Raadsvoorstel inclusief besluit raad Aanpassing formatie griffie

RAADSVOORSTEL

Voorstel nr

9

Portefeuillehouder

n.v.t.

n.v.t. Zaaknummer Z21-011316

Afdeling

Voor de raadsvergadering van

Debby de Heus d.de.heus@amstelveen.nl

Datum B&W-besluit

17 februari 2021 Behandelen in de raadscommissie op

Werkgeverscommissie

Behandelend ambtenaar (voor technische vragen)

n.v.t.

n.v.t.

Onderwerp

Aanpassing formatie griffie. Gevraagd besluit

1. 2.

3.

De huidige formatie van 3.7 fte uitbreiden met 0.8 fte griffiemedewerker en 0.6 fte raadsadviseur. De formatieaanpassing voor 2021 incidenteel te bekostigen uit het griffiebudget (€ 80.000,-) en vanaf 2022 structureel te dekken uit het griffiebudget (€ 20.000,-) en uit de stelpost areaal (€ 130.000,-). Hiervoor de (meerjaren)begroting 2021-2025 te wijzigen, inclusief hiertoe behorende reservemutaties.

WAT WILLEN WE BEREIKEN EN WAT GAAN WE DAARVOOR DOEN Wat willen we bereiken (effectindicatoren)

De griffie bestaat uit 4.6 fte, waarvan 0.9 fte werkzaamheden verricht voor het college en de directie. Gelet op de ambities van de raad, het belang van grotere betrokkenheid van de samenleving bij besluitvorming van de raad en de ambities voortkomend uit de evaluatie van het vergadermodel is naast het optimaliseren van de werkprocessen ook een capaciteitsimpuls noodzakelijk. Het effect van deze uitbreiding betekent meer ruimte voor beleidsinhoudelijke en strategische thema’s, meer inzet bij de ambities vanuit het vergadermodel, rond de agendacommissie, de langetermijnagenda, de communicatie en de betrokkenheid van de samenleving/burgerparticipatie. Wat gaan we daarvoor doen (prestatie-indicatoren)

Het aantrekken van een griffiemedewerker (0.8 fte) en een raadsadviseur (0.6 fte). ACHTERGROND EN OVERWEGINGEN Programma (speerpunt)

Programma 6. Aanleiding

De griffie heeft zich met de huidige bezetting grotendeels moeten beperken tot het faciliteren van het besluitvormingsproces. De raad en ook de samenleving verwacht meer. Dat betekent herijken van taken en werkprocessen met als oogmerk meer mogelijkheden te scheppen voor inhoudelijke en strategische ondersteuning van de raad en het raadswerk. Daarbij springen een paar onderwerpen vanuit de evaluatie van het vergadermodel in het oog. Het komen tot de juiste invulling van taak en rol van de agendacommissie, het labelen van de verschillende dossiers, het verder optimaliseren van het huidige vergadermodel en het versterken van de rolvastheid in de verschillende fasen van besluitvorming en het komen tot een serieuze betrokkenheid van inwoners en bedrijven en verenigingen bij onderwerpen, die hen direct of indirect raken. In het verlengde van deze taakontwikkeling hoort ook de daarbij relevante communicatie. Met de verwachte herschikking van [] 101/F105/ICT

Pagina

2 van 3

werkzaamheden komt meer tijd vrij voor de communicatietaak en dit betekent, dat deze taak op de griffie blijft. Daarbij blijft afstemming met het team communicatie vanzelfsprekend. Deze benadering van het werk leidt tot een andere taak en rolverdeling binnen de griffie met als oogmerk, dat het werk, dat hoort bij het niveau en het karakter van de functie ook daar wordt en is belegd. Dit heeft gevolgen voor het capaciteitsbeslag. Argumenten

Wil de griffie haar taken naast de ambities van de raad, zoals verwoord in het jaarplan, adequaat kunnen uitvoeren, is versterking van de ondersteuning en uitbreiding met een raadsadviseur noodzakelijk. Een doelmatige en doeltreffende griffie gegeven de ambities van de raad heeft ook de omvang nodig, die noodzakelijk is om de ambities te realiseren. In het landelijke beeld is de griffie van een gemeente van tussen 90.000 en 100.000 inwoners gemiddeld 6 fte. In de huidige situatie is er voor de raad 3.7 fte beschikbaar. De aanpassing houdt de griffie onder het landelijk gemiddelde. Benchmark gemeenten 90.000- 110.000 inwoners. Griffier

Raadsadviseur 3 2 3 3

Communicatieadviseur 1 1 1 1

Ondersteuning 2 1 2 2 3 2 1

8 6 4

2

6

Deventer Helmond Hilversum Hoeksche Waard Delft Westland Amstelveen

1 1 1 1 1 1 1

3 2

1 -

Gemiddeld

1

3

1

Totaal 7 5 7 7

Amstelveen is de achterliggende jaren fors gegroeid en de nu voorgestelde formatie loopt in de pas met het landelijk beeld voor een gemeente van 90.000 tot 100.000 inwoners. Bijlage:

Geen. Financiën

De kosten van de uitbreiding van 0.8 fte griffiemedewerker schaal 7 en 0.6 fte raadsadviseur schaal 11 bedragen € 80.000,- voor 2021 en € 150.000,- vanaf 2022. De kosten voor 2021 worden incidenteel gedekt uit het griffiebudget (inclusief bedrijfsvoeringfonds). Vanaf 2022 kan de dekking € 20.000 plaatsvinden binnen het griffiebudget. Het voorstel is om de resterende € 130.000,- te dekken door inzet van de stelpost areaal. Communicatie

n.v.t.

Pagina

3 van 3

Procedure

De werkgeverscommissie doet dit voorstel. Het voorstel heeft de steun van het Presidium. Na formeel besluit van de raad kan de griffier met de werving en selectie starten.

Griffier De griffier, Deventer Helmond Hilversum Hoeksche Waard Debby de Heus Delft Westland Amstelveen

1 1 1 1 1 1 1

Raadsadviseur 3 2 3 3

CommunicatieOnderTotaal adviseur steuning De werkgeverscommissie, 1 2 7 1 1 5 1 2 7 1 2 7

3 2

BEHANDELING RAADSCOMMISSIE Gemiddeld

1

3

1 -

Kees Noomen (voorzitter) 3 8 2 6 1 4

1

2

6

Wijziging/aanvullingen na behandeling raadscommissie en

n.v.t.

Het voorstel aan de raad is

X

Aanvaarde amendementen / moties

Ongewijzigd aanvaard Gewijzigd aanvaard Verworpen

RAADSBESLUIT Besluit

1. 2.

3.

De huidige formatie van 3.7 fte uit breiden met 0.8 fte griffiemedewerker en 0.6 fte raadsadviseur. De formatieaanpassing voor 2021 incidenteel te bekostigen uit het griffiebudget (€ 80.000,-) en vanaf 2022 structureel te dekken uit het griffiebudget (€ 20.000,-) en uit de stelpost areaal (€ 130.000,-). Hiervoor de (meerjaren)begroting 2021-2025 te wijzigen, inclusief hiertoe behorende reservemutaties.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 17 februari 2021, De griffier,

De voorzitter,

Debby de Heus

Tjapko Poppens