Participatiebeleid Samen participeren in de fysieke leefomgeving

Gevallen waarin geen verplichte participatie noodzakelijk is Participatie is niet verplicht wanneer de genoemde activiteiten passen binnen kaderstellend beleid waarover reeds door de gemeenteraad is besloten. 23

 Co-creëren of coproduceren: Belanghebbenden mogen samen met de initiatiefnemer invulling geven aan het plan of de uitvoering. • Voorbeelden: Organiseer een design-workshop en ontwerp samen met de buurt hoe een gebouw er uit kan komen te zien of organiseer een thematische discussiegroep en bespreek met elkaar hoe het groen rondom een gebouw wordt vormgegeven. De uiteindelijke beslissing over het te kiezen ontwerp wordt door een gemeenteraad of eigenaar gemaakt.

 Meebeslissen: Belanghebbenden beslissen mee over (een deel van) het project. • Voorbeelden: zet een referendum op of laat de | belanghebbenden kiezen welke maquette of schets wordt uitgewerkt. Bij co-creëren ontwerp je de schetsen samen. Bij meebeslissen beslis je (ook) samen welk ontwerp gekozen en verder uitgewerkt wordt.

4.3 Format stakeholderanalyse STAKEHOLDERSANALYSE Naam initiatiefnemer: Aannemer x (voorbeeld) Naam initiatief: Wegreconstructie x (voorbeeld) Datum: 15 oktober 2021 (voorbeeld) Naam stakeholder

Type/ rol (belang­hebbende, belangrijke speler, beïnvloeder, toeschouwer)

Wanneer informeren/ laten participeren

Welke wijze/ inzet middelen

Voorbeeld: Buren in straat van de werkzaamheden

Voorbeeld: Belanghebbenden

Voorbeeld: Tijdens voorbereiding informeren en vragen om wensen, zorgen en belangen. Tijdens uitvoering informeren en contact houden

Voorbeeld: Inloopavond tijdens voorbereiding, i.c.m. brief en bouw app/ digitale nieuwsbrief

24

4.4 Format stakeholderanalyse IMPACTANALYSE Naam initiatiefnemer: Aannemer x (voorbeeld) Naam initiatief: Wegreconstructie x (voorbeeld) Datum: 15 oktober 2021 (voorbeeld) Onderdeel Voorbeeld: Schaal/ omvang ingreep

Gevolg/ korte omschrijving ingreep

Impact (hoog, matig laag)

Voorbeeld: Dorpsstraat wordt geheel vernieuwd waardoor deze 9 maanden slecht bereikbaar is

Ingreep is structureel (bv. bedrijf vestigen) of incidenteel (bv. wegreconstructie) Kenmerken locatie (ligging, inbreiding, uitbreiding, ondergrond, etc.) Eigendom Gebruikers Veiligheid Milieuschade Afval Geluid Verkeer en parkeren Bereikbaarheid Planning (duur)

25

Voorbeeld: Overlast en klachten omgeving, matig

Beheersmaatregel (incl. wie) Voorbeeld: Omleidingen, goede communicatie en informatievoorziening, aannemer

4.5 Format gespreksverslag

Gespreksverslag initiatief:

Naam belanghebbende(n):

Adres:

E-mail:

Wat vindt de belanghebbende van uw initiatief?

Welke belangen en bezwaren heeft de belanghebbende bij uw initiatief?

Welke ideeën heeft de belanghebbende over uw initiatief?

Op welke belangen/bezwaren/ideeën kunt u de belanghebbende tegemoet komen en hoe gaat u dit doen?

Op welke belangen/bezwaren/ideeën kunt u de belanghebbende niet tegemoet komen en waarom niet?

Welke overige afspraken heeft u met de belanghebbende gemaakt?

Schriftelijke reactie van de belanghebbende op uw verslag:

26

4.6

Format participatieverslag Participatieverslag (Voorbeeld)

Naam initiatiefnemer: … Initiatief: Plaatsen speeltoestel Participatievorm: Plenaire discussie (voorbeeld)

Datum: 10 april Locatie: Woning initiatiefnemer Belanghebbenden/rol (+aantal): Directe omwonenden (aantal: 10), belanghebbenden Fase initiatief: voorbereidingsfase Resultaten participatie: Project toegelicht aan buren, vragen over inrichting en gevolgen werkzaamheden beantwoord, wensen en zorgen van omwonenden opgehaald en plan aangepast. Blijf in contact met de buren om ze op hoogte te houden van ontwikkelingen. Vragen/kanttekeningen participanten: Meneer …. Heeft een bedenking bij de veiligheid. Vervolgacties participatie: Nieuwsbrief over initiatief maandelijks verspreiden op sociale media buurt. Aparte afspraak maken met meneer … over veiligheid initiatief. Aanvullende informatie: Sociale mediapagina project

Participatievorm: Digitale brief (informeren)

Datum: 17 april Locatie: Woning initiatiefnemer Belanghebbenden (+aantal): Buurtgenoten (100) Fase initiatief: voorbereidingsfase Resultaten participatie: ….. Vragen/kanttekeningen participanten: ….. Vervolgacties participatie: ….. Aanvullende informatie: …

27

4.7 Participatie en de omgevingstafel

verkennende fase hun wensen en zorgen kenbaar maken. Dergelijke zorgen kunnen vervolgens worden meegenomen in het ontwerp van de initiatiefnemer.

Onder de Omgevingswet vormt de omgevingstafel een instrument die kan worden toegepast op complexe aanvragen, die een relatief grote impact op de fysieke leefomgeving hebben. Bij complexere ontwikkelingen staat een goede voorbereiding op het indienen van een vergunningaanvraag centraal. Voor dergelijke initiatieven kan de gemeente de initiatiefnemer daarbij faciliteren door een zogenaamde omgevingstafel te organiseren. De omgevingstafel is een informeel overleg, waar de initiatiefnemer vrijwillig aan deelneemt. De omgevingstafel biedt een initiatiefnemer dus de kans om in de voorbereiding op de vergunningsaanvraag een idee of plan inpasbaar te maken aan het lokale beleid.

De omgevingstafel staat op zichzelf los van participatie, een initiatiefnemer voldoet niet aan participatie door iemand uit de wijk uit te nodigen aan de omgevingstafel. Een participatietraject en een omgevingstafel kunnen elkaar daarentegen wel ondersteunen. Zowel tijdens een de omgevingstafel als een participatietraject haalt een initiatiefnemer input op om zijn plan bij te schaven. Door nieuwe inzichten vanuit de omgevingstafel mee te nemen bij participatie en vice versa wordt de kwaliteit van het plan versterkt. Een goede wisselwerking tussen participatie door de initiatiefnemer en de omgevingstafel voorkomt namelijk dat de initiatiefnemer laat in het proces wordt geconfronteerd met onverwachte bezwaren. Bovendien kan een initiatiefnemer op deze manier beschrijven hoe hij de input van de belanghebbenden stapsgewijs heeft verwerkt. Als belanghebbenden participeren in het traject van de initiatiefnemer hebben ze invloed en werken ze mee aan een voor iedereen zo goed mogelijk gedragen en passend plan.

Aan de omgevingstafel kan (in verschillende fasen) een plan worden besproken door ambtenaren die vanuit verschillende hoeken naar het plan kijken. De ambtenaren geven aan wat wel en niet kan, hoe het plan beter kan worden en welke onderzoeken de initiatiefnemer nog uit moet laten voeren. Belanghebbenden van een initiatief kunnen door de initiatiefnemer aan tafel worden uitgenodigd. Belanghebbenden kunnen zodoende al in de

4.8 Checklist participatie voorstellen ruimtelijke projecten

3. Zijn alle belangen juist in beeld gebracht? a. Waarover werden belanghebbenden betrokken? b. Wat zijn de belangen van verschillende groepen belanghebbenden en om hoeveel mensen gaat het daarbij? d. Wat vinden zij van het plan?

Checklist voor beoordelen van het participatieverslag ingediend door een initiatiefnemer. 1. Zijn de juiste doelgroepen betrokken? a. Wie zijn er betrokken bij het participatieproces? b. Hoeveel belanghebbenden zijn betrokken? c. Zijn er doelgroepen gemist en zo ja, waarom

4. Z  ijn er voldoende en geschikte participatiemogelijkheden geweest? a. Waarover werden belanghebbenden betrokken? b. Wat zijn de belangen van verschillende groepen belanghebbenden en om hoeveel mensen gaat het daarbij. c. Wat vinden zij van het plan?

2. Is het participatie onderwerp voldoende helder afgebakend? a. Is helder omschreven waarover het participatie­ traject gaat? b. Over welke onderdelen mochten belanghebbenden meedenken? c. Welke randvoorwaarden zijn vooraf meegegeven? d. Is het voor deelnemers duidelijk wat zij kunnen verwachten met betrekking tot hun inbreng?

5. I s onderbouwd welke participatieresultaten wel en niet worden meegenomen in het plan?

28