Raadsvoorstel invoering rechtmatigheidsverantwoording 2023

{{signer1}} 24/10/2023 15:47:07 CEST

Signed By: Poppens, T. <t.poppens@amstelveen.nl> ID: a818c032-eed7-43bf-bae2-2b54738dd6d1 Auth: Scribble

RAADSVOORSTEL

{{signer2}} 24/10/2023 15:29:02 CEST

Signed By: Winthorst, H.H. <b.winthorst@amstelveen.nl> ID: a818c032-eed7-43bf-bae2-2b54738dd6d1 Auth: Scribble

Zaaknummer:

Z23-071050

Voorstel van:

college van burgemeester en wethouders

Datum: Portefeuillehouder:

Behandelend ambtenaar:

Marco Slinger 020 - 540 4597 m.slinger@amstelveen.nl Control

24 oktober 2023 wethouder Adam Elzakalai

Onderwerp

Invoering rechtmatigheidsverantwoording 2023. Raadsbesluit

Het college van burgemeester en wethouders stelt de raad voor te besluiten:

1. 2. 3. 4.

De Financiële verordening Amstelveen 2023 vast te stellen. De Controleverordening Amstelveen 2023 vast te stellen. De verantwoordingsgrens vast te stellen op één procent. De Financiële verordening Amstelveen 2022 en de Controleverordening Amstelveen 2016 in te trekken.

Samenvatting

Met ingang van het verslagjaar 2023 verantwoordt het college van burgemeester en wethouders zich in de jaarrekening rechtstreeks aan de gemeenteraad over de rechtmatige uitvoering van de in de jaarrekening opgenomen bedragen. Dit is een gevolg van een wijziging in de gemeentewet waardoor het niet langer de accountant is die verslag doet over de rechtmatigheid. De wijziging leidt er toe dat een tweetal verordeningen moet worden aangepast en de raad een besluit moet nemen over de hoogte van de zogenoemde ‘verantwoordingsgrens’. Doel

Het vaststellen van actuele kaders (verordeningen) waarbinnen het college zich dient te verantwoorden over de rechtmatige uitvoering van de door de raad vastgestelde begroting en de in de jaarrekening verantwoorde bedragen. Prestatie

De rechtmatigheidsverantwoording De rechtmatigheidsverantwoording van het college maakt met ingang van 2023 deel uit van de gemeentelijke jaarrekening. De accountant geeft vanaf dat moment alleen nog maar een getrouwheidsoordeel af over de jaarrekening (inclusief de rechtmatigheidsverantwoording). Het huidige afzonderlijke rechtmatigheidsoordeel in de controleverklaring van de accountant vervalt daarmee. Wel geeft het getrouwheidsoordeel van de accountant aan dat de raad erop mag vertrouwen dat de rechtmatigheidsverantwoording van het college juist en volledig is opgesteld. Die is immers gecontroleerd door de accountant.

Pagina

2 van 5

In de rechtmatigheidsverantwoording geeft het college aan in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen, en de vastlegging daarvan in de jaarrekening, overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving. Jaarlijks stelt de raad het normenkader vast waarin die relevante wet- en regelgeving is opgenomen. De rechtmatigheidsverantwoording die het college opstelt, is gebaseerd op een standaardmodel dat bij wet is vastgelegd. Om tot een onderbouwd oordeel te kunnen komen, voert het college een gestructureerde controle uit gebaseerd op een met de accountant afgestemd controleplan. De verantwoordingsgrens De verantwoordingsgrens is een door de raad vastgesteld bedrag, waarboven het college de afwijkingen moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. De verantwoordingsgrens dient te liggen binnen de bandbreedte van nul tot drie procent van de totale lasten van de begroting. Alle rechtmatigheidsafwijkingen boven de verantwoordingsgrens worden in de verantwoording kort en bondig benoemd. In de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarrekening wordt een verdere toelichting gegeven op onderwerpen die de rechtmatigheid raken en hoe de beheersing is vormgegeven. Voorgeschiedenis en context

Wetswijziging In 2014 heeft in opdracht van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) een commissie geadviseerd over een vernieuwing van de begrotings- en jaarrekeningsvoorschriften (het BBV). Onderdeel van het advies betrof het neerleggen van de verantwoordelijkheid voor het afgeven van de rechtmatigheidsverantwoording bij het college. Dit in plaats van rapportering door de accountant. Dit advies is door het ministerie van Binnenlandse Zaken overgenomen en verwerkt als onderdeel van een wetswijziging in de gemeentewet (artikel 213) en andere wetgeving (BBV en Besluit accountantscontrole decentrale overheden). De belangrijkste aanleiding voor de aanpassing was de wens om de kaderstellende en controlerende rollen van de raad te versterken. Financiële rechtmatigheid Financiële rechtmatigheid wordt omschreven als de mate waarin de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan (in de jaarrekening) overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving. Het begrip financiële rechtmatigheid valt uiteen in negen criteria. Zes criteria vallen samen met criteria die eveneens vallen onder het begrip getrouwheid. Die zes criteria toetst de accountant bij zijn getrouwheidscontrole. Daarom maken die zes criteria geen deel uit van de rechtmatigheidsverantwoording.

De laatste drie overgebleven criteria worden afgedekt met de rechtmatigheidsverantwoording van het college.

Beweringen getrouwheid

Rechtmatigheidscriteria

Pagina

Volledigheid

3 van 5

Volledigheidscriterium Calculatiecriterium

Juistheid

Valuteringscriterium Aanvaardbaarheidscriterium

Afgrenzing Waardering Bestaan/ voorkomen Classificatie Presentatie en toelichting Rechten en verplichtingen -

Adresseringscriterium Leveringscriterium Begrotingscriterium Voorwaardencriterium M&O criterium

Onderdeel van het getrouwheidsoordeel van de accountant

Onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording van het college van B&W

Onder die drie criteria waarover het college zich verantwoordt, wordt het volgende verstaan. Begrotingscriterium: baten, lasten en balansmutaties passen binnen de door de raad geautoriseerde begroting. Voorwaardencriterium: eisen waaraan voldaan moet zijn bij de uitvoering van een financiële beheershandeling (juiste doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur). Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium: Gegevens die derden hebben verstrekt voor het gebruik van een overheidsregeling zijn juist (misbruik) en er zijn geen (rechts)handelingen verricht die in strijd zijn met het doel van de regeling (oneigenlijk gebruik). Overwegingen die hebben geleid tot het voorgestelde besluit

Door de aanpassing in de verantwoordingssystematiek moeten twee verordeningen worden aangepast. Tevens dient de raad de hoogte van de ‘verantwoordingsgrens’ vast te stellen. De aan te passen verordeningen zijn de Financiële verordening Amstelveen 2022 (op grond van artikel 212 Gemeentewet) en de controleverordening (op grond van artikel 213 Gemeentewet). De huidige verordeningen bevatten nog bepalingen waarin de verantwoordelijkheid voor de rapportering over rechtmatigheid bij de accountant ligt. De verordening zijn aangepast op basis van model-verordeningen van de VNG. De vast te stellen verordeningen zijn opgenomen in bijlagen 1 en 2. In bijlage 3 is een was-wordt lijst opgenomen die de gewijzigde artikelen weergeeft. De keuze is aan de raad om de het percentage (en daarmee de financiële omvang) te bepalen waarboven het college afwijkingen moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording: de zogenoemde ‘verantwoordingsgrens’. Wettelijk gezien dient de verantwoordingsgrens te vallen binnen de bandbreedte van nul tot drie procent van de totale lasten van de gemeenterekening. Voorgesteld wordt uit te gaan van een percentage van één procent (zoals verwoord in artikel 9 lid 1 van de financiële verordening). Bij een omvang van 300 miljoen euro (programmabegroting 2023) komt dat neer op een bedrag van 3 miljoen euro.

Pagina

4 van 5

Het percentage van één procent als verantwoordingsgrens is gelijk aan het percentage dat de accountant dient te hanteren bij het afgeven van zijn verklaring over de getrouwheid van de jaarrekening (zie hiervoor het raadsvoorstel ‘Normenkader voor de rechtmatigheidsverantwoording’). Door uit te gaan van één procent als verantwoordingsgrens is er een gelijkluidend percentage voor zowel rechtmatigheid als getrouwheid. De gedachte achter de wettelijk voorgeschreven bandbreedte is dat bij de raad mogelijk niet de behoefte heeft over iedere onrechtmatige euro geïnformeerd te worden. Hoe minder die behoefte leeft, hoe hoger het percentage (met een maximum van drie procent). Het kiezen van dezelfde percentages voor rechtmatigheid als getrouwheid voorkomt discussie waarom iets bezien door de bril van rechtmatigheid bijvoorbeeld wel akkoord zou zijn en door de bril van getrouwheid niet. Keuzemogelijkheden/alternatieven

Er kan gekozen worden voor een ander percentage dan één procent als verantwoordingsgrens. De consequenties daarvan worden echter als minder wenselijk ingeschat. Die consequenties betreffen hogere controlekosten voor de organisatie én accountant wanneer wordt gekozen voor een lager percentage dan één. Bij een percentage hoger dan één procent verneemt de raad minder afwijkingen. Dat is van invloed is op de informatiepositie van de raad. Wanneer wordt gekozen voor nul procent, moet de gemeente elke rechtmatigheidsfout melden en dus van elke euro weten of die rechtmatig is uitgegeven. Dit is in de praktijk niet haalbaar, omdat het leidt tot onevenredig veel controlewerkzaamheden om fouten te ontdekken. Dat doet de accountant nu ook niet. In de huidige situatie is de grens voor de accountantscontrole één procent. Bij de keuze voor een verantwoordingsgrens van bijvoorbeeld twee of drie procent is het zo dat de raad minder inzicht heeft in het rechtmatig handelen binnen de gemeente dan in de huidige situatie. Participatie

Dit voorstel is voorgelegd aan de auditcommissie en accountant. Beide konden zich vinden in de strekking van het voorstel. Kantekeningen en risico’s

Zoals hiervoor in de paragraaf ‘overwegingen’ genoemd wordt voor de getrouwheid uitgegaan van een percentage van één procent. Deze één procent is het percentage dat uw raad heeft meegegeven bij de aanbesteding van de huidige accountant in 2019. De hoogte van één procent is weer gebaseerd op de materialiteitstabel zoals nu opgenomen in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado). Naar verwachting zal het Bado met ingang van 2025 worden gewijzigd waardoor het percentage voor getrouwheid naar twee procent wordt verhoogd. Wellicht dat dat tegen die tijd aanleiding zal zijn ook het percentage voor de verantwoordingsgrens aan te passen. Mocht dat zo zijn, dan leggen wij tegen die tijd een aangepaste verordening aan u voor. Financiën

N.v.t. Vervolgstappen Uitvoering en procesplanning

Pagina

5 van 5

De verordeningen worden op de gebruikelijke wijze bekendgemaakt in het Gemeenteblad op officielebekendmakingen.nl. De gewijzigde regeling is daarna beschikbaar in de databank met lokale wet- en regelgeving op overheid.nl en op de gemeentelijke website.

Evaluatie

N.v.t.

Duurzaamheidsaspecten

N.v.t. Bijlagen

1. 2. 3.

Bijlage 1: Financiële verordening Amstelveen 2023. Bijlage 2: Controleverordening Amstelveen 2023. Bijlage 3: Was-wordt tabel.

De secretaris,

De voorzitter,

Bert Winthorst

Tjapko Poppens

Dit document is elektronisch ondertekend. Zie de elektronische handtekening(en) rechtsboven op pagina 1.