Raadsvoorstel Doorontwikkeling vergadermodel

{{signer1}} 20/07/2023 11:50:10 CEST

Signed By: Debby de Heus <d.de.heus@amstelveen.nl> ID: cba27f56-2eb8-4ed1-9035-c01499b5a5ce Auth: Scribble

RAADSVOORSTEL

{{signer2}} 20/07/2023 15:07:24 CEST

Signed By: Poppens, T. <t.poppens@amstelveen.nl> ID: cba27f56-2eb8-4ed1-9035-c01499b5a5ce Auth: Scribble

Datum juni 2023 Nummer

52

Afdeling

Voorstel van

Werkgroep evaluatie vergadermodel

Behandelend ambtenaar

Burgemeester

raadsgriffie@amstelveen.nl

Portefeuillehouder

griffie

Debby de Heus

Onderwerp

Doorontwikkeling vergadermodel. Gevraagd besluit

1. 2. 3.

4.

Kennis te nemen van het adviesrapport van de werkgroep doorontwikkeling vergadermodel gemeenteraad Amstelveen; de 40 aanbevelingen in deel II van de rapportage vast te stellen en vanaf 1 september 2023 als basis te gebruiken voor de inrichting van het vergadermodel; de werkgroep evaluatie vergadermodel te verzoeken de aanpassingen in het najaar te monitoren en begin december 2023 een eindconclusie te trekken. Daarbij waar nodig nog een aantal aanpassingen voor te stellen voor de definitieve invoering per 1 januari 2024; de griffie te verzoeken het huidige Reglement van orde aan te passen aan de aanbevelingen en deze op 13 december 2023 ter besluitvorming voor te leggen aan de raad.

WAT WILLEN WE BEREIKEN EN WAT GAAN WE DAARVOOR DOEN Wat willen we bereiken (effectindicatoren)

Een werk- en vergaderwijze die voldoet aan de wensen en behoeften van de raad. Wat gaan we daarvoor doen (prestatie-indicatoren)

Een aantal verbeteringen doorvoeren in het huidige vergadermodel. ACHTERGROND EN OVERWEGINGEN Programma (speerpunt)

Programma 6. Bestuur, bevolking en veiligheid. Aanleiding

De laatste raadsvergadering voor de gemeenteraadsverkiezingen heeft de toenmalige raad op 12 februari 2022 een vergaderwerkwijze vastgesteld voor de nieuwe raad. Afgesproken was toen dit vergadermodel te evalueren na een jaar. Het commissiestelsel heeft plaatsgemaakt voor het BOBmodel met Het Raadsgesprek (beeldvorming), Het Raadsdebat (oordeelsvorming) en de Raadsvergadering (besluitvorming). De evaluatie is uitgevoerd door een werkgroep uit de raad bestaande uit: Jet Smit (VVD), Harmen van der Steenhoven (D66), Esther Veenboer (PvdA), Ewa Petiet (bbA), Ilika Polderman (GroenLinks) en Michel Becker (AvA). De werkgroep heeft gesprekken gevoerd met de fracties, de agendacommissie, de griffie, de burgemeester, wethouders en gemeentesecretaris. Daarnaast is een enquête gehouden onder de raads- en burgerleden en zijn andere evaluatiedocumenten meegenomen.

Z22-004198 - D22-013035 Z22-004206 - D22-013048

Pagina

2 van 2

Uit alle gesprekken is naar voren gekomen dat het BOB-vergadermodel voldoet aan de verwachtingen en de doelstellingen, maar dat er nog wel een aantal verbeterpunten zijn. Argumenten

De werkgroep heeft geprobeerd een evenwichtig pakket van maatregelen te presenteren en is ervan overtuigd dat met de aanpassingen er een vergadermodel voorligt dat tegemoetkomt aan de verbeterpunten die raads-, burger-, en collegeleden signaleren en de wensen die zijn geuit. Het evaluatietraject is uitgebreid geweest en kan op draagvlak rekenen bij alle betrokken partijen. Kanttekeningen

De Gemeentewet bepaalt regels voor het uitschrijven van vergaderingen, het vergaderquorum en het tot stand komen van besluiten van de raad. De raad is conform artikel 16 van de Gemeentewet bevoegd om een Reglement van Orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast te stellen. Het staat de raad vrij om de aanbevelingen al dan niet over te nemen. Een vergadermodel is een structuur en maatwerk. Er zijn vele andere modellen denkbaar. Zoals in het rapport ook is geconstateerd gaan het niet alleen om een structuurverandering. Voor het welslagen van een vergadermodel is de vergadercultuur net zo belangrijk. Die zal in de praktijk tot uiting moeten komen en is lastig in regels te vervatten. Financiën

De voorgestelde wijzigingen in het vergadermodel hebben geen grote financiële consequenties. De uitbreiding van het aantal raadsavonden met 2 bijvoorbeeld, kan worden opgevangen binnen de reguliere budgetten die daarvoor beschikbaar zijn (opening raadhuis en personele aanwezigheid). Communicatie

De wijzigingen in het vergadermodel die voortkomen uit het evaluatierapport zijn voor inwoners gering. In het rapport is de aanbeveling opgenomen om de werking van het besluitvormingsproces nog beter te communiceren. De griffie zal dit oppakken via diverse communicatiekanalen. Procedure

Na besluitvorming zullen de 40 aanbevelingen worden doorgevoerd in de werking van het vergadermodel. De werkgroep wil niet lopende het vergaderjaar 2023 het vergaderschema overhoop gooien. Daarom wordt dat pas gewijzigd vanaf 1 januari 2024. Voor besluitvorming in december zal de werkgroep nogmaals bespreken hoe de vorderingen worden ervaren. Uit het laatste evaluatiemoment volgt een definitief voorstel, inclusief een gewijzigd Reglement van orde. Dat zal worden geagendeerd voor de raadsvergadering van 13 december 2023. Bijlagen

1.

Adviesrapport werkgroep: ‘doorontwikkeling vergadermodel gemeenteraad Amstelveen’.

De griffier,

De voorzitter,

Debby de Heus

Tjapko Poppens

Dit document is elektronisch ondertekend. Zie de elektronische handtekening(en) rechtsboven op pagina 1.