Raadsvoorstel vaststelling programma van eisen en wensen aanbesteding accountant

{{signer1}}

RAADSVOORSTEL

{{signer2}}

Datum 12 april 2023 Nummer

30

Afdeling

Griffie

Voorstel van

De auditcommissie

Behandelend ambtenaar

Els Bakker Portefeuillehouder

wethouder Adam Elzakalai

4389 e.bakker@amstelveen.nl

Onderwerp

Vaststellen Programma van Eisen en Wensen aanbesteding accountantsdiensten vanaf 2024. Gevraagd besluit

Het Programma van Eisen en Wensen Europese Aanbesteding voor accountantsdiensten voor de gemeenten Aalsmeer en Amstelveen vast te stellen. WAT WILLEN WE BEREIKEN EN WAT GAAN WE DAARVOOR DOEN Wat willen we bereiken (effectindicatoren)

Voldoen aan de Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie (ex artikel 213 Gemeentewet). Wat gaan we daarvoor doen (prestatie-indicatoren)

Het Programma van Eisen en Wensen Europese Aanbesteding voor accountantsdiensten voor de gemeenten Aalsmeer en Amstelveen vaststellen. ACHTERGROND EN OVERWEGINGEN Programma (speerpunt)

Bestuur en Organisatie. Aanleiding

Op grond van artikel 213, tweede lid Gemeentewet en de Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie (hierna: Controleverordening) is de raad opdrachtgever voor de accountantscontrole van de jaarrekening. In artikel 2 van de Controleverordening staat tevens dat de raad het programma van eisen vaststelt voor de aanbesteding van de accountant. Het huidige contract met de accountant loopt na het boekjaar 2023 af. Voor het boekjaar 2024 zal derhalve opnieuw een overeenkomst met een accountant gesloten moeten worden. Op dit moment maken de gemeente Amstelveen en de gemeente Aalsmeer gebruik van dezelfde accountantsdienst (BakerTilly) en vanuit beide gemeenten wordt eenzelfde accountantsdienst als een meerwaarde ervaren. De auditcommissie van Amstelveen en de auditcommissie van Aalsmeer zijn eveneens van mening dat het wenselijk is dat dezelfde accountantsdienst de jaarrekeningcontrole voor zowel de gemeente Amstelveen als Aalsmeer uitvoert. Gelet hierop is een gezamenlijk aanbestedingstraject ingezet vanuit de beide gemeenten. Er is een inkoopteam samengesteld vanuit de ambtelijke organisatie en beide griffies om de aanbesteding voor te bereiden. Dit inkoopteam heeft de voorbereidende werkzaamheden gedaan

Pagina

2 van 4

om een offerteaanvraag op te stellen. Onderdelen van de offerteaanvraag zijn het programma van eisen en het programma van wensen. Zowel de gemeenteraad van Amstelveen als die van Aalsmeer dient deze onderdelen van de offerteaanvraag vast te stellen. In dat kader ligt nu onderhavig voorstel voor aan uw raad en zal aan de gemeenteraad van Aalsmeer een identiek voorstel worden voorgelegd. De auditcommissie heeft een taak in de voorbereiding van en advisering aan de raad over de besluitvorming van de raad omtrent de aanwijzing van de accountant als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet. In dat kader maken vanuit Amstelveen drie leden van de auditcommissie deel uit van een begeleidingscommissie waarin ook drie leden van de auditcommissie van Aalsmeer deelnemen. De begeleidingscommissie zal op basis van de selectie- en gunningscriteria een nieuwe accountant aanbevelen aan beide gemeenteraden. De programma’s van eisen en wensen zijn dan ook door zowel de begeleidingscommissie als de auditcommissie besproken. Het totale bedrag van de aanbesteding overschrijdt de drempelwaarde en dient Europees aanbesteed te worden. Argumenten

In de Controleverordening (artikel 2, derde lid) is vastgelegd dat de raad het programma van eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole vaststelt. In artikel 2, vijfde lid van de Controleverordening staat dat de raad in geval van Europese Aanbesteding de gunningscriteria en bijbehorende weging vaststelt. Deze zaken zijn terug te vinden in het programma van wensen. Met de aanbesteding wordt beoogd een overeenkomst aan te gaan met een accountant die voldoet aan het programma van eisen en het programma van wensen. Het college is verantwoordelijk voor het opstellen van de jaarrekening. De accountant controleert de jaarrekening en geeft daarover een oordeel. De dienstverlening van de accountant is één van de instrumenten die de raad ten dienste staat bij het uitoefenen van zijn controlerende rol. Het programma van eisen bevat de eisen die aan de uitvoering van de opdracht worden gesteld. De rol en taak van de accountant is wettelijk ingekaderd in artikel 213 Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado). De aanbestedingseisen voor de controle van de jaarrekening zijn daardoor gelijk ongeacht welke gemeente het betreft. De opdracht voor de accountant heeft voor elke gemeente betrekking op: a. de controle van de jaarrekening; b. de interim-controle; c. de controle op de verantwoording in het kader van Single Information Single Audit (SI-SA); d.

de controle op de verantwoording in het kader van de Wet Normering Topinkomens (WNT); e. de controle gericht op het afgeven van eventueel benodigde deelverklaringen; f. de natuurlijke adviesfunctie. Daarnaast zijn er voor de gemeenten Amstelveen en Aalsmeer specifieke uitvoeringseisen opgenomen zowel in het programma van eisen als het programma van wensen. Dat betreft de volgende onderwerpen: a. de duur van de overeenkomst (drie jaar, met verlengingsmogelijkheid van drie keer twee jaar); b. de rapporteringstoleranties voor beide gemeenten;

Pagina

c. d. e. f. g. h. i. j.

3 van 4

de contactmomenten van de accountant met de diverse gremia van de gemeente en de ambtelijke organisatie; de periodes waarin de accountant controleert en stukken oplevert; het door de raad aandragen van specifieke aandachtsvelden voor de accountantscontrole; afspraken inzake nadere advisering door de accountant; afspraken over evaluatie; social return on investment; personele eisen; commerciële eisen.

Kanttekeningen

1.

Door het terugtreden van grote accountantskantoren uit de gemeentebranche is er krapte in de accountancymarkt voor gemeenten. Meerdere gemeenten lopen aan tegen het feit dat slechts een zeer gering aantal kantoren inschrijft op gemeentelijke aanbestedingen. De gemeentelijke wet- en regelgeving wordt door accountantskantoren als zeer complex ervaren en men is bevreesd voor de controle, en eventueel daaruit voortkomende boetes door de Autoriteit Financiële Markten (AFM). Hierdoor bestaat de kans dat er geen of te weinig inschrijvingen op de aanbesteding zullen zijn. Dan wordt er niet voldaan aan de wettelijke verplichting om de jaarrekening tijdig te laten controleren door een accountant. Om de kans op inschrijvingen te vergroten zijn er realistische en haalbare eisen opgesteld.

2.

Het risico bestaat dat het werk van de accountant niet voldoet aan de verwachtingen. Dit risico wordt beheerst middels het programma van eisen. In het programma van eisen zijn namelijk, in aanvulling op de wettelijke eisen, specifieke eisen opgenomen met betrekking tot contactmomenten met de accountant. Deze contactmomenten bieden gelegenheid om lering te trekken uit het controleproces en de bevindingen en om richting te geven aan verbeteringen.

Financiën

De kosten van de accountantsdiensten worden zichtbaar na de aanbesteding. Voor de kosten van de accountant zijn middelen opgenomen in de begroting en meerjarenraming. Na de aanbesteding moet blijken of deze middelen toereikend zijn. Communicatie

Het programma van eisen en het programma van wensen worden geïntegreerd in de aanbestedingsdocumenten. De aanbestedingsdocumenten worden gepubliceerd bij de uitvraag van de offerte. Procedure

Het programma van eisen en wensen wordt geïntegreerd in de aanbestedingsdocumenten. Verdere afstemming over proces en voortgang vindt plaats met de begeleidingscommissie en de auditcommissie. Volgens de planning wordt de aanbesteding voor het zomerreces van 2023 gepubliceerd, in september 2023 worden de inschrijvingen beoordeeld. De auditcommissie zal vervolgens een aanbeveling aan de raad doen inzake de aanwijzing van de accountant. Definitieve gunning vindt plaats na goedkeuring van de raad in het najaar van 2023. De eerste controle die de nieuwe accountant

Pagina

4 van 4

uitvoert betreft de interim-controle 2024 in oktober/november 2024. Bijlagen

Het Programma van Eisen en Wensen Europese Aanbesteding voor accountantsdiensten voor de gemeenten Aalsmeer en Amstelveen. Namens de auditcommissie Amstelveen, De griffier,

De voorzitter,

Debby de Heus

Driss Aarabi

Dit document is elektronisch ondertekend. Zie de elektronische handtekening(en) rechtsboven op pagina 1.