Raadsvoorstel inclusief besluit raad Wijziging van de werkwijze van de gemeenteraad, het Reglement van orde en de Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning

RAADSVOORSTEL

Raadsvoorstel nr 19 Datum B&W-besluit

Portefeuillehouder

n.v.t.

Afdeling

Burgemeester

Griffie

Behandelend ambtenaar (voor technische vragen)

Debby de Heus d.de.heus@amstelveen.nl

Voor de raadsvergadering van

16 februari 2022 Z22-004198 - D22-013035 Z22-004206 - D22-013048 Behandelen in de raadscommissie

niet van toepassing

Onderwerp

Wijziging van de werkwijze van de gemeenteraad, het Reglement van orde en de Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Gevraagd besluit

1. 2.

3. 4. 5.

Vaststellen van het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Amstelveen 2022 vast te stellen. Intrekken van het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Amstelveen 2019 en de Verordening op de raadscommissies gemeente Amstelveen 2019 in te trekken. Vaststellen van de Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2022. Intrekken van de Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2018. Vaststellen van het functieprofiel voorzitters raad Amstelveen 2022.

WAT WILLEN WE BEREIKEN EN WAT GAAN WE DAARVOOR DOEN Wat willen we bereiken (effectindicatoren)

Een werk- en vergaderwijze van de raad die voldoet aan de wensen en behoeften van de raad. Getracht is zaken duidelijker op te schrijven en de gewenste nieuwe werkwijze vast te leggen in één reglement. De griffie heeft daarnaast de Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning tegen het licht gehouden waaruit ook een aantal technische wijzigingsvoorstellen naar voren zijn gekomen. Wat gaan we daarvoor doen (prestatie-indicatoren)

Na de gemeenteraadsverkiezingen op 16 maart 2022 een nieuwe werkwijze voor de raad invoeren. Met dit raadsbesluit legt de raad de nieuwe werkwijze vast in het Reglement van orde en de Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning. Daarnaast is er ook een functieprofiel opgesteld voor de voorzitters. ACHTERGROND EN OVERWEGINGEN Programma (speerpunt)

Programma 6. Bestuur, bevolking en veiligheid. Aanleiding

Het belangrijkste werk van de raad is simpelweg het nemen van besluiten. Elke raad zoekt een manier om dit op de best mogelijke manier te doen. Het vergaderstelsel is de vorm waarin het nemen van besluiten wordt gegoten. Tijdens een heisessie op 21 mei 2021 heeft het presidium de burgemeester en de griffier de opdracht gegeven om een advies te geven over de doorontwikkeling van het vergadermodel en de aanpassing van diverse reglementen die hier een uitwerking van zijn. Bij eerdere aanpassingen in het verleden is de commissiestructuur in stand gebleven. Zonder structuurwijziging bleek het lastig gewenste veranderingen te realiseren.

Pagina

2 van 5

Argumenten

Er is een analyse gemaakt van de landelijke trends in vergadermodellen en fracties hebben uitgebreid hun wensen en opvattingen kenbaar kunnen maken. Drie doelstellingen zijn breed onderschreven: 1. Burgerparticipatie stimuleren in een vroeg stadium Naast kaderstellen en het college op de uitvoering controleren is ieder raadslid volksvertegenwoordiger. Het oordeel of de raad een afspiegeling vormt van de bevolking is aan de kiezer. Toch heeft de raad al vaker de wens uitgesproken om meer te willen doen om alle geluiden uit de samenleving binnen het vergadermodel te horen. De huidige inspraakprocedure van 5 minuten in een commissievergadering leidt tot onbevredigende situaties. Burgers hebben hoge verwachtingen als ze bij ‘de raad’ komen inspreken. Vaak raakt het aan individuele kwesties waar het college in acteert. Ook is er gezien de beperkte vergadertijd geen gesprek met de insprekers mogelijk en is besluitvorming vaak al in een vergevorderd stadium. Burgerparticipatie willen we toejuichen in een fase dat belanghebbenden nog invloed kunnen hebben. Daarom zal in het nieuwe model de participatie op de vergaderavond van Het Raadsgesprek zijn. 2. De vergaderdruk verlichten De vraag die ieder raadslid zich kan stellen is ‘Waarom ben ik raadslid geworden?’. Het antwoord is waarschijnlijk niet om zoveel mogelijk te vergaderen.

Toch is dat wat veel raden in Nederland steeds meer doen. In Amstelveen waren er in 2020 85 vergaderingen. Daarin zijn de werkgroepen, auditcommissie, presidium etc. niet meegerekend. Slechts 9 van die bijeenkomsten waren besluitvormende raadsvergaderingen. Daarin zijn 96 collegevoorstellen behandeld. In verhouding tot de 85 vergaderingen had in theorie bijna ieder voorstel in een eigen vergadering besproken kunnen worden. Dat is in de praktijk niet het geval. Sterker nog, agenda’s zijn soms overvol en gemopper over te weinig vergadertijd is regelmatig te horen. Door de hoeveelheid vergaderingen is het voor kleine fracties moeilijk om overal bij aanwezig te zijn. In het nieuwe model is de vaste vergaderdag van de raad op woensdag. Dit schept duidelijkheid en perkt automatisch het aantal vergaderavonden van de raad in. 3. Meer besluitvormingsmomenten creëren Door het jaar heen vervallen er soms commissievergaderingen omdat de spreiding van onderwerpen niet evenredig is naar de themacommissies ABM, B&S en RWN. De jaarplanning zorgt voor scheve verhoudingen met een piek voor het zomer- en kerstreces. Een doorlooptijd van de behandeling van stukken van bijna 2 maanden werkt dat in de hand. Iedereen die belang heeft bij besluitvorming wil de laatste cyclus voor het reces niet missen, want de eerst volgende raadsvergadering is pas weken later.

Zodra de nieuwe Omgevingswet is ingevoerd zal dit met betrekking tot ruimtelijke projecten een probleem zijn. De beslistermijnen zullen ten opzichte van de huidige procedures veel korter zijn. Daarom is de derde doelstelling van de nieuwe werkwijze om meer besluitvormingsmomenten in te plannen en de behandeling van onderwerpen beter te spreiden. Op de raadsavond is er voortaan aansluitend aan het Raadsdebat altijd een besluitvormende raadsvergadering. Kanttekeningen

Alle aanpassingen van het Reglement van orde en de Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning zijn terug te vinden in versies waarin de tekstwijzigingen te zien zijn. Hieronder zijn de belangrijkste wijzigingen toegelicht m.b.t. het Reglement van orde: Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen In de artikelen 1 t/m 5 zijn de begripsbepalingen verduidelijkt en is de nieuw afgesproken werkwijze van het presidium en de agendacommissie beschreven. In het presidium worden geen besluiten genomen en alleen niet-politieke zaken besproken, waaronder huishoudelijke zaken. Het presidium

Pagina

3 van 5

wordt besloten. De agendacommissie gaat bestaan uit twee raadsleden, met de burgemeester als voorzitter, de griffier en de gemeentesecretaris als adviseur. In artikel 3 lid 4 is over de stemverhouding opgenomen dat de raadsleden in principe beslissen en streven naar unanimiteit. Als dit niet lukt beslist de voorzitter. De vergaderingen van de agendacommissie blijven openbaar. Nieuw is artikel 4, de voorzitterspoule. Er is een minimum van 4 en een maximum van 6 voorzitters opgenomen. Zij worden benoemd op basis van een functieprofiel dat in concept is opgesteld. De waarnemend voorzitter van de raad gaat onderdeel uitmaken van de voorzitterspoule en is één van de zes leden. Artikel 5 over de griffier is vereenvoudigd. Veel staat in een aparte instructie en mandaatregeling voor de griffier. In het huidige Rvo is er niets opgenomen over de positie van het college. In een nieuw artikel 6 is daarom opgenomen dat zij standaard uitgenodigd zijn voor vergaderingen. Hoofdstuk 2 Het Gesprek, raadssessies en andere commissies die de raad instelt Dit is een volledig nieuw hoofdstuk. Verschillende artikelen stonden voorheen in de Verordening op de raadscommissies. Het Gesprek (artikel 8) en Het Raadsdebat (artikel 9) zijn uitgewerkt. Beide krijgen de status van artikel 82 Gemeentewet.

Hoofdstuk 3 Toelating van nieuwe leden, fracties, burgerleden en benoeming wethouders Afgesproken is dat in de nieuwe raadsperiode bij fractieafsplitsing geen nieuwe fracties kunnen ontstaan. Dit is verwoord in artikel 11. In artikel 12 is de toelating en het ontslag van burgerleden geregeld. Er gaat een maximum gelden van twee per fractie, in principe te benoemen en te beëdigen aan het begin en halverwege de raadsperiode. De griffie toetst of de nieuwe burgerleden voldoen aan de vereisten uit de Gemeentewet die ook voor raadsleden gelden. Op 15 november jl. is er een Kamerbrief verschenen over het wetsvoorstel bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur. De wetswijziging om een integriteitstoets voor wethouders verplicht te maken wordt uitgesteld, maar is wel in voorbereiding. Daarom is artikel 13 over de benoeming van wethouders geherformuleerd en uitgebreid. Hoofdstuk 4 paragraaf 2 Ter vergadering Over de spreektijdregeling is afgesproken om die te gaan baseren op basis van fractiegrootte. Bewust is er voor gekozen om dat in artikel 18 lid 2 summier op te schrijven. Deze is afhankelijk van de verkiezingsuitslag en door deze niet vast te leggen in het Rvo kan die op basis van ervaringen in de toekomst worden aangepast. Nieuw is artikel 20 over het in ontvangst nemen van burgerinitiatieven. Deze optie is verder uitgewerkt in de Participatieverordening.

Omdat formele inspraak uit de commissies en raad gaat, is het belangrijk om nog een mogelijkheid te bieden waarop inwoners bij het hoogste orgaan (de raad) iets voor het voetlicht kunnen brengen. De opzet van de raadsvergadering wordt anders dan de raad nu gewend is. De oordeelsvorming over voorstellen vindt grotendeels plaats in de parallelle sessies van Het Raadsdebat. In artikel 21 is de vaststelling van de agenda geregeld en is beschreven dat raadsleden voorstellen van orde kunnen doen. De raad bespreekt vervolgens de actualiteit (artikel 22), behandelt de moties en amendementen van de voorstellen die op de agenda staan en gaat aan het eind van de vergadering over tot stemming (artikel 24 lid 2). Het afleggen van een korte stemverklaring is dan altijd mogelijk (artikel 24 lid 4 en 5). Paragraaf 6 Digitaal vergaderen, toehoorders en pers Door corona is digitaal vergaderen geïntroduceerd in het lokaal bestuur en dit zal in de toekomst ook blijven bestaan, in ieder geval voor de beeldvormende sessies. Daarom is er een nieuw artikel 38 opgenomen dat hierover gaat. De mogelijkheden voor het handhaven van de orde was nog niet zo verankerd in het Rvo, daarom zijn hier nu bepalingen over opgenomen (artikel 35 lid 3 en 4) en is in

Pagina

4 van 5

een nieuw artikel 37 opgenomen dat tijdens een vergadering er door de deelnemers geen uitingen mogen worden geplaatst op sociale media. Hoofdstuk 5 Bevoegdheden, instrumenten raadsleden Met betrekking tot de bevoegdheden van de raad is de wijze van de behandeling van een interpellatieverzoek verduidelijkt (artikel 43). De raad heeft verschillende mogelijkheden om informatie te verkrijgen. In de praktijk is die niet eenduidig. Er was de mogelijkheid om mondelinge en schriftelijke vragen te stellen, om inlichtingen te vragen en in de Verordening op de ambtelijke bijstand is een verzoek tot informatie opgenomen. Nergens vastgelegd, maar wel de gangbare praktijk, is dat fracties rechtstreeks de ambtelijke organisatie kunnen benaderen om technische vragen te stellen. In het nieuwe Rvo is de mogelijkheden om informatie van het college te verkrijgen verduidelijkt. Het is ook aan de raad om hier zelf regels over af te spreken. Houvast zijn de artikelen 155 lid 1 en 169 Gemeentewet voor het college en artikel 180 Gemeentewet dat de inlichtingenplicht regelt voor de burgemeester. In het nieuwe Rvo zijn nu drie categorieën vragen opgenomen: • • •

schriftelijke vragen (artikel 44, die zijn expliciet een vorm van inlichtingen); technische vragen (artikel 45, zowel mondeling als schriftelijk mogelijk); mondelinge vragen (artikel 46, verschuiven naar de raadsactualiteit in de raad).

De versimpeling is dat er geen aparte categorie inlichtingen meer is opgenomen en de agendacommissie gaat een deadline bepalen voor het indienen van technische vragen voor voorstellen op een agenda. Vragen mogen rechtstreeks in de organisatie worden gesteld, met de afspraak dat de griffie in cc wordt geïnformeerd. De beantwoording wordt geagendeerd bij de voorstellen op de agenda of er wordt een technische inloop georganiseerd. Alle overige vragen vallen voortaan onder artikel 44 Rvo en dienen fracties schriftelijk in te dienen met een beantwoordingstermijn van 30 dagen. Met het vervallen van de huidige commissievergaderingen, verdwijnt de rondvraag. Immers, diezelfde avond is er altijd aansluitend een raadsvergadering waar actualiteiten (en dus ook mondelinge vragen) aan bod komen. Financiën

Het gewijzigd vaststellen van de reglementen heeft geen financiële consequenties. Communicatie

De reglementen zullen na vaststelling op de gebruikelijke wijze worden gepubliceerd. Procedure

Het vergadermodel zal uitgebreid aan bod komen in het inwerkprogramma van de nieuwe raad. De omslag zal voor alle betrokkenen in het begin even wennen zijn. Het presidium zal de werkwijze regelmatig evalueren en daarvoor ook breed input ophalen. Indien nodig zal bijsturing plaatsvinden. In maart 2023 volgt een formeel evaluatiemoment. Bijlagen

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Amstelveen 2022. Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2022. A3-infograpic samenvatting vergadermodel Amstelveen inclusief jaarplanning 2022. Functieprofiel voorzitters raad Amstelveen 2022. Afgeschermd staat op iBabs een versie van het Reglement van orde 2019 waarin de wijzigingen zijn bijgehouden (op aanvraag beschikbaar). Afgeschermd is voor raadsleden de Verordening op de raadscommissies gemeente Amstelveen 2019 te zien bij de stukken.

Pagina

7.

5 van 5

Afgeschermd staat op iBabs een versie van de Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2018 waarin de wijzigingen zijn bijgehouden (op aanvraag beschikbaar).

De griffier,

De voorzitter,

Debby de Heus

Tjapko Poppens

BEHANDELING RAADSCOMMISSIE Wijziging/aanvullingen na behandeling raadscommissie

n.v.t. (Het presidium heeft op 26 januari 2022 geadviseerd dit voorstel direct als bespreekstuk aan de raad voor te leggen ter besluitvorming.) Het voorstel aan de raad is

X

Aanvaarde amendementen / moties

Ongewijzigd aanvaard Gewijzigd aanvaard Verworpen

RAADSBESLUIT Besluit

1. 2.

3. 4. 5.

Vaststellen van het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Amstelveen 2022 vast te stellen. Intrekken van het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Amstelveen 2019 en de Verordening op de raadscommissies gemeente Amstelveen 2019 in te trekken. Vaststellen van de Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2022. Intrekken van de Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2018. Vaststellen van het functieprofiel voorzitters raad Amstelveen 2022.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 16 februari 2022. De griffier,

De voorzitter,

Debby de Heus

Tjapko Poppens