgelegd aan de afdeling Concerncontrol. Eventuele onduidelijkheden zullen worden besproken met de betreffende penningmeesters.

Het uiteindelijke verantwoordingsverslag wordt ter besluitvorming voorgelegd aan uw gemeenteraad, waarna terugbetaling van eventuele restantbedragen kan plaatsvinden. Uiteraard ontvangen alle fracties aan het begin van elk kalenderjaar ook het fractiebudget over dat jaar, voorzien van informatie aangaande de besteding ervan en het verantwoordingsproces. Keuzemogelijkheden/alternatieven

Het niet vaststellen van de verordening zou betekenen dat het proces inzake fractieverantwoordingen onduidelijk en wellicht zelfs vrijblijvend zou zijn en dat bovendien de Auditcommissie een controlefunctie zou hebben welke deze commissie zelf onwenselijk acht. Participatie

Voorliggende verordening en daarin beschreven werkwijze is afgestemd met het team Juridische Zaken en de afdeling Concerncontrol. Ook is de voorgestelde werkwijze inzake het controleproces meerdere keren besproken in het Presidium en gecommuniceerd aan alle fractie penningmeesters. Ale opmerkingen zijn in onderhavig voorstel meegenomen. Vanwege het feit dat deze verordening enkel op gemeenteraadsleden van toepassing is, is verder niet met inwoners geparticipeerd. Kantekeningen en risico’s

Omdat nergens wettelijk is vastgelegd wat er onder het fractiebudget valt, blijft er altijd enige mate van beleidsvrijheid bestaan. De verwachting is dat voorgestelde werkwijze eventuele onduidelijkheden tot een minimum zal beperken. Bij twijfel kan er altijd overleg plaatsvinden met de griffie en eventueel het presidium als daar aanleiding toe is. Financiën

Het nemen van dit gemeenteraadsbesluit heeft geen financiële consequenties, daar er niet getornd wordt aan de hoogte van de fractievergoeding noch aan de verplichting van de fracties om het restant bedrag weer terug te storten. Vervolgstappen Uitvoering en procesplanning

Voorgestelde verordening treedt in werking de dag nadat deze op de voorgeschreven wijze bekend is gemaakt. De fractieverantwoording over het jaar 2023 kan dan volgens de nieuwe werkwijze plaatsvinden. Evaluatie

Pagina

3 van 3

Er wordt geen specifiek evaluatiemoment voorgesteld, maar als blijkt dat de voorgestelde werkwijze niet tot de gewenste duidelijkheid leidt, is het altijd mogelijk de verordening te wijzigen. Duurzaamheidsaspecten

Niet van toepassing. Bijlagen

1. 2. 3. 4. 5.

Verordening ambtelijke bijstand en fractie-ondersteuning gemeente Amstelveen 2024. Verordening ambtelijke bijstand en fractie-ondersteuning gemeente Amstelveen 2022. Was-wordt tabel Verordening ambtelijke bijstand en fractie-ondersteuning gemeente Amstelveen. Concept fractie verantwoordingsformulier. Concept verantwoordingsverslag fractievergodingen.

De griffier,

De voorzitter,

Debby de Heus

Tjapko Poppens

Dit document is elektronisch ondertekend. Zie de elektronische handtekening(en) rechtsboven op pagina 1.